数字化档案管理

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数字化档案管理范文第1篇

关键词：档案 数字化 管理

所谓“数字化”档案管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。

一、“数字化”是档案管理工作的必由之路。

档案数字化是信息时代的必然要求。档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。办公自动化要求档案管理数字化，信息化建设始终保持以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极吸引新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，无纸化办公已成普及之势，正是由于计算机的广泛使用，因而形成了大量的数字档案信息，同时也为档案的数字化管理提供了可能。此外，档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性， 社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的推一手段，致使成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、“数字化”档案管理的主要障碍。

（一）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。

（二）办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档达成困难。据了解，目前很多单位都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录人造成了一定的困难。

（三）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。

（四）数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由干没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。

三、“数字化”档案管理采取的措施。

（一）加强对档案工作者的培养与培训。一是彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用。二是加强档案工作者对信息技术应用能力的培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。三是强化档案工作者训练，加强培训，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。

（二）正确处理传统与现代化的关系。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。

（三）加大档案现代化管理的投入。应投入大量的精力关心和支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进设备；积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入工作计划，列入考核范围；各级领导，尤其是主管档案工作的领导，每年要定期听取档案工作汇报，了解档案工作现况，提出要求、下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题；领导要重视和加强本系统内的交流与合作，以先进带动后进，发挥优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长补短，共同提高；宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上实现管理内涵和技术手段的创新。

参考文献：

[1] 葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯，2011（1）.

[3] 彭容.档案信息化建设的几点思考[J].档案学通讯，2004.（1）.

数字化档案管理范文第2篇

关键词:档案管理 信息 数字化 网络化

Abstract: the archives information essence is the digital and network is the use of the computer technology, the amount of files with the digital information to express, storage, again through the network to transmission communication, realize high share files resources of the era. The file information network construction of archives work is the only way of in the network era, deepening the archives of socialization service request inevitably.

Keywords: file management ,information, digital, network

中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：

作为档案信息化,我认为就是在国家档案行政管理部门的统一规划组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术,对档案信息资源进行处置、管理、开发和提供利用服务的过程。据报道,保存大量珍贵档案文献的美国国会图书馆将馆藏的“大事材料”转换成了便于下载保存的图像、文本等形式,通过现代网络技术进行传递与交流,以满足社会利用者的多样化需求。而在我国,利用网络技术环境开展的档案信息服务方式仍然主要以馆藏介绍、目录查询等为主;馆藏档案的全息上网、档案信息的网络利用在国内较为鲜见。同国外一些国家相比,差距显得尤为突出,这说明我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。因此,《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出将档案信息化建设作为今后较长时间内档案事业发展的战略重点之一。

一、档案信息网络化的必备条件

实现档案信息网络是一项复杂的系统工程,必须具备一定的条件才能实现。其主要条件是,一要有储存和传输信息把纸质档案转换成数字档案并传输上网的硬件设备;二要有档案信息上网、利用、组织等系统的法律、法规和规章;三要有过硬的编辑和操作档案信息的高技术人才。现在就对这三个条件分析如下:

1. 档案信息网络基础设施的配置。档案信息上网,一要有输入、输出的终端设备计算机;二要有储存、管理档案信息的中央处理器;三要有编辑档案信息的管理软件;四要有将纸质文件转换成数字信息的扫描输入器。这是四个基本设备。这四个设备的配置,关键就是领导的认识、重视和资金的投入。实现计算机的普及,互联网的开通,从大环境上讲,这些条件容易实现。但对于档案界这个小环境而言,还摆不上席位,档案工作的资金完全来源于财政,一些党政领导对这项工作还没有足够的重视,因此,在本来财政资金就困难的情况下,投入就更少,根本就无法购置现代化设备。人为的因素和资金的短缺制约了高科技在档案管理和利用中的运用,所以许多档案管理还处于手检档案的低级阶段。

