工程项目档案管理

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工程项目档案管理范文第1篇

工程项目档案是企业工程项目建设过程中所有步骤和环节的全面记录文件或资料，能够准确的反应工程进展与完成的真实状况，在维护企业合法权益方面发挥着关键的作用，因此工程项目档案管理工作是企业基本管理的重要组成部分，具有突出的作用。针对工程项目的特征而言，工程项目档案管理具有三方面的基本内容，即综合文件资料类档案的管理、工程施工及水电、设备安装文件资料档案的管理、工程竣工验收文件档案的管理。

2工程项目档案管理中存在问题

2.1市场经济体制下的工程项目档案管理工作缺乏系统研究

无论是从我国经济发展形势还是从国际市场经济发展形势来看，市场经济体制已经成为我国各行各业从事经济活动的基本依据。对于工程建设领域而言，工程项目建设所涉及的工程招投标制度、监理制度、工程竣工验收备案制度、市场稽查制度等正在逐渐向市场经济体制靠拢，并在市场经济发展的推动下日趋完善，进而使得有形建筑市场正在加强，以及与政府监管机构的智能分离。虽然工程项目档案内容、形式、载体等都相应的发生了变化，但与之对应的档案管理制度、法律法规、管理机制等方面还为与之改变，这使得在实际的工程项目档案管理工作中，缺乏依托市场经济的系统研究。

2.2缺乏有效的档案管理组织

工程项目建设具有一定的特征，对于多数工程项目而言其施工点较多，并且持续时间较长，施工队伍的流动性也强，这对工程项目档案建设提出了一系列的难题。并且多数工程项目并没有专门的档案建设、管理及组织机构，国内市场上也没有与之配套的专业档案管理组织，这使得工程项目档案管理过程中缺乏组织性、规范性。工程项目档案管理缺乏有效的档案管理组织主要表现在以下几个方面：一是档案资料流向制度不健全，导致在整个工程期间，档案人员流动造成档案失去管理，交接不畅；二是工程项目的档案工作人员流动性较大，没有固定的档案管理人员，档案管理人员的职责不清。

2.3工程项目档案管理意识及工作不到位

在整个工程施工过程中，无论是领导层还是档案管理工作人员，对工程项目档案管理工作重要程度的认知不高，缺乏思想上的普遍认识，使得工程项目档案管理缺乏应用的重视，造成档案管理工作的不到位。工程项目档案管理工作不到位的主要表现为：一是工程项目档案管理工作人员不能按时完成工程竣工档案，进而使得工程无法向城建部门报备；二是工程档案资料缺失、数据失真，工程项目的复杂性、多样性、真实性等特点，要求工程档案建设及管理过程必须非常专业和严禁，而管理意识的不到位就容易造成档案失误现象，进而造成档案材料失真、工程档案与实施不符等问题，最终导致工程不能通过审查验收。

2.4缺乏高素质的档案管理人员队伍

从我国工程项目建设上来看，并没有专业的档案管理工作人员，在工程项目中从事档案管理工作的多为知识层次较低、工作经验较少或者工程技术人员兼职等形式，档案管理工作人员的知识结构不合理，缺乏专业的档案管理知识和技能，对工程档案管理工作较为陌生，甚至不熟悉档案管理的相关规章制度与程序，这使得工程项目档案管理工作不够专业，影响了工程最后的竣工验收。

3提高工程项目档案管理工作水平的建议

3.1加强工程项目档案立法及监督指导，健全管理工作体制

随着国家与社会对档案价值认知的提高，国家逐渐重视档案管理工作，并颁布了档案管理相关法律法规，使得档案管理体制也日趋完善。从国家宏观层面看，工程档案管理的相关法律法规、制度体制等已经逐步得到完善，使工程项目档案管理工作有法可依、有制可循，但从目前的工程项目档案管理工作来看，最大的问题时档案管理制度的贯彻实施，因此需要加强工程项目档案管理的监督指导，一方面可加大宣传力度，使建筑企业真正认识到工程项目档案管理的重要性，进而认真开展档案工作，另一方面从政府相关部门开始提高重视，认真、严谨的加强工程项目档案的依法治档，使工程项目档案管理法制化、规范化。

3.2转变传统观念加强档案过程管理

从领导层到工作层转变档案管理观念，加强档案管理人员的岗位责任与考核，实施相应的奖惩制度，将档案管理制度纳入领导责任制、项目法人责任制。工程项目档案管理过程的具体实施可采取以下措施：1）每项工程开始前即介入档案工作，并制定严格档案管理职责，做到档案管理工作与工程建设同步进行；2）在工程项目建设的进程中，工程技术人员对工程进行质量检测的同时，要求档案管理人员必须随同并做档案记录和验收档案；3）每个工程项目验收时，做到项目验收与档案验收的同步进行。

3.3强化工程档案管理专业队伍建设

从目前的工程项目档案管理情况来看，多由工程技术人员从事档案工作，他们对档案管理缺乏认知与业务技能，这就需要对其进行专业的培训。具体实施的话，可通过多种渠道，采取多种方式实现档案管理人员的专业培训，包括档案管理的法律法规、管理制度、业务流程、档案整编知识与技能、档案材料收集、整编要求、档案移交、竣工档案验收等内容进行专业的培训。

