毕业生档案管理制度
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毕业生档案管理制度范文第1篇
一、高校毕业生档案管理的重要性
档案是一个反映学生在校活动的最原始的记录，档案是学生在校学习生活的最直接证明。借助档案，可以更好地了解过去把握现在并预见未来。高校毕业生档案作为我国认识档案重要的组成部分，记录着学生在校期间的种种活动，它是反映学生素质的一个最直观依据。学生毕业不如社会，用人单位要想了解一个学生的综合素质，借助其档案就能有一个大致的把握。同时，档案碍事学生在今后的职业生涯中进行单位选拔以及任用考核的关键依据。特别是在我国的企事业单位以及国企等，对于档案非常的看重。很多学生在毕业之初并不重视档案问题，在步入社会好几年后，发现在职称申请以及办理各种保险手续时会有很大的麻烦，很大一部分原因就是因为当初毕业之际对于档案的存放管理不加重视造成，导致后其产生很多的麻烦。认识到档案管理的重要，采取妥善的档案保管方式，对于今后的工作、生活等有着积极的帮助。
二、高校毕业生档案意识弱化的表现
1、不关心档案的去向，没有档案管理的意识。实际调查研究中会发现，当前高校学生毕业后，对于档案的重视程度较差，有些学生根本没有认识到档案的价值，很多学生根本不关心其档案的内容和具体去向。最为普遍的表现就是很多毕业生认为自己的档案在今后的工作单位发挥不了什么作用，而有些学生就职于一些民营企业或者私营企业，更是用不上其档案。所以学生多数怀着无所谓的态度，很多学生再到了需要档案的时候，回学校相关部门进行查询时，才发现其档案已经寄回到生源地毕业生管理部门，在要查找的困难性就很大了。
2、高校毕业生不了解档案制度。造成档案材料的规范性中存在着很多的问题。所以建档时就会有很多问题的存在。例如有些学生用繁体字签名或者填写表格时使用圆珠笔填写，又得填写时日期也不完整，文书资料的规范性较差，甚至出现信息不真实的状况，造成档案没有一个完整的体系，档案残缺不堪，无法全面反应毕业学生的全貌，可无法向就业单位提供真实可靠的决策依据。
三、分析高校毕业生档案意识弱化的原因
1、我国传统档案管理制度上存在着极大的缺陷。受到我国传统制度的影响，人事档案管理都是多头管理，不仅组织人事部门对人才进行管理，人才管理机构、职业介绍机构以及人才管理服务机构等都会有涉及，这样多头的管理制度直接造成了档案管理中的档案流失，最为明显的一个问题就是“弃档”。而且因为人事档案在管理内容上相对单一，档案信息的可信度低，可利用性也低。当前的档案中存放的大都是学生的学历情况、政治面貌以及上学经历等，档案的内容标准化、单一化，对于毕业生的各种综合技能，例如创造能力、协调能力以及个性特点和特殊才能等都没有一个直观的反应。僵化死板的人事档案管理工作导致其根本无法发挥其服务功能，也就无法为学生提供正确的指引。为了吸纳特殊人才和高层人才，有些单位甚至擅自为引进的人才重新建档；为了阻止人员调动或者挽留人才，有些单位调扣压档案，不按相关规定转交档案，索要学生索性弃案，这也是造成弃档和死档的一个重要原因。
2、高校在档案管理上存在不足的原因
2.1高校没有健全完善的档案管理体制做支撑。现如今，很多高校存在着学生档案管理体制根本不统一的现状，没有强有力的规章制度对档案进行管理，很多学校甚至在档案管理的人员配置上存在着问题，没有专门的人员进行这一工作，通常都是毕业生在离校前临时突击整理，完成毕业生档案转递工作。正是由于对于档案工作的漠视，导致高校毕业生对其自己的档案重要性也认识不到。
2.2高校对于档案管理部门的宣传力度不够。很多学校在档案管理上，没有有效的法规制度做约束，造成毕业学生对其档案应该享有的权利和义务了解的内容特别少。当前普遍存在的一个问题就是当前很多高校的档案管理一直处于默默无闻的状态，档案与学生之间有着一定的距离，所以造成无法对学生形成影响。受到传统观念的影响，有些档案管理部门认为档案与机密工作有着密切的联系，造成实际工作中受到很大的约束性，不允许学生任意翻看档案材料，最终对于档案价值的发挥造成了制约。
