合同信息管理

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合同信息管理范文第1篇

合同管理信息系统在开发设计过程中，需重点考虑起草合同和变更合同在审核处理过程中的状态转换情况。起草合同一旦录入则置为待发送状态，在进行审核时，会依据实际情况产生审核通过或审核未通过的状态。在合同进行结项操作后还可以进行取消操作，恢复到审核通过状态。起草合同状态为审核通过时，如果需要对合同状态进行修改，则需要启动合同变更流程，变更合同的状态与起草合同的状态相同。审核通过的变更合同在审核通过状态下可以再次进行变更。结项状态的合同不能进行任何修改操作，如需要进行修改，则必须取消结项操作，将合同置为审核通过状态，然后使用变更合同的流程对其进行修改。同时，系统应重点解决合同的起草、评审和执行情况监控，主要有合同起草和合同变更2个流程合同变更流程在新增合同审核通过后进行。业务流程。

2系统设计

2.1总体架构

合同管理信息系统总体构架共划分为4层。

（1）数据层：主要用于数据的存储，为其它各层提供基础的数据支持。包括合同信息、变更信息审核信息、附件信息、统计信息、基础信息6个数据库

（2）支持层：对系统的基础和公共功能进行整合，形成平台，主要包括：组织机构管理、数据字典管理、数据导出管理、角色管理、权限管理、登陆管理等模块。

（3）业务层：业务层是合同业务处理的核心内容，基于数据层和基础层建立，包括：合同起草管理。合同变更管理、财务信息管理、合同执行管理和合同模板管理5个模块。

（4）访问层：使用平台层的登陆管理，进行认证后，对业务和平台操作在页面中进行统一展现。

2.2系统功能设计

按照系统功能分析结果，为实现系统建设的目标，系统在提供人员部门、角色管理等基础功能的情况下，需要实现5个应用系统的功能，主要包括合同起草管理、合同变更管理、财务信息管理、合同执行管理和合同模板管理。各业务模块基于支持层建立，是实现企业合同管理规范的关键。起草合同在审核通过后，可以进行合同变更，变更合同也必须在审核后才能生效。起草合同和变更合同进入执行管理。只有录入了财务数据的合同才能进行结项管理。在进行收、付款合同统计和合同管理统计时，不区分是否为结项合同。合同管理信息系统各子系统关系。

2.2.1合同起草管理起草合同管理是办理合同业务的入口，为合同管理人员起草合同时使用，在此处提供新合同信息、审核未通过合同信息、待办事项的提醒等功能。系统中要管理的合同关键信息包括合同基本信息（名称、类别、对方单位、签订日期、起止日期、签订人等）、财务信息（合同金额、计划到付款信息、多部门联合分劈信息等）、合同文本等。

2.2.2合同变更管理当已签订的正式合同需要变更时，由合同管理人员发起变更申请业务流程。此功能主要包括合同内容修改和合同变更申请的提交，以及对未通过审核的变更合同的修改，并提供合同变更历史和审核意见的跟踪查看功能。

2.2.3财务信息管理财务人员对已签订的合同进行日常管理。包括财务工作号记录、实际到付款信息、发票开具与接收信息、税款信息等。

2.2.4合同执行管理执行管理功能主要对合同的执行情况进行监控和管理，重点是对合同查询和统计功能。

（1）收/付款提醒：依据收付款计划，提醒合同管理人员近期收付款信息；

（2）结项管理：当合同履行完成时，进行合同的结项操作，同时应对特殊情况，系统支付解除结项功能；

（3）查询与统计：在对合同进行分类别、分形式管理的基础上，重点统计与分析系统的收/付款情况、税款情况、开具发票等。

2.2.5合同模板管理针对铁路科研企业合同种类多而杂的特点，方便合同起草人正确的使用最新的合同模板，系统提供外部合同模板、企业内部合同模板以及版本管理。

2.2.6系统管理功能模块主要为以上系统功能提供支持，主要包括组织机构管理、角色权限、人员管理、数据字典管理和系统日志等功能。其中数据字典涵盖了合同内容中的所有选择项的内容，包括合同类别、企业实体等内容，并与查询与统计功能紧密衔接。

