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[关键词]废旧物资;精细化;管理体系
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000
[中图分类号]F426.61 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2016)16-0-01
1 废旧物资精益化管理的范围和目标
1.1 管理范围
废旧物资专业管理范围:公司所有固定资产和项目退役物资的退运、再利用、报废、出入库、处置的全面管理。
报送形式:库存物资报废物资的报送,固定资产报废的报送,项目退运报废、再利用物资的报送,大修、技改等其他退运物资报废、再利用的报送。
业务部门:项目管理部门、施工单位。
项目类型:公司固定资产、基建项目、技改项目与大修项目等所有项目。
物资类别:一次设备、二次设备、通讯设备、仪器仪表、工器具、装置性材料、办公用品与信息产品等系统内所需的全部物资。
1.2 管理目标
在废旧物资的计划报送、退运物资拆除、回收、出入库、处置过程中实行计划控制,使退运物资的退运、回收按计划进行,以保证退运物资的及时性和完整性,尽量避免国有资产的流失。
2 废旧物资精益化管理的主要做法
2.1 加强管理,及时培训,提高废旧物资管理规范率
物资供应分公司根据废旧物资管理的实际情况,从实际应用出发,多次对项目管理部门尤其是所属18个县公司,就废旧物资管理的各个工作流程进行培训,把控废旧物资管理各个工作流程,努力提高废旧物资管理规范率。
阜阳供电公司物资供应分公司不仅积极加强自身对废旧物资的规范管理,还积极与项目管理部门、施工单位沟通,在各项目管理部门之间架起一个沟通的桥梁,使项目管理部门、施工单位与技术鉴定部门进行有效的沟通,使废旧物资退库计划、退库申请、技术鉴定的报送更加顺畅、快速、规范,为废旧物资的管理提供了一个规范的平台。
2.2 部门协调,切实提高废旧物资技术鉴定及时率
阜阳供电公司依据资产使用和管理的归属部门,由项目管理部门依据项目计划时间报送退运物资退库计划,使用部门(施工部门)报送退库申请,项目管理部门结合运维部对退运物资进行技术鉴定。
第一,项目管理部门在公司综合计划下达30日内,在ERP系统内提报退运物资退库计划,使用部门(施工部门)依据工程进度在ERP系统内提报退库申请,物资管理部门确认退库申请后,项目管理组织使用部门(施工部门)对退运物资进行拆除,并依据退库申请单移交物资供应分公司。如果综合计划未按时间要求报送的,项目管理部门将纳入考核。
第二,阜阳物资分公司依据退库申请单的物资名称、型号、数量收货、入库、分类存放后7个工作日内,由项目管理部门组织相关管理,技术部门对已入库的退运物资进行技术鉴定。如果在规定的时间内没有完成相关的技术鉴定,相关管理部门将纳入考核。
2.3 加强业务学习培训,提高处置申请及时率和准确率
物资供应分公司在项目管理部门对废旧物资鉴定结束7个工作日后,对鉴定完毕的退运物资进行入库管理,并分类存放。依据省公司废旧物资竞价的时间要求及时从ERP系统内提报具备处置条件的报废物资,如报送不及时或不准确,废旧物资管理人员将纳入考核。
2.4 加强仓库出入库和人员管理,提高清运规范率
在废旧物资竞价处置成功5个工作日内,物资供应分公司依据省公司的成交通知书,与竞价成功的回收商签订废旧物资销售合同,并在销售合同签订后3个工作日内,督促回收商将销售款汇入阜阳供电公司的财务账户上,并确认财务部收到销售款后,仓储人员严格按照省公司有关要求履行清运手续,并依据提报的《废旧物资处置申请单》上的物资名称、规格型号、数量等出库,10个工作日内规范地完成清运工作,否则仓储人员将纳入考核。
2.5 全面贯彻清仓利库管理工作理念及目标,推进库存盘活利用工作顺利进行
