项目档案管理

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项目档案管理范文第1篇

建设项目中的档案资料是工程的重要资料，项目档案既记录着工程建设过程中的史实，又是建设项目竣工后建设单位进行维修及改建等工作的重要依据，对建设项目的管理有很大的作用。为了能够保证建设项目档案的系统、完整、准确，促进建设项目管理中的档案管理规范化，提高建设项目档案管理水平，我国档案局制定了《重大建设项目档案验收办法》，大力开展建设项目档案管理的业务指导与执法检查活动。在《重大建设项目档案验收办法》中，规定档案验收是项目竣工验收必不可少的一项工作，没有经过项目档案验收或者项目档案验收不合格的建设项目，不能通过整个建设项目工程的竣工验收。由于项目档案验收对整个建设项目的竣工验收有着决定性的作用，充分体现了项目档案管理在整个建设项目管理中的重要性。因此，切实做好建设项目管理中的档案管理工作，是建设单位不可忽视的课题。

2现阶段建设项目管理中的档案管理现状

2.1建设项目管理中的档案管理意识薄弱

现阶段，很多建设项目单位的档案管理意识比较薄弱，没有充分认识到项目档案管理工作的重要性。在建设项目管理中，总是存在一种"重建设、轻档案"的思想，建设单位的领导及管理层都没有认识到建设项目档案是整个建设项目管理的重要依据，对建设项目档案管理缺乏责任感。尤其是在建设项目施工中，因为建设施工的任务比较重、项目较多，所以建设单位的领导层都比较重视工程施工的质量与进度等，往往忽视了建设项目的档案管理工作，没有将档案管理工作落实到位。建设单位通常在建设工程快要完工的时候，将档案管理纳入每日议程中，这样就不能够保证项目档案的准确性与真实性，从而影响到日后建设单位对建设档案的使用，对建设工程质量不能完全保证。

2.2项目档案管理的机制不健全，运行机制不完善

在重大建设项目施工建设中，涉及到的工程参建单位会比较多，比如说建设项目的法人、施工、设计等工程参建单位。由于建设单位的项目档案管理机制不健全，档案部门虽然制定了一系列档案管理规章制度，但是存在着形同虚设的现象，在工程建设中没有形成有效的管理机制，使得建设单位对档案管理制度的执行力不够。再加上建设总承包公司对建设项目的档案管理任务分配不明确，不能够很好的协调档案管理工作，不能形成良好的档案管理网络，对每个职能部门的职责划分不明确，部门之间缺乏一定的沟通与配合，这样就直接造成了建设项目的文件材料管理不顺畅，档案的完整性得不到保证，最后对建设项目的档案收集、整理及归档工作造成很大的影响，从而影响到建设工程质量。由于建设项目管理中档案管理的运行机制不完善，在建设项目开始建设时，建设单位很容易忽视项目档案的管理工作，从而忽视建设项目各个环节中文件及资料的形成、积累以及整理归档的过程；还可能导致大部分的资料分散在各个分包单位，在工程竣工时，如果建设单位没有提前去收集档案资料，等工程竣工之后，收集这些资料的难度更是难上加难；还可能造成工程建设的监督不足，建设单位没有按照国家的档案管理规定进行整理，监督不力，致使建设项目施工的档案资料收集零乱。

2.3建设项目管理中的档案管理缺乏保障机制

由于建筑施工单位和监理很多时候都是采用比较灵活的用工制度，而项目档案管理经常会被认为是一项没有很高技术含量的工作，最后致使专职管理项目档案的人员越来越少。建设项目工程的档案资料比较多，而档案管理人员较少，使得一个档案管理人员兼职管理档案较多，人员流动比较频繁。现阶段，很多建设单位没有将比较重要的工程档案文件的形成、积累以及整理归档纳入到相关档案管理人员的职责范围，这样就很很容易造成档案资料的流散。由此可见，我国的很多建设单位在建设项目管理中的档案管理缺乏一定的保障机制，建设单位应该对档案管理工作予以重视。