3结束语

合同信息管理范文第2篇

【关键词】 建设工程 合同管理 信息化

众所周知，建设工程合同是项目管理的重点，合同中不仅包含项目在建设阶段的整体目标，也关系到质量控制、进度管理、成本核算等方面的问题，对于把握整个施工节奏，减少管理漏洞都有直接的关系。但是，以往的工程合同管理方式过于老套，资料长时间的存放会出现纸质发黄的问题，且一旦信息丢失则没有恢复的可能，不便于查询和统计。随着信息技术的推广，利用信息化技术对建设工程合同加以管理，有助于推进信息工程的建设，在突出技术优势的同时更好的迎接大数据时代的到来，将合同输入资料库，用信息化的手段保存下来，完善管理水平。

一、信息化管理建设工程合同的重要性

近年来，信息技术深入推广和广泛实施，在建设工程合同管理上落实严格管控，突出信息技术的优势，可以弥补原有管理模式的不足，在市场经济活跃的状态下，减轻工作量，减少工作时长。

首先，信息化管理工程合同的方式，可以整合各类信息，做好资料的归档和整理，在保存纸质资料的同时以网络的形式保存下来，做好备份，防止出现丢失现象。

其次，建设工程合同管理以信息化的方式进行，可以缩短工作时长，减少工作量，在查询数据和信息的时候也更加的便利和快捷。

最后，工程合同管理不是一成不变的，它会随着工期的进展发生一系列变化，建设材料、人员、维修进度等的变化也使得合同管理处于动态的变化中。因此，利用信息化管理的方式，能够更好的与技术融合，动态监管施工，提高经济效益。

二、目前建设工程合同管理信息化存在的问题

（一）资金投入不足，信息化水平一般

对建设工程合同管理实施信息化管控的方式，必须有充足的资金作保证。但是，由于资金的限制和传统理念的影响，目前我国应用于信息化建设中的投入还比较少，信息化水平不高。从审批工作上来看，一些建设单位没有明确审批的规范化流程，权利存在交叉和错位的现象，造成了信息化管理不严格的问题。

（二）信息化管理不规范

所谓的信息化管理不规范，一是说在整个工程合同管理中没有建立一个大的管理框架，缺乏系统的管理体系，相关人员的具体工作也就缺乏指导；二是说，在管理过程中，建设工程涉及到的材料、人员、设备等的合同没有分类保存，影响力工作的效率和规范性。

（三）合同管理人员的技术水平较低

有了信息化管理合同方法，是能够实行的基础，还要有高素质的人才作保证。然而，目前我国的建设工程合同管理人员在整个质量上存在较大的差异。有些建设工程资金多、管理严格，合同管理者基本上都接受过专业的学习，专业素养强，道德修养好。相反，有些小企业由于资金等原因的限制，合同信息管理人员常常找农民工替代，他们的专业水平不高，学习能力也差。

三、建设工程合同管理的信息化手段

针对上述问题，要解决建设工程合同管理在信息化技术使用中存在的不足，就必须结合实际，找到有效的管理方法。

（一）建立合同管理的分类模块

建立合同实施控制模块是对工程实施过程中质量、M用以及进度等多个方面信息不间断地分析与进行动态的监督与管理，将合同计划目标作为标准，对合同实施结果进行比对，找出其中不同的地方，进而对合同实施计划进行调整的方法和策略。合同变更管理模块主要是对工程实施过程中通常会出现的合同变更，可以自动化地生成变更清单，并对其中变更费用进行计算，再生成变更后的详情表，对变更净值进行计算，同时变更与原合同的对照表，及时将变更后总投资变动情况反映出来。

（二）加大合同管理信息化系统建设力度

建筑工程合同管理的信息化发展离不开信息化系统和信息化技术的支撑，信息技术在建筑行业的广泛应用，为合同管理信息化系统的建立提供了可能。具体而言，建筑工程企业要在合同管理中大力引进计算机技术，加大软件#硬件设施的应用力度，并在分步推行的基础上开发合同管理信息化系统，然后以点带面加大合同管理信息化系统建设力度，进而建立合同管理资源共享平台。以此提高建筑工程合同的管理效率和应用效率，强化对建筑工程现场的监控和管理，进而提高建筑工程企业的综合效益。

（三）提高合同管理人员的综合素养

合同管理人员的能力和水平是保证建设工程合同严格管理的基础，也是落实好相关制度的根本。信息化技术的普及和应用，也与人员的素质息息相关。对此，企业要做好人员的教育工作，定期组织学习，让他们掌握先进的信息管理技术。此外，在招聘中也要选择有经验的、接受过专业学习的学生进入合同管理部门，培养先进的管理者。

结束语

推进建设工程合同管理信息化建设就是把传统企业对建设工程合同管理与现代信息技术做到紧密结合，巧妙地找到和应用与现代信息技术的契合点。在推广信息化管理的过程中，要以相关制度为基础，引进先进的技术手段，做好合同的归档和分类工作，从而减少工作量、提高合同管理的效率。

【参考文献】

[1] 杨文民.建设工程合同管理信息化建设若干问题的探讨[J].科技创新导报，2012，09：211.

