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中图分类号:F239.45 文献标识码:A 文章编号:1004-5937(2014)14-0125-03
随着高校规模的不断扩大,基建项目不断增多,高校基本建设工程审计的周期越来越长,工作量也越来越大。将信息化更好地应用于高校建设工程的跟踪审计工作中,具有重要的现实意义。
一、高校建设工程跟踪审计的特点及信息化带来的影响
(一)高校建设工程跟踪审计的特点
高校建设工程项目跟踪审计就是审计人员通过介入高校建设工程项目,依据相关法律制度,对建设项目从投资立项决策到竣工交付使用整个建设期的各项业务活动的真实性、合法性、有效性等进行的事前、事中、事后的咨询、监督、控制和评价活动。跟踪审计由于能够弥补传统审计的部分缺陷而被广泛应用于实践中。
1.从事后审计向事前、事中、事后全过程审计转变
高校建设工程是一项集多样性、复杂性和建设周期长等特点于一体的复杂的系统工程,对其进行跟踪审计,把传统的事后一次性审计转变为贯穿于建设项目全过程的多次审计。
2.从静态审计向动态审计转变
传统的审计模式只是在建设项目竣工后集中进行一次审计,而跟踪审计将整个建设项目划分为不同的阶段,及时地对每个阶段进行审计,将各阶段相互关联影响的因素进行分析,形成一个动态的审计监督模式。
3.审计范围更加广泛
建设工程跟踪审计是全过程、全方位的审计,不仅是对竣工、决算情况的审计,更注重对前期决策、招投标及施工等方面的审计,所涉及的范围更广、更全面。
高校建设工程跟踪审计的上述特点决定了审计工作所涉及的内容多、范围广,势必会产生许多局限性,如信息共享程度低、介入时间不合理、接入程度难把握等,进而影响到审计效率和审计质量;而且随着信息技术的发展,跟踪审计所需要的数据传输和数据交换等程序都需要信息系统的支持。将信息技术应用于高校建设工程跟踪审计中,已成为审计工作的重要发展趋势。
(二)信息化对高校建设工程跟踪审计的影响
将信息化应用于建设工程跟踪审计,必然会对传统建设工程审计带来影响。
1.审计线索电子化
在传统建设工程审计下,被审计对象大多是纸质的图纸、合同、招投标文件、价格清单、相关原始凭证、账表等。在信息化下,信息系统的应用改变了数据的存储介质,需在纸质材料的基础上,将原始信息转变为电子信息,导致了某些原始凭证在信息系统中不复存在;此外,审计人员所采集的有些信息,经信息系统进行处理,这一处理过程难以直接观察到,使审计人员很难对业务进行追踪审计。
2.审计技术计算机化、网络化
信息化是面向计算机和网络的,传统的审计技术多以手工审计为主,不再符合审计信息化的需要,因此,跟踪审计的信息化需要与计算机和网络技术同步发展,将原始的手工操作转变为计算机操作,同时借助网络,实现联网审计、实时审计。
3.对审计人员素质要求的复合化
跟踪审计信息化需要以计算机和网络为依托,结合实际建立跟踪审计信息系统,这就对审计人员的素质提出了更高的要求。从事建设工程审计的人员,不仅要具备工程造价、法律、管理、审计等相关知识,还应该掌握一定的计算机技术、网络技术、数据库技术、信息处理技术等。
二、高校建设工程跟踪审计信息化建设的主要内容
(一)高校建设项目跟踪审计信息化建设的总体要求
高校建设项目跟踪审计信息化建设的总体要求是建立一个跟踪审计信息化系统。此信息化系统应该纵向覆盖建设工程的全生命周期,从建设项目的决策、设计直到竣工决算;横向应包括建设项目的各个参与方。
通过建立高校建设项目跟踪审计信息化系统,将数据收集、数据分析处理、审计信息管理、审计项目管理等功能集为一体,审计人员可以进入系统及时收取被审计单位提交的审计数据等资料,然后进行相关操作,从而实现建设项目跟踪实时审计、联网审计。
(二)高校建设项目跟踪审计信息化系统具体应用平台设计
高校应将建设项目跟踪审计信息化系统设计为两级应用平台:一级平台是综合信息管理平台,主要是提供信息录入、交换和查询;二级平台为操作平台,主要是辅助审计人员各阶段本职工作的完成。
1.综合信息管理平台
跟踪审计涉及学校规划处、招标办、财务处、施工单位、监理单位、设计单位、供应商、审计处等多个相关主体,各个主体间都有直接或间接信息交流。综合信息管理平台是跟踪审计顺利进行的基础,综合信息管理平台的建立可以实现审计处与校内其他相关部门的业务对接,审计人员在审计时可以随时调动所需资料进行审计,实现审计工作的自动化、信息化。如规划处将相关审计原始信息以固定的格式录入综合信息系统,通过网络系统将审计原始资料报送给审计处,同时报送相关纸质资料;中介机构与审计处之间信息得到互传,便于审计处随时对中介机构进行监督和管理,同时也可以达到资源多方共享,信息共通。