3.4加强工程档案的现代化与信息化管理

工程项目档案管理范文第2篇

【关键词】 水利工程项目 档案 管理

九十年代后期，国家持续加大了水利基础设施建设投资力度，石津灌区作为水利部续建配套与节水改造、末级渠系节水改造、水管体制改革、信息化建设四大试点，灌区工程体系得到持续改善，形成了大量的工程档案，包括建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等。这些档案全面反映了水利工程建设情况，对工程质量评定、工程竣工后的运行管理和维护，以及对新建项目的前期筹备等，都具有重要的参考利用价值，水利工程档案管理工作显得尤为重要。

2008年水利部制定下发了《水利工程建设项目档案验收管理办法》，明确要求大中型以上和国家重点水利工程建设项目验收前，必须先对工程档案进行专项验收，档案验收不合格的，不得进行项目竣工验收。因此，如何加强水利工程档案管理，提高科学管理水平，拓展档案利用效益，成为档案管理工作的重中之重。

1.石津灌区管理局工程档案管理工作现状

石津灌区管理局综合档案室成立于1991年，1992年晋升为河北省机关团体事业单位省三级档案管理标准，1998年晋升为科技事业单位国家二级档案管理标准，工程档案的数量成倍增加，2000年成立了石津灌区续建配套项目建设局综合档案室，制定了工程档案管理制度，形成了由项目法人、建设单位、施工单位、监理单位组成的档案管理网络，配备了专、兼职档案员负责工程档案的收集、整理和归档工作，至今形成了五个类别的水利工程档案共618卷，其中，水工建筑物设计、施工等基建档案182卷，防渗配套档案69卷，日伪时期工程档案18卷，续建配套和节水改造档案349卷，末级渠系档案15卷。近年来，我局加快档案管理信息化建设步伐，实现了微机检索，显著提高了档案利用效率，档案查阅利用卷数累计突破2000卷次，在灌区续建配套与节水改造、末级渠系节水改造、信息化建设、水能梯级开发和南水北调规划论证等相关工作中，均发挥了重要作用，创造了可观效益。

2.灌区工程档案管理工作存在的问题

2.1 灌区工程档案收集不够齐全，管理不够规范

一是灌区历史久远，前期工程资料不足；二是工程档案管理工作滞后于工程建设，往往工程项目竣工后才进行档案资料的收集整理工作；三是专职档案员缺乏工程专业管理知识，而兼职档案员缺乏档案管理专业知识，使得大量的工程档案资料原件缺失，整理不规范。

2.2 灌区工程档案利用信息反馈不及时，缺乏查询的针对性

一是可检索性差，查询不便。利用者无法说出档案的具体名称和事项，使得查准率、查全率降低；二是档案管理部门对在建工程项目资讯掌握不全面，不能及时主动地提供利用；三是利用者不能及时反馈信息，造成利用效益无法统计，档案成果汇编不及时，档案的真正价值无法体现。

2.3 重要档案实体保管问题亟待解决。一些重要的年代久远的档案资料，因纸质老旧发脆且应用较多，字迹大都模糊，既不利档案实体长期保存又影响使用。

3.做好工程档案管理工作的对策和建议

3.1 做好工程档案资料的收集、整理工作

3.1.1 建立完善的适合灌区实际的工程档案管理制度

严格按照《水利工程建设项目档案验收管理办法》，结合工程项目本身，建立由项目法人负责、各参建单位组成的档案管理网络，针对具体工程项目，制定出文件材料的归档范围和保管期限表、档案分类方案和整编细则等较实用的工程项目档案管理制度，用制度约束各参建单位高质量地完成档案资料的收集工作。

3.1.2 加强岗前培训，规范工程档案的管理

在工程项目的招投标阶段，项目法人的工程档案管理部门就要求各中标单位指定一名责任心强的人员主管本单位的工程档案资料，在项目施工前对各参建单位的专职或兼职档案管理人员进行针对性培训，讲解水利工程建设过程中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值需归档的，针对工程项目制定出具体的归档范围，使大家对项目档案的内容、数量做到心中有数。

坚持档案收集、整理工作和工程项目管理工作同步进行。签订工程合同时，纳入文件材料整理归档条款；检查工程质量和进度时，同时检查工程档案资料的收集、整理情况；进行项目成果评审、鉴定或项目阶段与竣工验收时，同时检查验收相关档案资料，对照归档范围详细核对收集到的档案资料是否完整，整理是否规范。

3.1.3 多措并举收集档案资料。

一是多方访查、搜集资料，完善前期工程档案；二是专职档案管理人员必须参与工程项目的建设，及时掌握工程进展情况，并指导和督促技术部门有针对性地催要档案资料；三是收取档案资料押金。即当一项水利工程报建后，施工单位先交—定金额的资料押金，直到工程完工，施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。四是严把工程档案的专项验收关，把应该归档的文件材料全部收集齐全。

