档案一体化管理

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档案一体化管理范文第1篇

1 当前文档一体化的发展概述

现如今我国已经开始着手建设文档一体化，但是相比较而言，国外在此方面的发展水平比较高。文档一体化开始于美国，目前已经成为美国等发达国家普遍应用的一种形式，随着信息技术的发展，信息标准化数据格式已经形成，已经在电子档案管理中得到了广泛的使用。国外文档一体化在档案管理中运用不仅研究理论比较成熟，研究方法也比较具有可用性。国外在文档一体化所取得的成就，为我国文档一体化的发展将会提供宝贵经验。

由于我国各种各样的办公业务系统应用越来越普遍，同时越来越多的研究者开始进行管理方面的研究，这使得文档一体化理念逐渐走入人们的心中，很多单位与个人都开始通过文档一体化来来进行档案管理。现阶段，我国很多文档一体化软件被研发出来，这些软件功能不同，有些用于整合档案管理业务，而有些则由于信息收集与开发。目前所使用的软件，无论是在功能上，还是在兼容方面都所有进步，甚至已经达到了国际水平，但也有一些研发出来的软件并不尽如人意，之所以会出现此种问题，主要是由两方面原因造成：第一是某些软件开发人员因为禁受不住诱惑，只希望尽快研发出来赚取利益；第二是软件开发人员在进行开发研究时并未与文档工作者进行良好交流，因此研发出来的软件并没有达到文档工作者的需求。

2 文档一体化在档案管理中的运用

2.1 文档一体化的系统架构

文档一体化在档案管理中的应用作用发挥的关键在于TPIP数据库，在最初设计时，设计人员就将该数据库看作是储存引擎，而后再应用Struts、Spring技术等。整个系统框架既能够进行扩展，也能够进行自我维护，恢复组件、同时还具有可以移植的特点，因此应用前景非常好。整个系统框架如下：

第一，领域对象是由一些层次结构对象构成，它们是对不同业务模型的抽象，如果需要完成这些状态数据的存储，通常每个领域对象对应一个TRIP数据库表。

第二，持久?佣?TRIPjxpAPI进行了DAO封装，实现了对TRIP系统内置的CCL查询语言的支持，完成了领域对象到TRIP数据库表的对象关系映射，对业务层隐藏了TRIPjxpAPI，降低了业务层的开发难度，缩短了系统的开发时间。

第三，业务层的组成是业务逻辑对象，Sring框架的控制反转容器使得业务逻辑替换时变得简单，使各层间以松耦合的方式进行无缝整合，在SpringAOP声明式事务管理的基础上把业务逻辑的事务实现了。

第四，表现层使用MVC模式中的Struts把解耦的网页和基于组件的业务逻辑进行了实现，使用FlashPaper浏览器插件来显示文件。用户只可执行浏览、查询及缩放功能，同时可限制用户执行保存、复制与打印等功能，从而即做到了对原有文档的高效开放利用，又有效避免了直接的复制抄袭。对论文评语及成绩系统则直接以PDF文件的格式进行存储展示，从而保证了档案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定义的网页，使用反向Ajax技术DWRAjax框架实现数据的变化，Web服务器会主动将信息推送到用户浏览器，保证了业务数据实时的显示和处理。

2.2 文档一体化的实现模型

应用是研究的最终目的，在前述研究的基础上，基于实践类文档的应用设计出系统的原型，并在系统中实现了主要功能。在设计的系统中，把用户类型分为几大类，分别是普通用户、其他方面的用户以及管理员。普通用户可以对所有开放信息执行标准检索（包括全文检索）、高级检索、按有关检索要求进行浏览。其他类型的用户可提交信息并且对自己的信息进行管理。更高级的用户可对信息进行批改、和删除管理。管理员用户主要对系统中各类的用户进行管理。各类用户所能执行的功能之间是有时序和前提的。

