档案分类与管理

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档案分类与管理范文第1篇

一、着力观察研究，分析中小学档案管理存在的问题

近几年结合“两基”工作验收督查，就云南省部分地区中小学档案管理工作进行了调查研究中发现的一些问题，综合起来主要表现在以下几个方面：

1、教师档案意识不强，领导重视程度不够

长期以来，在中小学教育过程中还是认识不到档案管理在学校建设中的重要性和必要性，使得学校档案管理严重滞后于其它各项工作，学校领导大多对学生档案不够重视，总认为学生档案在学校工作中无足轻重，学生只要学习上出类拔萃，分数令人满意就行。所以必然就会出现学生档案工作没安排、没要求的纰漏。而广大教师档案意识也较为淡薄，误认为资料收集、归档是档案管理人员的事，往往把它排斥在个人工作之外，忽视学生档案管理对学校工作的促进作用，对学生的学籍管理和基本情况，也只仅限于自己任教期间，一旦自己换岗或离开，就统统丢弃，有时学校想找点班级资料都成问题，查找不到也询问不到，而领导对此做法也只是睁只眼闭只眼。

2、档案人员业务水平不高，档案管理分工不明

一般中小学的档案管理人员是教师兼职或临时配备的，没有经过专业的档案知识培训，对档案材料的分类、归档、整理、保管、利用等业务不了解，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是被动的将材料放入档案盒，有的资料干脆就随便堆放在一边，没有及时整理归档，临到用时才慌慌忙忙胡乱翻找，而且把学校行政内务、上级下发文件文案、教师集体或个人档案、学生类别档案统统归于一处，毫无头绪，根本就谈不上什么档案的规范化管理。

3、档案资料收集不完整，利用率较低

由于受多种因素制约，大多数学校只重视学生的考分和社会效应，对档案管理方面的认识不足，学校领导班子大多也只是注重抓眼前教学工作而忽略了对学校长远发展有利的档案管理工作，造成学校档案信息资源开发不足，档案利用率不高的局面。中小学校在档案资料收集管理上普遍存在的主要问题有：一是档案资料收集不全，学生档案资料杂乱无章，尤其对优秀课堂教学、课题研究成果等有保存价值的材料没有归档；磁盘、光盘、照片、实物贫乏。二是档案室只负责把自认为有用的材料加以整理保存而忽略其他，从而造成找资料、调信息难度较大。有时想找点学生的成长记录或获奖资料，还得到处打电话、捎口信让学生从家里带来（而有的学生已经毕业）。三是缺少必要的监管机制，造成资料收集不及时、随意归档、缺失散失等现象，甚至有些学校因工作人员工作调动，使之原本残缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶凉”。这些问题直接影响了学校档案管理的系统性、完整性、连续性和规范性，使得档案的价值大打折扣，根本就谈不上有效利用。

二、增强时代感，改进中小学校档案管理工作的思考

1、加强领导，增强档案意识

领导重视是做好档案管理工作的重要保证，学校领导要把档案管理纳入学校发展和管理的重要内容来抓。学校档案管理工作是教育部门的一项长期任务。中小学校要将其作为一项重要工作列入议事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使这项工作成为全体教职工的自觉行动，而且还要大力宣传学校档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使之成为中小学校常规管理与建设的一项重要任务。

2、加强档案人员培训，提高管理技能，健全档案管理制度

档案分类与管理范文第2篇

关键词：城市；规划档案；整理与创新

从宏观上来讲，城建档案整理工作从流程上来讲大致可划分为分类、组卷、排列、编目这几个大的方面，而这个流程当中，分类工作不仅是整个过程的重要环节，也是工作中的重中之重，这个环节对城建档案保管与利用工作的质量和效率有着决定性的影响。所以说，分类工作是城建档案整理过程中的一步重要环节。建设部最近颁布的《城市建设档案分类大纲》规定，各地城建档案馆在制定本馆分类方案时，大类和属类的设置须遵照《城市建设档案分类大纲》，小类可根据各地实际情况和实际需要设置，但是现阶段规划局的档案分类及管理工作都面临着量大、工作方式落后的问题，因此，在工作的过程当中，应在遵循这一基本原则的同时对分类工作进行创新性的管理，具体可从以下几个方面进行努力：