3.2 加强工程档案的开发利用工作。

3.2.1 制定完善的档案借阅利用制度。完备借阅、复印审批和及时归还手续，要求主动反馈利用信息，履行保密责任。

3.2.2 建立便捷的档案信息检索工具，最大限度的发挥档案的价值。

工程项目档案管理范文第3篇

关键词：水利；设计档案；管理

1概述

水利工程项目设计档案，是水利工程设计单位的核心档案，是基本建设和生产管理的重要依据和凭证，是水利建设事业中的一项巨大资源。认识并掌握水利工程项目设计档案的特点，对水利工程项目设计档案进行科学地管理，主动、多形式、多方位、多层次地向水利部门和有关部门提供利用，是实现档案自身价值的体现。因此，做好水利工程项目设计档案管理，具有十分重要的意义。水利工程项目设计档案的形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程，能够真实地反映设计人员的科技思想、科技方法，它的形成是设计单位智力劳动的结晶，其中蕴涵诸多科技配套成果以及多学科、多专业联合集体创作的智慧，在一定程度上也体现出设计单位集体的设计能力。可见，管理好水利工程项目设计档案，是发挥工程设计档案社会使用价值、让工程设计档案产生经济效益的基础性工作。笔者结合江苏省太湖水利规划设计研究院有限公司实际工作，将管理工作与自主创新相结合，进行如下思考。

2水利工程项目设计档案的特点

水利工程项目设计档案有文书档案、工程档案、会计档案的共性，但也有水利工程项目独特的自身属性。水利工程项目设计不是一般的土建工程项目设计，与土建工程相比较，其除了工程量多，投入资金多，工期时间跨度大之外，还要考虑工作条件的复杂程度，施工难度多大且会受到哪些自然条件制约，有多少社会效益，对环境有多大影响，如果出现事故会产生那些严重后果，以及对国民经济影响程度。可想而知，水利工程项目设计形成的档案资料是多么重要和宝贵，充分认识水利工程项目设计档案的特点完全有必要。

（1）复杂性。每个水利工程项目设计档案的内容都包括计划立项、勘察、设计全过程中所形成的全部技术文件、设计图纸和有关工程文件材料。比如：新沟河延伸拓浚工程是《太湖流域水环境综合治理总体方案》确定的六项调水引流工程之一，也是《太湖流域防洪规划》确定的流域洪水北排长江重点工程，工程北起长江，沿老河道拓浚至石堰，分成东、西两支，东支沿着漕河、五牧河拓浚，西支沿着三山港拓浚至京杭运河，利用武进港入太湖。主要工程内容有：河道工程、主要建筑物工程、跨河桥梁、口门控制建筑物、水系调整及影响处理工程、征地拆迁等。仅这项水利工程内容就如此之多，故伴随每个工程的进展，将逐步形成繁杂的档案资料。设计档案的内容主要是设计过程中的报告、方案、各专业的计算书等文件材料和底图、蓝图、白图等图纸。不仅有设计形成的材料和载体的多样，同时还有大量的专业计算书等电子文件，这些都是设计过程中形成的，是施工的重要依据，应加以长期保存，作为其他设计和施工工作的重要参考。另外，项目设计周期长、专业多、产生的文件材料种类多、数量大、整编量大等特点充分表现了水利工程项目档案的复杂性，其给收集、整理、保管、利用带来的困难和工作量也是不能忽视的。

（2）系统性。每个水利工程项目设计档案的内容都必须完整、齐全、系统。比如：常州市采菱港枢纽工程，工程包括20m3/s排涝泵站（竖井式灌流泵）一座，共设两台机组，单机流量10m3/s，12m净宽节制闸（升卧式平面钢闸门）一座。由于在收集档案资料时，采菱港枢纽防洪、排涝、改善城市水环境档案资料做到了齐全完整，因此，在常州市水利局于2015年2月6日主持召开的常州市运北片防洪控制节点工程—采菱港枢纽工程完工验收会议上，工程相关资料顺利通过验收专家组查阅，为采菱港枢纽完成全部设计内容、工程施工质量优良、工程完工验收做出了应有的努力。实践证明，每个水利工程项目的可行性研究、初步设计、招标设计和施工图设计四个阶段的勘察设计工作，设计文件审查、施工招标、施工、竣工验收等各阶段的服务工作，及相应的勘察设计文件及有关技术资料等，必须是一个齐全完整的系统，具有系统性。

（3）独立性。每个水利工程项目设计档案的内容都具有很强的独立性。比如：太仓市十八港南枢纽工程，其由净宽28m橡胶坝和20m3/s双向泵站组成。工程选址于十八港大桥以北的老套闸区段，距浏河河口约200m，需拆除报废的老套闸，新建十八港南枢纽工程。在收集整理档案时，十八港南枢纽清晰地独立于太仓市城区水环境综合整治工程之中，为后期工程查档利用打下了基础。每个水利工程项目的设计独立性还表现在其具有专业方面的特点，设计中需要测量、地质、钻探、规划、水工、施工、机电、建筑、科研、试验等许多专业和学科共同承担完成，形成的档案体现出较强的专业性。如：设计中需要的工程地质、水文勘察报告，地质图，勘察记录，试验报告、选址报告、重要土岩样品说明，地形、地貌、建筑物、构筑物的定位、测试记录等，这些资料均需要外部系统提供。

