科技期刊管理办法

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科技期刊管理办法范文第1篇

关键词：科技期刊；档案管理；有效利用

引言

在编辑科技期刊过程中，会涉及到很多资料稿件，包括论文原稿、修改稿、抄正稿、介绍信、审稿单、作者与编辑往来信件等资料，在文章发表与推广后处理的遗留稿外资料非常多。那么，如何有效整理、保存这些资料文件，并挑出没有价值的资料，对期刊档案进行有效的管理和利用非常重要，也是保障期刊编排工作顺利开展的前提条件。同时，规范的科技期刊档案管理也为今后的查询、参考和利用工作带来了较大的便利性，做好科技期刊管理工作对促进科技事业发展，社会进步都具备十分重要的作用，应该引起我们的重视。

一、科技期刊档案内容及类别分析

1.技期刊档案应收集的内容科技期刊档案内容非常多且复杂，在整理和收录过程中，主要包括以下几方面内容：①各种请示与批复文件，包括创刊、停刊和复刊等；②历届编辑委员会成员的名单资料；③制定的办刊方针与章程；④广告经营许可证和期刊登记证等各类有效证件；⑤出版情况统计报表等资料原件；⑥与其他刊社交换的期刊；⑦编辑委员会会议记录及定稿会记录；发行合同、印刷合同和发行计划文件资料；⑧日常工作中的编辑部大事纪；⑨出版后的发排稿件、出版样书、校对室校样资料、作者校样、每一期的稿外资料，包括原稿、介绍信、审稿单、退修信以及编者作者往来信件等。在复杂多类的科技期刊档案资料中，工作量最大，最繁琐的就是稿外资料的收集整理。但如果在每出版一期期刊就做好整理、归档管理工作，则能大大减少工作量，若一直积压累计，那么在整理时就要面临非常浩大的工程量。

2.科技期刊档案常见类别科技期刊档案不仅具备复杂、丰富的资料内容，且期刊档案的管理还需要涉及到期刊报社日常经营管理、全面质量管理的方方面面中。本文针对科技期刊档案主要内容，将其归类整理为以下几个常见的类别：①作者库、审稿人库以及编委会档案；②各项政策法规、法律制度以及相关文件类档案资料；③各主体之间的往来稿件资料档案；④学术活动类、学术研究以及人才资料档；⑤编辑业务档案；⑥财务档案；⑦本刊出版物档案，或者与他刊交换出版物档案；⑧获奖资料档案；⑨宣传物、评价数据类档案等等。

二、科技期刊档案管理的重要性

1.档案管理是科技期刊发展的重要保障档案管理是一种常见的文化现象，是对历史资料、数据的原始记录与储存，其在文化层面上反映出经济物质成分中的精神价值凝聚力，又反映着上层建筑观念形态。而科技期刊档案在办刊过程中记录了一切历史数据，全面、真实的记录并反映出科技期刊在办刊、经营、发展、管理过程中的具体情况。科技期刊档案的记录蕴含非常丰富、深层次的信息资料，在总结日常工作、办刊经验教训的同时，还能成为其指导刊物，从而利用有效的资料数据，研究并开发出有利于自己的信息。同时，科技期刊档案也可以作为衡量、评价办刊质量，刊社管理水平的重要指标。此外，从信息资源层面分析，科技期刊档案还能为刊物可持续发展提供有效借鉴，在保障刊物稳定、长久发展的同时，其资料也具备一定的参考功能、评价功能、服务功能。

2.科技期刊资料是促进科技发展的基础科技期刊档案还可作为个人成长历史的见证资料。一个优秀著名的科学家，个人的成长发展资料以及科技档案资料必须完整无缺，他的档案就是自己的真实写照。珍贵的个人论文和资料还可以用于国内外学术界引用和研究中，例如我国知名传染病学家李赋京教授，他是国际上首先发现钉螺卵的专家，并在安徽省发现了新的钉螺物种，国内外科学家将其定名为“李氏钉螺”。他的论文资料为国内外学术研究提供了极大的借鉴和帮助作用，为我国消灭钉螺、消灭血吸虫病做出了非常大的贡献。此外，科技文献资料也是促进科技发展的基础。国家发展科学，构建科学大厦必须要依托坚实的根基，科技期刊资料作为历代著名科学家辛勤奋斗、累计的资料根基，任何科研工作都需要在根基的基础上进行深入研究和不断前进。若科学家和研究学者能有效利用科技文献资料，不仅能极大促进科技技术的飞速发展，也能为减少人力资源、研究资金和物力资源的浪费发挥出自身的价值。对于科研单位来讲，科技期刊资料是对干部任免、职工奖惩、聘任以及出国留学等重要的科学依据。