1 关于分类层次的问题

在分类的层次方面，分类可以是多层次的，也可以是单层次的。多层次方面，例如大类、属类、小类等；单层次方面，例如大类下面不再设下位类而直接统率案件，当然，这要根据同一类别的档案数量多少来决定。在分类的过程中，为了实现档案档案的保管和利用的便利性，首先应该对规划管理档案的内容和数量的整体状况进行了解，以此来判断其是否有必要记性层次地分类，如D2和D3可以不必伸展下位类，对C类档案中的总体规划C2类，档案数量较少且专项规划就是综合总体规划的配套方案，建国至50年代仅形成几十卷，所以C2也可以不必设小类。

2 关于信息分类和实体分类的问题

档案整理工作中的分类实质上属于实体分类，其工作方式就是对具体的文件材料实现分类和组卷的目的。具体的来讲，实体分类其主要目的在于对于档案的实体保管，所以说，这方面，实体分类不适合有太多的层次。而信息分类则不

同于试题分类，它不受限于档案实体的局限，信息重组的部分只涉及只对隐含其中的同类信息。信息分类的目的主要是为了便于信息的检索，在这个方面，规划局可以根据实际需求建立多种检索体系，通过计算机管理模式不断伸展和细化实现信息的分类。根据以往的经验，笔者认为，实体分类一般两级便可满足需求，而信息分类则不受限制，因为信息分类的类目越是详细就越能体现其精准性的特点，当然，着对档案分类人员的素质要求也会相应的提高。

3 关于档案的保管

从目前的管理方式来看，规划管理档案还是按照属类分类流水的方式来进行排架的，这对库房就提出了空间上的要求，涉及到库房空间预留的问题。我们都知道，属类设置的越详细，预留的空间就越多，这样，倒架的风险也会大大提升。要先解决这个问题，最好的办法就是减少属类的类目，或者改变传统的库房管理模式，进行创新。否则，无法准确掌握库房的预留空间，使频繁的倒架将再所难免。这个时候，在档案进行分类管理的过程中，引入计算机就显得非常有必要了，之所以这么说是因为在计算机管理的前提条件下，可以实现直接进行文件级检索的效果，无需再经过案卷这个级别。可以将档案工作人员从档案组卷的烦琐工作中解放出来，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在规划管理档案的管理中由于属同一类档案中的几个部分可以按小卷立卷，立为3或4个小卷，虽然它们不合并在一起，但在计算机中却建立了虚拟的关联，保持了各小卷之间的有机联系，这是“简化整理。深化检索”的创新尝试，对于提高整理工作质量和效率具有重要意义。再次，在规划管理档案档号的编制方面，档案管理工作还应该能够做到以下几个方面：首先，应该坚持简练的原则，以此来减少工作量和工作中的差错率。其次，还应该坚持稳定性的原则。近几年来，规划局的各业务部门的业务环节和处室职能经历了多次变化，而规划档案的的类目并没有与时俱进，这就造成了相应的滞后性，但是档号的设置不会因机构设置的变动而变动，它是相ξ榷ǖ模并且与建设部《城建档案分类大纲》始终保持着一致，所以规划局的档案整理工作可以秉承这个原则在工作中进行方法的创新。而要想实现这个目的，其必须要具备强化档案信息资源建设为主，基础业务为辅的意识，处理好档案基础业务建设和档案信息资源建设投人的比例，加大对档案信息资源建设的投入，以适应电子信息时代的特点和需要。投入要本着部门匹配，比例适当的原则，合理划分工作量份额，安排好整理工作与档案信息库建设的工作。此外，在加强档案信息资源建设和利用的同时，有必要再对立卷改革进行深化，简化整理，深化检索。在档案计算机管理使信息检索达到全面、迅速的时候，可以适当削减“案卷”的概念。

可以说，创新是一个民族进步的灵魂，更是一个国家兴旺发达的不竭动力。科学的决策是提高效率的关键。建立数字城建档案馆，服务于城市规划管理建设，城市规划管理档案的整理工作将直接影响城市规划管理水平，在今后的过程中，我们一定要坚持以结果为导向创新档案管理方式，这样才能使规划局能够更好的服务于城市建设。

参考文献

[1]谢志玲.城市规划档案管理的发展创新初探[J].河南建材，2011，01：169-170.

