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(一)整体性
现代旅游活动是一种综合性的社会、经济、文化活动,从而要求旅游产品的内涵也必须丰富多彩。从旅游者完成一次旅游活动来看,旅游产品包括餐饮产品及服务、住宿产品及服务、交通产品及服务、游览产品及服务、娱乐产品及服务和旅游购物品及服务等。这些产品和服务(一般称为单项旅游产品)作为旅游产品系统的要素,并不是孤立地简单组合,而是相互关联、相互作用、相互制约,在一定地域时空范围内以某种联系有机地组合在一起形成一个整体。
(二)层次性
系统作为一个相互作用的诸要素的总体来看,它可以分解为一系列的子系统,并保存一定的层次结构,上下层次之间发生控制和影响作用。旅游产品系统可以分解为餐饮系统、住宿系统、交通系统、游览系统、娱乐系统、购物系统等,这些子系统和旅游产品大系统都可具有核心部分、配置性部分、支持性部分、扩展性部分的层次,不同的子系统和不同的层次之间存在不同的信息流和物质流,构成系统的运动特性。
(三)相关性
组成系统的要素是相互联系、相互作用的,相关性说明这些联系之间的特定关系,以及这些关系之间的演变规律。旅游产品系统是一个大系统, 它是由餐饮系统、住宿系统、交通系统、游览系统、娱乐系统、购物系统等相互联系的部分所组成,通过系统内各子系统相互协调的运转去完成旅游者和旅游经营者各自所需的“利益”。各子系统之间具有密切的关系,相互影响、相互制约、相互作用,牵一发而动全身。要求系统内各个子系统要具有整体目标观念,提高系统的有序性,尽量避免系统的“内耗”,提高系统整体运行的效果。
(四)目的性
通常系统均具有某种目的,要达到既定的目的,系统都具有一定的功能,这正是区别这一系统和那一系统的标志。系统的目的一般用更具体的目标来体现,而目标需要用一个指标体系来描述。旅游产品作为系统的目的应该是给旅游经营者带来经济效益,给旅游目的地带来经济效益、社会效益以及生态效益,其功能应该是它能给旅游者带来愉快的旅游经历,要达到这种目的,要考虑产品本身的产量、产值指标,还要考虑它的成本、利润、质量指标的完成情况,以及各单项产品之间的数量比例关系。各指标之间有时是相互矛盾的,有时是互为消长的。因此,要从整体出发力求获得全局最优的效果,这就要求在矛盾的目标之间做好协调工作,寻求平衡或折衷方案。
二、旅游产品开发原则
(一)保护第一
规划的首要任务是让古镇风貌完好无损,延年益寿,永续利用。保护和优化其生态环境,维护生态平衡。在旅游设施的建设中,要合理布局,统筹安排,防止旅游污染和建设性破坏。
(二)协调发展
要通过规划深入研究、精心调控,合理分区,综合开发,使区内古建筑、古民居等历史文化遗存和森林植被得到有效的保护和利用,使旅游、生产、居民能各得其所,环境、社会、经济能持续协调发展。
(三)分区控制
为了综合协调发展,从技术上对古镇区域内实行分区控制手段,依据景源评价,将古镇旅游、风景旅游、设施建设、农业生产和自然生态等不同主体职能,在用地上明确分区,制定各种不同的保护、利用、开发、管理政策,从而保证一古镇有序运转。
(四)突出主体
(一)旅游消费额低,供给产品单一
从消费层面看,郑东新区都市旅游业发展主要表现为游客人均逗留时间较短和人均消费额偏低;从供给层面看,主要表现为旅游产品供给单一,主要为都市观光旅游产品和商务会展旅游活动,导致旅游产业链较短,旅游收入不高,尤其缺乏休闲娱乐度假类产品。
(二)潜在旅游产品开发利用程度不高
部分有特色及开发潜力的旅游资源产品,如水上体验及金融、文化创意、高科技等产业旅游资源产品未得到有效开发和整合,部分景点未串点成线;参加会展商务活动的游客资源也未得到很好开发。
(三)核心旅游产品和旅游目的地建设滞后
郑东新区缺乏自身的核心旅游产品,目的地建设严重滞后,未形成像九寨沟、张家界那样在全国有重大影响力和竞争力、无法对全省旅游发展起到带动作用。旅游产品结构层次低,基本属于单纯的都市观光旅游,缺少休闲度假等高端旅游产品。
二、郑东新区都市旅游产品深度开发研究
(一)都市观光旅游产品
需要推进郑东新区CBD的精深化开发,包括对主要市政基础设施、标志性景观点、城区风貌旅游功能的二次开发和主要景观点周边区域的配套开发。同时注重整合资源,提高景观点的文化附加值以及都市观光区域的文化氛围,提高产品能级,引导游客消费。应当依托郑州国际会展中心、郑州会展宾馆、河南艺术中心、河南省旅游服务中心等标志性都市景观,将郑东新区打造成为中部地区最大的都市观光旅游示范基地。
(二)商务会展旅游产品
商务会展是郑东新区的核心旅游产品。重点推进CBD等地区的精细化开发,推动各大银行总部、企业总部、行政机关、要素市场等商务游。规划商务会展旅游产品的开发应以国家级会议展览为主导,以区域会议展览为主体,以国内外大中型公司会议为重点。扶持定期举办的国际性品牌展会,可以借鉴达沃斯论坛等国际成功会展经营理念,实施品牌化发展战略,鼓励结合经贸、旅游、文化、体育等举办不同主题的购物节活动,鼓励企业开展各种商业促销活动。积极推动会展业向国际化、专业化、集团化方向发展,促进会展业与商业、文化和旅游业结合,打造全国知名专业会展品牌。以商务会展为龙头,带动酒店、娱乐、休闲、购物等旅游产业发展,建设中西部会展旅游新高地。