[2] 胡季英，关柯，李忠富.建设工程合同管理的国际比较分析[J].建筑管理现代化，2004，03：35-37.

[3] 张伟，刘海青，秦崇仁.建设工程合同与索赔管理信息系统――工程施工中的合同管理计算机软件[J].中国港湾建设，1999，05：64-66.

合同信息管理范文第3篇

一、召开业务调查会

调查会由经营部经理主持，会上，工程管理人员对工程业务的范围、内容、特点、存在问题以及对管理信息系统的要求和想法进行讲述，开发人员应该将这些讲述和内容记录下来，以便在MIS系统中实现完成管理业务的功能。通过讨论，尽量使工程管理人员和开发人员在新系统的功能和与之相联系的管理业务方面取得一致的意见。

二、组织机构和职责的调查

调查中应详细了解各部门人员对涉及合同的业务分工情况和有关人员的姓名、工作职责、存在问题和对新系统的要求等，如系统由谁来担任管理员，各部门人员参与系统的权限设定等。了解清楚对象系统内部各级组织机构可以使系统分析人员明白企业中大概有多少部门和人员使用合同管理MIS，并且他们的分工是什么。明确调查对象的需求和方向。调查结果可以使用组织机构图来表示。

三、管理业务流程图

合同管理信息系统的主要完成业务流程为

经营部副经理与业主洽商合同，保留合同洽商记录；合同签订修改版本；经营部副经理与业主签订合同最终版本；管理员制作合同交底，输出合同交底表格发至各部门交底并存档；按照公司财务要求结合合同，每月制作收款计划，输出合同收款计划；管理员编制请款发函，将发函信息与实际收款和开票情况录入合同管理信息系统，输出合同收款台账和主合同台账；管理员进行合同结算，申报确认，输出合同结算单；跟踪合同动向，输出合同跟踪记录。

四、数据分析

1、数据的静态特性分析指数据的类型（字符型、数字型、日期型

）如“合同名称”、“合同内容”、“负责人”是字符型数据，“服务金额”、“面积”、“工期”是数字型数据，“签订日期”、“登记日期”是日期型数据；数据的长度（字节数、小数位数等）如数字型数据保留小数位数四位、取值范围（最大值、最小值等）和发生的业务量，如，可以输入多少合同数等。

2、数据的动态特性分析

数据的属性按动态特性可以分为以下三类：

（1）固定值属性，这类特性的数据，其值基本上固定不变，如“项目名称”、“合同名称”等。

（2）固定个体变动属性，这类数据项，对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性，如合同中每月的计划收款数，每一个合同每月必须固定收款，但是每月计划收款数是随公司财务计划不断变化的。

（3）随机变动属性，这类数据项，其个体是随机出现的，值也是变动的，例如每月的实际收款数，业主批钱是每月不固定的，批钱数也是不固定的。

五、数据存储分析

主要是分析存储数据的内容和数据之间的关系。

分析中要确定各种输出报表需要存储的内容。

（1）根据新系统的功能确定是否有必要增加新的报表，对已确定的报表研究是否有必要增加新的字段项。

（2）去掉多余的字段项。

（3）为便于检索，增加必要的代码项。

六、数据查询要求分析

调查清楚使用者可能提出的各种查询要求是为了有的放矢的合理组织数据的存储，采取高效率的检索技术。系统分析应该将使用者经常需要的信息列出清单。例如，在几百份合同中随机查询出一份合同的详细信息，在监理合同中查询出对应的施工合同，查询出每一月的合同收款台账等等。

七、数据的输入输出分析

在输入方面，需要分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存在的问题，例如，输入的数据是否都得到了有效的利用，哪些数据的输入是多余的或者不符合实际需要的，要确定数据输入方式，如台账查询模块采用逻辑输入数据的方法，是否能满足要求，是否使用简便，还要分析数据的精确程度和数据间的相互关联等。