理清账目,完善基础数据。一是组织基建、生产、营销部、财务部对库存物资信息进行鉴定;二是对工程在建库存物资,督促尽快办理出库手续;三是对经各部门鉴定后的工程结余物资,尽快办理利库,等下一工程需用,即可利用;四是对待报废物资,有物无账的应及时办理报废手续;五是对已报废物资,严格遵守国家法律法规和公司各项规章制度,严格按省公司统一部署,纳入国网竞价平台处置,坚决杜绝违规操作行为,有效规避管理风险和廉政风险。
2.6 规范报废有关资料的收集、归档工作
对于有关资产、存货和项目物资的退库计划、技术鉴定单、出入库手续、台账、销售合同以及处置清运的有关资料,根据时间、批次归档收集,并按照国网、省公司有关规章制度规范存放。
3 废旧物资精益化管理的成效
同业对标是目前物资管理的主要评估办法。同业把标将物资管理分为15项指标,其中涉及废旧物资管理的有1个。阜阳物资分公司制定月度、季度同业对标指标目标值报送发展策划部,发展策划部每月、每季度根据目标值的完成情况进行考核和奖励。有力地促进了物资管理工作。截至目前,阜阳物资管理指标完成情况较好:废旧物资管理规范率为100%。
一、经营机构不健全,人员、设备不足。缺少必要的管理机构、经营人员以及必需的经营设备,另有个别企业缺少合法的经营场地证明或租赁协议。
二、帐目设立不健全,会计核算不规范。大部分企业缺少实物台帐及“应交增值税”明细帐。免征的增值税额没有按规定并入当期补贴收入,计提企业所得税。有部分企业会计没有从业资格,属兼职会计的较多。
三、财务管理制度不健全。没有按规定建立废旧物资的入库、盘存制度,没有按《会计法》规定对会计、出纳、保管、记账员等人员的岗位分离,从而无法提供真实的会计核算资料。
四、违反规定使用收购发票。各废旧物资经营企业均存在违反规定使用收购发票现象。具体表现为:一是用于收购生产性废旧物资(工业下脚料),为生产企业销售下脚料偷税提供方便;二是集中大面额开具收购发票为未取得免税资格及未纳入税收管理的废旧物资经营者(包括流动商贩)偷税提供了方便;三是开具不规范,填开项目不全、内容缺项,个别企业存在二次填开现象。
五、与以废旧物资为原材料进行生产加工的关联企业,特别是前店后厂式的关联企业,人员、场地、财务等方面没有完全分开,业务往来存在长期挂帐现象。
通过调查,全县六户废旧物资经营企业帐目核算以及经营管理整体水平都有了程度不同的提高,**宏远物资回收公司和**远征废旧物资回收有限公司两户企业除“问题(四)”存在的共性问题外,其他方面做的比较到位。其他四户企业均程度不同的存在着以上问题。
针对以上情况,县局决定对全县废旧物资经营企业自06年3月1日起统一进行税收整改,整改期间不得享受增值税免税优惠政策。主管税务机关要督促、帮助企业进行税收整改。通过整改,达到了废旧物资经营企业免税标准的,可由企业向所属主管税务机关提出免税资格认定申请,由主管税务机关进行审核,符合认定条件的报县局综合业务股备查,按规定程序恢复免税资格。
为进一步规范我县废旧物资经营企业税收管理秩序,强化行业税收管理,针对以上存在的问题,明确以下具体要求:
一、完善经营机构和管理制度。必须具备固定的经营场地、必要的管理机构和经营人员以及必需的经营设备。同时,健全内控管理制度,按照财务管理制度规定实行人员岗位分离。
二、健全帐目,规范会计核算。废旧物资经营企业必须有上岗资格的专职财务人员,严格按照《会计法》和《商品流通企业财务会计制度》的规定设置会计帐簿,进行规范的会计核算。
三、前店后厂式的废旧物资经营企业,场地、人员、财务等方面必须与生产性关联企业完全分离,购销业务不得长期挂帐。
四、规范收购发票的使用。废旧物资经营企业收购的生产性废旧金属一律不得开具收购票,必须向销货方索取合法、有效票据(包括税务机关代开发票)。
