城建档案管理规范

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城建档案管理规范范文第1篇

业务指导工作规范化管理中存在的问题

当前，武汉市城建档案馆已初步建立了适应社会发展要求的业务指导工作管理制度，建立了业务指导工作的各类规范。如：建设工程档案建档程序、建设工程档案业务指导程序、建设工程竣工档案验收程序、建设工程档案接收程序，以及建设工程竣工档案编制及报送规定等一系列工作规范。并已通过ISO9000国际体系标准认证，且运用了信息化、现代化管理手段，规范化建设取得了初步成效。但由于城建档案馆在社会管理角色的转变中，受传统因素的影响与制约，仍存有职责界定不具体、管理和服务对立、规章制度可操作性不强等诸多问题。如：随着城市建设的跨跃式发展，对建设工程的监管越来越严，标准越来越高，这就要求城建档案工作跟上监管工作的要求，相应提高工作标准，严格工作程序，势必会增加服务对象报送竣工档案的难度，这与上级要求的“减程序、减费用、减时限”，优化投资发展环境的宗旨就会产生冲突。现在建设领域新情况、新问题层出不穷，经常出现不能完全符合城建档案业务指导规范要求的建设工程档案，如何进行指导和接收，如何为企业服好务的难题就摆在了面前，需要在工作中不断总结创新加以解决。

对业务指导工作规范化管理与创新的尝试

城建档案馆作为档案业务指导工作的主体和面向社会的窗口，在加强规范化的同时，全面创新档案工作机制，要从观念、机制、理论、技术等方面破除旧的条条框框，打破传统习俗，要善于在新的实践中探索和总结新规律，形成新认识，在业务指导工作中有所突破，不断将档案工作创新推向新境界。近年来，武汉市城建档案馆进行了一些尝试。一是按照市委、市政府优化投资环境的要求，实行城建档案服务流程的再造。2011年市委、市政府提出了优化工业项目行政审批流程要求，武汉市城建档案馆及时对工业项目开工之前的城建档案报批流程、收费标准进行了修改，取消了在办理施工许可证前必须签订《城建档案建档及报送合同》并收取档案综合服务管理费的程序，实现工业项目开工之前的城建档案报批流程优化，提高了管理效率，实现了与社会的良性互动和协调。二是对城建档案服务行为方式进行创新。一方面调整机构设置、职能进行重新划分、严格检查监督机制，确保工作质量。另一方面，简化办事程序，将城建档案服务创新落实到各项服务当中。为进一步规范档案报送程序，提高档案报送质量，按照“外简内繁”的原则，落实指导要求，提高服务效率，做到档案移交即办即结，减轻了服务对象的跑路之苦。在征求建设、监理和施工单位代表对武汉市城建档案馆馆治理“庸、懒、散”和业务指导工作的意见活动中受到好评，服务对象满意率达100%，创造了和谐稳定的环境。三是实行城建档案服务手段的创新。近年来，由于一些新建工程因用地指标问题，报建手续的办理滞后于工程建设，甚至一些工程完工后工程报建手续都无法办理到位，因此，这类工程竣工档案的指导和报送工作就不能按照正常工作程序进行。如果站在管理者的角度严格按程序和规范执行，城建档案馆对该类工程竣工档案可不予接收。但是，由于该类工程的特殊性，如不及时将施工和监理竣工资料接收进馆，有可能造成该部分资料的流失，给今后建设方办理工程竣工手续带来麻烦。这就要求城建档案馆创新业务指导工作方式，在城建档案服务的手段上打破常规，实现由管理向服务的转变。近几年，武汉市城建档案馆加强对此类工程档案归集工作的指导服务，通过书面形式明确建设方的权利与义务，保证工程竣工档案归集管理工作的正常进行，创新了档案业务指导和收集工作的模式。即达到了监管的目的，又宣传了城建档案法律法规，提升了城建档案馆的社会形象。

对业务指导工作规范化管理与创新的思考

城建档案管理规范范文第2篇

1.严格执行公示制度 培训基地确定后，由基地进行招生宣传，发放招生简章，按照就地就近方便农民培训的原则，以公示的形式，将通过严格审核确定的培训单位、培训计划、收费标准及资金补助等情况在公共场所张贴，并公布阳光工程办公室监督电话和培训基地的名称、地址和联系电话，接受社会监督。

