档案局与档案馆的关系

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档案局与档案馆的关系范文第1篇

1 元数据管理

元数据即数据的数据，其“元”字的根本在于其代表了数据来源及过程管理的原始信息。在纸质文件环境中，档案整理的经典原则认为，对于档案的整理要遵循“来源原则”，来源即指直观、明确的文件形成机关；随着电子文件的产生与普遍适用，目前国内外档案界采用了“元数据”概念来指代电子文件的来源信息，并在电子文件流转过程中不断丰富其内涵。

基于元数据管理标准的数字档案馆建设中，须保障所存文件的真实性、完整性、可靠性与可用性，这就要求对于电子数据的留存要有内容、背景、结构三级信息。通过总结，笔者认为：1、元数据管理的特点：作为电子文件流转全程的数据集成，支持了静态环境的数据自动抽取，完成着动态环境下数据的同步生成；2、元数据管理的优势：一经形成就实现数据封装，只能被写入和读取，而不可改动、复制或删除；3、元数据管理的价值：只要在电子文件流转全程保留了元数据，就能全面掌握文件的来龙去脉，保持文件与数据信息的历史联系，是保留文件证据信息的第一手资料。

2 元数据管理在数字档案馆建设中的存在的问题

在元数据尚未呈体系或者起步较低的企业中，对于元数据的管理往往是一种模糊、零散的行为，在正在探索元数据管理价值的企业中，也往往存在行动分散、体系性差的弊端，综合来说，元数据在数字档案馆建设中存在的问题主要有：

第一，在管理方面，各业务部门的电子文件，都存有“保障现时利用，用后随意处理”的惯性，充斥着文档格式不同，系统接口不统一，文件归口管理不明确的问题，没有相对理性的元数据管理思维，没有合适的元数据抽取系统化规划，数字档案馆建设起步之初，就是元数据散失的开始。第二，在系统性方面，没有在文件生成环节的元数据做基础与衔接，仅仅靠滞后的追溯与补充已经失去了元数据的本身作用与意义，元数据早已失去了体系，数字的档案馆建设早已失去了支撑的基础。第三，在操作性方面，由于打破了元数据形成链路，元数据的形成存在重复劳动和过程比较，成为了交织在各个业务环节中偶然性和无计划性的活动，数字的档案馆数据大大失去了成套性与完整性。第四，在数据保真方面，在文件流后端的滞后采集，本身已经丧失了元数据的真实性，数字档案馆建设价值岌岌可危。

3 打通元数据管理通道，为数字档案馆建设提质增效

3.1 元数据管理标准建设先行，构建数字档案馆管理规范

在学习国际国内多项元数据管理标准的基础上，各个企业应首先制定适合本企业电子文件管理实际的元数据管理标准以及元数据集，从系统自动抽取元数据的标准，到员工收集与利用元数据的规范，都应纳入企业核心管理标准，为电子文件生成、流转、传递、利用、回收过程提供有章可循的行动指南，以各项工作节点与流程控制，逐步规范电子文件流转全程，形成多部门协同采集元数据标准，统一管理口径，形成数字档案馆建设中数据资源的一体化管理模式。

3.2 组织认同元数据管理，活化数字档案馆管理价值

组织由员工构成，人是电子文件的生成者、传递者，也是对电子文件的利用者、处理者，在企业工作中，只有对环节与流程的不断认同，才是管理走向优化的基石。在电子文件管理系统用户不断认同元数据利用的便捷性、数据的保真性、凭证的有效性的过程中，逐步建立全企业信息风险意识以及元数据管理意识；提高在电子文件流转关键节点人员的数据管理与处理能力，不断增强员工对元数据的认识，发挥元数据在实际工作中的优越性，保障文件信息运转过程中的安全性与可靠性，为元数据管理提供组织支持，为数字档案馆建设奠定管理基础。

3.3 畅通元数据管理链路，规范数字的档案馆建设全流程

企业中各部门在明确部门组织职能的基础上，进一步明确在企业元数据管理中，自身所承担的职责、发挥的作用、利用的焦点，明确本部门职能范围内参与的元数据管理功能；明确本部门与上游、下游部门的文件接口，规范相关渠道的文件数据格式和电子文件系统功能，使自身与其他部门的文件互动规范保持一致，元数据采集标准达成共识，使数字档案馆的科学建设达成普遍共识。