2.3 文档一体化的储存平台

因为档案文档最显著的特征就是非结构化数据，如若应用关系数据库，系统无法满足于各类档案文档需求，也难以达到各类附件的需求，即便系统可与将所有的文档与附件都存储起来，要对其进行全文检索也具有一定的难度，并且若数据量非常大，并不利于数据维护。应用关系数据库所产生的这些问题，几乎无法解决，因为这些问题与底层设计息息相关。为此文档一体化在档案管理中应用就必须使用其他非结构化数据库。经过大量的实践证明，非结构化的TRIP数据库应用效果比较好，这主要是因为这种数据库具有非常多的优势：

第一，可以进行跨平台大数据存储，采用的是二进制数据形式，对数据对象大小并没有任何要求，实验证明此种型式的数据库能够存储超过200种格式的电子文件，同时还能够自主完成抽取文本信息工作，之后再将其存放到倒排文件中，用户就能够因此对全文内容快速有效的查询；第二，TRIP数据库不仅检索功能强大，检索速度也异常的快。TRIP既是数据库，也是搜索引擎，用户能够将档案信息储存起其中，如果有需要也会立即检索出来；第三，TRIP数据库具有多层次机制，首先，系统的登录采用了用户身份认证的方法；其次，对数据库的访问权限的方法，在数据库级别，创纪录的水平，领域层三个层次分别授权，访问权限和用户内容的访问控制。非法用户无法进入其中，而且如果是重要的文件还能够进行备份处理，这对档案信息的安全性有着非常大的保证。

2.4 文档一体化的安全

为保证应用的安全有效，系统需要设计整套的安全管理机制。应有系统自身的权限机制使得对于普通用户来讲，其可以检索并浏览系统中所有开放的信息，但是其并不能下载的Word或WPS格式的原文件。而有些用户仅可以提交和下载自己的信息，而无法操作其他的论文文档。

档案一体化管理范文第2篇

关键词：文书档案；管理；一体化；措施

一、文书档案管理一体化中存在的问题

（一）管理思想上存在的问题

现阶段，文书档案管理一体化并没有取得显著的效果。在管理过程中，通过引入计算机管理系统，对现行的管理体制产生了一定的影响，尤其是传统的手工文件处理方式已经沿用多年，已经形成了完善的管理制度和工作办法，而工作人员也习惯了公文处理模式，而采用计算机技术进行公文处理，改变了原有的工作模式和工作习惯，很难避免部分工作人员产生疑问和抵触情绪。因此，为有效提升文书档案管理一体化工作水平并加强宣传工作，逐步进行思想观念的统一和提升，逐步推动自动化的办公模式。

（二）实践理论上存在的问题

现阶段，许多企业的文书工作以及档案工作，是分别进行的。而这种制度使得文书工作与档案工作之间具有较大的距离，文书工作人员的档案意识相对薄弱，只考虑到现阶段的工作内容，而档案工作人员也很少考虑到文书工作，导致二者的衔接存在许多问题，以及不规范的现象，直接影响了文书档案一体化管理质量。

二、文书档案管理一体化的对策

将文书工作以及档案工作进行有效连接的主体则是公文，而公文是文书工作的主要产品。文书质量的好坏对档案的管理质量具有直接影响，也就是说如果没有高质量的公文就不会产生高质量的档案。因此，档案管理是在规范的公文工作基础之上形成的，由此可见，文书工作是进行档案管理工作的基础，他们是一个有机结合的整体。随着科学技术的不断发展，尤其是计算机网络技术的迅猛发展，文书档案一体化管理模式应运而生。

（一）进行组织机构的合并，培养文档工作者

文书档案管理一体化实质是将文书工作与档案管理工作从制度上以及实施两个层面进行融合，进而实现文书档案管理工作的科学化和有效性。

（二）逐步明确部门职责，档案立卷前移

文书工作人员应严格按照国家相关工作要求进行文件材料的处理，之后M行统一的保存和管理，根据立卷的方式和原则进行归档管理，确保文件立卷工作的规范性。在工作过程中应及时进行会议文件的收集整理并在会后进行归档。对于联合办理的公文应由主办单位进行管理，收集和归档由协办单位进行复印件以及副本的保存，进而方便平时的查阅。

