企业文件档案管理
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企业文件档案管理范文第1篇
一、施工单位在建设工程档案管理中的主要职责
1、实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件管理岗位责任制。配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门（专人）负责收集和管理。2、建设工程实行施工总承包的，由施工总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。3、可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织和编制工作。4、按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。5、负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整的施工文件移交建设单位及自行保存。
二、施工文件档案管理的主要内容
施工文件档案管理的内容主要包括：工程施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程施工质量验收资料、竣工图四大部分。
（一）工程施工技术管理资料：工程施工技术管理资料是建设工程施工全过程中的真实记录，是施工各阶段客观产生的施工技术文件。主要内容包括：
1、图纸会审记录文件2、工程开工报告相关资料（开工报告表、开工报告）3、技术、安全交底记录文件4、施工组织设计（项目管理规划）文件5、施工日志记录文件6、设计变更文件7、工程洽商记录文件8、工程测量记录文件9、施工记录文件10、工程质量事故记录文件11、工程竣工文件
（二）工程质量控制资料：工程质量控制资料是建设工程施工全过程全面反映工程质量控制和保证的依据性证明资料。应包括原材料、构配件、器具及设备等的质量证明、合格证明、进场材料试验报告，施工试验记录，隐蔽工程检查记录等。
（三）工程施工质量验收资料：工程施工质量验收资料是建设工程施工全过程中按照国家现行工程质量检验标准，对施工项目进行单位工程、分部工程、分项工程及检验批的划分，再由检验批、分项工程、分部工程、单位工程逐级对工程质量做出综合评定的工程质量验收资料。但是，由于各行业、各部门的专业特点不同，各类工程的检验评定均有相应的技术标准，工程质量验收资料的建立均应按相关的技术标准办理。
（四）竣工图：竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等详细情况的技术文件，是工程竣工验收、投产或交付使用后进行维修、扩建、改建的依据，是生产（使用）单位必须长期妥善保存和进行备案的重要工程档案资料。竣工图的编制整理、审核盖章、交接验收按国家对竣工图的要求办理。承包人应根据施工合同约定，提交合格的竣工图。
三、施工文件的立卷
立卷是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。
（一）立卷的基本原则：施工文件档案的立卷应遵循工程文件 的自然形成规律，保持卷内工程前期文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，便于档案的保管和利用。
1、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件按单位工程立卷。2、施工文件资料应根据工程资料的分类和“专业工程分类编码参考表”进行立卷。3、卷内资料排列顺序要依据卷内的资料构成而定，一般顺序为封面、目录、文件部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。4、卷内资料若有多种资料时，同类资料按日期顺序排列，不同资料之间的排列顺序应按资料的编号顺序排列。
（二）立卷的具体要求
