档案资料管理办法

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档案资料管理办法范文第1篇

实物地质档案资料的科学化管理是促进我国地质事业不断发展的重要方面，也是一项有待不断完善和加强的长期任务。本文着重探讨三方面的问题：一、从广东模式看实物地质档案资料管理现状；二、从普通意义上看实物地质档案资料管理存在的不足；三、从前瞻的视角看实物地质档案资料管理的发展趋势。

1 广东省实物地质档案资料管理工作现状

一般来说，实物地质档案资料管理流程可划分为三大环节，入口是实物地质资料汇交管理，中间环节是实物地质资料馆藏管理，出口是实物地质资料服务管理[2]。广东省首先从制度方面入手，将整个管理流程的主要环节纳入制度中进行规范：根据国土资源部出台的《实物地质资料管理办法》，制定省级馆业务流程和管理制度以及操作细则，力求做到制度流程规范、标准统一详细，有法可依有制可循。其次，通过本省实物地质资料管理系统对实物地质档案资料的整体工作进行信息化管理，主要工作流程可见下图：

从工作流程图可以看出，广东省实物地质档案资料的管理按照实物地质资料汇交管理、实物地质资料馆藏管理、实物地质资料社会化服务管理三个环节相扣递进，有序运行，在工作实践中体现了管理信息化和操作精细化的要求，初步形成了自己的一套模式。

1.1 汇交管理。汇交是实物地质档案资料管理的第一步，其作用不可小觑。广东省严格按照制度接收实物地质资料，通过实物地质资料管理系统，地勘单位在互联网报送实物地质资料清单，馆藏工作人员根据本省情况和筛选细则，将有研发利用价值和典型意义的实物地质资料进行库藏管理，埋藏其余实物地质资料，实现了求精求细、保障重点。值得一提的是，本省将实物地质资料汇交管理工作与探矿权延续管理相结合：在汇交成果地质资料之前，必须报送实物地质资料清单，待实物地质资料汇交完毕后，整体地质资料汇交工作完成，探矿权人相继办理其他手续以完成探矿权延续。这在一定程度上形成约束力，使得实物地质资料汇交监管力度有所加强。

另外，为保证汇交工作落到实处，我省采取了在省级馆藏机构指导下分片委托保管体制，即分别在广州、韶关、梅州、湛江四个地方，委托具有固体矿产乙级以上（含乙级）勘查资质的地勘单位建立实物地质资料保管分库，因地制宜地落实实物地质资料保管设施，很好地解决实物地质资料接收保管问题。这种保管体制也被誉为具有广东特色的保管模式。

1.2 馆藏管理。库房管理是实物地质档案资料管理的中间环节，正规、有序的管理为日后的利用服务提供基础性保障。入库后的实物地质资料，有专人负责管理，严格按照相关制度的规定进行实物地质资料的出入库管理、岩矿心整理，统一编目、上架。清洁好的岩矿心装入岩心箱内，并标明岩心牌，岩心箱和库位编号，按照统一编码格式编写，便于制作目录检索，整个管理工作做到规范化。同时将整理好的实物地质资料统一进行数字化处理，将钻孔数据、实物照片等入互联网方便利用。

1.3 社会化服务管理。“服务”是地质档案资料管理工作的终极目标，也是出发点和落脚点。我省馆藏部门将整体流程结束后的实物资料进行分类、立卷、建档，每一宗建档单元包括该项目的实物和相关文字、图表、电子文件，完整记录了每个管理流程的重要资料，有利于管理也方便查阅利用。同时，广东省级馆于2012年组建完成了实物地质资料管理系统，实现了实物地质档案资料从汇交、整理到保管、入库、利用的信息化管理，使得服务手段不再局限于传统的馆内服务，给用户带来了更多便利的选择。透过互联网和馆内网并网运行，管理系统为用户提供浏览库藏项目基本信息、岩心照片、钻孔柱状图、剖面图等资料，提高了实物地质档案资料社会使用的时效性。目前，主要服务对象是面向地质勘查单位及地质科研单位，提供单位所需的实物地质资料基本信息，避免重复工作，降低投资风险；同时也向政府管理部门提供管理信息汇总分析，可以及时掌握地质资料管理进展。

2 实物地质档案资料管理存在的主要不足

近年来，国家出台了一系列加强地质资料管理的政策法规，但总的来说，我国实物地质资料管理工作尚处于起步阶段，管理也相对落后。主要表现在：

①管理体制机制欠完备，法规制度不健全。目前，我国尚未建立较为系统完备的实物地质资料管理体系，缺乏配套的制度保障和技术标准。实物地质档案资料管理也尚未完全纳入地质工作管理体制，分级管理与委托保管制度有待进一步落实。