（三）强化制度建设实现全过程管理

为有效保障文书档案管理一体化，应建立健全管理制度逐步完善工作程序严格按照标准规定进行公文的处理，树立全面质量管理意识，进行全过程的档案管理。通过建立一支高素质水平的优秀档案工作队伍并配置计算机管理系统实现文书档案全过程一体化管理。

（四）利用信息化技术进行文书档案管理一体化管理

为有效提升文书档案管理工作水平并采用信息化技术进行一体化的管理，采用OA系统进行档案数据库的管理，直接进行档案的归档，对不能导入的个别文件采用扫描的方式进行归档，并采取系统设置功能对文书档案进行可借阅、不可借阅、归还日期以及查询范围等功能的实现，确保实现文书档案管理工作的信息化水平和一体化管理水平，充分发挥文书档案信息资源的作用

（五）通过档案业务来促进文书处理工作

通过建立健全文书档案归档制度来确保文书档案的完整性，避免出现文件的丢失。在工作过程中通过不断加强文书档案的立卷归档和监督管理作用，不仅会有效提升文书档案的立卷归档质量，而且能够鉴定文件之间的关系。因此，文书档案管理人员应严格进行每一份文件的审查。对每一份文件的名称、发文机关、作者、区域以及文件的形成规律进行处理，确保文书的质量。有效区分文档两者之间的区别，并将两项工作进行有机结合，确保文书档案工作的规范化。

（六）优化队伍结构满足人文需求

为进一步提升文书档案工作的一体化水平应不断优化队伍结构，通过引进具有一定文化层次和相应知识基础的人员来加强档案管理队伍的综合素质水平，不断提升工作人员的对档案工作的认识水平，从实际出发根据不同的岗位需求，分层次、多形式、多渠道、有重点、有计划的进行培训教育，不断更新文书档案工作人员的业务储存。首先选择质量好、规格统一、尺寸合适的公文用纸，并进行合理的排版，横排左侧装订；第二，严格审查公文的签发手续，确保其符合审批权限，对公文的主送单位以及抄送单位落款等进行严格的审查，确保字迹清晰，不论是草拟公文还是定稿应做好记录和签字，避免使用容易褪色的笔、纸张和墨水，保证字迹清晰以及长久的保存；第三，文种的使用应合理、格式要规范。避免使用简称和不规范的字词，以便采用现代化和标准化的检索手段。

参考文献：

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[2]陈瑞珠.高校人事档案和文书档案管理一体化管理的构想[J].福建商业高等专科学校学报，2009（03）：59-61.

档案一体化管理范文第3篇

关键词：图书、情报、档案;一体化管理

1.前言

图书、情报、档案的一体化管理于20世纪50年代首先由国外的优秀学者提出，并于70年代传入我国，迅速得到专家学者的重视和研究。图书、情报、档案一体化涉及到多层面的管理，例如管理模式、服务模式一体化等方面。随着全球化信息步伐的快速发展，新型技术和信息技术为图书、情报、档案的一体化管理创造了优越的外界背景，信息化为图书、情报和档案管理实现一体化、系统化、科学化的发展水平提供了契机。

2.图书、情报、档案实现一体化管理的必然性和可行性

2.1三者一体化管理的必然性

知识经济和精神文化的发展标志着新时代的进步，随着生活水平和社会经济的发展使得信息用户对使用系统提出了新的需求。在信息化技术如此发达的今天，使用用户对繁琐、复杂、单一的信息应用能力较反感，因此追求系统、完整、动态的信息管理系统是竞争的主体力量。高校图书、情报、档案一体化管理结束了多重单一管理的复杂问题。三者一体化管理模式为用户提供了动态的、便捷的服务信息;另外，随着计算机网络平台的推进，打破了传统的信息查收弊端，为用户创造了时间自由、信息量广的搜集平台，可见，图书、情报、档案的一体化管理是时展的必然要求和结果。

