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一、加强学习,改变工作作风
结合公司“六个全力以赴”工作目标,加强有关制度学习和执行,我积极参加公司及各职能部门组织的培训学习活动,认真学习领会各种会议精神和各项规章制度,结合部门工作实际,自查自纠,提升自身素质,更好的做好岗位管理工作。
增强大局意识、责任意识、服务意识,工作上能尽心、尽力、尽责完成领导下达的目标任务。在日常工作生活中,态度端正,心胸开阔,同事之间、部门之间的工作能积极配合,不讲条件。坚持做到不利于公司形象的事不做,不利于公司形象的话不说,积极维护公司的良好形象。
二.廉洁自律、廉洁从业
原料处作为公司对外窗口单位,负责全公司焦化生产所需原料煤的采购工作,履行着合同签订、质量控制、采购结算、付款等部门职责,与外来客户和钱款资金打交道,为此,我将职工的廉洁从业作为日常工作重点贯穿于采购工作全过程,积极参加由公司纪委和机关党支部组织的廉洁自律警示教育活动,始终绷紧廉洁自律这根弦,慎独慎微,勤于自省,遵守公司各项规章。牢记自己的职责,坚持对自己的岗位负责的态度,摆正心态,牢记使命,坚持原则,公正处事。今年以来,未出现违规违纪事件。
三、2019年强抓工作落实、突出实效,较好完成了各项工作任务目标
原料处作为新晶焦化公司原料煤采购主管部门,业务直接面对客户,原料煤采购量大,制度落实不严格极易发生廉洁风险,对照公司管理提升工作要求和工作作风建设要求,在日常工作中切实做到如下几点:
1、2019年结合公司关于原料煤采购制度的学习和检查,做到了月月有检查、有落实、有总结,在工作中严格按公司规章制度和流程办事。
2、加强业务学习,提高自身素质。在与客户交往中,注重形象,讲究原则。谈话办事从公司利益出发,千方百计降低原料煤采购成本。
3、熟练掌握各供应煤种、煤质情况,将市场变化信息及时提供给领导,为公司领导决策提供依据。
4、在工作中,兢兢业业,一丝不苟。着重完善了原料煤采购合同和结算管理,进一步夯实了原料煤采购基础工作。(1)严格了合同管理,所有原料煤供应商在签订供货合同后才可供应精煤,杜绝了无合同上煤。同时合同签订都履行了严格的审批手续,确保了合同兑现有据可依。(2)严格了结算管理,严格按照原料煤结算有关流程规定进行业务办理。
四、工作上存在的不足
1、对工作落实上的要求还不够精细,工作效率还需提高。
2、工作作风还有待进一步加强,在领会领导精神方面还不彻底。
本文以大型煤化工生产制造企业的原料采购和库存管理控制为研究和分析对象,提出了多数企业在原料采购和库存管理存在的普遍问题,在对存在问题的原因深入分析的基础上,提出了化工原料在采购和库存管理方面的改进对策,以期能够为相关经营管理者提供原料采购和库存管理方面的建议,降低成本和提高管理效率。
关键词:
采购;库存管理;对策
煤化工产业在“十三五”期间“循环化、差异化、规模化、高端化、清洁化”的发展理念下,将依靠技术创新驱动煤化工产业转型升级,向质量效益型发展。化工行业日均原料消耗极大,原料的采购和库存成为了供应链中重要环节。如何做好采购与库存管理的工作对于煤化工企业降低生产成本、立足市场起到巨大作用。
一、大型化工企业原料采购与库存管理中存在的问题
1.内部库存决策不统一,库存管理效率不佳。一般各大煤化工公司生产装置的主管部门,生产要求和职能不一致,对各自库存控制的要求有所不同,在决策中所考虑的角度也不同。另外,不同供应基地的情况也不尽相同,有的供应基地临近海港追求的高库存、晚进销存,导致公司总体库存水平和库存管理难度增大;有的供应基地供应量波动较大,为追求低库存、低风险,难以抓住市场机会;有的基地处于原料市场的聚集地,在运输上和存量上,具有很大优势,而疏忽节约采购成本的措施。针对分散的采购基地现状,企业的采购决策意见时有不同,在实际运作过程中经常出现由于供应商局部利益观念而导致与库存控制思想相悖的决策,造成库存管理效率较为低下。