②实物地质档案资料保管分散，保管措施不到位。截止2010年底，全国包括库房和露天存放点的1006万米岩心存量中，保存完好的岩心105.1万米，完好率在70%以下的岩心占总量的近一半；临时性和其他性质库房占库房总数的一半以上；库房管理人员平均每个库房1.5人；露天存放点464处，总面积11.41万平方米[3]。实物地质资料的保管设施和人员配置的不到位使得不少实物地质资料损毁散失。

③汇交管理存在诸多困难。在实物地质档案资料汇交管理中，往往存在汇交人意识和责任心不强、汇交监管能力不足、缺少实物筛选方法等问题。汇交人对实物地质资料随意处置状况较严重，汇交前的保管和汇交后的埋藏工作困难较大。有些省份由于缺乏科学权威的筛选办法，使得实物汇交工作不能满足省级实物馆和委托保管单位的需要。

④实物地质资料共享机制缺乏，社会服务能力不足。虽然已经建成国家级实物地质资料库，但由于共享机制缺乏，服务管理跟不上，许多单位和部门出于各种原因限制了地质资料的社会利用和资源共享，使实物地质资料社会化服务能力欠缺，同时，实物地质资料数字化工作刚起步，服务产品单一，开发利用缺乏，公共服务能力不足。

毋庸讳言，管理中存在的这些不足主要和制度的完善、机制的创建、重视程度以及资金投入等因素直接相关。所以克服这些不足，一看发展，二看工作，要努力做到在发展中创新，在改进中提高，才能为实现实物地质档案资料的科学化管理搭建有利的平台。

3 实物地质档案资料管理发展趋势

从国家对实物地质资料管理的规范性要求、一些工作先进省区积累的有益经验和国际上达到的新水准来看，笔者以为应该从以下三个方面取得一些进展：

3.1 加快政策法规研究，促进体制机制创新，实现实物地质资料的全面汇交和集群保管。从政策方面来讲，需要不断推进开展实物地质资料管理的法规政策研究，实现体制机制创新。要制定与《实物地质资料管理办法》相配套的管理制度和技术标准，全面推进实物地质资料管理体系建设，加大实物地质资料汇交管理力度，完善实物地质资料汇交管理机制，制定切实可行的措施，实现实物地质资料的全面汇交和集群保管。再者，可以依托汇交管理机制来促进馆藏资源积累，不断强化对著名矿山实物地质资料的采集，做好重要钻孔岩心、反映成矿特点和找矿标志的配套标本、典型性室外展示大型标本的采集。同时，结合各地涉外矿产资源勘查项目，积极开展境外矿产实物地质资料的采集，加强国际合作与交流。

档案资料管理办法范文第2篇

关键词：永定新河档案资料管理工作

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、工程概况

永定新河位于天津市市区北侧，是天津市北部的防洪屏障。河道开挖于1971年，全长66km，沿途纳入机场排水河、北京排污河、潮白新河等，河口处控制流域面积8.3万km2，对天津市防洪、沿岸及支系河道的排涝等均起到了十分重要的作用。

本次治理建设内容为：桩号：53+000～66+000进行河道清淤；桩号：63+041处新建防潮闸一座；闸下永定新河右岸新建渔船码头一座；桩号59+600～62+177长2577m永定新河右堤复堤及闸左、右岸引堤工程；管理用房及水文站工程；管理区、防潮闸区水土保持绿化工程等。

二、档案资料管理工作的难点

1、本工程建设历时50个月，在工程实施期间，由于北塘镇拆迁，现场管理机构经历数次搬家，档案资料容易丢失。

2、本工程涉及的专业种类比较多，给档案资料收集、整编带来了很大困难。

3、本工程共分为4个监理标段、27个施工标段和5个设备采购标，由于工程分标较多，无形中增加了档案资料管理工作量。

三、施工准备阶段的档案资料管理工作

1、要求选派有档案资料管理经验、精通业务、工作认真负责、工作能力强的工程技术人员负责各自标段的档案资料管理工作。

2、根据工程性质，将施工标段分为防潮闸主体工程、码头工程、河道清淤工程、堤防工程、房屋建筑工程、绿化工程、设备采购工程和临时工程计八类，在监理工作程序交底时，分别对不同类型的工程提出工程档案资料的管理要求。

3、根据批准的工程项目划分和检测计划，初步确定各标段应形成的工程档案资料数量。

4、监理机构主动与项目法人和质量监督机构联系，确定质量标准、适用的表格样式，以免发生资料大量返工。

5、监理机构制定文件传递程序，凡不符合文件传递程序规定的文件，一律视为无效文件，并建立文件收发台帐。

6、监理机构对档案资料管理人员进行必要的培训，做到工程档案资料齐全、规范。

四、施工阶段的档案资料管理工作

1、工程档案资料的形成和责任人

根据“谁施工，谁负责”的原则，由现场职能人员形成工程档案资料，并对工程资料负责，例如：持证上岗的测量员进行实地测量，对在外业工作结束后形成的测量成果负责，测量工程师对测量成果的核验负责。质检员和专业工程师，分别对质量自检和质量抽检负责，施工员和监理现场值班人员，分别形成各自的施工现场记录，并对其负责。重点防范施工单位的档案资料由资料员一人在室内编造形成，只有将工程档案资料的形成过程和责任人落实在工程实施过程中，才能保证工程资料的真实性。