(三)游憩购物旅游产品
将游憩购物旅游作为郑东新区旅游特色性的精品和深度旅游开发的切人点。充分发挥零售商业、旅游与文化之间的互动关系,以旅促商、以商带旅,提供适应消费时尚的特色旅游产品。规划打造郑东新区四大游憩购物区(RBD):以国际会展中心、郑州会展宾馆等为主的CBD商业中心;以绿地广场、绿地大厦等为基础的郑州综合交通枢纽游憩购物区;龙湖副CBD商业中心和龙子湖商业中心。建立郑东新区购物直通车,增加城市公共交通线路和发车密度,紧密联系各个商贸业项目,方便旅游者到CBD商业步行街、宝龙城市广场等商业项目的购物和旅游。通过旅游商品展示推销,旅游商品销售网络、交易中心等旅游购物场所的建设以及旅游商品研发基地、旅游特色商业街区等的建设,推进郑东新区都市旅游游憩购物旅游的发展。
(四)休闲度假旅游产品
将休闲度假作为郑东新区特色性的旅游精品进行开发,提高郑东新区休闲旅游产品的层次和集聚程度,填补郑东度假旅游产品的空白。着力打造三大度假区域:龙湖休闲度假区、龙子湖旅游度假区、郑州森林公园配套度假区。重点建设休闲旅游游街或广场,丰富休闲度假产品。
(五)历史文化旅游产品
积极培育郑东新区历史文化旅游产业这一新的经济增长点。应大力加强郑东新区文化旅游产业的开发,围绕黄河文化、黄帝文化、商都文化、武术文化,实施精品名牌战略,精心打造历史文化精品工程,促进文化和旅游的融合。突出中原文化特色。在建筑设计和城市景观编制过程中,综合考虑建筑造型、风格色彩、绿化、美化、亮化等因素,并注重体现中原文化内涵。依托国家级文物保护单位——大河村遗址,省级文物保护单位——祭伯城遗址、后魏遗址,开发历史文化旅游精品,展现郑东新区的文化底蕴和人文特色。
(六)体育健身旅游产品
依托河南建业主体育场,开发体育旅游新业态;依托龙湖建设国家水上训练基地,水上运动比赛等;开发独具中原特色的体育健身旅游活动,如太极拳比赛、武林风等,开展大众健身活动和大众健身比赛。
(七)科普修学旅游产品
修学旅游、医疗保健旅游是促进郑东新区经济结构转型的重要旅游新业态,需要地方财政增加基础性和导向性投入。如在国民经济年度计划和中长期计划中,以及城市建设费的使用上,安排一定的资金,用于此类旅游新业态的基础设施建设和重点项目的投资,以促进郑东新区旅游产业结构尽快转型升级。
(八)文化创意旅游产品
围绕郑东新区传媒产业、出版产业、演艺娱乐产业、动漫创意产业等四大特色文化产业园区,以生产现场观摩、示范性生产、模拟演示、产业相关博览馆参观和产业相关培训与产业相关旅游纪念品开发销售为主。繁荣文化要素市场,发展动漫、网络游戏、产品创意设计等创意经济,开发文化创意旅游品牌。
(九)都市夜景旅游产品
可将现有的文化、娱乐与逛街购物的夜活动经济点扩大为群落或街区,依据游客需要,可将国际会展中心、河南艺术中心等夜活动经济点联合开发成夜经济群落,打造24小时不夜城;每晚在如意湖举办“幻彩郑东”的激光、音乐、烟火汇演;结合中原文化和地方特色文化,开发适于晚上演出的大型实景娱乐演出节目。可主推六大夜景旅游线路:如意湖游览路线、龙湖游览路线、中州大道游览路线、龙子湖游览路线、政务区游览路线和综合交通枢纽区游览路线,促进郑东新区旅游夜娱乐生活经济群落开发。
三、结语
由于当今市场竞争日益激烈与科学技术进步的加快,使得产品开发的技术含量与复杂程度日益增加,同时也由于产品的生命周期不断地缩短,因此,缩短新产品开发的周期、提高新产品开发的技术水平、降低新产品开发的成本,并保证上市后产品的上市周期,是当前新产品开发着重要解决的问题。
虚拟设计(VirtualDesign)属于多学科交叉技术,涉及众多的学科和专业技术知识,它是随着科学技术的发展,特别是计算机辅助CAX技术的发展,开始广泛地应用于企业的生产与制造之中。由于虚拟设计技术在新产品开发过程中的应用,使产品设计实现更自然的人机交互,采用并行设计工作模式,系统考虑各种因素,使相关的人员之间相互理解、相互支持,把握了新产品开发周期的全过程,提高了产品设计的一次性成功。从而缩短产品开发周期,降低生产成本,提高了产品质量,给企业带来了更多的商机。
2.虚拟设计在新产品开发中的应用
2.1虚拟产品设计
近几年来,CAID技术为企业在新产品开发过程中提供了有力的支持,但目前在虚拟产品设计中多使用软件组合来完成产品设计过程。例如复杂曲面的产品造型,多采用Rhino和Pro/Engineer等软件的组合使用来完成虚拟产品设计模型,其实质并没有把设计人员从二维鼠标与键盘上解放出来,设计人员也并没有真正参与到虚拟产品设计中来,在某种角度上限制了设计人员的积极性与创造性的发挥。
