公司档案管理流程
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公司档案管理流程范文第1篇
前言
电力在我国的城市建设和经济发展过程中扮演着极其重要的角色，我们必须要着重发展电力资源，从而为经济建设提供源源不断的发展动力。因此如何完善对电力公司的档案管理，正确的利用电子文件记录电力公司的应用流程，成为电力行业发展的一个急需解决的问题。电力公司不断的对档案管理中电子文件的应用做出改革，利用现代信息技术和科学网络技术对电力单位档案管理工作实施新的条例。档案管理逐渐转向电子文件应用方面，主要利用数字化和信息化来对档案进行集中管理。下面主要对档案管理中电子文件的应用流程作出分析。
1电子文件收集
我们在创建电力公司的档案管理过程中，要充分利用信息化时代带来的电子文件档案管理应用功能。首先应在平时的管理工作中，对日常的电子文件进行收集积累。每当电力公司完成一项任务或者是企业发展走向一个新的领域时，要及时的将发展过程中的经验保存下来。这种档案管理主要是利用电子文件进行实时收集。在平常的管理工作中大多管理者会使用电脑等信息化设备来对电力公司的日常任务做出规范，对未来的发展方向做出有效引导。而这些信息的发出全部是依靠电子文件进行操作，电子文件成为传播的载体。因此我们在进行档案管理中，首先要及时的对档案的电子文件进行收集。将其他格式的电子文件载体转化为档案管理中的电子化信息元素，确保档案管理中的电子文件不遗漏，不遗失，保障档案管理的安全性。电子文件在整个电力公司档案管理发展过程中的作用不可忽视，我们必须要加强电子文件收集能力。
2电子文件初步鉴定
电力公司的档案都是一些较为精密的电力数据和电力统计，我们在进行电子文件初步鉴定时必须认真鉴定电子文件的真实性和正确性。确保电子文件要符合电力公司的数据信息发展规律。首先要确保电子文件的内容和平时电力公司的基础数据完全吻合，完全是对以前的发展过程中电子文件进行的复制归档。要使电子文件的内容结构和背景信息与原始信息进行初步鉴定，确认与形成的原始状况保持一致。电子文件的真实性得到证明之后，我们要开始鉴订电子文件的完整性。一个不完整的电子文件不能有效的说明电力公司的发展轨迹，无法使电力公司的发展状况用数据表达出来。因此一定要对电子文件的完整性进行鉴定，确保电子文件的可靠性。最后还要鉴定电子文件的有效性。档案管理中一定要存在档案人个人资料，以便确保档案的有效性。档案管理需要的是还原真实的原始材料，建立完善的管理技术系统。我们要致力于电子文件的正确鉴定，使电力公司能在以后的发展中正确调用电子文件档案。
3电子文件存档
电子文件存档是电力公司单位档案工作的重要内容，促使电力公司的档案管理得以健康发展。电子文件存档主要包括文本型电子文件存档，音频型电子文件存档和图像型电子文件存档，这三种方式的电子文件存档是电力公司目前主要的存档方式。下面我们主要对电子文件存档工作作出分析。
3.1文本型电子文件存档
文本型电子文件是电力公司档案存档的主要方式，在档案管理中起着重要作用。随着计算机的迅速发展，越来越多的电力公司开始利用计算机的快捷性原理，编写文本文件来进行档案收集和存档工作。文本型电子文件就是利用数字，文字和符号表达式的综合运用，从而形成一个完整的文本文档，然后文本文档进行分类整理。在电脑网盘上选择一个存放电子文件的系统盘，并将企业重命名为档案的主要标题。然后再在主目录里设置各种分目录，开始将对应的文本型电子文件存放到相应目录中。文本型电子文件存档后，越来越多的应用型数据会被存入到大型数据库当中。文本型电子文件存档是目前档案管理最常用的一种方式，因此我们必须要加强对电力公司电子文件存档的管理。