2、工程档案资料与施工进度同步

在工程施工过程中往往因各种原因发生所谓“抢工期、赶进度”的情况，这时就会出现档案资料不能与施工同步的情况，为了确保档案资料与工程进度同步，除了做好施工前的各种准备工作外，重点要解决征地拆迁等外部条件，如发生工程档案资料不能与施工进度同步，监理机构则要求施工单位增加资料管理人员，对于严重滞后，又不采取措施的施工标段，则采取暂停施工或暂停工程价款支付的办法促使施工单位进行整改，做到档案资料与工程同步。

3、定期检查制度

在施工过程中，对施工单位的工程档案实行定期检查制度，永定新河治理一期工程对防潮闸工程、码头工程、堤防工程等每月检查一次，由总监、档案资料工程师和专业工程师及施工单位有关职能人员参加，对检查中发现的问题，监理机构以书面形式向施工单位提出，并要求限期整改，必要时通报项目法人，要求施工单位撤换相关的职能人员。

4、工程档案资料的应用

本工程除了注重档案资料形成的及时、真实、完整性外，还注重其在施工过程中的应用，例如：在高喷防渗墙施工过程中，通过施工记录和防渗墙的检测，及时调整了防渗墙的施工参数，使防渗墙的质量达到设计要求的指标，在防潮闸第一块闸底板施工过程中，通过混凝土温控记录，发现混凝土的内外温差超过25℃，有可能出现温度裂缝，除了通过预埋冷却水管调节温度外，及时调整了混凝土配合比，适当减少水泥用量，增加掺合料用量，使混凝土内外温差控制在25℃左右，防止温度裂缝的出现。

所以工程档案资料不仅在工程完工后是工程管理的重要依据，在施工过程中，其灵活运用对提高工程质量也起到十分重要的作用。

四、竣工期档案资料管理工作

竣工期档案资料管理工作的重点是对监理机构及施工标段已经形成并完成整编的工程档案资料，按照《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）、《水利水电建设工程验收规程》（SL223-2008）、《关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》（水办[2008]336号）等标准进行一次全面的核查。

组织核查

各标段通过单位工程完工验收后，监理机构组织档案管理专职工程师、现场专业监理工程师及施工单位的技术负责人、资料员、施工员、测量员、材料员、质检员和试验员对该标段的工程档案资料（包括竣工图纸）进行全面审核。

2、档案资料的范围和内容

监理机构档案资料的范围包括：3个监理标段、27个施工标段和5个设备采购标段，审核的主要内容有：工程建设程序文件，质量保证文件，质量评定文件，施工记录文件，工程变更文件，工程价款支付和工程索赔文件，设备采购文件和竣工图纸等。

3、档案资料的审核方法

（1）工程建设程序文件的审核方法

根据基本建设程序和监理工作程序，逐一审核施工单位的程序文件，如：进场通知，合同项目开工申请，分部工程开工申请，人员、施工设备、试验室进场报验，施工组织设计、施工进度计划，质量保证措施，安全及环境保护措施，专项措施计划的申报及批复，设计交桩，设计交底，基准点复核及施工测量成果报验，材料、设备进场报验等。

（2）质量保证文件的审核

对于工程中所使用的原材料/构配件和中间产品，施工单位应首先报送材料采购计划，经批准后方进行采购，材料进场时进行外观质量检查，检查合格后按检测计划进行取样试验，试验合格后向监理机构报验，批准后用于工程指定部位。档案资料审核时，除了检查材料检验报告的各项指标符合设计要求外，还要审核各种材料的取样个数满足批准的检测计划要求。

（3）质量评定文件的审核

根据批准的工程项目划分，审核单位工程、分部工程及单元工程质量评定表的填写内容是否符合《水利水电工程施工质量检验与评定规程》（SL176-2007）的要求，以及其数量是否与工程项目划分一致，评定表中的质量标准应与合同（或设计）要求及现行规范一致，工程质量等级评定应符合有关规定。

（4）施工记录文件的审核

施工记录文件审核时应与施工日志、现场试验记录、监理日志等文件对照进行审核，核查现场试验项目和数量是否与检测计划相一致，例如：回填土的击实试验或相对密度试验，现场碾压试验，各种形式桩基的施工参数现场试验，桩机的施工记录，砼浇筑记录，监理旁站记录等。

