保险档案管理

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保险档案管理范文第1篇

【关键词】工伤保险；档案；信息化

1、工伤保险的特点

1.1、具有强制性

工伤保险是劳动者的一项基本权利，为确保劳动者享有这一权利，国家通过建立法规强制实施工伤保险制度。由于工伤属于意外事故，具有不可预知和难以逆转的特点，对个人以及其家庭往往造成巨大的痛苦和损失，因而必须强制参保。

1.2、具有互济性

因工伤人员在社会上分布不均，必须依靠社会力量进行保险，通过统筹基金的办法，使得工伤保险的劳动风险得到分散，解决企业和地区之间承受的不同压力"这样操作，体现了互济性，对企业和劳动者形成保护机制，在较大范围内分散风险。

1.3、具有福利性

劳动者依法享有工伤社会保险基金，这是劳动者的身体健康以及安全得到保障的基础，而且基金由国家财政提供担保，由隶属于政府部门的非盈利性质的事业单位经办实行专款专用，确保受保人享有应有的福利。

2、目前我国工伤保险档档案管理工作的现状

社会科技的高速发展带动了档案事业的发展，同时也使得档案管理工作变得更加复杂，传统的档案管理制度已无法适应新形势下档案管理的需求，因此发展新型档案管理模式显得尤为重要。科学化、规范化的档案管理是现代档案管理的需求，我国的档案管理很多仍处于传统的管理模式，档案管理工作存在着很多不足，主要体现在下面三个方面：

2.1、档案类别分类不清

档案的随意摆放使得档案的集中管理出现问题，档案的类别划分不清，使得档案的归类和查找需要花费一定时间，而且容易使得重要的业务档案没有特别标记并纳入重点管理范围，极容易造成档案遗失，不仅如此，这样还容易使得档案的管理出现业务交叉，出现问题时出现责任不清，相互推卸的情况。

2.2、业务档案管理制度混乱，缺乏科学性

据调查，现阶段大多数机构仍然是利用人工来进行档案信息的记录与保存，而不是利用现代化的计算机系统进行电子化管理，利用计算机进行档案信息的录入与查找。因此使得人工查找业务档案的过程变得困难，往往花费很多时间却难有成效。但是随着业务档案数量与信息的不断增多，原有人工的档案管理模式的弊端日益凸显，繁杂的资料使得参保人员信息的查阅更新变得困难，不仅对社会保险业务办理的效率和质量造成影响。

2.3、业务档案管理人员缺乏专业培训，业务素质有待提高

很多档案管理人员是临时招进来的兼职人员，没有相关的专业知识，也未曾进行相关的业务培训，工作质量无法保证。

3、实现工伤保险业务档案信息化的途径

3.1、档案资料的信息化管理

这主要指的是纸质档案、声像档案和实物档案等档案的信息化。对于纸质档案，一般通过扫描的方法，将得到的图片文件进行转换，将其中的的文字转化为文档文件；声像档案则利用计算机系统，将一些转录设备与其进行连接，转化后得到音、视频文件；而实物档案，一般通过照相、摄影等手段形成影像、视频文件，然后进行保存处理。所以，为了实现档案的信息化，开发一套工伤保险业务档案管理信息系统是必要的，通过整合资源，使得系统的信息数据得到充分利用，建立档案系统时信息的录入变得快捷高效，提高档案的管理效率。

3.2、档案信息的合理编目

档案信息的编目是档案管理中的一项重要步骤，在传统编目基础上通过利用计算机系统的快速分类，使得档案信息得以很好的归类，提高了管理效率，这种方法工作量小，操作性强，容易取得实效。

3.3、档案信息的快速检索

档案信息化工作中检索是很关键的一部分，也是档案信息化水平高低的一种体现。由于档案分类的局限性，一些具有相关性的文件资料由于门类原因被划分在不同的类别，因此如果需要查询详细的档案资料，就需要进行不同门类的信息搜索。通过跨网络的分布式查询，满足检准率的要求。

