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关键词:数字档案;信息安全;管理;物理防护
中图分类号:TP311 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2013)10-2289-02
1 干部数字档案在物理防护中的主要问题
加强对档案室、网络硬件设施的基础建设和管理是保证数字档案信息安全管理的物质基础。没有优质完善的硬件设施作为保障,就不会有数字档案信息的安全。但当前部队数字档案部门在该方面主要还存在以下几方面的问题:
1) 干部数字档案建设不标准
当前部队有不少档案部门因为资金的投入问题,导致放置数字化网络化主机系统的机房安全等级较低,供电、温湿度、防火、防盗等条件不尽人意,甚至在极端条件下,可能只是放置在普通的办公室;纸介质的原始档案与数字档案室共存一室且监控设施不全等客观事实。这些都给系统的安全管理造成了较大的隐患。
2)信息设备储存条件不达标
电子档案与纸质对存储的条件要求是各不相同的。例如外来磁场和机械震动对纸质档案无任何影响,而对电子文件的磁性载体则是很重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体,可使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化,造成信号失落,影响读出效果。强烈的机械振动则会影响磁性载体材料中磁分子的排列秩序,造成剩磁衰减,从而破坏记录信号[1]。此外光线、有害气体和灰尘对两者的影响也是有很大的差异。但当前有相当一部分军队档案部门把两者共存于一室,这是极大不科学的做法。
3)办公室应用软件的采用不规范
数字档案信息能否长期存取与存储介质息息相关。一旦存储介质受损,其数据也将不复存在。但目前有不少档案部门管理人员在选取存储设备时太过随意,不能按照国家所制定的标准去挑选存储设备。
4)硬件设施维护与保养不及时
网络是数字档案信息传输的主要媒介。网络的硬件基础设施主要包括:网络布线、交换机、集线器、网关设备或路由器、中继器、桥接设备和调制解调器等。这些网络设备都存在因自然老化、人为破坏和电磁辐射带来的安全威胁[2]。但目前档案部门对这方面存在维护与保养不及时或根本不会如何去保养的情况。
2 针对存在的问题所要采取的措施
针对当前干部数字档案信息物理防护中存在的现实问题,我个人觉得应从以下几点来加强解决。
1)要加强改善档案室的管理环境
档案室基础设施薄弱,主要应加大投入,建立符合国家标准的机房,并根据档案系统的大小范围,选择建设相应等级的机房。档案文件有其机密性,因此防止档案文件的失落相对于其他系统要求更高,机房应该有良好的防盗门禁措施,监控措施,确保不会被入室盗窃,并且在万一的情况下,也可根据监控录像查询原因,挽回损失。同时,机房应尽可能带场地监控,漏水、火警、供电电压不稳、非法闯入等应能及时通过短信、电话或圣光报警,必须带有UPS供电,如有条件,也可另外配备发电机或采取双回路供电,建设自动灭火装置[3]。
2)要加强改善信息存储设备条件
首先要保证电子档案载体物理方面的安全。一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,所以,要建立一个适合与磁、光介质保存的环境,诸如温湿度的控制。保管电子档案的环境温度最好控制在14摄氏度~24~摄氏度之间,温差一般小于5摄氏度[4]。温度过高会使档案介质变脆,带基机械强度下降,加速老化,不易保存。保管电子档案的环境湿度最好控制在40%~60%之间。湿度过大会引起磁带、磁盘膨胀与变形,湿度过小容易变脆易碎。其次,存放载体的柜、架及库房应达到有关标准的要求,载体应直立排放,并满足避光,防尘,防变形的要求,远离强磁场和有害气体等。
3)要严把档案载体的选购质量
