档案应急管理
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档案应急管理范文第1篇
（一）做到防范于未然
档案工作是企事业发展中的重点工作之一，从某个角度来讲，档案工作是对资源信息的一种整合，在档案工作长期进行的过程中，经常会受到内部因素或外部因素的影响，而造成突发事件的发生，如果没有科学有效的应急预案的话，带来的损失不堪设想。因此，档案工作突发事件的应急预案编制也倍受关注，应急预案的编制主要遵循防患于未然的原则，并且将档案突发事件预防工作作为整个编制工作的重点，这样才能切实有效地做好档案工作的突发事件应急预案编制工作。另外，档案工作突发事件应急预案编制应不断地完善管理机制、规范防范的手段、强化预案管理的流程，并不断地建立健全的档案工作安全预防机制，从而做到防范于未然，进而有效地提高档案工作人员对自然灾害、重点突发事故的处理能力，确保档案工作的可靠性、安全性。
（二）重视对档案资源的保管
众所周知，档案工作突发事件应急预案的编制，主要是为了保障档案资源的可靠性、安全性，从最根本的角度分析，档案资源应属于一种不可再生资源，一旦档案资源出现损失的话，很难甚至无法对其进行修复。因此，在档案工作突发事件应急预案编制的过程中，应以档案资源的保管作为编制的基本原则，不断地提高档案资源的安全性和可靠性。另外，从企事业发展的角度上来分析，档案资源的损失是与财产损失并存的。因此，对档案工作编制突发事件的应急预案管理，也成为当前企事业单位重点工作之一，必须要做好重大事故以及自然灾害发生的重点预防工作，尽最大限度保护档案资源的安全，将档案资源损失控制到最低。
二、档案管理突发事件应急预案编制的要点
（一）科学合理布局，构建完整的应急预案体系
档案是一个企业在发展过程中的各项信息的汇总，如，业务信息、人员信息等，一旦档案工作出现突发事件，可能会造成部分档案的损失，甚至会毁灭性的损失。因此，必须做好档案突发事件的应急预案编制，并应结合企业的实际发展情况，科学合理的布局，以此来构建完整的应急预案体系，具体要点如下。
1.合理完善档案工作突发事件应急预案的内容体系。
通过对大量档案工作突发事件的调查分析，尤其是档案工作突发事件的情况不同，应对其进行分类、分级。也就是说，在编制档案工作突发事件应急预案的过程中，需要从不同层次、不同级别完善应急预案。另外，在完善应急预案的过程中，应详细阐明应急预案体系的框架结构以及应急的基本流程。同时，要完善一些专项预案，主要指的就是有针对性的应急预案。例如，针对自然灾害引发的火灾、地震灾害、水灾等，根据不同的灾害特点来制定合理的应急预案体系，一旦灾害发生应在第一时间启动应急预案，从而提高对灾害事故处理的有效性。
2.完善应急预案的管理体系。
通过上一部分分析了解到，在制定应急预案的过程中，会根据突发事件的特点制定不同的应急预案，最终形成完整的应急预案体系。然而，由于档案工作突发事件应急预案的多元化特征，因此，必须做好应急预案的管理，完善其管理体系。如，开展纵向到底、横向到边、外延到点的管理方式，将对档案工作突发事件的应急预案管理落实到各个部门，确保应急预案的完善性、适用性、科学性，这样才能避免或降低档案工作突发事件灾害带来的损失。
（二）统筹规划，完善档案工作突发事件应急预案机构
首先，相关企事业单位应成立档案工作突发事件的应急预案编制机构。档案工作突发事件应急预案的编制是一项极为繁琐的工作，为了确保应急预案编制的有效性，应成立专门的应急预案编制机构来执行这项任务，并且，对小组成员进行各自分工，将责任落实到个人，对应急预案进行风险评估、规划等。同时，对档案工作突发事件的应急预案做好相应的审核，确保应急预案的合理性、有效性。其次，应加强对档案工作突发事件应急预案编制人员的配备，应急预案是企事业单位发展的关键，尤其是关乎到档案工作的应急预案编制，必须重视起来，为了提升应急预案编制的有效性，需要将各个岗位人员落实到位，将工作人员的效能充分地发挥出来，这样才能有效地提高应急预案实施的有效性，而且，人员作为应急预案编制的核心，应将自身的正能量充分地发挥出来，进一步提高档案工作突发事件应急预案实施的有效性。最后，应建立合理的档案工作突发事件应急预案工作绩效考核机制。主要是对应急预案编制工作进行绩效考核，要结合实际的工作情况、应急预案的预定期限等方面因素进行考核，绩效考核的目的主要是为了提升档案工作突发事件应急预案编制的有效性。
三、总结
档案应急管理范文第2篇
［关键词］数字化技术；房地产；档案；管理
0引言