（5）工程变更文件的审核

审核的主要内容有：工程变更是否符合合同有关规定，确定变更的责任方和变更程序是否符合有关规定，以及工程变更是否得到批准。

（6）竣工图纸的审核

在单位工程完工验收后，要求施工单位在规定时间内向监理机构提交竣工图，按原图组织施工或修改部分不超过原图1/3的施工图按有关规定可以作为竣工图，施工单位加盖竣工图章，监理机构审核并签字确认，对原施工图修改超过1/3的应重新绘制竣工图，监理机构根据工程变更文件、设计通知等文件，逐张进行审核，并加盖监理机构审核确认章，监理工程师签字确认。

竣工图纸审核时，重点一定要放在竣工图要与工程实际情况一致，能反映工程的实际情况。

档案资料管理办法范文第3篇

关键词：糯扎渡；水电工程；档案资料；管理经验

一 引言

华能糯扎渡水电工程是我国已建、在建的第四大水电站，工程设计技术指标高、地质条件复杂，大坝、溢洪道、地下厂房等多项技术指标均名列国内外前茅，掺砾黏土直心墙堆石坝坝高在同坝型中属亚洲第一、世界第三；地下厂房是目前国内规模较大的地下厂房之一；开敞式溢洪道规模亚洲第一，泄洪功率和流速居世界第一。该工程自1986年开始勘测规划，2006年1月导流洞开工，2008年11月大江截流，2012年9月首台机组投产，计划2014年工程全部结束，建设总工期9.5年。糯扎渡水电工程建设目标为：“建流域一流工程，争创国家优质工程金奖，争创世界级精品工程”。档案资料管理的好坏，将直接影响工程能否最终达到预期建设目标，而工程档案管理的难点在于资料的过程控制，资料形成的准确性、规范性、齐全性将决定项目资料归档的质量。

糯扎渡水电工程的档案管理总体按工程档案和文书档案两大类进行管理，工程档案主要指在工程建设过程中所涉及的设计、监理、施工、科研等方面的建设档案，是跟随施工进度由各参建单位形成和整编的；文书档案主要指单位与单位之间的往来文件、通知、便函等，由各单位各部门内部公文处理文书进行收集整编，移交档案部门。本文主要阐述工程档案在资料过程管控环节的一些实践经验。

二 糯扎渡水电工程档案过程管理难点

参建单位众多：主体工程共分为七个标段，五个施工单位，两个监理单位，一个设计单位；辅助工程有数个施工单位和三个监理单位。参建单位数量多给工程的档案管理带来了较大的难度。

项目划分多：主体工程共有心墙堆石坝工程、溢洪道工程、引水发电系统、地下厂房工程、尾水系统工程、升压变电工程、左右岸泄洪洞、五个导流洞工程等主体工程以及砂石加工系统、交通、管理、环保等辅企工程。对工程档案管理的系统性和程序化操作提出了较高的要求。

存在跨标段施工项目：部分分部工程因现场工程进度的统筹安排，由多家施工单位共同完成，有的同时存在两家监理单位监理的情况。

复合型档案管理队伍参差不齐：部分单位的档案管理人员专业素质较弱，档案管理业务知识有所欠缺，与工程建设要求尚存在差距。

综上，糯扎渡水电工程档案资料过程管理具有参建单位众多、项目划分多、跨标段施工项目、档案管理队伍参差不齐等方面，面临水电工程档案管理普遍存在的典型难点。

三 糯扎渡水电工程档案过程管理措施

（一）档案管理体系的建立

糯扎渡水电工程建设管理局（以下简称“建管局”）作为华能澜沧江公司在糯扎渡水电工程的现场管理单位，自工程建设伊始，成立了现场档案管理办公室，归口于建管局综合办公室，并随着工程的进展，成立了竣工验收办公室，归口于建管局安全质量环保部。

依据各自的职责分工的差异，建管局竣工办负责编制《糯扎渡水电工程项目划分实施细则》、《糯扎渡水电工程验收管理办法》，以规范和指导工区各施工标段的工程资料分卷划分，验收程序和竣工验收资料。建管局档案室负责编制《糯扎渡水电工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》、《糯扎渡水电站工程档案分类表》、《糯扎渡水电工程文书档案归档办法》，统一规范了资料归档环节的各项内容。总体形成了三级资料审查模式，即以项目工程师负责资料初审，保证资料的准确性；竣工验收办公室负责资料复审，主抓过程资料收集和技术性审查；档案室负责资料终审，主抓工程资料归档保存和规范性审查。针对参建单位众多的管理难点，工区各单位也按照建管局的工程档案资料管理模式，各自成立了相应的档案室和竣工办，配置具有档案管理资质的专职档案管理人员和具有丰富现场施工经验的兼职档案管理人员。

为了在过程中掌控体系制度运转的有效性，建管局组织参建各方对档案资料的过程整编情况开展月度集中普查、半年期专项检查、年终总结性抽查，并对存在问题及时组织答疑和整改。