3.4、档案信息的高效传递

传递档案信息有很多途径。其中最具高效的是网络服务模式，它是利用计算机网络结合档案编研工作的特点，发展出来的一项新途径，也是时下研究档案管理的一项热点。通过进行档案的高效传递可以将档案信息通过网络快速发送给咨询者，为其提供档案相关信息。

4、工伤保险业务档案信息化建设的不足及对策

4.1、传递过程中档案信息的完整性和真实性

推行工伤保险档案信息化，利用网络进行传递档案，电子符号代替了数据资料，档案信息流动过程中的签章等确认手段不存在了，这使得档案信息的真实性得不到保障。容易造成信息的截取、泄露、篡改等问题。在这个方面，我们需要加强档案数据文件的加密保护和严格管理，在信息的源头上做好管理工作，保证各种需要归档的资料具有真实性和完整性，为工伤保险档案的归档做好前期工作。

4.2、原始资料档案的保管问题

档案信息化条件下，原始资料档案和档案信息发生了分离，为了保证档案的真实可靠，在输入原始档案信息时，通过利用图像文档管理技术，扫描原始档案并录入到计算机系统里，方面搜索与传递。同时，原始档案资料必须装订成册妥善保管，而且定期需要进行核对，保管备查。

4.3、业务档案管理人员的素质问题

建设工伤保险档案的信息化制度，对档案管理人员的业务素质和道德修养素质提出了新的要求，需要档案管理人员以新的眼光看待工伤档案管理工作。首先需要进行业务能力的培训，加强档案管理人员的能力，同时，信息化的计算机管理系统需要参保单位和个人档案资料完备全面，这使得档案管理人员需要不断地提高自已的业务水平，增强管理能力，努力学习，通过增强职业道德修养，提高档案资料的使用和利用效率。

5、结语

工伤保险档案的管理是社会保险工作开展的关键一环，也是档案管理工作现代化的推广。通过结合工伤保险档案的特点，制定一套适合工伤保险档案的信息化管理的方法，对工伤保险档案管理工作具有促进作用。因此我们始终遵循真实，全面的原则，通过现代化的信息收集和档案管理，为广大工友的工作健康提供保障。

参考文献：

[1]陈刚.工伤保险[M].北京：中国劳动社会保障出版社，2005.47-48

[2]向春华.立足国情谋划工伤保险新发展[J].中国社会保障，2006，（5）：14

保险档案管理范文第2篇

关键词：医疗档案；医疗保险；档案信息管理

一、以对档案管理内容的明确为切入口

在《社会保险业务档案管理规定》当中有明确指出：社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档与保管期限》进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。对于进入医疗档案管理内容的类别可以划分为永久性和定期性两大类，其中定期保管类当中又分为1年、3年、5年、1年等几小类。而对于上述的各种社会保险业务的档案在管理过程中都是具体依据国家所颁布的《社会保险业务材料归档范围与保管期限》相关要求进行执行。因此，一名从事医疗档案管理的从业人员，要想提高自身的业务水平及服务水平，就必须要明确自己所从事行业的相关工作内容是什么。通过认清与掌握自己的工作范畴，工作内容，才能更为有效地提高社会服务水平。

二、以对医疗档案前期文书的处理为切入口

从医疗档案管理的角度来看，档案工作的规范化、标准化是实现有效档案管理的重要前提。要使档案规范、标准，必须先解决好公文制发。而完成这一环节，做好前期的文书处理是重中之重，也是档案管理工作规范化、标准化实现的重要基础。医疗保险档案管理主要是对参保单位或者个人权益的真实记录，是参保个人所能享受社会保险待遇的重要依据。“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”是我们医疗档案管理的核心目标，也是反映社会保险事业不断发展的宝贵资料与重要的历史凭证。公文本身质量的高低将直接影响档案质量，也将制约日后档案工作的规范化、标准化。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。对于将成为档案的公文文本载体的质量上一定要注意，其中幅面的尺寸规格上就要求统一化，这样做的好处便于装订。另外，文书的标题是否是准确的，主送单位与抄送单位是否准确齐全与否，还有落款是否与公文一致，签发的手续有无。以上所提到的种种都是提高医疗保险档案管理工作有效性所应该关注和重视的内容。