选择质量过关,符合标准的硬件设备,可以减少硬件故障所带来的损失。挑选优质的设备是确保信息安全的第一步。要针对数字档案信息自身的特殊性,来选择符合实际的存储介质。首先磁盘光盘、输入输出设备、其他反馈系统等都是电子档案生成、存储、传输和接受利用全过程的最基本环节,任何一个部分发生问题都会给电子档案的齐全、完整和有效利用造成严重影响。电子档案的制成材料主要包括电子档案的载体用料和记录用料及相关设备用料。劣质材料制成的信息载体对电子档案的存储危害严重。因此,要选择在制成材料构成诸要素都达标的存储设备。通过严把电子档案制成相关材料的质量关,提高电子档案载体的保存寿命,为后期保护打下良好基础。目前档案室使用的存储介质主要有光盘、磁带、硬盘、缩微胶卷等对于珍贵的数字档案信息可转到纸张和缩微胶片上保存。缩微胶片被认为是唯一能够接受的档案信息存储载体,其保存期至少可达三百年。
4)要加强采用规范的应用软件
为了达到信息共享,使用标准规范的软件是必须的。目前,干部人事管理信息系统《信息结构体系》是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享,按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的,不仅具有较高的标准化、规范化程度,而且具有总揽全局的权威性。因此,必须选用上级部门推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统文件,否则会造成数据结构混乱,是上下级数据无法沟通和共享[5]。不但是信息体系与软件,系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。如文本、照片、声像等的采集与报送都应该制定和遵循相关标准。减少转换与重新制作的难度,这也是信息共享及上下沟通的必要条件。
5)要加强对网络硬件进行有效检测
电子档案载体,极易受到保存环境的影响。因此,对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。定期检测,应每年一次,采用等距抽样或随机抽样的方式进行,样品数量以不少于10%为宜,以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查,确认载体表面是否有物理损坏或变化,外表涂层是否清洁或有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测,采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体,须进行有效地修正或更新。应每四年拷贝一次,且原载体继续保存的时间不少于四年。对于电子档案的检测与维修,必须进行严格的管理,因为任何一次误操作,都可能使保存的电子档案遭到人为的损害,甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案,对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录,避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。
总之,影响部队干部信息档案安全的有很多方面。国内有许多专家都提出过安全管理的方法和措施,但从物理防护这个角度来谈,所言甚少,希望我们档案工作人员与立档案单位能从中有所启发与收获。
参考文献:
[1] 孙熙,卢洪武.浅谈电子档案信息的安全保障[J].档案与建设,2005 (1).
[2] 王兆新,裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案,2004(1).
[3] 董信君.保证电子文件信息安全的技术措施[J].兰台世界,2005(9).