2.库存管理方式缺少灵活变化,原料预测信息存在偏差。大型化工企业采购时习惯依靠老关系供应商,有时候不能灵活应变市场变化。库存管理依靠传统管理方式,缺乏应对紧急情况下的备案措施,以及缺货情况下的补救方案。针对于市场的急剧变化情形,供应商往往是在临近接受订单时才收到需求预测,导致供应商仓促接单赶货。在物料用量、价格等基本信息上与采购商的沟通也不够充分,导致原料的采购价格与库存价格有一定的偏离。针对大头供应商在提供了原料时,极易出现原料的量价、时间等信息在与供应商的协商中出现不一致现象,这导致供应商在不能得出准确供给计划,在一定程度上提高了合作风险。
3.供应商交货延误,质量存在一定问题。在交货期的问题上普遍存在供应商延误的情况。由于化工原料市场产量少,装置多,造成很多厂家卖期货的现象,并且受生产稳定性的影响,产品指标也不尽相同,很多原料都是供应商交货后,发现三苯、含氯、含硫等化工指标超标,这无形中增加对生产装备带来腐蚀,间接提高了生产成本等。因此,采购部门的催单和跟单工作十分重要,质检组的任务更是至关重要。
4.库存缺货,潜在损失大。煤化工企业为了保证日常生产装备的稳定运转,供应链上各个环节必须做到及时沟通,信息共享,仓储一定的安全库存。当原料库存量过多时,则占用流动资金比例过高、成本大,影响企业经营效率;当原料库存量过少时,则会有缺货的风险发生,影响生产装备的正常工作,导致无法提供额定的产品而不能履行销售合同,损失大量的潜在机会成本以及企业信誉的无形价值。
二、原料采购和库存管理中形成问题的原因分析
1.组织结构问题。存在问题的根源一般都与企业的组织结构有关,应当反思采购部门与其他部门划分的合理性与科学性,是否存在采购部门权力过大,部门间的交流和沟通不顺畅,采购部门组织结构权责对应不相符等现象和因素。
2.人员素质问题。企业核心竞争力来源于人才,人力资源是积累和创造资本、开发和高效利用资源促进企业获得高回报的发展动力。知识结构上,采购和库存管理人员从基础工程技术人员中提升和选拔,多数是专科或本科学历,对工程专业有较强的了解,但是缺乏系统的管理知识培训和教育。工作岗位上,采购专员的职责比较重大,部分人员的知识涵养与专业技能较为低下,专业素质还不能完全适应现代采购管理的广为要求。
3.库存管理思维问题。大型生产制造企业原料消耗大,采购量大且频繁,不能固守传统的老方法,而基于整个供应链角度的库存策略往往比传统方法更加平稳,形成多赢的局面。一方面是客观障碍的存在,即企业和供应商之间的信息沟通及其透明度;另一方面是主观思维的固化,即高层领导和决策者的思维仍然是保守的,接受信息化的步伐总是慢几拍。
三、大型化工企业原料采购和库存管理的对策
1.重视采购与库存,建立人性化考核机制。首先是增加库存信息化管理的关注力度。必须全力获得高层领导的同意,获得充分的关注度,由领导引导实施,改变旧的模式,打造新的管理理念:(1)增加领导对采购和库存的认知;(2)实时汇报领导,动态管理库存;(3)不断改进,完善库存问题。另一方面即制定新的采购和库存考核机制,必须基于人性化的角度对现有考核制度不合理的地方进行调整和修改,使之能够激励采购员工的积极性和工作热情,又具备较强的人性化,促进能者多劳多得。