2.认真实行“三堂课”制度 各基地在开班前一周，必须将学时计划和课时计划报市阳光办，由市阳光办派员到培训现场讲“第一堂课”，让受训农民了解阳光工程培训的意义、目的等相关政策；培训中间抽查一堂课，与培训农民座谈，核实培训人数及培训实效；培训结束时检查验收一堂课，市阳光办和各个培训基地必须存留影像资料。验收合格后，由市阳光办验收人员出具“三堂课”报告单，并有参检人员签字确认。

3.严格执行验收制度 按照国家和省里要求，市阳光办在上好“三堂课”的基础上组成检查验收组，对各培训班次进行逐班检查验收。主要通过检查培训档案、核实培训台账、走访或电话访问培训学员等方式进行，其中走访或电话访问的人数比例超过了参训学员总数的20%。验收合格后，由市阳光办出具阳光工程培训检查验收报告单，参检人员签字确认。

4.强化系统监管制度 为认真落实 “阳光工程”学员管理透明化的要求，要明确专职监管系统管理人员，对各培训机构学员上网逐一登记，发现问题及时上报解决，充分发挥网络系统监管功能，提高农村劳动力转移培训阳光工程管理网络化水平，接受社会监督。

5.强化督导监管制度 定期深入培训基地，检查核实项目落实情况，召开培训工作督导会，总结、交流培训中的经验及存在的问题；检查指导培训单位网上监管系统情况，按要求及时把培训农民上网登记；检查培训单位是否按照培训档案规范建档。

6.规范培训档案 2010年9月18日组织培训基地的信息员、档案管理人员进行了为期3天的档案管理培训。通过有效的培训，规范了培训档案。在年终检查验收时还组织了各个培训基地的档案管理人员对培训档案进行了逐一的相互检查验收，不合格的从新整理，直到完全符合规定的档案规范标准。

城建档案管理规范范文第3篇

（一）需提升网络技术蕴含量从城建档案的工作程序以及技术角度来看，现在的城建档案工作以及管理标准并没有考虑到网络技术的特点以及未来发展，再加上现在很多归档城建工程的图纸以及数据资料是通过光盘、U盘以及磁盘进行分类、管理，这就导致了现阶段的城建档案的分类规范、档案整理办法以及管理标准满足不了城建档案日益发展的需求。而且我国现仍旧缺乏完善、可靠的城建档案安全保障体系，所以网络技术安全程度有待加强。

（二）需加强城建档案工作的规范化程度以及标准化程度城建档案管理标准化以及规范化是档案工作的数字化、高科技化的基础。但是从实际情况来看，我国普遍存在各地的档案业务能力以及发展程度不均衡，系统软件缺乏移植性能，档案著录没有相容性，案卷质量、水平较低等问题。再加上现在仍旧没有一个统一的城建档案自动化管理的标准，同时已有的自动化管理规范只适用与个别城市建设档案馆，不能满足所有城市建设档案馆的需求，所以该自动化管理规范得不到推广以及应用，这也就导致了城建档案数字化的推广以及应用工作受阻。

（三）需提升相关工作者的素质水平要想实现、加强城建档案数字化程度，“人”的力量是必不可少的，所以城建档案管理人员不仅要能掌握先进技术，可熟练应用专业知识，同时还能够掌握一定的计算机技术。但是从实际情况来看，大部分城建档案机构的档案人员并没有专业的计算机技术知识，同时也没有能熟练应用计算机知识的人才，更没有不仅能够建档，同时也可以对信息进行处理的高级复合型人才。虽然部分城建档案机构引进了现代化的机械、设备，但是由于没有可以熟练应用设备的人才，导致设备的作用得不到发挥，进而导致城建档案数字化发展受阻。

二、优化提升城建档案资料数字化应用的办法

（一）提升城建档案信息资料数字化工作的标准性提升城建档案信息资料数字化工作的完善程度，首先应当促使城建档案信息资料数字化工作更为标准化。也就是说，城建档案信息资料数字化工作规范化、标准化是构建数字化城建档案信息资料的基本前提，是落实好城建档案信息资料数字化应用的必要前提，在这角度来看，城建档案需具备统一、完善、规范以及具有可实施性的操作文件以及标准处理措施，需落实好城建档案信息资料数字化的规范化、标准化工作。我国当前的城建档案信息资料数字化规范标准一般可以分为两部分，也就是数字化档案管理以及信息化标准规范。其中数字化档案管理包含需建立档案接收标准，与相应的档案管理以及具体落实细则等；信息化标准包含加强城建档案信息资料采集、整理，对城建档案信息资料进行网站式的管理，数字化建档需要的格式标准，与给予城建档案信息资料更为全面的安全保障等等。只有在现有的城建档案信息资料数字化规范标准基础上，不断地基于实际对规范标准进行不断的完善，城建档案信息资料数字化才能够得以实现，才可以保证数字化应用的接收、管理与信息资料资源共享顺利完成。