（4）时序性。每个工程项目设计都有时序。如：走马塘拓浚延伸江边枢纽工程位于张家港市七干河入江口门处，江边枢纽工程是走马塘与长江交汇口的重要口门控制建筑物，由节制闸、船闸和鱼道三部分组成，这些工程都是按时序进行设计完成的。一个较大的、周期性长的水利工程项目设计可分为一期、二期甚至多期，一般水利工程都会有初步设计、招投标、施工图设计三大阶段。各个时序点的工作内容都会有所不同，产生的文件资料也会不一样，甚至收集归档的载体也会千差万别，故档案的管理也要体现出时序性的特点。水利工程项目设计有时需要分成多次设计，有的还会出现长达数年时间跨度，周期长、工程设计量大，形成的归档材料既多又杂，档案室要收集归档的不仅是纸质资料文件、电子文件，还有样品实物类的特殊载体材料，最终整理收集材料，成为档案员需要做的难度最大的工程。要弄清楚水利工程项目设计档案的特点，找到其中规律性，以形成管理工作的对策，档案员一定要根据设计工作的实践，在一线与设计人员沟通，最终实现水利工程项目设计档案完整、准确、系统的目的。

3水利工程项目设计档案的管理

面对水利工程项目设计档案种类复杂、数量大的实际情况，如何搞好档案的管理，保证其完整、系统、准确、安全，是摆在档案工作者面前的一项艰巨任务，也是整个工程项目设计不可忽视的一项重要工作。故做好水利工程项目设计档案的管理工作，规范管理流程就显得意义重大。

3.1重视档案的源头

抓水利工程项目设计档案源头就是抓档案最初的形成。档案形成的过程必须有一个标准，要明确归档要求，要根据本单位的实际，拟定出清晰的可操作的归档范围。要让每个人都明白，在每个设计项目中，哪些文件材料应该归档。水利设计项目档案资料一般有依据性资料、基础性资料、设计资料、施工资料、竣工使用资料、财务管理资料等。

（1）依据性资料。主要是设计项目申请报告及批复、可行性报告、设计任务书等；选址意见、定点图、建设用地规划许可证、征地批准文件、国家征用土地申请表、征地协议书、拆迁协议书等；工程概算及资金来源资料等，这些资料有的是本单位产生的，也有的则需要外部提供原件。

（2）基础性资料。主要是工程地质、水文勘察报告，地质图，勘察记录，试验报告、选址报告、重要土岩样说明等；地形、地貌、建筑物、构筑物的定位、测试记录等。这些资料专业性较强，在形成时要对载体和格式提出要求。

（3）设计资料。主要是设计任务书、合同、协议；工程设计的全套图纸；设计计算书、工程预算、说明书；设计评价、鉴定及评审材料，图纸会审记录；工程变更联系单，设计修改通知单，设计鉴定及审批文件等。

（4）施工资料。虽然不是设计单位主要的档案资料，但设计时作为参考，施工资料在设计单位也经常会出现。主要是工程承发包合同、招标投标文件、施工任务书；施工组织设计、施工执照、施工单位资质证明；开工报告、施工计划、安全措施等；工程测量定位记录、建筑物沉降观察记录；隐蔽工程验收记录（地基、基础、打桩、钢筋、结构、水电等记录）、建材质保书及试验报告（钢材、电焊条、水泥、砖、防水材料、电器、管道等）。

（5）招投标资料。主要是设计单位的中标人的业绩和资信；勘察总工程师、设计总工程师的经历；人力资源配备；技术方案和技术创新；质量标准及质量管理措施；技术支持与保障；投标价格和评标价格；财务状况；组织实施方案及进度安排。

（6）财务管理资料。主要是设计过程中发生的财务凭证、报表、账簿、其他类会计资料。

3.2保障渠道畅通

要保障收集档案的渠道畅通，凡是对水利工程项目设计有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。任何人都不得以任何理由拒绝向档案室归档移交有价值的档案资料。档案资料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。

（1）定期送交制度。形成档案资料的各科室，应在文件资料办理完毕后，及时归档移交。档案工作人员要经常了解和掌握形成档案资料的信息，及时向形成资料的各科室催收应归档的资料。收集进档案室的资料必须是办理完毕的原始资料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。不符合归档要求的档案资料，应责成档案材料形成的相关科室按要求完成。载体纸张应统一规格用纸，载体字迹要求用碳素墨水、蓝黑、黑色墨水书写，禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。现代化设备形成的材料要求：禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止像传真纸热敏材料类资料归档；每个项目设计形成的成套材料必须配齐，以保持文件材料之间的逻辑联系。

（2）联系催要制度。根据工程设计进度表，有计划地对各科室项目及时开展专业跟踪管理。档案人员要主动到各科室查询和了解工程的设计进展情况，摸清各专业档案材料的形成和变更情况，解决档案材料形成过程中所出现的问题，及时指导各科室项目做好文件材料的收集和预立卷工作。实行分阶段跟踪管理。档案人员要保持与各科室项目负责人的联系，及时掌握工程设计进展情况，按照归档工作时间要求，加强催收，实行各科室项目负责人和项目分管人对归档清单签名负责制度，通过实施填写设计产品文件、资料归档清单等一系列手段，最大限度地避免原始资料的散失，保证归档文件资料的连续性、完整性和及时归档。对归档资料的质量实施监控。各科室负责对本科室的归档文件、资料进行核查，项目分管人对该项目归档的文件、资料进行总审查，确保归档文件、资料的完整、准确、系统。档案人员在接收归档资料后，必须及时检查核实，对不符合归档要求的文件资料，迅速退回返工，以保证归档资料的质量。