[2]丛化龙.浅论城市规划档案管理的创新发展[J].现代装饰（理论），2011，02：51.

档案分类与管理范文第3篇

【关键词】 测绘档案 分类方法 思考与实践

随着科技的不断发展，测绘档案从之前的传统实物档案向电子档案的方向发展。档案管理人员要在此基础上不断的研究新的方法和新的模式，进而加强现代测绘档案的管理工作。

1 测绘档案分类和归档工作

首先测绘活动中存在一部分技术性较强的技术总结、验收报告、成果图、展点图、技术设计书和文件材料等测绘资料。这些资料涉及的专业比较广，形成过程也比较的复杂，所记录的介质种类也比较的多。基于以上特点，如果忽略对测绘资料的管理和收集工作，那么就比较容易造成测绘资料的失真与不规范。对生产和管理活动以及测绘科技方面的资料收集是测绘科技归档的基础，对测绘档案的归档、积累、整理和形成有着重要作用。在将测绘资料归档之前，各个单位要进行分类系统的整理，而且还要对档案管理部门进行严格的验收。档案管理人员还要参加测绘科研项目验收，进一步的了解项目的情况，明确档案的归类范围、内容的检定和手续的移交。在移交测绘材料的过程中，管理人员还要注意成果最终版本、移交期限等是否经过了归档份数、整理份数和项目鉴定验收的要求。在进行归档的过程中，工作人员要在合理的时间范围内，按照相关的法律法规进行归档。其次对于通用格式、数据成果形成单位、数据采用标准、管理部门责任和有关资料在利用、保管、运输和销毁等的要求，都需要工作人员按照标准严格执行。资料的收集与归档工作主要包括依法汇交的成果数据副本、基本测绘成果数据、出版发行的产品数据和相关的专用软件与设备参数等。对于需要入馆和上架的测绘资料，管理人员要及时的进行分类、登记、制作检索卡片以及编入档案目录，进而方便今后的查找与上报。对于需要编入档案信息库的数据，档案管理人员要对录入设备有熟练的掌握，进而做好软件的分类归档并对比较重要的信息进行备份保存。

2 内容方面的分类

2.1 按照载体形式的不同进行分类

测绘档案主要包括全国性测绘档案、地域性测绘档案和专业性的测绘资料。地域性测绘档案和全国性测绘档案都是按照国家的统一规定，进行分级管理和归口负责的制度，并且由各个专业部门按照规定对专业测绘资料进行自行管理。我国对档案的有关规定为测绘系统的建立提供了档案编制、归档范围和档案分类等依据。

2.2 根据载体的不同进行分类

图纸档案主要是包括纸质的图表、照片文字说明、卡片、测绘记录和成果成图等，电子档案则是需要通过计算机进行处理和编辑的测绘档案，并且还需要通过硬盘、磁盘和光盘等进行保存。

2.3 根据记录的内容进行分类

根据所记录内容的不同可以将测绘档案分为生产技术档案、仪器设备档案、教学科研档案、测绘管理档案和基本建设档案。

2.4 根据档案的性质进行分类

根据档案的性质可以将测绘档案分为特业测绘档案、专业测绘档案、基本测绘档案和现势资料测绘档案。另外，常用的测绘档案分类还包括专题分类、作者分类、职能分类、时间分类、区域分类、型号分类、外形分类和项目分类等。

3 加强测绘档案分类管理的重要性

3.1 国土资源的基础资料

目前，我国已经大范围的开展了林业、土地等的详查工作，测绘档案则是不同时期土地资源开发现状的记录。测绘档案能够使组织人员实地的进行调绘，进而准确的反映出土地资源的变迁和利用的现状。

3.2 测绘是经济规划的科学依据

科学的规划是经济建设的基础，它必须根据能够反映真实情况的测绘资料档案，使布局更加的符合自然条件和经济发展的需要，进而达到合理、经济、事半功倍的效果。我国一些重点的建设项目在选址、布局设计、线路选择等方面都是以测绘资料为依据，并在考证、研究和调查的基础上进行建设的。在对测绘档案的充分利用上，科学合理的利用了地理优势。

