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一、管理方式
投标单位主要是依据招标的物业现状以及自身的专业经验和优势,选择最适合的招标物业的管理方式。比如选择独资管理方式,还是股份制的管理方式,仰或是有限责任公司的管理形式等等,对目标物业的管理与现在的物业管理企业正在管理的物业之间采取形式的联系等等。
二、管理组织架构
所谓管理组织架构就是介绍目标物业的组织机构,根据目前我国物业管理发展情况来看,物业管理组织机构有三个特征:
1、管理体制
管理体制主要有三类:
(1)总经理负责制;
(2)董事会下的三总师负责制;
(3)董事会下的总经理负责制。
2、管理方法
目前国内的管理方法有两种:
(1)垂直领导方式(直线式管理模式)。优点是政令淌通,管理到位,管理层直接对成本,对管理质量负责。缺点是人力资源分散,横向协调配合困难。
(2)矩阵式领导方式。这种方式的优点是充分利用人力资源,调动个方面的积极性,可采用现代化管理手段进行管理。缺点是管理结构稳定性较差,人员经常变动,容易形成多头领导。这种方法适用于多品种而且形成规模的物业管理。
3、机构的设置
根据管理物业的多少,以及业主的需求来确定管理组织结构。目前我国物业管理体制下的物业管理的管理机构有以下几种:
(1)三部一室。即机构具体设置为:办公室、财务部、管理部、工程部。
(2)四部一室。即机构具体设置为:办公室、财务部、管理部、工程部、经营服务部。
(3)六部一室。即机构具体设置为:办公室、财务部、管理部、工程部、房产部、社区文化部、公关部。
除了机构明确以外,对参加管理服务人员的素质构成要进行策划、培训。比如目标物业管理的管理经理、副经理,他们的文化层次,年龄结构,工作经验,都应明确规定下来。然后对从事目标物业管理服务的人员结构也要明确,对他们的文化素质,工作能力,基本条件都要提出要求,甚至要制定好接受目标物也管理以后的人才培训计划。
三、管理费用的收支预算方案
经费是物业管理运转的基础和保证,所以对目标物业必须要进行经营测算。测算应本着“实事求是”、“取之于民、用之于民”、“用户至上、服务第一”、“根据物业功能、分层次收费”等原则进行。
1、收入测算
物业管理费用主要来源于物业管理服务收取的各类费用。因此,该收的费用都要收齐,不能漏收。通常收费的项目有:
(1)目标物业的管理费用。按照政府物价部门核准的标准进行测算。
(2)物业管理企业根据所给的营业用房而开展“三产”经营获得的收入。
(3)维修基金每年可取的利息金额。
(4)其他方面的服务收入。
2、支出预算
围绕着目标物业开展管理服务所支出的成本核算。通常有:
(1)人员工资、福利、津贴、奖金,以及其他各类保险支出。
(2)各类服务成本的开支。例如,能源有水,电,气,汽油等的消耗;各种设备的添置;各类服务所需要的的消耗品。
(3)物业管理企业正常的办公管理服务所需要的各项开支。
(4)其他有关各项的开支等。
通常根据招标文件的要求,要进行3年预算。
四、管理操作
这部分要求细化,他体现出物业管理企业的管理水平、管理质量,以及规范化的管理的标准,从这些制度中可以看出物业管理企业的实力、能力,所以各物业管理企业都对此很重视。其通常分为两大类:
1、根据目标的物业情况,认真制定相应的规章制度。通常物业管理规章制度分为:
(1)公众管理制度,主要包括:
①业主公约;
②精神文明建设公约;
③楼宇使用及维护管理规定;
④装修管理规定;
⑤治安管理规定;
⑥清洁卫生管理规定;
⑦消防管理规定;
⑧交通车辆管理规定;
⑨环境保护管理规定。
(2)岗位责任制度,主要包括:
①管理处主任岗位职责;
②管理处主任助理岗位职责;
③环境主管岗位职责;