一、指导原则
1、坚持任人唯贤、德才兼备、群众公认、注重实绩的原则。
2、坚持公开平等、兼顾资历、竞争择优、鼓励先进的原则。
3、坚持规范程序、严谨操作、民主集中、依法办事的原则。
二、竞争职位与范围
(一)竞争职位分为三类,共6个职位,每类职位单独竞争。
1、2个副处级纪检监察员职位。
2、1个正科级纪检监察员职位。
3、3个副科级纪检监察员职位。
(二)竞岗人员范围
在市纪委(监察局)机关干部中进行。
三、任职条件
竞争副处级、正、副科级纪检监察员职位,除应当符合《党政领导干部选拔任用工作条例》第二章第六条所规定的基本条件外,还应当具备下列条件:
(一)副处级纪检监察员资格条件
1、为现任室副主任,并担任正科级职务满3年(*年10月1日前任职),或现任正科级纪检监察员,任正科级职务满5年(*年10月1日前任职),
2、具有大专以上文化程度,
3、特别优秀的可适当放宽条件。
(二)正科级纪检监察员资格条件
1、为现任副科级纪检员,任副科级职务满3年(*年10月1日前任职),
2、具有大专以上文化程度,
3、特别优秀的可适当放宽条件。
(三)副科级纪检监察员资格条件
1、应在科员岗位上任职满2年(*年10月1日前任职,干部军龄可连续计算),
2、具有大专以上文化程度,
3、特别优秀的可适当放宽条件。
为鼓励竞争,促使优秀人才脱颖而出,凡符合下列条件之一者,经市委组织部批准,可放宽任职时间,限制1年,准予报名参加竞争:
(1)*年以来获得市级以上党委、政府表彰的荣誉称号或省级以上条线的荣誉称号(包括优秀纪检监察干部、纪检监察先进工作者、大要案工作先进个人);
(2)*年至*年有连续两年年度考核被评为优秀的;
凡符合上述条件的委局机关干部均可报名参加竞争上岗。
四、方法步骤
(一)竞岗方法
报名通过资格审查的人员参加述职答辩、民主推荐两个环节,述职答辩100分,民主推荐100分(委局领导占40分,室主持工作的负责人占20分,委局机关干部占40分)。
实行差额考察。原则上根据综合得分从高到低按副处级纪检监察员1:3;正、副科级纪检监察员1:2确定职位考察人选并组织考察,同时在委局领导范围内对任职人选进行等额署名征求意见(不算分数,不计入成绩),然后提请市纪委常委会研究决定任职。副处级纪检监察员还需提交市委常委会研究决定任职。
(二)竞岗步骤
1、制定方案。由干部管理室拟定此次副处级、正、副科级纪检监察员职位竞争上岗实施方案,广泛征求意见,经市纪委常委会集体研究,并报市委组织部审核同意。
2、动员部署、公布实施方案。召开委局机关干部竞争上岗动员会,进行竞争上岗动员、部署,提出工作要求,并在委局机关、市纪检监察网上公布竞争上岗实施方案、工作计划。
3、公开报名与资格审查。委局机关符合条件的人员自愿填写报名表。市纪委和市委组织部有关处室进行资格审查,报分管领导审核后,在委局机关公布。如某类职位通过资格审查的人数低于1:3的比例,可征求意见进行调剂,如调剂后仍达不到1:3的比例,则减少竞争职位。
4、述职答辩。组织竞争者进行述职答辩(述职演讲、答题)。述职答辩主要测试竞争者履行职务所必备的基本素质和能力。竞争者首先要进行自我介绍,然后对自己*年以来的工作实绩和竞岗后做好工作的设想进行述职和演讲;回答面试提出的问题,由面试考评委进行评分。每人述职演讲、答题分开计算时间,总时间9分钟,述职5分钟,答题4分钟。委局机关全体干部参加旁听。
5、民主推荐。委局领导、室主持工作的负责人、机关全体干部对竞争者进行民主推荐,限推荐副处级纪检监察员2人;正科级纪检监察员1人;副科级纪检监察员3人。
6、组织考察。根据述职答辩、民主推荐的总成绩按副处级纪检监察员1:3;正、副科级纪检监察员1:2确定并公布考察对象,由市纪委、市委组织部组成考察组,按干部管理权限,对考察对象进行全面考察。
7、征求意见。在委局领导范围内对副处级、正、副科级纪检监察员职位任职人选进行等额署名征求意见,征求意见的结果作为任职的重要参考。