3.4 认清数据资源价值，依托元数据管理积淀数字档案馆管理资源

数据资源是元数据的生存源泉，在企业各项制度与标准的指引下，数据流自生成即按统一文档格式，统一数据接口，完成文件在企业中的单向或多向循环，保障在电子文件形成之初即进行规范的元数据抽取，并在后续的文件流转过程中不断进行动态的协同生成与管理；设施资源方面，采用通用格式的存储软件并集中加强服务器与数据库的硬件设施建设，积极开展元数据备份工作，并在系统调研的基础上开展系统升级与数据迁移工作，无论场地搬迁或工作交接，保障数据在设施设备上的安全性与可靠性；系统资源方面，元数据形成系统和保存系统作为全程管理中的主导应用系统，需要在系统建设初期做出准确的功能需求分析，保障数字档案馆中资源建设的成套与完善。

档案局与档案馆的关系范文第2篇

关键词：数据挖掘 数字档案 信息管理

中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2016）05-0000-00

随着科技的发展和计算机技术的日渐成熟，人类已经进入了信息化时代，这使得人们生活和工作的方方面面都结束了传统的重复性的工作模式，变得更加便捷。在档案信息管理工作中，由于其工作内容相对繁杂，数据量相对较大，因此，计算机技术的应用大大改进了以往的工作模式，满足了信息的共享性、时效性和便捷性等多种特征。数据挖掘作为档案信息管理工作的重要信息技术之一，具有其自身独特的功能和地位。

1数据挖掘的定义

随着数据学科的兴起，越来越多的科学家针对数据挖掘等技术进行了深入的研究，现在，数据挖掘已经成为一个专门的学术领域，横跨多个学科，涵盖了统计学、数学、机器学习和数据库等多方面内容。从普遍意义上而言，数据挖掘就是从包含大量模糊、随机、有噪声的数据中通过一定的技术手段进行识别，将有效的、新颖的、或者潜在有用的数据进行集中处理，进而形成可以理解的知识。在实际应用中，数据挖掘往往通过各种分析工具的利用，从海量的数据中发掘模型和数据之间的关系，并可以据此作出一定的预测。

2数据挖掘技术方法

数据挖掘技术的方法有很多，主要包括：

（1）分析方法：主要包括统计分析方法，诸如回归分析和时间序列分析、多元分析等。其中，回归分析针对自变量和因变量及其之间的变化关系进行分析；时间序列分析利用时间序列模型进行相应的分析。

（2）决策树：在信息理论的基础上对数据进行分类，在建立决策树的同时，也生成了相应的规则，并可以据此预测数据。主要包括分类及回归树法，卡方自动交互探测法等等。

（3）神经网络：即通过模拟人脑的思考结构进行一定的数据分析，具有一定的自我学习功能，并以此调整对应的参数，借以得到有关的资料。该方法可以对大量复杂的数据进行分析。

（4）相关规则：主要进行关联分析，按照“如果――则”的逻辑进行有关数据资料的细分。

（5）数据可视化：通过一定的、合适的图形等进行数据的展现和表示，同时，该方法还支持多维数据的可视化，有利于从不同的层次进行有关的分析。

除了上述方法之外，数据挖掘技术的主要方法还包括遗传算法、近邻算法、粗糙集、联机分析处理等等，不同的方法都有其适用的不同数据库或者数据资源，为有关数据的信息化处理提供了更多的方便。

3数据挖掘技术在档案信息管理中的应用模式

3.1档案信息的收集

档案信息的收集是数据挖掘技术应用于档案信息管理的重要内容之一。其主要内容是概念模型的建立，也就是通过一定基础的数据分析，对有关的数据或者集合按照一定的方法进行描述，即建立起有关的模型，并据此对比测试相应的样本对象等，在能够获得较高准确性的基础上，以此作为标准，继而将不同种类的对象进行划分。例如，在档案管理者针对某一信息进行录入后，则数据库会自动生成相应项目的属性描述，即形成了一个标准模型。当同类的信息再次输入时，数据库则会按照该标准模型对信息中的不同项目按照属性进行分类，大大节约了工作时间。