房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表及照片等文件材料。随着我国经济的迅猛发展，近些年，房地产行业崛起，房地产增量的同时也带来了房地产档案管理难度的增加。而数字化技术的到来为管理部门提供了解决难题的方案，不仅将档案管理的传统方式进行了革新，与手工处理相比较，数字化技术大大提高了处理效率。另外，智能化是数字化技术的显著特征，大量的数据文档通过数字化技术的处理，效率有明显的提高，并且在网络应用的基础上还能够使数据资源进行分享和交流，管理效果十分明显。因此，运用数字化技术进行房地产档案管理是社会发展的必然趋势，也是房地产发展的必然需求。
1房地产档案管理数字化的内涵及数字化运用的注意事项
目前，房地产档案管理数字化主要通过大量地运用现代电子计算机技术以及现代化的摄影扫描技术完成，在此过程中将大量的纸质数据转化为数字化信息，通过电子计算机的形式加以保存，建立相应的电子信息库，进一步方便相关数据的整理，加强数据的管理，提升相关档案的使用效率，增强在档案管理方面的安全性能。在当下的房地产档案数字化管理中，档案一般被划分为三类，通常以档案原件、扫描件和数据档案的形式表现出来，数据档案是档案数字化的最终结果。在数据化档案的管理当中，必须按照一定的原则对相关数据档案开展管理，这些原则中最为重要的就是安全性。虽然现代化网络技术给人们带来了便捷，但是在网络环境中倘若没有较好的保护措施，相关信息的安全性很难得到保障。为了保证相关信息的安全性，房地产企业应当做好充分的准备，从细节入手认真仔细地做好每个环节的安全工作，安装相应的防木马软件，聘请专业的技术人才充当顾问，使档案的安全性得到充分的保障。
2房地产档案管理的特点
2.1专业性和项目性
专业性和项目性是房地产档案管理最为突出的特点。所谓专业性，意思是房地产档案的专业性比较强，这是由房地产档案的产生基础而决定的，其档案资料一般是管理活动中的真实资料。项目性指的是房地产建设与管理过程分为许多项目，根据不同项目建立档案资料，管理也就相应根据项目而区分。
2.2分散性和集中性
房地产档案管理的另一个特点是分散性和集中性。鉴于房地产项目的开发过程中，不同项目有着不同的工作内容和流程，所以项目资料的整理就比较分散，档案也就需要采取分散的管理方式。从另外一个角度看，即使项目不同区分不同，但是从整体项目角度出发，是需要集中管理才能实现整个项目的管理目标的。因此，房地产档案管理要把分散管理与集中管理结合起来，才能实现档案管理的最终目的和效果。
3数字化技术在房地产档案管理中的应用
3.1在档案检索和查询中的应用
数字化技术对房地产档案管理的贡献很大，比较突出的一点是能够实现快速的档案检索和查询。传统的手工检索和查询需要确定位置和顺序后再进行查询，而在数字化技术基础上的检索和查询，只需要输入检索内容，数据库就可以省略传统方式的繁琐步骤，快速获得结果，检索十分快捷方便。除此之外，运用数字化技术时，检索和查询不会受时间和空间的影响，能够随时进行，充分利用了档案的价值。
3.2在系统权限设置方面的应用
在房地产档案的管理中，要确保数据信息的真实和完整，就在安全方面设置权限。档案管理中，通过应用数字化技术，将各环节划分开，并进行权限设置，这样一来，房地产档案管理不仅清晰了许多，安全程度也增强了不少，档案安全管理效果也非常显著。
3.3在档案统计工作中的应用
随着房地产行业的发展，信息量越来越大，需要以更先进的技术和形式来满足工作需要。因此，要应用数字化技术，实现房地产档案的科学分类和合理编制，这对于档案的统计效率和管理效果有着重要的意义，有效消除了人工处理的弊端。另外，纸质形式的档案保存受到条件限制，一旦保存不当就会造成档案资料的破坏，例如发生火灾的情况，会使档案统计工作无法进行下去，而数字化技术则避免了这些问题的困扰，通过将资料数字化存档，能够确保信息更加完整，统计效率和质量更加高效。总之，档案统计工作，离不来数字化技术的应用。
3.4在档案分析中的应用
所谓档案分析，是指通过对档案的整理和分析形成有价值的信息，提供给人们所用，使其进行必要的活动。以数字化技术为基础的分析，过程迅速，结果准确，与传统分析手法相比，分析所用的时间较短，而且分析得出的结果精确且符合需求，使档案的价值得到了积极的发挥。因此，在房地产档案管理中，采取信息技术手段不断进行档案分析，通过组合运用档案数据，不仅能够提高档案利用效率，在一定程度上对于其他工作的开展也能够起到积极的辅助作用。
4加强房地产档案管理数字化的策略和方法