1、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷，竣工验收文件按单位工程、专业组卷。2、竣工图可按单位工程、专业等进行组卷，每一专业根据图纸多少组成一卷或多卷。3、立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不宜超过40mm，案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
（三）卷内文件的排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸在后。
（四）案卷的装订：案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏外露在外面。
四、施工文件的归档
归档指文件形成单位 完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交相关管理机构。
（一）施工文件的归档范围：对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
（二）归档文件的质量要求：1、归档的文件应为原件。2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、工程文件的内容必须真实、准确。与工程实际相符合。4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。7、所有竣工图均应加盖竣工图章。
企业文件档案管理范文第2篇
档案管理工作的开展离不开先进的思想意识，而先进的思想意识的产生，则需要积极、有效的宣传来作为保障。企业内部要提高对档案管理工作的认识，并且定期的组织企业内部参与档案管理工作以及各部门交叉人员进行学习，了解国家有关的法律法规，并且将档案管理发挥政策的学习纳入企业内部标准培训流程当中。企业管理者在开展建筑工程项目中，要对于自身的档案服务范围进行拓展和跟踪，积极地实现综合化、一体化以及跟踪化的档案服务。针对于企业档案管理工作人员素质培训上，要积极地组织相应的培训活动，让员工主动参与进去，不断提高档案管理的意识与观念，重视档案管理工作，不断提高业务水平和职业道德修养。档案管理工作的开展，需要各部门予以全面的支持。只有保证宣传工作的效果，才可以保证各项档案资料及时地进行归档和提交，保证档案资料的时效性。
2规范管理
建筑施工企业在开展档案管理工作时，要对于相关的档案管理行为进行规范化操作，通过制定一个统一的标准来执行，可以有效地提高管理效率，实现规范化的档案管理。一般来说，建筑施工企业的档案分类可以分为文书档案管理、声像（照片、录音、影像、奖牌、证书等）档案管理、会计档案管理、科技档案管理（如科研档案、工法、工程施工竣工档案）等。不同的档案类型要按照经营管理、行政管理、生产技术、科研技术、设备、会计、工程建设、特殊等不同类别进行管理，并且对于不同档案的归档上要做好分类存放。对于档案管理行为上，还要制定相关的存放、保密以及查阅条例，并严格遵守，从而有效地提高整个档案管理工作的条理性和规范性，提高档案的利用效率。档案管理者要对企业档案资料归档范围的确定，制定企业档案管理方面的规章制度，收集整理企业各类档案资料，对档案资料分类整理、装订、装盒、编目录、编案卷侧面卷脊，按保管期限分类上架存放，同时编写相应的检索目录。
3信息化建设
企业的档案管理工作开展，需要与时俱进地进行创新和改进，引入信息技术，实现档案管理信息化是现阶段企业档案管理工作的必然趋势。档案信息是企业技术进步和发展的重要信息资源，也是提高企业竞争力的关键。通过对信息化技术的应用，构建一个科学的档案信息管理平台，可以实现对信息的充分利用，并且高质量、高效率地对档案信息进行汇总管理，提高了档案服务水平。随着办公自动化系统的应用，电子档案逐渐成为了档案资料中的重要一种。通过档案信息管理系统的应用，可以实现对电子档案的安全保管，配合采用刻录等方式，可以有效地提高档案信息的安全性。对于一些重点、机密档案管理上，档案信息管理系统可以实现对权限的有效分配，实现了档案保密的功能。
档案管理工作中，纸质文件与电子文件的保存要做好共存与处理，在对纸质档案归档的同时，也要做好电子文件的及时归档，对重要的纸质文件、实物文件通过扫描翻拍等手段进行数字化转换。另外，档案信息的管理上，要不断地对档案保管条件进行提高，并且对档案信息的保管设备进行及时地更新与检查，避免档案信息被破坏。档案信息的使用中，要做好相关的审批，保证查阅档案人员的查阅经过严格的授权，并严格遵守相关的保密要求。信息化建设的过程，可以有效地将传统档案管理工作中的不足和局限进行改进，提高了管理效率，并且实现了档案信息的高效利用。