8、讨论决定。市纪委常委会根据竞争者民主推荐成绩、考察情况及工作需要,集体讨论确定副处级、正、副科级纪检监察员职位拟任人选。拟任人选报市委组织部审核后,提请市纪委常委会研究决定,副处级纪检监察员还需提交市委常委会研究决定。在委局机关进行为期7天的任前公示,按照有关规定办理任用手续。
五、时间安排
本次竞争上岗工作拟于10月中旬开始,11月下旬结束。
六、纪律要求和监督
1、各室要深入细致地做好干部竞争上岗工作中的思想政治工作。
2、竞争者要正确对待竞争,要讲政治、守纪律、顾大局,严格遵守竞争上岗的各项规定,不得弄虚作假,不得搞非组织活动。
考核方法
场镇卫生院实行领导班子和业务工作双向考核,总分200分,每项100分。领导班子考核通过民主测评、群众座谈、考核组考核确定考核等次;业务工作考核依据《唐海县场镇卫生院业务工作综合考核标准》,由局考核组采取实地检查,现场评分的办法进行考核。
考核内容
领导班子及领导干部考核(100分)
(一)、考核内容:
1、领导班子。重点考核各班子按照年初工作安排,各项工作完成情况、经济运行质量、存在问题;组织理论、业务学习和干部职工思想道德建设情况;坚持民主集中制情况;团结协作和坚持群众观点情况;党风廉政建设情况等。
2、领导干部。从德、能、勤、绩、廉五个方面进行考核。德:是指思想政治素质和个人品德、职业道德、社会道德的表现;能:是指履行职责的业务素质和能力;勤:是指责任心、工作态度、工作作风等方面的表现;绩:是指完成工作的数量、质量、效率和所产生的效果;廉:是指廉洁自律等方面的表现。
(二)、考核程序与方法:
1、班子述职。召开全院职工会议,由院长代表领导班子作报告,同时作个人述职,其他班子成员做本人述职。述职报告应根据考核内容实事求是地汇报领导班子或个人的履行职责情况和德才表现,,不扩大成绩,不隐瞒缺点或错误,条理清楚,简明扼要。述职报告要形成书面材料,时间掌握在十分钟左右。
2、民主测评。民主测评是根据考核内容列出评价项目和评价档次,由参加民主测评的人员,根据领导班子或个人述职,以及平时掌握的情况,填写评价意见。测评表由考核组回收统计。
3、群众座谈。座谈要选择不同岗位、不同层次的人员参加,要具有广泛的代表性。人员由考核组确定,职工本人也可以自荐座谈。
(三)、评分方法:
领导班子的考核结果分为实绩突出、比较突出、一般、较差四个档次。领导干部的考核结果分为优秀、称职、基本称职、不称职四个档次。总分分别由两部分组成,其中民主测评分数占80%,考核组评价占20%。民主测评表中选择“优秀”的记100分,选择“称职”的记80分,选择“基本称职”的记60分,选择“不称职”的记0分。民主测评分数按民主测评结果折算的分值计算;考评组评价主要是通过班子述职、个别座谈、核实有关情况等形式确定。
业务工作考评(100分)
由局办公室、医政科、防保科、农合办、财务审计科、人事劳资科各职能科室(单位)制定考核方案和考核标准,进行实地考核评分。其中:
1、行风建设工作(15分);
2、医政管理工作(30分);
3、防疫、妇幼工作(20分);
4、新型农村合作医疗管理工作(15分)。
5、人事劳资管理工作(10分);
6、财务管理工作(10分);
后备干部推荐
为了加强卫生干部队伍建设,选拔、储备一批思想品德好、管理素质高、业务能力强的优秀中青年后备人才,并逐步选拔到领导岗位上来,经局党委研究决定,组织这次后备干部推荐工作。原则上,每个场镇卫生院推荐院长后备人选1-2名,一般从副院长或中层干部中推荐。推荐副院长后备人选2-3名,一般从中层管理人员或中青年业务骨干中推荐。
加分和一票否决标准
1、加分标准
年度内被考核单位整体或单项工作获得县以上表彰奖励,具有典型示范作用的予以加分,最高不超过20分。其中获得县级表彰和奖励加2分,市级加3分,省级奖励加5分,国家级奖励加10分。