3.3 能够确保勘定界限的可靠性

我国决定用5年的时间来勘定各个省、市县的界限，进而确定各个行政区的范围。影响勘定界限的因素有很多，其中包括生产生活过程中形成的环境，历史记录等因素，但最重要的还是依靠测绘档案，它对勘界的地图有着详细的记载，为界限的勘定提供了比较有价值的参考资料。

3.4 测绘档案是对历史的真实记载

测绘档案是社会、历史、经济发展的记录，是不同地域进行历史编纂的重要依据。很多记载都对各地的历史进行了直观、具体的描述，这些地形图为以后研究经济、社会、历史有着重要的作用。为了使测绘资料能够更好的为社会服务，测绘生产单位在提交测绘资料之前要向上级上交测绘资料的目录或者是副本，进而实行统一的管理，以防测绘档案资料的丢失，确保测绘资料的安全可靠，使其具有实际的参考价值。

4 结语

测绘档案管理部门要利用现代的多媒体技术和计算机技术建立完善的档案分类系统，进而提高档案的质量，进一步的规范测绘档案管理。测绘档案不仅是一般的文档资料，而且还涉及到经济、军事和政治等多个方面，所以我们要使测绘档案的分类与管理向规范化、标准化、信息化方面发展，进而促进社会的发展。

参考文献：

[1]孙续锦.新形势下测绘档案分类方法的探讨及实践[J].价值工程，2012（16）：306.

档案分类与管理范文第4篇

关键词：高校档案；实体分类；《高等学校档案实体分类法》

《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》）由国家教委1993年底以教办[1993]429号文件正式颁布实施，至今已有20年的历史。在20年的使用过程中，《分类法》为“高校档案工作者掌握高校档案的形成规律，明确管理范围，进行科学管理，提供了指针”。[1]但是，随着高校档案工作外部环境的不断变化、新的法规制度的出台和修订，以及高校档案工作内容的发展，《分类法》的修改已经成为势所必然。本文拟从高校档案工作的实际，尝试提出《分类法》的具体修改意见。

1 稳中求变，以稳为主的修改思路

求变求改已经成为高校档案实体分类工作的迫切要求，这一点为高校档案实践工作者所共识。在具体的修改思路上，笔者以为《分类法》的修改不宜大刀阔斧，更不能推倒重来，而只能在原有分类法的基础上进行适应性修缮，同时注重未来高校档案工作的发展趋势，具备一定的前瞻性。

在档案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理结果”，“在某些局部明显不合理、不可用，可在原基础框架内进行局部调整”。[2]已有的工作实践表明，《分类法》所存在的问题集中于一些局部结构需要进行修改、删减和增加，并不涉及《分类法》的全部。如果《分类法》进行彻底的改变，将影响档案分类方案和档号编制体系的前后对应，让馆藏档案的整理缺乏连续性和系统性。

《分类法》的出台，结束了之前高校档案实体分类方案各自为政的局面，形成了较为统一的档案分类体系和档号编制模式，这也为高校之间的业务交流提供了统一的平台。作为高校档案工作最根本的法规制度，新的《高等学校档案管理办法》也基本延续了《分类法》的分类体系。因此，《分类法》“可以考虑在维护原有分类体系和档号模式相对稳定不变的基础上进行适度调整和补充”。[3]

2 文书档案以“组织机构”为主的分类标准

《分类法》作为一部档案实体分类法，并没有单纯地按照惯例采用来源原则作为分类标准，而“是想融组织机构分类法与问题分类法、实体分类法与信息分类法为一体”。[4]分类标准的杂糅，“容易形成同一类档案按‘组织机构’和按‘问题’分类并存的混乱局面”。[5]

基于稳中求变的修改思路，《分类法》在分类标准上要尊重已有的分类体系成果，注重分类体系的延续性。在一级类目方面，《分类法》现有的一级类目不宜删减，对于声像档案、实物档案、学生档案等则应从整体上纳入《分类法》的一级类目体系之中。