三、科技期刊档案管理的主要方式

档案管理工作需要从多方面、多层次开展，而在时代不断发展进步的背景下，科技期刊档案管理方式也必须朝着管理实效性、规范性和科学性方向前进与发展，将传统的经验管理转为科学、动态管理。在对科技期刊档案进行日常管理过程中，编辑部首先就要做好档案资料的整理、归类和保存工作，管理内容一般为日常的文件管理、往来稿件、审稿意见与修改内容等与期刊相关的资料。该阶段的科技期刊档案管理常应用分类管理、按年代管理方式开展，这也是日常稿件和文件的主要管理方式。分类管理则能有效归类期刊档案，并按照具体需求高效查找和利用文件资料。现如今，在科技水平和数字化技术飞速发展的背景下，刊社的编辑部门在整理、保存期刊档案时，也要重视起纸质版档案资料与电子版档案资料的协调、平行保存，这种管理方式正是当前数字化时代背景下档案管理方式的创新。2008年，国家档案局联合教育部门制定颁发了《高等学校档案管理办法》，并在其中明确提出“高等学校必须对纸质档案资料以及电子档案资料同时、平行归档，其出版物类型包括高等院校自行编辑出版的学报、本校出版社出版物的审稿单、原稿以及其他学术刊物、样书出版发行的各项记录等。在管理电子版档案资料时，要重点关注档案资料的安全、保密性，通过在储存数据资料的计算机上安装防护软件和杀毒软件，设置安全密码等，并定期对数据进行备份，从最大程度上保障档案资料的完整、安全性。高校部门的科技期刊档案管理除了要编辑部进行基础的整理保存外，还必须向学校档案室、图书馆提交纸质资料，并加以保存。科技期刊档案管理资料作为档案管理基础内容，其必须积极配合学校档案管理具体要求，制定科学的档案管理制度，对其提出详细、准确的管理要求，以此保障科技期刊档案管理整体质量。

四、科技期刊档案工作管理工作

1.对下发文件进行归档科技期刊所采用的是审批制度，因此科技期刊是不能由个人随意办刊，科技期刊的办刊人员主要是学会、协会等学术机构所设立的期刊编辑部，科技期刊办刊过程中需要严格遵守出版要求，同时也要严格遵从所属单位的各项工作要求。科技期刊的负责人需要根据文件资料下发的年份、单位以及内容进行分类归档，对下发的重要文档需要进行备份存档，避免由于留存时间过长出现文件破损问题。对于下发的行政文件需要细细浏览，在对其进行全面阅读了解后，再对文件进行存储分类。

2.对稿件相关资料进行归档稿件相关资料为作者信息、手稿记录、稿件查收记录以及专家审稿意见等，对于科技期刊编辑人员而言需要将稿件相关资料进行有效分类归档。由于现阶段科技期刊主要采用网络采编系统来进行稿件收稿、外审以及退修等工作，因此能够有效提升科技期刊编辑工作的工作灵活性，同时也便于稿件相关材料的存稿。管理人员不仅可以借助采编系统对稿件资料进行档案管理，同时也可借助专业的档案管理软件进行材料管道。为了避免电子档案由于多种因素造成稿件材料丢失，可配备不联网的电脑对文件进行备份保存，同时也可选用线上数据库进行保存。