主管税务机关要针对检查中出现的问题,对企业自认定免税资格以来的全部纳税情况(包括收购票使用、销售发票开具、帐目核算以及申报纳税等)进行一次全面检查核实。发现有涉税违法行为的,要按照相关规定进行补税、罚款;情节严重的,要及时移交稽查局,直至追究刑事责任。
【关键词】 废旧物资; 管理; 问题; 对策
一、废旧物资的定义
废旧物资一是退运物资,由于供电设备增容、改造、迁建、系统升级或直接变更运行地点等非设备自身原因而退出运行的,或由于存在无法修复的严重缺陷、固有的设计问题、技术经济性淘汰、不符合反事故措施要求和不满足技术安全要求等原因而退出电网运行,但仍具有一定利用价值的设备和主要材料;二是长时间(6个月以上)闲置、未使用或不需用的固定资产、低值易耗品、材料物资等。
二、废旧物资管理当前存在的主要问题
(一)废旧物资管理意识不强,思想上重视不够
供电企业仍存在重生产轻管理的思想,加上近几年工程建设任务重,从领导到员工都存在着只要把工程做好了,就万事大吉,至于工程物资、废旧物资如何管理没有作严格要求,存在着“家大业大,浪费一点没问题”的思想。
(二)废旧物资管理制度执行不到位
自2004年国网公司系统清产核资以后,大部分供电企业都制定了废旧物资管理办法,明确了部门职责,制定了处理废旧物资操作流程。但由于长期以来养成的随意性,执行部门怕麻烦,不愿按流程办,或制定制度可操作性不强,缺乏相关考核办法,虽有制度不执行或执行不到位,制度成了一纸空文。
(三)废旧物资管理人员执行职责不到位
近几年由于工程建设规模大,工程施工队伍及其人员复杂多样,人员素质参差不齐,极易出现执行职责不到位的情况,施工中拆除的废旧物资散落在各种性质的施工人员手中,给废旧物资管理造成不安全隐患。
(四)废旧物资管理缺少必要鉴定
废旧物资可分为报废和可再利用物资,报废物资应按规定程序进行竞卖,可再利用物资则必须重新估价入库,继续用于生产。然而在实际管理过程中却没有完全对废旧物资进行技术鉴定,对资产是否报废及报废后如何处理没有权威性结论,无法判断废旧物资型号、数量的正确性和能否再利用,以致有些可再利用物资被当作废品贱价变卖,国家财产遭受浪费、损失。
(五)废旧物资应收、实收数量缺少监督
应收回废旧物资数量没有事前申报、核准,且不同工程拆除废旧物资堆放在一起,无法核对实际收回数是不是应收回数,只是凭自觉,能收回多少是多少,缺少审核。由于管理粗放,拆除废旧物资很可能被擅自变卖或留为私接工程使用,为贪污犯罪、私设“小金库”打开了方便之门。
三、加强废旧物资管理的重要性
管理实践证明,得控则强,失控则弱,无控则乱。有实物资产的地方就有废旧物资,要管好废旧物资,就要全局上下共同努力,部门之间相互协作。加强废旧物资管理是电网企业精益化管理的要求,主要体现在科学决策上,设备更换决策正确与否,对资金使用效益有着较大影响。供电企业每年基本建设、更新改造、生产大修任务重,投入资金量大,如果准备更换资产没有详细明确的安排与计划,废旧物资基础资料缺失,就会影响管理层决策水平,难免造成不必要的损失、浪费;对废旧物资不能进行科学鉴定,势必影响废旧物资再利用效果,形成新购物资增加,造成浪费;对回收物资管理不善,心中无数,就会造成物资盲目采购,带来库存物资积压和资金无效占用。这对财务杠杆系数较高的供电企业而言,是十分危险的。
四、加强废旧物资管理的具体举措
(一)转变观念提高认识,高度重视废旧物资管理工作
供电公司要以提高对废旧物资管理认识为突破口,积极宣传废旧物资管理工作重要性,努力扭转员工,特别是基层职工观念,使员工认识到加强废旧物资管理的重要性,以保证国有资产保值增值。废旧物资回收完整与否,直接影响企业财务安全,如疏于管理,就会造成物资流失。加强道德教育,提高员工主人翁意识,否则制度再完善,如果没有合格的人来执行或者执行不到位,管理还是会出问题。供电企业由于其行业特殊性,资产遍布广大地域,且有很大部分在野外,电网改造过程中废旧物资管理靠的是员工对企业负责的精神,因此要加强员工职业道德和廉洁教育,增强员工工作责任心。只有全体员工都来关心企业利益,视企业兴衰为己任,企业才能更好地发展。保定供电公司利用公司网站、知识问卷和讲党课等多种方式对员工进行有关废旧物资的政策法规、反腐倡廉教育,在潜移默化的教育中,逐步提高了广大员工自身素质,加强了广大员工积极参与公司党风廉政建设的自觉性,提高了废旧物资管理水平。
