档案信息管理办法

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档案信息管理办法范文第1篇

[关键词]科技档案 管理 创新

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）24-0344-01

传统的科技档案管理办法仅局限于实体档案的收集、整理、保管和查阅，随着计算机技术的飞速发展，网络技术的不断普及，传统的档案管理办法已经无法适应信息时代对资料的迫切需求。科技档案的类别、内容、载体、信息不断增加，使科技档案信息化管理工作的重要性、必要性和紧迫性都提高，必须加强科技档案管理的创新工作，利用现代化计算机网络实现信息自动管理，尝试科学的方法与传统管理办法相结合，综合管理科技档案信息。

1 如何做好科技档案创新管理

新形势下企业科技档案管理部门面对新的考验和新任务，必须改变原有的科技档案管理观念、管理模式、组织机构、管理方法、服务方式等，勇于创新勇于实践，才能从根本上做好科技档案管理工作。

1.1 改变思想观念，解决科技档案信息化基础设施建设

企业领导要对档案信息化建设工作提高认识度，高度重视、支持和加强科技档案管理工作，将其纳入企业档案信息化建设总体规划，纳入企业有关职能部门的岗位职责和员工绩效考核范围。档案部门要解放思想，转变观念，对科技档案信息化建设要做到有组织、有计划、有安排。企业要将科技档案信息化建设经费列入年度财务预算，充分考虑科技档案保管数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化等因素，增加经费投入，配置先进的配套设施、档案管理软件、网络安全设备等，解决好科技档案信息化基础设施建设等关键性问题。

1.2 创新组织机构，实现科技档案管理向技术型转变

在档案机构建设方面需要企业设置专门的综合档案室，配备配齐专职档案工作人员，建立健全档案工作规章制度，要将科技档案管理作为一项重要内容抓好。在档案人员队伍建设上，要大力引进档案、计算机应用等相关专业管理人才；要加强档案人员的培训教育，开展提升计算机应用能力培训，使档案人员熟练掌握计算机基本知识、网络知识和操作技术，不断提高档案人员的知识水平和业务素质，实现科技档案管理手段由手工型向技术型转变。

1.3 创新管理模式，实现数字化、网络化信息管理

在管理体制上，企业科技档案工作要实行“统一领导、分级管理”的体制，避免科技档案由部门或个人分散保存，确保科技档案完整、准确和齐全。在管理机制上，要实行总经理负责、总工程师分管、档案部门和技术部门齐抓共管的机制，真正抓好落实。在管理方式上，要做好科技档案规范化、标准化、科学化管理，大力加强科技档案信息化建设，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步转变为现代化的档案实体的数字化、网络化信息管理。

1.4 创新管理办法，建立科技信息管理和提取中心

建立科技档案数字化、网络化信息管理中心。首先要正确选用企业档案管理软件，其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口、以及科技档案管理模块等要符合档案信息化建设的要求。其次要做好科技档案案卷级、文件级目录数据库的录入、查询和维护工作，通过查找目录、原文传输及扫描等方式，实现科技档案案卷、文件目录检索和全文查询，逐步建成母子（分）公司等两级科技档案数字化、网络化信息管理平台，形成电子文件、电子档案管理和利用中心。

1.5 创新服务方式，提供主动的现代化的服务

通过局域网和因特网为本单位各部门提供科技档案查询服务，开展科技档案在线服务，可以跨越时空，突破地域限制，实现科技档案信息资源高度共享，充分保证科技档案的安全性和保密性，有效预防和杜绝网上泄密、侵权或违法行为，更好地保护和利用科技档案， 促进沟通交流，提高工作效率，提升企业形象，为企业发展提供高效服务。利用主动的、现代化的服务方式逐步取代被动的、手工式的档案查阅利用方式。

2 企业科技档案管理创新的意义

2.1 科技档案管理创新有助于实现企业利益最大化

科技社会的飞快发展促使企业的体质、机制和信息管理的方式都朝着信息化、集成化、电子化、智能化等趋势发展。企业依托资源优化发展，走可持续发展的道路，创新的科技档案管理方法可以帮助企业在竞争激烈的市场环境中掌握先机，实现利益最大化。

2.2 科技档案管理创新便于信息查阅和提取

科技档案管理就是为企业开发和运行提供信息资料服务，通过创新的服务体制和服务观念，强化市场经济意识，勇于开拓新思路、新方法，扩展全面领域的服务，结合信息化计算机技术，提高档案管理效率，便于用户及时迅速的查阅信息。

2.3 科技档案管理创新可以为用户提供准确信息

通过创新工作思路和工作方式，应用全新理念实现科技档案信息全方位多层次的高效管理，减少繁琐的程序，为企业开发和运行提供准确信息。

2.4 科技档案管理创新实现信息科学管理和保存

创新管理手段，改变原有的分类保存检索方式，实现科学分类和信息检索，更好的完成资源分类、保存和保密工作。

3 结论

创新企业科技档案管理办法，有助于切实整理好科技档案，方便用户使用，有利于挖掘企业生产潜力，增强企业的科技创新能力，提高企业的现代化管理水平，具有重要的现实指导意义和长远发展意义。

参考文献

[1] 宋慧英.浅谈科技档案管理创新.[J]机电兵船档案.2008.3.