3.对稿件财务工作资料进行归档科技期刊中的稿件财务主要是指办公经费、稿件相关经费及其他费用。涉及到期刊经费的管理工作极为重要，为此需要做好稿件财务工作的归档工作。科技期刊负责财务工作的管理人员需要严格按照产业规定执行财务纪律，对不同类型的经费材料进行分类管理，对部分重要材料进行备份留档，在进行工作交接过程中，需要在第三方监督下完成交接工作。

五、科技期刊档案有效利用的具体建议

1.增强档案管理与利用意识规范、有效的意识是保障科技期刊档案充分利用的基础与前提，意识层面的作用不可忽视。无论是编辑部人员还是部门领导者，都必须不断提升自身的档案意识和情报意识，积极主动、大力支持档案资料收集，并参与进去，发挥自身的作用。同时，提高档案资料利用效率，最大程度开发科技期刊档案资料信息价值。总之，在科技期刊档案管理与应用过程中，作为最基础的因素，各个人员必须不断增强服务意识、主动意识、发展意识和共享意识，为提高档案资料管理与利用工作成效做出不懈的努力。

2.树立“以人为本”理念，科学开展档案管理与利用工作刊社编辑部在管理科技期刊档案时，存在缺乏专门管理人员的问题。档案人员配置缺失的情况下，编辑人员的压力就变得非常大，并对他们自身的档案管理水平提出了严格的要求。编辑人员不仅要具备充分的档案管理意识，还需要在日常中学习各类先进的档案管理方法与有效利用技能。但由于编辑人员在从事档案管理工作时大多都是“半路出家”，因此重视专门档案人员的培养非常重要。将科技档案管理工作责任到人，要求编辑部门的所有人员都必须树立起“以人为本”的理念，深入掌握档案管理工作具体要求、特点和规律，科学开展档案管理与利用工作，不断提高档案管理工作效率。

3.建立完善的机制，创新科学方法开展档案管理与利用工作科技期刊档案的管理与利用应形成一个系统的机制，并在不断更新和完善中服务于日常工作。刊社编辑人员和高校档案管理人员必须积极创新新的管理方式，更新自己的知识内容，自觉积累、利用档案资料，探索信息资源获取新渠道，将档案的整理工作转为二次开发利用，变被动服务为主动服务。在创新档案管理方式时，要将信息资源的收集、整理和优化工序积极与先进技术相结合，使其朝着先进化、有序化前进。例如，应积极实现档案资料信息化处理与信息化储存、信息化采集、信息服务的网络化等。

4.借助档案积累科技期刊的办刊经验科技期刊档案能够为期刊编辑部提供各项工作管理需求的档案材料，同时也是科技期刊进行年终总结以及评刊的重要参考材料。科技期刊档案作为记录刊物发展历程重要载体，能够为刊物日常管理工作的开展提供有效保证，同时丰富科技刊物的管理人员的管理经验。对数据档案进行评价管理，能够帮助科技期刊找出自身与同类刊物的差距，有效提升科技期刊的办刊水平。借助数据库中的相关数据对其进行同类刊物评价比较，借助横向比较以及纵向比较，找出科技期刊与其他同类刊物的之间存在的变化，对影响科技期刊发展的有利因素以及不利因素进行探究，并提出相应的刊物整改措施。需要保证科技期刊档案管理资料的完整性，为科技期刊评比材料的提供打下坚实的基础。科技期刊的获奖与选择系统性材料有着极大的关联性，为此科技期刊编辑部需要重视档案的收集管理工作，通过对获奖资料以及宣传物图片档案进行大力宣传，继而有效提升科技期刊的知名度，为科技期刊办刊方式的创新提供参考。办刊协作单位以及广告业务档案是科技期刊经营模式创新的重要信息来源，为了实现对刊物客户资源的有效稳定，编辑部门需要利用相关档案与刊物内的业务单位及时进行沟通联络，利用科技传媒的应用优势为科技期刊发展提供保障。

5.借助档案对科技期刊办刊资源维护网络投稿系统的建立应用能够给稿子资源的电子化管理带来便利。对于科技期刊管理者而言，审稿专家、作者以及协作办刊单位等都是刊物的重要社会资源、学术资源，为此科技期刊管理人员需要不断更新专家库档案资料，对撰稿人的科研动态进行实时跟踪交流，同时也要对刊物内的审稿队伍进行优化，实现与行业内专家学生的实时跟踪交流，实现对科技期刊办刊资源的有效维护。