3加强建设项目档案管理的具体措施

3.1完善建设项目的档案管理制度

档案管理部门应该根据本单位建设项目的实际情况制定一系列可操作的规章制度，对建设项目档案的收集、移交、整理等管理工作提出具体的要求，从而保证建设项目的档案管理有效执行。完善建设项目的档案管理制度，需要由建设项目单位带头建立项目档案管理网络，从而要求项目的施工单位、设计单位等配备专职档案管理人员负责项目建设期间的工程档案资料的收集、整理及归档。建设单位还应配备一个专职项目档案主管人员来负责项目档案工作，做好整个项目工程档案管理的统筹与协调工作，明确分配档案管理部门的职责，将档案管理工作真正的渗透到项目建设的每一个建设环节。通过建设单位的对项目档案管理进行统一领导、分级管理，整个项目工程的档案资料将会完全处于受控的状态，有利于建设单位对项目档案的收集、整理及归档，确保了项目档案资料的完整、准备。

3.2提高项目档案管理意识

在这个信息化时代，及时的信息能够对增强建设项目管理人员的档案管理意识。建设单位应该充分的利用报刊、电视等媒体，将与项目工程档案的有关的重要信息传播出去，建立一个档案管理信息化共享平台，通过法律的手段，对每一个建设单位的职责要明确，利用管理人员与系统的有效结合，从而增强建设单位档案管理人员的管理意识。现代建设项目工程的档案管理也需要与当地的经济发展相适应，建设单位应该加强对项目工程的关注，及时将有关信息化的有关消息反映到建设单位的管理层，管理层应该将这些信息化消息加以提炼，应用到建设项目的档案管理规定中，从而提高项目工程档案管理人员的管理水平。

3.3档案管理部门应当参加建设项目的竣工验收

对建设项目的工程档案审阅是工程竣工验收中的法定内容，档案管理部门应当参加工程的竣工验收，能够让档案管理部门充分认识到档案管理在整个项目建设过程中占有的重要位置，从而引起档案管理部门对今后档案管理工作的重视。对于建设项目验收过程中发现的有关于档案管理问题，建设单位的档案管理部门应该要及时的解决。档案管理部门要对档案管理坚持高标准、严要求，才能够在一定程度上保证项目档案的质量。

4结语

项目档案管理范文第2篇

关键词：声像档案；管理

中图分类号：C93 文献标识码： A

声像档案具有收集、贮藏、整理和传递信息等多种特点，以一种生动活泼的形态出现在人们面前，让人们迅速接受并喜爱上这种形式。声像档案在火电项目中属于一个记录节目内容的重要载体，同时也是工程专题和反映工程背景资料的重要组成部分之一，为此各单位应积极努力的提高声像档案的有效性管理工作，以达到声像档案完整保存的目的。

声像档案的管理状态

1.1管理档案的意识不足

在声像档案的管理工作中未能充分认识到其对于项目整个过程记录的重要性，导致管理意识的薄弱，这也是声像档案管理混乱现象形成的重要原因。声像档案的时效性比较强，对于归档也有着不同于一般的要求，但由于大多数单位忽视了档案管理的重要性，未能及时将声像档案进行全面整理与归档，缺乏档案管理的意识，以至于丢失了许多具有很大意义的声像档案资料。根据调查数据显示，目前大多数单位仍存在着同一盘磁带以及同一盘碟重复多次使用的现象，从归档的角度上看，最初的录音和录像并没有存储起来。没有清晰的档案管理意识，也就无法及时有效的将声像档案进行完整归档【1】。

1.2声像档案维护设备落后

在现今科技急速发展的状态下，多媒体技术得到了普遍的使用，而声像也开始广泛出现在人们日常生活和工作中，但对于声像档案的管理仍是采用传统方式进行，也就是在具有许多其它档案的文书柜内存放声像档案，只有部分单位根据需要布置了声像档案专柜或是建立声像档案室，大多数单位还是沿袭着混存方式，不符合有关规定的防磁、恒温以及恒湿等存储要求，使得声像档案无法进行长期保存。

1.3声像档案管理方法不先进

在管理声像档案过程中，应根据周围综合性环境的需要，以音像资料为主要媒体，以项目重大的事件和活动为中心，积极主动的履行能反映整个工程的宣传义务。但由于声像档案不具备先进的管理方法，使得档案存储受到了严重的制约，导致每个单位在管理水平和管理能力上各不相同，部分单位没有建立声像档案管理设备和专职管理团队，而部分单位则是建立了声像档案管理设备，却无法对有声像档案和无声像档案进行统一的集中管理【2】。

