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1.科研经费申报中存在的问题。
首先,科研经费管理活动在申请金额方面存在一定的问题。有些课题在申报科研经费方面没有依据,不实事求是按照经费客观使用情况来申报经费,而是过多的依靠主观猜想来申报经费。其次,在课题经费申报过程中,很多情况下存在一些费用支出较多,甚至基本都是一个项目,而另一些经费项目支出却非常少,甚至是零的情况。应当科学合理设计课题经费使用项目表格,不能够将申报经费表视为可有可无的部分,必须科学设计,严格执行。
2.科研经费使用过程存在的问题。
(1)科研经费下拨环节存在问题。目前科研经费使用必须按照项目审批机构的下拨额度予以落实。目前的科研经费管理办法,限制了首期经费的下拨额度,反而在结项后才讲经费落实,从使用的角度来看,会对整个课题的进行产生限制。我们认为,这一问题具有普遍性,应当引起我们的高度关注。(2)科研经费使用清零的制度使目前人文社科研究领域存在着弄虚造假的情况。一些理论研究问题往往不太需要过多的经费支出,大部分的研究都是依靠研究者自身的思考与创作。科研项目经费应当保证专款专用,弄虚作假是一种必须予以修正的行为。
二、科研经费管理问题成因
1.国家政策制定层面上的原因。
我国政府高度重视科研经费管理法律建设,2006年财政部和科技部先后制定并颁布了《关于改进和加强中央财政科技经费管理的若干意见》和《国家重点基础研究发展计划专项经费管理办法》,对科研经费的配置、使用、绩效等进行有效规范。高校所采纳的一般是引导及规范高校科研经费管理的文件,如教财【2005】11号文件《教育部、财政部关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》、教财【2011】12号文件《教育部关于进一步贯彻执行国家科研经费管理政策加强高校科研经费管理的通知》等。在高校科研经费管理中,对不同来源的科研经费未制定不同的管理制度及办法,纵向课题管理办法基本依据政府部门制定的管理制度来制定,有相对严格的支出范围及标准,而横向课题管理制度方面则相对灵活。
2.高校科研经费管理制度不健全。
很多项目依托单位在项目的申请环节付出了较大的努力,而经费到账之后不能视同自身经费进行严格管理,有些高校为了鼓励大家去争取项目经费,有时会对项目申请部门放松限制。而部分科研人员把科研项目经费作为自己收入的主要来源,只要经费一到位,就全权归自己支配,导致经费支出上的各种问题,在软课题经费支出上面更容易降低要求,较容易产生出各种各样的问题。
3.高校科研经费监管不到位。
高校科研经费采用课题负责制,在扣除了部分的管理费用之后,课题负责人有较大的经费使用权,但对其财务及项目管理缺乏较深入的了解。在高校科研管理部门与财务部门不同侧重交叉管理科研经费的情况下,科研人员较为不情愿的接受财务人员对项目经费的审核。尽管这种审核只是限于票据外观的形式性的审核,而没有深究该票据的真实性及经费使用合理性。这些通常容易导致经费使用管理上的随意性和违规现象。
4.各职能部门之间合作不密切。
科研项目均要求财务人员参与财务预算编制,但实际工作中,由于科研项目的专业性强,通常会以科研人员为主导,或全部由科研人员完成,而财务人员的参与程度不高,更谈不上经费预算编制的精细化。在预算的执行环节,普遍存在科研部门人员与财务部门人员沟通缺乏的问题,科研人员不了解财务部门的制度,财务部门的人员不了解科研部门业务,经费管理与研究工作不能有机结合,导致项目经费的投入、运用、耗费与补偿缺乏综合的管理与绩效。
三、完善高校科研经费绩效机制的对策
1.前提条件。
1.1完善原则。
(1)要有利于科研事业发展。合理配置科研资源,增强创新能力,调动科研人员的积极性、创造性;积极开展对外合作交流,提高整体科研水平。(2)改革创新。积极进行研究探索和创新,促进科研工作向更好方向发展。(3)注重绩效。制定科学、合理的科研经费绩效评价办法,根据科研工作的要求和不同层次科研工作的特点,对各类科研项目进行全面综合评价,增强成本意识,加强成本核算,优化资金配置,使有限的科研经费投入获得更多的科研产出,创造最大的经济效益和社会效益。(4)兼顾各方利益。在确保实现委托人利益的前提下,注意保护学校利益,使各种形式的科研投入得到应有的成效。
1.2完善制度保证。
现有的科研经费管理制度有待完善。由于经费来源的渠道越来越多,相应的经费管理办法多种多样,国家主管部门只对一些国家拨款的科学基金等出台了管理办法,对其他渠道来源的科研经费没有具体规定。一般是由经费管理单位参照国家管理办法自行制定。由此造成了同一来源的科研项目经费在不同的单位执行不同的管理办法,同样的项目在有的单位可以列支而在其它单位就不能列支,使得科研经费的使用和管理有失公正。
1.3完善组织保障