（二）档案管理队伍的建设

管理队伍的建设是每个大型工程共同面临的难题，糯扎渡在档案管理队伍建设方面，针对资料的准确、齐全、规范性要求，开展了针对性培训，在队伍建设之初，加大过程资料检查密度，由项目工程师负责把好资料准确关，竣工办管理人员负责把好资料齐全关，档案管理人员参与过程检查，对在资料整编的规范性方面存在的问题，提出具体的整改要求。使得培训与过程资料存在的问题密切结合，抛开了以往教科书式的培训模式，在整改中提高整体队伍的资料管理水平。

同时，建管局多次邀请中电建协达标投产和省档案局专家到现场开展专项培训和咨询答疑，并要求各参建单位档案管理人员外出参加国家档案局档案管理培训，通过采取“请进来、送出去”的培训模式，为规范糯扎渡工程档案管理工作和提高管理队伍建设起到了积极的促进作用。

（三）项目划分结构的优化

为了确保项目划分与实际建筑物的一致性及归档资料的统一性，建管局竣工办制定了《华能澜沧江糯扎渡水电工程项目划分表》，要求各参建单位按分部工程及时对分项、单元工程进行划分及编码。

单位工程、分部工程划分注重建筑物结构的完整性和功能特性，突出阶段性及使用性，不考虑施工标段的划分。有些分部工程包含多部位、多类型项目，为便于统计评价和资料整编归档，引入分项工程，分项工程对应归并同部位、同类型单元工程进行统计评价，按分项（工序）归并逐个统计评价各项的质量水平（即分项工程不作为一工程项目级别，也不作质量等级评定）。单元工程依工程类别、施工方法等按层、块、段、台套等划分。此外，中间产品的单元工程划分，如：混凝土拌合物按同一座拌合楼同一品种混凝土每月为一单元工程；在混凝土工程的分部工程中，同一品种的混凝土拌合物作为一个单元工程，所有品种混凝土拌合物单元工程归并为一个分项，并作为其主要分项评定分部工程的质量等级；混凝土预制构件按生产批和件（大型构件）划分；金属结构制作则按部件和节段（大型）划分。

（四）完善的验收程序

糯扎渡水电工程是由若干个不同规模、不同工期的合同项目工程组成。为了明确糯扎渡水电工程各层次项目验收工作的验收组织、验收程序，规范各种验收表格，统一验收文件编写深度、提供验收文件及备查文件目录和提出验收资料归档管理的具体要求，使合同项目工程验收规程更具可操作性，建管局竣工办负责编制了《糯扎渡水电工程验收管理办法》。验收内容包括有：单元工程验收、工程中间验收，分部工程验收、单位工程验收、工程阶段验收和合同项目工程完工验收。每个单元工程形成套表格式，并要求增加“验收资料清单”。

由于工程项目特点，对一些分部工程范围较大，工期较长，需要分阶段提前对部分项目进行专项验收。为了与《水电站基本建设工程验收规程》中“阶段验收”概念有所区分，引入了分部工程中间验收一项内容，同时这也较好的解决了跨标段施工项目的验收问题。分部工程中间验收程序按照各监理单位监管部位（范围），由各监理单位分别组织分部工程中间验收，形成签证书。待满足分部工程验收条件时，由建管局组织，所涉及的相关各设计、监理、施工单位参加，依据中间验收结论，结合现场情况，进行整个分部工程的验收评价，形成验收鉴定书，而中间验收签证书作为其支撑材料之一。

（五）闭环的资料审查流程

工程资料整编完毕后，先由施工单位竣工办按资料清单自检资料整编齐全性，报送监理单位竣工办复检，监理针对报送材料的齐全性、规范性提出整改意见，并在资料审查流水单上注明修改内容及整改期限，返回上一层施工单位落实整改，待整改完毕并经监理复审后，报送建管局竣工办审查，竣工办审查完毕后方可移交档案室，由建管局档案室审查并归档。使得资料审查全过程有组织可问责、有层次可管理、有记录可查询、有总结可改进，从而保证在归档案的全程闭环管控。

（六）多重考核评比模式

为了起到树立榜样，以点带面的作用，建管局大力推行样板内业评比工作，由施工单位将季度整编完成的在归档案资料报送至监理单位，由两家监理单位按照建管局已发《糯扎渡水电工程样板评比管理办法》的标准，逐条核对，筛选出满足标准的单元、分部工程资料，报送建管局竣工办进行复审，评选出季度样板内业并予以奖励。通过样板创建及考核评比，促进了档案资料控制的规范化、标准化，发挥了样板的示范效应和辐射作用，推动了档案管理水平的整体提升，形成各标段争创样板、各单位“比、学、赶、超”的良好氛围。

同时，糯扎渡建管局于2009年第四季度正式启动了达标投产工作，建管局及各参建单位均分别成立了达标投产办公室及安健环、土建、金结、机电、档案、综合各专业共八个考核组。其中，档案管理专业考核组由档案室牵头，制定了考核细则，按照达标投产考核评价系统，由档案专业考核组具体组织开展施工月度自检、监理季度复检和建管局半年期、年终阶段性的对标考核，结合考核评分项，逐条评价，及时发现与达标投产标准相悖的扣分项，并限期整改，将达标投产工作与档案管理实现日常化、过程化控制。