(二)制定操作性强的管理制度,强化制度执行力
企业如果缺乏制度约束,把各种潜在风险控制完全寄托于人的道德品质,肯定是不行的。企业一切管理工作都是从建立、健全内部控制制度开始,企业一切决策都应统驭在完善的内部控制体系之下。但是有内控制度,必须严格遵守并严格检查执行情况,才能保证制度有效运行。因此在废旧物资管理制度设计中必须明确职责,细化考核办法,实行资产使用部门和归口管理部门分级考核,资产归口管理部门对所管辖资产使用部门废旧物资管理进行监督、管理、考核,企业管理层对归口管理部门是否监督到位进行考核,保证废旧物资足额、完整收回,才能理顺管理流程,保证企业资金安全。这样通过抓制度建设,规范工作程序,堵塞管理漏洞,形成“用制度管人、用制度管权、按制度办事”的管理机制,使废旧物资管理工作更加科学化、程序化、规范化,提高企业执行力。
(三)明确废旧物资管理各自职责,落实责任人
资产使用人最为了解自己所管辖资产能收回多少废旧物资及废旧物资成新状况,应把资产使用人作为废旧物资回收责任人,资产无论由谁施工、拆除,都须经资产使用人负责资产报废申请和废旧物资回收、分拣、入库,并对使用人进行考核。《河北省电力公司废旧物资管理与考核办法》规定各单位财务部门是废旧物资回收价值管理部门,负责废旧物资价值回收工作和会计核算,财务要及时、完整掌握废旧物资应收数,建立废旧物资和再利用物资两个明细科目,按评估价进行账务核算,理顺资产价值管理,定期与仓库台账核对,保证数据准确完整;物资管理部门是废旧物资集中回收处置实物管理部门,负责建立废旧物资出入库台账及废旧物资回收、出售工作;生产技术部门负责废旧物资技术鉴定工作,对有利用价值的废旧物资提出处置建议;行政部门负责回收本单位机关本部已批准报废废旧物资,建立废旧物资台账,并定期集中将废旧物资统一交物资管理部门;招投标管理部门组织成立竞拍工作组,制定操作流程,统一对废旧物资进行招标拍卖工作;监察、审计部门负责对本单位废旧物资的回收和处理工作进行监督检查。保定供电公司《废旧物资管理办法》中,对废旧物资范围进行了严格定义,在废旧物资管理职责中,明确了领导小组、鉴定小组、处置小组及公司职能部室工作职责,对废旧物资审批、归集、回收、保管、处置等流程进行了梳理、规范,实现了废旧物资闭环管理,杜绝了国有资产流失;规划部门制定废旧物资规划利用项目标准,明确对废旧物资利用项目安排原则、适用范围、建设标准及确立程序,按照基建、生产改造工程分类和负荷性质、电压等级、设备容量等。结合中长期规划确定废旧物资再利用方向,实现废旧物资利用规划科学性、严肃性;建立废旧物资技术性能评价、鉴定工作标准,按照相关技术要求、废旧物资规划利用项目标准,分类制定废旧物资再利用技术评价体系,对可利用废旧物资进行细化分级鉴定,根据物资状况、用途划分可利用等级,实现废旧物资鉴定分级管理;开展技经评价,从投入产出比、废旧物资维护费用、废旧设备投入回报率,确定废旧物资再利用经济性;在废旧物资监督管理过程中由审计、监察部实现全过程监督,保证废旧物资整个管理过程合法、合规。
(四)对废旧物资进行科学鉴定,研究、开展退运物资再利用工作