随着虚拟现实(VirtualReality)技术与多媒体技术的发展,虚拟现实技术与多媒体技术有机结合在新产品开发过程中的使用,以及科技人员在不断提高的计算机操作的人机界面综合技术,改善了虚拟产品设计中人与计算机的交互方式。目前,所采用的将虚拟现实技术引入CAD环境,这将便于模拟新产品开发中产品的某些性能,又便于设计人员对产品的修改。技术条件好的公司,在进行虚拟产品设计时,设计人员可以先利用现有的CAD系统建模,再转换到VR环境中,让设计人员或准客户来感知产品。设计人员也可以利用VR-CAD系统,直接在虚拟环境中进行设计与修改。例如在对汽车的设计时,设计人员在具有全交互性的设计环境中,利用头盔显示器、具有触觉反馈功能的数据手套、操纵杆、三维位置跟踪器等装置,将视觉、听觉、触觉与虚拟概念产品模型相连,不仅可以进行虚拟的合作,产生一种身临其境的感觉,而且还可以实时地对整个虚拟产品(VirtualProduct)设计过程进行检查、评估,实地解决设计中的决策问题,使设计思想得到综合。在交互性的虚拟环境快速成型设备上,设计人员对虚拟产品设计模型的直接设计,提高了设计人员积极性与创造性的发挥。
有的企业在新产品开发设计时,还建立了物理试验模型PMU(PhysicalMock-up),如油泥模型(ClayModeling)等已逐步被计算机和仿真代替,在此基础上进行产品设计建模和仿真设计,以达到改进产品方案设计的目的。虚拟产品也就是最初的数字试验模型DMU(DigitalMock-up),虚拟产品设计初级阶段的虚拟油泥建模(VirtualClayModeling),可以适应创造性设计过程所提出的直观要求,设计人员可以在虚拟环境空间中,利用轨迹跟踪系统可以削掉和涂抹虚拟的油泥材料。所设计的产品可得到精确的描述,物理模型能通过快速原型方法被迅速的制作出来。例如:美国波音公司777飞机的虚拟原形机,就利用虚拟产品设计对该产品进行全数字化三维描述,实现了产品设计的虚拟油泥模型和无纸工程等,这个模型可为产品开发不同的阶段和设计原则提供参考。同时,虚拟产品设计在造船等其他新产品开发方面也得到了成功的应用。
另外,虚拟产品设计与其它设计过程进行数字连接,可实现新产品开发过程的集成,使并行工程(ConcurrentEngineering)得到充分体现与实施。从而缩短开发时间,降低开发成本,发挥设计人员的创造性潜能。
2.2虚拟装配设计(VirtualAssemblyDesign)
虚拟装配设计(VirtualAssemblyDesign)是虚拟设计在新产品开发方面具有较大影响力的一个领域。虚拟装配(VirtualAssembly)采用计算机仿真与虚拟现实技术,通过仿真模型在计算机上进行仿真装配,实现产品的工艺规划、加工制造、装配和调试,它是实际装配的过程在计算机上的本质体现。目前,就其技术而言,已经成熟,虽尚没有商用虚拟装配系统,也尚未充分地应用于新产品开发的分析和评价,但这项技术在新产品开发中已得到肯定,并具有很重要的意义。
过去传统的产品开发,常需要花费大量的时间、人力、物力来制作实物模型进行各种装配实验研究,力求在产品的可行性、实用性和产品性能等方面进行各种测试分析。现代设计要求设计人员在虚拟产品开发早期就应考虑装配问题,在进行虚拟装配的同时创建产品、分析装配精度,及时优化设计方案。
虚拟装配的第一步是在CAD系统创建虚拟产品模型,然后进入并利用虚拟装配设计环境(VirtualAssemblyDesignEnvironment)系统,产品开发人员在VADE系统中开展工作,借助虚拟装配设计环境系统,设计人员可以在虚拟环境中使用各种装配工具对设计的机构进行装配检验,帮助设计人员及时发现设计中的装配缺陷,全面掌握在虚拟制造中的装配过程,尽可能早地发现在新产品开发过程中的设计、生产和装配工艺等问题。利用这个虚拟环境,评价产品的公差、选择零部件的装配顺序、确定装拆工艺,可将结果进行可视化处理。
实验表明,虚拟装配设计的完善将有效缩短新产品开发的周期,减轻设计返工的负担,加快了引入高级设计方法和技术的速度,提高新产品开发的质量与可靠性,同时也降低新产品开发的成本。
2.3虚拟人机工程学设计
虚拟人机工程学设计是借助虚拟样机(Virtualprototype)系统,也有人称其为虚拟人机工程学环境,将它引入虚拟人机工程学评价系统,设计人员可以精确研究产品的人机工程学参数,并且在必要时可以修改虚拟部件的位置,重新设计整个产品的构造。另外,它还允许不同技术背景的人直接与设计的产品进行交互及评价产品的性能,有助于满足不同用户的特殊要求。
英国航空实验室研究人员研制了一个虚拟人机工程学评价系统。通过这个系统设计人员可以精确研究轿车内部的人机工程学参数,适时修改轿车虚拟部件的位置,对整个轿车的内部构造重新设计。这项技术为新产品开发在产品的人机工程学研究方面提供了新的方法,可以不断地利用该系统来验证假设,既减少开发费用,又缩短了制造模型的时间,同时又可以满足产品多样化的要求。
2.4虚拟设计在新产品开发中应用前景
随着多媒体技术软硬件飞速发展,特别是虚拟现实技术与多媒体技术有机结合,加快了设计人员从键盘和鼠标上解脱下来的速度,使虚拟设计技术在新产品开发应用方面也得到提升。虽然目前仅是起步阶段,在通过多种传感器与多维的信息环境进行自然的交互方面,及实现全方位的认识方面还有待于进一步提高,但在新产品开发设计应用方面具有很大的潜力,而且应用前景广阔。应该深入开发研究,使虚拟设计技术更好地帮助设计人员在新产品开发中提升设计创新思维能力与产品设计水平。
3、虚拟设计在新产品开发中应用使科学与艺术更好地得到融合