1.4声像档案管理准则未完善

大多数单位在管理声像档案使没有健全的管理制度，使得档案无法进行统一的集中管理。管理准则的不完善，导致部分单位没有将有关制度贯彻落实好，难以起到应有的保护作用，而该举措造成了任何时候都可移交现象，也就是说各科室可以实行分散保管措施和个人保管措施，每年进行一次档案室的移交，这样极易产生无归档情况。此外，还有部分单位因声像档案管理无章可循，形成了随意、自由的处理状态。

加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加大宣传力度，争取领导与摄录人员支持

加大对声像档案宣传力度，充分利用网络各大力宣传声像档案的作用，让大家了解和接受声像制品是市场经济条件下新兴的档案载体。同时，作为一项社会性的事业，非档案部门也可以独家之力、朝夕之功建成。因此，公司领导、宣传部门负责人的重视是做好声像档案管理工作的重要保证。

（二）强化管理，制定声像档案管理制度

改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各归档部门也要建立相应的管理制度。规范管理，对产生的声像档案从收集、归档到移交档案馆（室）统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向公司档案馆（室）移交，在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）增强与档案部门业务联系，逐步提高摄录人员档案业务水平

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。另外，还要注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案管理人员的有关专业知识和技能的培训，为摄制好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。因此，应结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温度和湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（五）建议档案主管部门参与公司各类重大活动

针对企业重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案管理部门直接参与的办法，由主办单位通知档案管理部门派专人摄影录像，并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保企业（项目）重大活动产生的档案（特别是声像档案）得以及时、齐全、完善地归档，统一管理，方便各方面利用。

结语

随着科学技术的迅猛发展，使得声音档案在管理过程中出现较为严重的混乱情况，在一定程度上破坏了声像档案的实际价值。因此，本文通过对声像档案的加强管理，说明了声像档案的管理工作在电视台中有着极为重要的作用和意义

参考文献

[1]杨思源.声像档案管理存在的问题及解决办法[J].中国新技术新产品，2011，（13）：78-79.

[2]龚志英.做好声像档案管理工作的几点思考[J].中国水运（下半月），2011，（07）：113-114.

[3]焦丽燕.谈水利工程档案管理存在的问题和对策[J].商业文化（下半月），2011，（06）：431-432.

项目档案管理范文第3篇

关键词：医院 基建档案 管理

一、建设项目档案管理在医院管理中的重要作用

医院基本建设项目是医院不断发展的基础工作，医院建设项目档案是医院基本建设活动过程中一项重要组成部分，对建设项目投入使用后的管理、维修、改扩建等有着重要的作用。

（一）为医院发展提供重要依据

由于医院基建项目具有投资大、环节多、内外协作关系复杂、涉及部门多的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院建设项目从立项、勘察、设计、施工、竣工、使用及管理全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图像、声像等形式的文件材料，是档案管理最基本的目的。同时又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。

（二）反映医院基本建设项目的现状

医院建设项目档案记载了医院工程建设的全过程，真实反映工程项目建设管理过程中的现实面貌。在工程建设中项目档案收集不齐全、不规范、不准确、保管不安全都会直接影响建设项目发挥其作用。如，医院建设总体规划的规划图、现状图、文字说明等有关档案的原始材料，门诊楼、住宅楼、康复保健楼等建设项目的立项、设计、施工等环节的相关资料记录和文字说明材料以及建设项目公共设施方面的相关材料。

（三）是医院今后改扩建项目的技术参数

规范、准确建设项目档案管理直接关系到医院今后改扩建项目的成本、质量、进度。近年来医院新建工程项目连续不断，改建、扩建、零星维修项目也连续不断，建设项目档案的重复使用率不断上升，尤其是建设过程中的各种报批文件、招投标资料、图纸、合同、付款资料、答疑文件、会议纪要以及工程建设项目交付使用过程中存在的有些问题记录及处理意见等。因此，任何基本建设项目中缺少了建设项目档案就等于缺少了工程建设项目中的参数，缺少了改、扩建的重要依据。