档案信息管理办法范文第2篇

关键词：企业; 文件; 档案; 管理; 创新? 党的十五届四中全会、五中全会及十六大都提出，要加快国民经济和社会的信息化建设，以信息化带动工业化，促进社会生产力实现跨越式发展的战略方针。2002年，中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出具体工作目标，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。在企业大力实施信息化建设的大背景下，文件与档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空间。?

1工作平台创新

信息化时代，企业为提高自身在国际上的竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。

以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大；参与应用岗位人员众多；处理流程繁琐多变；数据库功能强大；信息传递迅速，易于交流；信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台：

a) 快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通信，信息交流快捷流畅，并与Internet 邮件互通。

b) 协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理，提高机构各级领导或部门协同工作的效率。

c) 公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公。

d) 信息服务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段，以提高生产效率。

更重要的是，信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、表单定制多样、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上一个新的台阶。?

2流程创新?

2.1文档一体化流程概述

在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，“它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”?［1］的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”［1］。

文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标：

a) 减少流程的中间环节；

b) 建立并行、平行工作流程；

c) 建立跳转、分流工作流程；

d) 建立循环工作流程；

e) 建立交叉、条件等工作流程。

在信息系统中建立以上新的工作流程后，我们可将工作环节视为流程中的一个节点，对任一工作任务项，可以任一节点为起点，以辐射、闭环、分支等形式，同时发送给多个对象进行处理。流程重组的目的是提高流程中任务处理的并行程度与合作程度，从而提高业务工作效率，实现协同办公的目标，改善文件工作质量。

笔者所在的企业，在办公自动化系统、合同管理系统、电力工程技术报告管理等系统，成功地将行政办公、合同管理、电力工程领域的业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统，实现了业务工作流的文件从生成、流转到归档全过程管理，以及档案后续管理的目标。另外，企业的其他主营业务流，在建立信息系统过程中，纷纷到档案部门咨询信息数据管理方面的要求，并采纳档案部门的建议和意见，在系统设计阶段，即将有关文件档案管理、电子文件管理的要求纳入系统流程之中。?

2.2文档一体化流程的创新点

信息系统中文档一体化流程的创建过程，是一个将系统、协调和前端控制的思想贯穿于设计、运行的过程，这本身就充满着创新的内涵，在流程创建过程中，主要通过以下内容体现创新点。?

2.2.1文件管理阶段

a) 面向普通用户、业务管理人员、系统管理人员，提供多层面的、不同任务项的工作流程及操作平台。

b) 形成文件质量监督、保证体系。通过痕迹保留、收文单、发文单、元数据信息监控等形式，保证文件质量。在请示与批复、收文与转发文之间，处理同一项目或任务时产生的系列文件之间，建立文件关联关系。

c) 形成文件流转监控机制。通过对文件督办、催办的监控，对文件的办理状态进行跟踪和监控，对未填写办理意见等办理信息的文件，不流转至下个节点。

d) 形成文件归档机制。在信息系统中处理的任一项目或任务，是以文档的形式出现的，归档均作为这些文档的最终处理环节。

2.2.2档案管理阶段

a) 建立现代信息服务理念。面向普通用户，提供方便的档案信息利用平台，工作流程中更多体现的是简约、方便、直观，提供能直接满足用户需求的信息，而不在信息中带有过多的档案管理特性。

b) 建立现代信息整理理念。面向文件档案管理人员，提供档案信息整理工作平台，工作流程中体现的重点是要符合档案的规范管理要求。按档案管理要求和方式，对归档的信息数据进行整理，并且能及时切换视窗，使工作人员掌握和了解给用户提供的信息是否直观、齐全、准确的要求。

c) 建立档案信息安全机制。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程。该流程包含两层含义：一是行政管理流程，一是权限分层工作流程。对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全。

流程的创新，使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。

3管理创新

信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。?