综合信息平台按序号、项目编号、项目名称、项目类型、建设单位、施工单位、结算报送值、审定值、审减值、审计类别、审计人员等列项编制。由专人负责整理登记每个项目送审的所有信息,由项目审计人员填写相关的审计报告信息,从而形成建设项目跟踪审计管理的整体信息平台。不同人员的操作权限和使用权限是不一样的,为了保障信息质量及安全,系统均需要进行严格的权限设置,实现项目所有参与者在自己的权限范围内进行操作,所有信息通过用户名和密码可以共享,可随时审阅学校建设项目的各项审计情况。
2.跟踪审计操作平台
跟踪审计涵盖建设工程的立项决策阶段、设计阶段、工程招标阶段、施工阶段、竣工结算验收等各阶段,由于法律、法规及人员资质等多方面的原因,使得跟踪审计在立项投资阶段基本无法开展,为此,目前大多数高校建设工程跟踪审计是从建设项目招投标阶段开始的。下面是信息技术在几个重要阶段的跟踪审计的应用。
(1)招标审计。建设单位职能部门在招标前,将相关资料分别以电子版和纸质形式送达审计处。在招标审计中,通过建立的综合信息管理系统审核相关招标文件、手续及其他资料是否满足招标的要求。招标文件中的工程量清单和招标控制价的审核是招标审计的重点。通过综合信息管理平台信息的传递,审计时只需调取上报的三维算量模型图进行复核,检查三维算量模型与图纸等设计资料是否相符,确定了三维模型,软件即可自动核实清单工程量,高效审核工程量清单及招标控制价,为确定最终的价款,掌握第一手资料。
招投标是基本建设项目审计中的一项主要工作,涉及项目的立项、招标、投标的全过程。招标项目的类型包括工程设计、勘察项目、采购项目、施工项目、安装、咨询等。系统主要包含招标投标业务的计划管理、招投标各环节的审批管理、专家库管理、从业单位资信管理及综合分析统计功能。
(2)合同审计。规划处将草拟的工程项目施工合同及其他相关合同、招标文件、中标通知书、中标单位的投标文件、中标合同修订、合同补充等相关合同信息通过网络系统上传给审计处,审计处可通过信息系统审核合同的完整性及合同条款是否与招标文件、中标单位的投标书中载明的内容相一致,是否有与法律法规相抵触的地方,合同中关于工程造价方面的条款,明确工程造价结算方式。审计处通过信息网络系统将审计结果直接传给规划处,快速敏捷。
(3)工程施工审计。工程施工审计是目前高校跟踪审计中最重要的阶段,而且是跟踪审计人员投入精力最多的阶段,所以加强施工阶段的审计信息化操作尤其重要。
目前多数高校在不断扩建新校区,而高校内从事基建审计的人员有限。即使学校把建设项目委托给社会机构进行审计,作为高校内部审计也需要对中介机构的审计工作进行监督、对审计结果进行复核。工程量审核是跟踪审计最重要的工作,约占审计工作量的80%以上,直接影响跟踪审计的质量与速度。目前工程量计算最常用的软件是三维算量软件,是计算机以手工算量的思维代替繁琐复杂手工算量的工作过程,能实现快速三维图形建模,直观、计算精度高、速度快,实现了工程量计算的自动化、智能化,自动汇总工程量。工程量审核一般按如下顺序进行:甲乙双方各自建立自己的三维模型后,先核对分部分项的总量,如总量有差别则核对每层的工程量,找到是哪些楼层的工程量导致的差别,然后针对有差别楼层的具体构件进行单构件核对,最终确定对错并确定正确的工程量。与手工算量相反,是一个逐步细化的过程。任何数据都可以查阅出明细,并能直接查到模型的具体三维构件,一目了然。信息化跟踪审计使审计效率和质量大大提高,工程验收的同时相应的工程量审计完成,最终可以在工程竣工的同时跟踪审计基本定案,真正实现了跟踪审计的目的,这是以往手工审计所无法想象的。
在建设工程实施中,设计过程经常贯穿整个施工过程,不断优化完善方案,而每次设计变更就意味着部分构件的尺寸、配筋等都可能发生改变,工程量也随之发生变化,同时,工程变更、设备材料价格调整等都会影响工程数据的审核。运用计算机系统如三维算量软件,可以根据优化方案调整三维模型,不管多么复杂的更改,都可以马上更新计算,快速确定审定结果,省时省力。