3.3规范整理流程

档案整理涵盖了档案实体整理和档案内容整理，一方面要对档案文件内容的真伪进行鉴别，对档案内容的客观性进行考证；另一方面还要将零散的和需要进一步条理化的文件或档案进行基本的分类、组合、排列、编目。在工作实践中归纳总结并采用如下工作流程：收集分类案卷组合卷内文件排列案卷编目案卷排列编制案卷目录。

（1）收集。每年12月由公司档案室通知各科室做好前阶段文件材料的收集工作，档案室做好接收文件材料的登记汇总工作，对各科室移交文件材料的种类、数量、时间、存在问题进行登记；档案室依据归档范围，检查各科室移交的文件材料是否齐全，并办理交接手续。

（2）分类。根据公司档案整编规则拟定分类方案，将一个设计项目根据实际情况划分大类和小类。

（3）案卷组合。将分类后的资料装入卷盒。装盒前一般应去掉文件上原有的易生锈的金属物；将文件的订口对齐，并在文件的左上角或左侧用不锈钢钉或线装订。装订方法应尽量不破坏档案原貌，以有利于保管利用。

（4）卷内文件排列。按重要程度、时间或类别等对卷内文件进行有序排列。

（5）案卷编目。编件、页号，填写卷内文件目录、备考表，录入专用的档案管理系统，形成卷内文件目录数据库。

（6）案卷排列。按每个设计项目的保管期限、案卷流水号从小到大排列。

（7）编制案卷目录，制作检索工具。录入专用的档案管理系统，形成案卷目录数据库。打印目录，装订成册，形成检索工具。

3.4明确档案的方向

水利工程项目档案的收集、编目、检索、利用、统计全过程，如果能够融入计算机技术，必将大大加快档案信息的存储、处理能力，迅速实现水利设计工程项目档案管理的自动化，有效地提高档案人员的工作效率和服务质量，这是今后档案工作的方向。要充分认识到工程设计是动态的，设计形成的图纸文件是设计人员用科学技术构思出来的精神产品，其仅仅是对拟建工程的技术上和经济方面的规划，而不是实体在图纸上的反映，存在主、客观之间不完全一致的现象，如设计变更、设计文件补充、设计文件修改等，都是客观现象。对于频繁的设计变更，如果将计算机技术融入后，档案工作必将进入一个全新境界。比如：太仓市十八港南枢纽工程在2015年2月5日顺利通过通水验收，期间形成的设计图纸就有480张，档案有25卷，有的修改、补充，甚至作废、推倒重来，在应用计算机进行工程设计档案管理后，档案人员可以及时了解设计变更情况，避免了对外提供已经作废的或已经修改过的错误图纸，为工程设计发挥出了重要作用，较好地解决了设计变更资料与工程设计技术文件资料的配套整理，使工程设计档案做到了准确、完整。

4结语

工程项目档案管理范文第4篇

1工程项目档案的特点

工程项目的独特性、整体性、多方参与性、周期性、动态性等特点，决定了工程项目档案具有专业性强、成套性强、形成分散、阶段性强、变更频繁、种类多样等特点。

1.1专业性强

每一项工程项目都有自身的独特性，需要与之适应的专业的参与，因而是一项专业性和技术性很强的工作。就铁路建设项目而言，其涉及的专业技术活动主要是建筑施工活动，整个项目涉及勘察、设计、基建、科研、设备安装等活动。因而，项目文档作为项目建设开展的记录材料，相应地具有鲜明的专业性特征，不同专业的技术文件不能混淆在一起。

1.2成套性强

成套性是工程项目档案的重要特点，因而在项目文档的收集整理中要力求做到齐全完整。工程项目档案的成套性特点是由建设项目的整体性决定的。对于一个具体的建设项目而言，项目从最初的立项、审批、招投标到设计、施工、竣工，是一个完整的过程。项目文档真实地记录了这个过程，具有成套性。具体来说，项目文档包括项目前期文件、项目设计文件、项目施工文件、项目监理文件和项目竣工验收文件等一系列的材料，这一系列材料共同反映了建设项目的全貌。施工技术文件一般从部分到整体的按分项、分部、单位工程积累。施工企业在建设项目中主要作为施工方参与，在施工活动中本身也存在文档完整性管理的要求，同时所产生的施工文件也是项目文件总体的重要组成部分，应有效地做好施工技术文件的积累工作，从而保证施工文件本身乃至整个建设项目的成套性。

1.3形成分散

建设项目本身也是一个庞大的工程，涉及的单位和部门多，具有多方参与性，使得项目文档的形成具有分散性。这种建筑施工企业工程项目档案管理需求探析杨启燕（中国铁建股份有限公司档案馆）分散性体现在两个方面：一是项目文档形成于多方，如建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位等；二是项目文档散存在各方的相关职能管理具体实施部门，如行政部门、计划财务部门、技术部门等。分散性特点对项目文档的管理是一个巨大的挑战，不仅要求参与方的文档专职人员做好本方的相关文档的收集整理工作，还要求承办方总揽全局，确保各方文档都符合要求。