二、医院建设项目档案管理中存在的问题

（一）不重视档案管理工作

在医院基本建设项目管理中，由于大家忙于工程建设前期手续，忙于施工建设过程，赶工期、赶进度，希望尽早完工验收投入使用，只看重工程建设本身而忽视了大量工程建设项目档案资料的管理工作。一些医院在项目建设期间，没有设立专职档案人员，没有专门的档案存放设施。一些档案管理人员是临时聘用的，流动性比较大，机构不稳定，并且没有经过专业培训，不具备工程建设项目档案管理的专业知识，从而使档案的收集、整理、归档工作与工程建设不能同步开展，导致建设项目档案处于放任自流状态。另外，在档案的使用和查看过程中人们经常翻阅、使用原始资料，对纸质档案本身造成一定程度的损坏，甚至有些原始资料不在档案执行部门存放，不在档案管理人员手里，导致档案管理存在很大问题，造成收集不完整、不齐全、跟踪不及时，特别是项目前期准备文件散失较多，如某些关键资料保存的是复印件或者签字盖章模糊的资料，使工程建设项目档案没有发挥应有的作用。

（二）档案管理制度不健全

医院多数建设项目存在工程复杂、周期长、涉及面广、细节多等众多因素，因此涉及基建、招标、财务、审计等多个部门，而相关部门之间没有完善的建设项目档案收集和管理制度，档案归档范围及责任划分不明确，不能采取规范的管理方法和操作流程，没有履行监督、检查、指导等职能。不论是文字形式还是图纸、图像、声像等各种形式形成的档案资料在收集、整理与归档过程中缺乏统一的标准，并未有详细的管理规定进行规范。由于各部门之间档案材料形成的时间不同，档案材料内容不同，这就给及时、全面收集材料增加了相应的难度，许多档案材料散存在经办人员手中，缺乏规范的制度约束，以至于档案管理工作与建设项目工程进度存在些许差异。

（三）档案材料收集不齐全，建档不规范，移交不及时

任何项目的档案都是在项目建设、管理过程中形成的，是具有保存价值的各种形式的历史记录。近年来，各级医院的改建、扩建工程逐渐增多，参与工程建设的部门大多数不重视工程建设项目档案的管理工作。由于档案资料形成的时间较长，一些在工程施工中发生的变更、签证资料、项目前期的隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等往往被有意无意地 忽视。有时档案管理人员在日常管理工作中不能及时分类、整理，随意放置，不善保管，导致档案与档案之间的连续性差，不能保持其成套性、准确性、系统性，直接影响档案质量。

三、如何加强医院建设项目档案管理工作

（一）领导要重视档案管理工作

医院工程建设是医院快速发展的重中之重，工程建设项目档案同样是重中之重，有了工程没有档案将后患无穷。工程建设项目从立项开始，领导要加强档案管理意识，应不断加大对档案工作的领导和支持力度，指定专人负责文件、图纸、图像、声像记录等资料的收集、管理工作。同时要进一步优化档案工作发展环境，真正把档案管理工作提上日程，制定一套操作性强的工作守则、建档流程、管理制度，明确岗位责任，大力关心与支持档案工作者，使档案管理工作规律化、标准化，确保把医院建设项目档案管理工作落到实处。

（二）加强档案人员业务技能培训，提高档案人员管理水平

建设项目档案管理工作本身就是一项专业性很强的工作，应力求达到系统、准确、完整的要求。建设项目档案管理人员要加强档案人员业务培训，掌握档案整理规范操作方法，使档案管理人员了解基建工程档案管理知识，了解工程建设程序和工程建设专业知识、优化知识结构、拓展知识面、更新理念、提高履行岗位职责的能力，严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。为了更好地管理工程档案，档案管理人员要善于在日常工作中总结不足，虚心向其他单位的同行学习，借鉴好的经验和做法，努力探索档案管理工作的规律，增强业务素质，以保障档案管理工作有序、高效地开展。

（三）坚持事前控制原则，强化全过程管理

工程建设项目档案管理不仅涉及建设过程中的档案管理工作，还涉及工程建设项目实施前期的准备工作，即建设项目申请立项时，就应开始工程建设项目文件的收集、整理、审查工作，包括项目建议书、建设项目用地问题的批复、建设项目选址意见书、建设项目立项的批复、建设项目环境影响评估报告、建设用地的通知、项目可行性研究报告、建设项目初步设计、施工图设计文件、建设用地规划许可证、国有土地使用证、建设工程规划许可证等，必须坚持事前控制原则，很好的保存这些重要性的文件资料。同时，要重点强化全过程管理，将工程建设项目档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中，细化到工程建设的每一个环节，建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制。在与设计单位、施工单位、监理单位分别签订合同时，应将建设项目档案材料的收集整理工作列入合同条款中并且与工程款挂钩，不提交齐全完整的基建档案不予付款。这样就能使参建单位重视档案工作，并落实责任，有效的控制、监督、检查基建档案的质量。