。高校应正确处理科研与行政的关系,管理部门间协调配合。科研活动是高智能高风险的创新性活动,有自身的特殊性规则。正常开展科研活动并取得预期成果的关键是充分发挥科研人员的主观能动性,尽可能减少行政化对科研活动的干扰和阻碍。因此科研经费管理应以“科研”为中心,经费管理规则的制定、重大事项的决策必须有科研人员的参与,双方充分沟通以达成共识。科研项目从申报、执行、验收、结题到成果转化的全部过程,涉及学校的多个部门,需要科研处、财务处、审计处、纪委等部门协调合作。
2.建立经费预算绩效管理机制。
预算编制、预算执行、预算调整、预算考评。预算考评包括两方面的内容:一是项目预算执行过程的监控预警,起到持续控制、信息沟通和激励作用;二是项目结题结账后整体预算完成情况的评价,实现事后的激励。
3.建立科研经费绩效管理责任分担机制。
(1)制定科研经费成本管理制度及相关规定。成本制度应明确成本范围,对不允许开支的费用明确予以禁止。(2)建立科研经费成本核算体系。科研项目管理的成本核算应以整个科研项目研究期间作为成本计算期间。如果一个课题组同时承担有多个项目,其所发生的成本费用应在所属项目间进行分摊。
4.建立科研经费监管绩效评价机制。
绩效评价的结果将成为单位和个人今后申请立项的重要依据,使有限的科研资源得到优化配置,以发挥更大的作用。
5.建立科研经费绩效管理信息共享机制。
完善科研经费管理绩效机制的一个重要条件是要建立信息沟通、共享机制。充分的信息沟通可以降低委托双方的信息不对称程度,是解决委托问题的有效途径。
6.建立科研经费绩效管理奖惩机制。
[关键词] 科研经费;信息化;绩效管理;科教兴国
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 23. 021
[中图分类号] F232;G475 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2014)23- 0033- 02
自从我国提出“科教兴国”战略以来,人们对教育的重视程度越来越高,国家政策和教育理念的改变,促使高等教育事业快速发展。伴随着这一趋势,高校科研经费出现了新的特点,具体表现为:增长幅度大、多层次、多元化,科研经费已成为高校经济来源的支撑点。但是由于数量激增,怎样不断完善科研经费的绩效管理制度成为当今人们思考的难题。
1 高校科研经费管理现状
1.1 湖南省某高校近三年科研经费管理情况
从表1中能够清晰地看出我国对高校科研经费投入的总额逐年增长,但在近年来实行科研经费信息化绩效管理后,增长幅度有明显的回落。这种信息化绩效管理体系形成后,涵盖了核算、使用、决算等多个环节,形成了一个蛛网般的管理体系。
1.2 存在的问题
1.2.1 预算编制不合理
一方面,在科研项目进行申报的时候,大部分高校只注重技术,预算书随意撰写,甚至出现由学生撰写的现象。高校对经费的管理不够重视,对课题研究经费的总体支出状况分析不够客观,预算编制不具备合理性、规范性和科学性。另一方面,对科研预算的审核也易出现问题,科研管理部门和财务部门对预算的审核不够严格,在立项后,经费使用很难按预定计划执行。
1.2.2 科研经费到账时间周期长
经费到达高校需要经过科研部门确认下发,到账后需要财务管理部门进行相关信息的确认、经费分配使用等一系列步骤。在这个过程中缺乏快速、有效、科学的方法,常常出现下拨滞后、经费与科研项目不对应、转拨不及时、变相截留科研经费等现象。
1.2.3 经费支出不合理
理论上,科研经费在报销、支出上均由财务部门统一管理,应该具有合理性。但在实际的工作中,由于种种原因,财务部门不能准确地掌握科研项目的预算信息,从而导致核实支出时发生与预算不一致的现象。另外,有的科研人员对经费的管理经验尚浅,不能按照规定办理业务,加大了科研经费在执行时与预算的误差,影响了科研项目的整体绩效和竞争力。
1.3 解决对策
1.3.1 统一管理方法
在科研经费的管理上需要不断完善管理制度,力求建立科学、合理的经费管理体制,在各个部门之间建立统一的目标,使所有人朝着一个目标努力。高校科研经费的管理是一个长期的过程,经常出现预算与实际情况相背离的情况,这就要求相关单位及时了解科研项目最新发展的信息,自主合理地对高校经费进行调整。建立全过程、全员参与、全方位监控的网络化科研经费质量管理体系,实现高校科研经费从预算、核算、使用到经费结算的全方位管理、全程管理。
1.3.2 引入第三方预算机制
科学研究具有不确定性,导致在预算的初期很难估计具体的经费数,怎样减少经费预算与实际的偏差,成为了预算环节普遍关注的问题。传统的方法是弹性经费预算,即申报合理的经费范围,只要经费的实际使用数量在此范围内即可,但是,随着科研方式的不断变化,单纯的方法已经不能满足需求,所以需要将第三方机制引进来,由第三方站在局外人的立场上对申报的项目经费进行评估,提高预算的客观性与合理性,使经费预算管理更具灵活性。
1.3.3 信息化管理
建立高校科研经费信息共享平台,完善信息化绩效管理机制,依托网络信息平台,提高资金的使用效率,避免出现随意支出的现象。将科研经费管理的重点由结果转向过程,在管理的过程中相互协调沟通,解决信息不对称给工作带来的问题,形成相应的监督机制,为科研经费绩效评估提供基本的参考数据。