2.2三者一体化管理的可行性

首先，就目前的图书馆管理模式调查来看，一般将图书、情报和档案分开进行管理，各自的信息资源共享能力较弱，三者各自为营，互不干预，自行购买管理设备和信息资源，这种现象造成图书馆信息资源散乱，不易被用户搜索和查找，另一方面，在不必要的经费投入中消耗过高，无法实现经费的最优化使用;其次，图书、情报和档案具有想通的本质意义，在网络信息时代的发展背景下，将三者协调结合，共同管理，形成系统、科学、综合化的管理系统，便于对信息资源的搜集、整理和服务，保证信息的高质量、高效率、高动态地服务用户;最后，三者的一体化式管理可以在人力、物力和财力等方面提出优化的使用结构，避免分散管理所造成的一些资源浪费和重复建设，创造了良好的经济保障基础。

3.高校构建图书、情报、档案一体化管理的实现途径

3.1转变传统管理思想，树立一体化观念

实现三者的一体化管理首先需要高校图书馆管理部门能够正确认识到图书、情报和档案统计管理的优势和价值，转变自身的传统管理思想，正确认识到在长期工作中所养成的不良习惯、消极怠工和安于现状的不良现象。积极探索和转变管理思维，在图书、情报和档案管理工作中树立远瞩性、主动性和科学性的观念，认识到三者一体化管理所产生的价值。将图书、情报和档案的一体化管理模式制定为高校图书馆信息资源管理的建设性战略目标，在图书馆管理工作中积极引入和贯彻信息全方位开放与资源文献的共享措施，各部门之间应加强交流和沟通，为高校图书馆信息管理工作提出创新性的建议和方案，落实到高校图书、情报、档案一体化的实践工作中。

3.2加快高校信息化基础设施建设

在信息全球化的外部环境中，高校管理部门要积极引入网络、通信、计算机操作技术等现代化科学手段，从而为高校图书、情报和档案的信息管理系统奠定坚持的设备基础，提高三者管理系统的发展进程，这就需要高校积极投入到信息化基础设施建设中。高校图书、情报和档案信息含量大，且处于动态变化中，因此要将网络基础设施作为后台支撑，从而借助网络平台建立统一的技术标准和管理措施。据调查，我国高校图书馆在信息基础设施建设上已初具规模，但是在设施建设的水平上还存在较多滞后因素，在一定程度上制约着一体化管理的发展进程。针对此现象，高校还应不断地为信息化基础设施投入精力，积极开拓多渠道的发展机会，为图书、情报和档案一体化管理提供物质保障。

3.3优化文献资源的配置

随着网络数据、信息资源平台的载入，在高校的图书、情报和档案信息中，也大量地引入了电子出版物、网上信息情报与电子档案等资源，这些电子与网络信息打破了传统的时间限制和空间局限性，应积极开发和利用电子与网络图书、情报和档案信息资源，针对传统文献资源的管理模式，进一步优化文献信息的配置和使用效能。

3.4培养复合型的管理人才

传统的图书馆管理工作人员只要求具备必要的专业知识技能，但是随着高校图书建设和现代化技术的引进，对图书、情报和档案管理人员的职业技能和素养都提出了新的要求。人才是图书、情报和档案管理体系中的基础保障，扎实的专业能力，敏锐的信息搜集能力、良好的沟通和外语能力是复合型图书工作者的重点要求，此外，对图书、情报和档案的专业管理能力、信息检索能力也是实现符合型人才的必需技能要求。

总之，高校图书、情报和档案的一体化管理是一项长远的战略性发展过程，因此，高校图书馆管理部门应高瞻远瞩，制定科学、系统的发展目标和规划，有条理、有计划地推进高校图书、情报和档案进程，在借鉴优秀单位的管理模式基础上，结合本校特色，最终实现资源共享、信息开放的一体化管理。（作者单位：云南大学图书馆馆员）

参考文献：

[1] 陈洁.网络环境下图书情报一体化管理模式的构建[J].新课程（教研版），2012，（2）：96-97.