3.1信息管理

通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。

流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证，因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。

在信息时代，文件信息管理除文件内容之外，更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将文件处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的文件信息实施统一管理。例如：在机构发文流程中，预先设置相对固定的发文格式，但随着机构管理的变化，文件格式也要不断调整，并且有增加、删节等变更的需求，具有动态变化特性，那么这种变化的文件信息需要纳入管理范围。概括地说：文件信息管理，是确保文件内容从产生到脱离流程的全过程管理，是针对发文的痕迹保留、文号等信息的管理；对收文督办、监控等行为的管理。

3.2信息工作人员管理

信息时代，文件与档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息。因此，加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”［2］，是非常现实和必要的。具体做法主要有：

a) 建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；

b) 策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提高人员对安全事故的应急反应；

c) 经常对相关人员进行安全教育和宣传；

d) 经常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；

e) 建立严格的权限管理机制；

f) 规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。

对管理职责的划分，应从多方面考虑：

a) 面向普通用户，提供文件起草、办理、流转、查询的通道。

b) 面向文件管理人员，提供文件督办、催办手段。

c) 面向档案管理人员，提供文件归档及其考核、电子文件整理和保管、信息服务手段。

d) 面向系统管理人员，建立流程跟踪、流程监控、流程日志机制，提供操作平台；提供机构、人员、权限、流程节点、流向及变更的设置手段。

4制度创新

如何保证信息系统在应用过程中，能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥其最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。

从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。笔者所在企业，在办公自动化系统的应用各阶段，已建立或正在建立的制度有：

a) 《办公自动化系统?（OAK）?应用及运行维护管理规定》。内容有文件与档案管理部门、信息管理部门的职责分工；信息系统的身份确认、用户权限管理、用户信息变更管理；信息工作人员的管理等。

b) 《电子公文管理办法》。内容有电子文件办理流程指南、电子公章使用管理、电子文件发送程序和发文信息管理、电子文件归档程序及管理等。

c) 《OAK系统电子文件管理细则》。主要针对归档前的电子文件，要按要求填写元数据格式的内容。

d) 《文书档案归档文件整理细则》。对归档后的电子文件的整理进行定义，并梳理出整理工作流程。

e) 《信息系统运行维护管理办法》。

f) 《信息系统运行安全管理办法》。

g) 《信息应用系统业务培训管理办法和程序》。针对信息系统的正确、规范操作而设立。

5服务创新

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。

创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。

信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。

在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。

业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。

6结束语

信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在文件与档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创业之路。? 参考文献

档案信息管理办法范文第3篇

关键词:高校档案；信息伦理；伦理困境

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。[1]随着档案信息化建设的发展，档案管理和传播活动的网络化趋向日益明显，而新的时空环境和方式方法更加使档案工作凸显出了一些伦理困境(EthicalDi-lemma)问题。分析高校伦理困境产生的原因及提出突破伦理困境的对策，对于做好高校档案信息管理与传播工作具有重要的理论与现实意义。

一、高校档案信息管理与传播中的三大伦理困境

(一)高校档案信息保密要求与档案开放利用的伦理困境档案承载着大量的人类社会活动的原生信息，是一种宝贵的信息资源，它具有凭证价值与情报价值的二重性。档案价值的二重性，决定了它存在开放性与保密性之间的矛盾关系。凭证价值决定了档案形成者的资料与活动内容在一定的时限和范围具有不公开性，即具有保密性。而情报价值意味着档案需要适应社会利用档案的要求，有向全社会开放的义务与责任。

在现代民主政治时代，档案开放已经成为必然。美国学者史蒂文·卢巴(SrevenLubar)认为，“档案是一种权力”，他援引法国哲学家雅克·德里达(JacquesDerri-da)的话来加以证实:“失去对档案的控制就等于失去了政治权力，民主的有效性通常用下面的标准来衡量:对档案工作(包括档案的构成和阐释)的参与和对档案的利用。”[2]基于档案价值的二重性，《中华人民共和国档案法》规定，档案管理部门要向社会开放档案，以便广泛地、充分地发挥档案的作用；同时又规定了档案保密期限，涉及国家安全或者重大利益以及其它不宜开放的档案控制使用，违者要承担责任。《普通高等学校档案管理办法》也规定:凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录或复制；同时又规定了“涉及党和国家秘密的，涉及专利或技术秘密的，涉及个人隐私的，以及档案形成部门规定限制利用的”的馆藏档案要控制性开放。

由此可见，对于高校来说，一方面要求发挥档案室的职能作用，最大限度地开放档案，公开会议文件、会议记录、人事管理、基本建设、仪器设备、教学管理、科研管理、考务学籍等信息；另一方面又要根据具体的对象和内容对公开的程度和范围有所限制。这就使高校档案信息管理与传播在具体操作中出现了开放性与保密性相冲突的伦理困境:当公开某一信息会对他人或单位造成消极影响或名誉及经济损失时，是否能够不加限制地公开?当学校或者师生的信息保护权与社会公众的知情权发生冲突时，应该基于什么伦理标准进行研判?等等。