3.2进行档案分类

在档案管理中，其工作任务相对繁重，主要是因为数据量较大，而对档案进行分类整理往往需要耗费大量的精力。但是，通过数据挖掘技术的施行，可以自动对大量不同的档案依照属性的不同进行不同级别的分类，可以辅助有关的档案管理员进行更高效率的检索。该功能的主要过程为：依照某些数据的不同特征对其进行分类，使之形成相应的训练集；在此基础上，建立对应的分类模型，对数据库中的其他数据进行分类。

3.3档案信息的分析与整合

档案的建立以及档案信息化管理的重要用途之一，就是为了在特定时期，有关的管理者可以对数据库中的庞大数据进行迅速的信息提取、分析、整合，继而使其发挥应用价值。利用数据挖掘技术，有关的管理者可以针对某种现象发生的原因进行深入的分析，并挖掘背后的原因继而采取一定的措施，杜绝此类现象的出现。另外，数据挖掘技术还可以针对有关的档案查阅等，提供相应的信息便于管理者做好充足的准备。例如，在某个档案的管理网站中，数据挖掘可以自动统计使用者大量查阅档案的高峰期，有关的管理人员可以据此做好充足的准备，并采取一定的措施预防网站瘫痪等问题的发生。

4数据挖掘技术应用于档案信息管理的意义

数据挖掘技术的应用为档案信息的科学高效管理提供了更加便利的条件，使得繁重冗杂的档案管理工作摆脱了传统的模式，使得其上升到了新的管理层面。智能化、信息化的档案数据管理提升了有关数据处理的速度，这不仅节约了有关管理人员的工作时间，同时，也降低了其工作难度，提升了管理者的工作效率和工作水平。

另一方面，数据挖掘技术的应用对档案信息管理的保密性和保存时间等多方面也具有十分重要的意义。一般而言，档案信息的保存往往具有较高的保密性，有关信息的泄露很可能引发一系列严重的问题。而对于某些特殊机构等，其保管的档案往往在具有一定机密性的同时，也需要进行长期的保存，借以保存或者提升其价值，但是在使用过程中，很可能出现档案信息的丢失等现象。而采用数据挖掘技术，这些问题和不良现象可以得到相应的改善。

5结语

综上所述，数据挖掘技术在档案管理工作中具有十分重要的意义，它不仅提升了档案管理的效率，还增强了档案的使用效率，这对当前的档案管理工作而言是一个重大的进步。

参考文献

档案局与档案馆的关系范文第3篇

关键词：互联网+；档案管理；数据库

基金项目：本文为承德市科学技术研究与发展计划项目“京津冀一体化环境下基于‘互联网+’的档案管理数据库平台建设与服务研究”（编号：201606A133）的研究成果之一。

2014年总理在政府工作报告中提出，要加强环渤海及京津冀地区的经济协作，认为实现京津冀协同发展是一个重大的国家战略，坚持优势互补、扎实推进及互赢互利，加速科学持续的协同发展道路。基于此，就要求三地档案管理工作能够全面创新及改革，完善目前档案管理中的软件及硬件设备不到位、数据库建设落后、服务水平较低等一系列的问题，实现档案管理工作的信息化、现代化及网络化，从而提高档案管理工作效率。

1 基于互联网+环境分析档案管理系统的构建理念

1、系统结构

档案管理系统的结构应该以创建档案管理系统的原则开展，选择数据库要从档案管理的安全性、高效性、便携性等全面的进行考虑。档案管理中的数据连接能够通过简单动态网页实现用户访问，也为后台管理人员提供了简便的控制脚本。档案数据的存储中可以创建多种数据库实现数据的不同形式储存，比如文本形式、图像形式、视频形式等等，这种管理方式能够为不同的用户提供不同的格式需求。系统在使用过程中还具有一定的功能性，并且还能够有效保证数据的安全性。