（二）提升城建档案信息资料数字化建设应用队伍的综合水平城建档案信息资料数字化建设应用会涉及到很多的专业、实际问题以及理论知识，所以只有不断提升档案从业人员的理论专业知识水平以及实践能力，建立起一支专门进行城建档案信息资料数字化建设应用的队伍，城建档案信息资料数字化才能得以实现。对档案从业人员进行专业的教育培训，同时根据城建档案信息资料数字化应用的实际情况，帮助档案从业人员不断积累经验，以加强城建档案工作者的档案信息资料数字化实际应用能力以及专业知识水平。另外城市建设机构还需要不断引进专业的人才，引进高校对口的专业毕业生，为城建档案信息资料数字化管理注入新的血液，内外结合快速提升整个建设应用队伍的综合素质水平。

（三）优化城建档案信息资料数字化技术的办法城建档案信息资料数字化工作由于涉及各种高新技术，而且也没有案例、经验可以依靠，所以必须通过实践积累经验，不断完善管理系统以对数字化城建档案信息资料技术进行不断的优化。这点的实现需要城建档案的相关工作人员提升城建档案信息资料分析以及技术应用等的实践应用以及相关知识理论探析，以不断提升数字化城建档案信息资料的技术水平。优化提升数字化城建档案信息资料工作的技术水平实质上是对城建档案进行数字集成化管理控制，主要是通过对档案资料转变的所有流程进行全过程监控，以促进各个技术之间更为协调。通过集成多种计算机技术，比如说计算机网络安全技术、数据交换技术、通讯技术以及网络技术等的，对分散在不同区域以及载体的档案资料进行集成化管理，使得不同计算机技术的作用均可以在档案资料的数字化应用中综合发挥出来。

三、结语

城建档案管理规范范文第4篇

造成城建档案质量问题的原因

城建档案是以某个建设项目或一个单位工程为独立对象，是每个项目或单位工程建设活动中产生的文件材料，其中包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收等部分，每个部分又包括多个归档文件，少则四五项，多则二十几项。如工程档案C类施工文件的内容由八部分组成：C1管理资料；C2土建工程施工文件（也可称建筑与结构工程施工文件）；C3给排水、消防、采暖、燃气工程施工文件；C4通风空调工程施工文件；C5电气工程施工文件（含消防电）；C6电梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每个部分又由具体的文件图表组成。数量大，使得城建档案的整理工作量极大。由于成本相对较高，这类档案又不可能完全使用标准的档案用纸。另外，建设工程是一项特殊的生产，建筑实体庞大且固定，工程环节多，涉及面广，因而档案会有相对较长的形成周期。所以在漫长的形成周期内，对于纸质档案如不严加保护，高质量的建设工程档案是难以保证的。

施工、监理部门“只看工程，忽视档案”的工作方式也为城建档案质量问题埋下了隐患。有些施工、监理公司没有专业的建设工程档案技术人员进行管理，公司为节省开支，选择技术员作为兼职档案员负责档案工作，不仅工作量大，而且不够专业。加之，档案的形成阶段主要在施工、监理部门，这些单位或部门如果不注意档案保管，没有科学地填制相关表格文件，那么形成的档案往往不符合国家统一标准，不利于城建档案馆（室）的长期或永久保存。

现今各地城建档案馆（室）都相继成立，由于组建工作刚起步，专职人员较少，多为科技档案或是质量监督站人员兼职管理，专业人才太少，不利于城建档案管理工作向专业化方向发展。另外，在档案员报送档案时，由于档案数量较多，而城建档案工作人员较少，在具体核查时，存在一定的工作缺陷，档案员的疏忽可能造成档案缺项、顺序颠倒，加之城建档案工作人员数量少、档案内容太多，有些问题在接收档案时并未及时发现，整理时才会暴露问题，但此时的报送手续已完毕，无从追补。