(二)知情权保障与隐私权保护的伦理困境知情权是公民知悉、获取信息的自由与权利，它既有宪法、行政法等公法领域的内容，又有私法的因素。

早在1946年联合国大会通过的第59号决议中，就强调“查情报自由原为基本人权之一”。隐私权则是公民个人所享有的依法维护私人生活安宁和私人信息秘密不受干扰的一种独立的人格权。由于隐私权深入到人类社会生活和人们的内心世界来保护自然人的人格与精神状态，所以隐私权还是一种高层次的人格权。

现在高校档案部门，囿于传统做法影响，在档案开放范围和开放程度方面，主观封闭式的做法依然占主导地位，表现为:档案开放的界限模糊、对象不清，在开放与不开放之间优先选择不开放，档案解密与开放时间经常被人为拖后，档案开放、利用程序比较烦琐，用户被拒绝开放时缺少司法救济制度等。这些问题的存在无疑影响了师生和社会公众的知情权的实现。而与此同时，隐私权保护在档案开放利用中也出现了保障不力的情况。高校档案信息作为历史的记录，含有大量的个人数据信息，许多涉及了个人隐私。由于高校档案部门对隐私认定缺乏统一、具体的评判标准，在保密制度执行中又缺乏有效的机制，致使隐私权遭侵犯的情况在高校屡次发生。

上述这些反映了高校在档案信息管理与传播中存在隐私权与知情权相冲突的伦理困境。尤其在网络环境下，档案信息收集、整理、贮存、传递、利用的模式不断更新之时，隐私权与知情权的两相冲突成为人们不得不予以关注的伦理困境。

(三)加速档案信息数字化进程与加强知识产权保护的伦理困境档案作为智力劳动者在社会实践活动中产生的具有保存价值和利用价值的历史原始记录，从文件到档案都凝聚着形成者的智慧，许多更属于知识产权尤其是著作权保护的范畴。近年来，档案部门频频接受官员、学者及其他社会著名人士的档案捐赠；某些企事业单位或个人出于安全或保密考虑，也将本单位或个人活动中形成的档案文件委托给高校档案部门寄存或代管。档案来源的多样化导致了馆藏档案著作权状态的多元化、复杂化，档案部门在档案信息的管理、利用过程中极可能引发著作权益纠纷。如轰动一时的1990年清朝末代皇帝溥仪的遗孀李淑贤状告《末代皇帝的后半生》作者涉嫌违法利用档案馆中的捐赠资料一案就曾引发了国内关于档案管理工作中著作权保护问题的探讨。[3]在当前档案信息数字化进程不断加快的情况下，知识产权的保护问题显得更为突出。

在知识经济时代，知识产权就代表着财富。而对档案信息资源的利用开发，就是对馆藏资料中既有的技术方案和技术成果进行再发明和再创新，使之成为《专利法》所保护的对象，并用专利技术为社会创造财富。所以，在高校档案信息的开发和利用中，难免出现一些见利忘义的人违背伦理道德，盗用技术资料，侵犯他人的知识产权。这就使高校档案信息管理与传播出现了档案资源共享与知识产权保护之间的伦理困境:如何在档案信息数字化进程中妥善管理好档案资料，如何在加快档案信息数字化进程的同时，保护知识产权不受到侵犯?

二、高校档案信息管理与传播中突破伦理困境的思考为深度开发与利用档案信息资源，加强档案资源及信息化建设，提高高校档案事业服务高等教育与经济社会发展的能力与水平，必须从思想和实践上解决上述三大伦理困境。我们应该认识到这些道德冲突境况并不是必舍其一的两难处境，而是采取有效措施就可以兼顾相融、妥善处理好的问题。笔者认为，当前高校档案部门可以采取以下三方面的措施来谋求伦理困境的突破:

(一)制订档案信息的伦理规范与守则现在，国内各高校尤其是重点高校为做好档案工作，都制定了较为完善的一些档案管理的规章制度，如武汉大学就制定了档案安全保密制度、档案借阅利用制度、档案库房管理制度、档案鉴定销毁制度、工作人员守则、档案馆内设机构工作职责、声像档案管理办法及名人档案保管利用办法等规章制度。但是国内高校基本上还都没有制定关于档案信息的伦理规范与守则。而档案信息不仅是一个技术问题，而且蕴涵着复杂的伦理问题。在存在伦理冲突的情况下，针对档案的网络化利用环境，提出档案信息管理与传播的伦理原则与具体的伦理规范，应当是高校档案部门的重要责任。因此，应该加强档案信息伦理规范的可操作性研究，提出和制定行之有效的伦理准则，为档案信息管理与传播构建合理的伦理空间。