2.加强库存管理信息化的战略规划。在营造企业库存信息化运行环境方面,首先,改变旧的库存观点,培训全体员工信息化理念。信息化库存管理需要相关部门人员高度参与,具备相关的理论知识,达到思维统一的认知及技能。其次,规范工作内容。包括数据录入的规范化,操作业务的规范化,实施流程的规范化。最后,完善信息化软硬件的基础设施,例如计算机、网络硬件、适用的管理软件等方面的设施,必须齐备。在构建适应的库存信息化平台方面,开发和完善内部ERP信息系统平台,优化采购活动的流程,使得ERP信息系统操作简洁流畅。整合与条理化供应商的信息,通过等级评定ERP信息系统中分类对待,将战略型供应商纳入信息共享平台,而重要型和一般型供应商则保留重点信息,达到部分信息共享。
3.培养采购和库存人员素质,提高预测能力。人才是企业的核心竞争力。公司管理层人员的素养提升问题,一方面,个人因素十分重要,个人在工作和生活中是否对相关领域认真钻研,细心维护客户的关系影响重大;另一方面,离不开公司和部门无条件的有组织、有计划的培训和培养。采购和库存专员的培训和培养要么委托集团部门,要么进入高校再学习,但是不能离开既有工作岗位。化工原料的市场波动巨大,因此需要专业人才对其进行预测。定性与定量的预测都十分重要,在充满不确定的现代管理领域具有重要的作用和广泛的应用价值。定性预测主要指主观上的预测,通过收集不同领导各个层面的信息和意见绩效综合性的评价和分析,具有简单实用、综合性全面的特点。定量预测则是依靠数理模型用数据说话,具备准确性和科学性等特点。依据公司内部信息和数据,提出符合企业的预测方法,在大批量化工原料采购和库存管理的成本支出上会大大地节约资金、提高效率。
四、结语
大型化工生产制造企业原料的采购和库存管理对实现企业整个战略经营的目标至关重要,做好采购和库存活动能够极大地节约资金和提高公司生产运营效率。通过对大型化工企业原料采购与库存管理中存在的普遍问题较详细地分析,进而对其原料采购和库存管理上主要提出了三方面相应的对策和建议,为相关行业的经营管理者提供一定的参考依据。
作者:安润民 单位:燕山大学经济管理学院 河北邢台旭阳煤化工有限公司
参考文献:
[1]黄华.大数据环境下中小企业采购成本控制策略.[J]企业改革与管理,2016,(3):6-7.
[2]王文琦.新常态下中国煤炭价格波动影响因素研究—基于Var模型的协整分析.[J]经济论坛,2016,(5):83-89.
高校后勤社会化改革实施以来,为切实维护学校自身利益,尽力做好师生后勤服务工作,全国高校做了许多新的尝试和大胆改革,并且取得了较好的反响和效益。高校采购工作也改变了以往的模式,逐步实施规范化、制度化管理,并不断完善,以适应高校发展的新要求。招标采购作为一种科学、有效的采购方式,在高校中被广泛采用,尤其是基建、教学、实验等物资、工程的招标采购工作都已全面规范化、普遍化。近几年来,北京、上海、黑龙江、重庆以及江苏等省市高校逐步开始实行伙食物资联合招标采购,通过区域性高校联合招标采购,降低物资采购成本,从源头上确保伙食原材料质量,提高学校采购的效益。其中,南京部分高校(以下简称“在宁高校”)在地方行业协会的组织下,自2007年起,开展了大宗伙食原料联合招标采购工作,得到了江苏省教育厅和高校的认可。经过几年的实践,联合招标采购工作也遇到了一些困难和问题,因此需要不断地探索与研究,更加科学、有效地推进高校伙食原料联合招标采购工作,促进高校后勤社会化改革可持续、良性发展。
一、在宁高校伙食原料联合招标采购实践历程
(一)八校联合,固定价格
2007年4月,南京大学、东南大学、南京理工大学、南京航空航天大学、南京林业大学、南京信息工程大学、南京邮电大学和南京农业大学8所高校,首次进行米、面、油联合招标采购,实行规定期限内固定价格、固定中标单位为这8所高校服务,采购价格与原先各高校分散采购价格相比,下降幅度约2-7%,在各高校中产生良好反响。
(二)阵容扩大,改变规则
联合招标采购在南京高校中受到了良好反响,不断有高校申请加入,并且要求增加招标采购品种。原先的固定中标价格在市场价格频繁波动的情况下,问题凸显。一到两家中标单位根本不能完成21所高校的原料配送工作,因此原先的中标价格调整为最高限价,中标供应商也根据实际情况增加。