提高城建档案质量的对策

基于上述影响城建档案质量的三点原因，笔者认为提高城建档案的质量应从以下三个方面着手解决。社会档案意识是指人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度。这种意识越增强，对档案的利用需求就越大，档案的实现价值就越高，对于社会的服务能力就会增强。所以，一定要培养社会城建档案意识，引导社会各种力量重视城建档案的收集和利用。另外，要加强宣传，提高人们对城建档案重要性的认识。城建档案来源于城市建设工程，记录的是建筑活动中的元数据，不仅有助于对建筑物监督考核，更为日后的建设决策提供科学的依据。各级政府部门要重视起城建档案的管理和利用，档案管理人员要从自身开始重视城建档案的整理和保管，努力提高专业素质和职业道德修养，要将宣传工作落到实处，提高全民的社会城建档案意识。

城建档案管理规范范文第5篇

关键词：档案信息化；声像电子管理规范；声像档案信息系统

一、研究背景及意义

近年来，信息化建设已成为档案发展的新方向，特别是以信息技术为核心的信息化建设已成为社会发展的强大推动力。2002年国家档案局、中央档案馆《全国档案信息化建设实施纲要》，标志着我国档案信息化建设的启动。《全国档案事业发展“十五”计划》中，国家明确指出“把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局。”紧跟国家信息化建设的步伐，实现档案信息化建设与国家信息化建设同步发展，已经成为档案部门的一项重要而紧迫的任务。回顾我国档案信息化的历程，总共经历了萌芽起步（20世纪70年代末～90年代初期）、快速推进（20世纪90年代中期～21世纪初）以及系统发展（21世纪以后）三个阶段。随着信息化时代的到来，海量电子文件数据的涌现以及包括云计算、大数据处理技术、4G通信等新兴技术的发展，无一不使传统的纸质文件生命周期理论、全宗理论和价值鉴定理论受到了挑战。海量电子文件的管理以及利用已成为档案学理论的新发展方向，也是档案信息化建设的重点方向。本文根据广州市城市建设档案馆自行编制的《广州市城市建设声像电子档案管理规范》以及自主研发的规范化声像电子档案管理系统展开调研，以期简述广州市城市建设档案馆档案信息化建设的现状并提出发展对策。

二、档案信息化的概述

20世纪60年代日本的学者首次提出了信息化，而后20世纪70年代后期西方学者提出了“信息社会”、“信息时代”等概念。我国信息化起步较晚，1997年召开了全国第一次信息化工作会议。目前，关于档案信息化并没有统一的定义，与档案信息化相关的诸如档案数字化、档案信息数字化等，其定义有一定的相似性却又不尽相同。有关档案信息化的内涵，杨公之(2011)定义为“档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”[1]张珺（2009）认为档案信息化是档案工作与信息技术手段的结合；档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程，由诸多相关项目构成，是现代信息技术手段对管理目标的支持。[2]孟世恩与王颖（2004）认为档案信息化可理解为“是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程”。[3]《全国档案信息化建设实施纲要》对档案信息化的表述为“以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。”系统核心功能方面还需要进一步完善。目前对于系统的配置管理、备份恢复、权限管理等核心的后台管理功能都还比较简单，存在严重的管理和安全风险。而且目前系统的部分核心业务功能严重不足，例如软件对于图片档案的完整性管理的缺乏，导致一些查询需要投入大量人力进行，对于声像档案的查询利用和编研工作都带来诸多不便。4.系统设计中尚未考虑到未来电子档案和长期保存需要目前的系统主要处于应付现阶段的管理模式，即以纸质+数字化的双套制模式，不具备原生电子文件归档功能，也没有针对电子档案真实性、完整性、可用性、安全性的设计考虑。从长远来看，结合信息化改革步伐（例如国土规划信息化工作建设目标）以及本地信息环境的现实(云计算环境的逐步成熟和认证技术的落地)，未来城建声像电子档案管理系统应定位高远，需要面向电子档案管理的需要进行通盘考虑。