（四）实行严格的审查监督体制，定期开展资料整理检查与监督

医院作为工程建设项目的建设单位，要加强对建设项目档案工作的组织领导，成立建设项目档案工作领导小组，明确每人的工作职责，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序，还必须建立严格的审查监督制度。对参与建设的各施工单位、监理单位和部门的建设项目档案工作实行统一管理，对工程档案的产生、收集、整理等环节进行严格的审查监督管理，及时发现并解决工程档案管理中的问题，杜绝“事后补资料”现象发生，确保项目档案工作与项目建设同步进行，保障工程档案管理的实效。

（五）逐步实现档案管理电子化

随着信息化建设的不断推进、计算机普遍应用，医院建设项目档案工作也必然要进入数字化发展阶段。因此，电子档案成了医院档案管理的重要形式，是档案管理工作发展的必然趋势。在领导重视电子化办公的同时，医院建设项目档案管理也应推行计算机管理技术，适应基建项目现代化管理模式。档案管理人员应根据工程建设项目的特点和单位信息化管理实际情况，通过计算机磁盘等设备与纸质档案，相互关联相对应地建立统一的文件格式，统一的电子档案模板，统一的文件类型，规范有序地收集、查阅、筛选、存储和保管工程建设项目档案，保证建设项目档案的原始性、真实性、完整性以及长期可读性。同时要加强安全管理，可以通过阅读权限，设置密码等专人专管，杜绝随意更改档案，改变电子档案的文件结构和文件内容。

四、结束语

近年来各大医院包括甘肃省中医院的基本建设可以说是接连不断，而且大多数都是在交叉进行，做好建设项目档案工作，实现基建档案工程的自身价值是领导和档案管理人员不可忽视的重要工作之一。医院基建档案反映建设项目的真实面貌，是医院信息资源之一，是一项对工程负责、对医院负责、对历史负责的重要依据和保障。因此，档案管理人员应收集、管理和保护好这种资源，为发展医院经济建设提供档案服务。

参考文献：

[1] 李光平.对基建档案进行科学管理的思考[J].山西建筑，2014，40（1）：249-250.

[2] 陈庆璋.谈如何做好医院基建档案管理[J].办公室业务，2013（009）：89-90.

[3] 胡明华，周国朝，陈勇.医院基建档案管理存在的问题及对策 [J].医学信息，2013，26（7）：34.

[4] 王清艳，史鸿清，史喜真.新医改下做好医院基建档案管理工作的几点思考[N].山西职工医学院学报，2012，22（5）：78-79.

项目档案管理范文第4篇

Abstract： The heating project archives management is an important work which is indispensable for the heating enterprises in the construction process. It involves all aspects of the project construction. Therefore， it is necessary to incorporate the archives of the heating project into the scientific and standardized management track， and improve the level of modern management， to provide file assurance for the construction of first-class heating project. In this paper， based on the characteristics of the archives of heating projects and the principles of classification management， in view of the current management problems， the archives management level is comprehensively improved through establishing information technology platform， strengthening departmental training and other measures.

关键词：供热项目；档案管理；编制

Key words： heating project；archives management；compilation

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2017）16-0019-03

0 引言

供热项目档案资料是在项目实施过程中与工程进度同步形成的，是从供热项目立项开始直到实施结束、竣工验收为止，各阶段所产生的、与供热系统相关的各种文件、资料、设计图纸、图表、计算资料、试验报告与试验资料、工程照片、记录照片、录像、光盘等。供热项目档案资料作为一种从科技和经济领域衍生出来的重要的科技信息资源，在企业的运营和管理中发挥着至关重要的作用。在日常工作随时注意对档案资料的收集、整理或者检索、应用，促进档案系统日趋完善、规整，同时达到通用的要求，对于供热项目的顺利实施，以及供热设备的维护和管理，都有非常重要的意义。本文结合供热项目档案资料的特点及分类管理原则，针对当前管理工作中存在的问题通过建立信息化操作平台、加强部门人员培训等措施来改善现状，全面提高档案管理水平。