2、安全功能

基于互联网+背景下，档案管理系统总是面临着各种各样的安全问题，所以在创建档案管理数据库的时候要尤其注意系统的安全问题，其主要包括数据管理及操作过程两方面。在进行设计的时候，要进行多重保护，首先可以设置登录密码，用户登录的时候可以进行双码验证，有效的防治他人通过用户授权密码进入到数据库中。另外，为了避免数据库遭到计算机病毒的破坏，或者由于操作误差出现问题时，可以将数据信息提前备份，防止数据的丢失。 [1]

2 基于互联网+环境分析档案管理系统的技术开发

本文中的档案管理系统是为了实现京津冀一体化发展战略背景的发展理念，并且能够满足现社会不断发展的需求，实现京津冀三地档案管理工作的信息化、现代化及网络化，并且还能够全面优化档案管理工作、提高服务时效性等目的，并且有效解决目前档案管理中存在的各种问题，比如信息化水平落后、数据库建设问题及软件/硬件设备不到位等。档案管理系统要根据实际用户的需求定制数据结构，包括编目格式、打印报表等等，并且根据国家档案的分类结合用户的实际需求对档案记性分类管理。

1、选择数据库

档案管理系统中的数据库要使用大型数据库管理数据，因为大型数据库能够支持大量数据的档案信息管理，并且具有较高的安全性及完整性，有效解决传统数据库中存在的问题，提高数据库的使用效率。

2、图像数据及多媒体存储

基于互联网+背景下的档案管理系统不仅能够支持文字录入，还支持多媒体数据的存储管理，并且能够使用扫描仪直接输入，能够将图像数据进行压缩并存储，支持各种多媒体设备、不同格式电子文件信息的存储。

3、档案管理系统功能

以档案管理流程为基础，全面符合档案管理流程，具有多样的输入方式，系统用户界面清晰且直观。用户可以对记录、数据文件、字段进行分层管理，并且设置权限，使系统中数据具有安全性。具有多样且灵活的查询方式，强大的数据加工能力，并且报表的输出灵活。能够随时的查看数据日志，并且反应系统的情况，统计系统的日、月、年访问量，对于每位用户的访问及使用都具有详细的记录。[2]

3 选择档案管理系统体系结构

软件体系结构指的是描述某一个特定应用领域中系统组织的使用模式，在互联网+背景下，一般使用的软件体系结构为两种，其一，浏览器/服务器模式（B/S）；其二，客户/服务器模式（C/S）。

浏览器/服务器模式使用的结构为应用服务器、客户机及数据库服务器三层分布式，用户可以通过浏览器解决用户与应用服务器之间的交互。应用服务器的主要目的就是接受客户机应用程序的请求，之后将客户机发送的请求转变为数据请求，然后和数据库服务器进行相互交互，并且将两者交互的结果传递为客户机应用程序。数据库服务器软件以应用服务器请求为命令，以此进行数据的操作，之后将操作的结果传送到应用服务器中。

浏览器/服务器模式具备客户端零安装的功能，有效降低了系统的维护机率。因为客户机和数据库系统不是直接交互的，那么就有效减少了服务器的SQL请求，具有较强的性能。另外，此结构还有效提高了系统的安全性能、执行效率，提高了系统的延伸性。

客户/服务器模式的主要特点就是基于非客户机结构中的两层结构应用软件。客户端是通过数据库及应用程序组合而成，服务器中的软件为数据库系统，系统的开发简单快捷。

但是，两者都是有缺点的，客户/服务器的缺点就是用户安装软件较为复杂，并且数据库系统不能有效的满足多个终端同时联机的要求，其一般使用在局域网中； 浏览器/服务器模式的缺点是具有较弱的批量处理、修改、备份数据能力。

由于两者模式的使用都具有优点和缺点，那么就要结合档案管理系统的功能需求，将两者体系结构相互结合，使其在档案管理系统中发挥自身的优点。[3]

4 结束语

基于互联网+的档案管理系统开发是一项系统性的功能，在构建过程中涉及到了数据安全、网络技术及数据库技术等多个方面。另外，在系统构建及开发的过程中，还要以档案管理相关的业务流程为基础，并且满足相关法律规定的要求。上述档案管理系统实现了档案管理的网络化、安全化及信息化，并且完善了传统档案管理中的不足，使档案管理工作能够充分的发挥自身的功能。

参考文献

[1]曹玉林， 武君胜. 基于网络的档案管理信息系统的设计与研究[J]. 计算机工程与设计， 2009， 30（6）：1532-1535.