3.2音频型电子文件存档
音频型电子文件是以声音和视频等方式来记录各种信息的电子文件档案。电力公司在管理和施工活动中，经常会利用各种出声音文件和视频文件对员工进行培训。这种电子文件具有更加直观和真实的感觉，具有极其强大的说服力。音频型电子文件的存档要遵循严格的存档规范，不能将不完整的声音文件和视频文件存档到档案中。因为随着电力公司的发展可能会导致档案管理过程中，一些人会利用职务之便，随意改造个人档案。从而对电力公司的档案管理造成损害。音频型电子文件的存档最后要将不同的电子文件进行分类，同时对每个音频进行编号。按照编号的顺序进行电子档案存档，将整理好的电子文件集中拷贝到U盘或者是电脑盘中，然后将其存档到档案。同时也要对电子档案进行多次保存，确保电力公司不会因为数据丢失而造成巨大损失。音频型电子文件在电力公司档案管理也使用的较为广泛，我们要开始加强音频操作基础知识。
3.3图像型电子文件存档
图像型电子文件的存档和音频型电子文件的存档有着很大的相似度，都是利用特殊的载体来记录各种信息的电子档案。电力公司在平时的管理中，要把平时的图像利用信息化设备储存下来。图像文件能使调用者直观地了解档案中的数据信息，从而迅速完成档案查询。要对图像进行时间顺序编号，在不同的图像下方添加备注，以便后来的调用查阅。随着手机的广泛应用，越来越多电力公司职员开始利用手机进行保存数据。他们在平时往往是往往习惯使用手机对平时的档案进行拍照，然后上传到个人空间像册。这种图像会在他们的个人设备上长久的保存下去。因此这种文件存档方式稳定性也极高。图像对于加强图像电子文件的发展也尤为重要，促进了电力公司的档案管理工作。
4电子文件的档案审核
电子文件存档后，已经形成了一个完整的电子档案。电力公司往往会将档案归纳总结，全部核定封装成为公司的档案手册。在最后的管理工作中，归档单位要严格按照归档的项目类型对其档案进行鉴定与检查。这是档案管理工作中做的最后一次修改，只有在各部门审核合格后才会将档案投入使用。如果各部门发现档案内容和格式中还存在错误，要及时的与相关部门进行沟通。最后审核合格后将档案上交给管理工作的领导。领导再次进行核查，如若无误后，将审核结果填入归纳档案中。这是电子文件投入使用的最后一个步骤，只有在这一过程验收合格后，才能将电子文件转化为电子档案。电子文件的档案审核工作在电子文件的档案管理中起着最后的决定性因素，我们一定要重视电子文件的档案审核工作。
5结束语
电子文件具有极其强大的快捷性和稳定性，电子文件的使用对于档案管理工作的实施起着关键性作用。电力公司可依靠计算机技术对电子文件进行分类总结，从而提取符合电力公司发展的文件。在档案管理过程中，要尤其重视各种电子文件的应用流程，处理好各种电子文件间的关系，确保电力公司能够建立完善的档案管理制度。
参考文献
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[2]苏茂泉，楚艳艳.医院档案管理中电子文件的应用流程[J].中医药管理杂志，2013（11）：1240~1241.
[3]李勇，贺智.浅谈如何做好测绘单位电子文件及电子档案管理[J].科技创新与应用，2013（27）：73~74.
[4]朱红娟.浅谈档案的纸质文件与电子文件的双轨制管理[J].商业经济，2012（13）：76~77.