2. 制定统一的档案信息网络化管理规范。第一,档案信息是一个内容十分丰富,形式极其复杂的信息源。要保证人们轻松、快捷的在网上查档,就必须在全国范围内统一上网目录标准。否则,形式各异的检索目录,就会影响利用者快速、准确的查阅档案。第二,档案具有保密性,必须建立一个完整的管理体系,对文件的产生到永久保存或销毁的整个生命周期应进行全程管理,涉及到文件的流程、管理规划、管理方法以及质量要求,对重要的、保密的程序和数据要加密并备份,随时进行病毒检测、制定系统运行安全管理和电子文件管理制度,规范重要的场所(如机房、库房等)的出入规则,制定保护政策、管理规划、管理方法以及质量要求,从而建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。第三,档案信息资源保管单位利益的保护,也应有一定的规则。因此档案信息的编辑、保管、转载等都需要大量的人力和物力的投入。由于网上用档、利用者与管理者不直接接触,该收取的一切费用,就只好在网上进行,这样就应该建立档案信息利用收费网站。国家制定统一的收费标准和自动计费软件。对每次的访问收费,都必须有一个系统而详细的规定。这样才能保证利用和管理人双方利益均等或不受损失。

3. 建立一支会计算机编辑、会操作计算机网络的高技术管理人才队伍。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要所有档案人员的积极参与与配合,档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用,因此,档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。

二、实现档案信息网络化的对策

随着网上办公、网上用档的普及,档案部门还有许多工作要做,针对网上用档的条件,我们还必须做好以下几方面工作,为档案实现信息网络化奠定坚实的基础。

1.加强网上用档管理理论研究。为了更好地开展网上工作,保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者,我们必须加强归档电子文件的理论研究,其探讨的理论主要包括:(1)用文字处理技术形成的电子文件,归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。(2)用扫描仪等设备获得的图像电子文件,用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究。(3)档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究。(4)档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。

2.加强档案部门网上办公先进设备的配置。现阶段档案部门设备十分落后,现代化程度不高。因此,我们要加强宣传,争取社会的支持,争取政府加大对档案事业的投入。再就是要把档案事业推向市场,让档案体现其经济价值,把档案信息作为一种特殊商品经营,增加社会对档案事业的投入。总之,要采取多种方式来解决档案资金的不足,以便档案界配置先进的管理设备。

3.加强档案管理人才的培养。人才确定事业成败,档案事业发展与否,关键在人才。网络时代,档案管理人才必须重新更新自己的知识,争做档案信息网络管理软件的编辑开发人才,争做网络档案信息管理人才,争做网络档案信息源组织编研人才和其它载体形式的管理人才。

4.加强网上用档的法律、制度的制定。必须加强风上用档工作立法和制度的建设,用法律和制度来保障档案资源的齐全完整。为此,需要从以下几方面进行规范:

(1)加强网上用档的立法规定,对那些非授权访问,冒充合法用户破坏数据完整性、干扰系统正常运行、利用网络传播病毒、线路窃听等形式的犯罪分子,要以法律为武器进行坚决的打击。(2)制定应急计划,进行安全检查和审计,撰写安全情况汇报的规定;(3)严格进行权限管理,包括授予完成工作所需最小特权、回收特权的规定。(4)网上查阅档案信息目录的规定。(5)定期进行安全评估,不断改进、优化系统的规定。

三、如何保障档案信息资源网络安全

作为开放的信息交流平台,Internet的某些特殊属性对档案信息服务的安全性、可靠性带来了一定威胁。在网络环境下,影响档案信息服务安全的主要因素有三个方面:操作系统因素、硬件设备因素以及“网络黑客”因素。其中操作系统是计算机运行的最基本的要求,实现档案信息的网上传递,首先要解决操作系统的安全问题;硬件设备对档案信息安全的影响主要来自其核心——CPU芯片的安全性,亦应引起我们的关注;“网络黑客”则是专指非法制作与传播计算机病毒或恶意攻击特定网站的人。其行为借助网络技术对档案信息资源的安全同样构成危害:存储于网络的档案信息,会因病毒的侵袭而发生严重损毁。因此,利用网络环境开展档案信息服务的安全性、可靠性问题需要我们采取必要措施,保证档案信息服务网络的安全与正常运行。并根据档案信息自身的特点与网络环境下档案信息资源整合利用的实际需要,健全相关的防火墙技术、VPN(虚拟专用网)技术、加密技术、网络病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案信息资源备灾基地建设等,以切实保障网络环境下档案信息资源优化整合与开发利用的安全。

参考文献：1.赵培慎;要想有地位必须有作为[J];档案管理;1994年02期

数字化档案管理范文第3篇

关键词：数字化档案；管理；问题；对策；

文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

进入数字时代，现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响着新时期的档案管理工作，在数字化背景下，时代对档案管理工作提出了越来越高的要求。这些改变不管是对我们的档案管理工作还是对我们档案管理人员都是重要的挑战，在新形势下，档案管理人员只有认清档案管理工作的现状，不断适应新形势下档案管理工作的新要求，不断提升自身素质，才能推进档案管理事业向前发展。