随着网络时代的发展,信息化管理已成为可能,CNKI科研管理系统V2.0版是一款为高校、科研院所提供科研管理信息化解决方案一站式服务的全新软件,可以有效地实现绩效管理的目标。其管理系统结构如图1所示。
1.3.4 绩效管理
经费管理制度的缺失使财务部门偏重于收支管理,科研管理部门偏重于对科研项目的鼓励,两者容易出现失衡的情况,没有统一的全局性目标,同时内部审计部门也没有对科研项目的绩效进行总体的考核,使得高校科研经费在管理上问题重重。使用绩效管理可以有效地解决这一难题,落实经济责任,提高管理效率,使高校科研经费的管理更加灵活、规范。
1.3.5 管理针对性
要根据不同性质的科研项目进行不同的管理,实行切实有效的管理方法,建立包括学校法人、院系、项目负责人在内的责任主体体系,明确绩效管理的目标,完善绩效考核体制。
2 信息化管理平台详情
信息化绩效管理在科研项目中的应用越来越普遍,这一管理方法因自身存在的优点,得到了各高校的关注。
2.1 信息化管理平台结构运行表
从信息化管理平台结构的运行表(如图2所示)中可以看出,科研管理平台和财务管理平系得更加紧密,有助于实现绩效管理的目标。
2.2 信息化管理平台经费管理
2.2.1 预算管理
在科研项目申报的过程中,通过信息化平台进行管理可以使预算编制和预算审核有机结合,真正实现了预算管理的科学、合理和真实。特别是在纵向上应该在项目允许的范围和计价标准内,根据课题的实际需要进行科学的预算管理。
2.2.2 下拨经费管理
高校科研经费信息化绩效管理平台可以实现科研项目相关信息的共享。通过信息平台,高校可以及时了解科研项目的进账信息,对资金进行及时申领,方便科研部门根据信息的具体情况对申领、到账、合同进行统一分配和管理。在合同签订后统一下发、转拨,财务部门也可以根据科研经费的具体情况统一为科研部门提供票务服务,加快了经费下拨的速度,缩短了管理的周期,提高了经费分配管理的科学性、及时性和准确性,大大地提高了经费管理的效率。
2.2.3 经费支出管理
管理平台可以及时准确地提供科研项目的账面明细,方便掌控。在科研项目建立之后需要将相关的信息录入信息管理平台,在项目报销时,管理平台可以快速、准确地根据预算数据对资金适用范围进行严格控制,实现经费使用科技化,在重大技术和研究内容调整上可以更加及时、动态、准确地反馈科研经费的使用状况,使各项目的支出等信息更为透明,管理更加高效便捷。
2.2.4 结题、决算管理
科研人员可以通过管理平台,按照财务明细,进行严格的经费决算,财务管理部门进行审批,可以提高经费使用的真实性和准确性,减少经费流失情况的出现。例如:有些高校存在科研项目结束后依然长期挂账的现象,信息化绩效管理可以有效地避免这类情况的发生。
2.2.5 信息化管理与绩效管理的关系
信息化管理是实现绩效管理的必要手段,绩效管理是信息化管理的最终目标,二者相辅相成,缺一不可。
3 结 语
高校科研经费信息化管理是时展的必然要求,是管理高校科研经费的有效手段。所谓的绩效管理是指组织及组织成员对工作完成情况进行管理,是一种促进个人业务提升、优化管理的积极举措。近几年来高校科研经费增长势头明显,加强绩效管理具有重要现实意义。随着科研项目的增多,数据信息量增大,给会计的核算工作增加了难度,信息化管理模式的产生,有效地提高了工作的效率。只有将信息化管理与绩效管理巧妙结合,才能有效地落实及完善科研经费管理制度,实现经费管理责任的强化,建立起统一的、全面的、完整的科研经费信息化绩效管理体系,顺利实现高校科研项目绩效管理的目标。
主要参考文献
[1]吕海蓉,张海平.我国高校科研经费管理主要问题与对策分析[J].南京邮电大学学报:社会科学版,2013,15(4).
关键词: 高校教师 激励机制 教师队伍
近年来,我国高等教育获得持续稳定发展,越来越多的地方高校融入优质生源和优秀人才竞争格局当中,并为此付出巨大的人力、物力、财力资源。从当前很多地方高校发展情况来看,优秀教师外流率仍然处于较高水平,尤其是具有高学历、高职称、高科研能力的教师外流现象更加严重,对地方高校长远发展产生负面影响。因此应采用一定方式进一步完善地方高校的教师激励机制,提升教师工作满意度,从而保持较高的核心竞争力。
一、全面了解教师需要,做到物质激励与精神激励相结合
根据马斯诺需要层次理论,不同人在不同时期有着不同需要。高校教师作为高素质、高学历的特殊人群,在不同时期的需要应加以区分。例如,对于教学科研人员来说,他们更期望自身教学活动及科研水平受到学生及社会广泛认可,这就要求高校为他们提供良好教学及科研环境,为他们提供更为广阔的发展空间,在获得个人成就的同时,得到别人的尊重和信任。对行政管理人员来说,他们更多地注重于实现社会交往需要,这就需要高校赋予他们更多管理权限,为他们行使自身管理职能奠定良好基础。另外,对不同年龄段教师的需求应有所考虑。青年教师由于工作年限不长,职称较低,经济基础较为贫乏,学校应给予他们更多食、宿及其他工作和生活方面的关心,而稍年长的教师更期待在职业生涯中后期实现更多自我价值。