公司档案管理流程范文第2篇
【关键词】工程档案；档案销毁；档案信息化
一、工程档案的分类
在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，可称为工程文件。工程文件经过系统整理、归档后形成工程档案。在工程文件整理、归档过程中，我们公司根据不同类型的文件按照不同方式的整理归档，因此就会形成不同类型的工程档案。①工程设计成品档案：指在工程勘测设计过程中形成的产品文件（包括图纸、文本文件及相对应的电子文件），分为底图、蓝图、白图、文本文件。②工程原始档案：指在工程建设过程及建成结果的真实记录，也是工程投产运行、维修、管理、扩改建和技改工作的重要依据，具有法律凭证作用和历史价值，分为工程设计依据性文件、工程设计基础材料、设计来往文件和质量控制文件、技术接口资料、计算书、结合工程设计进行的科研试验材料、工地代表材料、设计回访及其他材料类文件。我们公司这次销毁的文件是属于符合销毁条件的工程设计成品档案。
二、工程档案的现状
经过50多年的发展，公司的档案累积到三十四万多个卷册，库房的面积也逐步扩大到1200平方米，但由于近年公司推行总承包项目模式，归档资料急速增多，库房的压力仍然巨大。而且在档案的发展的过程中，文件归档模式不断发生变化，从发展之初归档手描绘图纸，到中期归档硫酸图纸，再到近代归档蓝图，最后发展到现在只归档白图。伴随着科技的发展，归档的介质在不断地演变，在每一次进步过程中，都必须处理好之前保留下来档案的销毁问题。近几年，公司提倡“白图代替蓝图”的做法已经全面实施，而之前保留下的蓝图和硫酸图可以进行鉴定销毁工作。在此背景下，部门组织了相关人员实施了该次档案销毁工作。
三、工程档案的销毁程序
现阶段，公司的工程档案存在硫酸图、蓝图和白图交差存放的情况，为了保持档案的原始性，部门做出了保存硫酸图和白图替代蓝图后的白图，销毁蓝图的决定。在销毁蓝图之前，部门对硫酸图进行了扫描整理，统一挂接在文档系统，方便查阅利用。在保存了硫酸图和电子文件的基础上，作为与硫酸图交差重复的蓝图就符合了销毁条件。而且部门的文档出版模式是“先归档后出版”，因此现阶段经文档中心出版的白图都在文档系统上保留电子文件，做到了与之前文件的统一对接，保持了文件格式的统一性。有了以上条件做保证，部门组织的工程档案销毁工作可以顺利展开，具体的销毁程序：1、抄取有底图卷册的馆藏号；2、对蓝图销毁卷册清单进行排序，添加相关字段，形成蓝图卷册销毁清单；3、从库房内拿出卷册，卷册不区分原始档案、成品档案，按照馆藏号从小到大顺序全部拿出来；4、对照蓝图销毁清单，将需要销毁的卷册抽出并进行处理，处理情况如下：①只有图纸的，整册销毁；②所有设计变更单销毁；③有文本的卷册，销毁图纸，保留目录和文本；④更换不适合的档案袋，重新填写档案袋上面的信息；⑤对蓝图卷册进行处理后，在蓝图卷册销毁清单上注明销毁信息，包括卷册领取人、销毁方式（整册销毁还是销毁图纸、保留文本）5、将不需要处理和还有文本的档案重新上架，定位；6、蓝图卷册销毁工作完成后，对照销毁清单更新文档系统信息。至此，档案销毁工作流程全部走完，这次销毁工作一共销毁了8万卷册档案，为库房节约了约1000米密集架长度的空间。
四、工程档案销毁总结
总结这次工程档案销毁工作，档案数字化、信息化是这次工程档案销毁的关键，智慧文档管理系统的搭建为简化档案管理流程提供了平台。科技技术的发展，为优化档案管理提供了机遇。以这次工程档案销毁为例，由于能够借助档案管理系统平台，档案数字化使纸质档案的保存变得不再是必不可少，而且档案数字化也使档案保管利用提供了便利，据统计：部门在2012至2013年推行电子文件借阅前后纸质文件与电子文件借阅对比是4：1变成1：4。所以信息化平台的建立简化了档案接收、整编、保管、利用及销毁的整个流程。
工程档案的销毁工作应纳入常态化。有别于其他类型的档案，工程档案存在许多短期保存年限的档案，因此合理的存放，及时的统计销毁，可以缓解档案库房的压力，解决档案“有进不出”的问题。另外，档案销毁工作纳入常态化也是减少档案保管成本的有效途径。以前国有企业缺乏效益观念，档案管理不计成本的模式已经不适合当前经济发展的要求。保管档案需要多方面费用的支出，如保存空间、装具、人力资源等因素。随着档案数量的不断增长，档案库容日趋饱和，档案数量的无限增长与有限的保存能力之间产生矛盾，档案鉴定销毁工作应从长远考虑，从效益出发，把档案销毁工作纳入常态化，并使之制度化、规范化、常态化，有效降低档案保管成本投入是当务之急。