④保洁员岗位职责;
⑤保安主管岗位职责;
⑥工程主管岗位职责;
⑦维修人员岗位职责;
⑧会计人员岗位职责;
⑨行政人员岗位职责。
(3)内部管理运作制度,主要包括:
①员工行为规范;
②培训制度;
③考核制度;
④奖惩制度;
⑤回访制度;
⑥来访,投诉处理制度等。
2、根据目标物业,确定各管理岗位工作人员的职责
管理岗位主要有:
①保安;
②机电维修;
③清扫保洁;
④园林绿化;
⑤电梯操作;
⑥社区文化。
五、管理目标,经营管理宗旨、方针
投标书中应表明投标单位对目标物业的管理目标、管理方针、管理宗旨,便于业主委员会成立的招标领导小组及评委们更加清楚理解物业管理的理念、宗旨。例如某物业管理企业投标某商住楼时,提出管理目标:树立“服务至上,客户第一”的管理思想,达到一流管理、一流形象、一流效益,一促进后期的楼宇销售;提出管理经营方针:保本经营、独立核算、自负盈亏、开展一业为主,多种经营,求得自身的生存与发展。
六、便民服务措施
物业管理是有偿的服务活动,这是其性质所决定的;然而开展物业管理并不是一味只追求经济效益,而是要正确处理好社会效益,环境效益与经济效益三者的关系,使之有机的统一。一些物业管理企业,在开展物业管理有偿服务的同时,还向业主公开承诺无偿便民服务项目若干项,深受业主的欢迎和好评。
七、社区文化
随着一幢幢楼房的建好,新的社区环境形成,人们从熟悉的环境般到不熟悉的环境,特别是老年人的“高楼病”多了,孩子也变得孤独了。为此,社区文化的重要性越来越被老百姓看中,成为购房中的一个重要因素。物业管理企业在写投标书时,应认真考虑到社区文化的开展,制定有关社区文化制度,安排好各类社区文化活动,使住宅小区内的业主不仅享受到物质文明,也享受到精神文明。
八、管理指标的承诺
物业管理是新生事物。国家为了规范和指导物业管理,对一些管理服务也相应的作出了一些基本要求。作为投标的物业管理企业,针对目标物业,对照国家有关规定,向业主委员会作出相应的承诺。通常有以下主要内容的承诺:
⑴房屋及配套设施的完好率;
⑵房屋零修,急修及时率;
⑶维修质量合格率;
⑷清洁保洁率;
(5)道路车辆完好率;
(6)小区治安案件发生率;
(7)业主综合服务满意率;
(8)绿化完好率;
(9)重复维修率;
(10)住户有效投诉率等。
九、档案资料的建立和管理
为了使物业管理规范化、程序化,为了对物业管理状况进行连续化记录,并保留资料,需要建立档案资料管理。投标的物业管理企业应对建立档案管理制度提出相应的设想:是否建立单独的档案室,还是放在办公室合署办公;派几位同志负责档案管理;管理的程序图;采用什么样的管理制度,是否实行现代化、系统化、科学化、规范化的电子计算机管理档案等等。
十、提高物业管理水平的新设想
物业管理企业在对目标物业进行投标时,也需要表明本企业对未来的物业管理上水平、创一流、达国优提出一些设想,使人们感到实实在在,同时又大胆创新。例如,某物业管理企业对目标物业经过调查之后,对未来目标明确提出,接管后一年达到市优,两年达到省优,三年达到国优,在达到国优的同时,一定通过ISO9002贯标,使物业管理质量标准化、规范化令人可敬、可佩、可信。
贷款号:_________
致:_________(业主名称)
研究了上述合同的投标文件,包括图纸、合格条件、技术规范和工程量清单,我签署方愿意以投标书和附录(附录号)中所规定的要求,以_________金额(大写数字和阿拉伯数字)或合同可能规定的其他金额,承担上述工程的施工、建成和维护工作。
如对方接受我方投标,我方保证在_________天内开工,并在合同规定的时间完工并交付工程。该日期从开工日算起并与本合同第7条所规定的工程进度表要求一致。