1.4阶段性强

建设项目的时间跨度长，具有一定的生命周期，整个项目的开展包括施工组织设计、变更设计、工程施工、工程试验、竣工验收等阶段，从而在每一阶段都形成了大量的项目文档。因而，从宏观上看，建设项目文档具有阶段性的特点。只有在项目实施的每一阶段，有针对性地同步管理好项目文档，才能避免因建设项目周期长、项目文档数量大而导致的项目文档脱节、管理不到位的情况。此外，不同阶段的文档具有不同的特点，同时相互间又有密不可分的联系，这就需要对不同阶段的文档有针对性地进行整理分类，同时保持不同阶段的文档间的有机联系。

1.5变更频繁

建设项目从提出到开工、建设、试运行、验收，到之后的维护与拆除，一直处于动态之中。项目文档因项目的动态性而具有可变性。如在项目施工过程中，经常出现变更设计，需要对施工设计文件进行修改和补充，以适应施工要求；在项目使用和维护阶段，随着使用部门的需要及生产经营的转变，其所有权性质、结构等方面也有可能发生相应的变化，从而引起建设项目文档的变化。可变性是建设项目文档不同于其他文档的显著特征，只有保持项目文档与项目的同步变化，才能确保项目文档的准确与完整。

1.6种类多样

建设项目文档具有多样性的特点。首先，在载体上具有多样性。建设项目文档的载体，不仅有传统的纸质载体，还有感光材料、磁介质、光盘等。载体的多样性，使得项目文档呈现出纸质文件、图纸、照片、录音录像文件、缩微品、电子文件等多种形态。其次，在内容上具有多样性。建设项目文档反映了建设项目活动的开展，而建设项目的开展涉及到行政、财务、技术等部门，从而形成文书、会计、技术多类文档。建设项目文档的多样性，反映了项目文档管理工作的繁杂性。项目文档管理工作应注重对各种载体和各种内容文档的收集整理。

2传统建设项目文档管理方式存在的问题

由于建设项目文档的专业性强、成套性强、形成分散、阶段性强、变更频繁、种类多样等特点，对建设项目文档的管理工作提出了较高的要求。然而，传统的项目文档管理方法是一种分散的、封闭的、静态的、手工的方法，存在很多问题，难以实现高质量的项目文档管理，这在一定程度上影响了项目的实施与维护。具体来说，传统的文档管理存在以下四个方面的问题。

2.1手工管理效率低下、准确性差

传统的项目文档管理工作都是采用手工方式，即文档形成、收集、整理、检索等工作都是单纯地由人工进行操作和管理，效率低下。然而，建设项目文档数量巨大，又受人、财、物方面的限制，这无疑是对建设项目文档管理工作的雪上加霜。即使配备充足的人、才、物，也无法从根本上改变传统文档管理工作的低效率状态，此外还有过分占用资源之嫌。建设项目施工文件的载体为纸质，在传统项目管理模式下完全由人工来填写，但文件形成与整理过程中因纸质、笔墨、计算、签名、报表顺序、保管等造成的错误时有发生，使施工文件的规范性和准确性受到影响。有的项目存在施工员或测量员等第一填表责任人不按照观测测量的现场记录进行填表，如分项工程验收评定表的数据与测量记录表数据不一致，而复核人与相关负责人不认真检查核对就随意签名过关的情况时有发生。同时一些建设项目，也发现存在施工与监理方有关责任人在施检表格签名栏代签冒签现象。个别施工单位人员还存在违规更改检测数据的情况，甚至还发现监理平行实验与抽检资料存在数据不准确的现象。

2.2项目文档收集不全

建设项目涉及的责任者众多，周期长，因而，项目文档工作无论是在横向的责任者维度上，还是纵向的时间维度上，都处于分散的状态，这在很大程度上造成了项目文档的收集不全。从横向来看，建设项目具有多方参与性，参与方资质不一，对于项目文档工作的意识水平也有高有低。有的参与方忙于项目建设，平时不注意工程资料的收集工作，到了工程结束后才应付竣工验收，造成文档的缺损；有的参与方对于应收集的文档没有明确的认识，对各种内容和各种载体的项目文档的收集不全不准确，造成文档的遗漏。从纵向上来看，建设项目不是一蹴而就的，项目从最初的提出到竣工，以及后期的维护，要经历一个漫长的过程，与之同时，项目文档工作也有了很长的时间跨度。在这个漫长的过程中，稍有疏忽，就会造成“空档”，导致项目文档的收集不全。