在输出方面除明确数据查询要求外，还应分析各种输出报表的目的和使用范围，弄清哪些报表是多余的，哪些报表是可以合并的，尽量使得输出结果简易清晰。

八、新系统边界的分析

分析新系统边界就是要划定哪些部分是由计算机完成，哪些部分由人工完成，明确新系统的人机接口。一般，项目、主合同、施工合同的输入数据和修改数据由人工完成，计划收款、主合同台账、合同收款台账、合作支付合同台账的生成和查询由计算机完成，各种报表的导出由计算机完成。

九、功能结构图设计

十、系统实施

1、程序设计

采用结构化程序设计，软件工作的基本思想是利用工程原理，建立软件工程环境来提高软件开发效率。这种方法指导人们用良好的思想方法去设计程序，特点是三种基本逻辑结构，顺序结构、选择结构和循环结构。程序设计应该达到可维护、可靠、可理解和高效率的要求。

2、软件开发工具

系统主要采用可视（Visual）BASIC编程工具实现。它是一种通用的宏语言，特点是可以跨越多个软件平台，方便地与其它软件连结，如电子表格软件、FOXPRO类型的数据库、字处理软件、绘图软件等。输出采用OFFICE套装软件中的EXCEL表格导出接口，将各种报表导出到EXCEL表格，与原来人工管理合同台账、收款计划、收款台账制作的EXCEL表格一样。

3、程序和系统调试

（1）程序调试内容包括程序的语法调试和程序的逻辑检查，程序调试时，可以编制正常的测试数据，也应编造异常数据和错误数据，用以检测程序的正确性。系统调试需要经过分调和总调。

十一、项目管理

在合同管理信息系统建成之后，要利用系统工程的方法，对系统进行项目管理，需要多方面的人员统筹和协调、密切配合。项目管理可以使管理业务工作有条不紊地进行，并且可以预测到问题的发生，采取有效措施，变被动为主动，使系统的运行、业务的操作更完善成熟。

项目管理要做好以下几方面的工作：

1、合理管理人员

发展合同信息系统需要以下几方面的人才：

（1）系统工作人员：负责系统分析和设计，程序的编写和调试，他们既懂经济管理业务，也懂计算机；

（2）操作人员：即上机操作人员，包括经营部领导和管理员、各级部门用户。

（3）硬件人员：负责计算机硬件、网络的维护工作。

（4）项目负责人：对项目进行负责，应当精通管理业务，并熟悉计算机MIS系统，即经营部经理和系统管理员。

2、拟定和实现项目工作计划

为了更好地运行、发展系统，要制定好项目工作计划，一边日常运行系统管理业务，一边检查、调整项目工作计划，使计划动态进行。

十二、系统评价

合同管理信息系统MIS开发建成之后，在系统验收的时候要组织第一次系统评价。第一次系统评价由系统工作人员、领导和部门用户来参与。系统评价的主要依据是要在平时运行管理业务的基础上实时监测和记录运行。第一次系统评价结束之后，以后每隔半年或一年需要组织常规的系统评价。这些系统评价由系统工作人员和用户进行。评价结果可以作为系统改进的依据。

进行这项工作的目的是在系统的管理业务运行之中，检测系统的功能是否达到了系统规划的目的，系统是否充分运用了各种资源（硬件资源、软件资源、数据资源和网络资源）以及系统是否已经完善，还需不需要继续进行功能改进和扩展等。

系统评价主要由以下几个方面的内容：

1、对合同信息系统的功能评价；

2、对现有硬件、软件和网络的评价；

3、对合同信息系统的应用评价；

合同信息管理范文第4篇

档案信息化在各个系统和各个领域中发展中发挥了重要的作用。在卫生系统档案信息化管理中，档案管理工作的繁杂性，档案综合管理缺乏优秀人才，以及电子文件保密性不强等诸多问题的存在，在一定程度上制约着卫生系统档案信息化管理的发展进程[1]。因此，我们必须分析卫生系统档案信息化管理中存在的问题，针对具体问题及其程度的不同采取有针对性的解决措施，搞好档案信息化建设，提高档案社会化利用的程度和效率。

1 档案信息化管理和建设中存在的问题

档案作为卫生系统的一种基础性信息资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。因此，要加快档案信息化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，促进档案社会化服务。但是，在卫生系统档案信息化管理过程中，存在一定的问题。

