金融档案管理

前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇金融档案管理范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。

金融档案管理范文第1篇

一、金融档案信息的开发利用为人民银行监管工作提供依据

金融档案信息具有自身的特点：一是政策性。国家金融法规、金融政策文件具有法律效力，有很强的指导和制约作用。

以制定国家利率政策来说，我们可以从档案信息中，通过分析了解其变化情况，预测其发展趋势，掌握和调节全社会的消费、经济结构和市场供求。从而发挥金融信息对经济的宏观调控作用。例如，1998年原人行海南省分行根据人总行的决定，对无力支付到期债务的海南发展银行进行了关闭，为了防止社会上出现挤竞现象，出现不安定的社会因素，查1992—1998年以来人总行颁布的利率情况，制定了相关的规定保证支付存款的正常运行，维护了海南金融的稳定和社会的安定。二是决策性。人民银行在日常的工作中形成的文件资料具有很强的专业特点和操作性。可以充分发挥和利用，随时向领导及有关部门提供有重要参考价值的资料，使之成为领导决策活动的参谋。例如，建省后，海南的典当行开始兴起，由于典当行的主管机关及批设、管理混乱的局面，造成海南的典当行迅速膨胀，到1995年海南典当行达到300多家。这种管理无序、扰乱金融秩序的现象，潜伏着金融的风险。原人行海南省分行领导根据档案室提供的信息：即人总行关于典当行的金融信息机构属性及人行分支行的管理职责后，决定对全省典当行机构进行整顿，将不符合条件的典当行机构撤销或合并，并经人总行批准保留符合条件的典当行，使海南的典当行从300多家减少到100多家，消弱了金融风险。同时为了规范典当行的管理，行里还制定实施了《海南省典当行管理细则》使我省典当行动作有规可循，有章可依。

二、金融档案信息的开发利用为其他领域的经济建设发挥了凭证的作用。

人民银行在日常的工作中形成了大量的档案信息，并真实地记载和反映了在开展金融业务以及管理工作中积累的文字、数据、图表等综合材料的内容，这些档案信息不仅有潜在的使用价值，而且有重要的现实作用。主要表现在：社会使用价值和经济价值。我们档案室努力挖掘档案信息资源，在处理经济案件、民事纠纷等方面取得较好的社会效益和经济效益，便是一个证明。

1、利用档案调解贷款纠纷。1995年11月海南怡丰房地产开发公司向琼海市乔泉信用社贷款200万人民币，还本付息的时间是11个月。贷款期满后，怡丰房地产开发公司没有按时归还借款，琼海市乔泉信用社在多次催促未果的情况下，上诉法院，要求裁决。乔泉信用社委托华合律师事务所赵军律师就贷款纠纷一案到我们档案室查阅有关文件。我档案室根据案情为其提供大量证据和法律依据文件。经过二审开庭审理达成了协议，琼海市乔泉信用社同意调解为按原期限推迟一年，罚息减少。此案为怡丰房地产开发公司和乔泉信用社挽回了经济损失。

2、档案材料使诈骗分子被绳之以法。1996年6月广东中山市阜康城市信用社被人诈骗贷款1.18亿元，公检法机关在进行案件调查时发现，此笔贷款是由海南南方信托投资公司提供金融担保的。因此，1998年6月11日，阜康信用社派人到我档案室要求查询海南南方信托投资公司的经营范围及法定代表人等相关问题，我档案室在1991年长期第32卷查到原人行海南省分行《关于海南信托投资公司经营问题的通知》；1991年短期第30卷查到《关于暂停朱邦益海南南方信托投资公司董事长兼法人代表职务的通知》。此后，从1991—1996年原人行海南省分行再没有对朱邦益的职务问题下发文件。因此，朱邦益1996年以董事长兼法人代表的身份用海南南方信托投资公司作为金融担保，向广东中山市阜康城市信用社贷款1??18亿元，其行为已构成了诈骗罪。公检法部门多方取证，证实朱邦益犯罪事实成立，将其逮捕归案。