虚拟设计技术与新产品的开发都是建立在科学技术进步的基础之上,都需要科学技术的支持。新产品开发以科学技术理论为基础,然而在新产品开发中的虚拟产品设计等问题上,虚拟现实技术又为设计人员提供了有艺术创造性思维的空间,扩展了设计人员的艺术设计思维,使设计人员能够从理论认识到感性认识对产品进行设计、分析和评价。使设计人员在精神世界的存在中获得心灵自由,让设计更趋人性化、艺术化。
虚拟设计在新产品开发中的应用,使科学的思维方式和艺术的思维方式悄悄地相互侵入和占有着。科学的发明和创造溶入了艺术的想象和品格,艺术的创造和对产品形态美的探索又渗入科学的理论和品质,虚拟设计在新产品开发中的应用是科学与艺术的融合。
4、结束语
虚拟设计技术为新产品开发提供了数字设计平台,使新产品开发的周期减少、费用降低,提高了新开发的产品质量。但是如何更有效地利用虚拟设计技术为新产品开发服务,还有待于我们在实际的设计中进行探索。
参考文献:
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1.1规模档次有待提高农家乐旅游一般是自我经营、自负盈亏。农户是农家乐旅游开发和经营的主体。由于文化素质的局限性,农户本位意识较强,实行资源整合开发的难度系数较大,具有分散性、松散性的特点。很多农家乐旅游采用单打的形式,规模档次不够。缺少统一的标准,没有规范的服务,经营的硬件、软件跟不上,没有形成独特的品牌。
1.2宣传力度不够现在金华市农家乐旅游的营销途径主要是游客间的口头相传,农家乐旅游产品的宣传方式相对较少。大部分农家乐旅游者是通过亲戚朋友介绍来获取农家乐旅游信息的。尽管现在互联网发展迅速,但是通过网站搜索到的农家乐信息较少,即使有一些农家乐可以通过互联网搜索到,但是提供的相关信息很少,缺少吸引力。
2金华农家乐旅游产品开发策略
2.1打造“土味”十足的特色餐饮农家乐的餐饮应突出民间农家的特色,游客喜欢品尝农家自种自养自烧,无污染、无公害的农家土菜。从游客需求角度出发,烹饪原汁原味的农村美食。注意改善卫生条件,提升服务质量,为游客提供安全、卫生、营养的美味佳肴。农家乐经营者也可以考虑为家庭或者团体提供简单的烹饪工具,让游客可以将采摘或者垂钓所得直接就地转化为美食,体验烹饪的乐趣,增加在农家乐停留的时间。创造更多的经济效益。
2.2追求生态化的住宿环境农家乐旅游是一种生态旅游模式,农户家庭接待是基本的旅游产品,很多游客喜欢“农味”十足的住宿环境,喜欢自然的生态环境和乡村文化。因此在新建或者改建农家乐住宿环境时应立足乡土风格,不要过度追求城市化,仿造城市里的宾馆标准间、单间的样式设计布置。很多农家乐旅游淡旺季明显,为了避免旅游淡季大量客房闲置,农家乐经营者可以考虑个体不建造大量的客房,而是利用周围邻里空余的房间,形成规模化的经营。这需要充分发挥村委会的作用,统一管理和协调,集中有限的人力、物力、财力,合理配置旅游资源,以获得更大的效益。
2.3加强交通基础设施建设道路交通是制约农家乐旅游发展的主要因素之一。金华一些农家乐因为交通不便而造成游客稀少,经营惨淡。因此金华要想更好地开展农家乐旅游,就需要解决好交通问题。合理修建乡村旅游目的地外部和内部道路,实现良好的可进入性。首先提升外部交通,尽量缩短游客往返农家乐景区的时间。政府交通部门可以考虑开通旅游专线和市区到达旅游目的地的班车,在节假日等旅游旺季增加班次,便于游客出行。景区内部交通设计尽量符合乡村特点,如地面采用石材或者木材来铺设。在一些规模较大的农家乐景区还可以考虑增加一些简易的交通工具,如双人自行车等,为游客带来方便,也增加景区收入。农家乐景区修建必要的停车场、公共厕所、活动场所等,配以相应的引导标识,方便游客,满足游客的需求。
2.4设计多样化、主题化的旅游线路农家乐旅游改变“单打”的经营模式,结合附近其他旅游资源,如名人故居,古代建筑,风景名胜等,利用这些自然资源和人文资源的吸引力,来丰富农家乐旅游的内容,提升农家乐旅游的文化内涵和旅游产品的品质。农家乐旅游资源与其他旅游资源衔接组合开发,设计主题化、多样化的旅游线路,有利于农家乐旅游的发展。
2.5开发具有文化特色、乡土特点的旅游商品一些金华农家乐有人气没财气,游客在农家乐消费不多,除了日常的住宿、餐饮外,其他消费不多,导致虽然景区人声鼎沸,但是经营者纯利润不高。消费乏力的原因不是游客消费能力不够,而是可供游客选择的商品较少,一些旅游产品缺乏特色,缺少吸引力。文化是旅游的灵魂,旅游产品的开发应挖掘文化内涵,突出农家特色,才能提升旅游产品的品质。金华素有“历史文物之邦,名人荟萃之地,文风鼎盛之城、山青水秀之乡”的美誉。金华不仅拥有丰富的自然资源,还有众多的人文积淀。为农家乐旅游发展提供了文化基础。金华市是浙江省著名的花卉苗木生产基地,这为农家乐旅游的发展注入了新的活力,农家乐经营者可以利用当地资源优势,以地方土特产品为主打旅游商品,提供地方特色的农副产品,开发品种多样的无公害、无污染的绿色食品,如特色蔬菜、花果、苗木、水产品等。除了土特产品之外,还可以进一步拓展旅游商品范围,利用当地特色的民间工艺,制作精美的工艺品,制作富有当地特色,具有纪念意义的小型旅游纪念品,开发旅游工艺品,纪念品等。关注旅游商品开发的广度和深度。