1.1 工作的繁杂性

随着科学技术的不断进步，信息化已经成为时代的主流。在卫生系统中，档案信息管理部门的工作具有繁杂性，需要做的工作主要有文案的管理、财务的管理、设备的管理、科学的研究、人力资源的管理等，涉及的内容较多。因此，档案信息管理部门的工作相对繁杂，不利于顺利开展卫生系统档案管理工作。另外，随着计算机的广泛应用，各个领域得到了较快较好的发展，但是在深入研究开发和完善系统之前，档案管理工作依然存在很多难题。

1.2 档案综合管理缺乏优秀人才

高素质的顶尖人才是实现卫生系统档案信息化管理的前提条件。这些高素质人才具备专业的知识和技能，能够采用先进的信息化管理方法，完善档案信息化管理，而且能有效管理软件和设施，最终形成一套完善的管理规章制度。另外，相关的工作人员应具有管理知识，计算机知识和网络安全管理的知识，一旦出现网络异常，这些工作人员能够及时处理。因此，在卫生系统档案信息化管理中，优秀的专业人才是最宝贵的资源[2]。另外，由卫生系统档案管理系统于储存复杂、信息量大，出现了兼容性问题，这些问题的解决都需要优秀的专业人才。只有引进和培养优秀的专业人才，才能实现档案管理系统的稳定，促进档案管理信息化的发展。

1.3 电子文件保密性不强

随着时代的发展，电子文件的保密性仍然较弱，主要体现在电子文件以不同的格式被复制，严重者甚至将电子文件的格式和内容改变了，这些人为的因素在很大程度上影响了电子文件的完整性和原始性。另一方面，电子文件在技术和内容上被随意改动，最终难以找到原始文件，保密性较差。

1.4 技术支持不全面

档案信息化建设需要严格的技术保证，它涉及计算机网络技术所需解决的所有问题。一方面，电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限；另一方面，在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案。目前多数单位使用的扫描仪速度慢，无法将原始档案资料短期内转化为电子文档。

1.5 规范体系不健全

档案信息管理的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，我国馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

2 解决问题的措施

2.1 完善档案管理标准体系

档案信息化管理离不开标准的管理体系，只有达到标准的档案管理系统才能更好地连续工作和传播信息，才能兼容其他系统以实现信息的传递。所以，建立卫生系统档案管理系统之前，一定要制定相关的管理标准，并在以后系统的建立和使用中贯彻实施这些标准。

传统的档案管理部门对档案的管理采用的是按年接收方式，这些档案包括设备储存档案、办公文书档案、财务档案、科研档案、人力资源档案等等。档案管理部门对这些来自不同部门的档案的管理，容易出现部分文书或者合同散乱和遗失。信息化管理则不同，它通过网络实现档案的分类管理，这样的信息化管理不仅有效，而且逻辑性较强。

电子档案的建立离不开业务处理标准和技术设计标准。在收录文件时，这些业务处理标准就能发挥作用，能将收录的文件新型详细规划，包括档案的分类、档案的前期处理等，确保了电子档案的标准和有效。另外，技术设计标准，确保了系统具有较好的兼容性和实用性。

2.2 大力培养高素质人才

无论什么系统那个领域都需要高素质的人才。档案信息化管理的重点因素之一就是人才，这些优秀的人才能够充分了解档案管理部门的基础设备、档案管理的内容，能在电子档案的管理中发挥重要作用。

为了更好地培养高素质人才，可以在工作环境上下功夫，努力创造出一个良好的工作环境，提供最好的基础设备设施，在留住人才的同时，充分发挥这些人才的能力[3]。

高素质人才的培养离不开培训。要加强档案业务人员培训，定期的培训有利于提高他们的综合能力。档案部门要加强对档案人员进行档案现代化知识的培训，积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术、熟悉档案业务的复合型人才，促进档案事业持续快速健康发展。另外，为了强化部门之间的合作交流，可以成立一套交流机制，使人才之间能够不断的交流，以达到共同进步的目的，只有这样才能实现技术和知识的突破。最后，通过便捷的网络，相关人员要学会自主学习，不断提升自我。

要积极组织开展档案信息化建设理论研讨和技术交流活动，努力营造学习高新技术知识的良好环境氛围。

作为档案管理人员，要树立较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神，同时也要担当起档案信息化管理和建设的历史重任。