(4)竣工结算审计。工程竣工结算是工程施工的最后一道工序,是建设工程验收转入正式投产使用的标志。竣工验收审计目的是保证工程结算的真实性、完整性和准确性,防止弄虚作假、虚列高估资产、套取资金等行为的发生,进而合理维护高校利益。
利用信息网络系统可以完整地整理和归档建设工程投资资料,包括设备、材料等的耗用量和单价。与套价软件配合使用,选取定额计价模式或清单计价模式,自动套用定额,自动形成分部分项工程结算清单,操作更加简便。三维算量软件可以在完成算量后自动生成各种经济指标,轻松给出局部的各项经济指标,甚至是单个构件的指标。在工程竣工后信息系统可以自动分析对比工程造价指标,评价工程项目投资控制是否有效。审计人员根据评价结果撰写跟踪审计报告等,并录入信息系统,为下一次跟踪审计工作提供方便。
三、加快高校建设工程跟踪审计信息化的相关建议
为加快高校审计信息化的建设,进一步发挥信息化在建设工程审计中的作用,结合目前高校建设工程跟踪审计的具体情况,提出以下几方面的相关建议:
(一)提高审计信息化意识
信息化对审计人员传统的审计方式和工作方法带来了挑战,但是也为建设工程跟踪审计工作带来了发展契机。将信息化更好地应用于建设工程跟踪审计中,对提高高校的投资效益,促进高校发展具有重要的意义。因此,要提高审计信息化意识,切实转变审计观念,创新审计模式和审计方法,争取各方的有力支持,以积极的态度迎接信息化的挑战,充分发挥建设工程审计职能,促进学校改革和建设的健康发展。
(二)引进并注重培养复合型人才
审计信息化的重点放在两端:一端是与被审计单位的数据接口,关联对应时间数据,解决采集什么数据、如何采集的问题;另一端是不断开发创新,熟练应用审计软件建立审计数据库,解决采集来的数据如何利用。这就需要既懂专业知识又懂计算机的复合型人才。
一方面要对现有的基建审计人员进行计算机知识培训,要求掌握并能熟练运用相关审计软件,提高其计算机、网络、数据库等技术的应用水平;另一方面,可引进计算机专业人员,进行基建及审计专业培训,针对目前高校跟踪审计任务重、外聘中介多、新老校区地域不同、建设周期长等特点,开发跟踪审计管理模块、更先进的审计管理软件,推进跟踪审计信息化的进程,强化审计项目管理。
(三)不断创新审计方式和方法
及时创新审计方式,建设信息系统管理和监督平台,通过互联网进行远程跟踪审计,采用远程联网实时跟踪监督与阶段性进驻现场审计相结合的方式,改变跟踪审计主要依靠就地审计的传统作业模式,并不断查找信息系统现有的问题和需完善优化之处,促进信息系统更好地服务建设项目的顺利实施和建设资金的规范管理。同时不断探索并应用新方法,将信息技术应用在跟踪审计业务各领域,如探索应用“3S”技术审计建设项目用地及实物工作量的真实性、合法性,以解决审计人员现场勘查成本太大且不准确的问题,有效地提高跟踪审计的及时性和效率性。中国石油大学小黄山绿化工程跟踪审计中就有效利用地理信息系统审计,确保了绿化工程量准确无误,预防了施工单位的高估冒算。
高校审计部门还应充分利用计算机技术、网络技术来开展跟踪审计和远程审计。利用现有的三维算量软件、套价软件等信息化技术,更新软件管理系统,开拓创新新的技术和方法,完善高校建设项目跟踪审计信息流系统、工程审计经验数据库和跟踪审计案例库等,从而更好地进行跟踪审计,以提高工作效率,提升审计质量,全面实行高校建设项目跟踪审计信息化。
总之,将信息化应用于建设项目跟踪审计工作中,是建设项目审计工作的需要,也是其发展趋势,高校内部审计部门应切实转变观念,提高信息化意识,依靠现代化的信息系统、网络技术以及复合型的审计人才,建立好审计综合信息管理平台和操作平台,切实加强高校建设项目审计的信息化水平。
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上海、深圳证券交易所,上海、深圳证券通信公司:
加强证券业通信系统建设是防范和化解全行业系统风险的重要技术措施。经过前期的广泛调研和论证,现已完成“中国证券业通信系统1998-2000年建设规划”及沪、深证券交易所通信系统互联工程的方案准备工作,并经中国证监会批准立项实施,纳入中国证券期货业信息系统建设。工程费用由中国证监会专款拨付。
请你单位在中国证券通信技术组的领导下,尽快组织实施,争取按时完成工程任务。