科技期刊管理办法范文第2篇

一、分类方法

1.广义上分类

从广义上来讲，期刊的分类，可以分为非正式期刊和正式期刊两种。非正式期刊是指通过行政部门审核领取“内部报刊准印证”作为行业内部交流的期刊(一般只限行业内交流不公开发行)，但也是合法期刊的一种，一般正式期刊都经历过非正式期刊过程。正式期刊是由国家新闻出版署与国家科委在商定的数额内审批，并编入“国内统一刊号”，办刊申请比较严格，要有一定的办刊实力，正式期刊有独立的办刊方针。“国内统一刊号”是“国内统一连续出版物号”的简称，即“CN号”，它是新闻出版行政部门分配给连续出版物的代号。“国际刊号”是“国际标准连续出版物号”的简称，即“ISSN号”，我国大部分期刊都配有“ISSN号”。此外，正像报纸一样，期刊也可以不同的角度分类。有多少个角度就有多少种分类的结果，角度太多则流于繁琐。一般从以下三个角度进行分类：

2.按学科分类

以《中国图书馆图书分类法.期刊分类表》为代表，将期刊分为五个基本部类：(1)马列主义、思想(2)哲学(3)社会科学(4)自然科学(5)综合性刊物。在基本部类中，又分为若干大类，如社会科学分为社会科学总论、政治、军事、经济、文化、科学、教育、体育、语言、文字、文学、艺术、历史、地理。

3.按内容分类

以《中国大百科全书》新闻出版卷为代表，将期刊分为四大类：(1)一般期刊，强调知识性与趣味性，读者面广，如我国的《人民画报》、《大众电影》，美国的《时代》、《读者文摘》等;(2)学术期刊，主要刊载学术论文、研究报告、评论等文章，以专业工作者为主要对象;(3)行业期刊，主要报道各行各业的产品、市场行情、经营管理进展与动态，如中国的《摩托车信息》、《家具》、日本的《办公室设备与产品》等;(4)检索期刊，如我国的《全国报刊索引》、《全国新书目》，美国的《化学文摘》等。

4.按学术地位分类

可分为核心期刊和非核心期刊两大类。

核心期刊，是指在某一学科领域(或若干领域)中最能反映该学科的学术水平，信息量大，利用率高，受到普遍重视的权威性期刊。国内对核心期刊的测定，主要运用文献计量学的方法，以及通过专家咨询等途径进行。北京大学出版社1992年出版了《中文核心期刊要目总览》，1996年推出第二版。第二版从正在出版的近万种中文期刊中，筛选出1578种核心期刊，并做了简要介绍。在第二版的基础上，2000年又推出了第三版。《总览》是我们了解全国核心期刊的重要工具书。我馆藏书索书号为：Z87/Z65=2和Z87/Z65=3。馆藏地为：综合借书处和中外文采编部。了解核心期刊具有重要的意义。就编者而言，可以从核心期刊吸取经验。就读者而言，树立核心期刊意识，可以明确价值取向，提高阅读档次。例如，语言文学专业的学生，首先要阅读《中国语文》、《文学评论》等核心期刊，而不是本末倒置。就图书馆而言，在经费有限的情况下，订阅时当然是以核心期刊为首选目标。就科研管理部门而言，可以统计分析单位或个人在核心期刊上的情况，以此作为衡量其学术水平的一项重要指标。因此，人们往往以在核心期刊上发表文章为自己的追求目标。当然核心期刊与非核心期刊不是固定不变的。非核心期刊经过努力，可以跻身于核心期刊之列;核心期刊如故步自封，也会被淘汰。