2.3 强化信息化系统的安全措施

为了确保档案管理系统的安全，在出现安全隐患时，要科学评估危险性，同时重点保护安全隐患处的档案信息。

要评估数据信息的安全性，结合实际情况找出相应的解决办法，最终形成一套安全方案。具体做法是为档案划分等级，等级的划分取决于档案的保密性、价值、来源。另外，为系统设置权限，只有相关人员才能访问，这样不仅将安全隐患减少了，而且避免将重点信息扩散出去。

可以在网络上下功夫，利用先进的技术保护档案信息管理系统的安全。如用户信息认证、电子加密、防火墙等。防火墙能够避免计算机访问危险网站，减少了中病毒了概率。电子加密也是确保信息安全的重要方式，具体的加密方式有收到数据后加密储存、加密后传送等。

在卫生系统档案信息化管理中，对于信息的使用者、信息的保存者、管理员的有关信息都需要验证才能访问，条件较好的可以备份系统文件，这样能在很大程度上确保卫生档案信息化管理系统的安全。

2.4 加快档案信息化基础设施和应用系统建设

首先，建立和完善卫生系统甚或整个档案系统局域网，提高各单位档案室计算机普及率和应用水平。其次，初步建成全国档案信息网络，市及部分县级档案网络依托政务网实现馆际相互联。第三，逐步规范和统一档案管理软件，确保档案数字信息“数据规范、标准统一、长期可用”。

现代化技术及手段在档案管理工作中的广泛运用，将为档案工作注入新的活力，极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。配备档案管理现代化所必需的现代化办公设备，充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平，加快档案信息数字化处理步伐。

2.5 建立完善的管理机制，提高档案信息化管理水平

要提高档案信息化管理水平，必须建立起一套科学、完善的管理制度。管理机制要明确业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；要有一套切实可行的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性；要符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要；要具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

3 提高信息化建设水平，促进档案管理现代化

在卫生系统档案信息化管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案信息化管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。

3.1 分清轻重缓急，循序渐进

卫生系统档案管理的重要目的就是要使档案为社会所用，实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中，应根据各卷宗的重要程度的高低、利用价值的大小、利用率的高低和是否开放等具体情况，对所有卷宗进行排队，优先加工整理那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案。这可加快档案管理现代化的进程和提高社会利用的效率。

3.2 分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3 分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案，如“房档”、“案件”等可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

3.4 用关键词替代主题词，简化查找时间，提高效率

合同信息管理范文第5篇

关键词：通信系统 城市轨道交通 项目管理

中图分类号：C913.32 文献标识码：A 文章编号：

一、城市化轨道方面的交通通信工程方面的建设项目管理的意义

作为一项综合性极强的管理措施之一，项目管理已经在对很多不同专业中的综合表现的工程中得到了很好的证，它是一种能够极大程度的对质量以及进度进行保证以及对资本进行节约的有效手段。对规模巨大的工程进行施工，单独凭借一个人的经验以及力量是完全行不通的，特别是针对那些多专业知识综合运用性的工程来讲，更需要找到一套科学性以及严谨性极强的管理办法来对项目目标的实现进行有力的保障。

项目管理的中心意义自带的是对各种资源进行有效、有力的运用，在保证资金最小化的同时来保证项目实施的同时能够按照预定步骤有计划的完成预定的目标。其最大的特点就在于它的预见性，指的就是在工程开始之间，就尽可能的将工程中可能会出现的所有事情提前进行计划，并且给出相应的应对办法。这样做的好处在于可以使得工程在井然有序中进行，从而对一些可能因乱七八糟的事情而造成的人力资源、物力资源以及人力资源造成的浪费进行避免。

地铁、公交等城市化轨道的通信系统便是交通运营管理中的最重要的部分。其经由无线通信、直通电话或者是其他通信手段组合而成，是一个及其发杂的但是综合性极强的专用通信网络。所以，显而易见的，必须要有一群信息通信方面的专业知识性人才来对系统的高质量运行进行有效的保证，同时，也必须要有一套完善的项目管理规章制度来对每一个系统的工作进行规范，只有这样做，才能在最大程度上对工程的建设目标的达成进行保证。