四 结语

通过以上一系列针对性措施，基本解决了在归、已归档案过程管理出现的难点问题，采用事前控制及早预防、事中控制及时纠正、事后控制总结经验，事前、事中、事后互相衔接、严格把关，使得糯扎渡工程档案资料在控、受控。中电建协达标投产专家组和澜沧江公司达标投产检查组分别多次对糯扎渡水电工程达标投产及资料管理工作进行了现场检查，对糯扎渡工程在归档案资料管理水平模式给予了肯定。

鉴于糯扎渡工程本身固有的复杂性，新问题、新挑战会不断出现，档案的过程管理需要不断总结、不断完善、不断创新、不断提高，以保证项目资料最终按期、按规范顺利归档，圆满实现工程建设目标。

参考资料

[1] 《提高档案管理科学化水平的路径选择》，《山东社会科学》，李国兰，2011

[2] 《从竣工资料归档谈竣工资料的过程管理控制》，《机电兵船档案》，张宝珍，2009

档案资料管理办法范文第4篇

一、分析档案管理现状，充分认识税收征管档案一户式管理的必要性

1、从税收档案资料管理的现状分析，税收征管档案一户式管理是减轻国税机关档案管理工作强度，节约档案管理成本，实现档案信息资源共享的有效途径。现行税收资料管理过程中，整理工作量大、时间跨度长、资料查找难、利用效率低等问题逐渐暴露出来。一是工作效率低。从收集整理到装订，全是手工操作，费时费力，消耗资财。后期调阅也以手工为主，劳动强度大，手工检索速度慢，调阅效率低。二是综合利用程度低。现行税收资料的档案管理在查询分析核对和执法责任检查落实等综合利用方面效果不佳。三是共享程度低。由于存档的纸质资料移动性能差，不能直接为国税机关各岗位、各环节提供信息来源和执法依据。四是存贮成本高。纸质资料存贮成本高，占用空间大。五是管理不规范。税收资料多头受理、重复归档，是户管和还是类管资料，归档标准不统一。

2、从为纳税人提供优质服务的角度考虑，税收征管档案一户式管理是提高工作效率，降低办税成本，方便纳税人的重大改革。为了加强税收管理，国税机关要求纳税人办理的各项证件和填报的涉税资料十分繁杂，同样的资料，在不同的岗位和不同的时间要反复提供和查验，少一样都可能办不成事情，既增加了纳税人的办税成本，又影响了税务机关的工作效率。税收征管档案资料的信息化，可以做到了一次采集归档，多环节、多层次的反复利用，可以极大地方便了纳税人，也减少了国税机关内部资料传递的麻烦。

3、从税收信息化建设的要求出发，税收征管档案一户式管理成为必然趋势。近几年的税收征管改革，在征管体制、征管机制、信息化程度等方面取得了重大突破，但是税收资料档案管理作为一项重要的征管基础工作，还停留于手工操作的状态，其管理的信息化水平还比较低。随着税收信息化建步伐不断加快，征管软件不断应用升级，同时申报方式电子化以及办公自动化等信息技术的广泛运用，税收征管档案一户式管理已成为必然趋势，同时也是《国税系统基层三化建设三年规化》的一项重要内容，是注重涉税信息的深度开发，提高档案信息利用价值，创新档案管理信息化的新举措。

4、从税源管理责任制落实的客观需要，税收征管档案一户式管理是强化税源监控和加强执法监督的重要手段。从长远看，税收整个操作过程的电子化和信息化，是税收征管改革真正的最终目标。通过税收征管档案资料信息化就可以将大量归档存查历史资料转化为税源监控分析的信息，从而实现对纳税人税务登记、一般纳税人认定、防伪税控认定、纳税申报情况、发票使用情况、涉税事项变更和注销等各项涉税行为进行实时监控，就能够做到不仅注重结果的监督，而且实现了过程的跟踪管理，税源监控重点和对象，一目了然。

二、建立档案管理制度，是实现税收征管档案一户式管理的基础

1、统一采集对象，资料种类规范到位。在税收征管过程中，纳税人需要向税务机关提供的以及税务机关向纳税人发出的资料文书品种繁多，全部列入电子档案资料的采集对象，既不需要，也不可能。因此，我们必须从有利于“明确纳税人纳税义务和落实税源管理责任”为原则，可以确定户籍管理类、减免退税类、调查执行类、登记备案类、税收处罚类和统计备查类等基础资料，作为我们一户式管理采集归档的对象。