2.3文件管理滞后，文件变更不同步

工程实践中，施工文件编制多严重滞后于工程实际进度，没有做到同步编制归档，使施工文件的真实性难以保证。由于建设项目从开工到竣工验收的时间跨度比较长，施工单位从文件形成到汇总整理的时间跨度也大，施工文件长期散存在各施工单位手上，客观上存在各种利益考虑下施工文件散失或被篡改的可能，个别项目甚至发生过因为工程款纠纷，分包单位扣留应归档施工文件的情况。项目文档是项目建设的记录文本资料，只有保持与项目建设的一致性，才具有真实性、可追溯性，才能为日后维护企业的合法权益提供可靠的依据。然而，传统项目文档工作的封闭性导致的沟通不畅，却给项目文档的“真实性和可追溯性”带来了严重的影响。在项目施工过程中，经常会出现变更设计的情况，项目文档管理人员只是被动地接收和埋头整理，无法对建设项目的变更情况进行跟踪和检查，就无法了解项目的变更情况，不能及时对相关施工文件进行修改和补充，从而导致项目文档的“失真”，不能在关键时刻发挥应有的凭证和参考作用。

2.4项目文档不规范，质量管理难度大

建设项目的多方参与性与文档管理人员的业务水平不稳定性，导致了项目文档的不规范。多方参与，对于项目文档管理工作的协调性有较高要求。施工单位内部相关部门和人员相互间的沟通协调、衔接不够，使得各方对于项目建设文档管理的要求不一，影响了项目文档的规范性。建设项目的文档管理人员的稳定性与素质直接影响着项目文档管理工作的规范性。由于有的参与方的项目文档管理人员流动性大，或未设专职的文档管理人员，只是由兼职人员或在项目完工后临时抽调人员整理项目文档，这就无法保障项目文档管理人员的素质符合要求，从而造成项目文档的不规范。由于施工文件收集整理的工作量较大，各单位的人力投入相对不足，造成文件和施工进度不同步的现象，进一步使质量管理流程“施工自检工程报验监理复检质量认可”失去意义。资料整理的滞后势必又导致工程质量评定工作的进一步滞后，质量评定的二次填表与计算也增加了评定工作中的错误，质量评定的滞后反过来又影响了建设单位对施工质量进行及时的监控。铁路建设项目点多线长面广，无法依赖施工、监理或建设单位任何一方去实施全面的施工质量控制，而施工文件作为施工状况的真实记录与实际反映，应该成为施工质量控制非常重要而有效的管理工具，这部分文件在项目竣工验收后，还将长期成为项目后评价乃至应急抢险时最需要的档案依据与法律凭证。由此可见，传统的项目文档管理方法无法满足项目文档管理的需求，需要我们建立一种全新的视角，采用先进信息化技术来弥补其不足，针对项目文档的特点，有的放矢地做好相关的管理工作，为建设项目的开展和维护起到信息支撑的作用。

3建设项目档案管理需求

根据上述的问题分析，可见施工文件质量面临着诸多挑战。如果施工文件的形成和交换仍然停留在手工模式下，则数据准确性欠佳、孤立存储、施工文件与工程不同步、无法有效辅助项目分析管理的现状就无法改善，施工文件就会陷入为了编制而形成、为了验收而存档的困境。为了避免这些问题，施工单位项目档案管理应满足以下需求：高效智能的现场记录管理、项目文档全过程管理、项目文档动态化管理、项目文档规范化管理。

3.1高效智能的现场记录管理

施工原始记录是施工过程、施工工艺及施工质量控制情况的真实反映，由施工员在施工现场据实填记，不得追记补改，是质量保证与追溯的重要依据。然而由于资料员和兼职档案员所具有的档案管理专业知识有限，且工作量往往较大，其手工整理、著录等工作不够规范、准确，而且有可能面临科学、合理组卷、拟订案卷标题等挑战。利用项目文档管理系统代替资料员和兼职档案员做部分工作，将部分文档管理活动自动化、智能化，不仅可以提高工作效率，而且有助于提高文档管理的规范性和准确性。

3.2项目文档全过程管理

为保证施工文件质量的完整、准确、安全、有效，要求对施工文件进行全生命周期管理，即从文件及其数据的采集、形成到交换、归档实行全过程管理。对大量施工原始记录、质量检验、工程监理、验收评定等各方面的数据的处理，要能够实现对质量事故的记录与跟踪，类似事故报告、统计分析等均可通过网络直接进行，以便工作效率得到极大提高，保证质量管理。

3.3项目文档动态化管理

应用信息系统并不能自动解决所有问题，还必须建立在工程项目自身的全程动态管理基础上。按照国家建设项目文件归档质量控制要求，需要按照“三纳入”与“四同步”要求。从前端控制的角度，“三纳入”是指把建设项目文件材料的形成、积累和归档纳入领导工作议事日程和工作程序，纳入各项工作计划，纳入有关人员的经济责任制或岗位责任制。从全程管理的角度，“四同步”是指下达项目开工任务与提出施工文件材料要求同步，检查项目计划进度与检查施工文件材料的形成情况同步，验收、评定工程项目与验收、评定施工文件质量同步，工程款支付与档案部门出具归档情况证明材料同步。

3.4项目文档规范化管理

工程项目档案管理范文第5篇

摘 要 青铜峡水电站技改工程项目档案是青铜峡水电站科技档案的重要组成部分，是全面鉴定工程质量，对设备进行运行和维护的重要依据。本文从技改档案存在的共性问题，建档控制措施、竣工档案资料编制中需注意的问题进行了阐述。