一、数字时代对档案管理工作的影响

（一）数字化电子档案应运而生。档案管理，一般包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着数字化、网络化的不断发展进步，档案的物质载体表现形式也发生了翻天覆地的变化，由原来的纸质档案逐渐转变为电子档案。档案管理模式也相应的获得更新和发展，以往基于手工的档案管理模式逐渐被电子数字化档案管理模式所取代，数字化、一体化的档案管理格局逐步形成。档案管理数字化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。

（二）档案馆形态发生变化。档案馆形态由传统型档案馆向数字型档案馆转变， 这种转变将传统型档案馆有限的、信息资源不能共享的档案文件实体通过数字化手段和互联网技术的应用，实现了数字化、空间虚拟化、传播网络化以及信息资源共享化。这种转化带来的还有档案实体保管模式的转变；之前的纸质档案管理是相对集中的，进入数字时代后，纸质档案逐步向电子档案过渡。

二、数字化档案的优缺点

（一）数字化档案的优点：一是数字化档案可以减少档案管理的工作量，提高工作效率。使用较少的工作人员就可以完成多人的工作量，使档案管理工作的效率更高；数字化档案的网络化将档案管理工作从繁重的文字工作中解脱出来；数字化档案归档的网络化也方便了对档案的管理，提高了对档案信息的查询速度和利用范围。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以进行智 能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点方便地使用档案信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。

（二）数字化档案的缺点：一是数字化档案容易失真。数字化档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在数字化档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。数字化档案极易失真，这不是数字化文件本身的缺陷，而是在形成数字化档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。二是数字化档案安全性有待提高。数字化档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息。这些都会直接损害数字化档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电， 直接影响信息再现，出现不安全问题 。三是数字化档案的永久保存问题。办公自动化带来的无纸办公给工作带来了很多便利， 极大提高了工作的效率。在数字化档案给人们带来极大的方便之余，其数据保存长久性问题有时候相当脆弱。当网络突然瘫痪或者电脑出现故障等问题时， 很容易导致文件数据丢失。

三、完善数字化档案管理的措施

（一）建立健全适应数字时代要求的电子档案真实和安全的法规。由于电子档案的特殊性，其信息在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节都有更改或者丢失的风险性，只有通过法律形式将有关电子档案保管和使用的行为规范下来，使有关部门及个人自觉遵守，才能从制度上保障电子档案的安全。与此同时，法律还要确立电子档案及电子文件的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门能够依法管理电子文件和电子档案。

（二）增强防写技术措施。目前，在许多软件中可将数字化文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从数字化计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。只读式光盘只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘可供使用者一次写入，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些存储载体可以有效地防止用户更改数字化档案。接入网络的电脑应当注意使用防火墙，以防止网上用户对该机构信息资源的非法访问；阻止机要信息等重要信息从网络上非法输出，保护网上数字化档案的原始性、真实性和安全性，从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。

（三）加强对光盘、磁盘等存储介质的保护。一是要加强对磁盘的保护。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，加强病毒防范，要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存数字化档案的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。二是要加强对光盘的保护。光盘要十分注意避光。保持良好的温度、湿度环境至关重要。在使用过程中，应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，光盘的存放应置于盒中直立放置。

数字化档案管理范文第4篇

关键词：云计算 高校 数字化 档案管理 实现和应用模式

1.高校数字化档案管理发展过程中面临的主要问题

高校数字化档案管理的发展实践面临的问题，主要表现在以下几个方面：第一，高校数字化档案资源日益增多与资源存储空间有限和资源异构的矛盾。目前，电子档案资源已经成为高校档案文献资源的重要组成部分。大量递增的数字化档案信息资源，给高校档案管理过程中对海量数据的存储带来了持续的压力，不但加重了高校档案管理中对基础设施建设的负担，还使对海量数据信息进行可靠访问这一问题也面临着严峻的挑战。另外，随着高校数字化档案建设的不断深入，不断出现大量异构的档案信息资源，包括“信息孤岛”、“信息烟囱”等信息资源分散、孤立的状态比较严重。第二，高校数字化档案资源建设与服务之间的矛盾。高校数字化档案资源建设总的涉及到两个方面的内容：传统形态的档案向数字化档案的转化以及数字化档案的存储和流通。目前高校数字化档案资源建设和管理中重建设而轻服务的现象一定程度的存在。不同用户在个性化信息档案需求以及知识服务等方面的要求日益增长，而高校数字化档案资源利用效率低下以及服务层次不高的现状使档案信息服务与用户对档案信息的需求这一矛盾日益加剧，一定程度的制约了高校数字化档案建设的发展。第三，高校数字化档案资源利用与档案资源保护之间的矛盾。档案资源具有特殊性，面临着保密和著作权保护等问题。因此高校数字化档案资源管理中，在用户的权限设定、数字化资源加密以及数字化档案资源复制制度等方面都面临许多问题。上述问题必然会对高校数字化档案管理中的资源共享、用户服务以及档案信息安全等方面带来不利影响，制约高校数字档案资源价值的发挥与利用。