2、明确资料来源，文书格式规范到位。为了确保采集资料的真实可靠，应当明确资料采集的来源。当前主要有四个方面：一是纳税人在办理税务登记、一般纳税人和防伪税控企业认定时所提供的各类资料原件；二是上级国税机关对纳税人申请事项进行审批、资格确认时形成的各类资料原件；三是江苏国税管理信息系统形成的各类调查执行和处罚资料原件；四是根据税务机关管理工作需要，按年度从江苏国税管理信息系统数据库中导出的统计备查表格(如纳税申报情况明细表、发票发售分户明细帐等)。

3、落实岗位职责，收集责任规范到位。档案利用价值的大小在于资料是否齐全，而档案齐全的关健环节在收集。因此，基层主管国税机关要有专门的档案工作小组，负责检查各项资料的收集和归档工作落实情况，明确各责任区主岗人员为档案资料收集工作第一责任人，凡规定实行一户式管理归档的资料，除由档案管理员从现有存档资料库中直接调取归档外，其他一律由主岗人员负责收集并形成电子文档，上传档案管理员，凡收集不全的，列入个人岗位考核。

4、简化流转环节，资料传递规范到位。为了适应江苏省国税管理信息系统运行要求，在实现税收征管档案资料信息化的过程中，我们必须打破思维定式，在简化合并现有征管资料的基础上，作出硬性规定，凡是作为电子化收集归档的原始资料在国税机关内部不再作为附报资料进行纸质流转，一律由各岗位进入系统进行实时查核。如上级规定必须附报的资料，由最终上报审批的业务科室统一打印上报。

5、及时采集资料，归档办法规范到位。为了保证税收征管资料信息在税收征管和纳税服务中及时的发挥作用，主管国税机关应当对税收征管资料收集责任人提出明确的工作要求，落实具体资料采集归档环节：要求纳税人提供的各类原始资料在调查环节由调查人负责在上报调查报告前采集归档；对上级税务机关审批核准的原始资料在主管国税机关登记分发前由档案管理岗直接采集归档；对纳税人涉税事项进行调查执行的原始资料在调查执行完毕后当日由执行人负责采集归档；对纳税人年度纳税情况明细表等统计备查表格由责任区主岗人员在年度终了后规定的时限内采集归档。

6、实行资源共享，档案利用规范到位。实行税收征管档案管理信息化的重要目标之一，就是要让档案信息超越时空的限制，实现多岗位、多层次的资源共享。因此，我们应当利用现有国税系统统一的局域网为支持，实现了档案信息资源利用不再受时空的限制，在国税系统的内部办公网的任何一台工作站上都可以实时查询到相关的档案信息。只有这样，才能让档案信息的增值利用成为现实。

三、充分利用现有资源，积极推进税收征管档案一户式管理工作进程

1、根据档案管理要求，研究制定税收征管档案一户式管理的业务需求。当前税收征管资料一户式管理的工作重点是要立足现实，实事求是，按照投入少、见效快的原则，将分散信息实现集中存储管理的基础上，实现对纳税人有关涉税信息的统一展现和综合利用。因此，该系统应当俱备的主要功能有：采集功能，利用基层主管国税机关现有的电子扫描设备，对纳税人的涉税信息资料(如营业执照、税务登记证、法人代码证等)进行电子扫描；存储功能，以基层主管国税机关为单位，由专职的档案管理岗人员对采集到的各类涉税信息的扫描文件或数码图片在系统内进行集中存储；查询功能，对主管国税机关有权使用档案信息的人员进行系统维护(如登录国税内部网站方式)，确保各个岗位人员在需要时查询纳税人的基础信息，可以多人同时查询；维护功能，主管国税机关档案管理岗人员要能够及时对档案信息库的信息进行添加和删除，确保信息准确完整；备份功能，按照税收档案资料管理办法，现行的征管档案资料至少保存三年以上，因此，该系统应当可以按年度将档案资料进行备份存查，确保安全。

档案资料管理办法范文第5篇

关键词：公路工程；内业；资料管理

中图分类号：TU984 文献标识码：A 文章编号：

公路工程内业资料是工程施工全过程的真实记录，是该公路工程质量检验的记录和评定结果，是交工验收及质量评价的依据，也是施工过程中指导性、程序性和方法性的文件。内业资料至少应具备三条属性：即原始性、真实性和合法性。

根据《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1- 2004），它主要包括经监理工程师批准和签认的（必要时需经设计或业主批准和签认的）以下六个内容：1）所用原材料、半成品和成品质量检验结果；2）材料配比、拌和加工控制检验和试验数据；3）地基处理、隐蔽工程施工记录和大桥、隧道施工监控资料；4）各项质量控制指标的试验记录和质量检验汇总图表；5） 施工过程中遇到的非正常情况记录及其对工程质量影响分析；6）施工过程中如发生质量事故，经处理补救后，达到设计要求的认可证明文件等。