前移档案管理要求，让档案销毁工作更加便利。档案销毁作为档案管理流程中的最后一个环节，完善档案销毁制度，是实现到期档案“应销尽销”不留“尾巴”的基本要求。完善档案销毁制度，应将档案销毁工作纳入档案管理整个流程考虑。如在文件接收时，考虑符合归档电子文件要求的文件只归档电子文件；从前端入手，实现工程档案按期限分类封装。由于工程档案的量大类别多，实行按期限分类封装，在源头上消除档案销毁的瓶颈，是建立工程档案销毁的长效机制、实现快速销毁的根本所在；加强信息技术支持，降低档案销毁人工的作业强度，提高档案销毁效率。如公司引入条形码等技术手段，在档案形成时即进行准确定位，以便后期分类封装和期满分拣中机械的普及应用，最大限度地减少人工操作。前移档案管理要求，是提高档案销毁效率的重要途径。
公司档案管理流程范文第3篇
一、信息化时代文书档案管理的问题
1.文书档案管理工作的重视度
文书档案管理工作是档案管理工作的重要组成部分，文书档案管理涉及多个方面，如党工管理、行政管理、会计凭证、生产和经营材料等，因此文书档案管理也需要各个部门的配合。然而很多企业的文书档案工作得不到有关部门的重视，认为文书档案工作不是特别重要，涉及文件归档部门的相关人员也常常缺乏相关的档案知识和常识。这样的情形会导致文书档案归档不规范、文件资料不健全等问题。文书档案至关重要，文书档案包含了企业重大事情的完整记录，也囊括了企业所有制度的变化发展等重要资料。要解决信息化时代文书档案管理存在的问题，首先要从提高站位，重视文书档案开始。
2.信息化时代文书档案的流程制度
在信息化时代来临之前，文书档案在归档前后都是纸质形式存在，信息化时代后许多文书档案以电子化的形式呈现，但是相应的制度和流程还有待进一步完善。一是所有与文书档案相关的部门要以最有效率的方式完成文件的收集、立卷工作，以前是纸质文件直接整理立卷，文件电子化后，文书档案的整理需要有适应协同办公相应的流程。二是文书档案归档不够规范，不同部门归档的文书档案质量参差不齐，有甚至出现资料不全的现象，需要制定相应完善的流程和制度来规范相应情况。
3.信息化时代下文书档案的安全性
随着企业电子办公平台办公模式的开启，各类文件更多地在信息平台及网络上留痕及传播。电子文书档案本身也具有不稳定性，电子文书档案容易被人为改动，文书档案管理人员对于借阅时是否设置有相应的安全性流程都应该具有相应的安全意识以及安全知识，严格按照操作流程和档案管理制度实施管理。再者在信息化网络时代，计算机的安全也直接决定着文书档案的安全，处理文书档案的电脑是否连接外网、是否有相应的硬件和软件的安全措施也都变得格外重要。
二、信息化时代文书档案管理的几点措施
1.增强对文书档案的重视
信息化时代下，不仅档案管理部门需要重视文书档案的管理，与文件归档相关的各个部门都需要重视文书档案管理。企事业单位的各个部门需要充分认识到文书档案管理的价值。做好文书档案工作的宣传和动员，增强对各类文书档案管理部门人员的培训和考核，优化激励机制，强化档案人员队伍的建设，从思想上重视文书档案，从根源上减少文书档案不规范的可能性。这样同时也可以增强档案管理人员的自主性和价值感，让文书档案管理人员更好地服务于档案事业。
2.加强对文书档案信息化建设的投入
信息化时代的步伐不可阻挡，企业应该加大对文书档案信息化的投入。首先是在硬件部分的投入，不论是文书档案管理人员的配置，文书档案管理需要的网络硬件设备的资金，还是文书档案后期维护的网络升级等等，都需要相应人力与资金等各方面的投入。配置可以胜任相应岗位的文书档案人员，可以使文书档案在管理过程中规范有效，投入了相应的信息化资金，有利于现代文书档案的保存，也便于文书档案充分发挥其为民服务的作用。
3.制定完善的文书档案管理流程制度
公司档案管理流程范文第4篇
财务信息化在过去一段时间取得了巨大的进步，符合时代潮流的财务核算和分析的软硬件不断更新，很多企事业单位和政府机关都在用先进的财务分析软件进行财务核算和分析。财务信息化的巨大进步极大地提升了企事业和政府机关财务管理的效率和水平，其积极意义是有目共睹的。但是由于体制机制的滞后和技术成熟度的限制，会计档案电子化的进程相当缓慢，成为财务管理信息化发展的瓶颈。财政主管部门敏锐地把握了会计档案电子化的趋势，并出台极具现实意义的政策措施。
2015年12月，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号，以下简称原《管理办法》）进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号了新的《会计档案管理办法》（以下简称新《管理办法》），已于2016年1月1日起施行。