金融档案管理范文第2篇

目前，国家对电子档案先后颁布了《电子文件归档与电子档案管理规范》和《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》。虽然这两个标准对基层档案工作人员来说确实能解决不少问题，有了一个基本的操作依据，但是针对基层工作来说，文件的具体内容还不够详细，在实际过程中，电子档案的移交接收依然没有形成体系，没有相对行之有效的操作规范，同时，由于缺乏统一规划，新建成的OA系统及其它业务系统没有标准档案移交接口，大多只能导出数据重新进行归档，这完全违背了电子档案保真、保密和保存的要求。此外，电子档案收集与移交本身也存在思想意识不够、知识积累薄弱的问题。这包含有两个方面：一是档案工作管理人员意识不够、技术储备不足的问题。电子档案阶段要求档案人员对电子档案的发展趋势要有一个比较清醒的认识，同时由于电子档案的载体规格不同、形状不同、材料不同，档案工作人员必须不断掌握信息技术，积累电子文件与电子档案方面的知识，才能更好地做好电子档案管理工作。另一个是电子文件撰写者档案意识不够问题。要求档案人员要采取各种方法和手段大力宣传电子档案的积累与归档、电子档案管理和利用，提高和增强他们的电子档案意识。

基于电子档案归档与接收存在的种种问题，研究如何最大限度地收集电子档案，并保证其完整性、安全性，围绕电子档案归档管理现状、电子档案接收所面临的问题、电子档案的接收范围、种类和数据格式以及电子档案的移交接收方法和手段等问题进行研究成为电子档案管理非常重要的事情。

广东金融学院从全方位对电子档案管理进行分析并做好技术研究，并重新梳理电子档案归档流程，建立和完善电子档案归档体系，设计一个操作性较强的电子档案收集与移交规范，把电子档案移交与接收纳入到电子档案管理的全局当中，并在研究过程中，充分考虑各方面因素，尤其考虑到电子档案管理所涉及的各种技术问题，把提高档案工作人员的知识积累放在了重要位置，以图做到科学收集、管理、利用、检测和保护档案，也为档案人员提前介入电子文件的形成阶段，做到有效监控各部门电子文件形成、电子档案归档工作做好技术储备。

一、建立完善的电子档案移交和接收体系

广东金融学院在充分分析电子档案产生及管理的各种影响因素，重新梳理电子档案归档流程，建立了完善的电子档案移交和接收体系。电子文件的有效管理不能依靠一项或几项规范而需要一个科学、完备的规范体系，而规范体系也不是单个规范的简单相加。这就从客观上要求制定规范既不能“想当然”，也不能仅满足于对当前实践需要的“应付”。简单地按照“需要一个，制定一个”的思路往往会导致规范制定的滞后、规范作用削弱、规范之间协调、配套性差等诸多问题。

二、建立了部门采集档案的功能模块

广东金融学院档案馆在设计档案管理系统的时候，增加了向部门采集档案的功能，按照要求，学院各部门需在规定的时间内向档案馆移交档案，图1为系统采集截图：

这里采集的是各部门以其他形式产生的电子档案，OA系统产生的电子档案直接由系统抓取，图2是系统向OA抓取电子文件：

三、建立功能强大的采集审核模块

对于不符合要求的档案材料退回重新整理后再提交归档：图3是审核功能截图：

四、建立电子档案检查、隔离中心

在这个中心首先要确认所有需要移交的电子文件和对应的文字材料是否移交齐全，避免遗漏。其次，对照同时移交的原始文字材料检查这些电子文件的真实性、准确性、完整性。然后对这些电子文件材料进行病毒或其他问题的检查，这是一项非常艰巨的工作，它需要借助一套专业设备来完成，这套设备完全处于独立状态，即不与任何其他档案信息网络相联结，这种独立运行的环境可以使那些电子文件所携带的病毒或问题被检查并解决时，不会影响和破坏档案馆保存的其他电子文件。最后，每一条检查完的电子文件都要被同时转换成两种文件格式，一种保持其原始状态，称作“原始记录版”，另一种是归档用的，被称作“规范化格式版”，即经过规范化处理后被档案馆（室）长期保存的新的数据格式。目前以美国信息交换标准码（ASC11码）作为文本文件的标准代码，用这种代码存储的文件成为“纯文本文件”。这类标准形式可以被不同系统所识别，不管什么电子文件用什么软件产生的都可以识别。