一是一项资产在报废拆除前必须经技术鉴定小组鉴定,鉴定内容主要有该资产是否报废;报废后可收回废旧物资数量和型号是否正确;可收回废旧物资哪些是不能利用的,哪些是可重新利用的,鉴定内容既是废旧物资回收依据也是考核依据。二是物资部门对经资产使用部门分拣过的物资验收入库,分别建立报废物资和可利用物资两本台账,对经鉴定可再利用废旧物资在拆除前做好标识,保证物资完好拆卸,并进入备品备件管理流程,由物资管理部门妥善做好储存保管工作,并由财务部门定期稽核,以提高废旧物资再利用水平,减少不必要重复采购,促进企业节能降耗。2008年保定供电公司在废旧物资管理上突出了工程开工前的预鉴定,将需再利用的物资提前建账,并用“可利用”标签标注,实现了拆除前的预管理。2008年河北省电力公司系统退运物资再利用共节约投资1.2亿元。
(五)开展废旧物资管理效能监察
一是规范废旧物资分类整理、回收保管、价值评估、竞价处理等工作流程,对实际拆除物资与应拆除物资数量进行核对,对应退未退物资要说明原因,对不能说明原因的,要追究当事人的责任,抓住废旧物资回收管理工作关键环节,根据废旧物资不同类型确定相应监察方法,对于发现的问题,要站在完善企业管理的层面,按照精益化管理要求,严格督促整改,促进废旧物资回收管理工作流程规范化。二是加大对违法违纪行为处理力度,对在废旧物资回收、处理过程中侵占、受贿、、设立“小金库”等严重违法违纪行为,要按规定严肃处理、决不姑息,以促进废旧物资处理公开、透明、规范、有序进行,确保废旧物资处理款及时回收和废旧物资残余价值充分利用,严肃查处废旧物资回收管理工作中违法违纪行为,防止资产流失和不正当交易行为,提高公司系统废旧物资管理整体水平,推进节约型企业建设。三是通过资产的清理、清查,检查资产的报废审批流程的规范性及废旧物资的处置情况,对擅自报废资产,要查明废旧物资处置情况,责任到人,对引起资产流失的,要根据情节轻重进行经济或法律制裁。
五、注意问题
(一)实行废旧物资超前控制,确保废旧物资回收、管理到位
保定供电公司设计了一整套废旧物资交接表,根据公司下达大修、技改、基建、专项等工程项目,公司相关部门提前逐项进行应拆除废旧物资统计,并组织相关部门做好拆旧物资技术鉴定,建立具有鉴定、入库、检测、整理归档等详细信息的完整的废旧物资台账。根据生产(施工)中拆除废旧设备及边角废料、生产经营中产生其他废旧物资,责成使用保管单位登记造册入库管理,注明工程项目和编号;做好拆旧物资基础资料的统计、汇总工作,保证与物资部门拆旧物资统计数据一致性。
(二)规范废旧物资交接程序,确保废旧物资及时入库
保定供电公司物资管理部门设立专人负责废旧物资验收入库、领用和仓储保管等工作,负责废旧物资统计填报及废旧物资归集整理,分类存放保管,并依据公司废旧物资领导小组批准工程废旧物资鉴定结果核对入库废旧物资品名、规格、型号及数量等信息的一致性,登记废旧物资台账(报废物资台账、可利用物资台账),对信息不一致的,拒绝签字入库。建立起废旧物资仓储管理专项台账及领用记录,使废旧物资交接、管理更加程序化、规范化,减少了废旧物资流失。物资保管单位还加强了对可利用物资的保管和二次维护,对可再利用废旧物资登记造册,并建立单独废旧物资可利用台账,设专职保管人员负责管理,避免可利用物资的损坏。
(三)废旧物资出售要遵循“公开、公平、公正”的原则
保定供电公司的废旧物资采用公开拍卖、公开竞价等方式,出售给经国家批准的专业废旧物资回收公司,处理过程包括以下主要程序:确定废旧物资清单及处置工作方案;成立废旧物资处置竞拍工作组并合理确定竞拍底价;组织至少有三家及以上经国家批准专业废旧物资回收公司参与公开竞价、拍卖;拍卖成交后,及时完成废旧物资交接、清运和货款结算;凡属剧、危险品、放射性物资必须由公安部门、环保部门等统一处理;报废汽车须通过国家指定的专营渠道,按照规定程序处置,依法对废旧物资进行拍卖。保定供电公司深入贯彻勤俭持家理念,认真开展废旧物资处置专题研究,在科学评估废旧物资价值基础上,制订废旧物资处置方案,对2007年以前已鉴定并归集到仓库,由市公司管理的废旧物资,于2008年依据《河北省电力公司废旧物资管理与考核办法》进行了公开竞价处置,共回收价值近两百万元。通过废旧物资的拍卖,不但可以收回大量资金,还可以缓解库房存储空间压力,为库房标准化建设提供良好条件。