随着信息技术的不断发展,企业内部运营管理的信息化程度越来越深。企业组织的经济活动及财务管理活动越来越复杂与多样化,与计算机的联系越来越紧密。住房公积金内部审计环境也发生变化,为了顺应内部管理信息化建设的不断加快,住房公积金管理单位也必须加强组织的内部审计信息化建设,保持与组织的协调发展。内部审计信息化是指建立在组织管理信息化的平台的基础上,充分利用信息化平台及信息化技术开展一系列的内部审计活动。内部审计信息化包括审计信息计算机管理及计算机审计两个方面的内容。住房公积金管理单位涉及的资金大,面临的运营管理风险,信贷风险,信用风险更复杂,加强内部审计制度建设,规范内部审计流程,加强内部审计信息化建设能有效遏制挪用住房公积金,骗贷、骗提等不良现象,从而对有效防范各类风险发挥重要作用。
一、住房公积金管理单位内部审计信息化建设现状分析
(一)管理单位对内部审计信息化建设重视程度不够
会计电算化的发展已经慢慢趋于成熟,然而组织内部审计信息化建设却没有跟上会计核算发展的步伐。部分住房公积金管理单位工作人员一直采用传统的审计方法,而没有充分意识到内部审计信息化建设对公积金管理的重要性。目前我国存在300多家管理单位,但其内部审计工作仍然存在一定问题急需改善。有些管理单位的审计机构并没有真正脱离管理层,独立性受到一定影响。管理单位内部也缺乏一套健全、科学、合理、有效的内部审计制度,无法保障内部审计流程的规范化及有效落实。住房公积金管理单位覆盖面广,涉及资金量大,运营频繁,面临的各种风险因素更加复杂多样化,但是并没有充分配备与业务量相匹配的专业审计人员。因此在住房公积金管理人员对内部审计信息化建设认识不足的基础上,在考虑到信息化建设工程的复杂性及成本,更不敢轻易实施内部审计信息化建设。信息化建设基于计算机、互联网、数据库形成的一种创新型审计模式,信息系统的建设需要投入大量的财力、物力、人力。目前管理单位内部审计存在的问题及信息化建设的高成本使得管理单位相关管理人员不愿意改变当前的审计模式。
(二)内部审计信息化建设技术水平不够
1.缺乏有效的内部审计信息化系统
内部审计信息化建设是一个复杂的系统化工程,该系统是以风险导向审计为理念,以互联网和数据库为审计手段,设立一个全面的、有深度的内部审计信息化系统,提高内部审计的质量和效率。然而在内部审计信息化发展的过程中,仍然缺乏成熟的计算机软件,完善的审计信息化系统将不同审计项目,不同审计人员,不同审计时间等相关数据进行有效、及时的共享与沟通,体现信息化系统的及时性及共享性。信息化系统的不足有可能会延迟审计时间,加强内部审计的工作强度,不利于内部审计发挥加强内部控制管理工作,防范公积金管理风险,提高公积金运营效率的作用。
2.内部审计信息化软件落后,无法满足管理单位审计信息化建设的要求
审计信息化相关软件的开发设计金融、会计、管理、审计等跨学科知识与技术,开发难度大,周期长。目前我国无论是事业单位还是企业,内部审计信息化建设仍然没有普及,对审计信息化软件需求较少。成本高,市场需求少,加大了研发该软件的风险,使得市场上相关审计信息化软件相对落后。虽然部分审计软件能提供简单会计数据搜集,会计凭证抽查,财务信息查询等功能,但缺少审计流程控制管理、及时反馈等高端功能。住房公积金管理单位内部审计质量关乎公积金的管理效率和风险管理状况,因此符合管理单位审计信息化建设需求的软件更是少之又少。
(三)内部审计人才专业素质不够
内部审计信息化工作是一项高度专业化,高度技术化的审计工作。区别于传统的审计工作,内部审计信息化工作要求审计人员不仅熟练地掌握会计、财务、审计等相关的财会知识,同时还要能熟练运用计算机、互联网、电子数据库等工具,专业地操作信息化系统,实现计算机审计。但目前我们仍然缺乏既懂财会审计,又懂计算机的高端复合型人才。住房公积金管理单位内部的审计人员中,一部分掌握着扎实的专业知识,拥有丰富的审计经验,但计算机知识和技能有限,而且由于年龄较大,接受新事物特别是计算机的能力较低,很难通过再学习从而熟练运用信息化系统全面、准确地对公积金的运营管理进行及时、全面、有效的审计。一部分年轻的审计人员虽然掌握了一定的计算机技能,但是仍然缺乏信息化系统专业的操作技能,而且年轻的审计员审计经验有限,审计水平及计算机操作技能的有限性难以保证内部审计的质量。
住房公积金管理单位对内部审计信息化建设的重视程度不够,导致其对审计人员专业素养和专业知识的培训意识及培训力度也不强,审计人员受领导意识的影响,削弱了其参加专业培训的积极性,因此审计人员专业技能进步比较慢,不利于内部审计信息化建设目标的实现。