五、强化档案信息管理员的整体素质

实现电子归档和做好档案管理，首先要有掌握现代办公技术的人员，档案管理部门必须通过各种途径积极地学习新知识，掌握电子档案归档与管理所需要的各种技术，提高自身业务素质，做好电子档案的管理工作。

金融档案管理范文第3篇

（淮南市住房公积金管理中心，安徽 淮南 232001）

【摘要】住房公积金档案是公积金的经办机构在办理住房公积金业务活动过程中的真实记录，主要包含了住房公积金的缴存、提取以及个人住房公积金贷款等方面的内容。伴随着住房公积金业务的迅猛发展，住房公积金档案的数量也相应的不断增多，住房公积金档案管理中也产生了不少的问题。

关键词 住房公积金；档案管理；对策探讨

0　前言

随着住房贷款数量以及住房公积金业务的不断增加，住房公积金的档案数量也急剧增加，住房公积金档案的拥有量和使用量也随之增多,如何加强新形势下住房公积金档案的管理，解决住房公积金档案中暴露的问题和风险隐患，已成为住房公积金管理工作的一个重要课题。

1　住房公积金档案工作的含义

公积金档案是住房公积金管理工作的产物和住房公积金制度稳妥推进的基础,在实践中日益显示出其重要作用。住房公积金的规范化管理包括缴存、提取、贷款等相关业务。住房公积金档案是各级住房公积金管理机构管理和服务工作的重要载体,也是考量管理机构整体素质的重要体现。无论是管理机构内部的稽核，还是广大缴存人进行外部监督,都需要依托住房公积金档案作为基础依据。住房公积金档案是研究区域居民收入体系和房价运行轨迹和发展规律的珍贵史料。要充分利用住房公积金档案资源,科学加以分析、研究。不仅可以完整体现当地住房公积金制度运行现状,还能作为未来住房保障体系分析的依据。随着住房公积金业务的发展,广大缴存职工维权意识也不断增强,特别是住房公积金贷款业务量的日渐增长,导致公积金档案与贷款人的联系日益密切。一方面,住房公积金档案保留了贷款人的历史真迹,具有原始性和法律效用,可以使贷款风险降到最低限度。另一方面,由于个人住房贷款跨越时间长,经办人员变化大等因素,对贷款管理就必须始终以原始档案为依据,强化风险意识。

2　住房公积金档案管理中面临的问题

2.1　档案管理基础设施落后

住房公积金管理机构建立较晚，办公场所基本上都是租借的，因而在档案库房安排设计上都达不到档案管理规定的要求，尤其是县一级的条件就更为简陋，连最基本的存放要求都达不到，更别说是“九防”措施了，档案被遗失、毁坏的可能性随时都存在。

2.2　缺乏统一的档案管理制度

目前全国公积金档案管理还没有出台统一规范的管理标准和制度，各省也缺乏可操作的《实施意见》，各地市住房公积金管理中心虽然依据自己的情况，制订了一些档案管理方面的规章制度，但由于缺乏参照和宏观的指引，导致这些管理制度无法做到全面性和系统性，对住房公积金档案的管理无法做到全面的指导作用。

2.3　档案资源无法充分利用

公积金档案在归档过程中，大量文件资料来源于其它社会部门，由于各个部门的软件系统各自为政，难以对接，造成了公积金档案资源难以共享，导致了档案信息资源在利用上的不必要浪费。