新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。
新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，如对以下七类会计档案可只建电子档案。
一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。
以上要求中：第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。
虽然会计档案管理离真正的电子化管理尚有不少距离，但新《管理办法》对会计档案电子化的发展必将产生十分深远的影响。
电子会计档案转正史
1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年进行了第一次修订。原《管理办法》实施十多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。但随着我国经济社会的快速发展和信息技术的广泛应用，会计档案工作的方方面面均发生了较大变化，越来越多的会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范。
从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作；2013-2014年，财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发改委针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织开展了电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。
2014年，财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了征求意见稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见；2015年9月，又组织有关专家集中研究讨论，最终形成新《管理办法》。
会计档案电子化的意义
会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，对未来的财务管理具有不可估量的现实意义。
会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均会产生重要影响―――除了节省成本，还有利于提升会计工作监管成效，最大限度地防范财务风险。
（一）有利于降低管理成本、减少资源浪费
纸质电子档案的耗材成本巨大，如农商银行业务系统每日报表约有50种，各类月报70多种，年底报表更甚。每天纸质打印资料近百页，月底、年底甚至成千上万页。一家中型支行网点每年需130多箱纸，成本近1万元，加上色带、打印机等各类耗材，合计财务支出1万元以上，对于拥有30余个网点的县级行而言，纸质会计档案成本之高可见一斑。
电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大减少资源浪费。新《管理办法》允许符合条件的电子会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，这将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，形成绿色环保的生产方式。
（二）有利于提升财务管理效率
在企事业财务管理实践中，很多财务管理的流程都会产生纸质会计档案，这些档案都需要专业的财会人员分门别类管理，财务部门要投入很多的人力、物力。此外，纸质会计档案保管存放困难。伴随近年来会计档案成几何倍数增加，会计传票、凭证、报表等档案资料的移交分类、整理归档、存放保管成为县级行档案管理人员的巨大工程，甚至出现因处理不当导致档案摆放杂乱、无序堆放等现象。由于具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件的现代化、标准化档案室匮乏，因而制约了当前档案规范化管理。
会计档案电子化有利于优化财务管理流程，以前需要现场办理的，现在可以不用现场办理，节省人力、物力。此外，电子会计档案传输、保存相对简洁、高效。相对于纸质会计档案，电子会计档案的便捷性非常突出，这有利于提升会计档案的使用效率，进而提升财务管理效率。