二、加强管理单位内部审计信息化建设的建议
(一)提高管理层及审计人员对内部审计信息化建设的重视程度
加强内部审计信息化建设首先必须提高管理人员对信息化建设的重视程度。管理单位的高层管理人员对审计信息化建设的重视程度直接影响管理单位信息化建设的程度及效果。高层管理人员的理念是管理单位发展的方向盘,只要管理层高度重视信息化建设,才能从根本上保证信息化建设的真正落实,才能有效呼吁所有员工积极地参加信息化建设。高层领导对信息化建设进行合理地规划与设计,并将任务具体细分到各个部门、各个岗位,实时控制管理好内部审计信息化建设的执行。另一方面,必须提高内部审计人员对内部审计信息化建设的重视程度。审计人员是审计工作的主体,只有加强他们对审计信息化建设的认识,才能提高审计人员学习与信息化建设相关的新知识、新技能的积极主动性。通过不断地学习,及时掌握相关的技能与知识,从而推动住房公积金管理单位的内部审计信息化建设。
(二)加强管理单位内部信息共享平台建设
内部审计信息化系统及相关软件的约束来自于软件开发商供给的影响,但是管理单位作为需求方仍然可以通过需求推动供给的机制促进软件开发商加大力度研发信息化建设的相关软件及系统,为做好内部审计信息化建设提供技术支持。如果各事业单位和企业都越来越重视审计信息化建设,就会推动开发商投入大量的人力、财力、物力研发与需求相匹配的软件与系统。管理单位除了要加强对信息化建设的认识之外,可以加强与开发商的合作,以需求推动供给,最终达到双赢的局面。
住房公积金管理单位规模大,资金量多,更需要审计人员应该充分利用网络优势,构建内部信息共享平台。会计数据,审计相关数据,内部审计操作流程,内部控制监督机制等相关信息得到共享,形成完整的审计档案数据库,并及时更新具有时效性的信息,保持信息共享平台的及时性及有用性,为做好内部审计信息化建设搭建丰富的电子数据库。
(三)加强审计队伍建设,培养高度专业化的复合型人才
审计人员的专业水平及技能水平直接影响内部审计的质量与效率,同时内部审计信息化建设工作的复杂性对审计人员的知识结构和计算机能力提出更高的要求。只有加强审计队伍的建设,培养与信息化建设对口的复合型人才,才能真正做好内部审计信息化建设。首先,管理单位通过制定完善的薪酬制度和福利标准吸引在财务会计、审计、经济学、管理学、计算机等方面的高端专业人才,并结合有效的激励机制,充分调动高端人才及其他工作人员的积极性与主动性,同时制定科学合理的员工管理体制,使审计人员明确各自的职责及利益;另外加强审计人员专业知识、专业技能、职业道德的培训,不断更新审计人员的专业知识结构,增强职业技能,提高公正自律的主动性,为做好内部审计信息化建设奠定基础。
[关键词]高校;内部审计;信息化
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.038
[中图分类号]F239.45 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2016)04-00-02
1 高校内部审计信息化发展现状及必要性
社会的发展离不开网络技术的发展,高校的发展同样如此,随着计算机的普及,信息系统的广泛使用,大量的经济业务活动通过网络实现了无纸化,使审计环境越来越复杂。这些变化使审计对象越来越依赖于各种信息系统,而且审计线索和程序都将发生巨大变化。为适应环境变化,满足自身需要,审计必须利用现代信息技术手段,实现信息化。
审计分为政府审计、社会审计和内部审计。政府审计信息化建设得益于审计署的“金审工程”,起步较早,资金投入较大,取得了丰硕成果。以会计师事务所为主的社会审计信息化建设起步更早,在市场竞争中不断完善、不断创新,功能全面强大。而内部审计本身发展就比较晚,而且在过去相当长的一段时间有些单位就没有设立内审部门,即使设立也是摆设,没有很好地受到人们的重视。所以内部审计信息化发展非常滞后,尤其是事业单位,比如高等学校。
近些年国家对教育事业特别是对高校的投入逐年增加,除教育事业拨款外,科研经费的投入也迅速增长,但财政拨款所占高校资金来源比重日益减少,科研经费、社会捐赠、社会服务收入等成为高校资金来源的主要方面。此外,随着高校招生规模的扩大,很多高校兴建新校区,加强基础设施的建设和维修,资金需求也随之增长迅速。作为高校“保健医生”的内部审计越来越受到领导重视,而面对日益复杂的经济业务,传统的审计技术和方法显然不能满足需要,高校内审信息化建设就显得尤为重要和迫切。