首先，在房地产档案管理数字化发展的趋势下，仅仅做好数据信息的管理是不够的，还要在整体制度的管理上下手，寻找更适合的策略和方法。相关部门应借助数字化的信息手段，对管理制度进行深化。在人才建设方面，需要引进更多的专业性强的信息化人才，以满足时展的要求。在具体的档案管理工作中，根据实际情况和具体应用情况进行合理的划分，制订科学的档案管理方案，从一定程度上确保档案的安全系数，降低档案信息被破坏的风险，面对不安全的信息管理环境，建立应急预案，当管理系统遭到损坏时，能够及时有效地进行应急处理，最大程度降低房地产档案的损失。其次，在数字化的档案管理方面，要从多方面完善具体规章制度，尤其在数字化系统的具体应用中，通过高效的管理制度，创造一个房地产档案管理的良好基础。档案管理运行环境包括人员操作的制约，也包括外界条件的影响。这些方面的忽略都有可能给数据化档案管理工作带来障碍。总之，运行环境的管控是一个复杂而系统的过程，只有通过对操作进行规范、对应用系统的软硬件进行合理配置、明确相关监督和责任主体，才能确保数字化技术的应用效果，体现房地产档案的真正价值。最后，虽然数字化技术下的房地产档案管理工作有诸多方面的优势和突出效果，但由于信息原件是数据化档案管理的前提和基础，所以，对档案资料原件的管理和保护也不能懈怠。可以建立设备设施完善的档案室，指派专人进行保护。在房地产档案资料的运用中，严禁随意篡改，从而确保原始档案的真实性。实施原件保护措施，不仅能够在前期预防数字化技术应用过程中房地产档案数据信息出错，还能够在后期针对已出现的错误及时追踪到原件进行查询和修改。
5结语
数字化技术应用于房地产档案管理中，无论是对于档案管理还是房地产建设管理都起到了积极的作用，提高了档案管理工作的效率和质量。未来，数字化技术在房地产档案管理中的应用将会更加普遍，但同时也充满挑战。因此，相关管理部门应积极积累和探索应用经验，将更加科学合理的应用成果充分引进到房地产档案管理中来，采取有效的管控措施，强化数据化档案管理的风险控制，最大程度地预防和处理安全事故，确保房地产档案的安全性，促进房地产行业的发展。
主要参考文献
［1］谢靖.浅议房管档案的信息化建设［J］.上海房地,2016(11).
［2］赵玉梅.如何推进房产档案管理的数字化进程［J］.黑龙江档案,2016(4).
档案应急管理范文第3篇
关键词：
Abstract: With the development of information and technology, the computer has been widely applied to the engineering field. Archives information construction is an irresistible trend, electronic files has many characteristics better than paper files, thus the formation of a large number of electronic documents has become an important object of the file management, especially in the electronic document archiving, preservation, management, output and other work has become an important part of the normal operation of the construction units.Keywords:
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
前言
随着信息技术迅猛发展,计算机被广泛应用到各个领域,包括工程建设领域。这样以来,工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程建设单位正常运营的重要环节。所以,全方位做好工程建设中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此,笔者主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨
一、电子档案
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
二、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
三、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
四、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1、建立档案利用制度，整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
档案应急管理范文第4篇