(三)学习先进,完善自己
2008年6月,在宁高校学习了北京、上海、浙江等地高校伙食原料联合采购工作经验之后,正式成立了“江苏高校伙食原料招标采购中心”(以下简称“招采中心”),制订了中心相关准则制度,改进了招标方案,采取各高校自主选择准入合格供应商、合同价不得高于中标最高限价的方式,并且在遇到原料市场价格大涨或大跌时,召开领导小组会议进行议价。这样增加了高校和供应商的自主性,同时也降低了价格风险。
二、在宁高校伙食原料联合招标采购工作的困难
联合招标采购降低了采购成本,提高了采购质量,增强了采购程序的透明度,有效遏制了物资采购活动中的各种腐败现象,但伙食原料采购不同于设备、基建等物资采购,无法做到定时、定量,配送验收还涉及食品卫生安全、保质期等问题,其价格浮动性也较大,操作难度大。因此,在宁伙食原料联合招标采购工作实施过程中也遇到了一些困难,主要表现在:
(一)各学校管理体制有差别,联合招标采购或多或少地削弱了各学校采购部门的权利,从主观上会产生负面情绪。部分参加的学校,执行力也很差,而招标采购工作并没有受到政府职能部门的直接参与和支持,使得联合招标采购工作发展受限。
(二)联合招标采购物资品种仅限于高校用量较大的几大类品种,但实际上食堂运行过程中所需要的原料品种远远不止这些,部分高校即使参加了联合采购,校内还得举行其它品种的招标采购;部分供应商配送品种和数量较少,变相增加了运输成本,积极性也不高。
(三)参与的投标商实力参差不齐,而招采中心均为各个高校采购部门负责人兼职,无法对所有参与投标的供应商进行实地考察。执行过程中,仍然会有原料质量不高,送货不及时等问题。
(四)当市场价格出现反复性波动、而招采中心又无法对市场价格做出预期时,与供货商洽谈价格调整幅度时,也会出现相对被动的情形。而在接到调价申请到予以价格调整期间,高校和供货商之间又会产生相应的矛盾,当市场价格涨时,供货商控制高校进货量,甚至不肯送货,拖延送货时间;当市场价格跌时,高校推迟订货时间,甚至私下改定价格低的供货商产品。高校与供应商都不愿意承担价格风险,导致联合招标采购工作举步维艰。
三、推进联合招标采购工作的方法和建议
(一)政府职能部门宏观监控
招采中心是无行政能力的自发性行业组织,对联合招标采购行为没有行政管理权,更没有行政处罚权。根据北京、上海、浙江等地的招标采购经验,教育主管部门只有参与到高校联合招标采购工作中来,才能真正约束高校行为,增强其执行力。
(二)设立专职机构,制定规范化制度
在招标采购合同履行过程中需要及时根据市场价格涨幅情况进行相应的调整,同时招标采购工作涉及的高校多、数量大、过程复杂,这就需要有专职的人员或者机构来负责日常工作,制定合理、合法的规章管理制度,规范招标采购机制。
(三)建立信息化沟通平台
目前看来,网络是实现管理信息化、系统化的最有效途径。在伙食原料联合招标采购实施过程中,可以建立一个专门的网站,加强高校与高校之间、高校与政府之间、高校与供应商之间的沟通。这样不仅能够提高工作效率,还可以促进各种信息的交流,增加招标采购工作的透明度,以及及时解决实施当中出现的问题,保证联合招标采购高效、持久地运行。
摘 要 在生产型企业同质化产品的竞争格局下,企业降低生产成本成为了提高利润的重要途径;而原材料采购在企业生产成本中占据着重要的地位,对企业降低生产成本有着深远的影响。本论文深入研究其原材料采购管理存在的问题,并侧重分析了采购流程和供应商选择两方面的问题,并就这两方面提出了具体的优化改进等建议。
关键词 原材料 采购管理 供应链