2 高校内部审计信息化建设三阶段
笔者通过借鉴审计署“金审工程”成功案例再结合高校自身特点和高校内审信息化发展状况,提出高校内审信息化建设三阶段构想。笔者建议由教育部下属中国教育审计学会统一领导构建高校内审信息化平台,由各省级教育厅设立高校内审信息化分平台,对各大高校内部审计信息实行标准化管理。
2.1 第一阶段:高校内审软件阶段
目前绝大多数高校内部审计还停留在利用Office软件对财务数据进行简单加工和处理的阶段。一小部分高校开始使用各种审计软件,目前市面上的审计软件不仅种类少,而且很多都是在企业审计软件的基础上改动而成,其功能大多是企业审计的套用,因此不能很好地解决广大高校一线内审人员迫切需要解决的问题,实用性不强。还有一小部分高校独立研发内审软件,但往往由于对技术力量要求高、研发周期长、资金投入大等因素的局限,在软件的成熟度和后期维护等方面都存在一定的缺陷,很难在高校中推广并形成规模效益。
高校内审信息化发展的首要任务是开发出一套适用于高校的内部审计软件,笔者建议由各高校内审业务专家和计算机专家联合开发,资金由教育部统一拨付,统一管理。
完成本阶段可以大大提高经济责任审计、财务收支审计、专项资金审计及预算执行审计等工作的规范性和效率,同时还能拓展计算机审计在高校的应用领域。
2.2 第二阶段:高校内审系统阶段
第一阶段重点关注的是高校资金的真实性、合法性、合规性和效益等情况。然而近几年,高校充分意识到信息化建设的重要性,纷纷加大了对教学、科研、财务、人事、基本建设、国有资产及后勤等方面信息化建设的资金投入,而上述各方面恰恰是高校内部审计的重点领域。被审计对象越来越依赖于各类信息系统,这就是第二阶段要解决的问题。
高校内审信息化第二阶段要建立以审计软件为基础的高校审计信息系统,通过这个系统可以直接对教学、科研、财务、人事、基本建设、国有资产及后勤等信息系统进行监督,评估信息系统的风险和获取必要的数据。
完成本阶段可以实现现场审计、远程审计、实时审计。由于被审计对象越来越依赖于各类审计系统,而传统的审计方法和技术显然不能满足信息化日益发展的需要,本阶段可以实现信息系统审计。
2.3 第三阶段:高校内审信息平台共享阶段
第二阶段实现了高校内部审计信息互联互通、数据共享阶段,但是无法和上级部门和兄弟高校之间实现很好地信息沟通和交流。
高校内审信息化第三阶段将建立从教育部到各省教育厅再到各高校的一个内审信息平台网,如图1所示。
以下是在这一阶段要实现的具体目标。
第一,建立一个专业高校内部审计网站,及时和更新审计信息,面向公众监督,及时收集高校内外对高校内部审计工作的各种建议和意见,不断反思、不断改进、不断创新,促进高校内部审计不断发展完善。
第二,建立丰富的高校内部审计业务数据库。分步分级收集和完善高校各种专业审计数据库和公共数据库,比如审计统计数据库、审计案例库、审计专家经验库及审计法律法规数据库等,从而实现各高校信息共享、技术共享。
第三,建立远程审计操作平台。可以实现各高校远程审计互帮互助,同时也方便上级主管部门抽调各高校内审人员参加一些审计项目,可以实现远程协助审计。
完成本阶段可以建立从上级主管部门到各地方高校的内审信息网,可以实现上级主管部门和高校、高校和高校之间的信息共享、技术共享。
3 实现高校内审信息化建设三阶段的建议
3.1 上级主管部门和高校领导要重视内部审计信息化建设
上级主管部门和高校领导要充分认识到审计信息化建设是高校内部审计提高审计效率和质量、全面履行监督和评价职责的必然要求。领导的重视和支持是开展内部审计信息化建设的前提条件。审计信息化不只是个技术方法的问题,它对审计工作的技术、方法、程序、质量和管理,乃至审计人员的自身素质和思维方式都会带来深刻的影响。建设内部审计信息化,实现“数字化审计”不仅涉及技术问题,更涉及管理问题,比如管理方式的改变、相关制度准则修订。因此,只有上级主管部门和高校领导重视审计信息化建设工作,在经费保障、人员安排和制度政策等方面给予大力支持,才能为审计信息化创造良好的内外部环境。
图1 教育部高校内审信息管理平台
3.2 制定和完善高校审计信息化的标准和准则