例如，就保护和实现知情权而言，在高校现实的档案工作中，虽然国家《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》里都要求档案部门要为师生和社会公民提供开放服务，但实际情况却往往是档案部门以保护隐私、保密等各种借口推迟甚至拒绝对外开放和提供利用，从而人为地将大量档案束之高阁，使师生和社会公众的知情权难以实现。这就需要制订针对性的、详细的伦理规则，对档案信息安全、知识产权、版权及隐私权等权益保护的必要性作出专门的说明、制定明确的道德规范，以找出一个合理的尺度来进行权利义务的配置，在保护隐私权的前提下使知情权能得到最大程度的实现，促使冲突的最佳解决。

(二)档案立法中的伦理精神融入档案信息立法是一种硬性的法律手段，它借助于国家强制力的威慑，不仅可以有效地打击档案信息领域的各种违法犯罪行为，而且可以为档案信息伦理的实施创造一个良好的外部环境。在档案信息法规建设过程中要注意以下两个问题:一是应当充分考虑网络环境下档案信息管理与传播的特点、规律，结合网络技术，给出相应的法律概念，对于无法确定的问题，应尽可能的给出上位概念，并在宏观上加以规范；二是档案法规应具有充分的可操作性，与现有的法律法规体系保持很好的兼容性，应从维护网络档案信息资源正常传播与合理使用的角度，维护档案信息所有者、保管者与利用者的正当权益。

虽然现在档案法规的形式化和国家化特征日益突出，但并未改变其伦理存在的性质，伦理道德仍然为人们的档案行为活动提供着基本的价值理念和准则。因此档案立法必须以基本的伦理标准作为基础才能不失其存在的社会根基。如果档案立法原则不能体现、反映高尚的伦理价值取向和道德规范要求，就不能成为良法，也就不能获得社会的普遍认同，更不能变为档案活动中起作用的实际准则。所以在进行现实档案立法的过程中，应该考虑到道德精神的融入，只有蕴含在立法原则中的价值理性才是档案立法者创制法律的根本追求和终极理念，这在我们制定出符合共同需要的档案法律过程中应起着极其重要的导向作用。

同时，高校应该通过正确的舆论导向，使人们形成义务与责任相互作用和交融的道德感，在学校和社会上形成一股贯穿档案信息活动始终的良好道德风尚，为档案信息法律的制定奠定广泛而坚实的社会心理、道德习俗等方面的基础，同时为档案信息法律的实施提供社会公众在道义上、舆论上的支持。

(三)提升档案信息管理者和利用者的伦理自律精神道德层面的规范是靠行为者自身的自觉信念来维持的，是其自身的一种自我约束与调节。因而，高等院校应该利用其学科门类齐全与人才众多的优势，展开档案制度与档案伦理的普及教育以及档案工作者的专门职业道德培训，增强档案信息管理者和利用者的道德观念，使其能够自觉认识和正确履行自己在档案活动中的责任与义务。

档案信息管理办法范文第4篇

关键词：信息化 档案馆 信息中心 高校

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）02（c）-0155-02

社会信息化的发展以及高校电子校务的推广，既产生了大量电子信息，又改变了原有的日常工作方式，这给高校档案工作的发展带来了机遇和挑战。在这种新形势下，高校档案馆如何重新定位，获得可持续发展，这是新时期档案工作的重要研究课题。

1 网络环境下高校档案馆面临的新特点

校园信息化的发展以及电子校务的推行，改变了高校原有的工作方式，给档案工作带来了很多新要求。

1.1 信息量不断增大

随着互联网技术的广泛应用，整个世界进入了高速发展的信息时代，与之同时也产生了各种类型的海量信息。在这种浪潮的推动下，高校信息化建设蓬勃发展起来并已初具规模，校园信息的数量和种类都得到极大丰富。从内容上看，高校日常工作涉及的活动很多，既有教学、科研等业务信息，又有设备、人事、财务等管理信息；从数量上看，信息技术的发展改变了原有的工作方式，信息记录和传递的效率大大提高，导致校园信息的数量极具增加；从载体上看，信息技术的应用，特别是办公自动化的逐步推广，磁盘、光盘等多种媒体相继出现，信息的载体呈现出多样化的趋势。在这种形势下，各类信息的数量都正在不断攀升，档案信息资源也得到了极大的丰富。