如果我方中标,我们将按合同价格的_________出具履约保函,以保证合同的正常执行。
我方同意从“投标者须知”第24条所规定的标书截止日起的_________天内遵守本投标。此标在该期限结束前始终对我们有约束力,并可随时被接受。
在正式合同制定和签署前,本投标书连同您方的书面中标通知书应视为约束我们双方的合同。
我们理解您方有权不接受最低标价的投标,或者其他任何你们可能收到的投标。
投标人(签字):_________
注:① 本投标书系国际顾问工程师联合会会同国际建筑与公共土木工程联合会拟定。
致:____
先生们:
经研究上述指定工程施工的图纸、合同条件、说明书和建筑工程清单之后,我们作为签署人愿按照上述图纸、合同条件、说明书和建筑工程清单,按____(英镑)的金额,或按上述条件所确定的任何其它金额,承担上述整个工程的施工、建成和维护。
2.我们保证,如果我们的投标被接受,将在接到工程师的开工命令后的____天内开始本工程施工,并从上述本工程开工期限的最后一天算起,在____天内,建成并交付使用本合同中规定的整个工程。
3.如果我们的投标被接受,如有需要,我们将取得一家保险公司或银行的担保或是提供两名合适而殷实的担保人(须经你们认可),同我们一起负有连带责任地承担义务,按不超过上述指定金额10%的金额,根据须经你们认可的保证书条件,担保照章履行合同。
4.我们同意在从规定的收到投标之日起的____天内遵守本投标,在此期限届满之前,本投标将始终对我们具有约束力并可随时被接受。
5.直到制订并签署了一项正式协议为止,本投标连同你们对其的书面接受,将成为我们双方之间具有约束力的合同。
6.我们理解,你们并无义务必须接受你们所收到的价格最低的或其它任何投标
____年____月____日签
签名____以____资格经正式授权并代表____签署投标
(用印刷体大写)
证人____地址____
地址____
职业____
附录①
保单的金额(如果有)____英镑
第三方保险的最低金额____英镑
开工期限(从工程师的命令到开工)____天
竣工时间____天
规定的违约偿金款项____每天____英镑
奖励金额(如果有)______
维护期____天
对直接成本金额调整的百分比____百分之____
保留额的百分比____百分之____
保留金的限额____英镑
中期证书最低金额____英镑
出具证书后的支付期限____天
根据本文件,我们,当事人和担保人,兹具结向____②(下称政府)承担义务交纳上述保证罚金,对此,我们本人,我们的继承人、遗嘱执行人、遗产管理人、和继任人负有连带责任;但是,在担保人是几个公司,作为共同担保人的情况下,我们这些担保人“连带地”和“分别地”为上述罚金负责,只是为了允许对我们中间任何人或所有人提出联合起诉或起诉,而为了所有其它目的,每一个担保人各自与当事人一起负有连带责任地对交纳列入该担保人名下的罚金承担义务,可是,如果没有指明责任限额,则责任限额就应是整个罚金款额。本义务的条件是,鉴于当事人签订了以上指明的合同;为此,如果当事人:
(a)在上述合同原订的有效期间,和政府可能同意的任何其延长期间(无论是否通知担保人)以及在任何根据合同所需要的担保的有效期间,履行和完成上述合同中所规定的一切承担事项、约定事项、条款、条件与协议,并且还履行和完成今后可能以上述合同做出的任何和所有经正式批准的修改中所规定的一切承担事项、约定事项、条款、条件与协议,而担保人谨此放弃得到关于这种修改的通知和权利;以及
(b)向政府缴纳从当事人在本保证书为之提供保证的该施工合同进行中所支付的工资内征收、扣除或预扣的政府规定征税的全部金额:则上述义务即宣告无效。
当事人和担保人已在上述日期在此保证书上签字盖章,以资证明。