[2]吴悦. 网络环境下档案管理系统信息安全策略[J]. 福建电脑， 2011， 27（12）：61-62.

[3]梁敏. 基于网络平台的考生档案管理系统设计与实F[D]. 电子科技大学， 2011.

作者简介

汤桂清（1971―），男，河北省滦平县，本科，档案师，承德广通信息网络有限公司滦平分公司，研究方向：档案管理。

档案局与档案馆的关系范文第4篇

关键词：档案管理；业务指导

中图分类号： G271 文献标识码： A

《中华人民共和国档案法》第六条规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”，同时规定“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”这就明确界定了从中央到地方我国各级人民政府的档案行政管理部门（以下简称各级档案局）对相应行政区划内所属单位档案工作的宏观管理、监督和指导权，这是保证我国档案工作管理体制得以正常运行的法律依据，是各级档案局代表相应行政区划中的人民政府从宏观上、整体上协调本行政区划内档案事业内部各项关系的基础。也正是这个法律依据，为档案事业内部各项业务工作的健康协调的发展提供了可靠的保障。可是，相当长一段时间以来，特别是我国档案工作实施达标升级工作以来，各级档案局对有关单位档案工作的业务指导进入了一定的误区，那就是因指导得太细太具体，不仅使档案局的这种宏观指导职能转变为微观指导职能从而使自己陷入琐碎的事务中而不能自拔，而且削弱了档案馆对档案室与档案馆工作相联的那部分业务技术工作的指导权，影响了档案馆同档案局、档案室之间的关系，使档案馆接收档案的工作陷入到比较被动的局面。

《中华人民共和国档案法》第八条规定，“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。这就严格规定了各级各类档案馆对各分管范围内应该移交档案单位的档案接收权，档案馆接收档案，是法律赋予档案馆的权力之一，从档案馆业务工作的流程来看，它是档案馆工作的基础和起点，对将来保证档案的完整与安全、最大限度地提供档案信息服务从而最终实现档案的社会意义与价值具有重要的作用。

从法律赋予档案馆接收档案的权力的角度来看，对各单位档案室应该移交进馆档案所必须达到的业务技术标准与规范的日常业务指导与监督权，理应由档案馆的收集部门来行使，因为这部分档案最终要移交到档案馆来保管，其分类、整理的质量直接关系到保管与利用的水平。过去，因为档案馆没有充分有效地行使这种权力而使进馆档案不符合保密要求，从而必须由档案馆重新整理使档案馆的工作陷入无可奈何的被动局面的事实，就很好地说明了这一点。当然，档案馆对档案室档案的业务指导与监督权，只能严格限定在案卷的业务技术标准与规范上，具体包括如下内容：①卷内材料是否符合构成案卷的一般标准；②各种档号的填写是否符合国家规范；③案卷封皮是否达到了规定的要求；④有关目录的编制是否完备；⑤档案载体的理化状况是否符合进馆要求。另外，档案馆对档案室上述业务工作的指导权必须以有关法规、政策、规范、标准为依据来行使才算真正有效。这是问题的关键所在，因为制定法规、政策、标准与贯彻实施法规、政策、标准是两种不同的职能，必须由不同的部门来承担，这样才能构成一个有效工作系统。而我们档案部门恰恰是在这个问题上犯了一个不小的错误。在档案事业系统内，各级档案局是抓宏观的，是制定政策、法规、标准的主体，档案室与档案馆则是实施档案局所制定的各种政策和业务标准的具体单位，这两种职能在我国档案工作的有关政策及档案学理论界似乎并没有太大的争议，但由于我们的政策、法规没有严格区分它们的具体归属部门，所以在实践中造成了档案局业务指导权无限扩大的现象，以致于档案局在指导基层档案室的工作时，甚至具体到了手把手传授如何立卷技巧的地步，类似于在业务指导过程中越权的现象，在我们档案系统内档案局对档案室和档案馆以及其它部门的业务关系中还普遍存在，这就难怪我们各级档案局总是叫喊人手不够、工作量太大，而档案馆却又抱怨无事可做耐不住寂寞了。