在全面了解不同教师需求之后,学校应有针对性地设计多样化的激励制度满足不同人群实际需要。因此在保证现有基本工资、绩效工资等物质激励的基础上,应着重考虑进一步提高教师福利和职业发展潜力,为教师提供相应专业素养及教学技巧培训、休假体检等福利项目,丰富他们的精神激励体系,包括尊重、和谐、友情、成就与发展等,从根本上提升他们的工作满意度。
二、对教师的收入分配制度进一步改革
对于多数教师来说,收入水平是教师工作努力程度的重要影响因素之一。不可否认的是,较高的劳动报酬和奖励水平能在很大程度上激发教师的教学及科研热情,保障教学科研质量。许多教师把“较高的收入水平”归为被社会尊重和认可的重要评判因素之一。但是现阶段仍有一些地方高校总体薪酬水平与所在地区事业单位工资水平有一定差距,收入分配制度改革亟待完成。在分配原则制定上应坚持突出重点岗位、兼顾普通教师,重点向核心岗位及有重大教学及科研贡献者倾斜,建立重工作实绩、重标志性成果、有利于优秀人才脱颖而出的激励机制。建立以岗定酬的岗位津贴制度,科学设岗是前提,也是制定岗位津贴标准的需要。此外,应将业绩考核与岗位聘任紧密结合起来,建立一种与教师岗位、绩效工资紧密联系的分配制度,每月按岗位津贴标准的一定比例发放,差额部分在年度考核合格后加以兑现。
三、对现有聘任制度做出改革
近年来,我国高校基本已实行绩效工资体系,良好的绩效工资体系的基础就是岗位聘任应科学合理。岗位聘任的核心工作是岗位设置,岗位设置是否科学合理直接关系教师工作积极性高低。当前,部分地方高校在教师岗位设置方面没有对岗位的层次、等级、结构、内容、职责及任职资格等进行科学界定,引起很多教师质疑。岗位设置应该在多方面调研基础上遵循绩效优先、兼顾公平、按需设岗、按能定岗、以岗定薪、职称与岗位相匹配的原则。此外,学校应对管理岗位的工作职能进行科学分析和评价,制定出相应工作岗位说明书,对不同管理岗位的任职资格做出明确要求。对于那些能力欠缺的管理人员,学校应对其进行考核,看其是否适合自己的岗位。在岗位聘任过程中遵循规范化聘任程序,人事部门在审核聘任者材料时要严格认真,组织同行专家对每一个候选人的教学水平、科研水平、群众基础等相关问题进行集体讨论、评价,真正满足准确、公开、透明的职工聘任要求。
四、建立公平合理的绩效管理制度
根据公平理论,当一个高校的绩效管理制度缺乏公平性时,将挫伤教师的工作积极性,使精于教学、努力工作的教师倾向于减少工作投入和教学热情,以减轻内心不平衡感。因此,如果学校绩效管理制度不公平,必然会降低教师的敬业度,从而影响学校整体绩效,所以必须对高校绩效管理制度进行变革。
在公平制度建设过程中,我们应该对造成教师认为制度不公平的因素进一步挖掘,找出这些因素并将其消除或修正。为此,可以采取以下一些改进方法:建立合理的奖励体系;把奖励制度与晋升制度、考核制度相结合,提高对员工的吸引力;改进晋升、考核等制度,尽量做到公平合理;公开高校各级别、各职称的薪酬结构,做到公平透明,以此消除教师疑虑;制定合理的薪资管理办法、考核办法、晋升及奖励办法,并且严格执行;建立公开、公正的奖惩制度,真正做到公平公正。
关键词:高校;科研经费;财务管理;新思路
中图分类号:F230 文献标识码:A 文章编号:1004-4914(2016)05-195-03
近些年来,我国高校非常重视和认真贯彻落实国家有关高校科研经费使用和管理的政策规定,大大提高了科研经费使用效益及财务管理水平,使之产出了大量优秀科研成果,强有力地推动了社会经济建设的发展。在现行财务管理制度状况下,高校科研经费财务管理普遍存在成本核算缺位、监控缺失、浪费惊人、管理不规范等问题,导致科研经费使用混乱,因此,加强科研经费财务管理,提升管理水平,保证其使用的合法性、合理性和效益性,实现高校科研经费管理规范化、科学化、制度化具有重大意义。为促进高校科研事业的健康发展,实现科研经费的绩效管理,教育部、财政部、科技部最近几年分别出台了相应的政策和管理办法,如《高等学校财务制度》《关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》等,并在文件中着重强调高校要严格执行国家科研经费管理政策,规范科研经费使用,对财务管理提出了更加严格的要求。
一、高校科研经费财务管理的主要内容
(一)收入管理
高校科研项目经费来源有三种:即纵向经费、横向经费、自筹经费。目前,横向经费占科研项目经费比重较大。但不论哪一种经费都不能自行管理和随意使用,必须纳入高校财务管理部门实行统一管理,按照管理规定做到专款专用。因科研项目经费来源渠道不同,管理程序往往比较复杂,不同的科研项目类型,不同的资金来源渠道,从立项到资金到位时间跨度不确定,以及到位资金数量,还有的科研项目经费分年度分阶段支付等等因素,使得科研管理部门很难掌握,往往还存在一定程度的滞后性,这些都给管理带来了一定的困难。因此,必须将收入资金及时入库。
(二)预算管理