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1.1 供热项目档案资料的特点

1.1.1 成套性

对于供热管网项目，从项目立项（核准、可研、评估）、项目设计、项目准备、项目管理、项目施工到项目竣工，形成的档案相互联系、不可根据供热区域的延伸和热负荷的需要，可能还会有新建锅炉工程，还会涉及设备维修、改造等，生成相应的档案。因此，供热管两项目从建设到生产运营所形成的档案有较强的独立性、成套性特点。

1.1.2 复杂性和多样性

对于热电联产项目，为了最大限度发挥供热潜力，使供热管网在安全、稳定的状态下充分满足采暖高峰期的热负荷需求，同时有效平衡热网投资。需要建设与供热管网配套的调峰热源厂，在电厂突发故障后，以确保供热管网持续供热维持热力系统正常运行。调峰热源厂主要选用燃煤高温热水锅炉为阶段性调峰锅炉，经换热站进行热力交换后为终端用户送出采暖低温水。热力管网工程主要包括一次管网和二次管网。一次管网指的是蒸汽网、高温水网，二次管网主要指的是居民小区的供暖网，两套管网系统通过设在厂外的热力站实现连接，采暖热水网由热网站引出后直接连接各换热站，利用换热站中的水换热加热。二级热水网直接连接终端用户。热水网和蒸汽网均以预制保温管直埋敷设到位，过路段采用钢套钢管直埋敷设，架空管道采用无推力旋转补偿器对管道热膨胀进行补偿，直埋管道采用外压式波纹补偿器。

因此，对于像热电联产项目一类的专业多、辐射面广、采用不同方式供热的项目，就需要加强热网技术的研究，相应的档案系统也应该建立起来。档案管理人员应该熟悉供热项目档案资料的特点，根据这些特点制定出可靠的管理方案才能提高档案管理效率。

1.2 供热项目档案编制原则

1.2.1 热电联产项目

热电联产项目即以发电为主、供热为辅的供热项目。借助两台机组抽汽管道抽汽，再通过换热站和配套的热力管网输送终端用户，相应的销售档案和技术资料一律参考DIVT241―2012《火电建设项自文件收集及植案整理规范》，按照规范的目录号和分类号进行编制。

1.2.2 过渡热源项目及配套热源项目

在供热项目前，在初期必须先投建配套的蒸汽锅炉，以满足项目在建期间的用汽需要。为了充分发挥供热系统的供热能力，特别是在系统出现事故的条件下保证持续供热，满足热电联产企业在采暖高峰期的热负荷需求，除了蒸汽锅炉，还须建设调峰热源项目。

对于过渡热源和配套的调峰热源项目的档案资料，从项目通过审批，到设计、施工，再到交付后投入运营，每个环节的档案资料都是相对独立的，但从整体来看所有的档案资料基于项目建设过程又构成了一个档案系统。为确保对过渡及配套热源项目档案资料规范化，应该将该部分的文件、资料从整个项目中区分出来，做成独立的档案系统进行妥善管理。

2 供热项目档案管理中存在的问题

2.1 档案管理的意识不强，各项规章制度执行不到位

当前，由于企业及施工各方对档案意识相当薄弱，档案管理人员对形成的原始资料不注意及时存档，未按要求定期检查参建单位工程档案整理情况，致使工程完工后资料短缺。而且，由于供热项目建设档案管理规章制度不健全，实施细则未及时跟上，缺乏完善的约束机制，造成执行不到位，而供热项目建设一般牵扯多方，且各自相互独立，容易出现档案管理工作相互推诿、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良现象。

2.2 档案管理人员配备不足且素质不高

建立一支专业化的人才队伍是提高档案管理效率的基本前提。要做好档案管理工作，档案管理人员首先要具备足够的专业水准。但是在现实条件下，部分供热企业对经济效益的关注程度高于一切，对供热项目建设档案管理不重视，配备的档案人T少，而且从事工程项目资料管理的人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，他们身兼数职、不稳定，又不了解其专业知识、工作程序、行业标准，对档案资料的收集、整理、归档等环节不规范、不标准，使档案不能真正反映建设项目的实际情况，在工程竣工、移交上带来很多不必要的麻烦。