以电子票据会计档案为例，如果将电子票据会计档案以电文数据形式存放在会计档案电子管理系统中，通过充分集成并关联实体会计档案，逐步形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程，这样既满足了调阅者方便快捷的查阅需求，又确保了会计档案数据的安全保密。
这不仅会提升会计信息资料的传递速度，也将在相关部门打通快速通道，实现财政票据会计档案在更大范围内的广泛利用和高度共享，创造更加灵活便利的会计信息查阅环境，使传统的以纸质会计档案为主，加快转向电子会计档案与纸质会计档案并重，为实现真正意义上的“无纸化办公”奠定基础。
（三）有利于财务大数据的发展
国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。企业发展也需要大数据的支撑，通过大数据的分析和处理，企业可以洞察新的商业机会、优化企业决策等。新《管理办法》将电子会计档案纳入会计档案范围，将推动电子会计数据的深度开发和有效利用，可以为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的信息，也可以为企业的发展注入新的动力。
（四）有利于会计监督和检查
电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，实现“复核式监督”和“实时监督”，从而提高事后监督的时效性，有效防范会计核算风险。同时，所有的会计信息资料通过电子影像传递，加之系统权限设置，能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改，严密财务工作流程，确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。
会计档案电子化的案例
中国联通作为全国首批开展会计档案电子化管理推广实施工作的企业之一，在大力组织推进会计档案电子化工作方面做了大量的开拓性工作，结合其业务财务一体化平台的搭建与运行，探索确定了“实物、系统、人”三位一体的会计电子档案管理机制，实现了会计档案规则化、查询简单化和管理规范化。这种探索实践对于基层核算及财务管理者来说，不仅是极大的飞跃，也是会计档案管理的趋势。
2012年10月以前，广西联通的各类会计档案均采用纸质打印归档，实行手工编号造册登记，整理难、移交迟，检索难、统计繁，不利于规范化管理；纸质档案的打印、装订、保管造成了巨大的人力、物力、财务的资源消耗。随着公司规模不断扩大，业务快速发展，以及经营管理对多维信息需求的增加，会计工作需要按照专业、全成本属性、客户群、准利润中心等进行精细化核算，会计档案资料日益增多。同时，大ERP各子系统、子模块业务处理同时自动生成的会计分录数量巨大，进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的会计档案管理模式已满足不了规范化管理的要求，既不利于进一步深化实施会计信息化工作，也不利于公司降本增效工作的开展，推进会计档案电子化势在必行。
依托中国联通统一建设的数字档案管理系统，与大ERP建立接口，使会计档案实现电子化、系统化管理成为可能。大ERP系统固化了公司业务处理流程，完整地记录了营收、采购物资管理、工程管理、日常运营等经营活动过程中产生的相关信息，建立了从会计原始凭证、记账凭证、会计账簿到会计报表等会计信息产生过程的内部风险控制流程，并通过业务系统与财务系统无缝连接和定义自动会计规则，实现从获得原始凭证到形成最终财务报告全过程的系统自动化处理，使会计信息的相关性、完整性、真实性和会计核算效率得到了显著提升。在信息安全方面，大ERP系统在建设之初就纳入了公司整体的信息安全框架内进行管理。在系统的规划设计、建设实施和运行维护的全过程，从管理制度、操作流程和安全技术等各方面，贯彻安全保密的要求，加强安全保密管理，构建了全程全网的信息安全和信息保密体系。此外，“一本账一套表”工作，建设一级架构系统，支撑集团、省、地市三级应用，有效支撑一套会计政策、一套核算规则、一套立体科目、一套风险控制体系、一本账（即一套财务核算及业务管理信息）、一套表（即一套报表汇总体系，包括财务基础报表、管理类报表、分析类报表）的“六统一”财务管理目标，也为推进会计档案电子化工作奠定了坚实的基础。