2.云计算在高校数字化档案管理中应用的优势

云计算在高校数字化档案管理和应用中有以下优势：第一，云计算能够提供完善的信息资源服务能力，有利于提高数字档案馆的管理和服务水平。基于云计算构建的数字化档案服务平台能够有效利用各种数字化资源，使高校数字化档案管理获得更大程度的资源伸缩度，形成资源集成化。将高校数字化档案的信息检索、数字参考咨询等业务访问向云端迁移，实现一站式服务，大大的提高数字档案馆的管理和服务水平，并大大的降低服务成本。第二，云计算能够提供多样化和个性化的服务，促进数字档案馆职能不断改变，实现以用户为中心的服务模式，放大高校数字化档案馆的应用潜，提高数字档案馆的信息服务效率。第三，云计算有利于降低数字档案馆的工作成本，提供安全可靠的资源存储能力。云计算对信息资源实施集中存储的策略，档案资源存储于由“云”提供的由数量众多的服务器组成的数据存储中心，由数据中心对数字化档案资源进行统一管理、资源分配、均衡负载和控制安全等等，能够有效解决数字化档案资源的存储问题，还提供了低成本和高安全性的数字化档案利用策略[1]。

3.基于云计算的高校数字化档案管理的主要实现和应用模式

云计算概念的提出给高校数字化档案管理带来了新的信息服务与管理模式。以下尝试从三个方面论述云计算环境下高校数字化档案管理的主要实现和应用模式。

3.1基于云计算的高校数字化档案资源整合框架

云计算环境下的高校数字化档案资源整合的出发点就是实现资源的有效共享。因此，在云计算背景下，高校数字化档案馆的构建就是要为用户提供灵活的部署和应用服务方式，对来自不同服务平台和系统的服务进行整合，提供开放的API接口，实现统一的认证服务[2]。从逻辑结构上看，把云计算环境下的高校数字化档案资源整合框架分为四层，包括基础设施层、资源层、平台层、应用和服务层。

3.2基于云计算的高校数字化档案用户的业务实现机制

针对高校数字化档案的业务特点，云计算环境下高校数字化档案用户的业务实现机制可以采用“云+端”的形式。可描述如下：“云”端由分布的网络、计算、存储等基础设施构成，几乎所有的数字化档案数据和应用都可存储在“云”里。云端作为服务端存在，对外提供接口供客户端调用。包括PC、手机、PDA等统称为数据终端，数据终端只需要拥有浏览器和操作系统，通过网络接入“云”，经验证授权后，即可使用云中的档案资源。

3.3基于云计算的高校数字化档案资源的虚拟存储机制

大量数字化档案资源，给数字档案馆的存储带来了巨大的压力。云存储可以将各种物理存储单元通过软、硬件技术转化成为一个逻辑的虚拟存储单元，并共同对外提供数据存储和业务访问功能。在高校数字化档案馆的应用中，采用典型的网络虚拟存储作为云存储的具体实现[3]。

4.结束语

高校应充分利用云计算提供的强大资源整合能力来提高高校数字档案管理的整体业务能力和服务水平，论文的研究对于高校数字档案馆的资源建设、管理模式、应用服务方式等方面都具有一定的积极意义。

参考文献：

[1] 胡亚南.云计算在档案信息资源管理中的应用初探[J].兰台世界，2011，3月下

数字化档案管理范文第5篇

关键词：医院 档案管理 存储数字化

人们对工作效率的要求随着社会的不断进步而随之提高，如何利用先进的信息技术推动档案管理工作，从而提升档案管理效率，是当前医院档案管理中亟待解决的重要问题。目前数字化档案管理系统逐渐应用于医院的档案管理工作中，形成一种新型的档案信息管理形式，将档案信息与计算机网络加以连接，构成多种形式的存储，并能够实现不同时空间的信息资源共享。