2.3 档案归档不及时且质量不高

有的供热项目建设长达数年，其中征地、环境保护批复等重要文件办理周期较长，而档案文件的收集整理工作又具有持续性、阶段性和成套性，部分供热企业对重点供热项目建设过程中生成的文件、资料没有在第一时间进行收集整理或者不能定期整理归档，不能在规定的时间内完整移交，远远滞后于工程建设的进度；部分锅炉、管网的竣工图和相关技术资料缺失，现有资料修改质量达不到归档要求，导致最终形成的竣工图与现实状况存在差距；归档中有些数据存在明显的误差，审核人签署时存在部分数据项漏缺的问题，有的工程图纸违背了编制规则，部分标识不统一，造成最终收集的竣工图出现很大的误差，甚至部分数据失真。按照相关规定，项目竣工后必须进行质量验收并办理竣工验收手续。在验收环节重新组织工作人员话费大量时间和精力来突击补充档案资料，而此时由于周期过长，致使档案资料的真实性、完整性、准确性受到影响。

3 供热项目档案管理思路

3.1 基于互联网平台加快建设档案资料信息化管理平台

当前，随着网络科技在档案领域的逐渐普及，项目档案资料的收集效率及档案管理水平大幅度提升。档案工作不再局限于纸质，而是通过一套支持快速录入、修改、打印、检索和整理等操作功能的档案管理平台实现（见图1），这给档案工作带来了巨大的挑战，为了应对挑战，要求档案管理人员必须全面掌握档案管理软件的操作方法，利用信息手段将纸质文件转换成电子文件，大幅度提高档案录入效率，同时组建档案目录系统数据库，对纸质文件和电子文件同步管理，促进信息资源共享，为供热项目建设服务。

3.2 建立健全供热项目档案管理制度

要保证供热项目档案资料完整，就必须建立一套统一的档案管理模式，结合国家政策以及行业中的相关规定，在供热项目实施的现实条件的基础上秉承“规范、合理、实用”的原则建立或完善档案管理制度，按照文件资料的形成、收集、分类汇总、移交的工作顺序重新树立档案工作流程，对各个环节提出规范化的工作要求，以实现对文件资料的集中管理。另外，要根据文件资料的形成过程组建专业化的档案工作组，由负责人集中协调各个组员的工作任务，明确个成员以及各相关部门的职责和义务，使档案管理工作真正成为供热项目建设的目标之一，基于工作目标建立业务考核体系，确保工程档案的规范性和完整性。

3.3 梳理档案管理流程，加强档案管理人员的技能培训

为了实现供热项目建设档案的有序管理，提高企业对档案工作重要性的认识，全面推进档案宣传培训工作，将相关制度、归档文件范围、分类标准、整理流程到各个参建单位，并进行有针对性的讲解、答疑，确保工程档案的完整、准确，提高他们做好供热项目建设档案管理的自觉性和责任感，及时将工程建设过程中形成的资料归档并送交专门档案管理人员，避免档案的丢失，确保工程档案的完整性。

3.4 根据供热项目的建设进度及时搜集并完善相应的档案资料

在供热项目实施过程中，为了在保证相关文件、资料真实可靠的前提下将其及时归档保管，档案管理部门必须在项目实施开始前提前介入，并在项目实施过程中和实施后实时关注文件、资料的生成和收集，使档案工作真正渗透到项目实施的全过程。负责收集和整理文件、资料的档案工作人员，必须主动深入现场展开跟踪调研并提供业务指导，以确保随时掌握第一手资料，特别是要对关系到项目建设质量的关键节点的资料加强跟踪收集工作，发现问题及时解决。

4 结束语

供热项目档案是项目建设中不可或缺的数据信息，涉及到工程建设的方方面面，因此必须把供热项目档案工作纳入科学化、规范化的管理轨道，全面规范企业档案工作，提高现代化管理水平，为建设一流的供热项目项目提供档案方面的保证。在本文中，笔者结合供热工程档案资料的特点、分类管理原则及档案管理工作中存在的问题进行了分析和探讨，从明确各参与方责任、规范化收集整理和实行科学化管理体系、加强档案管理人员的指导等方面提出了加强档案资料的管理措施，从而为整个项目的管理提供了必要的保障。在实际管理工作中，不同的供热项目在档案资料的搜集和整理方面会有不同的要求，档案管理工作人员应该结合具体项目的特点及档案管理要求有针对性的开展档案工作，使档案管理真正成为整个供热项目的有效保障。

参考文献：

[1]王辉.关于供热企业档案管理工作的探讨[J].黑龙江史志，2014-10-08.

[2]邵丹丹.如何做好企业工程档案管理工作[J].黑龙江档案， 2013（03）.