2.6力求丰富多彩的旅游项目不同地区的农家生活存在着差异,农家乐可以提供多种多样的旅游活动满足不同类型游客的需要。然而现在多数农家乐旅游活动的项目大多集中在餐饮、住宿、购物等方面,出现旅游产品雷同或者相似的情况。农家乐旅游经营者可以考虑从旅游要素中的“娱”来设计特色旅游项目,突显差异性,增加经济效益。如可以利用现代农业技术,以农业生产示范园为题材,向广大游客展示现代农业科技发展成果,让游客参观示范园生产大棚里的蔬菜、花卉、苗木等,感受农业科技的神奇。对于农家庄园型的农家乐而言,可以充分利用农舍以及周围的鱼塘、果园、菜地等资源,开设垂钓、播种、施肥、浇水、除草、采摘等旅游项目,让游客吃农家饭、干农家活、当农家人、享农家乐,体味淳朴的农村生活,还可以间接增长农业知识。一些古朴的村落,可以以民俗风情为主题,从农家院落、民间工艺、民族服饰等向游客展示乡土民俗文化,吸引游客休闲娱乐,体验农家风情。根据体验和休闲经济理论,可以设计体验参与型旅游产品,如划船、烧烤、钓鱼等。农家乐经营者还可以利用当地怡人的生态环境优势,如依山傍水,竹林、花海等打造养生旅游产品。
2.7加大宣传力度,拓宽营销渠道农家乐经营者应该改变酒香不怕巷子深的观念,重视农家乐旅游产品的营销。根据目前金华农家乐旅游发展的现状,首先还是要充分重视口头宣传的作用。这就要求农家乐经营者重视游客的满意度。及时了解和解决农家乐存在的问题,提升游客的满意度。除了传统的口头宣传之外,农家乐经营者还应紧跟时代步伐,重视互联网的宣传作用。可以通过与一些旅游网站合作进行宣传,也可以考虑建立自己专门的网站。积极寻求与旅行企业的合作,通过旅游企业组织团队旅游,扩大市场,实现双赢。此外,还可以利用报纸、电视、广播等大众媒体进行宣传等。
企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程,不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹,而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同,可以把其划分为以下三大阶段:
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统(MIS的建立,什么是MIS,解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同,但有两点内涵是共同的,即其一,管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统,并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始,应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化,运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后,把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理,极大地提高了企业管理的效率。最后,再把计算机技术运用于生产管理,实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①;其二,管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的,是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括:其一,用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库,然后按不同的要求,利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等;其二,用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征,检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件;其三,用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况,包括入库与出库数量、库存空间占有率,档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之,在计算机技术应用于企业管理之初,现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段,所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响,而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此,为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换,减少数据的重复输入,规范各系统的数据接口,就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究,开发文档管理一体化系统软件。目前,一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件,进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于,现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异,但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化,并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月,国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议,会上宋健主任指示:这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日,王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出:要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上,在35个企事业单位进行试点,为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日-13日,国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日-20日,在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日,国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见,有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件,美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上,并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678-1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念,不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40-50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变,至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化,而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异,有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面:
其一,生成环境。机读文件中的关键词是“机读”,即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义:第一,通常指信息从一个存储区读到另一个存储区;第二,从某一形式的记录媒体,如磁带读出信息。⑨可见,复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段,计算机读出的文件不是由计算机制成的,它源于纸质文件的输入。与机读文件不同,电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物,是研究和应用CIMS的必然结果。
其二,管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法,因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上,它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系,根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三,存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质,还可以是网络上传递的代码序列。
其四,管理者的构成。在机读文件阶段,纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体,而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段,电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体,但文献信息管理者将不再是独立的群体,文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。