科研经费财务管理的中心内容是科研经费的预算管理,制定和执行预算管理目标的主要目的是为科研项目经费使用提供详细的计划,把有限的经费分配给最适宜的项目和人员,对科研经费使用的全过程进行分析和监控提供很好的研究参照。科研项目经费的预算水平决定着科研经费的使用效率以及对科研项目发展预期目标的影响,高校要重视编制科研经费预算,提高科研项目经费使用的效益性、合法性。
(三)成本管理
科研项目的成本一般为两种:一种是间接成本,指“设施与管理成本”;另一种是直接成本,根据实际需要预测。目前还没有建立一套完整的科研成本管理制度,大多高校往往执行归口管理部门制定的专项经费管理办法。项目预算通常也由直接成本和间接成本构成。不少人认为财务管理只是管管收钱用钱,没有成本管理意识。有些高校的科研人员认为科研经费是自己好不容易争取来的,就应该由个人支配,自己想怎么用就怎么用,造成管理混乱。高校必须加强科研经费的成本核算管理,建立成本管理绩效评价体系,以发挥科研经费使用效益的最大化。
(四)分配管理
高校科研项目管理部门要从科研经费中根据规定的比例提取科研管理费,其费用一般作为科研项目管理部门的管理费用,以调节学校内部分配收入和各部门之间的利益。科研管理部门和财务管理部门还要按照有关要求对科研经费的总额制定分配比例、范围、方式,以发挥科研经费财务管理的激励作用和最大效能。
(五)财务分析
科研项目经费财务管理的重心往往是日常经费收支会计核算,没有对科研经费预算执行情况和整体资金运作情况进行详细的财务分析,年终将科研经费的决算纳入高校年终决算报表中进行决算报表编制,这就无法确认科研经费的使用效率,以致严重影响科研经费的财务管理水平。因此,参照企业财务管理方法,按照相关规定编制科研经费各类报表,加强财务分析,真实客观反映科研经费的收支情况。
二、高校科研经费财务管理现状分析
(一)管理意识不强
高校科研管理部门和科研项目负责人对国家科研经费管理的政策不够了解,认为科研经费是项目课题组或个人争取来的科研项目配套经费,理应属于课题组或个人支配。科研项目组负责人和课题组成员大都是专业性很强的学术型人才,缺乏财务管理方面的专业知识和经验,认为经费接收、报账付款、结题证明等这些只是财务人员为科研活动所做的程序工作,审核报账就是履行一道手续,造成科研经费使用混乱和开支不合理,给预算管理、支出核算、资产管理埋下了隐患。目前,有些高校科研经费报账方法传统陈旧,按项目名称设立科研项目经费卡,报销金额比照预算进行总额控制,这在一定程度上能起到对科研经费控制和监督作用。但在项目多、人员复杂的情况下,就无法控制科研经费的明细支出是否偏离科研项目自身的需要,会导致实际支出与预算编制的脱离。经费的使用进度与科研项目进度不符。有的科研项目刚开始,经费已经使用很多;有的即将结题或已经结题了,还有大部分结余,造成部分上级拨付的转移支付资金强行收回后,再使用学院另外安排的项目配套资金支付。特别是高职院校科研经费,学院配套资金较多,也不存在上级收回资金的风险,经常是几个科研项目资金混用,项目已经结题了,仍继续报销使用科研经费,或者是财务处对项目结题时间不清楚,科研管理处对项目结题时间不过问,造成科研项目研究无期限,报账也无期限。
(二)制度建设不完善
科研经费财务管理制度不完善,使得科研经费管理和监督缺位,导致科研、财务、审计等多个部门工作上不能很好沟通与交流、配合与协调,极易造成项目管理与经费管理相脱节。管理上不统一,无法通过财务经费管理来控制科研项目进程。高校科研管理部门一般只重视科研项目的申报、立项、审批、科研经费的划拨或提取科研项目管理费等,对于科研经费使用的合理性和有效性大多不进行跟踪管理,而是由项目负责人或课题组自行管理;财务部门缺乏完整的科研资金综合管理办法,对科研项目经费的预算、核算到决算以及科研项目结题后的剩余资金没有制度化的管理措施。
(三)预算执行不严
高校一些科研人员由于缺少财经方面的知识,编制预算时不严谨,考虑不全面,有一定的盲目性和随意性,往往造成该开支的却没有列入编制预算中,而在项目研究中又必须支出的有关费用,导致财务管理和监督时可能出现经费使用的合法性问题。还有的对经费预算具体使用过程不明确,或者出现同时承担多个项目研究,经费来源渠道难以区分,混合使用,甚至到结题决算阶段才发现支出内容和预算不符。
(四)绩效考核缺乏
大多高校对科研经费管理和使用缺乏科学绩效评价体系,目前仍停留在会计核算和预决算编制的层面上,对资金来源、去向以及使用效益未作出评价。尽管在经费开支、经费管理办法统一了核算口径,但未提供财务分析指标,在这种情况下,绩效评价的基础和依据就无从谈起,预算执行和资金使用效益相关的奖惩措施也就无法实施。其上述问题形成的主要原因:一是高校只注重强调多申请项目,全力以赴争取课题,对加强课题经费管理和使用缺乏正确认识,只“重争取、轻管理”,造成“项目争取与经费管理相脱节”;二是国家没有出台统一的高校科研经费财务管理制度,一些高校往往参照一般事业单位的财务制度进行管理和核算,尽管根据高校特点也做了一定的补充,但总体上制度不完善,致使工作中出现一些问题,形成“上级制度与高校管理相脱节”;三是部分科研人员申报项目做的经费预算往往凭经验估计,与实际需求有差距,缺乏合理性,使用中又不按预算执行,预算没有约束力,结果是“经费预算与实际需求相脱节”;四是目前高校科研经费的成本核算缺乏实质性内容,只是核算经费是否用完,至于用的是否合理正确,科研管理部门一般不管,财务部门只有流水账,也就无法评估科研经费的使用效益,使之“成本核算与实际支出相脱节”。