4做好档案服务
档案管理工作的开展，其最终目的是为企业的经营生产提供服务。在档案信息管理的过程中，也要重点关注对档案信息的开发与利用。对建筑施工企业来说，档案信息中包含了很多技术方面的信息，是企业施工过程中技术和经验的汇总，是企业智慧的结晶，是众多工程师的心血。在工程档案的管理与利用上，对于一些图纸、资料，档案管理人员要进行科学地处理，并且及时地提供给相关部门进行利用。通过对于档案的科学整理，可以有效地为企业技术创新提供科学依据。与此同时，很多荣誉、资历、工程案例等档案也是企业参与招投标中的重要筹码。档案管理者及时地将此类信息汇总交给相关部门，也可以提高企业的市场竞争力，提高业务部门的业务开展效果。档案管理工作的服务对象是整个企业，工程档案的管理和利用要具有一套标准的服务流程，不断地拓展档案的利用范围，满足企业各个部门对档案资料的需求。
5结束语
企业文件档案管理范文第3篇
企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
企业文件档案管理范文第4篇
[关键词]企业；声像档案；问题；建议
企业声像档案是企业音像档案和照片档案的统称，是指企业各部门或个人在从事各种活动中直接形成的对国家、社会和企业有保存价值的照片(包括底片、反转片)、影片、唱片、录音、录像等不同材料为载体并辅以文字说明的历史记录。它一般以照片、底片、录音带、录像带、CD盘片、VCD盘片、DVD盘片等不同材料为载体，以影像、声音为主。是一种特殊的文字材料，是一种特殊载体的专门档案，声像档案是企业档案的重要组成部分。
一、企业声像档案管理工作存在的问题
1.思想认识上的模糊。企业在思想认识上存在两大误区：一种是在日常工作中，部分领导和有关人员根本不了解什么是声像档案，误以为只有上级来文和红头文件才是档案，在各种公务活动中形成的照片、光盘、磁带首先在思想认识上就未引起重视，所以在完成公务活动后，不进行归档保存。第二种是一部分摄录人员认为在公务活动中谁拍的照片就归谁，是自己的“知识产权”，应用完毕后怎样处理属于个人行为。由于思想上的模糊，导致部分声像档案长期在个人或科室内部保存，随着人员的变动和机构的变迁，造成声像档案的失控和流失。
2.档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。声像档案具有较强的实效性和特殊的归档管理要求。例如照片档案主要由底片、照片以及文字说明组成。如不及时归档。随着时间的流逝，摄影人员自己也难以追忆齐全和表述准确。一张照片如果没有文字说明材料，其使用价值就大为逊色，甚至失去利用价值。原底片是照片档案的最原始材料，也是照片档案的重点部分。但是企业有积存照片未归档，且多数照片、底片已分家或无底片，文字说明更难说清。
3.管理制度不健全，声像档案未实行集中管理，甚至归档了的声像档案由于管理制度不到位，档案人员缺乏责任感，使部分声像档案在借阅过程中丢失。
4.保管条件差，声像档案难以长久保存。声像档案是一种特殊的文字材料，是一种特殊载体的专门档案。因而其保管条件比纸质档案要求更高更严格，但一些企业不具备恒温、恒湿、防磁等保存要求，致使一些磁带受损，照片变黄褪色，底片粘边变质，失去了应有的保存价值和利用价值。
这些问题的存在，很大程度上影响了企业档案信息资源的开发和利用，甚至会给企业造成不必要的损失。
二、加强企业声像档案管理工作的建议
1.提高认识，加强对企业声像档案管理工作的宣传。企业声像档案是企业生产、经营活动的真实记录，具有很强的原始性和记录性，同时声像档案又具有其他档案无法替代的生动、形象的历史记录。完整的、规范的企业声像档案对提升企业形象、反映企业文化，更好地促进企业的良性发展具有重要意义。所以，企业要加强对《档案法》、《企业档案管理规定》、《照片档案管理规范》的宣传，提高对企业声像档案管理工作重要性的认识。一要向企业领导宣传。抓住一切有利时机向领导宣传有关法律法规和生动的企业声像档案的利用事例，争取企业领导的重视和支持。二要向企业声像档案的形成和管理人员宣传。宣传企业声像档案的整理归档及管理要求，保证声像档案的妥善、长久保存。