二、城市化轨道交通通信工程项目管理的内容

公路方面的通信系统工程的最高组织者即是集成总承包商，其负责了整个施工工程中所有的施工部署以及项目管理工作。能够对公路的通信系统工程的建设进行有效组织的最主要条件就是集成总承包商能够对通信系统的技术标准、功能要求以及运营的管理模式有很详细的认识以及见解。与此同时，其本身还需要具备足够丰富的项目管理经验。只有对公路的通信系统极具认知度的企业才能实现整个工程的预定目标的实现以及项目管理工作的完美实现。

通信系统主要是由以下几个方面逐渐而成的：乘务人员专用通信系统、公安司法部门通信系统以及民用通信系统，在这三个方面之中，又以专用系统最为的复杂以及重要。

而城市化轨道的通信工程方面的项目管理的主要内容分为以下两点：

（一）集成设计

总承包商会根据工程结构进行简单的初步设计，并提出相应的集成设计内容，一般情况下集成设计的主要内容包括以下三个方面：

1、制定出一套针对各个子系统以及交通通信方面的整体系统的技术规则指导书。

2、对整个通信系统的交互连接接口进行详细的设计，以保证资金的最小化，成果的最大化。

3、对整个通信系统的工作设备进行选择，保证设备能够实用并且胜任。

（二）对于工程整体方面的组织管理

对于工程整体方面的组织管理主要分为以下几个方面：

即是对质量方面的整体控制；其中分为以下几步：

a．设备的采购阶段；

b．设备的制造阶段；

c．对施工前整体的质量进行控制；

d．在施工过程中对于质量的控制；

对整个通信系统的建设过程中的进度进行控制；其主要按照以下两个步骤完成：

第一步：对于整个项目的具体施工进度的进行详细计划；第二步指的是对于整个项目的具体施工进度的进行准确的控制；

进度控制的基本原理

对于公路方面的通信系统的工程项目实现的过程，主要包含着以下两个基本的过程：第一个是对于系统的设计、建造等得具体实施过程。另一个指的就是对这个实施的过程的管理的过程。同样的，遇着两个基本的实现过程相对应的，是建立施工项目的管理系统以及实施系统。前者是通过一系列的有效措施对项目进行管理以达到提高成效的目的，而后者是对于各种专业型人才而言，其运用自己的专业技术来对项目中可能出现的问题进行解决。而对于管理系统而言，其又根据具体的计划执行的结果以及各个相关因素的具体状况、环境的变化因素等做出相应的应对措施，并且对具体的实施系统加以一系列游侠的控制以及协调，是项目能够最大程度的实现预期既定的目标。

4．总承包商还必须对整个工程项目进行有效合理的投资管理控制。

5．总承包商和交通管理部门之间必须进行具备法律效应的合同签订，与施工工人之间也必须进行有法律保证的合理的合同签署。

三、项目管理工具以及项目管理方面的创新

（一）管理工具的创新应用

对于项目管理方面的创新最基本就是对项目管理办法的创新，即是采用新型、整合性好、风险系数低的项目管理手段，现在主要推荐以下2中工具：一种是Project Management Institute（即美国的项目管理权威协会，简称：PMI）应用的项目集管标准以及项目管理方面知识体系指南（简称：PMBOK）。另一种是项目管理方面信息系统的EPM。前者是指代的是可衡量、标准化并且可控制的项目管理标准，可以达到组织项目管理的较高成熟度。第二种指的是通过信息管理的办法进行科学有效的项目管理，综合运用这两种办法可以有效地规避一些不必要的风险以及克服一些管理工作中的困难，以让项目被顺利完成。

（二）对项目管理方面的创新

对于详细的管理方面的创新主要在于对于形式以及内容模式的创新，管理这应该摒弃传统的项目管理模式，应用新型的管理模式，如国外先进的4控制3管理以及一协调的管理模式，其指的是在原有的对管理制度方面的控制、对施工进度方面的控制、资金投资方面的控制、信息技术管理、合同管理以及组织协调的基础上再增加了安全责任控制以及供货商协调管理这两点，并应该着手加强对于组织协调能力以及安全责任管理的建设。

对于当代新型的项目管理来讲，应该积极运用网络等一系列手段对项目管理进行科学化、信息化以及信息化的创新，紧紧跟在时代的步伐后，时刻对国外优秀技术进行本地化的取长补短，这样才能在真正意义上使得我国的项目管理方面有一个长足的进步。

参考文献：

[1] 李春.城市轨道交通弱电系统集成商的选择[J].城市轨道交通研究,2006,9(2):16-17.