2.2高校档案管理人员没有服务意识和责任心。很多高校在档案管理上的投入不足，无法配备专职的档案管理人员，所以很多档案管理人员都是兼职的，无法将其全部精力投入到毕业生档案管理工作中去，也就无法对毕业学生进行专业的服务。而且正是因为投入不足，无法形成科学化和规范化的管理理念，造成高校学生无法很好地适应人才市场对其档案要求。
3、高校毕业生个人因素。受到当前严峻的竞争形势的影响，很多毕业生为了能够找到一份好的工作，忙于参加各种招聘会，积极进行面试，而且各种压力的袭来，造成其根本无暇顾及其档案问题。同时因为制度上的缺陷，导致很多毕业生其实档案管理意识很薄弱，所以都忽视了对自身档案问题的关注。都认为当前工作主要还是看能力，档案所起的作用其实很小，所以很多涉及到档案的问题都在需要时集中爆发出来。
四、强化高校毕业生档案意识的对策
1、对现行的档案管理制度进行革新，同时强化档案管理的服务功能。进行档案管理制度的革新，应当从档案的开发利用上下功夫，加强档案的服务功能才能更好地将其社会控制性加以淡化。对档案内容进行丰富，可以提高档案信息的简洁化和准确化，还能对个人的信用和业绩等加以补充，这样档案所有者的个人形象将更为丰满。建立相关部门，可以由政府主导，对其进行划区域管理不仅可以充分节约社会财力、物力，而且还能便捷其服务。总之，完善健全的档案管理制度，对于档案传递过程中的速度和安全都有极大的保障。也可以避免出现有些人没有档案、有档案却没人的现象的出现。
2、强化对档案管理的宣传及引导。档案能否得到妥善的管理和保护，直接取决于学生档案意识的高低，而且档案意识的高低还对档案管理能否更稳健的推进有着极大的影响。加强对档案管理服务机构的宣传，运用多种形式多种渠道进行广泛的引导和宣传，切实提高档案管理工作的透明度。在档案管理中落实对学生求学、应聘以及社会保险的缴纳、职称的评定和社会活动等方面的考量。帮助毕业生更好地认识到档案的重要性。在加强档案管理的宣传工作上，对于档案法应当进行积极的宣传，提高对档案法规的彻底贯彻与执行。
3、积极推进信息化和网络化的档案建设。当前社会经济技术不断进步，科学技术水平也不断提高，网络技术和信息技术在人们生活的方方面面都有着很大的影响。档案的管理工作中加强对新技术的运用，使用光盘、此案等大容量的载体保存档案，建立电子档案，实现档案信息资源的共享，不仅能够提高档案管理的效率，后期的维护工作执行起来也较为便利。落实档案管理的信息化和网络化建设，对于档案管理部门而言，既是机遇又是一种挑战，如果能够很好地把握住这一机遇，就能抓住工作中的主动权，开创全新的档案管理模式，但是如果对网络化和信息化接受程度较慢，认识也不够深远，就会落后于时代。
4、创新档案管理的形式，建设个人业绩及诚信的档案管理。档案是个人身份的最忠实记录，也与个人的诚信和职业道德有着最密切的联系。当前我国高校毕业生档案管理中存在着一个比较明显的问题就是无法对档案进行即时信息的管理，学生在步入社会后的工作成绩等无法进行动态化的反应，所以就无法适应当前人才市场多方面的需求。革新现在的档案管理制度和方法，结合当前的市场环境和信息条件，实施动态化的档案管理，将个人诚信和个人业绩进行建档，可以更好地发挥档案管理的效率，最终服务与档案工作，提供更加优质的服务。
结束语
综上，高校毕业生档案弱化，会带来极大的不便，这就需要各方加强努力，高校档案管理部门应当不断更新其知识结构，切实服务好毕业生和用人单位，对于传统档案管理中存在的不足应当予以摒弃，采用新的管理理论和管理技术，提升高校档案管理的效率。同时，毕业生自身也应当加强思想认识，从思想态度层面加强对档案的重视，明确其档案的去向，深刻认识到档案在其学习、生活以及工作中不可或缺的作用，最终帮助其更好地成长就业。
参考文献：
[1]邓利华.增强档案意识提高高校档案管理水平[J].科技情报开发与经济，2015（08）：166-167.