[2] 王永辉. 整合图书情报档案资源 实现信息一体化管理[J].吉林农业，2010，（13）：46-47.

档案一体化管理范文第4篇

一、方便管理，让资料具备完整性

基建和设备之间是互相关联的，设备将基建作为依托的对象，基建是设备主要的承载体。通常情况下，医院中的大部分诊断类设备普遍都是有特殊需要的，例如：X射线等相关诊断设备。这些设备不论在场地方面还是环境方面都有明确的标准，而且设备的资料也是有相关要求的。基建部门会依据厂家的技术需要进行针对性的施工，在设备完成以后就可以投入使用。在定期的维护或者是改造环节中，不仅要对设备档案做好检查，同样还应当根据基建档案的相关内容进行合理的维护以及改造方案，从而提高档案的利用率。对基建档案按照类别的方式进行保存是较为方便的。在工程设计单位中，在对特殊医疗设备设计过程中，应当需要专业人员对其进行设计，由于专业设计公司是依据不同设备技术内容以及相关标准要求进行设计的，是单独完成的基本建设。

（一）制定设备档案资料收集归档制度。在进行设备采购过程中和不同的部门之间都存在一定的联系，从科室的使用申请流程一直到上级的批准，在进行采购、招标等环节的实施，期间需要经历的环节较多，而且时间花费很长，手续也繁琐，尤其是在采购进口医疗设备时，手续不但复杂而且也存在时间长久等问题。因此，为了能够确保档案的完整性，档案管理人员应当和有关的科室、设备采购方面制定恰当的方案，从而能够在短时间里面将设备采购所需要的资料都收集齐全。

（二）提前介入设计、施工过程，收集完整的基建设计和建设资料。对于医疗设备中的采购和基建工程的实施，两者是同时进行的，相关人员在对设备进行采购的前期阶段中，设备应当具备一定的实用性，人员是否具备使用资格，是相关人员首先要考虑的问题。所以，在设备建设的准备过程中，档案管理人员应当参与进来，制定恰当的档案资料内容，并且与相关人员之间进行交流，确保工程进度能够和档案资料是同步的。倘若在收集时出现资料不合理的现象，应当第一时间进行处理，从而确保档案的完整性。

二、方便利用，为利用者提供最便利的利用模式

医疗设备作为医疗卫生诊治过程中不可或缺的重要辅助和诊疗工具，一直为着这个原则不断地更新发展。在这个医疗设备维修维护、更新改造的过程中，不可避免地要查阅设备和基建的相关资料。而在医院管理中，一般基建部门和设备部门是分开的两个独立科室，即使单位有综合档案室，在建档时，两个部门根据各自的要求，分类整理，单独排架管理。没有综合档案室的单位，都是各管各块，这就为利用者查询时带来了不便，有时既要调阅基建档案，又要查询设备档案，因两种档案的资料归档、保管期限的不同，有时还查询不到需要的资料。基建档案和设备档案一体化管理，保证资料的不流失，可以节省利用者的时间。原来在上级行政管理和质量监测部门检查时，每次都要两个科室的档案管理员抱着一大堆的档案备查，一体化管理还可以节省人力，利于政府部门的检查。对无法进行一体化管理的单位，为了便于利用，可将与设备配套的工程设计单位设计的施工图及竣工图复制一份蓝图存入设备档案，以供设备在维修维护、改造更新时使用，也不失为一种好的方法。

三、基建和设备档案一体化管理，可以方便后续形成的档案归档

因设备属固定资产，在有些非医疗单位，将设备档案作为基建档案的一部分组卷、归档。但在医疗单位，因其使用的特殊性，基建竣工后，设备安装完毕，设备的使用与管理才刚刚开始。在以后的日常管理中，会有大量的维护、维修，更新、改造、检测工作，这些活动中，会形成大量档案资料，特别是设备更新改造过程中需要对场所设计变动形成的资料进行归档，而这时设备与基本建设已经脱钩，想把基建变动的资料加入基建竣工的档案中已经不可能，这些资料单独存放容易丢失且不利查询。基建档案和医疗设备档案一体化管理可以解决这些问题。设备档案一台一档，按件编号，变动的资料可以随时添加进档案，较好地保持了档案的完整性。因此，从使用需要上出发，实行一体化管理也是必要的。