在科技创新方面,以单位或科室、个人名义完成的科研课题(项目)获得市政府以上科技进步奖的,予以加分。其中市级加5分,省级加10分,国家级加20分。
2、一票否决标准
被考核单位发生下列情形之一的取消评先资格:
1、民主评议不称职票超过三分之一以上的领导班子或干部职工有严重违法犯罪行为并被追究刑事责任的;
2、发生重大伤亡、火灾、爆炸、食物中毒或造成传染病暴发流行及其他重大公共卫生突发事件等严重责任事故的;
3、发生干部职工违反《条例》集体上访或进京、赴省个人访事件的;
4、发生新农合违规违纪行为的;
5、发生负完全责任的二级及以上医疗事故的;
6、干部职工违反计划生育政策的;
7、受到其他县级以上责任追究行为的;
奖惩
根据年度综合考评结果,对实绩突出单位,给予表彰;对实绩较差单位或年内出现重大问题的,给予通报批评,制定整改措施,限期整改;对综合考评为基本称职等次的领导干部,由局党委对其进行诫勉谈话,并限期改进;对综合考评为不称职等次的领导干部,予以调整。
一、考核内容
考核结合教职工考核方案及教师职业道德规范,从德、能、勤、绩四个方面进行考核,重点考核工作实绩。考核满分为100分,其中量化考核占50,年终总评占43,平时民主测评占7。
1、岗位职责(15分):
能尽职尽责,完成本职工作及领导交办的工作,精通业务,顾全大局,敢于负责,坚持原则,严格管理,严谨细致,工作效率高,本职工作完成得好,得满分。
2、思想政治素质、职业道德(10分):
热爱教育事业,积极参加各项集体活动,遵纪守法,团结协助,相互补台。为人师表,勤奋敬业,无不良影响,得满分。
3、工作态度(10分):
遵守规章制度和劳动纪律,出满勤,干满点。不得擅自离开岗位,病事假手续按我校现行有关规定执行。
4、工作成绩(10分):
本职工作完成的效果显著,工作能力、工作水平、工作方法有提高和改进。
5、工作业绩(5分):能积极为学校的教育教学管理和学校的发展献计献策,并被采纳,收到较好效果,或本人在重大活动中为学校争得荣誉和为学校争光,
二、考核方法
1、平时测评:学校将不定期地对中层干部进行民主测评,测评结果满意率在85以上者得7分,基本满意率在70以上者得5分,满意率在60以上者得3分,否则不得分。平时民主测评结果计入年终考核成绩中。
2、年终个人述职:年末中层干部要在全校教职工大会上进行述职,述职应实事求是,不扩大成绩,不隐瞒缺点或错误,事实清楚,简明扼要。述职顺序采取抽签形式进行,时间不得超过10分钟。
3、个别谈话:谈话对象由考核领导小组确定,一般应是被考核人所在科室或有工作关系的人员,谈话时,考核组应有两名以上人员参加,并做好谈话记录。
4、主管领导向考核领导小组客观公正,简明扼要地介绍其所主管科室负责人的全年工作完成情况和思想表现。
5、群众打分:全校教职工根据中层干部量化考核内容逐项进行打分,由考核领导小组收回后,进行统计汇总,每位得分的18计入总成绩
6、领导小组打分:考核领导小组根据中层干部量化考核内容逐项进行打分,每位得分的25计入最后总成绩。
三、考核等次的划分
年度考核分优秀、称职、基本称职、不称职四个等次,这四个等次的标准是:
优秀(90-100分):正确执行学校的各项决议和决定,模范遵守各项法律、法规和规章制度,熟悉本职业务,能创造性地开展工作,勤奋敬业,责任心强,成绩突出。
称职(80-89分):能正确执行学校的各项决议和决定,模范遵守各项法律、法规和规章制度,熟悉或比较熟悉本职业务,工作积极,能力较强或提高较快,能较好完成本职工作。
基本称职(70-79分):政治表现和业务素质一般,勉强适应工作要求,工作积极性、主动性不够,没有全面完成年度工作任务,或完成的质量不高。
不称职(69分以下):政治表现和业务素质较差,对本职工作生疏,不善于学习,难以适应工作要求,工作责任心不强,组织纪律性较差,工作中互相扯皮、推诿,以致造成严重后果的或严重违反学校的有关规定的。