毕业生档案管理制度范文第2篇
1.1单位建立实习档案的意识较弱
很多的医疗单位认为档案是应该由学校建立的，与实习单位无关，所以对实习资料不重视，对原始资料的收集、把关和归档往往不及时，也不严格。管理体质也不规范，没有统一的、客观的、完整的标准，有的单位对于实习生的资料会有丢失的现象，导致有些实习生实习期间的档案成为空白的，这对实习生来说是一种大大的损失。
1.2实习档案的相关管理制度的不健全
在各地的教学中一般都是按照相关的制度来进行的，关于医院内部相关的管理制度和各类人员的职责都有明确的工作职责，对于实习生档案来说却没有相关的管理制度和职责，相关的考核制度更是少之又少。医学管理制度的不健全与缺失，导致实习生的实习档案成为空白，也使单位在招聘医护人员是没有良好的选择标准。
1.3实习生自己对档案的不重视
由于相关制度的不健全，医院的不重视，导致实习生对档案也不重视，认为实习档案不重要。因此在实习过程中对于实习期间的资料进行任意的修改或者有造假等现象，也有的甚至会存在丢失的现象，对于实习档案的客观性、完整性、真实性、严肃性造成了严重的影响。
1.4实习档案的参考价值较低
目前来说，毕业生就业时用人单位主要看的是学历、仪表、言谈举止以及在校的表现等几方面，对于学生的约束也是靠合同、协议，而不是实习档案，忽略了个人的能力、素质和内涵，因此实习档案的价值被严重的削弱了。
1.5实习档案缺乏专门的管理
有的学校个人档案在各系进行管理，但是对于实习阶段的档案存放在部门，存放时间往往都不清楚，很容易造成错乱、丢失和毁坏，导致培养单位及用人单位之后寻找的时候难以查询。而且现代化管理水平发展的很迅速，各种档案都在网上进行管理，但是对于实习生实习档案来说没有任何的管理要求和管理系统进行查询和参考，所以没有完善的管理系统也导致了实习档案无法进行有效的管理。
2医院加强实习生档案管理的措施
2.1加强对实习生档案管理的重视
实习生和实习单位都应该充分的认识到实习档案的重要价值，不能够因为实习生在医院的实习具有阶段性、过渡性和流动性就对其不重视，实习档案是实习生在学校的最后一阶段生活、专业技能、医德医风的综合反映，是学校为社会选择人才的有效参考，也是实习生择业时毛遂自荐的一个凭证。同时也是对学生的一个考核，医院应该按照实习的教学计划来建立实习生的实习档案，真实、客观、完整的反映出每个实习生的综合素质和能力，为毕业生构建起就业的桥梁。
2.2建立完善的实习生档案管理制度
实习生档案的有效管理制度最主要的是要建立一套完整的实习档案的管理制度，制定好归档范围和归档时间、归档如何实施的办法，明确专门负责实习生档案归档的人员及其职责范围，规范实习生在实习期间的资料收集、整理和上交工作，实习结束后医院要负责对其实习档案的检查工作，并做好跟学校的转接工作。
2.3提高实习档案对于毕业生就业的参考价值
现在公司的选择毕业生时会考虑学生的实习与否，所以学校为了提高就业率就会采取让学生们去实习，来提高之后的就业率。学校往往会采取订单培养、顶岗实习等增加到对学生的教学过程中，实习生的实习档案在新的就业形势下已经具有了积极的指导意义，还应该引导单位通过实习档案来选拔人才，对学生的学习能力、组织能力、解决问题的能力、创新的能力等各方面进行了解，也要了解他们的心理素质、技能潜力和治理素质等各方面的情况。提高实习档案在就业时候的参考价值。
3实习档案管理的要求
3.1构建实习档案的基本要求
完成实习档案的组成，要制定标准的格式，一是要具有对实习生说明实习的要求、任务和内容的《实习指南》；二是基本情况调查表，记录学生的基本信息，学校、班级、籍贯、曾获奖励与个人简介等几个方面的信息；三是实习科室记录表，记录学生在实习科室的工作情况起止时间等信息；四是实习过程的学习成绩奖惩资料；五是实习鉴定表，主要是记录实习生在医院实习的各个方面的表现，由科室进行评价、签字和盖章。实习结束后实习生将这些资料整理好上交到学校进行归档，在学校进行统一的管理。