四、从利用实际出发，在基建和医疗设备档案卷内目录中设置互见号

因医疗设备使用管理上不断变更，有的同类设备有多台，因工作需要有些医疗设备会在不同科室间调拨使用，有些科室也会搬迁。而在整理医疗设备档案编制案卷目录时，为便于分辨查找，会在分类号内加入科室代码，经过调拨的医疗设备无法重编分类号，给案卷的查找带来了一定的困难。一般互见号设置在卷内备考表内，但有时一个基建案卷内保存几个项目的资料，互见号在备考表中查找不便，而在基建档案和设备档案卷内目录内分别设置互见号栏，把匹配的基建或设备案卷号填在栏目内，这样在查询时就可一目了然，便于分辨，缩短查找时间，提高查询的准确度。

档案一体化管理范文第5篇

【关键词】科技资料；科技档案；信息系统；一体化管理；信息资源

随着社会生产力和科学技术的发展，为了统管和开发利用科技信息资源，企、事业单位应该实施科技档案、科技资料一体化管理，甚至把科技档案、科技资料、科技图书、科技情报或档案、资料、图书、情报一体化管理。实践表明，科技信息一体化管理，对于提高信息工作的活力，更有效地发挥信息的作用，实现信息的共享具有重要意义。面对科技信息一体化管理的发展趋势，科技档案工作者应该解放思想，更新知识，分析新情况，研究新问题，建立和完善这一新的管理体制。笔者主要阐述科技资料与科技档案一体化管理的必要性及其如何实现等问题。

1 科技资料与科技档案一体化管理的必要性

科技资料与科技档案一体化管理，是指把科技资料工作纳入科技档案工作管理体制。它包含：一是，就国家来讲，要把科技资料和科技档案作为一个有机整体统管起来，实行统一领导，按专业分级管理；二是，就一个具体单位来说，要把本单位的科技档案部门建设成为科技档案、科技资料的贮存基地和开发利用中心，负责统筹、协调、组织、管理全部的科技档案和科技资料工作。

1.1 科技资料同科技档案具有密切的联系

科技资料同科技档案，既互相区别，又互相联系，是两种有密切关系的科技文献材料。这是科技资料与科技档案实行一体化管理的决定性因素。

1.1.1 内容相同

科技信息是科技资料、科技档案的共同内容。它们都是通过一定物质载体存贮和传播科技知识信息的，都属于科技知识信息材料，科技知识信息是它们的本质特征。科技档案侧重于原始的知识信息，科技资料则侧重于加工后的知识信息，但两者都是知识信息，是知识信息系统的不同层次。

1.1.2 载体材料相同

科技资料、科技档案均属于人体外的知识信息库。知识信息必然依赖于物质载体才能存在。人类社会的知识信息，一方面，存贮于人脑的记忆中，但人脑记忆存贮毕竟是有限的；另一方面，存贮于人类创造的体外信息库中，这是个无限的存贮记忆装置，主要是通过一定的记录方式将知识、信息存贮于纸、胶片、磁带等物质载体上。而这些材料正是科技资料、科技档案共同的物质载体。

1.1.3 作用相辅相成

科技档案和科技资料尽管在作用的性质上各具特点，但是两者都是科技、生产活动所不可缺少的科技资源条件。科技档案具有凭证作用和参考作用，而科技资料仅有参考作用，从传播知识和提供信息来说，两者在使用中相辅相成、相得益彰，在科技、生产活动中，它们共同发挥着各自的优势。