三、高校科研经费财务管理新思路
目前,国家对高校科研经费的投入逐渐加大,这就要求科研管理部门及科研人员必须遵照财经纪律,强化财务管理意识,创新财务管理手段,正确合理地使用科研经费。
(一)观念创新
从高校领导层、科研项目管理部门到具体的科研人员必须更新管理观念,明白国家财经法律是高校科研经费管理工作的指针,在使用过程中应按照相关法律法规,规范科研经费的使用和管理程序。科研人员和科研管理人员从思想观念上要有一个正确认识,科研经费既不是项目主持人的个人“小金库”,也不是课题组任用的专用经费。要认真学习有关高校财务管理的法律法规,树立正确使用科研经费的新观念,提高科研经费财务管理工作重要性和必要性的认识。科研人员要更加自觉地配合财务人员共同做好科研经费的管理,进一步提高科研经费的使用效能。
(二)制度创新
科研项目顺利完成的关键必须具有充足的科研经费作支撑,科研经费使用是否正确合理,直接影响科研成果的产出。因此,要积极探索新型有效的财务管理运行机制。高校科研经费来源渠道较多,不同学科的科研项目在科研经费使用方面存在着一些差异,财务部门作为高校科研经费使用的管理者,要掌握科研工作的基本情况,针对不同类型的科研经费分别制定不同的办法,明确各类科研经费的预算编制、开支范围、审批手续、结题决算等,提供资金上的有序支持;建立一套包括财务管理主要内容、工作程序、项目结题、结余经费分配和奖惩措施等完备的科研经费财务管理制度;推行科研经费财务数据分析通报制度,建立科研经费财务核算体系及会计核算网络,及时反映科研项目的拨款进度、经费使用与结余情况,对于数据巨大的重要项目,也应分阶段及时进行财务分析。
(三)手段创新
加强高校财务信息化平台建设,特别是一些地方高职院校,在这一领域仍是空白。财务管理的信息化将使财务管理与监督职能得到很大的扩展,便于细化会计核算、加强预算执行与公开,便于财务信息与学院其他部门间的信息对接。1.细化预算编制。对于科研经费的预算编制要细化到经济科目,科研人员自主编制项目明细支出,由财务部门负责财务制度解释及辅助,由科研项目管理部门、财务部门共同进行梳理、审核,便于财务部门掌握科研项目的研究过程及支出范围,确保科研经费的使用开支与科研活动相关、真实。对不同类型的科研项目细化核算,加强科研项目直接成本与间接成本核算分析,分清实际需要的、直接支出的、应该分摊的费用,便于较合理确定科研项目的经费额度。2.强化预算执行。借助财务管理信息化平台,实现科研经费预算、查询、统计、分析、报销使用的全过程动态跟踪监管,科研经费财务管理由结果控制转变为过程控制,由被动式管理转为主动式管理,由总额控制转变为明细控制。运用动态管理查询手段,对项目预算超支进行预警,有助于科研人员对合理的支出项目及时作出预算调整。如某高校取得一个横向项目100万元的经费,经费预算要求资料费、差旅费、测试费、材料费、鉴定费、设备费等,每一项费用为若干元,分科目报销总额为原定的金额标准,当该科目所报销的的总额超过规定的金额时,计算机系统会提示费用的使用情况。项目完成结题时,按照真实的财务数据编制财务报表,并对项目进行成本分析,得出真实数据。运用科研经费财务管理信息系统,一是可以实现科研经费管理的全程监控;二是为财务部门和科研人员之间提供沟通的一个有效工具。3.加强科研经费决算审核和分析。真实反映已使用的科研项目经费支出的具体结构,对以后的科研经费管理起到借鉴作用,也影响下一年度的预算编制。加强结余科研经费的管理。4.加强财务与其他部门间信息对接。坚持预算公开及科研项目信息公示,通过信息共享平台,对科研项目的立项,经费预算,经费支出,成本控制,资产的购置、调拨、回收等,经费决算,结题,监察审计进行全方位的管理。定期将校内所有科研人员的科研项目信息向社会公示,包括项目立项、审批、经费预算、使用情况、资产购置、结题及取得的科研成果等,接受群众监督。在一定程度上来说,来自社会的监督更是行之有效的管理手段。
(四)机制创新