尽管国家审计署和中国内部审计协会先后了《审计机关计算机辅助审计方法》《信息系统审计》《计算机信息系统环境下的审计》等有关审计信息化的准则和规范,但还是缺乏对计算机信息系统开发和系统功能审计方面的实施细则,总的来看较为概括和笼统,也不够完善。因此上级主管部门要尽快研究和制定对高校内部审计信息化建设具体的指南或细则以及与高校内部计算机审计相关的规章制度。
3.3 加大高校内审信息化人才的培养
要想推动高校内审信息化的实施和发展,培养人才是关键。内审信息化建设不仅仅硬件设备要跟上,更需要配备懂信息技术的人员队伍。为加强信息系统审计人才的培养,对外可以引进人才,对内要善于培养人才,双管齐下加快培养具有复合型知识结构的计算机审计人才。
高校内部审计部门可以通过参加信息系统知识培训,提高审计人员的信息技术水平和计算机实际操作能力,以问题促学习,使审计人员信息化水平在实践中逐步提高。此外,也可尝试将内部审计人员送到社会中介机构或审计软件开发部门学习,通过与专业计算机审计人员和软件技术服务人员的沟通,提高其计算机审计的实际操作能力。
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关键词:高校;内部审计;信息化
近年来,随着我国高等学校办学规模不断扩大,国家和社会投入的办学经费日益增加,高校经济活动的增多,更加突出了高校内部审计工作的重要性与紧迫性。现代计算机技术与网络技术已广泛应用在高校的教学、科研等领域,这也为高校内部审计提供了新的环境、技术与方法。
一、高校内部审计信息化现状
相对于政府、社会审计工作我国高校内部审计信息化建设的发展仍处于滞后的状态,其主要原因是对审计信息化建设的重视程度不够,传统的审计方式模式根深蒂固,影响信息化建设的进程。但是高校具备拥有人才资源的优势,推动了信息化建设的发展,总结我国高校内部审计信息化的发展现状主要表现在以下方面:
(一)审计部门及信息化人员队伍建设方面
我国高校内部审计部门设置主要有几种形式:隶属纪委或财务部门管理,由校长直接负责的独立机构,由主管院长负责的独立机构,目前我国绝大多数高校已经设置独立的内部审计部门,其中部分高校建立了校长负责制,管理级别越高内部审计部门独立性越强,审计效果越好。同时管理者信息化意识的高低直接决定信息化发展水平,随着社会信息技术发展及高校信息化建设的不断普及,目前高校领导者信息化意识也在逐渐增强,高校内部审计越来越受到领导重视与支持。高校内部审计人员配置中注意引进计算机、信息管理等信息化人才,在审计人员后续教育中开设信息化课程,组织内部审计人员参加信息化培训等措施极大提升了内部审计人员的信息化整体素质,是实现内部审计信息化的重要途径。
(二)硬件系统建设方面
随着社会信息化的发展及审计工作重要性的提升,高校内部审计从传统的手工审计方式向现代化审计方式转变,在高校内部审计工作中逐步引入计算机技术及网络技术,高校各级领导不仅重视内部审计工作的进行,而且注重改善工作条件,不断加大基础设施的投入,配备了电脑、打印机、扫描仪,复印机、交换机等硬件设备,有效的提高了工作效率。
(三)软件及网络建设方面
目前,我国大多数高校具备自己的校园网,实现了各部门间的网络互连,方便了内外部的联络沟通,高校审计部门网站也是高校校园网的重要组成部分,绝大多数高校在校园网中建立了独立的审计部门网站,对审计知识进行宣传,对审计工作进行公示,促进了审计工作的发展。大部分高校的审计部门配备了专门的财务审计软件(如神机妙算)及工程审计软件(如广联达),减轻了审计人员的工作强度,提高了办事效率。
二、高校内部信息化建设存在的问题
(一)观念不强,思想落后
内部审计信息化发展不仅仅是计算机与网络技术在审计中的应用,更重要的是审计人员思想和观念的转变。近年来,有些高校审计部门领导在信息化建设上面思想落后,观念不强,投入不足,忽视改革与创新,导致审计管理信息化建设面临困难。
(二)人才不足,复合型人才缺乏
虽然各高校在促进内部审计人员的综合素质上做了大量的工作,每年都会有不同程度的相关业务培训,但由于种种原因高校的审计信息化建设仍停滞不前。一方面部分审计人员是由财务部门转调来,人员年龄偏大、知识结构单一、思想落后,整体综合业务能力偏低,缺少与时俱进的创新精神。另一方面部分审计工作人员认为配备了电脑、搭建了校园网络,安装了审计软件就意味着实现了审计信息化,忽视了信息化知识的学习,同时具备较高计算机水平及审计专业知识的复合型人才不足,很多高校都出现空有一套设备和软件却不能在实际工作中发挥作用。因此复合型审计人员的缺乏直接制约着信息化建设的发展。