2.依法治档，建立健全企业声像档案管理规章制度。许多企业因管理制度不健全，致使企业声像档案没能实现集中统一管理；有些企业虽然制定了相应的企业声像档案管理规章制度，但仍处于无章可循的管理状态。我们知道，企业声像档案不同于传统的文书档案、科技档案，声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。如照片的底片要和照片一起归档，并且和影像胶片、光盘等需辅以文字说明后及时归档，以免日后难以追忆齐全和准确。要改变企业声像档案管理混乱的现状，保证此项工作的正常运行，就必须对企业声像档案依法管理。一要建立一套行之有效、具有可操作性的规章制度，如建立企业声像档案的形成、收集、整理、移交、保管、借阅、提供利用等规章制度，对企业声像档案管理的每个环节都要作出明确规定，使之有较强的制约作用，做到有章可循、有法必依，规范企业声像档案工作，同时还要建立企业声像档案管理人员岗位责任制和工作标准。二要企业各部门凡是能形成声像档案的都必须执行企业声像档案管理制度，以确保企业声像档案及时、齐全、完整地归档，由企业档案部门集中统一管理企业声像档案。
企业文件档案管理范文第5篇
1.企业文化的理念层
企业文化是企业形象的本源，企业通过自己的组织目标与发展规划的制定，确保企业健康发展运行；围绕核心价值观的永恒发展，促进企业发展；对企业发展的经营哲学的探索，为今后企业发展指明了正确方向；培养企业精神风貌，来弘扬公司正气精神；创新管理、经营理念，维系企业与国际社会接轨。
2.企业文化的制度行为层
在各个企业中都要建立财务制度、人事制度、车辆管理制度、岗位责任制、销售管理制度等一般管理制度，在一些大、中型企业及外资企业也根据自己的管理特点和文化特色，相应地建立员工阶段性比赛（或考核奖励）制度、交流等等。这些制度都是用来约束组织成员的组织规范和行为，以保证整个企业有序高效地运行。
3.企业文化的符号层
企业要将自己的基本标识、组织的徽标及歌曲等、自然环境和建筑、技术及工艺设备特征、文体生活设施、建筑物以及造型、文化传播网络等收集整理，形成企业文化的物质载体，这也是前两个层形成的有力保障条件。总之，企业文化是逐步形成的，也是始终处在变化和运动之中的。人们要将这些文化逐步加以收集、整理、保管、统计、利用、编研，有利于更全面透彻地认识和了解企业文化。企业的文化资本越来越成为企业竞争的关键因素，也在各种资本中处于决定性作用的地位。
二、档案管理在企业文化建设的作用
1.文化价值作用
档案是记录、传承文化的重要载体。它记载了人们创新性的社会实践活动，反映了最先进的生产力的发展状况，使先进文化得以传承和发展。只有档案资料，才能为现在研究历史学、社会学、人口学、民族学等提供各种具体和典型的史料。所以，档案具有与文化等同的价值和意义。
2.文化创造作用
在档案的文化资源中，记载和存储了大量的人类在已往的活动中长期形成的实践经验和科学文化知识。人们可以利用档案中丰富的具体素材，以开发思维，启迪心智，从而创造先进文化，推动和促进企业与经济和社会的全面发展。
3.文化传播作用
档案在企业文化传播中具有十分重要的作用和意义，企业家及其管理者团队所表现出来的精神、心态、品格、气质等，即他们的个人示范和对下属的要求，往往也是企业文化传递的重要渠道。企业文化通过各种传播媒介在社会中传播、扩散，极大地推动档案在企业文化中的社会传播力量。伴随着企业个性、企业经营产品和服务的社会扩散，企业也在进行着自身形象的社会传播。
4.精神价值作用
人与动物不同，具有丰富的情感和高尚的情操。档案的存在，详细地记录了中华民族创造历史和先进文化的曲折历程和奋斗足迹，真实记载了人们在社会实践中创造出物质财富和精神财富的光荣业绩，它的意义和价值随着时间的推移而变得越来越珍贵。所以，通过企业档案的的保护和传承，可以激活丰富的民族精神资源，传承民族精神，巩固深厚的民族文化根基。
5.制度创新作用
档案对企业历史以及企业经营活动等情况的记载，让企业制度创新的方式方法更加多元化。企业为了更好地探索出现代企业制度创新的思路，往往从企业文化入手进行研究分析，找出调动企业员工的积极性的方法，推动制度创新和管理创新的发展。
三、总结