世界经济的发展已经逐渐步入了后工业时代,后工业时代背景下,企业最大的特点就是利润随着竞争的白热化而慢慢被摊薄,为此,生产性企业要加强产品的竞争力只能从降低成本途径入手,透过比竞争对手更低的成本以达到产品畅销的目的。在企业众多成本支出中,原材料采购链条所附带的成本占据着40%左右的比重;而且在激烈的市场经济体系下,如何提高企业原材料采购水平、优化原材料采购管理策略对企业产品竞争力的增强有着积极的作用。根据美国CFO杂志的报道:降低l%的采购成本等于增加了营业收入的2.3%;所以,降低采购成本进行采购程序的再造和创新,是企业追求持续竞争优势的重要举措。
一、生产型企业原材料采购管理存在的问题
目前,生产性企业在原材料采购管理过程中存在着以下几方面的共性问题:
第一,流程分割较为笼统。生产型企业原材料的采购流程一般分成采购申请、下单、发货、验收以及入库等五个环节,这在生产型企业当中是非常笼统的。一般而言,从各二级厂需求计划的提出到落实采购的过程至少需要13个环节,而且是采取分权式管理方式,多数流程步骤均需多个部门共同参与完成。
第二,采购流程监督机制不完善。尽管一些生产型企业对原材料采购管理与采购流程设立一套相应的制度与策略,但是对原材料采购流程的监督却并不完善。一方面对不同类型原材料、不同时间下的采购应采取何种策略、进行何种谈判等都没有做出相应的说明与规定,这往往容易导致采购人员在采购管理过程中依据自身的经验判断去进行,使得采购人员一些陈规陋习对原材料采购带来负面的影响,另一方面导致制度监督缺位,制度执行往往有名无实,员工缺乏岗位竞争和危机意识,导致工作效率比较低下。此外,由于在采购管理制度执行方面没有相应的监督机构,日常采购中或多或少也存在降质采购、超量采购等现象,降质采购容易得到品质太差的原料,不但无法达到使用目的,还会增加使用上的成本与损失;超量采购占用了宝贵的库存资源,增加公司流动资金占用及仓库占用等费用,造成管理成本的损失。
第三,对供应商的分类不够合理。供应商的分类管理是体现企业原材料采购管理水平与策略的重要组成部分。健全与有效的供应商分类管理体系可以显著降低企业在进行供应商选择与优化过程中的工作时间与成本,起到显著提升企业经营水平与绩效的重要作用。目前,企业供应商分类的方法有许多种。大部分生产型企业对于供应商的管理主要是根据原材料类别对供应商进行管理,对每一家供应商进行定期考评,有问题发生时才会对有问题的供应商进行指导。但由于供应商的信誉及生产能力参差不齐的,公司本身资源的限制等因素影响,就不可能每个供应商进行考察和评审。但是,这就发生问题的隐患就会大大增加,不能在事发前就对供应商进行指导监督。
二、企业原材料采购管理策略的优化
目前,在供应链物流理念的熏陶下,供应链采购管理逐渐被各大企业所应用。简单来说,供应链采购管理就是当处于供应链条内部的企业具有原材料采购需求时,向同样处于供应链条内部的供应商企业下采购需求订单,且供应商及时将货物供应给需求企业的过程。根据供应链采购管理理念,企业原材料采购管理策略的优化要从以下方面入手。
(一)优化原材料的采购流程
在供应链采购管理环境下,企业原材料采购业务流程与传统流程有着较大的区别。第一,制造商与供应商之间的业务流程变化。因为在供应链采购管理下,制造商与供应商、制造商与分销商、供应商与供应商之间的业务联系一般都是通过Internet来完成的,一些曾经须通过人工处理的业务环节,在Internet下变得不再重要,使得采购业务流程出现了变化。第二,企业内部分工流程的变化。在供应链环境下,有一定的信息技术作为支持平台,数据可以实现共享,并且可以实现并发(实时)处理,使原有的工作方式发生变化。第三,技术手段的变化。供应链环境下“横向一体化”管理思想改变了管理人员的思维方式,把企业的资源概念扩展了,更倾向于与企业外部的资源建立配置联系,因此加强了对企业间业务流程的紧密性。