二、分级方法

截至2008年10月，我国共有期刊9800余种，这众多的期刊在学科、主办单位、主管部门、质量、服务等方面千差万别，尽管国家行政管理部门声明从未从行政角度对现行期刊进行过级别划分，但期刊之有级别的观念早已深入人心。而且8000余种期刊没有级别上的区别是不可能的，不现实的。实际上期刊从来就有级别，这几乎是政府有关机构、期刊主办机构和作者的共识，只不过期刊级别的认定比较复杂，至今尚无全国统一的标准和共同的分级目录。最传统的是按期刊的主管部门分级，1991年国家科委和新闻出版署联合颁发的《科学技术期刊管理办法》就据此将期刊分为全国性和地方性期刊。70年代，核心期刊理论开始传入我国，到九十年代，核心期刊已为学界所广为熟知。与此同时，各种与期刊评价有关的大型数据库开始建立，由此得出多种期刊排行榜，很多高校科研机构也研究制定为已所用的核心期刊（或称重点期刊等），政府有关职能部门组织了各种期刊等级评比。上述各种对期刊的分级评价，得出的排行榜和各种期刊表或奖励实质上也是给期刊分级。由此可见，期刊分级的观念早已深入人心（如英国的《自然》和美国的《科学》就是全世界公认的一流水准的学术期刊，浙江大学医学院的科研奖励中规定，在《科学》和《自然》杂志上发表学术论文，每篇奖励10万元），而期刊分级的研究与实践更是越来越丰富，越来越多样化。这是期刊分级的最传统的方法，是使用的主要方法。按照这种分级方法，期刊被分为国家级、省部级、地市级，由代表国家科研水平的科研院所、高等学校、国家一级学会主办的学术期刊一般被认为是国家级期刊，省部级、地市级依此类推。[1]

学术期刊按主管单位的不同，可以分为省级、国家级、科技核心期刊（统计源期刊）、中文核心期刊（北大中文核心）、CSSCI、CSCD、双核心期刊等。

1.省级医学

主管单位是省一级机构主管的期刊；

2.国家级医学

主管单位是国家机构、或一级协会和学会主管的期刊；

3.科技核心

进入中国科技信息研究所科技核心目录的期刊；

4.中文核心

进入北京大学图书馆出版的北大中文核心目录的期刊

三、出版周期

根据期刊的出版周期可将期刊分为：

1.周刊，出版周期为每周一期的周末；

2.旬刊，出版周期为10天；

3.半月刊，出版周期为15天；

4.月刊，出版周期为30天；

5.双月刊，出版周期为两个月；

6.季刊，出版周期为一个季度，即3个月；

7.半年刊，出版周期为6个月；

8.年刊，出版周期为1年。

四、方阵

“中国期刊方阵”的基本框架分为4个层面，形成宝塔形结构。

第一个层面为“双效”期刊。以全国现有8135种期刊为基数，按10%—15%的比例选取社会效益、经济效益好的1000余种期刊，作为“中国期刊方阵”的基础。通过各省（区、市）和中央部委评比推荐产生。

第二个层面为“双百”期刊。即通过每两年一届评比产生的百种重点社科期刊、百种重点科技期刊。每届进入全国“双百”重点期刊数量控制在200种左右。

第三个层面为“双奖”期刊。是全国“双百”重点期刊基础上评选出的国家期刊奖、国家期刊奖提名奖的期刊。此类期刊约100种左右。

第四个层面为“双高”期刊，即高知名度、高学术水平的期刊。此类期刊约50种。建设“中国期刊方阵”的运作步骤采取分级负责的形式，各省的“双效”期刊由省级新闻出版管理部门按照规定比例推荐，入选期刊必须是省、部级以上优秀期刊，或有希望成为优秀期刊者。“双奖”和“双百”期刊通过评选产生。“双高”期刊由新闻出版总署、科技部确定，入选期刊均为国内知名品牌期刊。根据新闻出版总署“建设‘中国期刊方阵’工作方案”的通知精神，由科技部负责组织的科技期刊的推荐评选工作已经结束。科技部于日前公布了评选结果，共评出716种科技期刊进入“中国期刊方阵”，高校期刊入选113种。其中，高知名度、高学术水平期刊（双高期刊）40种，高校占7种；国家期刊奖、国家期刊提名奖期刊（双奖期刊）58种，高校占3种；百种重点社科期刊、百种重点科技期刊（双百期刊）122种，高校占18种；社会效益、经济效益好的期刊（双效期刊）496种，高校占85种。《河海大学学报（自然科学版）》入选“双效期刊”。