三、以医疗档案管理的信息化发展为切入口

案卷质量的高低将会直接影响到档案工作规范化、标准化的推进。实践证明，案卷在材料的收集过程中能否做到准确、具体及系统性，都将影响我们医疗档案管理工作有效性的提高。随着，互联网信息时代的到来，各行各业都试图利用这种新技术推动自身的发展。医疗档案管理工作也同样如此，未来的档案管理必将是以信息化模式为主体。目前，越来越多的案例已经证明传统意义上的档案管理已经暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整编、管理与查阅上呈现出的工作量大、效率低、费时费力等问题。相反，实施信息化的档案管理之后，我们的工作人员就可以从繁重的工作中脱身，而不在充当打字员与保管员的角色了。

保险档案管理范文第3篇

关键词：养老保险 社保业务 档案管理

1 维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

2 社会保险业务规范化管理

在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。

社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。

为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。

社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。

3 社会保险业务档案管理的统一与标准化

社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。

3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。

3.3 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。

保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。

培训也是必不可少的。为了做好社保业务档案整理、归档工作，确保业务档案的完整、准确、安全和有效利用，保定市社保所组织各县（市、区）专兼职档案管理人员参加市档案局举办的档案业务培训。通过培训，使档案管理人员全面、系统地了解档案专业知识。并采取走出去、请进来的方法进行辅导。走出去，就是组织各县社保档案员到典型示范单位取经，通过现场观摩提高其感性认识；请进来，就是邀请市、县档案局的专业人员，针对社保业务档案的具体情况，手把手地从应归档的文件材料的收集整理、立卷、归档各个环节进行现场指导，提高实际操作能力，确保档案资料收集齐全，整理规范。

保险档案管理范文第4篇

一、养老保险档案管理信息化建设的重要性

养老保险档案管理信息化建设，就是将档案实体以数字化信息的形式为社会提供服务。它的优势体现在信息处理快速、节约存储空间、调阅档案便捷以及利于保护档案原件等诸多方面，这就使得事业单位档案管理向着全面信息化时代迈进，也意味着事业单位档案管理正在朝着各环节自动化、管理方式网络化、决策智能化和档案信息利用电子化的方向发展。养老保险档案管理信息化建设的重要性体现在很多方面。

1.可以方便档案的检索和使用

养老保险档案管理信息化，使用者只要输入关键词，计算机上就会快速呈现出所要查询的相关资料信息，大大提高了信息检索效率。同时还可以采用电子加密技术对档案进行机密处理，这也在很大程度上提高了养老保险档案信息的安全性。

2.可以实现档案信息资源的科学管理

养老保险档案管理信息化可以使档案管理部门的工作走向开放化，使新型的信息采集、管理和服务职能取代传统的档案保管和利用职能，这不仅体现了时代的发展和社会的进步，更提高和优化了养老社会服务。

3.可以支持养老保险决策和管理的及时正确运行

养老保险档案管理信息化建设，可以加强档案信息的完整可靠程度、加速信息化管理的综合分析能力，这在很大程度上保证了养老保险决策和管理的及时正确运行。

4.可以提供智能化服务，提高档案信息利用的时效性

养老保险档案管理信息化，可以使档案信息通过远程服务实现资源共享，提高了使用的便捷性，大大缩短了档案的编著时间。要实现档案管理信息化工作的顺利运行，就要使广大的工作人员改变传统的档案管理思想，加强学习，不断提高自身的信息化管理意识，将文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案统统纳入管理范畴，努力将复杂工作简单化，简单工作规范化。与此同时，还要加快库藏档案目录数据库建设，以满足档案信息共享、快速检索利用的需要。

二、养老保险档案管理信息化建设过程中存在的问题

1.档案管理人员对信息化工作问题认识不足

部分档案管理人员受知识水平和思想观念的制约，对于信息化管理的理解还相当片面，认为只要把档案资料输入到电脑中就是信息化管理了，认识不到档案优化管理工作的重要性，导致档案管理的信息资源开发严重不足，减缓了信息化建设的进程。很多工作人员的办公思维模式还停留在传统的档案管理方法上，对于用计算机管理档案的工作模式非常陌生，甚至对该新工作模式产生不良的抵触心理，使养老保险档案的信息化管理进程受到严重阻碍。