关键词:农田水利工程;投标书;编制方法
一、研读归整招标资料
招标资料涵盖的内容比较多,在这其中包括了招标的要求、合同签订的条约、评价的标准、工程量清单、招标图纸、合同技术条款和投标文件格式等内容。招标资料对于编制投标的文件具有重要作用,它是投标文件编制的基础,投标需要以相关的招标资料作为依据进行编制,此外,所有进行编制投标书的人员都要对招标的资料进行仔细地研读,对整体招标资料中的内容进行概括,了解其中的要求和含义,对整个施工的建设地点以及建设规模的大小等方面进行记录,通过数据信息的反馈探究出该施工地点由于地质状况的影响使得施工无法进行的难点。在研读的时候,要认真感受设计人员的最初构想以及意图,方便工作人员可以在编制投标书时,在其中融入设计者以及客户的要求,满足他们的要求,在心理诉求上形成共鸣。在对招标资料进行研究时,要时刻记录下难懂之处,方便日后对其难点进行解决,对问题进行明确。[1]
二、勘测工程现场及开展投标预备会
招标文件在投入后,会有人组织相关人员对大家进行招标工程进行现场的勘测,依据招标工程的实际情况,让各个投标的人员自主的进行考察,对自己所编制的投标书内的数据信息进行补充,核实具体情况。对现场进行勘测为目的,也是为了让相关人员更加了解项目工程施工地点的地质条件以及工程周围的环境,方便对投标书进一步的进行编制,通过勘测对施工现场的水文条件、天气气候、资源能源的使用情况、交通道路条件、周围的市场材料价格以及当地的风俗民情等方面进行深度的了解,为编制投标文件掌握第一手资料。在开标前举行相关的会议谈判,其主要的目的是为了让投标人能在现场勘测等过程后,发现相应的问题,并提出相应的对策。在会议开展时,业主要和相关的设计单位共同应对投标人所提出的问题,并予以回应,做出科学合理的答复。在会议结束后,业主要对投标预备会上讲述的内容以及解答的问题,通过书写资料等形式将其传递给各个投标企业。一般来说,业主会采用两种方式进行补充,一种是补遗书,一种是答疑书。通过这两种函件来阐述具体的相关内容,对招标内容的进行完整性的补充,给投标人一个满意的答复。在函件当中,书写的内容一定的要具有科学依据,不能胡乱编造。投标单位利用收到的答疑书以及补遗书对投标文件进行信息的更正,重新进行投标书的编制,以此来提高投标书的准确程度。
三、召开施工组织设计方案会
切实、合理可行的施工组织设计方案是标书优质和合理报价的基础,它往往体现着公司的整体实力和施工水平,直接影响着投标书的质量,对是否中标起着关键性的作用,应予以足够重视。施工组织设计方案会应由公司总工程师及以上人员主持,工程技术部、开发经营部及做标有关人员必须参加。编制投标书应遵循以下原则:一是编制投标书的格式和内容与招标文件规定表格形式要尽可能的一致;二是投标书的编制必须要响应招标文件中的条款;没有响应招标文件实质性要求的作无效标处理;三是投标书必须按招标文件要求的条款和内容进行编制,详细阅读招标文件的评标办法,扣分及得分项,以保证得分项目资料的齐全,对招标文件提出但不强制制定的项目,也应当提供相应的证明材料,以此来保证投标书的完整性。(一)报价部分。在编制投标书时,首先应该对报价进行把控,在进行报价之前,要把招标资料内所设计到价格的内容重新进行归纳和整理,对工程量清单上的要求进行分析,在填写相应的报表时,依据其要求进行投标报价。报价这一环节是整个投标书中最重要的编制步骤,在这个编制步骤中,需要有专业知识技能比较强的人员对其进行报价的估算,让自身所报的价格不会影响到企业的资金的运行,既能赢得此次招标满足业主的要求,又能为自身企业赢得收益[2]。