现有的分类体系中，基建、设备、科研、产品等科技档案的二级类目以项目或产品为单位进行划分，符合科技档案的成套性特点，应该予以保留和延续。在文书档案方面，《分类法》虽然是按照问题标准来划分，但是每个二级类目的组织机构指向却相对明确。例如，XZ12表述为“人事”，其内容主要来源于人事处和离退休处两个机构。这为文书档案按照组织机构分类法来划分提供了可能，可以利用一个二级类目或三级类目来具体对应相应的机构部门。这样分类一方面可以做到归类清晰，操作简单；另一方面，也契合了高校推行的部门立卷制度，减少了实践中因为不同组织机构公用同一个分类号而造成的工作不便。对于组织机构出现的合并、撤销、新增等情况，可以采取就近归类或微调分类体系的方式来解决。

3 坚持“年度号—分类号—案卷号”的档号编制模式

《分类法》对档号模式作出了明确的规定，即高校档号由“年度号—分类号—案卷号”构成。这种分类体系符合高校档案工作的实际，也为绝大多数高校所采用，为高校档案工作交流提供了统一的技术平台。以“年度”作为一级分类标准来组织馆藏，有利于以年度为单位来管理和统计馆藏档案，符合高校“次年归档”的工作惯例。同时，将同一年度所有类别的档案放置完毕后再排列下一年度的档案有利于节省库房空间，便于查找，不用倒库，真正实现排架和检索的双向功能。

随着高校档案工作的发展，也出现了“分类号—年度号—案卷号”为主的档号编制模式。这种“类别”档号模式，便于对馆藏档案按内容进行管理，实现不同类别档案之间的分离。在“年度”档号模式已经广为使用的现实状况下，笔者建议坚持沿用。首先，“年度”档号模式也能够分库保存馆藏，实现按内容管理，只需对每个库房放置档案类别作出明确规定。其次，“类别”档号模式无法兼顾多样的实践状况。对于条件较为简陋，甚至只有一个库房的高校而言，“类别”档号模式容易出现频繁倒库等弊端，实践效果不及传统的“年度”档号模式。

4 法规制度层面的一致性修改

在《分类法》运行的20年里，废止、修改和新增多部档案法规制度，也就出现了《分类法》与有关法规制度不相适宜甚至相悖的情况。具体而言，首先表现在《高等学校档案管理办法》将“学生类”档案作为一个单独大类列入了高校档案范畴。虽然，“学生类”档案的列入引发了业界不小的争议，但是作为《高等学校档案管理办法》的下位法，《分类法》在修改时理应将“学生类”列为单独的一级类目加以体现，其具体的分类方法则应参照人事档案的相关管理办法。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》将保管期限由“三分法”改为“两分法”，即由“永久、长期和短期”改为“永久和定期”，定期中再实行标时制，分为30年和10年。《分类法》在修改时需要将保管期限部分作相应的变更，以符合档案工作的实际，在高校起到一种积极的引领作用。

5 “因地制宜”确立特殊档案的分类体系

《分类法》对特殊档案涉及较少，且内容较为简略，已经无法适应现实工作的发展，需要给出更为明确的分类指导意见。

声像档案方面，《分类法》需要将“声像载体档案”的称谓改为更符合约定俗成的“声像档案”。在具体的分类体系上，应该依据承载声像档案的不同载体来划分，只有这样才能便于排架入库和组织馆藏。《分类法》中声像档案现有的8个二级类目基本概括了声像档案的各种载体形式，符合实际工作需要，应该保持不变。至于其中数量较多的SX12照片和SX19光盘等档案，各个高校可以根据自身的实际情况来研制更为细致的分类体系。

实物档案方面，虽然“实物档案”这一概念尚未得到学术界的统一认可，但是在现实工作中却已经广为使用，并且是展示高校办学历程的重要实物性证据，因此将实物档案写入《分类法》也就顺理成章。实物档案的分类标准和声像档案一样，主要依据档案载体的不同来划分，以达到方便组织馆藏的目的。高校实物档案主要包括印章、题词、字画、奖牌、奖状、锦旗等，内容涉及广泛，其类目设置在注重实物档案载体特性的同时要兼顾各个类别之间档案数量的平衡，做到类目设置富有包容性和稳定性。