1.2 用户需求增多

随着社会信息化的发展，学生和社会对档案信息的需求正在不断增强。根据2008年《高等学校档案管理办法》（27号令）的相关规定，档案馆是学校出具档案证明的唯一机构，如果学生和校友需办理一些在校学习期间的证明材料如出国申请材料、工作派遣证明等，必须到档案馆开具相关证明，诸如此类的业务导致档案用户的信息需求正在不断增长。

与此同时，档案馆的用户范围也在不断扩展。目前档案馆的用户不仅包括学生、教师等本单位的人员，还包括社会上其他单位、组织和个人，例如很多单位人力资源部门为核实毕业生信息需要到档案馆进行查询。

可见，不仅档案用户信息需求增多，而且档案馆用户群体也在扩展，不同用户有各自不同的信息需求，因此档案信息需求的种类和数量都随之不断增多。

1.3 信息化发展

传统档案部门工作对象主要是纸质案卷，其主要任务在于保管这些案卷材料。随着高校不断深入推行电子校务和办公自动化，使得学校在形成一些纸质文件的同时，也产生了大量电子文件，这两种形式共同构成了学校的重要信息资源，同时也是档案馆收集的主要对象。这也就要求档案馆在开展档案物质形态管理的同时，也要开展对电子档案的收集与整理，坚持当对纸质文件和电子文件同步归档。

1.4 档案自身价值实现

档案之所以需要保管是因为它具有特定的作用和价值，它能够为今后发展提供凭证和参考。因此档案馆应转变观念，把工作重点放在档案提供利用上，只有这样才能更好地发挥档案的社会效益和经济效益。通过网络满足不同利用者的需求，使档案信息得到充分而有效的共享，这是档案馆今后的工作重心。因此档案馆需要承担起了信息的收集与传输责任，发展成为档案信息服务中心，进而凸显档案信息管理的功能。

2 档案馆成为学校信息中心的可能性

高校档案馆经过多年的工作积累，具备信息管理的基础和能力，能够积极主动地开展信息服务。

2.1 档案馆具有信息工作基础

从本质上讲，档案工作是信息工作的组成部分，档案管理就是信息管理的重要内容。经过多年努力，目前高校档案馆基本上已将学校各部门形成的档案全部接收进馆，主要包括党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、外事类、基建类等九大类，因此高校档案馆已经集中了学校的历史信息，而且门类齐全、数量充实、结构合理、内容丰富，是学校档案信息的集中保管地，具备信息资源开发的物质基础。另外，经过多年工作积累，档案馆工作人员已经具备了基本信息资源管理的能力，因此能够胜任信息管理工作，可以积极主动地开展信息服务。

2.2 档案馆具有信息收集能力

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规的相关规定，对属于归档范围的各类材料，须定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。目前高校档案馆已经根据各学校的实际情况，确定了归档范围，建立起一套顺畅的档案接收进馆程序，形成了一系列有效的信息采集方法，具备较强的信息收集能力。

2.3 档案馆具有信息加工和服务能力

作为一个档案信息管理部门，档案馆最终目的是为相关用户提供信息服务。传统的档案信息服务主要是通过查阅等方式提供利用，同时开展一些事实性、专题性的咨询服务。经过多年的工作实践，档案馆了解各类用户信息需求的特点，具备了一定的信息加工能力，同时已经摸索出档案信息提供利用的主要渠道和方式，具备信息服务的相关经验，能够加工出符合用户需求的信息产品。

3 档案馆成为学校信息中心的途径

档案馆虽然具备成为信息中心的有利条件，但是仍然需要抓住机遇、做好规划、积极准备，努力实现“两个转变”即档案管理要从传统的实体管理向信息资源管理转变，从传统的提供利用向信息服务转变，不断扩展自己的生存和发展空间。

3.1 加强档案信息的收集

为了扩展高校档案馆的信息服务功能，需要进一步加强档案馆的信息资源管理能力。高校档案馆应结合新时期高校档案工作的特点，以成为全校的信息中心为目标，规划档案收集范围，丰富馆藏内容，优化馆藏结构。在档案信息的收集工作中，要包含全校党政机关等所有部门；时间跨度上要完整，既要包括历史档案，又要包括现行文件，不能出现断档；内容上要包括学生、教师等各类需求主体；归档材料要包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式，而且档案馆要进一步转换观念，适应形势发展需要，逐步由以纸质文件为主向以电子文件为主转变。总之，档案馆要保证档案信息的内容丰富、种类齐全、管理系统。

3.2 开展档案信息化建设

开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，进一步丰富和完备档案信息资源，提升档案信息服务的深度和广度，这是档案馆成为学校的信息中心的主要途径。