【关键词】网络；档案；机关
引言
网络化社会的日益发展带动社会的进步，机关档案管理工作的信息量巨大，应用网络化信息档案管理可以有效地提升档案案例工作速度，确保档案管理工作的异地实时性。加强机关档案管理工作的长效发展，改变传统档案工作的工作模式，这对于机关档案工作的发展是具有良好意义的。通过分析机关单位档案管理工作的具体内容，依照档案工作进行合理的分析，研究互联网发展下档案工作可能面临1的各种压力和问题，采用有效的办法改变网络1档案管理工作，提升档案工作的重要意义。
一、机关网络档案工作的需求意义
网络的发展影响机关档案工作的发展，档案工作逐步趋于市场化、信息化、数字化。分析机关档案工作的基本需求状态，对档案工作进行分析和研究，确定机关档案工作需求的意义，加深机关网络档案工作的发展。
1.档案工作的多元发展。
机关档案工作主要以纸质材料处理为主，纸质材料存在保存难度问题，在档案保存和管理过程中，可能造成档案的损坏或遗失。档案管理的资料是当事相关内容有效管理的基本资料，一旦丢失无法再进行弥补。随着网络时代的快速稳定发展，电脑、电子产品的使用频率增加，直接影响电子载体的变化。存储标准的改变，减低了纸质档案的使用量，提高了直观存储的实时性，这有利于直观的信息存储和选择，方便综合信息的有效操作和优势化处理。
2.档案的信息利用。
档案信息的利用是依照档案资料进行分析，当出现诸多不利因素的时候，需要根据时间、信息量进行区分，需要占用大量的空间和时间，档案管理已经逐步发展为计算机网络承载的档案管理系统。利用电子档案信息资源的综合管理，集成电子档案的共享优势模式，节约档案人员的有效利用时间，对档案内容进行网络平台的云存储和云共享。
3.共享便利。
机关档案的资料纷繁复杂，不同的部门具有不同的资料。纸质材料使用的时候，需要根据档案资料进行区分，不同的材料之间缺乏有效的共享和沟通，随着网络时代的发展，档案资料可以利用网路云存储平台进行资源共享。机关单位监理统一的电子网络数据平台管理室，利用网络终端系统，将计算机整合起来，根据不同部门的档案资料进行分类存储，文字纸质资料转化为电子资料，音频资源、视频资源利用介质存储起来，通过各个部门的综合利用，在数据档案查阅过程中实现对资料的共享，确保档案资料的有效分配和控制，最大限度的形成信息资料的合理利用。
二、机关档案网路管理的方案
网络档案管理需要新思想和新技术，利用网络资源改变现有的工作标准，从档案管理的各个方面出发，逐步提高企业档案管理的综合管理效率。
1.提升网络化档案管理意识。
网络化技术深入现代社会生活中，加强机关档案管理水平，对档案管理的基本标准水平进行分析，依照机关领导管理标准，认识电子网络化档案管理的重要意义。机关档案管理工作需要不断发展和提高，根据现代化档案管理水品，对网络管理内的相关知识、日常工作进行分析，加强机关档案管理工作的综合网络整合。制定合理的档案人才发展管理，对档案管理给工作标准进行分析，打破常规观念，对日常工作的相关步骤、信息内容进行合理的分析，切实的提升机关档案管理的综合工作效率，实现对网络化服务质量的快速稳定发展。
2.创新网络档案的服务工作。
机关档案需要根据网络化管理发展应用特点，利用网络化服务标准，对档案管理人员进行分析。机关档案管理部门可以建立有效的网络化管理网页，以网络网站平台管理为基础，开展网络化的服务发展利用范围，加强档案信息的资源数据建设和发展，制定合理的信息化网络数据分析平台，提高电子档案文化的传递和发展，实现对网络档案的合理模式控制。在网络平台上，根据电子文件数据，对网络建立合理的实时管理标准，对数据文件进行有效的管理，对机关信息进行有效的分析，集中管理部门的电子文件数据处理过程，对网络信息文件进行有效的搜集管理。根据档案信息系统，对网络内容进行获取，加强网络电子档案的保密管理工作，处理好档案信息数据的使用标准。
3.提高档案人员的素质培养。
根据档案管理标准进行信息档案分析，对管理人员的综合素质能力进行作用分析，从主观上提高档案工作人员的专项素质能力。加强档案人员网络化技术知识的培养，制定爱岗敬业的制度管理标准，逐步提高机关档案人员的综合知识结构和技术水平，有效的完善档案人才的招聘管理，对机关档案的数据分析、设计、开发进行综合分析，做好网络机关事业单位的综合档案人员管理。
结语
综上所述，机关档案的管理工作是一种极其重要的工作，网络化机关工作是重要的档案工作的发展。依照档案管理工作标准，对工作内容进行分析，不断创新发展机关档案管理工作内容，切实完善机关事业单位档案管理综合水平。
参考文献：
[1]任海臣.对如何创新机关档案管理工作的若干思考[J].读书文摘,2015(22).
[2]苗红梅.机关档案管理信息化建设探究[J].办公室业务,2014(19).