2.档案管理信息化工作自身的不足

养老保险档案管理信息化过程中，无论是档案的起草、修改，还是档案的印发都是由工作人员在电脑上完成的，以电子文档的形式保存在计算机数据库里，这样虽然便于复制和修改，却也使档案的原始记录性不复存在，导致电子文档是否可以作为档案、是否具有法律效益等一系列问题的出现，给工作人员带来很多麻烦。

3.制度法规与规范的不足

养老保险档案管理信息化过程中的规范化、标准化是非常重要的。但是现在的计算机软件普遍存在机器和配件型号不一致、质量差异大、开发语言不统一等一系列问题，这就阻碍了养老保险档案管理信息化建设的步伐。

4.档案信息管理人才培养的不足

当今养老保险管理部门既熟知档案管理知识，又具备信息化技术的人才可谓是凤毛麟角，政府还没有把培养信息化档案管理人才纳入到主要的工作任务进程当中，这也是导致档案信息管理人才严重缺乏的重要原因之一。

5.当前信息技术发展的不足

养老保险档案管理信息化需要以电子文档的形式保存档案，这样虽然便于复制和修改，却也给不法分子窃取和伪造档案信息提供了便利。与此同时，档案需要长期保存的性质要求计算机的软硬件寿命都非常高，需要应用的计算机质量要有保证。

三、养老保险档案管理信息化建设策略

1.加大对养老保险档案管理信息化建设的投入

我们要想让养老保险档案管理信息化建设工作顺利进行，就必须加大对相关人力、物理和财力等方面的大力投入。比如为单位购买配置优良的用于存储养老保险人员档案的计算机等信息化设备、聘请具备计算机信息化应用能力的人才等等。这些优质的工作资源不仅能够显著的提高工作效率，还能使档案的查找、阅读和保存变得更加便利，为档案存储的区域设置加密保护，增强养老保险档案工作的保密程度。

2.完善养老保险档案管理信息化工作的服务方式

我们要想让养老保险档案管理信息化建设工作顺利进行，就必须采用可以开发养老保险信息资源和创新服务方式的先进技术。例如：已经在档案管理部门初步实现的计算机信息管理服务，可以设立相应的制度和标准，这样可以大大避免资源的重复开发和过度浪费；还有可以采用缩微技术服务，用这种技术来存储和保护一些珍贵的档案，可以收到非常显著的成效；也可以启用相应的公共网络服务系统，利用电话、计算机网络等公共网络为养老保险档案信息化提供更加优质的服务。

3.注重的养老保险档案管理信息化人才的培养

养老保险档案管理部门应该加大对于信息化档案管理人才的培养力度。相关领导应该认真制定信息化档案管理人才的培养战略，力争达到科学、合理、高效。掌握这方面的各项内容，做好培训前的充分准备工作，然后再根据设定的培养策略对其进行培训，从而收到最好的培训效果。与此同时，可以让培训人员根据制定好的学习计划进行自学，让他们之间多沟通交流，增加对于养老保险档案管理信息化技术的探讨，强化这方面的知识，从而达到使养老保险档案管理信息化高效实施的目的。

4.建立规范标准的养老保险档案管理信息化机制

要想建立起规范标准化的养老保险档案管理信息化机制，就一定要确保档案管理网络的安全性，这就要求档案管理机制必须规范化。我们可以努力从这两方面做好：创新档案管理制度，完善档案管理工作的各项机制，逐步统一各项工作标准，细化各项工作，制定各项安全措施；统一档案管理标准，这样能够保证档案资源库的正常建立，使整个档案信息网络工作保持畅通，顺利实现养老保险档案的资源共享。