（1）开展数字化建设

档案馆要具备较强的信息处理能力，必须尽快完成档案的数字化。这主要包括两方面内容：档案目录数字化和馆藏文件数字化。

首先要尽快完成档案目录信息的数字化，通过对文献的内容和形式进行分析，著录标引出文献的检索特征，形成档案目录信息数据库，为案卷信息检索提供索引。其次逐步实现馆藏文件数字化，主要通过两方面开展：一方面，抓好馆藏档案的数字化，通过数字化技术将现有馆藏转化为电子档案；另一方面，要扩大归档范围，大力开展电子档案的收集整理工作。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的规定，将各部门的电子文件进行汇总，随纸质档案一同交由档案馆保存。档案信息数量众多，不同档案信息的价值不同、开放利用的时限不同、保密程度也不尽相同，而且目前档案数字化的成本依然很高，所以档案信息不可能全部数字化，档案管理部门应努力做好信息选优工作，把价值高、社会需求大的档案优先数字化，建设高质量的档案信息数据库。

（2）提高信息处理能力

随着信息技术的发展和普遍应用，办公自动化及电子校务得以广泛发展起来，在纸质文件形成的同时，产生了大量电子文件。同时用户信息需求的数量大大增加，传统手工管理方式已不能满足日常工作的要求，档案馆必须具备强大的信息处理能力才能更好地满足用户的需求。目前高校档案馆的管理模式、管理手段和管理方法大都还停留在传统的文献管理基础上，离档案信息中心的要求还有一定距离。档案馆应根据新的角色定位进行改革，开发信息管理系统，逐步实现档案信息采集、加工、整理和提供利用的自动化、网络化，不断提高信息处理的能力和水平。

（3）争取资金支持

档案管理部门要积极争取，把档案信息化纳入学校整体信息化建设之中，从整体上进行规划。将传统的馆藏档案数字化，也就是将馆藏的各种历史文献材料、声音信息、视频信息进行数字化转化和处理，这是一项庞大的工程，需要耗费大量的人力、物力和财力。在目前高校档案馆的人力和经费普遍存在不足的情况下，很难独立完成这项数字化任务。因此，必须把档案数字化作为校园信息化建设的重点建设项目，为档案馆信息化建设提供政策和资金支持。

3.3 增强档案服务功能

档案馆要成为档案信息中心，就必须适应用户的需求，在档案工作的深度和广度上下功夫，把工作重点转移到档案信息资源的开发利用上，凸显档案馆的服务功能。在网络环境下，档案馆的服务不能停留在传统的档案查询利用上，而应该主动地根据各类主体的需要，开展编研，定期地、有针对性地把某一领域的资料收集起来，通过分析、整理等方法编制索引，提供系统化的信息产品，及时地满足用户的信息需求。

3.4 储备档案信息管理人才

信息化的发展为高校档案馆提供了新的发展空间，同时也对从事档案管理工作的人员提出了更高的要求。档案管理人员不仅要完成档案信息的收集、整理工作，同时还肩负着档案馆现代化管理的重任。这就要求档案工作人员在原有的业务素质基础上，需要进一步增强信息管理意识，掌握现代化的信息技术，不仅成为信息采集者和管理者，而且要努力成为信息产品的设计者和生产者。

参考文献

[1] 冯惠玲.档案管理概要[M].北京：中国劳动出版社，1990.

[2] 周晓英.档案信息论[M].北京：中国人民大学出版社，2004.

[3] 任岩.网络环境下信息服务的探讨[J].情报科学，2003（1）：66-67.

档案信息管理办法范文第5篇

关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理；信息化；科学化

Abstract: This article from the learning, understanding, attempts to change the file management mode, accelerate archives informatization pace and do a good job in electronic information archives management work to talk about an individual to improve file management incollege level a few understanding.

Key words: university archives management measures;higher college; archives management; information technology; scientific

中图分类号： 文献标识码： A 文章编号：

高校档案记载着学校的教育历史,更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录,具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。成人高校是高等学校的重要组成部分，由于历史等诸多原因，目前成人高校档案管理工作水平与《办法》还有很大差距，我们要进一步学习，提高认识，促进成人高校档案管理水平再上新台阶。

一、学习《高等学校档案管理办法》，找出差距

《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。

目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。新《管理办法》对成人高校档案管理的影响 有以下几点：

1、改变档案管理模式,适应成人高等教育事业发展的需要

在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。

2、加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质

要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训，通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。