2.4　住房公积金档案信息化管理水平较低

一方面,由于档案数字化、多媒体化和网络化程度较低,不利于档案信息的共享和公开,不利于提高利用服务效率,不利于档案信息的直接利用。而且大量的纸质档案既占据了空间,又造成管理成本的上升。另一方面,现行的“大而全”的住房公积金档案资料保存理念造成了存档资料的过度膨胀,不仅给缴存人带来了不便,还增加了日常的工作量。

3　解决住房公积金档案管理的措施

3.1　提高档案管理认识并落实相关责任归属

住房公积金中心管理层要改变传统的档案管理思想，应充分认识到档案管理在公积金管理工作中的地位和作用，须知档案是住房公积金日常业务的真实记录，档案管理不仅是一个单位规范化管理的基本要求，也是建立健全住房保障体系、化解防范公积金贷款风险、构建信用社会和谐社会的重要保证，因此做好档案管理工作有助于更好的开展住房公积金工作，而只有提高了人的主观认识，才有利于发挥人的主观能动性，真正将提高档案管理工作上升到应有的高度。另外，住房公积金档案管理包括住房公积金缴存、提取，个人住房公积金贷款，财务会计和公文管理等多个门类，因此，要建立以住房公积金管理中心档案室为依托，使形成各种档案的业务部门能充分相互协调的网络管理体系，落实责任人，加强日常工作的监督力度，建立科学的考核、奖惩和激励机制，使每个人都能切实负起责任。

3.2　公积金档案的独特性，加大了档案管理的难度

一是时间上的长期性。如住房公积金贷款工作，由贷前、贷中、贷后三个阶段组成的，按照相关政策，每笔个人住房贷款的完成，最长需要30年的时间，这种长期性导致了档案收集的不确定性和管理的动态性。二是内容上的多样性。住房公积金工作涉及到开户、账户转移、销户、缴存、提取、变更、对账、查询、缴存基数调整、缴存比例调整、个人住房公积金贷款等多种业务，这种多样性加大了住房公积金档案在收集、整理、编目、分类、归档和管理上的复杂性。

3.3　加强领导，明确责任

各级住房公积金管理机构要切实担负起责任，真正把档案管理纳入住房公积金目标管理考核体系，及时协调解决档案管理工作中遇到的困难和问题。另外，基层住房公积金管理机构还应与档案管理人员签订管理目标责任状，将目标责任落实到人，建立对档案工作人员的激励竞争机制，完善奖惩制度，营造良好的依法管理住房公积金档案的工作氛围,充分调动档案管理人员的工作积极性和主动性。

3.4　推进数字化建设,实现住房公积金档案管理信息化

加大数字化档案转换工作,积极发挥计算机管理的优势,推进住房公积金档案信息化建设。选择购买功能完善的数字化档案管理操作系统软件,建立以市级中心为枢纽,各管理部、分中心联网,与受托银行系统同步运行的网络化联合管理的模式,从而实现公积金档案的轻松快捷录入、完整高效统计、汇总和快速准确检索。加大网络安全和信息安全的维护力度,确保系统安全、稳定运行。

4　结语

住房公积金档案管理对于住房公积金管理来说具有非常重要的作用，虽然当前的住房公积金档案管理工作还存在若干问题，但是相信随着各级相关部门对此项工作的重视程度加大，档案管理工作也会得到不断的完善，为住房公积金事业的健康发展提供更好的支持。

参考文献

［1］程旭.加强水务档案管理的有效措施[J].黑龙江档案,2011(4).

［2］闵福春.档案管理人员素质是城建档案事业现代化发展的关键[J].工程与建设,2009(1).