5.提高技术支撑，实现养老保险档案信息化管理

保险档案管理范文第5篇

社会保险档案管理关系到社会保险制度能否顺利地贯彻执行，关系到社会保险的作用能否发挥出来，更关系到被保险人的合法权益能否得到保障，同时，它也是社会保险财务管理的基础，它能够为社会保险基金筹集提供必要的原始数据。

（一）档案意识薄弱

一是社会保险档案管理没有摆上领导的议事日程，不关心或很少关心档案管理工作存在的问题。二是部分业务人员存在认识不高，工作态度不严肃的问题。认为当前的工作都忙不过来，哪有时问去整理档案。缺乏创新意识。缺乏新思路、新举措，难以适应社会保险制度的快节奏。

（二）档案管理混乱

实际工作中，除部分单位实现档案集中统一管理外，多数单位常根据单位自身业务情况或从方便工作需要出发，采取由文书、会计或业务科室承办人员分散保管的方式，造成“我承办我保管，我走了就不管”，或“人人都负责，人人又都不负责”的现象发生，致使社会保险档案不同程度的流失。

（三）缺少规章制度

哪些档案材料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些材料不需归档，如何进行鉴定销毁；哪些材料需要分级分类管理，如何分级分类管理；哪些档案需长期保管，哪些档案需短期保管，如何划分档案保管期限；档案如何提供利用等。客观上没有形成良好的运行机制，主观上也未建立标准化、规范化的管理制度。

二、加强社会保险档案管理的对策建议

社会保险档案是社会保险事业发展的一笔非常宝贵的财富，是必不可少的基础性和配套性的新工作。只要本着先易后难，逐步理顺的原则，重点解决好资料收集不全、分类混乱、管理不规范和不注意开发利用等问题，建立健全必要的管理制度，就会逐步形成独具特点的社会保险档案管理体系和管理办法。

（一）加强社会保险档案管理宣传工作

社会保险档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。依法加强和规范社会保险档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平,真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。为切实深入做好社会保险档案管理工作，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。

（二）规范社会保险档案管理业务流程

多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保障部门管理，有的一直在用人单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。社会保险档案的规范管理应从以下几个方面入手。

1、社会保险档案收集整理规范。社会保险档案材料收集分类，必须按照《社会保险档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。社会保险档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。

2、社会保险档案移交规范。社会保险档案管理人员必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《社会保险档案管理实施办法》和《社会保险档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理并定期进行移交。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。3、社会保险档案立卷归档规范。社会保险档案的收集按照《社会保险档案管理规定》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险档案齐全、准确、规范。凡归档的社会保险材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。

（三）实现社会保险档案管理的标准化

社会保险档案建设与管理的标准化，为社会保险管理发挥了重要作用。

1、加强基本硬件建设。首先要制定完善的档案管理制度，并由上至下成立档案工作领导小组，设立专职档案员，并进行了业务培训，为档案管理提供组织和人员上的保证。其次要加强档案管理基本建设。一是开辟专门档案室加强管理；二是购置标准档案柜；三是设置防火、防潮、恒温、防盗器具；四是购置档案专用帐表卡册包装盒等工具，及照相机、录音机等必备物品。

2、建立社会保险档案管理系统，逐步实现微机管理。随着社会保险覆盖范围扩大、险种越来越多、管理越来越复杂，社会保险档案的管理也变得比较困难，迫切要求建立一个有效的档案管理系统。其内容包括：

(1)在职职工、退休人员个人的基本社会保险档案库：详细记载职工每次调动、停保及死亡、退休等原因引起的档案变化情况，完整准确记载职工在职期间各年工资收入情况和缴费情况。

(2)用人单位参保的基本情况库：记载用人单位的所属行业、经济类型编码等基本情况；记载参保与撤保、在职人员、非在职人员工资和社会保险基金应缴总数及变化情况；记载正常的缴费、欠缴、补缴、实际支付待遇情况的历史资料。

(3)记帐凭证库和科目二级帐库：记录会计凭证科目数据及全部会计科目的二级细帐。

(4)财务、统计数据库：有关社会保险财务、统计报表等数据信息。

（四）注重社会保险档案的开发利用