五、发展现状

1.缺乏有效地市场

期刊的状况是与一个国家的市场经济发展状况相联系的，我国的市场经济还处在起步阶段，市场还不够成熟，同其相联系，期刊市场秩序还比较混乱，期刊市场上存在着很多问题，导致期刊市场不能有效地发挥市场机制的作用。

另一方面，我国的期刊虽然有八千多种，但是办得好的并不多。许多党政部门、事业单位、企业等都有自己的期刊，但是办刊专业人员缺乏、财政支持力度不大，有些期刊仅靠收取作者的版面费生存。

2.缺乏对自身的定位

俗话说，知己知彼，百战不殆。要做一份成功的期刊，就要先了解自己，对期刊有个准确的定位。很多期刊没有明确的编辑方针，缺乏办刊理念，也不清楚自己的读者群是谁，甚至对自身的优势劣势也没有一个清楚地认识，只是盲目地办刊。事实上，办好一份杂志，需要有好的文章，吸引人的图片，更要有合适地编排，杂志社缺乏对自身的认识，自然就不清楚什么样的文章图片适合自己，什么样的排版符合读者的要求。如果连自身杂志的卖点和亮点都不清楚的话，何谈杂志的发展。

3.缺乏对读者的研究

知己之后还要知彼，期刊面对的是读者，自己的杂志办给谁看，什么人喜欢看，这些都需要研究。比如说杂志的封面，不是光放一个漂亮的图在那里就够了，得配合合适的封面故事，醒目的标题，让人一看就有眼前一亮的感觉。现代人生活节奏那么快，要让读者在最短的时间内决定购买这份杂志，封面有很重要的作用。摸透读者的心理，了解他们的消费习惯，培养出自己固定的目标读者群，杂志才能够发展。对于这个问题，周教授认为，一些发达国家和地区的期刊比起我们发展的要好，首先是因为他们有一个成熟的期刊出版市场，另外，他们的期刊针对性强，定位准，而且他们有很强的服务意识，强调服务对象，这些都是中国值得借鉴和学习的地方。但是中国有自己的国情，有自己的文化底蕴，我们可以学习国外先进的办刊经验，但是不能盲目照搬，在国外受欢迎的内容不一定在中国也畅销，我们应该根据自己的特殊市场来办好自己的刊物。《2013-2017年中国期刊产业发展前景与投资机会分析报告》显示2011年，我国期刊业总产值221.7亿元，较上年增长10.6%，远远高于上年2%的增长率。其中全年广告经营额约35.1亿元，较上年增长14%;发行收入为186.6亿元，较上年增长10%。期刊零售发行市场呈现出向优势媒体集中的发展态势，品牌期刊表现尤为突出。我国的期刊产业还处于发展的初级阶段，有很大的发展空间。中国的市场很大，还有很多潜在的读者群可供开发。我们对报纸、电视、互联网的研究已经很多，但是对期刊关注的还不够。其实，我们对期刊的评判标准可以有所改变，不一定要单看发行量，期刊杂志的质量才是更重要的。想办法提高期刊的有效阅读率，比起单纯考虑提高发行量更有意义。

1）数字类

数字期刊是出版行业发展到一定阶段产生的必然规律。通过互联网和移动终端，数字内容焕发了前所未有的活力。数字期刊相比传统期刊，具有多终端、多渠道发行，覆盖更广阔地域、影响更广大人群的特点，尤其在过刊内容的利用方面也拥有传统纸媒无法比拟的优势。同时，搜索技术也为数字期刊提供了良好的应用，用户可以通过标题、人名、关键词等检索，找到最符合自己阅览需求的刊物和文章，据数据统计，同等时间内数字内容的阅读效果是传统阅读的5倍以上。更重要的一点，是数字期刊具有节能、降耗、减排的绿色环保概念。可以为国家节省大量的森林资源、水资源、煤炭资源，为刊社节约印刷装订成本、物流运输成本、发行成本、滞销库存风险等。

2）起源