高校特殊档案中还存在着一些内容特殊的档案，例如，高校名人档案、教工业务档案等。与载体特殊档案在高校基本普及所不同的是，这些内容特殊档案的普及性有限，因此，在《分类法》中应该提及并给出原则性的分类方案编制方法，但无需给出详细具体的分类体系。鉴于内容特殊档案的特点，以所涉及的自然人或法人为标准进行分类较为切合实际。

6 电子文件分类方案与其实体档案一致

《分类法》诞生于20年前，因此，其中并未涉及电子文件的相关内容，而随着信息技术和档案工作实践的不断发展，对这一问题的思考已不容回避。例如，传统的光学照片有纸质底片，而数码照片时代“底片”已经基本演变为纸质照片对应的电子文件，传统“底片”基本退出历史舞台。

在电子文件真实性和法律凭证价值问题没有得到解决之时，高校只能采取纸质档案与电子文件同步归档的方法来组织归档。电子文件与纸质文件共同反映了某个具体的档案信息，是同一信息的不同表现形式。《电子公文归档管理暂行办法》第17条规定“归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理”。因此，在进行《分类法》修订时，电子文件不能作为单独的一级大类，其分类方法应与对应的档案实体一致。具体而言，某个纸质档案文件与其电子文件应该具有相同的档号，不管这份电子文件是通过扫描、翻拍或系统自动生成等何种方式产生。对于没有纸质档案相对应的电子文件，其分类方法同样应该依据电子文件的内容进行归类，同时赋予相应档号。

*本文系浙江省教育厅项目（编号：Y201329313）和浙江师范大学项目（编号：JYGL201225）的研究成果之一。

参考文献：

[1]邓绍兴.高等学校档案管理理论与实践的重要成果——《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》评介[J].档案学通讯，1995（1）：33.

[2]冯惠玲.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1999：74.

[3][4]晋平.对《高等学校档案实体分类法》的实践反思与修订建议[J].档案管理，2010（6）：42.

档案分类与管理范文第5篇

关键词：档案管理；档案归纳整理；管理分类

档案具有原始信息记录的作用，同时这也是档案的特征，档案是普遍存在而且具有深刻的意义的社会现象，对人类文化的、历史的传承有重要作用，是跟随人类社会的产生而存在的，人类社会特有的现象，档案的保存对后世也有很大借鉴意义，因此通过分类、归纳、整理等过程，让档案能够在保管过程中不会丢失信息，而且方便查询。

1 档案管理归档整理分类现状

1.1 档案整理理念有待于进一步提高。针对当前机关档案整理仍然基于传统模式，缺乏一定现代化管理思想作为指导，缺乏一定分类归档的思想，尤其处于现代化归档的思想是其重要理论，只有更好地运用分类思想，才能发挥出觉得的档案功能，目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想，因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性，要求档案整理的准确性而非规范性，因此，传统档案整理具有一定弊端，需要转变观念，树立新思想。

1.2 档案整理缺乏专业化。据调查表现，当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业，基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的，这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性，专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础，因此笔者认为当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为：一是机关档案管理缺乏专业化整理人员；二是缺乏专业化整理方法；三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范，四是档案整理人员不稳定，档案整理人员比较灵活，直接导致整体档案整理的专业化下降，以上是笔者认为当前机关档案管理存在的普遍问题。

1.3 档案整理缺乏信息化。信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分，目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术，信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等，因此，具体表现为以下几个方面：一是机关档案管理缺乏信息化技术设备，如档案整理数据库等；二是缺乏信息化储存与保管的思想；三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。

1.4 归档装订上的错误

一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”，性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。

2 档案管理归纳整理分类技巧

2.1 档案管理技巧

在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全是指作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。

2.2 档案归纳整理技巧

在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。

2.3 档案分类技巧

在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。

结束语

档案在我们社会和生产、生活中扮演了重要的作用，针对档案现状中存在的问题，导致的档案工作困难，促使我们对档案管理、归档、整理、分类等环节的技巧进行总结，使档案工作能够顺利进行。

参考文献

[1]田真.文书整理归档的现实意义[J].中国管理信息化，2015（02）.