三、基于声像电子管理规范的档案信息化建设

广州城市建设档案馆的信息化建设工作开展较早，上个世纪90年代初便开始着手建立档案管理信息系统，在2002年后该馆开始致力于建设数字城建档案馆。目前使用的声像档案管理系统为2005年开发的系统，随着内外部环境的飞速变化与发展，使得现有的系统目前面临着内外部环境的双重压力，其中既有信息系统自身业务需求发展所带来的内部推动力，又有环境调整所带来的外部拉动力，在双向驱动力的作用下，信息系统的升级工作势在必行。因此，该声像系统的搭建正好解决了目前广州市城建档案馆对信息化升级的要求。《广州市城市建设声像电子档案管理规范》由广州市城建档案馆在多年实践中拟定，在业界也是首次明确以声像电子档案为研究对象，其规定了声像电子档案的术语和定义，声像电子档案的收集、整理、移交、保管、利用和元数据要求。针对原系统的不足以及工作中出现的各种问题，并基于《广州市城市建设声像电子档案管理规范》中明确的标准、定义，利用成熟、专业的声像处理技术，从以上有关信息化的表述中，我们可以发现信息技术、开发利用、资源共享这三个关键词，虽然表述略有差异，但是，我们可以认为档案信息化就是运用信息技术开发利用档案，最终达到资源共享的目的。

广州市城建档案馆现有的业务管理模式定型于本世纪初，馆内以“数字化生产、档案编研、自主建设”为立足点，在工作过程中取得了不少成果与荣誉，并曾一度成为城建档案行业的学习典范。随着时代的发展，新的上位法、国家标准和事业单位行政分类改革赋予广州市城市建设档案馆在城建声像档案工作职能上的转变，尤其使得其工作流程、服务方式、服务对象以及数量格式上产生的巨大变化，原有的声像档案管理系统的功能模块已经难以应对日常工作中的管理需求，主要问题体现在以下几方面。1.顶层架构设计不足广州城建档案馆信息化工作总的来说是受业务需求驱动，历经数十年时间的建设由多个系统构成的集合，尚未形成内部密切联系、资源有效共享的覆盖核心业务流程的综合性的信息系统。现有的子系统集合有拼凑之感，无论从命名，乃至到功能覆盖范围来看，系统之间的关系并不是很清晰，软硬件平台不够统一，使用部门和功能比较分散，信息集成度较低。这些已不能适应业务管理要求和新型城市化发展的要求。随着时间的推移和业务管理的不断发展，信息共享和系统集成的难度日益加大。2.系统功能整体性表现不足现有系统在整体层面上存在升级换代缓慢，用户体验友好性不足，子系统零散，缺乏统一入口等问题。现有系统中有相当部分都是独立建设的，各项业务功能基本上是陆续拼接的，使用的编程平台和后台软件存在较大差异，因而难以进行总体性的功能框架展示。目前信息系统对于业务活动的覆盖面还不够充分，例如实体管理与资源存储管理就还很不完善，功能模块之间的联系基本上属于各自为战的局面，用户需要根据自己的职权选择进入不同的系统进行操作，加上命名方面的随意性，导致用户体验较为零乱，没有整体性概念。3.核心功能有待进一步强化建立专门的声像档案管理系统，对声像档案信息资源进行集中有效管理，通过网络方式相互连接和提供利用，实现声像档案信息的有效、规范、科学管理以及资源共享。作为海量声像档案库，能和其他信息系统建立关联，提供声像档案资料从档案收集、档案管理、档案利用完整流程的全流程的管理系统。其中功能模块主要包括配设任务申请、任务分配、成果数据、数据查看、声像档案利用、著录、目录生成、档案移交、专题制作、查询检索、统计报表档案、用户权限管理。本声像电子档案管理系统是基于《广州市城市建设声像电子档案管理规范》的需求而量身订造的。该系统的上线及推广使用，将在一定程度上改变广州市城市建设档案馆目前的工作流程，提高其对声像电子档案管理及调用的效率。这不仅顺应了国家大力发展“互联网＋”的战略方针，而且通过《广州市城市建设声像电子档案管理规范》与系统的相互结合，使得整个系统在使用上有章可循，有法可依。这将有效提高整个系统的搜索效率及降低维护成本。同时，这种标准化的系统也值得国内其他城市参考，我们可以预想在不久的将来全国各地都遵循一个统一标准进行对声像电子文档的管理，存放在一个相同的系统下，这个系统所产生的价值将是不可估量的。

作者:林康子 单位:广东省广州市城市建设档案技术咨询服务公司

参考文献：

[1]杨公之.档案信息化建设导论[M]中国档案出版社，2001(9).

[2]张珺.我国档案信息化建设的分析与对策[D]，2009.

[3]孟世恩，王颖.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究，2004（5）.

[4]翟玉芳.档案信息化建设研究[J].档案研究，2016(1).

[5]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案研究，2011（1）.