(二)完善与改进采购的内部控制机制
企业的采购管理工作涉及到大量资金和物资的流动,对企业生产的进行与产品质量、成本具有重要的影响。因此,可以说加强采购流程各环节的控制是确保企业生产顺利进行和采购战略顺利实施的保障。就目前国内生产型企业原材料采购内部控制的情况来看,主要有采购计划与合同控制、采购价格控制、库存控制和质量控制等四方面。
首先,改进采购计划与合同控制应由统一的部门进行管理,并按采购计划的编制、采购合同的控制等程序予以规范。其次,要做好采购价格的控制工作。加强价格信息管理,主要是要做好市场信息的搜集和分析工作;应定期通过业务人员走访、互联网、电话等各种途径和方法了解主要原材料的市场供求状况及价格信息、各主要木材的采购价格信息及价格的变化,制作原材料供方出厂价格信息表和主要木材厂采购价格信息表。第三,加强原材料库存控制,减少资金占压、提高资金的使用效率,降低物资储存保管费用、增加企业的利润。最后,改进采购质量控制,做到事前规划、事中执行、事后考核以及帮助供应商导入新的体系和方法等方面的工作。
三、小结
原材料采购管理是今后企业管理的研究方向与重点之一。本文主要是从生产型企业原材料采购管理存在的问题入手,引入供应链采购管理理念,提出解决对策与建议。
参考文献:
[1]计国君.供应链管理方向与策略.电子工业出版社.2008.
a.了解采购部门的职责权限
采购部门的职责权限如下:
(1)审查请购单的内容,包括是否有采购的必要以及请购单的规格与数量等是否恰当。
(2)与技术、品质管制等部门人员共同参与合格供应商的甄选。
(3)执行采购功能,包括询价、比价、议价及订购。
(4)交货的稽催与协调。
(5)物料的退货与索赔。
(6)物料来源的开发与价格调查。
(7)采购计划与预算的编制。
(8)国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理。
(9)供应商的管理。
(10)采购制度、流程、表单等的设计与改善。
采购部门的职责按其重要性来排列,其前九项重要工作项目顺序如下:
(1)评估现有的供应商。
(2)选择及开发新的供应商。
(3)安排采购及交货日期。
(4)谈判采购合约。
(5)从事价值分析的工作。
(6)自制或采购(外包)的决策。
(7)指定运输方式。
(8)控制交货。
(9)租赁或买断的决策。
b. 熟悉采购核准权限
采购员的作业流程一般为请购、报请核准、实施采购作业。采购员采购的物品可分为物料、财产及总务用品三种类。这些物品的核准权限如下:
b-1物料
(1)请购金额预估在一万元以上者,由采购主管核准。
(2)请购金额预估在一万至五万元者,由采购经理核准。
(3)请购金额预估在五万元以上者,由总经理核准。
b-2财产
(1)请购金额预估到二千元以下者,由采购主管核准。
(2)请购金额预估到二千元至二万元者,由采购经理核准。
(3)请购金额预估到二万元以上者,由总经理核准。
b-3总务用品
(1)请购金额预估到一千元以下者,由采购主管核准。
(2)请购金额预估到一千元至一万元者,由采购经理核准。
(3)请购金额预估到一万元以上者,由总经理核准。
c. 采购员的职责
采购员的职责如下:
(1)经办一般性物料采购。
(2)查访供应商。
(3)与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。
(4)要求供应商执行价值工程的工作。
(5)确认交货日期。
(6)一般索赔的处理。
(7)处理退货。
(8)收集价格信息及替代品资料。
(9)请购单、验收单的登记。
(10)订购单与合约的初步拟订。
(11)交货商来访的安排与接待。
(12)供应商来访的安排与接待。
(13)采购费用的申请与报销。
(14)进出口文件及手续的申请。