金融档案管理范文第4篇

一、档案收集工作现状

自《档案法》颁布实施以来，各级档案行政管理部门及人民银行上级行下发了多项档案管理收集方面的规章制度及措施，解决档案工作中收集不全的问题，取得了重大成果。但目前就基层行而言，由于档案人员兼职工作过多，档案管理不专业，办公室事务又繁杂，且档案的作用又不十分明显，档案人员没有精力、时间收集到本单位产生的各类档案资料，各级、各部门档案意识薄弱，致使档案人员及相关人员忽视了收集各类档案这一最基本的档案基础工作，收集不全仍是整个档案工作存在的一个突出问题，主要表现在以下几个方面：

（一）归档门类不全

档案收集只注重文书档案、会计档案的收集，科技档案和专门档案、实物档案、各类磁介质、信息公开档案等相对较少。

（二）归档文件不齐全、不完整

表现在各部门在日常工作中形成的没有红头文件的各类材料，如各部门编发的简报、调查报告、典型（先进）材料、各专业会议材料、电话（会议）记录、各类合同、协议书、公证书、责任书、电子邮件、网络新闻宣传报道、网络舆情监测、综合信息网站的信息、各类汇报、交流材料、各部门各类统计报表、集中采购资料、车辆管理、固定资产管理相关材料等等。这些本单位、本部门形成的文字材料、台账、图片、音像等对今后的金融工作查考中有着不可替代的独特作用，保存及使用价值极高，也应有所选择地进行收集、整理、归档。

（三）科技档案收集不全

在2005年中国人民银行印发了《中国人民银行信息化建设档案管理办法（试行）》、《中国人民银行基建档案管理办法》等，但在实际工作中，多数科技档案因建设工期长、人员更换频繁、多部门管理、档案意识薄弱、有的因日常查找、使用方便为由不愿意把技术资料移交档案部门等原因，没有形成按期移交的制度，造成科技档案资料的流失、不齐。

（四）档案收集范围窄

随着时代的变化，新业务、新技术不断运用到金融工作中，各项金融创新业务、服务功能不断推出，对以下档案缺乏有效收集：突出事件档案的收集，如抗震救灾、应急演练等；实物档案收集，如奖章、奖杯、题词、字画、词曲、有价值的各种设备等；口述档案、传记档案、家庭档案等；重要纪念活动、汇编材料、学术交流、各类报刊、杂志等。

二、影响档案收集的因素

（一）档案意识不强，档案执法不严

由于档案意识淡薄，档案收集重要性仍不被一些人认识，档案材料在人们手中不知不觉丢失。有些部门和个人为自己使用方便，特别是声像、图片和与业务相关的资料不愿意交到档案室，人员变动也没有做好档案资料交接工作，致使单位档案收集不全。该归档不归档，私自保管或任其丢失，制度不健全，档案部门依法行政、执法力度不够。

（二）人员综合素质不高是影响档案收集工作的主观因素

一是档案人员学习专业知识不够，工作没有活力，存在“等、靠、要”的思想观念，二是各部门之间协调、配合、沟通少，档案人员没有机会事前参与收集各类档案资料，造成收集工作处于被动局面。

三、加强档案收集工作的措施

（一）强化档案收集工作宣传力度，增强档案意识

档案部门及档案人员要通过多种渠道宣传档案收集的目的、意义及重要性，引起相关领导的重视。从“等、靠、要”的状态中走出去，使档案收集工作关口前移，与档案资料生成部门进行沟通、交流，得到各个部门及领导的理解、支持，从而使档案收集工作常态化、制度化，增强档案意识。

（二）坚持做好档案的主动服务工作，获得领导的重视和支持

档案的收集、整理、归档，最终目的是在实际工作中发挥作用，利用档案为领导决策和金融工作提供服务。档案作为一种信息资源，在机关工作中，领导重视程度高，对档案投入多，包括人力、物力、财力，单位的收效就高。因此，基层档案人员一方面要积极主动为利用者以及领导决策参考提供优质服务，主动宣传党和国家有关档案工作的方针政策，抓住重点以书面或口头形式向领导反映，另一方面用档案的价值说话，让档案在反映机关历史真实面貌和维护机关合法权益等发挥其不可替代的原始凭证作用，提高档案工作在机关各项工作中的威信，获得领导支持，从而促进档案的收集工作。

（三）健全各项归档制度，确保档案资料齐全、完整、准确

金融档案管理范文第5篇

一、基层人行电子档案管理工作现状

当前基层人行的电子档案主要分为以下几大类：一是由办公自动化系统办结后导入电子档案管理系统的正式公文文件。二是电子化的会计档案。三是磁盘，光盘上刻录储存的文档、图片、录像，以及数码设备记录的视频音频文件等电子资料。前两部分电子档案内容，涵盖了当前各个部门的主要工作，它们得到规范管理，才能保证档案资料的科学、安全、合理应用。而其他文字图像资料，包括反映系统各部门工作总体状况和阶段性状况的各类工作总结、汇报材料、经验材料、数码照片、音频视频等，作为对前两类档案资料的重要补充，对工作历史也起着同样重要的文献作用。相对传统的纸质文件及其档案管理已能普遍理解和接受，但电子文件及其档案管理电子化对基层人行来说还是一个新课题，与以前的纸质文件为主的档案管理有着质的不同。电子文件的收集和归档的范围非常广泛，当前档案数字化的内容既包括档案目录的数字化。也包括载体档案的数字化（纸质档案，照片档案，录音录像档案等）的数字化。受人员和技术能力的限制，当前档案数字化工作进展较为缓慢，达到完全统一归档，精细化管理的难度较大。

二、基层人行电子档案管理工作中存在的主要问题

档案管理的电子化应用在基层央行还处于起步阶段，尚缺乏统一的规范、标准的软件和完善的制度要求，因此不可避免的存在一些问题。主要是：

档案管理工作中，重视传统档案管理而轻视电子档案管理的现象普遍存在。具体表现为一是从事档案工作人员对档案电子化推广建设的意义认识不足，观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对操作应用技术要求更高的电子档案的比较排斥，二是工作意识的滞后。对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，其工作程序、工作方法没有考虑到计算机网络的特点，工作管理中不顺畅、不方便。三是软硬件设施设备建设的滞后影响电子档案的进一步推广和发展，缺少专用的电子档案管理设备和专门的存放电子档案的场所和装具。当前使用的电子档案管理系统操作繁琐复杂，难以上手。

人员技术能力不能满足工作需要。电子文件的归档与管理要求文档人员既要具备档案业务知识也要掌握相应的计算机技术，这样才能适应现代档案工作的需要。但目前基层行档案管理人员大部分都是兼职，基本上未经过档案管理专业教育和培训，管理业务尚不够精通，且计算机专业水平不足，实际工作中容易出现错误删除有用的文档，或因病毒和误操作（如不小心格式化硬盘），造成数据损害、损失甚至造成系统的破坏崩溃。电子档案管理工作需要承担的程序和数据维护，包括电子档案载体和专门使用的装具进行检测与维护等职责，只能完全依赖于科技人员，而科技人员缺乏足够的档案管理的相关培训，不具备档案管理的经验与专业技能，对档案管理人员遇到的某些问题又无法及时有效的解决，由于当前电子档案管理系统应用的复杂性，一旦在管理应用上遇到疑难问题时，双方难以做到“有机融合”，协作时容易出现“断链”。

电子档案的推广应用使档案保密工作面临诸多新挑战。首先使得保密工作的内容拓展。由于信息的记录载体和传输保存手段发生了巨大变化，档案保密工作除了要继续保证纸质档案的安全外，还要保证无形的电子档案信息的安全；既要重视秘密的静态管理，又要重视秘密的动态管理，要贯穿于电子档案信息存储、处理、传递的全过程。其次使保密工作难度加大。计算机网络等信息技术的广泛应用，新的失泄密渠道不断涌现，失泄密途径日益增多、失泄密速度变快、且不易被发现和难于检查。由于信息的共享性、网络传播的快速性，档案信息一旦泄密，便可通过网络迅速传输，无限扩散，其恶劣影响面之大，产生后果之严重，无法估量。电子文件、电子档案随时面临种种严重复杂且隐性的泄密风险，大大增加了档案保密工作的难度。三是保密技术要求提高，现代数码设备和办公自动化技术的广泛应用，仅靠传统的方式和手段已不能满足保密工作的需要。传统的纸质等档案，只要把档案锁好，不丢失，不让无关的人接触，就可保证不泄密；由于电子档案在应用操作中具有易于修改、下载，复制，剪辑、粘贴、移动和重新编机组合等特点。因而在发送、接收，保管、归档和提供查阅的等过程中都容易发生泄密。这就要求管理人员在每个环节都要具备相应的技术防范措施。

电子档案管理缺乏统一的制度，操作不规范。各个科室对电子文件资料的重视不足，管理模式较为粗放。在工作活动中形成的汇报材料、经验材料、数码照片、音频视频等电子资料文件一般都是由制作者、使用者或接收者自行创建，收集，和保存。而分类组合，归档立卷，编目著录等环节完全缺失。也未进行备案后交给档案管理人员统一保管，由于电子文件信息与载体的可分理离性以及机构调整人员变动、办公设备移交、更新等原因，极易造成电子文件资料的流失，影响电子档案的长久保存和开发利用。由于对非实体的档案操作和管理制度相对缺失，在管理上无规章可遵循，使工作人员对电子档案的重要性缺乏必要的认识，要么乱丢乱放、随意删除销毁。要么归档不及时，交接无手续，常常处于自主管理和自由处理的状态。

三、加强电子档案管理的对策

一是转变观念，积极推行档案管理的电子化。计算机、网络的普及和办公自动化的应用，给传统的办公形式带来了重大变革。日常业务处理的电子化产生了诸多电子文档、邮件以及声音、图像等多媒体形式的档案，在当前，这种档案具有比传统的纸质形式档案大的多存在意义和作用，通过对电子档案的科学分类、整理和归档可为今后的查考利用带来许多重要的文字和数据、声像资料，能够做到快速、方便的为领导决策和各项工作提供准确、全面的凭证与依据。新时期的档案管理工作必然会随着计算机技术的发展而发展，二者结合将会越来越紧密。所以，尽快转变观念，积极推行办公自动化和档案管理的电子化，对提高基层单位管理水平，科学的分析历史资料和数据，以便及时、准确的作出决断，有着重要的作用。

二是实现电子档案管理的规范化和标准化。依据《档案法》、《保密法》等相关法规，并根据工作实际。制定电子档案管理措施，规范工作程序，从电子档案的资料的建立、收集、整理、分类、立卷、归档、查阅，直到最后的鉴定、销毁每个环节都做到有章可循。进一步明确档案管理负责人，兼职、专职档案工作人员的岗位职责，并对电子档案管理各个环节的工作程序进行定期和不定期的督查和考评。发现问题，及时整改，确保各项制度的落实。制定科学、合理及符合工作实际的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，为全面实施电子文件归档及电子档案效用管理奠定基础。

三是强化对电子档案所依赖的计算机软硬件和储存环境的建设与基础档案的电子化管理。首先要从实际需要和长远发展为出发点，引进适合当前工作特点，操作便捷的档案管理软件，组织专业技术人员及时对新产生的归档文件及相关资料进行电子化处理，并遵循固定的标准格式对图片、照片音频视屏材料以磁盘和光盘进行鉴定分类、著录标引、信息组织、系统设计、已有格式的转换、最后统一纳入电子档案的管理模式。对以往的各类档案资料尽快通过扫描，数码摄录等方式进行电子化处理，以磁盘、光盘为介质的形式进行归档，并分门别类的进行著录编目，设定查阅权限、保密级别和编码存执。采用性能稳定、功能齐全的硬件设备，营建适合磁光介质保存环境，强化防磁、防火、防病毒设施的完善与维护，保证电子档案载体和贮存介质的安全稳定。确保内部网络环境的安全，加强权限管理，通过安全认证、数据加密、信息隐藏等数据确保电子档案在传输和查阅过程中的安全。