四、考核原则
1、考核要坚持客观公正、民主公开,注重实绩原则。
2、实行领导与群众相结合,平时与定期相结合,定性与定量相结合的方法。
3、全体中层干部与教职工一同参加日常考核。
五、考核结果的运用
1、评定考核分数:考核领导小组根据考核内容和标准,统计出被考核人员的得分,按照从高到低的顺序排列,报学校党委会审议。
2、对考核中获得称职以上等次的中层干部,学校要进行适当的奖励,并在评优选模中优先考虑。
3、在考核中总分列在末位的中层干部,学校领导班子要对其进行诫勉谈话,限期改正,连续两年考核总分列在末位的,要调离中层岗位。
六、学校成立中层干部考核领导小组:
组长:**
副组长:**
组员:****
一、廉政谈话提醒对象
1.全局干部职工
二、健全完善干部职工廉政谈话提醒制度
1.任职廉政谈话制度。对提拔或转任岗位的干部,应当结合有关要求的任职谈话进行任职廉政谈话。股级干部的任免,由党组书记、局长,纪检组长和分管领导负责廉政谈话;副股级干部的任免由纪检组长和分管领导负责廉政谈话。谈话重点围绕干部如何正确对待和使用权力,如何改进、转变工作作风,带头执行廉政准则、“八项规定”和党风廉政建设责任制等内容提出要求。根据考核公示期间群众反映问题及测评结果等情况进行个别提醒谈话。任职廉政谈话由局纪检组具体实施。
2.谈话制度。对反映干部职工违纪行为,但情节轻微属于廉洁自律不正之风方面一般性问题的;对反映干部职工廉洁自律方面问题的,或者一个时期集中反映局属单位党风廉政问题的,由党组书记、局长,纪检组长和分管领导负责廉政诫免谈话。
3.审计谈话制度。对审计发现不廉洁或违反财经纪律方面的问题,涉及干部职工个人的;涉及单位资产管理、挥霍公款、奢侈浪费、、挤占挪用预算资金、随意改变资金使用方向、违反决策程序造成重大损失浪费,以及违反“八项规定”、“三公经费”管理规定等方面比较集中的廉政问题或财经管理问题的,由党组书记、局长、纪检组长和分管领导负责廉政诫免谈话。必要时,由局纪检组提请,报送区纪委约谈。
4.案后整改谈话制度。对发案单位在管理和制度上存在漏洞的;发现干部职工存在轻微违纪或廉洁自律方面问题的,存在较小廉政风险的,由党组书记、局长,纪检组长和分管领导负责廉政诫免谈话。对单位或个人涉案,或者发生窝案、串案以及影响恶劣案件的,由局纪检组提请,按照有关规定移送纪检部门。
5.廉政责任谈话制度。对于干部职工个人违反程序擅自决定重大事项、改变集体决策等行为,造成不良后果的;对本单位发生违反“八项规定”行为,造成不良影响的;对上级领导机关交办的党风廉政建设责任范围内的事项不安排部署、不督促落实或拒不办理的;对明令禁止的不正之风得不到有效治理,在全区年度民主评议政风行风排名靠后,补充列为次年民主评议政风行风重点单位的;机关效能建设不到位,庸懒散奢现象突出的;单位负责人履行“一岗双责”情况群众满意度较低的,由党组书记、局长,纪检组长和分管领导负责廉政诫免谈话。必要时,由局纪检组提请,报送区纪委约谈。
6.年度述职述廉谈话制度。单位负责人在每年年终考核时,要在全局会议上进行一次述职述廉,报告本人及单位人员廉洁从政情况,自觉接受监督。党组书记、局长,纪检组长和分管领导根据述职述廉情况,进行点评,肯定成绩,指出不足。
7.完善其他谈话制度。干部之间、单位内部出现不团结、不协调的苗头和问题,或者干部在思想上、工作上、生活上遇到问题主动要求谈话的,党组书记、局长,纪检组长或分管领导及时进行谈话。
三、组织实施
1.实施程序。一是由局纪检组根据举报、监督检查或任职廉政谈话等需要,明确廉政谈话提醒对象及谈话方案;二是填报《区农业局干部职工廉政谈话提醒登记表》(见附件1),经主要领导审批后谈话;三是谈话时填写《区农业局干部职工廉政谈话提醒记录表》(见附件2)。谈话提醒要做到及时、适时,谈话内容要注意保密。必要时,廉政谈话提醒对象须在规定时间内对有关问题作出解释、说明或检查。