所以在进行报价编制时,一定要和招标内资料尽可能的保持一致性,对其内容进行相应,和施工以及设计人员可以进行适当的交流,分析出施工中所需要用到的施工材料以及机械设备,并对施工技术进行考察,按照科学合理的报价原则,对施工地区的定额进行考量,及时的进行调整,从多个方面的角度去考虑影响报价的因素,对这些因素加以价格的论述,尽可能的用最低的成本作为报价,获得最大程度上的收益。(二)技术部分。施工组织设计主要展示施工企业的技术实力和经验。是中标后施工管理的计划安排和监理监督的依据。编制时应注意以下几点:一是突出项目经理部主要管理人员的业务素质和管理水平;二是突出先进的管理手段和优良的技术方案,优化施工进度计划,最优施工工序、控制关键工序,合理安排非关键工序;三是充分满足技术上的先进性和可靠性,工艺流程图的先进、科学、合理;四是充分体现先进施工工艺,施工机械设备要满足该工程的施工要求;五是安全文明施工及保证措施、特殊工艺施工、质量保证措施等内容要合理可行。
四、结束语
依据上文论述的农田水利工程投标书的编制方式也可以得出,想要保证投标书的质量,就要对投标人其他岗位人员、设备、有效生产能力、认证体系等以“内强素质、外树形象、强化管理、拓展市场”的工作方针进行管理和控制,并将其充分展现给发包方,赢得最高的中标率。
作者:王树芳 单位:甘肃省水利水电工程局有限责任公司
参考文献:
因为在单位有时参与工程从事投标工作,深感投标工作担负的责任重大,心里承受的压力巨大,投标活动的每一个环节都不容闪失,否则将功亏一篑。为更好的做好投标工作,对多年来的投标工作进行了反思、梳理与总结,付诸纸上,希望对以后的投标有更好的帮助与指导,共同提高能力水平,做好投标工作。
近年来随着工程项目的增多,投标任务加大,提高在众多施工单位竞争中中标的概率,编制好的投标书是关键。在潍坊市公路建设中率先探索怎么编制好的投标书,掌握编制投标书的关键技术。
工程投标管理工作的现状及问题分析
雄厚的综合实力、良好的企业形象以及与招标方有效的沟通是施工单位中不可或缺的重要环节,而施工投标文件则是反应上述各项要素的直接。受国家货币政策的调控,工程建设投资将有所放缓,在这种情况下,如何编制好投标文件,提高投标文件质量,确保中标,则成为承揽项目,开拓市场的直接推手。结合多年投标经验,我得出以下结论,作为编制投标书的努力方向。
制定较高目标。古人有云:“取法其上,尽得其中;取法其中,仅得其下;取法其下,则无法所得矣,”讲的就是目标与结果的关系。想要做成一件事情,首先要定制较高目标,坚持高标准严要求,只有这样,才会离成功越来越近。标书制作更是如此,每一个细节都要慎之又慎。
把握两个极端。一是最好的标书也不一定能中标;二是标书错误导致废标,肯定中不了标。每次投标都提供自己能够做到的最好标书,内容齐全,针对具体项目编制、杜绝重大错误、适时改进。
精彩每个内容。标书可能有50个主要内容,在评标工程中多数内容会被统计而被评分,也许只有2-3个内容被关注,那么这2-3个内容就代表整个标书的水平。有一个内容不好则导致整个标书黯然失色。
吸引眼球5分钟。目录基本反映标书内容;标书的装订也是给人的第一印象,装订精美而不夸张,完整准确恰当地表达炫耀表达的内容,达到切题、美好、热情、创新的效果。在基本明确了编制标书的努力方向后,下一步要努力的是快速的做到。在过去的实际工作中,有时会投标很密集的情况,比如说一周以内拿出7套标书,那么对做标书人员提出了较高要求,这方面我的总结如下。
1、要有良好的电脑操作技术
体现在几个方面:(1)电脑自动生成目录。编制标书时从文档结构中看出标书的主要内容,想看哪都可以立即点到那里,便于保证标书内容的完整,实现多次检查。这一点很多非专业人员做不到,虽然多数人都会用world。