关键词 铜峡水电站 工程 档案管理

青铜峡水电站是一座以灌溉、发电为主，兼有防洪、防凌功能的综合性水利枢纽工程。青铜峡水电站技术改造工程于2010年全面启动。改造后，电站灌溉、防汛防凌、设备自动化水平等都将大大提高。目前我公司已经顺利完成了伍台机组的全面技术改造工作。本公司形成的技术资料已全部组卷完毕。现对工作中存在的问题进行简要阐述。

一、技术改造档案管理存在的共性问题

1.建设单位往往强调抓工程建设而忽视资料的整理工作，在技改过程中，由于工程建筑物是实体，属于硬件，因此参与技改各方都积极关心工程建筑物的质量，进度等，不论是领导，员工目光都聚焦到实体工程上！而工程资料是一个软件，往往被忽视，往往都是到了最后竣工验收的时候再加班突击各项资料，补充各种文件等，因此，分公司以及有关部门领导，技术管理人员等，对竣工资料的整编的态度和重视程度是能否做好资料的关键。

2.日常的资料管理不规范，在施工过程中，对于平常的资料管理单位一般也花费了一定的人力、物力和财力，也做了相当一部分的工作，但这些工作都是侧重于满足日常工作需要，由于资料管理的深度不够，依据规范程度较低，在最终整理资料归档时，很多资料都需要重做，还要找当事人办理签字，再一次造成了时间，人力和财力的浪费。

3.档案管理制度不健全，目前，宁电分公司虽然建立一些关于档案管理方面的制度，但是，一般都不系统不健全，阻碍了资料整编工作的有效开展，给后续归档工作造成了很大困难。

二、技术改造档案资料整编和归档工作对策

1.建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织保证体系；配备保证项目档案工作正常开展的设备、设施，以及实现现代化管理的必要条件。施工阶段是档案资料形成、积累和归档的关键时期，作为建设单位首先要主动与上级档案管理部门取得联系，在档案业务上及时请上级档案管理部门的人员进行现场指导和工作协调，同时在上级档案管理部门的支持与配合下，对监理施工、安装等单位的专兼职档案员及相关技术人员进行档案短期岗位培训。

2.坚持档案工作于技改工程建设同步进行。坚持同步管理就是要求技改文件的收集整理归档和技改档案的验收，要与技改项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。特别要做好技改文件的收集工作，它是技改档案工作的基础，必须从源头开始就抓好。在工程建设各阶段中，档案的形成、收集、整理都要同时跟上；技改工程项目竣工验收前，一定要首先进行技改档案资料的专项验收；工程竣工验收时，提交合格的竣工档案要与竣工验收同步进行。

3.技改项目施工及安装文件的管理。为保证工程施工和安装资料在工程竣工时顺利移交，应狠抓平时资料积累工作。项目建设单位档案管理人员要做好监督、检查、指导工作，积极协助指导施工单位实行文件包制度，加强施工记录、资料的及时收集。并且定时组织施工、监理单位工程质量管理及资料管理主要负责人进行文件包制度执行情况的检查。发现问题，及时向施工单位下发整改通知。并监督整改落实情况，从而可以确保施工过程资料及检验文件齐全、完整。

三、对施工单位归档工作的建议

1.建立完善的资料管理制度，施工单位的资料整编应当从工程施工开始就设置专门人员在施工的整个过程负责收集、整编和移交所有相关资料，同时，按照国家和相关部门的有关规范和标准制定相应的管理制度，不但设置专人负责还要把责任落实到人，资料的形成，日常管理，收集整编一直到移交保管应当是一套完整的制度，在整个施工过程中，由于情况不断发生变化，资料的整编工作还应当根据工程的具体情况及时的补充或调整资料管理制度。

2.加强人员学习培训，为了切实提高资料人员和管理人员综合水平，在施工过程中，施工单位应当对工程技术人员和行政管理人员进行重视资料管理和整编方面的培训和学习，通过对档案知识、归档范围进行系统培训，使他们变成即懂技术又懂档案管理的复合型人才，只有懂得档案方面的相关技术和要求，才能在平常的工作中高标准的做好基础资料。

3.严格过程管理，定期开展档案专项检查，定期率相关处室到各监理施工单位，对其档案资料整理情r进行检查，听取档案资料整理过程中的问题和建议，尤其在单项工程能够竣工验收进入高峰时，要每月到各单位现场检查指导，通过检查，一是提高各单位对档案整理工作的认识，督促各单位落实档案整编人员，二是掌握各单位档案整理情况，规范了档案整编要求，加快了整理进度，三是检查各施工单位档案资料编制规范性，及时制止弄虚作假现象，催促整改不符合要求的地方。

四、结语

通过几年来对水电站技改工程资料整编的具体实践，深刻体会到工程项目竣工档案必须从工程项目开工之初抓起，实行“三同步”；建立相应的竣工档案管理制度是做好工程档案工作的基础；加强档案意识宣传教育工作，把工程项目竣工档案工作列入施工的全过程。只有这样才能完整、准确、系统地收集和编制电站技改工程竣工档案资料.

参考文献：

[1] 刘翠霞，李连生.浅谈小型水电站技术改造要点及施工管理[J].工程技术：全文版，2016（8）.