会计档案电子化，具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均产生重要影响。项目推进期，广西联通成立了“会计档案电子化管理”项目推进工作领导小组和财务、综合、信息化三个专业线工作组，统一推动项目的实施和日常管理工作。其中财务组经过对204项纸介质的梳理，制订了《ERP系统记账凭证及对应单据管理办法》，确保记账凭证电子记录、原始凭证手工管理这项会计基础工作的统一规范。
现阶段，广西联通实现了以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、大ERP系统产生的各类原始凭证和银行回单，不需再打印相应的纸质凭证和账簿，节约了大量的纸张及IT耗材成本。以区公司本部为例，实施会计档案电子化后，当年一季度凭证数量均较上年同期减少了2/3。会计档案电子化工作正逐步成为公司管理提升、优化流程、提高效率的重要抓手。
推行会计档案电子化管理应把握的重点
推行会计档案电子化必须从实际出发，紧密结合企业的现实情况，制定周密可行的方案。
（一）推行会计档案电子化应坚持的原则
1.安全性
会计档案管理工作的首要任务就是保障会计档案的安全，纸质档案需在防盗、防火、防潮、防鼠等方面加强防范，而电子档案则更要在病毒防范、存储介质保管、网络安全等方面严控风险、保障安全。通过采用入侵检测、防火墙、加密和防病毒等技术手段，降低计算机网络受攻击、侵犯的威胁，确保系统安全运行。同时，还要对工作流程加强监管，确保安全运转会计信息。工作流程的监控管理，不仅保证了会计电子档案完整、齐全和真实原始性，还确保了系统安全稳定的运行。因此，关注流程管理的科学性是档案管理人员的义务和责任。信息化背景下，档案管理人员重点是对文件处理流程进行提炼、梳理，并将处理中产生的档案信息实施统一管理，所以为了保证数据的安全必须采取措施，如双机热备份、内网外网物理隔离等，建立档案数据中心，设置的权限体系要完整，配备专业人员维护管理，并建立会计电子档案信息安全保障体系，确保电子档案信息安全。
2.保密性
会计档案资料泄密会给农商银行、员工以及客户带来巨大的潜在经济风险，可能造成不可估量的损失，因而应从提高人员职业素养，加强人防、技防、物防等诸多方面做好保密工作。
3.规范性
会计档案的存放管理必须保证其严肃性和规范性，必须符合财政主管部门的规定。
4.兼容性
会计档案的管理工作还应放开视野、兼容并蓄，既保留传统纸质档案的必要存在，同时选择性大力发展电子档案和信息数据库，甚至未来发展中还可能出现数字化文本、虚拟化档案、模拟可视化技术档案等。
5.智能性
一是会计档案入库管理实现智能化，大力借助智能数据化存储媒介、速照扫描、数据自动归档保存等先进技术在日常办公中实现实用价值。二是会计档案查阅调阅实现智能化，借助互联网技术和现代电子传输技术实现内部资源共享和外部授权权限内查询的功能。
（二）推行会计档案电子化应注意的问题
1.要制订详细的执行方案
会计档案电子化，对企业来讲是一件大事，马虎不得。企业必须从自身实际出发，分析本企业档案管理存在的问题，整合本企业会计档案管理制度，形成完整的解决方案。必要时，可以到相关单位考察学习，以便借鉴先进的管理经验。
2.要重视软硬件建设
会计档案电子化必须有合适的软硬件支撑。会计档案是企业经营的核心秘密，如果企业没有先进的软硬件支撑，其安全性、规范性等均难以保证，一旦发生泄密等，对企业的不利影响非常大。
3.要重视人员培训
会计档案电子化需要财务档案管理人员具备新的管理知识和技能。这就需要对原有的会计档案管理人员进行培训和提升，让其尽快掌握电子档案管理的知识和技能。
会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，是不以任何人的意志为转移的客观事实。企事业单位要把握这一趋势，并结合本单位的实际情况适时推动会计档案管理工作逐渐向电子化转变。
参考文献：
公司档案管理流程范文第5篇
信息时代计算机技术的不断发展，给新时代企业档案的数字化管理带来了发展契机。传统纸质档案的书写记载变成了计算机的信息存储。方便了企业档案的查询和使用，还提高了企业的办事效率。所以，在信息化的今天，如何进行企业档案的数字化管理将成为企业发展中所关注的关键问题。
二、企业档案数字化管理的必要性
企业档案的数字化管理就是在企业的档案管理过程中使用先进的计算机技术把传统使用文字、数字和图片等纸质方式的存贮转变成数字信息储存。比如，指纹录制、照片记录以及档案管理系统等。对企业各类纸质档案进行数字化处理，为其建立集中数字档案馆势在必行，档案数字化管理，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。