(三)研发滞后,专有软件缺乏
目前,许多高校审计部门资金投入不足,导致计算机软硬件系统更新维护落后。绝大多数高校都已实现了全校联网,很多高校甚至拥有自己的校园网络,审计部门只是建立了自己的网站,却没有实现与财务、基建等部门的信息系统联网,同时目前针对高校单位的审计软件仍然不够成熟。即使有些高校已经使用计算机软件进行审计工作,但是由于使用单机版本的审计软件,致使不能实现数据的共享,严重影响工作效率并且浪费人力物力。开发具有高效特色的审计软件,搭建信息化管理平台,是我们目前当务之急。
(四)高成本投入
一方面,高校是人才聚集的地方,科技创新成果如雨后春笋般产生,随着我国经济的发展,高等院校也紧随其后走上了产学研相结合的道路,经济活动的增加必然导致审计任务的加重;另一方面,多数高校具有庞杂的职能部门,且形式各异,有纯事业性质的、有校企合办的产业部门等,因此造成审计对象差异大,范围广,审计对象、标准、方法多元化的特点,很难有一套完全适合高校通用的软件。高校自主开发的软件往往由于资金、技术、稳定性及后期的升级服务上跟不上难以推广;软件开发商虽然可以提供很好的技术和服务上的支持,但缺少对高校内部审计的深入了解。这些因素都导致了高校审计信息化建设的成本高,制约信息化建设前进的步伐。
三、关于加强高校内部审计信息化建设的思考
(一)转变观念,加强认识
高校审计部门领导应从管理上推动信息化建设的进程,提高部门人员对信息化建设的重视程度,做好内部审计的培训工作,提供经费上的支持。搭建信息化管理平台,提供数据接口及相关的技术支持,确保信息化建设的顺利进行。同时各高校间的审计部门也应增强交流,转变观念,互取长处,努力推动高校内部审计工作由传统审计模式向现代信息化审计模式转变,适应时展的要求。
(二)加强队伍建设,培养复合型人才
推动高校内部审计信息化建设不仅要依靠软硬件设备的投入,更重要的是组建综合业务能力高素质人才队伍。目前高校内部审计部门普遍存在人员不足、知识结构单一的问题,缺乏相应的培训成为高校内部审计信息化建设中的瓶颈。通过引进拥有全面知识结构的人员或加强内部人员的培训,吸取社会审计信息化建设的先进经验,提高审计人员的计算机水平及专业财务能力。通过各种途径大力开展相关业务知识培训,根据不同人员的具体情况制定针对性、重点性强的培训计划,将信息技术与审计专业知识相结合,完善审计人员的知识结构,为信息化建设提供人才保障。
(三)扩大硬件投入,加速软件开发
推进信息化建设,配置审计工作中使用的计算机软硬件系统是基础条件。一方面,配置审计机构必备的电脑及其他办公辅助设备,搭建配套的网络平台;另一方面,配置高校内部审计工作需要的专业软件,或积极配合软件公司开发、定制适合本高校的信息化平台。目前,高校审计中常用的软件一种是高校自主开发的,针对性强但投入大,后期维护难;另一种是软件开发商设计的审计软件,通用性强但常存在数据接口不一致,业务系统难对接的问题。相对于硬件的配置,建立专有的软件系统及更新维护显得更为的复杂和重要。虽然现在市场已开发出相对成熟的审计软件,但是在实际的应用中还是会或多或少的存在和本高校经济活动不相一致的地方,成为影响信息化建设因素之一。只有使审计软件与高校日常经济活动、审计业务相结合,才能充分发挥信息化建设的优势,提高办事的效率。
(四)完善法律法规体系和审计标准准则
一方面,内部审计机构应加速制定针对内部审计信息化建设的指导性文件和准则,尤其是审计信息化建设的标准化工作,确保审计机制安全、有效运行。另一方面,在信息化建设的条件下,传统的审计方法、方式已不再适应现代审计要求,审计部门应结合信息化审计具体要求,制定出相关的管理制度和质量控制办法,确保审计工作的安全性、可靠性、科学性,避免审计重可能出现的风险。综上所述,受单位特点的影响,高校内部审计信息化建设将是一项长期的工作任务,需要审计、财务、各审计对象、相关软件开发公司等多方的配合。高校内部审计信息化的建设具有重大的意义,对内部审计工作的发展,工作效率的提高都起到了积极的作用。高校应该加强对信息化建设的重视程度,推动内部审计向着信息化、智能化、专业化的方向发展,为高校审计工作的发展创造良好的环境。
作者:邓敬萍 单位:郑州大学 新乡医学院
参考文献:
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