科研项目管理是否科学,关系到学院办学水平,是学院发展的大事。高校各部门应形成合力,积极探索科学灵活高效运行管理新机制。1.建全科学的科研经费财务核算体系。高校可专门成立科研财务科,进行二级财务核算管理。科研经费支出与事业经费支出不仅要单独核算,科研项目经费资金在预算中还必须要专门列支,科研经费不能随意占用事业经费,避免造成事业经费超支,科研经费结余的局面。按照科研项目的进度及研究期限,当年不能结题的结余科研经费要结转下年使用,结题后仍有结余科研经费不再结转。按照新颁布的《高等学校财务制度》,积极探索科研经费成本核算办法,正确区分直接费用、间接费用范围,通过合理的办法把间接费用分摊到各个科研项目成本中去,真实反映科研项目的实际成本,实现科研经费使用效益的最大化,达到科研经费财务管理目标。2.建全科研项目资产管理制度。强化科研经费购置固定资产的管理,建立从固定资产的购置计划到固定资产的采购、登记入账、保管以及结题后的清查、核对、移交等一系列管理制度。建立资源共享的公共服务平台,提高固定资产使用效率。对取得的科研成果中的无形资产要制定必要的管理措施,提高科研成果的社会效益性。3.完善科研经费监督管理制度。建立以财务管理部门、科研管理部门、资产管理部门、审计监督部门紧密联系沟通的监管制度,明确各部门职责和权限,加强内部控制制度建设,严格审批程序,细化支出范围,监督科研经费在科研全过程中的使用状况。加强审计部门的约束监管机制,变事后审计为全过程监管。4.加强科研项目的绩效评估,建立科研经费绩效评价、奖惩机制。按照经费使用、支出效益、科研成果及获奖情况、项目期限等作为评价内容,认真检查验收科研项目完成的质量,并根据评价结果制定相应工作上的奖惩措施。
参考文献:
[1]柯翠英.高校科研经费管理现状及对策.经济师,2007(9)
[2]程玉洁.新形势下应加强高校科研经费管理[J].河南师范大学学报,2003(3)
关键词:财务工作 科研项目经费 管理方法
科研创新对于整个国家和民族的发展都具有非常重要的作用,科研机构则是国家创新体系中的主要组成部分。在经济全球化发展的时代洪流中,我国科研工作迎来了深化改革开放的快速发展机遇期,进一步加强财务管理工作也已势在必行,迫切需要结合我国国情和科研单位的实际情况,制定科学合理的财务管理目标,不断提高财务管理的能力和水平,以增强自身的核心竞争力[1]。目前,我国社会主义市场经济体制不断完善,为科学事业的迅速发展提供了巨大的动力,国家对科技的投入也在不断增加,科研单位争取到的科研项目经费也在不断增加。在这种情况下,如何对科研项目经费进行科学管理,保证科研工作的顺利开展,充分利用现有经费,尽可能提高经济效益和社会效益,是一个需要深入研究的课题。
一、财务工作中科研项目经费管理的主要目标
现代企业开展财务管理的最终目标是为了实现经济效益的最大化,但是科研机构的财务管理活动并不是以营利为目的,其最终的效果就是为了实现收入和支出的平衡。在科研机构项目经费日益增长和自不断扩大的基础上,为了提高科研项目经费使用的合理性,其管理的主要目标包括如下内容。
(一)预算管理目标
预算是科研院所基本支出与项目支出的依据和标准。目前,预算管理是科研机构财务管理工作中的主要内容之一,因为预算管理的水平会对资金的使用效率产生非常大的影响。这部分工作的主要内容包括预算的编制、执行、绩效考核和监管等[2]。在现阶段的科技经费管理中,全面贯彻落实具有非常重要的作用,因为它的管理目标和公共财政的绩效管理目标是一致的。具体到科研机构的经费管理中,首先应该制定完善的预算控制办法,将预算的控制和机构内部的经济责任制度有效结合起来。同时,还应该进一步明确机构财务部门的主要负责人,以及明确负责人在科研项目预算管理中的主要职责和权限。
(二)成本管理目标
成本支出是指科研活动开展中所支出的所有费用。具体来看,成本支出可以分为资本性和费用性支出两种类型。其中资本性的支出包括固定资产购买、自筹基建等内容,而费用性支出则是包含了行政管理、福利保障等内容。其中科研项目经费属于费用性支出的范畴,所以在管理的过程中,也应该符合成本管理的要求[3]。按照权责发生制的会计基础划分为科研成本和期间费用,在科研经费使用中充分体现科研项目成本,在保证科研质量的前提下,降低具体项目的成本。
二、财务工作中科研项目经费管理存在的问题及产生原因
(一)缺乏有效的科研项目经费的预算控制
这一问题具体表现在如下两点:
一是缺乏科学的科研项目经费的预算编制。除了经费预算的不合理之外,还包括预算的模糊,不够精细。在编制科研项目经费预算时,由于项目的负责人对财务知识缺乏足够的认识,缺少对科研项目经费管理制度的了解,没有对预算管理的严肃性和重要性引起足够的认识[4]。在申请课题和编制预算时,对项目的各项开支没有进行充分科学论证,缺乏严谨的计量方法和成本核算,还会受到项目申请人主观经验的影响,编制出来的预算大多缺乏科学性和可操作性。
二是科研项目经费预算的执行力不足。在预算执行的过程中,项目负责人的预算执行意识淡薄,不能严格按照预算执行,个别项目的支出过于随意化,导致预算与核算出现脱节现象。同时,科研人员虽然是争取科研项目经费的重要影响因素,但是很多科研人员对科研经费的认识存在误区,认为科研经费是自己争取得来的,其所有权应该属于科研人员或者是课题小组,财务部门则无权管理。更严重的是,部分财务人员对这种错误认识持默认态度,没有按照国家的财政制度来执行,导致科研项目经费往往只有很少的部分真正用于项目和课题的研究[5]。
(二)成本核算不健全,会计信息质量有待完善