(2)电脑制图、制表、段落编辑以及excel和autoCAD、photoshop软件使用要熟练,否则有些环节不能通过。比如招标提供CAD电子图纸资料,有些表格或计算要用excel。这些软件的使用水平要达到专业熟练程度,否则可能浪费大量的时间而不能完成任务。
(3)扫描件的使用加快编制速度,在很多招标文件中都要提供投标人的业绩、项目经理的业绩,总工的业绩及工程技术人员证书、中标通知书等资料复印件。把企业所有类似的资料全部制作扫描件,分类、规整、齐全,用电脑查找、编辑,然后一次打印出来。这样比较快速,更有利于标书的编制,避免了反复查找复印这些证书的原件或复印件。
(4)互联网的运用。办公电脑能够上网,是工作所必须的,可以网上学习,下载所需资料等。
2、招标文件的初步分析
当拿到一本招标文件的时候,首先要看招标公告、项目概况、招标范围、投标人资格要求。然后再看“投标人须知”、“评标方式”、“开标时间及地点”。在选择施工标段方面要注意:一是所选的标段工程内容要与单位施工业主符合;二是要避开实力较强的对手。
在阅读时,要重点关注“投标须知、评标办法、合同条款(特别是专用条款)、投标文件内容及格式”等内容。见下表
同时,编制好时间表。投标工作时间包括初稿时间、内部审稿时间、报送审批时间、打印装订、封装时间等。因为目前投标文件的编制时间普遍较短,在编制的同时还要兼顾事务性工作,有时在一定时间内还要编制几份不同的投标文件,所以落实好时间至关重要。
3、用心编制投标文件
(1)注重积累。标书的内容是针对具体项目编制的,但并不是说每个项目的投标书都是全新打造,我认为要做大量的准备工作和平时进行积累。道梁工程有道路、桥梁、管涵、排水系统等内容;市政工程有道路、桥梁、雨污水管道、污水厂等内容。这就要求平时要有这方面资料的准备,而且要预先鉴别好坏,以便在需要时准确运用。
(2)封面和一些固定内容。我调到经验是一次编制、检查到打印出成果(单独一个文件),不要等全部标书编完以后再重新打开检查再去打印,这样就可以减少反复检查,减少视觉和大脑负担,节省时间,避免混乱(有时标书很多,头昏脑胀)。
(3)商务标书的编制。对于商务标的编制,重点是投标报价和项目部人员的组成。投标报价尤为重要,综合科专门组织有经验的技术骨干研究投标报价,尽量争取最高分。同时,招标文件规定的施工内容、施工工期、工程类别、技术复杂程度等因素,选择合理的项目部组成人员,注重搭配合理,但要尽可能避免投标期间更换人员而影响投标文件定稿时间。尤其要切记的是投标文件中所附各类证件一定要在有效期内。
(4)重视施工组织设计的编制。施工组织设计是工程施工的纲领性文件,包括了对对工程难点的的理解、节点的控制、提出的保证措施等。施工组织设计业是招标方和评标专家的重点审核的部分。因此在施工组织设计的编写中一定要做到:找准重难点施工部位、详细编制施工工艺。对于规模大、技术复杂的项目,应组织标前讨论,邀请总工程师与专业技术人员参加,讨论工程特点、重难点、及注意事项。
(5)逐级审查,逐级记录、杜绝重大错误。我想很多编制标书的人都有这样的同感,那就是害怕出错。因为投标过程原则性很强,如投标的时间、投标人的名称等如果错误,那就是废标,损失的非常严重的,对个人的影响也是恶劣的,所以害怕出错,经常提心吊胆,总是想哪里会有错误。我在编制标书的过程中设置了3次有记录的检查环节,分别是电子版完成检查、标书打印完成检查、标书密封前的检查。检查的内容分为一级检查和二级检查,一级检查是检查有重大影响的文字,有可能导致废标的一些内容,比如说工程名称、工程报价、日期、投标人名称、以及商务标的授权委托书、投标函、投标承诺书等单项内容的全部,这些单项完整的内容从头到尾全部检查,每个字都不能错、不能漏。二级查错是不会导致废标或性质不太严重的小点错误。工程投标人员一定要把《工程建设项目施工招标投标办法》第50条废标规定熟记于心。