3、加强电子档案管理,推进档案管理现代化

随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。

二、加快推进成人高校档案信息化建设

成人高校档案信息化建设是我国成人高校档案工作未来发展的一个重要的趋势。

1、成人高校档案信息化建设的涵义

随着经济社会和科学技术的发展，信息技术在高校档案工作中得到了广泛应用，传统档案管理“为保管而保管，重保管轻利用”观念已经无法适应信息社会发展的需要，高校档案管理逐步开始从面向档案实体保管重点向以档案数字化为社会提供服务进行转变。目前，应当从如下几个方面来理解高校档案信息化建设的涵义：一是信息技术是高校档案信息化建设的基本推动力量，由于信息技术水平在不断变化之中，档案信息化目标也要进行动态调整。二是档案信息资源是高校档案信息化建设的核心。三是档案网络建设是高校档案信息化建设的基础。四是档案信息资源社会共享是高校档案信息化建设的目标。因此，概括而说，高校档案信息化建设是指在档案管理过程中以档案网络建设为基础，以档案信息资源为核心，运用信息技术提高高校档案工作现代化水平，以实现成人高校档案信息德社会化服务为目标的动态过程。

2、成人高校档案信息化与学校发展不相适应

成人高校档案信息化建设，是高校档案传统管理到档案信息管理的一场革命，实际上是以转变观念为前提的档案工作创新。从根本上来说，信息化对高校档案工作的最大挑战不是对技术和设备的挑战，而是对人的观念具体到高校档案工作而言，是对高校档案管理理念的挑战。当然还包括协调、资金、技术、管理、人才等方面的问题。

3、成人高校档案信息化建设发展的举措

成人高校档案工作是学校管理工作的重要组成部分，在学校建设发展中具有重要作用。高校档案管理部门要想办法采取多种形式、借助各种手段，努力加强档案法律法规宣传教育，提高学校档案工作人员和兼职档案员的档案意识，改变传统的档案管理理念，用发展的眼光审视高校档案信息化建设的意义，让档案信息化观念深入人心。建立档案信息化协调机构。争取多方支持，加大资金投入；完善技术和档案信息制度；加强档案信息化管理。

三、注重成人高校案管理工作科学化

随着我国成人教育事业的稳步发展，成人教育的形式又多种多样，获得成人教育学历的人数不断增加，情况也相对比较复杂。做好成人教育档案工作具有十分重要的意义。

1、提高成人高校档案管理科学化的认识

做好成人高校档案管理工作是“功在当代、利在千秋”的工作，档案工作者应当感到无比自豪与光荣，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的思想，持之以恒地把档案资源收集好、整理好、保护好、利川好，把握档案工作发展新机遇。在服务利用上取得新进展。

2、成人高校档案管理的规范化

首先要做到档案管理人员从思想上深刻理解科学的档案管理规范。成人高校档案管理工作是一门综合的边缘科学，具有自身的理论和发展规律。其次，要加大对档案管理人员培训的人员应该加强理论和业务能力的学习，摈弃旧观念，用规范来约束、指导自己的管理行为，在实践工作中不断研究探索新的管理方法。严格按照《办法》要求规范档案管理工作。

档案管理的好与坏是一个单位管理水平和文明程度的重要标志之一，随着成人高校各项改革的进一步深化，档案工作中存在的问题在一定程序上制约了档案的利用和开发，档案管理已不适应成人高等教育发展的需要，要不断改革、创新，促进档案管理工作科学化。

3、创新管理方式，加强科学化建设

创新档案管理方式是推动我国成人高校档案管理科学化、现代化、规范化的必由之路。随着信息化社会进程的推进，档案在宏观调控、微观管理、科学决策、人才预测等领域，将发挥出越来越大的作用，使成人高校档案管理向“以用为主”的“人才”管理的模式拓展。

档案是成人高校信息的资源库,不断把先进的科学技术手段应用于成人高校档案管理之中,以提高工作效率，是高校改革与发展的需要,也是适应社会对档案信息需求的客观需要。利用先进的计算机技术和科学的检索系统进行动态管理,积极开发研制档案管理软件,建立人才信息收集、反馈和跟踪系统,快速、准确、全面提供人事信息,改变过去单从纸质档案了解档案信息的传统方式,使档案数据化、信息化。

四、结语

总之，档案管理是档案工作的一个重要组成部分，是成人高校资源管理与开发的基础性工作,它集服务性与保密性于一体,对促进资源开发、构建和谐社会发挥着重要作用，加强和改进档案管理是时代赋予我们的新课题、新任务。只有从制度上、观念上更新,不断地发现问题，找出原因，解决问题，积累宝贵经验。我们要以再学习和宣传《办法》为契机，抓好《办法》的贯彻和实施工作，以与时俱进、改革创新的精神，扎实推进新时期新阶段成人高校档案工作科学地向前发展，全面提升成人高校档案服务学校和社会的能力和水平，开创成人高等学校档案管理、服务与建设的新局面。

参考文献：

[1]罗志超主编；《人事档案管理工作现状的分析与对策》[J]； 黑龙江教育学院学报；2011年第3期；