档案应急管理范文第5篇
【关键词】 档案管理；计算机技术；优越性
中图分类号：TP39文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)03-194-01
一、计算机技术在档案管理中作用分析
（一）加快档案管理数字化建设进程
信息化时代的到来，不仅加快的社会发展的进程，而且使人类社会各个领域的工作方式也发生了根本性变化。随着全球化进程的不断加快，计算机技术逐渐被应用于各个领域，学校档案管理也不例外。从实践来看，档案作为学校的主要信息资源，也正在向着数字化方向快速发展。据笔者所知，办公自动化（Office Automation，简称OA）系统可以使学校档案管理更加现代化，这主要表现在四个方面：第一，办公自动化能实现档案信息资源的共享。利用OA系统对档案信息进行处理后，档案的管理升级为体系管理；第二，档案管理效率大大提高。OA系统强大的信息处理能力使文件资料的收集、分类、储存、统计以及查阅等都变得快捷、方便；第三，档案资料的安全性与传递速度提高。利用OA系统，能够避免传统信息管理过程中的种种弊端，通过网络传递更加安全、快速；第四，电子文件的保存比较稳定。比较于纸质文件的保存寿命而言，电子文件可以通过邮箱、U盘以及硬盘等保存，受环境影响较小，保存比较稳定。因此，充分利用现代计算机技术，加快档案管理数字化建设进程势在必行。
（二）建立和完善档案资料信息保障体系
建立和完善档案资料信息保障体系，应做好两方面的工作：第一，档案信息存储时，要加强档案资料信息安全及计算机网络安全使用意识，采取有效的措施和管理技术，认真安全管理工作，加强对档案管理系统的实时监控；同时还要对办公设备安装杀毒软件，以免计算机出现木马和中毒问题；第二，档案信息利用时，要坚持利用与保密并重的管理原则，必要时对相关内容设置访问权限。只有通过加强以上具体环节的管理，建立和完善档案资料信息保障体系，才能为学校档案管理工作的正常运行保驾护航。
二、计算机技术在档案资源管理中的应用
计算机作为高科技的产物，其优越性已在许多领域得到了充分的证明：极大的贮存量便是一个突出的特点，一张小小的软盘便可存储近70万个汉字；高速的运算速度使得随时调阅其中的任何内容都游刃有余；灵敏的识别判断能力使检索查阅变得更加方便。从目前计算机所具备的功能来看，利用计算机进行档案管理至少可以从以下几个方面显示其优越性：
（一）提供自动检索，节省查阅时间
档案检索是计算机最简单的功能开发，一方面可以节约时间，另一方面可以进行多内容检索。比如我校业务档案利用，原来只能根据时间和姓氏笔划对案卷逐一调阅查找，利用计算机检索，则可根据利用者提供的时间、案由、姓名、字号、档号等等进行检索，查阅者只要知道其中一项或二项内容，便可比较迅速地调阅所需的案卷。
（二）有利于特殊载体档案的保管及应用
由于照片档案的特殊性，在过去用传统手法从事照片档案的征集、保管、整理、利用工作的过程中，一直存在着某些难题。比如，人们在查阅利用照片档案时，往往并非按内容需要一对一地调用照片。关于同一主题、同一事件有时会有很多照片，选用照片除了考虑照片的主题内容外，还要考虑照片的艺术水平、具体画面，经常需要调用不同的照片以供挑选。这在手工操作条件下就比较麻烦。现在，运用计算机技术将照片档案扫描进计算机或刻入光盘，再复制相纸照片，以此取代传统的洗印照片、翻拍，不仅可以保证复制出的相纸照片画面质量和精度不受影响，而且避免了传统冲洗过程中感光效果容易产生偏差的麻烦，还能长年不变质不褪色，便于调阅、检索，十分快捷。
（三）有利于档案的保管，延长档案寿命
由于计算机作为检索工具，使得查找案卷变逐一查找为单一查找，减少了人与案卷的接触，从而减缓了化学、物理、生物因素对案卷的侵蚀，延长了案卷的寿命，减少了案卷修复工作量。如果对案卷内容缩微保管，则可在计算机内直接打印、调阅，从根本上避免人与档案的接触。
（四）有利于资源共享
档案作为一种信息资源，其价值已逐渐为人们所重视，但封闭、原始的管理模式，使得该资源的利用受到禁锢，而利用计算机技术，就能够使档案信息资源在文化、经济等领域的利用更方便，更广泛。
总之，计算机技术在档案管理信息化是必然的，只有更好的发挥计算机技术管理的优越性，才能把档案管理做得更好、才能更好地发挥档案的价值。
参考文献：
[1]陈丹.学校档案管理基础工作与档案管理现代化[J].黑龙江科技信息.2011:30.
[2]余小嘉.传统忧患意识对现代学校档案管理的作用分析[J].环球市场信息导报.科技与生活.2010:13.
[3]陈凯侠.以信息化建设推进学校档案管理现代化进程[J].中国成人教育.2008(02).