一、医院档案管理存储数字化中的问题

1.缺乏完善的信息化设施。当前由于许多医院缺乏对档案管理的重视，没有足够的资金投入到档案的数字化管理中，致使相关信息化设施配置不够完善。对数字化设备的更新工作医院往往会忽视掉，经常因为相关设施配套不够完善而影响到档案管理数字化的存储建设工作，也降低了工作的效率。通常情况下，医院数字化存储设备主要包括计算机、存储服务器、放像机以及打印机等设备。由于缺乏完善的配套设施，会出现局域网速过慢、计算机性能落后、档案信息遗失等问题，对医院的档案管理工作带了一定的不利影响。

2.没有明确的档案管理标准。当前一些医院没有制定相应的档案管理标准，各种档案信息自收集、整理到存储等环节都没有规范的参照依据，容易造成档案信息混乱的状况。由于医院档案内容庞杂，包含各类人群，他们的年龄、病症各不相同，在档案数字化存储的过程中又有声音、图片、影像以及文字等多种形态的信息，如果没有明确的档案管理规范和标准，档案的数字化存储工作也就无法正常开展。

3.档案数字化的存储安全性较差。很多医院对于档案信息的存储缺乏安全预防措施，造成医院档案信息泄露、遗失或被篡改等，给医院的档案管理工作带来较大的损失。究其原因，一方面医院对档案管理的安全性缺乏足够的重视，没有制定相应的安全管理制度，档案管理工作中存在着一定的安全隐患，比如缺乏明确的责任机制、档案管理人员安全意识不强等。另一方面，一些医院的档案管理工作缺乏信息保密意识，在网络上病人的隐私信息，没有有效的安全措施，对计算机病毒或黑客攻击缺乏防备能力，导致信息被篡改或泄露。

二、强化医院档案管理存储数字化的措施

1.健全医院档案管理制度。规范和完善医院档案管理制度，明确档案管理存储数字化的相关标准，从而为医院管理决策与医疗护理等工作提供必要的参考依据。因此，要保障医院档案管理部门在进行档案信息收集、整理与存储时，各类信息资源的真实、有效，必须建立较为完整的、系统性较强的档案归档制度和档案目标管理考核机制。充分利用数字化存储系统中的检索和排序功能，对档案的存储情况加以实时监控，对其中的存档错误或归档不及时等问题，要采取有针对性的措施加以解决。同时，档案管理工作中要加强合作，有序安排各项工作，以免导致工作混乱或工作重复的情况。

2.强化相关设施的建设工作。数字化的硬件设施是顺利开展档案数字化存储工作的必要保障，采用先进的信息化、数字化技术，结合医院自身的档案管理实际情况，建立灵活且全面的布线结构以及先进的网络信息系统。配备足够的计算机、放像机及存储服务器等设备，建立各个部门间局域网共享机制，使医院内部资源实现动态链接，从而提升资源的利用效率。借助相关数字化存储软件，进行档案管理中的页面设计、域名申请和维护、存储空间以及后台设计等工作，提高档案管理的工作效率。

3.加强档案数字化存储安全预防。档案信息存储的安全保护工作对保障档案管理工作的有效进行具有极大的现实意义，需要加强对这方面的重视。第一，建立和完善相关安全保障制度，对内部档案管理人员的行为加以约束，并成立相应的责任机构，安排专门的责任人，将每项档案管理措施落实到实际工作中。第二，加强对系统网络安全的预防，包括IP地址安全、网关安全、服务器安全等内容，积极采用数字认证、数字签名等形式增强系统的安全等级，并对客户端权限加以明确，从而有效避免非法修改、拷贝以及打印等行为。第三，定期对档案信息资源进行全面的安全检查，并对安全维护工作加以记录，对相关数据及时备份，确保系统在任何时候都能满足工作需要。

综上所述，医院要想更好地适应时展的需要，就必须加强档案管理数字化应用。但在实际工作中存在着诸如存储缺乏安全性、相关设施不完善等问题。通过对当前医院档案管理存储数字化的研究，针对相关问题提出相应的解决措施，对推动医院档案管理工作的开展具有极大的现实意义。

参考文献

[1]谭新.浅析电子文件对档案工作的影响及对策[J].黑龙江史志，2009（2）

[2]李巍.医院档案管理现代化建设的途径[J].兰台内外，2010（2）