1.1.4 管理方法相似

由于科技资料、科技档案的内容、载体和参考作用相同，因此在管理方法上也有相同和相似之处。比如，收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供服务是科技档案工作的基本环节，而科技资料工作的程序也大体如此，只是各自的侧重点不同而己。不仅传统管理方法相似，而且采用的现代化管理手段也基本相同，如电子计算机、缩微和复印技术等。

1.1.5 互相转化

由于科技档案和科技资料关系密切，因此，在一定条件下两者可以互相转化。比如，某单位为参考而搜集来的科技资料，一旦被采用，这些科技资料就成为记述和反映该单位科技、生产活动的真实记录，因而也就转化为该单位的科技档案。同样，一个单位的科技档案，一旦复制提供给其他单位参考，即可转化为其他单位的科技资料。科技档案的复制件和科技档案的编研成果是科技资料的重要来源。

由于科技资料、科技档案存在着许多共同因素和转化关系，从而为科技资料与科技档案一体化管理打下了坚实的基础。

1.2 科技资料与科技档案一体化管理是利用者的需要

随着科学技术向综合化、整体化发展，科学技术相互渗透、相互交叉，科技、生产活动也在向综合化、整体化发展。各自为政、纵向伸展的科技档案、科技资料管理方式已不适应社会发展的需要。

现代化的科技、生产活动，对科技档案、科技资料的需求是整体的，既要求有完整、准确、系统的科技档案，又要求有完整、系统的科技资料；既要求有原始的科技档案为依据，又要求参考国内外最新的科技信息。因此科技档案、科技资料工作自成系统、封闭守旧的观念和做法，已经不能适应利用者的需要。它的弊端在于：一是，科技资料、科技档案分散，科技档案部门尚未形成科技档案、科技资料的贮存基地和利用中心，不利于科技信息资源综合开发利用；二是，浪费利用者时间，影响科技、生产活动的进程，往往一个项目的材料需要多处寻觅，查找材料占去了整个科技项目的大部分时间；三是，缺乏横向联系，没有统一的信息网络，不能适应科技信息纵横交流的需要。只有实行科技资料与科技档案一体化管理，才能避免上述弊端，满足利用者的需要。

1.3 整体的功能大于各部分功能的总和

系统论认为：整体（系统）的功能大于各部分（子系统）功能的总和。因此科技档案系统、科技资料系统的功能与属性的简单相加，不等于而小于科技资料、科技档案一体化管理的功能与属性。其原因在于科技档案、科技资料实行一体化管理之后，两者之间加强了横向联系的协作，可以更有效地开发科技档案和科技资料信息资源，建立现代化的科技档案、科技资料统一网络之后，信息数据库可相互检索利用。

既然科技档案、科技资料一体化的整体功能大于各部分的功能之和，效果更佳，价值更大，因此，在企、事业单位，实现科技档案、科技资料的一体化管理势在必行，在此基础上进而实现科技信息一体化管理，也已成为信息产业的发展趋势。

2 如何实现科技资料与科技档案一体化管理

由上所述，科技资料与科技档案一体化管理势在必行，科技档案工作者应为“一体化”的发展做出贡献。

2.1 提高认识，树立“一体化”观念

人们常常把科技资料和科技档案混为一谈，统称为科技档案资料或技术资料，概念不清导致两者混合管理。在实践中人们认识到科技档案和科技资料是两种事物，应该区分清楚，分别管理，从而在较长时期内由科技档案部门兼管科技资料。从正反两方面的经验中认识到，尽管科技档案和科技资料是两种事物，在管理和使用上各有特点，但是两者关系密切，应该实行统一管理，综合开发利用，从而出现了科技资料与科技档案一体化管理的发展趋势。

科技资料与科技档案一体化管理，既不是把科技档案、科技资料不分的混全管理，又不是将科技资料和科技档案简单相加，把科技资料作为附属物，视情况给予附带的兼管，而是从科技信息系统的角度把科技资料、科技档案视为一个整体，由科技档案部门统管。实现科技资料与科技档案一体化管理，是把科技档案部门建设成为科技档案、科技资料的贮存基地和利用中心，把科技档案――内部信息和科技资料――外部信息融为一体，形成一个紧密结合、互为补充的信息系统，以适应综合开发利用的需要。因此，科技资料与科技档案一体化管理是一种新型管理体制，它对于强化信息机构，提高信息工作的活力，更有效地发挥信息的作用具有重要意义。