建设部《市政工程施工技术资料管理规定》规定单位工程竣工的施工技术资料规定项目如下：1）施工组织设计（或施工方案）；2）图纸会审、技术交底记录；3）原材料、半成品、成品出厂质量证明和试（检）验报告； 4）施工试验报告；5）施工记录；6）测量复检记录；7）隐蔽工程验收记录； 8）工程质量检验评定资料；9）使用功能试验记录；10）设计变更洽商记录；11）竣工图；12）竣工验收单；13）工程竣工质量核验证书，以上均包括文字和相关的声像资料。

1 加强领导重视

当前的公路工程施工中要求内业资料与工程建设同步进行，没有内业资料的分部或分项工程不予交验，这在一定程度上确保了内业资料的及时性，可是内业资料整理滞后于工程建设的现象也时有发生，这就在某种程度上降低了原始资料的真实性和可靠性的程度。因此只有加强单位领导的重视，提高相关工作人员的警觉性，才能做到内业资料“准确、齐全、及时、完整”的要求。

2 规范工程内业资料填写

工程内业资料是工程建设非常重要的组成部分，是工程交(竣)工验收的重要内容之一。在工程质量评定时，施工单位应有完整的施工原始记录、试验数据、分项工程自查数据等质量保证资料。并进行整理分析，负责提交齐全、真实和系统的施工资料和图表：监理单位负责提交齐全、真实和系统的监理资料。但在不同的公路工程项目中，内业表格形式不完全相同。因此，有必要对内业资料的填报程序进行规范，根据《公路工程质量检验与评定标准》和《公路工程施工监理规范》的有关要求，并在两本规范提供的表格的基础上，对分项的内业表格的形式、填写方法、装订和归档方法进行详细规定并给出示例外，还应对监理的签认用语和签认程序加以规范和统一，使之成为内业资料管理规范的教材，从而实现内业资料管理上的统一。

3 认真检查，严格要求

系统详实的内业资料是工程管理的依据，是指导施工的有力工具。内业资料要求全面和真实，要做到这一点，除了加强单位领导重视外，还要加强工程技术人员的培训，提高工程技术人员业务水平、技术素质。使其在检查时充分的发挥应有的作用。项目管理人员在进行定期检查的同时，经常性的进行不定期抽查，需要时还要进行专项检查，按照内业资料整理的要求，逐项进行审核，对于不符合要求的必须予以完善，影响工程质量评定公正性的要剔除，问题严重的坚决不予鉴定验收。技术资料的检查必须根据各单位的工程具体情况参照有关图纸(包括设计变更)及标准逐一检查每项的内容，具体包括：对工程所用主要材料技术资料的检查；“两块”试验报告的检查；隐蔽工程记录的检查；管理性技术资料的检查。

4 重视档案知识宣传教育，提高内业资料管理人员的业务素质

工程项目管理单位应高度重视和加强内业资料的基本知识宣传和教育工作，对工程相关人员进行内业资料管理的基础知识和相关操作的基本要求进行培训。此外，内业资料员应注意平时努力学习业务知识，熟悉和掌握内业资料管理的基本原理和工作技能，研究科学的管理方法。同时也要学习工程建设的专业知识，努力拓展知识面，提高自身的文化素质和业务能力，而且要熟悉和掌握建筑施工中各个阶段形成的文件材料和主要工作程序，努力促使档案管理工作标准化、科学化、规范化，杜绝施工过程中不规范的原始资料和文件出现。确保一流的工程、一流的竣工档案资料质量。

5 内业资料档案化

高度重视和加强档案资料的基本常识宣传教育工作，对工程技术人员进行档案基础知识和施工过程中原始资料签证的基本要求进行培训，使之在学习过程中增强档案意识并熟悉档案业务。严格档案管理办法，使其走向制度化，用制度约束行为。内业资料随着工程的进展，随时整理，及时归档，工程管理档案、合同管理档案等，分门别类，专门保管。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。严肃归档制度，工程资料的归档工作是合同管理中的一项重要内容，按照合同文件的要求对内业资料存档要严格把关，对不符合存档要求的一律拒收，并要求限期完善，确保工程资料真实性和准确性，发挥其凭证作用。工程结束后按要求移交归属单位统一归档。

6 坚持科技创新

提高内业资料整理的技术含量和技术水平日常工作中要坚持“引进来”和“走出去”相结合的原则，积极吸收、引进新技术、新办法，不断更新自身的资料管理方式，寻找更好的资料管理模式，拓展资料管理空间，努力形成充满活力的资料管理机制，不断提高资料管理的水平。

7 内业资料管理需要注意的问题

归档的工程文件应为原件，不得使用复印件和复印的表格填写工程资料。工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。工程文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印机打印，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅（297*210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续齐全。签字人必须是经有关部门批准上岗的人员。所有的竣工图均应加盖竣工图章。工程文件的页边距必须符合国家标准，保证有效装订。

参考文献：

[1]《公路工程质量检验评定标准》(JTGF80／1-2004)