3.2实习档案的管理要求
实习档案应当和个人档案一样进行明确的管理，要有专门的人严格的按照档案管理的方法来管理，要全面的反映实习生各方面的素质和能力。实习档案要根据人才市场的需要，收集学生的实习资料，要避免一种固定的、没有创新的格式，要使档案可以反映实习生的真实信息，而不能成为为了提高就业率而存在的材料。
4结论
毕业生档案管理制度范文第3篇
论文摘要：我国人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理政出多门、档案利用范围狭窄等一系列问题，笔者以为要从根本上解决我国目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人与管档相分离的人事档案管理体制等措施。
一、我国人事档案管理中存在的主要问题
（一）人事档案内容失真真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。
（二）人事档案材料不全一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。
（三）人事档案管理政出多门现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。
（四）人事档案利用范围狭窄人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。
二、改革我国人事档案管理的几点建议
（一）提高档案管理人员素质人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
（二）完善人事档案管理制度人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。
（三）采用信息化管理手段信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。
（四）建立用人与管档相分离的人事档案管理体制要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。
参考文献：
[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障，2006（2）.
[2]吕春影.人档案管理中存在的问题及完善措施[J].蹼阳职业技学学报，2004（11）.
毕业生档案管理制度范文第4篇
【关键词】学生；学籍档案；档案管理
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。
一、学籍档案管理中存在的问题
1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等
二、完善学籍档案工作的管理建议
1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。
4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。
总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。
【参考文献】
[1]底红艳．对高校教学档案管理的几点认识[J]．晋图学刊，2002，（3）．
毕业生档案管理制度范文第5篇
关键词: 高职学生档案管理 困境 出路
学生档案管理是学生工作的重要组成部分,是系部中心工作之一,是考核系部学生工作管理水平的标准之一,是进行学生工作改革、学生工作研究、学生工作发展的基础条件。只有借助于各种学生档案资料,各项学生工作才能少走弯路,才能得到更快更好地发展和提高。
一、高职院校学生档案管理中存在的困境
1.对学生档案重视度不够。