三、企业档案数字化管理的应用分析
在信息社会中的档案数字化管理已经不再陌生。比如企业的人事管理，企业的财务管理企业自动化办公等等。数字化的企业档案管理模式不单单克服了传统企业档案管理中的人工查找困难以及查找方式局限性大的问题，还使得企业的档案管理更加的精细化。数字化的企业档案管理顺应社会发展的需要，但同时不能完全否定企业的纸质档案管理，比如企业的合同管理、文书档案管理，底图管理、工程档案等也需要保持传统的纸质管理作备份。因此，我们需要对企业档案中如何进行数字化管理以及数字化管理的具体内容进行确定。
四、企业档案数字化管理的优势分析
首先，企业档案的数字化管理大大地提高了企业的办公效率。数字化档案管理中使用的数据库比如EXCEL以及OA等，使得档案管理的工作更加的便捷。其次，数字化的档案管理对档案存储的原件保护措施得到了完善和增强。只要数字化系统中的硬盘设施不被破坏，数字化的档案将不受到影响。传统的新闻类档案、产品类档案的纸质保管也可以借鉴数字化档案管理的方法，做出数字化的信息，进而使得合同、新闻、产品档案管理更加的高效，同时提高档案的保护措施强度。
五、如何开展企业档案的数字化管理
（一）规范企业的档案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加强企业档案数字化管理过程中，需要逐渐使其规范化。所以，我们需要借助计算机等技术办法，使得人力资源以及数字化加工设备（扫描设备）的能力得到提升，并根据档案管理的内容和方式进行不断的探索，最终使得工作流程规范化。这是保障企业数字化档案管理的关键。以我单位的工程档案为例。使用的是双套双备的管理开发模式。在具体的实施中，把纸质的工程档案转化成电子档案进行存储，同时将电子档案上传到自动化系统数据库中。这样可以使得档案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要备份的电子档案和纸质档案进行双套备份，然后在纸质转化成电子的过程中还需要保持数字化的效果。使得数字化的档案管理工作更加的高效。例如大部分企业现在都利用内部局域网进行办公，文书档案已是在线归档，在线利用。再如：企业档案数字化一条龙服务模式。所谓数字化“一条龙”服务模式就是对企业各个部门整理或扫描的档案材料按顺序完成收集、整理、扫描（数字化）、消毒杀虫、数据备份等系列程序后，将纸质档案归档整编进入档案库，备份档案数据导入数字化档案服务器中，方便查阅利用。
（二）更新传统的档案管理思路，转变档案管理的理念。为了使得企业的数字化档案管理更加的具有高效率，需要培养专业的档案管理团队进行企业的数字化档案管理。如何进行档案管理人员的培养，并使得其管理水平得到提高是我们需要关注的重点问题。首先，要将企业的档案管理理念更新，并使得企业管理者的视野得到开阔。只有管理者充分重视企业的数字化档案管理，才能使得企业内部可以推行数字化的档案管理。数字化的档案管理技术也在大数据的促进下变得日新月异，因此档案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的数字化档案管理水平跟上时代的步伐，进而提高企业的档案管理水平。数字化与传统档案各有利弊，除去一些特殊情况如打官司等要传统纸质档案之外，数字化在利用的方便高效，是企业发展的趋势。
（三）充分地利用先进的计算机技术。计算机改变生活，网络使得人与人之间的距离逐渐缩短，查阅文件已经不需要去图书馆或者档案室中进行查询，只需要连上网络在档案数据库中进行检索。所以，企业档案的数字化管理要充分的利用计算机的便捷性，进而使得档案的查询和管理的流程逐渐变得高效率。但是，在此过程中，也需要注重企业档案数据库的安全保密工作。例如当前会计档案中的纸质发票在逐步转变成电子发票，这样使得发票报销程序更加的快捷。公司的工程档案与企业网络办公相融合，进行数字化的全程跟踪管理，使公司对工程的进展可以全面了解管控。
六、结语
综上所述，本文对企业档案的数字化管理进行分析，首先介绍了企业档案的数字化管理，接着对企业档案数字化管理的应用进行分析，然后提出如何开展企业档案的数字化管理。再具体执行过程中，需要规范企业的档案管理流程、更新传统的档案管理思路，转变档案管理的理念以及充分地利用先进的计算机技术。企业引进档案数字化管理时，需要跟进时展的步伐，提高企业数字化管理的水平，进而使得企业的档案管理的效率更高。
作者:卢立红 单位:河钢集团唐钢公司