六、结语
综上,废旧物资管理是供电企业资产管理的重要环节,而完善管理制度、强化管理流程、落实管理责任、完善管理手段、加强效能检查等是做好废旧物资管理的基础工作,这在微观上直接影响工程进度、工作质量,在宏观上影响各种经济技术指标的完成。供电企业必须加强废旧物资管理,减少融资力度,降低财务费用,改善财务状况,增强企业盈利,以促进企业的持续健康发展。
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根据《关于开展废旧物资处理效能监察的通知》要求,200*年*月25日,__分公司对废旧物资处理工作进行效能监察立项,着重对__车间钢材边角余料及废旧设备等废旧物资的处理工作进行效能监察。通过200*年一年的运行,目前,此项工作已经结束,现将__*分公司开展废旧物资处理效能监察工作汇报如下:
一.组织健全,加强对废旧物资处理效能监察工作的领导和监督。立项之初,我分公司即成立以党委书记为组长、生产副经理、材料设备部、财务部和车间负责人组成的领导小组,负责对此项效能监察工作的领导,分公司材料设备部负责对废旧物资处理工作的具体实施,党群工作部纪检监察人员负责对废旧物资处理的全过程监督。
二.加强过程控制,规范操作程序。
分公司于1、4季度分别对我车间钢材边角余料进行了处理,3季度,对部分废旧设备进行了处理。对这些废旧物资的处理,首先由材料设备部提出《废旧物资处理申请》,分公司技术部、质量安全部、财务部等综合施工生产、质量安全和财务管理等方面进行综合审查,分公司纪检监察人员及车间工人代表进行监督,经生产副经理确认后进行处理。然后,由材料设备部向社会废旧物资处理的信息,对前来投标的竞标人资格进行审查后确定竞标人,发出竞标书。第三,在规定时间内收到竞标人的标书后,组织公司领导、车间、工程管理部、材料设备部、财务部及纪检监察人员集中进行开标,以价高并能满足预交订金、承诺遵纪守法和厂规以及负责清场的竞标人中标。物资出厂时,由我车间派人进行装车监督,门卫负责出门最终验货旅行。
三.加强监督检查,确保废旧物资处理工作规范、透明。
分公司纪检监察人员自始至终参与到废旧物资处理工作的中去,从处理申请、发出标书到开标定标以及出厂验货等环节,加强监督检查。部分职工代表也参与到监督检查中,增加了透明度。
我分公司共处理废旧钢材边角料16.81万吨。计30933万元,处理6~70年代出厂的台钻摇臂钻等报废设备700台,共计122620__元。
四.效能监察工作的特点:
一、对城市规划区内的废旧物资摊点实行集中管理,目的通过行业调控和特殊的管理办法,促进废旧物资行业的规范经营、文明经营,塑立城市形象。
二、凡在县城规划区内经营下列项目者,全部实行集中定点经营管理的办法。
1、收购经营废旧金属的。
2、收购经营废旧门窗等木制品的。
3、收购经营废旧玻璃、塑料的。
4、收购经营废旧机电的。
5、收购经营其它废旧物品的。
三、凡属上述经营户要按照城建部门规划、指定的场所经营,具置确定在祁临一级公路附近保成机械制造公司所属的铁厂旧址。
四、凡进入废旧物资市场的经营户,可以享受以下优惠政策:
1、凡属上述经营户,需向县政府授权单位申领集中管理证书,申领证书不收取任何费用。
2、凡获得集中管理证书的经营者,从2005年8月1日起,三年内免交工商、税务机关的一切税费,三年后至2012年,各种行政性收费减半征收。
3、该废旧物资市场由保成机械制造有限公司为主体法人单位,直接对有关行政管理部门负责。废旧物资经营户在市场内的占地费一年内免交,一年之后按县政府有关部门指导价由市场主体法人单位适当收取。
五、凡城市规划区范围内的废旧物资经营户,遵守集中管理规定,享受优惠政策,并要积极配合,具体要求是:
1、废旧物资市场内的经营户,必须按城建部门规划修筑临时建筑,投资由经营户承担。