要走出档案业务指导工作中的误区，给档案局业务指导工作的层面及内容进行准确的定位，各级档案局就必须认真对自己的业务指导、监督与检查权进行研究，在调查研究的基础上严格界定自己的指导、监督与检查的内容，因为《中华人民共和国档案法》虽然规定了各级档案局对本行政区域内所有单位档案工作的监督指导权，但对监督和指导的形式和内容没有具体的规定，《中华人民共和国档案法实施办法》对档案局的监督指导权也没有更详细的规定，这就要求各级档案局从实际出发，根据档案工作的内在规律制定出具体的、可操作的监督与指导范围与形式，以便档案局、档案馆、档案室各司其职，在科学合理的分工下协调地开展工作。

档案局与档案馆的关系范文第5篇

明确发展思路 转变机关工作作风

在某种意义上，切合实际的发展规划和工作思路是事业能否繁荣昌盛的关键。云南省档案局馆领导班子紧紧抓住这一事关全局的核心问题，于2002年明确提出了云南省档案工作的发展思路――“依法治档，科技兴档，发挥效益，强化服务”。这一工作思路不仅明确了云南档案事业发展的目标，而且提出了档案事业发展的工作要求。

思想作风、工作作风建设是提高档案工作凝聚力和战斗力的重要途径。针对档案干部队伍长期存在的“眼睛向上，两手向外”，按部就班、不思进取的“等靠要”思想及工作作风“软、懒、散、滑”的现状，局党组相继在省档案局馆机关开展了“爱岗敬业教育”、“团结干事教育”、“党风廉政教育”和“思想作风教育整顿”活动，在取得阶段性成果后，又在实施“云岭先锋”工程的同时，在全省档案干部队伍中开展了与时俱进，树立开拓创新形象；爱岗敬业，树立乐于奉献形象；自强不息，树立“冷门热心干”形象；顾全大局，树立团结干事形象；广开言路，树立当家作主形象；遵纪守法，树立清正廉洁形象；客观公正，树立公道正派形象；艰苦朴素，树立勤俭节约形象等“八种形象”和增强学习意识、政治意识、大局意识、团结意识、创新意识、发展意识、服务意识、安全意识等“八种意识”的活动。这些活动使大家认识提高了，关系和睦了，心气顺畅了，纪律加强了，干劲铆足了，作风转变了，形象改善了，一种讲团结、讲干事、谋发展的良好工作氛围已在全省档案部门逐渐形成。

抓宣传工作 营造良好档案工作气氛

针对档案工作知名度不高，社会认知度小，有些地方对档案工作重视不够的现状，云南省档案局一是把档案工作的建设提到了法制的高度，使各级党委政府对档案工作建设的严肃性、重要性和紧迫性的认识有了进一步的提高；二是在省长2003年和2004年政府工作报告中，分别写入了“管好用好档案”和“做好档案工作，发挥档案资源效益”的有关档案工作的论述，并在省政府工作任务分解中列入档案工作，使档案工作这项各项事业发展的基础性工作得到加强；三是加强爱国主义教育基地建设和已公开现行文件查阅中心建设，拓展服务领域，提高服务水平。云南省档案馆相继举办了面向社会的“云南省建国50年成就展”、“云南省档案馆馆藏名人照片档案展”、“南洋华侨机工回国抗战档案史料展”，接待参观人数近5000人次。此外，我们还编辑出版了极具收藏价值和可读性、资料性的《中国档案精粹・云南卷》、《清末民初的云南》、《》、《抗美援越》等画册和汇编，得到了省级有关部门的高度赞扬和广大读者的热烈欢迎；四是注重档案宣传工作，围绕中心工作积极开展宣传，为云南档案事业的发展营造了一个很好的氛围。