科研项目的成本费用主要是由三部分组成,即直接、间接和协作研究费用。直接费用是指课题研究过程中使用的可以直接计入课题成本的费用;间接费用是指难以直接计入课题成本的各项费用;协作研究费则是指由外单位承担部分协作及加工的费用等。而所谓全成本核算,就是要将科研项目所消耗的资源成本纳入到科研项目的成本核算中,人力资源成本也是其中的重要组成部分。
当前农业科研院所对于科研项目的成本费用核算不够重视,直接费用和协作费用大都可以分别计入项目的科研成本,而对于难以划分项目的间接费用则不会像企业的成本核算那样精确,要么从某个项目中列支,要么从自有资金中列支,造成了单个科研项目的成本核算不够精确,一定程度上干扰了报表使用人对科研项目管理的相关决策。
除了上述问题之外,科研资产管理混乱、科研项目经费管理的内部控制和审计监督等制度问题,也是当前经费管理中存在的问题。
三、财务工作中提高科研项目经费管理水平的主要措施
(一)不断完善科研项目经费的预算编制
在科研项目经费的管理过程中,我们可以将刚性管理和柔性管理进行充分结合。科研项目在经过法定程序的审核批准之后,有一部分预算是在执行的过程中无法随意改变的,这部分预算就是刚性预算。实施这一预算的主要目的就是为了确保预算编制的准确性,为预算审批和执行的权威性和严肃性提供保障。正是因为科研项目的预算经过审核批准之后就具有一定程度上的“法律效力”,所以必须对其进行刚性管理[6]。但与此同时,也应该采取恰当的柔性管理。这是因为预算仅仅是一种预测,科研项目在开展过程中也会受到很多不确定因素的影响,预算编制是无法完全准确反映出来的。同时,开展预算编制的最终目的就是为了保障科研项目的顺利开展和持续发展,所以当发现预算编制的计划和实际情况存在较大偏差时,就应该采用柔性管理。
(二)增强对科研项目经费的预算控制能力
首先,制定完善的预算控制办法,将它和科研机构内部的经济责任制结合起来。其次,在编制科研项目的预算时,可以让财务人员参与进来,并由他们提供专业指导,这样既可以弥补科研人员财务知识的不足,提高预算编制质量,又能促进科研与财务、预算与核算融为一体,进一步保障科研项目预算编制的科学性,对经费的合理使用进行了有效的监督和管理。
同时,为了确保科研项目预算经费的执行,财务管理部门应该对项目中的每一项开支的范围和额度限制进行明确规定。为了有效预防预算超支问题的出现,可以在财务管理系统中使用预算控制功能,对课题项目的每一个预算科目进行金额控制。另外,财务部门还应该给予项目负责人查询经费使用状况的权利,使其能清楚掌握每一项预算的支出和剩余情况。随着互联网的普及和计算机技术的进步,可以将纸质查询和互联网查询有效结合,实现财务管理部门与项目负责人、科研人员的互动服务,在实现财务人员参与项目预算管理的同时,也能让项目负责人掌握科研项目经费的动态。
(三)引入成本核算制度
在引入成本核算制度之后,科研项目在活动中直接支出的相关费用,例如燃料费、材料费等,都可以纳入到科研成本中。对于水电费、固定资产的使用费、实验设备折旧产生的费用、科研人员的薪资待遇等费用,虽然无法进行准确区分,但是也可以按照一定的比例将其分摊,纳入到科研成本的计算中,减少科研项目支出费用占用的经费比例,并对科研投入和产出经费的比例进行严格控制。与科研项目无关的内容一定要排除在科研支出费用的范围之外,保障科研项目的质量,降低项目成本,实现科研项目经费财务管理的主要目标。
(四)不断创新经费管理模式并贯彻落实
在科学技术快速发展的时代背景下,我们可以充分利用现代化的计算机技术、信息技术来提高科研项目经费管理的水平。对科研经费财务信息做到实时动态的查询、统计、分析和管理,实现科研经费管理由事后控制转化为事中控制,由被动式管理转化为主动式管理。首先,在信息技术的辅助下,转化财务专用系统中的数据,让科研人员可以方便理解这些数据,及时将预算的执行情况向科研人员反馈,实现经费财务管理信息的共享。其次,根据科研管理人员的特殊需求,对科研经费管理的信息系统进行全方位分析,为决策管理提供可靠依据。再次,建立健全科研项目经费管理的信息系统,促进财务人员和科研人员的有效沟通,在二者之间建立长效的沟通机制。并通过信息化的手段将管理制度镶嵌在具体工作流程中,使其不只是一纸空文,切实提高科研经费管理制度的执行力[7]。
另外,进一步建立健全审计监督机制,切实加强审计监督,也是提高农业科研院所项目经费管理水平的重要措施。
参考文献:
[1] 马红红,孔晓丹.高校科研项目经费财务管理问题研究[J].华南理工大学学报(社会科学版),2012,6(23):125-129.
[2] 赵蔚,王吉艳,李权等.基于审计视角探讨农业科研项目经费管理[J].农业科技管理,2012,6(11):49-50.
[3] 陆学文,顾军,何守才等.科研项目经费财务管理的现状与发展对策――以江苏省农业科学院为例[J].江苏农业科学,2013,8(19):1-5.
[4] 徐奕舒,王春晖,胡志斌.财务管理目标视角下高校科研经费管理探析[J].南京医科大学学报(社会科学版),2014,4(10):332-335.
[5] 韩海斌,刘悦,尚建库.对农业科研院所课题项目经费财务管理的思考与建议[J].农业科技管理,2011,3(16):33-35.