项目档案管理范文第5篇

本文主要通过对ERP系统建设项目档案管理在大型企业中的一般性和特殊性分析，有针对性的制定相应档案管理对策，保障项目档案管理目标实现。

关键词：

档案管理 ERP 一般性 特殊性

一、ERP项目档案管理的一般性分析

一般而言，ERP项目的实施主要分为初次调研阶段、系统培训、制定蓝图、确定编码规则、主数据收集、流程测试、期初数据导入、上线支持八个阶段，一般性的档案管理，就是将这八个方面产生的资料进行收集、整理、归档。这样的档案管理不能深层次的体现ERP项目的档案精髓。

二、ERP项目档案管理的特殊性分析

文档随着ERP的实施而逐渐完善，同时也反映了整个ERP实施过程。文档管理是项目管理的核心。虽然ERP项目具有大多数信息化项目档案管理的一般性，但同时也具有很多它的特殊性，这也给ERP项目的档案管理提出更高的要求。这些特殊性主要体现在：(1)需要比一般项目开展更多更细致的前期研究工作和配套准备工作，这些工作将形成比其它类项目更多的档案资料，并具有较高的档案价值。如果忽视对这部分资料的归档，将失去较多的档案件。(2)ERP项目开工前要举行正式的项目开工大会，要求参加人员的层级高、规模大，会议准备的文献要求程度高，这些纲领性文件资料，是很宝贵的档案源，需要及时预归档案处理。(3)与其它大部分的信息化项目不同，ERP项目建设中需要设计成套的蓝图资料，这些都是后期技术开发、人员培训、系统应用管理的主要依据，是极为重要的档案源，必须高度重视其归档管理。(4)ERP系统内部的整体业务架构、模块创建、块间逻辑关系、系统实现方式等极为复杂，在业务模型向技术实现转化、系统成型过程中的各类测试和改进优化等，都将产生很多相应的特殊资料（如多版本），也是重要的档案源需要加强管理。(5)ERP系统上线前的数据整理和主数据界定等都是难度大、涉及部门和单位多的事项，还涉及采集标准问题、数据规划问题、数据多元审核问题等等，产生的档案资料完整性、准确性比其它系统要求高且复杂，需要高度重视其资料的归档管理。(6)ERP系统的应用管理环境宽广和层级多，各项业务都的本质都是与人、财、物等企业核心管理要素打交道，控管要求在所有系统中层级最高，标准最严格。系统的技术功能需要与企业的内控体系密切融合，增加了系统实现的难度和增加了许多特殊的档案资料，需要纳入归档范围。(7)ERP系统上线的准备工作复杂且工作量巨大，其中人员培训工作，涉及岗位构成复杂、数量大、培训材料与手册构成多样、培训教件多样、考核标准多样等特殊性，产生大量相关资料，有长期的档案价值，需要完整的归档处理。(8)ERP系统上线、双轨向单轨切换的多层级申请与审批资料的归档。(9)ERP系统上线后的双轨运行评估资料、单轨切换有关资料归档，ERP系统上线后成功运行的标志物归档。(10)ERP系统上线应用的运行与维护期产生的相关资料的归档。(11)ERP系统全部安全管理的资料归档。(12)其它有特殊性的具有档案价值的资料归档。

三、ERP项目中解决档案的一般性与特殊性管理的主要对策

(1)提前学习研究和掌握项目运行规律，结合项目的一般性和特殊性，制定ERP项目档案管理细则并认真执行。(2)ERP项目中的特殊性所涉及的业务性和技术性都很突出，档案源点的庙宇和档案物的跟踪管理，需要项目领导者在人员匹配、档案管理指导和监督管理方面多下功夫。(3)ERP项目产生的档案资料，要随项目进程伴随性预归和相应档案化处理，不能全部留在项目尾期收归。在正式归档前的阶段，要确保档案物的齐全。(4)ERP项目的档案管理的首要条件，要确保项目档案管理人员的稳定性和专业化能力培养。项目的档案工作主管领导为项目档案管理创建必要的工作条件。(5)对于项目档案管理遇到的新情况新问题，项目领导应及时组织解决。

四、结束语

总之，ERP项目档案管理的一般性和特殊性研究应该在项目管理实践中试用和总结完善，形成有推广应用价值的管理体系，提升项目档案质量。

作者：吕微 单位：吉林油田公司信息中心

参考文献