以成立“现行公开文件查阅中心”为突破口，创新档案工作服务机制

2002年11月6日，云南省档案局成立了“云南省现行公开文件查阅中心”，同时发出通知，要求全省各地、州、市综合档案馆在2003年6月底前成立现行公开文件查阅中心，县（市、区）级有条件的档案馆在2003年底前必须开展这项工作。

为保证成立已公开现行文件查阅中心的工作能在全省各地尽快贯彻落实，云南省档案局根据先建立，后完善的方针，通过树立典型、强化培训等方式，按照一是要有一个向党委政府的请示；二是要收集一批能够提供人民群众查阅利用的已公开现行文件；三是要将提供群众查阅利用的已公开现行文件提交保密部门备案；四是要安排一间房间，条件好的可单独安排，条件差的可利用现有的档案查阅室；五是要举行一个成立仪式，广泛邀请新闻媒介参加，扩大知名度、增加影响力等一套符合云南实际的工作方法及程序，大力推动“已公开现行文件查阅中心”的成立工作，并将“公开现行文件查阅中心”的成立，列为2003年度档案行政执法检查的内容。

为保持已公开现行文件查阅利用工作的生命力，云南省档案局还下发了《关于进一步做好现行公开文件查阅中心工作的通知》，要求各地进一步建立完善回访制度、跟踪服务制度、首问负责制度、承诺服务制度等规章制度，加大文件资料收集力度，拓展服务领域，积极开展“红头文件三下乡”、电话代查、网上查阅、开通服务热线、开展周六服务等活动。

截止到2004年底，全省147个综合档案馆全部成立了“现行公开文件查阅中心”，收集已公开现行文件141720件，接待查阅者2万余人次。

积极争取资金 加州市县档案馆库建设

档案馆库是保管保存档案的重要基地，是保证档案安全与完整的物质基础与条件。目前全省共有147个州市县级档案馆，档案馆库建筑总面积79672m2，保存有500余万卷（册）的档案资料。但是云南省的绝大多数州市县档案馆都建盖于上世纪80年代，存在着档案库房库容饱和、馆库危旧房问题突出、部分县级档案馆无档案库房或档案库房与县城和办公区分离、档案馆库房结构不合理等问题，这些问题致使绝大多数州市县档案馆档案保管条件极其简陋，档案安全保管得不到基本的保证，存在发生档案虫害和安全事故的隐患，同时1993年前的已到接收入馆年限的1999926卷因库容饱和不能按时接收进馆，1993年至2003年形成的4158946卷即将需要接收进馆的档案也将无法按时接收进馆。州市县档案馆馆库的这种现状已经严重威胁着档案的安全与完整，并成为云南省档案事业发展的瓶颈。

面对困难，云南省档案局把解决这一问题作为发展全省档案事业的突破口。首先，立足现实，着眼未来，确定州市县档案馆馆库建设规模为：州市档案馆3000m2，库房不得少于2000m2，县档案馆1500m2，库房不得少于1000m2，这个标准可满足今后30年州市县档案工作的需要；其次，经过省档案局的积极请示、汇报和协调，徐荣凯省长亲自批准的1000万元州市县档案馆库建设省级补助资金已于2003年和2004年由云南省发展改革委员会发文正式下达计划，全省共有76个地县获得档案馆库建设省级补助；第三，云南省政府同意印发的《省档案局关于实施档案工作“八项工程”加快云南档案事业发展的意见》明确了州市县档案馆的核心任务、馆库规模和标准，为州市县档案馆库的建设提供了强大的政策支持与组织保证；第四，省档案局和省发展改革委员会一起与获得州市县档案馆库建设省级补助的州市县的主要领导签订了《重大基本建设项目责任书》，明确了馆库建设的工程投资总额、建设规模和内容、资金来源、地县配套资金数额、工程建设时间及双方的责任，保证了建设的顺利实施；第五，省档案局领导在检查、指导工作和调研中，积极争取当地党委政府领把档案馆库建设列入当地政府的基建计划；第六，积极推广部分地区建盖档案馆的成功经验，推动全省地县档案馆库的建设。