从新生入学到学成毕业,学生档案材料至关重要,然而由于平时对学生档案的需求不是很大,因此在学生在校期间很少被利用,也就很少有人关注学生档案的重要性,只有在毕业生择业时才被用人单位调阅,大部分时候这些丰富的档案资源均被闲置,没能发挥更多的作用。在当今社会大发展的背景下,高职院校学生的就业观、择业观出现了务实的趋向,就业领域日益扩展到社会的方方面面,进入私人企业、民营企业、外资企业等公司的越来越多,但此类企业往往重使用、轻培养,对学生的档案、人事关系重视不够,意识不强。这就客观上造成毕业生档案流失的现象,形成了档案可有可无的观念。
2.档案管理制度不完善。
我国相关部门颁布有《档案法》,一些省市也有相关的档案管理条例。但是,在高职院校学生档案管理方面,没有统一的、详细的、符合实情的、可以遵循的管理规章制度,而一般都是沿用以往的老办法,没有一个统一的标准,这样收集的档案材料也就不可能齐全;在整理学生档案的环节上也没有科学的管理规章制度,造成鉴别核对、归档整理、保管保密和信息使用等方面的管理不规范。由于管理制度不完善,在方法上随意性较大,致使学生档案材料杂乱。另外,在组卷装订上也不规范,没有严格的规定,虽然短时间内没有太大的影响,但随着时间的推移,越来越多的案卷没有规范的装订,也没有统一的查寻标准,形式上既不美观,查询时又影响工作效率。
3.学生档案材料不全面。
多数高校学生档案管理没有明确的学生档案材料的归档范围与要求,使得能够充分反映学生综合素质的各种材料得不到及时归档,不利于高校对学生进行全面考察了解。同时学生档案中的主观评价材料内容过多,而客观评价的资料不够,高职院校毕业生的档案中最多的是上学阶段老师、学校的操行评语,缺少深刻、全面反映学生素质的客观材料。
4.学生档案信息资源的利用与开发不够。
收集学生档案的目的不仅仅在于保存,更重要的在于利用。而许多高职院校对学生档案管理重视程度不够,在需要使用时却发现没有的或者资料不全的事情时有发生,因此未能发挥学生档案的应有作用。学生档案是学院档案的重要组成部分,它产生于学院学生工作的各个环节,又服务于学院的学生工作。学生档案的开发利用工作的开展情况,直接影响其作用的发挥。尤其在当今高等教育大发展、教育教学改革不断深入、国家教育部对高等院校教学水平评估的阶段,学生档案的作用就更加突出。
二、高职院校学生档案管理的出路
1.学生档案管理要规范化、制度化。
高职院校应当设立专门的学生档案管理部门,制定学生档案管理的相关规章制度和岗位职责。不仅学院学生档案管理部门要有相关的管理制度,系(部)更应有学生档案管理的相应规章制度和岗位职责规定。各系部都应至少有一个档案室并配备专门人员负责学生档案的收集整理,而且要有相应的监督措施,以保障学生档案的完整性。
2.提高兼职档案管理人员的素质。
提高档案人员的素质可以从以下三个方面入手:一是加强档案管理人员的职业道德教育;二是创造条件,不断提高档案管理人员的业务素质,通过系统进修、培训、讲座等多种形式为兼职档案管理者提供继续教育的机会,将兼职档案管理者的培训进修纳入学院师资培训整体计划;三是建立科学的档案管理者素质评价体系,档案管理人员素质评价体系主要包括基本素质评价、职责评价与绩效评价,通过建立科学的档案管理人员素质评价体系,有效地激发档案管理人员的荣誉感和成就感,自觉提高素质,从而提高教学档案管理队伍的整体素质。
3.注重学生档案的利用与开发。
学生档案的作用是通过其开发与利用工作来实现的,否则只是把它锁在档案柜里,成为“死档案”,就失去它的使用价值。因此学生档案工作人员要大力开发学生档案资源,关注学生工作的进展,对学生档案提出的新要求,制定相应的学生档案管理和开发措施,及时对学生档案进行二、三次加工,将静态的档案转化为动态的信息。通过档案人员对档案信息进行分析、研究、筛选、加工、编纂,把原始的、分散的、零碎的、静态的学生档案加工成为系统的、整体的档案信息,为学生工作提供有力的资料。
参考文献:
