供货商档案管理

前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇供货商档案管理范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。

供货商档案管理范文第1篇

1.1二维码技术是目前为止世界上实用性最强，经济性最优的一种自动识别技术，二维码技术具有采集信息量大、可靠性高、输入速度快、实用灵活等特点。二维码技术在如今人们的工作和生活领域的应用是非常广泛的，且现代人们所使用的移动终端设备大部分也自带二维码识别功能。因此二维码技术作为数据自动输入和标识的一种手段，在现代仓储管理、商业自动化管理，文件分类管理方面都有很突出的表现。

1.2二维码是一种由特定的几何图形按照一定的规律在平面（二维方向）上分布的黑白相间的图形，是所有信息数据的一把钥匙。它具有编码范围广、译码可靠性高、纠错能力强、信息容量大、防伪能力强等优点。

1.3二维码依靠它强大的信息储存量能够把储存于数据库后台中的信息包含在二维码中，且二维码拥有防伪功能和错误纠正功能增加了数据的安全性和可靠性。二维码的众多优势决定了它在医疗机构体外诊断试剂管理中所取得的重要地位。

2二维码的特点

2.1信息容量大

二维码符号是一个多行、连续性、可变长、包含大量数据的符号标识，每个条码有3~90行，每一行分为三个部分分别是起始部分、数据部分和终止部分。它的字符集包含所有字符，最大数据含量是1850个字符。

2.2容错能力强

与一维码只具有校验功能相比，二维码不仅能防止错误，还能纠正错误，即使某部分出现损坏，也能将正确的信息还原出来。

2.3成本低，易制作

二维码可以印制在各种常见的条码载体上，可以用各种标准的印制或打印技术印制。如：喷墨打印、激光打印、热敏/热转印条码打印机打印等。普通打印设备均能打印且传真件也能阅读，二维码的尺寸也可调节以适应不同的打印空间。

2.4可靠性高

在数据库的管理测试中，二维码也表现了其极高的可靠性。在阅读2300万个条码符号中，没有一例译码错误。而且可引入加密措施，提高其防伪性和保密性。

3二维码服务于试剂流通的整个过程

3.1体外诊断试剂的准入

医疗机构在更换或增补体外诊断试剂时须向有关管理部门提交各项信息包括公司资质、产品注册证等信息，试剂管理部门再会同有关部门组织招标或询价议价确定产品后价格方能准入。

3.2体外诊断试剂数据库的建立

每个品种的试剂在准入后都要进入数据库录入基本数据其中包含产品名称、产品规格、产品编码、配送商、产品品牌、产品原产地、进货单位、产品有效期限、药品注册证期限或产品医疗器械、产品注册证号、产品合格证号等一系列有关数据，这些数据都是生成二维码的基本要素。试剂管理部门将产品的有效信息录入到二维码中并打印带有二维码的标签。试剂管理部门的工作人员将各种体外诊断试剂的二维码标签分发给各供应商，要求各供应商在产品出库时将二维码标签粘贴在产品包装箱上。

3.3体外诊断试剂的订购

每个体外诊断试剂的使用科室都确立一名试剂订购责任人，由该责任人在该医疗机构的内部办公平台上提出领用试剂的申请，再由相关工作人员进行审批。试剂使用科室在取得申购确认后，再由试剂管理部门工作人员负责联系相应的供货商送货。货物到达科室后，由科室试剂订购责任人、试剂管理部门工作人员及供货商三方共同验货。在产品的包装箱上粘贴有二维码标签，码中产品名称、产品规格、产品编码、配送商、产品品牌、产品原产地、进货单位、产品有效期限、药品注册证期限或产品医疗器械、产品注册证号、产品合格证号等一系列有关数据，将这些数据与实际货物逐一核对无误后，试剂管理部门工作人员使用数据采集器读取二维码，并录入数据库。然后由科室试剂订购责任人将试剂入库。

3.4体外诊断试剂的报销与结算

试剂管理部门工作人员在每月月底将每家供货商入库试剂总量进行汇总并通知供货商携带相关送货凭证进行核对，核对无误后通知供货商开具相关金额的发票到试剂管理部门办理结算手续。最终将已审核确认的票据信息交由财务管理部门进行最终的审核和报账工作。使用数据采集器录入省去了以往的手工录入，将数据采集器上的有关数据上传到电脑数据库中，摆脱了以往的纸张管理办法，节省了人力及物流成本，使无纸化办公成为可能。二维码的运用渗透到体外诊断试剂管理的各个环节，医疗机构相关部门的工作人员都可以通过登入院内办公平台查询各批次的体外诊断试剂的相关信息，还可通过各自移动终端上的扫码功能在产品的外包装上查询到产品的相关信息，追溯产品的来源，使得体外诊断试剂的管理工作更加规范化和透明化。

4对实现体外诊断试剂二维码管理的几点思考

①实现体外诊断试剂的二维码管理可以有效的控制检验成本，医疗机构的所有体外诊断试剂的采购都由试剂管理部门进行统一管理,在试剂的准入环节由试剂管理部门负责收集、汇总及审核资料。并会同财务、审计、监察、纪委、试剂使用科室等相关管理部门及供货商共同询价、议价、定价。可以从全方面把握试剂价格、控制试剂成本。并将准入产品的一系列信息录入数据库生成二维码，一种试剂就对应一个编码。使产品所有的信息都固定化、完整化。有效的控制了检验成本。

②二维码技术的实现提高了医疗机构的工作效率，以往在体外诊断试剂管理的各个环节都会产生大量的票据，需要各个部门安排专人进行录入、核对以及保管，而二维码技术的介入实现了无纸化办公，并使体外诊断试剂从准入、出库、运输、到货、验货、结算等各个环节都做到了与电子数据库的无缝对接，使体外诊断试剂的各个环节的重要信息都可以方便快捷的传入计算机数据库中，大大提高了体外诊断试剂的工作效率，并且能使体外诊断试剂管理工作的准确性和可靠性大大的提高。

③通过二维码技术将所有产品都建立了相应的电子档案，将试剂管理工作由纸质管理过渡到电子化档案管理，提高了试剂档案管理的效率、提高了试剂档案管理的准确性，节省了人力资源，优化了管理模式。并在体外诊断试剂的准入、订购、验货及结算实现了全方位监管。满足了国家食品药品监督管理局对医疗机构试剂管理的相关要求，使体外诊断试剂管理工作更加合法化、合规化。

④二维码技术将体外诊断试剂准入、体外诊断试剂的配送、体外诊断试剂的数据库档案管理、体外诊断试剂的订购、体外诊断试剂的入库、体外诊断试剂的使用及体外诊断试剂的最终结算工作有效的衔接起来。使得体外诊断试剂管理的各个环节更加透明化，有效的避免和预防了试剂管理部门工作人员和试剂使用科室工作人员利用职权犯罪的风险，保护了工作人员的权益和医疗机构的利益。

供货商档案管理范文第2篇

关键词:企业采购成本 影响因素 控制措施

在企业经济活动的过程中，采购是不可缺少的重要环节，同时采购更是企业产品成本控制的重中之重，控制企业的采购成本对于不断提升企业的综合竞争实力来说具有高度的战略意义。特别是在全球经济一体化背景下，企业要想在这样激烈的市场竞争中立于不败之地，就必须要做好企业采购的成本控制，采取积极的应对措施，通过控制采购成本来规避潜在的经济风险，从而有效地促进企业的健康可持续发展。

一、 影响企业采购成本的相关因素

企业的经营和管理的目的始终是为了实现利润的最大化，收入与成本的差就是企业所追逐的最终利润，因此，成本因素直接影响着企业最终回收利润的高低。采购成本具有两大特征，分别是多样性和动态性，对企业采购成本造成影响的主要因素首先是物资采购的价格。采购价格是组成企业费用和成本的重要组成部分，其决定着采购成本的高低；第二是采购数量。采购数量首先必须要以批量生产物品核算定额与储备定额为基本前提，可以说采购的数量越大，那么单位成本的价格就会越低；第三是物流信息。物流信息简而言之就是物资性能、价格以及质量等综合信息；第四是物资的配送方式。采购物品的运输里程数越少那么耗费的时间就越短，相应的费用也就越少，因此采购成本就更低；第五是物品的储备方式。物品的储备方式主要体现在运费、人力以及资金的占用率方面；第六是采购的策略。采购策略必须要具有一定的灵活性和预见性，才会充分地降低成本的浪费，还能够在一定程度上节约成本；最后是采购人员的综合素质。采购人员的素质是企业控制采购成本的关键因素，因此，采购人员的专业素质与工作态度也深刻地影响着企业采购的成本控制。

二、加强企业采购成本控制的具体措施

（一）建立健全采购制度

要想提高企业采购成本控制的有效性就必须首先建立完善、严格的采购制度。在相关制度中务必要清晰明确地规定采购计划的提出、审批、相关责任的落实、供应商准入以及采购方式等；其次，进一步完善供应商准入制度与档案管理。对于那些正式合作的供应商，企业必须要相应地建立档案与考核评价机制，采用动态调整模式，加强供应商的竞争，并从中取优；最后，建立价格评价体系和价格档案。从而为采购物资的报价与其归档的价格比较提供更好地服务，并根据价格的不同，分析研究其形成的原因，并定期收集好相关的供应价格信息，最后在全部准备工作做好后，对当前价格水平进行详细的分析与评价。

（二）对物资商情要定期分析，时刻把握最佳采购时机

全面到来的信息时代，使得信息成为了企业生存和发展的关键，在当前激烈的市场竞争中，谁掌握的最新的信息，谁就获得了把握商机的主动权。企业务必要充分地利用市场信息平台，积极建立采购资源的信息库，结合对外部市场的把握以及企业内部的有效管理，充分地收集市场信息，侧重分析信息的特点，全面把握市场的价格走向，让采购工作时刻保持敏感态度，准确把握最佳的采购机会，从而最大程度地节约采购资金。

（三）坚持不懈地针对采购人员的职业道德进行系统的培训

企业在聘任采购人员时，要善于挑选那些精明能干、诚实守信，并且具有较高业务水平和采购经验的人员。一旦出现突况，采购人员能够从容应对，并能够对科学的采购提出合理化的建议。可以说一旦在采购人员身上出了问题，那么企业的经济损失是不可估量的。因此，企业必须要加强采购人员的职业培训，要求采购人员必须要掌握较高的购销谈判知识，能够清楚地分辨出供应商提供信息的真伪，从而最大程度为企业的采购节约成本。

（四）不断开发新的供货商，促进竞争的新局面

要动态的管理和开发供货商。最佳手段是刺激竞争，不断开发新的、更有竞争力的供货商，在供货商之间营造一种相互竞争的氛围，从而促进供货商服务的提升以及价格的合理性，给企业带来更好的供货环境。

（五）通过密切关系，加强对供应商的管理

供需双方必须要相互信任，构建诚信合作的良好关系，才能实现采购过程中的双赢局面。如果这种互利互惠的诚信关系无法树立，势必会导致到企业成本的的居高不下。因此，必须要加强供应商的有效管理，改善供购交易关系，重新整合供应商群体，吸纳行业中具有一定竞争实力的供应商进入采购的目标范围中，加快供应商市场的开发和培育。

结论：综上所述，加强对企业采购的成本控制对于企业的生存和发展来说是至关重要的。采购成本控制工作的质量直接影响到企业的综合管理水平。因此，在新时期的新形势下，我们必须要立足当下，因地制宜地从企业与市场的实际情况出发，加强对于企业采购成本控制措施的深入研究，积极借鉴国际国内先进的管理经验，不断加强相关人员的岗位培训，灵活的采取适合本企业实际情况的采购成本控制策略，从而促进企业物资采购成本的有效控制。

参考文献：

［1］马长昊.浅谈采购过程中的供应商管理［J］.山西经济管理干部学院学报，2010(01)

供货商档案管理范文第3篇

第一条为加强农户科学储粮专项管理，规范项目建设行为，保证项目建设的顺利进行，根据《国务院关于当前稳定农业发展促进农民增收的意见》（国发〔2009〕25号）、《农户科学储粮专项建设规划》和国家有关政策法规，特制定本办法。

第二条专项遵循农户自愿申请、共同出资的原则，采取中央补助投资、地方配套和农户自筹相结合的投资方式。

第三条专项在国家发展改革委领导下，由国家粮食局负责组织实施，各级发展改革委予以积极配合。省级粮食行政管理部门负责研究提出本省的项目建设规划和年度实施方案，负责本省（区、市）项目的组织实施。

第四条省级人民政府应与国家粮食局签订专项建设责任书，承诺按规划目标完成本省农户科学储粮专项，落实地方配套资金，组织实施专项建设，保证装具质量，保证建设资金安全合理使用。

第二章建设内容与补助标准

第五条专项的建设内容包括：为符合项目选点要求的农户建设标准化小型粮仓、配置新型储粮装具（圆筒仓、钢网仓等）（以下简称“粮仓”），对农户进行科学储粮技术指导。

第六条专项采取中央补助投资、地方配套和农户自筹相结合的投资方式，中央补助投资比例为30%，其余70%由地方财政配套和农户自筹资金解决。

第三章实施条件

第七条专项原则上应安排在前期工作较扎实、积极性较高的商品粮基地县。项目县的选择要根据本省建设规划，分片集中安排。安排项目的乡镇政府和行政村的党支部或村委会应具有较好的组织协调能力。

第八条东北地区（含内蒙古东部）参与项目的农户，其储粮数量应在1万斤以上，其他地区应在2500斤以上。参加项目的农户要自愿提出申请，与县级粮食行政管理部门签订协议，并承诺所购粮仓5年内不得转让或者变卖。

第九条省级政府应提出组织实施本省（区、市）项目、安排专项资金的承诺，地方配套资金应在国家粮食局批准该省年度实施方案后一个月内拨付至省级粮食行政管理部门专账。地方配套资金无正当理由未能按时到位，取消该省项目实施资格。

第四章管理程序

第十条国家粮食局负责研究提出全国总体建设规划和年度投资计划，报国家发展改革委审批；负责审查批准各省报送的年度实施方案；负责项目进度、质量和资金使用的监督检查和项目实施后效果评价。

第十一条省级粮食行政管理部门负责制定全省项目建设规划和年度实施方案，落实地方配套资金；制定选择粮仓施工企业或供货商的办法；负责项目的组织实施、监督检查和竣工验收；组织建立农村储粮技术服务体系。地市级粮食行政管理部门受省级粮食行政管理部门委托，协助做好项目的进度、质量检查和验收工作。

第十二条县级粮食行政管理部门负责确定参与项目农户的粮仓需求类型；与农户签订项目补助协议，落实农户的配套资金；负责粮仓建设进度和质量监督工作；负责对农户科学储粮技术培训；负责建立受益农户档案资料等。

第十三条省级粮食行政管理部门将全省年度实施方案连同地方配套资金承诺以正式文件报国家粮食局审批。

第十四条各省应通过由省级粮食行政管理部门统一组织的公开招投标方式选定粮仓供货商或施工企业。供货商或施工企业的选择要满足本省项目布点和实施的实际需要，尽量方便运输，方便农民提货，节省成本费用。已中标企业在专项实施期内如无违约行为应续标连续承担供货或施工任务。

第五章设计与施工

第十五条专项拟建粮仓要符合《农户小型粮仓建设标准》的各项要求，要采用经国家粮食局专家组审查鉴定的标准化设计图纸。专项所建粮仓要按照国家粮食局的要求进行统一标识。

第十六条国家粮食局组建农户科学储粮专项专家组，负责审查确定各省仓型、核定概算，对专项建设进行技术指导、进度检查和验收抽查。各省（区、市）应选定一家粮食科研设计单位作为本省（区、市）专项建设技术支持单位，负责本省（区、市）专项的设计、技术服务、粮仓制造质量和安装监理等工作。

第十七条各省（区、市）需要对已通过专家鉴定的标准化仓型进行修改、完善的，要向国家粮食局提出申请，由国家粮食局专家组对修改后的仓型进行审查鉴定。拟采用粮仓的仓型确定后，省级粮食行政管理部门将有关规格型号、性能指标和核定造价（概算）等报国家粮食局备案。各省必须按照确定的标准图纸组织招标、生产和供货。

第十八条各省（区、市）要依托有关粮食科研机构、粮食仓储企业等建立省、地市、县三级农户储粮技术服务体系。

第十九条供货或施工单位应严格按照签订的施工或供货合同和标准化设计图纸组织施工、生产和供货，并配合做好售后服务和技术指导。供货或施工单位应对所供粮仓统一编号，按农户登记，以备检查。同时要按照专项统一标识要求对所供粮仓刷涂（张贴）永久性统一标识。

第六章资金管理

第二十条中央补助资金和地方配套资金应设专账统一管理，按进度直接拨付给供货或施工企业。农户自筹资金的管理由省级粮食行政管理部门根据本省实际情况自行确定。中央补助资金应全部用于项目建设内容，不得用于管理费等其他费用。

第二十一条以省为单位按照项目总投资的1.2％安排资金作为建设单位管理费用（各级粮食行政管理部门履行监督检查、验收职责）；安排2%作为技术支持、制造和安装监理等费用（支付给设计单位或技术支持单位）；安排0.8%作为国家粮食局专家组费用。上述费用列入单仓造价测算，并全部从地方配套资金中安排，由省级粮食行政管理部门统一管理，按照工作进度支付给服务单位。

第二十二条各省粮食行政管理部门应严格按照财政资金管理的有关规定使用财政资金，专账管理、专款专用，并及时拨付给供货方。对于截留、挪用项目资金的省份，除按国家有关规定追究责任外，国家将不再安排农户科学储粮专项。

第七章监督检查

第二十三条农户科学储粮专项是扩内需、保增长、重民生、促和谐的一项重要举措，是加强农村基础设施和农村民生工程建设、促进农民持续增收、保障国家粮食安全的有效途径，各级粮食行政管理部门要切实加强对项目的管理工作。各省（区、市）粮食系统纪检监察部门要及时了解项目实施情况，配合做好监管工作。国家粮食局将会同纪检监察部门对项目的实施情况进行监督检查。

第二十四条专项实行受益公示制。项目县应对受益农户和补助金额等在乡镇或村范围内张榜公示，接受群众监督。

第二十五条各县应对粮仓进行登记、编号，建立农户储粮新建粮仓档案。档案使用国家粮食局编制的统一软件填写、汇总、上报。档案内容包括：农户姓名、身份证号码、地址、联系方式、粮仓型号、购置数量、补贴金额、合同编号等。

第二十六条县级粮食行政管理部门应做到逐户现场检查，监督工程建设质量和技术服务工作，省级粮食行政管理部门应组织地市粮食行政管理部门进行抽查。

第二十七条项目进度实行定期报送制度。各省级粮食行政管理部门应于每月25日前将项目执行和完成情况报送国家粮食局。主要内容包括：资金到位和拨付情况、粮仓供货或施工单位招标情况、制造和安装进度、技术服务单位等。国家粮食局根据项目进展情况组织专家组进行现场检查。

第二十八条项目的设计、施工、设备购置、技术服务等都要依法订立合同。各类合同需明确质量要求、履约担保和违约处罚条款，以及双方的权利和义务。

第二十九条对于没有正当理由未按期完成施工、供货任务，或施工、设备质量存在较大问题的施工或供货企业，除按合同依法追究责任外，今后不允许再参与农户科学储粮专项及粮食仓储物流设施建设任务。

第八章专项验收

第三十条专项具备验收的基本条件为：粮仓全部逐户到位、质量合格并投入使用，能够满足农户安全储粮要求，粮仓性能指标符合《农户小型粮仓建设标准》各项要求，所有工程款或货款全部支付给施工企业或供货商，建立完整的农户储粮新建粮仓电子档案并报省级粮食行政管理部门汇总。

第三十一条专项的验收分为年度验收和总体验收两个阶段。年度验收一般先由县级粮食行政管理部门组织初步验收，必须做到逐户现场验收。初步验收后，由省级粮食行政管理部门组织年度验收。竣工验收以县为一个子项进行，由省级粮食行政管理部门组织，国家粮食局组织抽验。

每年的项目原则上应在7月底前完成，8月底完成本年度项目的年度验收工作形成年度工作总结。年度工作总结主要包括项目实施情况、验收结果、资金使用情况等。

专项规划期（2009年～2012年）最后一年的年度验收完成后，由省级粮食行政管理部门组织专项的总体验收，将规划期专项总体实施情况、规划目标完成情况、粮食减损效果、经济效益分析等形成总体验收报告。

供货商档案管理范文第4篇

关键词：战略采购；成本控制；利润

1 采购成本对企业利润的影响

企业经营主要目标是实现利润增长，而要获得利润首先要付出一定的经营成本。工业生产型的企业生产成本中，占比最大的是材料费用。为了更清晰的表述，这里举例说明：某企业用其经营总收益的50%来采购原材料，其税前纯收益率为10%，也就是每销售10万元产品，其获得1万元的利润，但是原材料成本为50万元，其他开销为40万元。如果成本会随着销量的变化而变化，那么这家企业要想多赚10元钱，就要实现利润率增长10%，而企业的销售量和原材料成本又要怎样变化呢？从下面表1数据对比分析可以发现其中的变化规律。

从上表中可以发现：企业要实现利润收入增加10元，就业增加10%的销量，也就是要将销售收入增加到1100元，而相应的其采购成本和其他费用也要增加到550元和440元；如果采购成本缩减2%，就可以将成本降低到490元，而这样也可以实现利润增长10%，同样可以增加相同数量的企业的税前收益。但是，同降低采购成本相比，增加销售额的付出五倍的努力，采购成本占比越大，二者之间的差异也会越大。因此，企业要向增加利润收入，可以优先考虑采用降低采购成本的做法，因为其比提高销售额见效更快。换言之，企业要将提升经营效益的重点放在控制采购成本上面。

2 企业采购现状及分析

随着世界经济一体化进程的不断加剧，现代企业面临着更加激烈的市场竞争，市场需求和竞争正朝着多样化和个性化的方向发展。采购作为企业重要的经营活动之一，其地位和作用日益重要起来。许多企业的采购成本是其进行成本的70%以上，因此存在巨大的改进空间。

2.1 企业在采购物流中存在的问题

经本文调研发现，企业在采购物流方面主要存在以下三个方面的问题：

2.1.1 采购人员的综合素质低

在传统企业管理观念中，采购工作是没有任何技术含量的岗位，这是过去我国长期存在的买方市场所形成的认识。随着市场体制的不断完善，影响市场价格的变化因素不断增多， 采购人员必须要综合分析市场各因素的变化才能够制定最佳采购方案。而这其中就需要运用到各种分析方法和知识技能，对采购人员提出了更高的素质要求。

2.1.2 采购绩效评估制度不健全

这是企业内部管理体制建设方面的工作，采购人员在结束一个采购项目之后，要及时开展项目完成情况总结工作，分析不足与缺陷，制定相应的改进方案和措施，并形成工作经验推广，只有这样才能够不断提高总体采购工作效率。

2.1.3 供应商不稳定

企业应对物资供应意外情况的能力不足，没有制定完善的应急方案和制度。当原材料供应紧张时，市场价格会上涨，会直接增加企业的采购成本，降低企业的综合经营效益。因此，企业采购部门要制定稳定的物资供给保障机制，发展长期固定的物资供应商，以有效应对原材料市场价格的波动。

2.2 企业在采购成本中存在的问题

在企业采购活动中，主要涉及到价格、质量、批量问题。本文接下来重点分析这几方面存在的主要问题：

2.2.1 采购成本中存在的价格问题

（1）企业采购过于偏重价格谈判

传统的采购模式下，采购人员将大部分精力放在与原材料供应企业的价格谈判工作上，力求更低的采购价格来控制采购成本。但是在争取价格折扣的时候，却又忽视了对产品质量、交货期限等方面的管理和要求， 这种将价格谈判与材料品质、交货期限想脱离的采购模式，大大影响了后期采购的管理效率，降低了采购产品的供给质量。这种采购方法显然难以为企业真正降低采购成本，是一种低效的工作方法。

（2）价格信息获取渠道单一，反馈不及时

许多企业采购人员主要依赖网络、报刊以及调研报告等渠道来获取采购价格信息，而这种渠道信息往往都具有一定的滞后性，降低了采购决策的正确性。从某种程度上来看，会大大影响企业的发展战略的实施，尤其是在准备推出新产品、开辟新市场时，信息的滞后性会降低企业应对新形势变化的能力，失去更多的市场与客户。因此，企业要努力拓展价格信息来源渠道，不断提高一手信息的质量，为企业开展决策提供全面、及时和客观的信息依据。

2.2.2 采购质量问题

采购方与供应方没有建立有效的合作沟通机制，企业采购部门很少有机会直接参与供应方的生产质量管理活动，而是借助后期质量检测标准来控制采购产品质量。而供应商为了赢得订单，会在采购招标会上尽可能的压低产品价格，以低价策略来提升竞争力，这种结果往往就是导致企业产品品质不断下降，因为供应商为了保证在低价水平上盈利，只能采取削减原材料投入的方法来实现，而这必然会降低产品质量水平。因此，采购方与供应方要建立长期合作机制，以防止上述情况的发生。

3 降低企业成本的战略采购策略

根据上述分析，针对企业采购物流及成本存在的问题，可以采取以下对策：

3.1 建立健全采购过程中的各项制度

3.1.1 建立严格的采购制度

建立一套科学、严密的采购管理制度，不仅可以规范企业采购人员的行为，提高工作效率，还能够杜绝弄虚作假危害企业利益的风险发生。采购管理制度要从操作细则着手，对实际工作流程进行明确规定，为开展各项采购工作提供有效的指导意见。

3.1.2 建立供应商档案和准入制度

企业要建立完善的供应商档案管理制度，将所有供应商资料信息纳入到档案资料当中，要将供应商产地、信誉、结算方式、产品品质、生产资质等信息记录到档案当中，并制定专人管理，并保持定期更新信息内容。企业的采购招标对象必须从档案库中挑选，以保证供应商资质符合企业采购要求。同时要建立供应商供应审查机制，要联合工商、质检等部门的业务工作来提高供应商的资质评审水平，确保审查工作的科学合理性。

3.1.3 建立价格档案和价格评价体系

企业采购部门要针对全部采购材料品种建立价格档案库，在制定采购方案之前，要与价格档案资料进行对比分析，确定一个科学合理的采购实施价格。在不出现意外情况下，采购实施价格必须要不高于价格档案中的水平，否则要给出详细的解释原因。对于采购数量较多的材料品种，要建立完善的价格评价体系，有公司各部门负责人组成评估小组，要定期更新原材料市场价格信息，并调整相关价格分析策略和采购价格决策。这种调整工作可以每月或者每季度开展。

3.2 降低采购成的途径和方法

3.2.1 把握价格变动的时机

市场经济环境下，产品价格是不断波动变化的，因此，企业采购部门要时刻关注市场供求变化，制定合理的采购方案，把握好最佳采购时机。实践证明，这种做法能够为企业创造巨大的经济效益。

3.2.2 以竞争招标的方式来牵制供应商

要提高大宗材料采购工作效率，最可行的办法就是通过招投标，通过对比不同供应商的价格，挑选最合适的供应货源。此外，对同种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利地位。

3.2.3 不断开发供货商，营造竞争局面

供货商要及时更新供应商名册，要将具有竞争力的供应商纳入到合作范围内。要不断提高供应商之间的竞争水平，以为企业采购创造更好的机遇。可以制定一套完善的供应商评价系统，将技术、规模、创新、信誉等指标纳入到评估体系当中，综合评估供应商的合作潜力，将低于平均得分的供应商剔除合作范围。在每次的招标中都要有新的供货商出现。企业主要原辅材料的供货商应有3家以上，而且每年应根据企业经营实际状况至少再发展一家。

3.2.4 加强采购人员的管理，提高采购人员的素质

优秀的采购人员要具备多种素质，拥有丰富的工作经验，高度的责任感，具有敏感的市场信息嗅觉，能够胜任多种采购工作任务。为了避免采购人员作出损公肥私行为，企业要制定完善的工作纪律制度，并加强监督，不断提高采购人员违纪成本。同时，要充分调动采购人员自主学习积极性，不断提高采购队伍总体工作素质水平。

4 结语

采购是企业经营活动的重要环节，是企业进行降本增效的重要途径，尤其在市场经济高速发展的今天，企业要想实现利益最大化，不用置疑，一定要重视采购，只有在企业成本逐渐降低，同时采购来的材料合格的前提下，企业的生产经营活动才能展开，企业才能得到发展壮大才有希望。

参考文献

[1] 朱芳阳，章秀芝.基于战略采购的供应商选择指标体系研究[J].企业经济，2010（07）.

[2] 彭烨.你了解战略采购吗？[J].中国机电工业，2006（07）.

供货商档案管理范文第5篇

一、项目档案管理的特点

固定资产投资项目建设的过程是多部门多单位共同参与的复杂过程，内部往往会涉及规划部门、项目管理部门、财务部门、物资部门及资产管理部门等，外部也离不开设计方、施工方、监理方以及供货商等多家参建单位的协作，因此归档文件材料来源广泛，内容繁杂，不仅有招投标资料、勘察设计资料、施工资料，也有监理资料及竣工验收资料等，不仅有基本建设类档案、设备仪器、计算机类档案，还有会计类、管理类档案产生，既有文字材料也有图纸等技术资料，不仅有传统纸质档案还有照片、录像资料以及光盘等其它载体的档案，不仅涵盖了土建、水工、暖通、电气等多专业还会涉及合同、财务、审计、招投标、采购等多个管理领域，此外由于后续设备大修、项目改造产生的新材料的补充归档，使得项目档案管理也是一个动静结合的过程。

正是基于项目档案以上这些特点，决定了项目档案从收集归档、保管利用到鉴定销毁必然是一项复杂的管理与技术并存的系统工程。为实现项目档案的有效管理，企业档案工作者必须要对项目档案管理工作进行全面的规划和科学的统筹，通过合理的整合，形成完善的项目档案管理体系，采取重点建设与综合管理相结合的方式，全面实现项目档案的齐全、完整、准确、系统和安全，不断提高项目档案管理水平。

二、构建项目档案体系建设，提高项目档案管理水平

（一）组织体系建设

企业应建立由单位领导分管，档案部门集中统一管理，相关部门共同参与的自上而下的项目档案管理体制，明确部门和人员职责，理顺项目档案相关单位之间的关系，促进项目档案各项工作协调开展。要根据实际配备合理的专兼职档案工作人员，不断强化项目档案管理部门的管理权限，并赋予他们指导、监督和检查的权利，从而保障项目档案从宏观控制到微观管理的有效开展。

建立项目档案收集归档管理网络，将规划部门、项目管理部门、财务部门、设备管理部门、采购部门及设计方、施工方、监理方等纳入网络建设范围，明确各部门责任分工，实行岗位责任制，形成企业内部各相关部门对档案管理部门负责，设计、施工、监理方等外部参建单位对项目管理部门负责，各分包方对总包方负责的分级管控模式，确保项目档案工作责任层层落实，防止管理重叠和空当出现，杜绝扯皮现象的发生，确保项目档案管理工作有效开展。

（二）制度体系建设

要不断完善现有项目档案各项规章制度，构建全新的项目档案制度体系，包括标准、规范、制度及流程等，并覆盖项目档案管理工作各环节，确保执行有力，落到实处。

要结合实际制定本单位的项目档案管理实施办法，明确项目档案归档范围及保管期限，制定本单位的项目档案分类编号方案及整理标准，不断提高项目档案管理规范化水平。补充完善项目档案收集归档制度、项目档案保管制度、项目档案利用制度、项目档案鉴定销毁制度等项目档案基本业务制度和项目档案安全保密制度等专项制度;与有关职能部门配合，建立联合的项目档案监督检查制度及相应的奖惩制度，进一步完善项目档案各项业务流程如招投标文件归档流程、设计文件收集流程、项目档案验收流程、项目档案利用流程及项目档案鉴定销毁流程等，确保项目档案管理工作有章可循，依法实现项目档案的规范管理。

（三）资源体系建设

要加大项目档案收集归档和整理力度，提高项目档案案卷质量，建成内容丰富、确保档案完整、准确、系统的项目档案资源体系。

企业要深入贯彻执行项目档案 “三纳入”、“四参加”、“三同时”工作，项目专兼职档案人员应从项目启动开始，全程跟踪，一站到底。加强档案人员与项目建设人员之间的沟通，积极指导相关部门开展项目档案工作，确保项目档案工作与项目建设同步开展。档案部门要结合项目实际及时制定合理的收集归档工作计划，对时间跨度较小，工程比较单一的，可以在工程完工后集中统一归档，对持续时间比较久的大型项目要实行预立卷制度，明确各阶段项目档案的收集重点，加强重点材料的收集工作，提高项目档案收集效率。相关部门在与设计、施工、监理等外部单位签订合同时，应将项目文件材料的归档和整理要求纳入合同条款，并建立档案部门与财务部门联动的质量保证金支付审批程序，对归档质量不合要求的不予支付，以便有效解决项目档案归档中出现的问题，确保项目文件材料的归档质量。

要加强项目档案整理工作，切实维护项目档案文件材料之间的有机联系，提高案卷质量。档案移交归档时要编制归档说明，按载体性质分别提交归档目录。档案部门要认真做好文件材料的归档质量检查工作，确保项目文件材料手续完备，签字齐全，真实有效。及时做好项目改扩建或设备大修的项目文件材料补充收集归档工作，真正实现项目档案的动态管理;对到达保管期限的项目档案要及时进行鉴定，对无保存价值的档案及时进行销毁，努力提高项目档案整体质量。

（四）利用体系建设

项目档案管理部门要不断强化项目档案服务意识，增强服务观念，在传统利用方式的基础上积极探索新的服务模式，开发档案信息资源，为企业发展提供高质量的档案利用服务。

要积极推进项目档案数字化建设工作，加快项目档案计算机管理信息系统建设工作，不断满足项目档案网络化服务的要求，提高项目档案利用效率。

要加强项目档案编研工作，多角度的开发实用的项目档案编研资料，从而转被动利用为主动服务。如编制项目投资建设情况统计分析及企业设备能力分析对比等，为企业发展提供重要的参考依据，提供超前的档案服务。

要加强项目档案利用效果的反馈工作，通过收集汇总利用单位的反馈信息并进行分析研究，从而提高项目档案利用的方向性，不断提升服务质量。

（五）安全体系建设

要建立人防、物防、技防三位一体的项目档案安全防范体系，既要确保项目档案实体的安全，也要确保项目档案信息的安全和保密。（下转第47页）