只重视科技档案而轻视科技资料，或者只注重科技资料而轻视科技档案，这是两种偏见。应该明确，科技档案和科技资料同属于科技文献，都是科技信息资源，在为科技、生产服务中互为条件，相互补充，发挥着各自的优势，缺一不可。尤其在现代科技、生产活动中，要想使科技、生产活动取得高效益或高水平，不可能设想没有科技档案，也不可能设想没有科技资料。实践表明，在许多科技、生产活动中，比如设计活动、科研活动等等，只有科技档案或只有科技资料，都不能满足利用者的需求。以科技档案为主，统管科技资料，则会使科技档案管理富有活力，更能满足利用需要。

2.2 统一领导，按专业分级管理

科技资料与科技档案一体化管理，这一新的管理体制是以科技档案工作管理体制为基础的，它是科技档案工作管理体制的延伸和发展，即把科技资料管理纳入科技档案工作管理体制。就国家来说，科技资料与科技档案一体化管理，就是把统管科技档案、科技资料作为国家档案行政管理部门的职责，实行统筹规划、组织协调、统一制度，从宏观上进行调节控制、监督和指导。由于科技档案、科技资料具有专业性强的特点，中央和地方各级专业主管部门要加强对科技档案、科技资料工作的监督与指导。就一个具体单位来说，必须把科技档案部门建设成为科技档案、科技资料的贮存基地和利用中心，为此应该加强领导，实行科技档案、科技资料集中统一管理。

首先，在机构设置和领导关系方面。科技资料与科技档案一体化管理机构，可称科技档案室或称科技信息中心。这一机构应该作为企、事业单位内的直属职能部门，隶属于科技、生产负责人领导。可以独立行使职权，参加各种技术活动。克服那种分散管理、多头领导、工作失控、放任自流的状态。

其次，在管理形式方面。在集中统一管理原则指导下，根据科技信息一体化管理的发展趋势和各单位的实际情况选择最佳管理形式。在中小型企、事业单位，一般适用于统一管理，集中保管，即由科技档案部门对本单位全部科技档案、科技资料进行统一管理，集中保管。在大型或驻地分散的中型企、事业单位，一般适用于统一管理，分级保管，即由科技档案部门集中保管本单位全局性的科技档案和科技资料，并对有关部门进行业务监督和指导；一般性和常用的科技档案、科技资料则由各有关部门的科技档案分室或专人保管。

2.3 健全制度，协调发展

科技资料与科技档案一体化管理的建立和发展，要靠严密的规章制度来保证。为此，国家档案行政管理部门和专业主管机关，要根据科技档案、科技资料的共性和“一体化”管理的需要，制定统一的标准、规定和办法，如综合机构职责范围、有关人员岗位责任制、目标管理，以及收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用办法等。企、事业单位科技档案、科技资料综合管理机构，根据上级有关规定和本单位实际情况，既要制定综合性管理细则，又要遵照科技档案、科技资料各自的特点，制定有关的管理办法。目前，科技档案管理制度比较健全，科技资料管理制度比较薄弱，因此，从中央到地方的各级各类档案管理部门，尤其是企、事业单位的科技档案部门应在调查研究的基础上，逐步完善科技资料管理制度。

3 结语

实现科技资料与科技档案一体化管理，不意味着对某一方面工作的削弱，而是对两方面工作的加强。科技档案、科技资料是既有明显区别又有密切联系的两种科技文献，对二者的管理，必须统筹规划，组织协调，全面发展。在业务工作中，应该职责分明，按各自的范围和特点，分别进行科学管理，并密切合作，综合开发，注意发挥总体效果。

【参考文献】

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