人事档案日常管理

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人事档案日常管理范文第1篇

关键词：人事档案；问题；措施

Abstract: the personnel file is an important carrier of information talents reflect, enterprise or business the unit selects talented person plays an important role. The development of human resources and personnel files to the inseparable relations, is the human resources development of the most important aspects. In this paper, the enterprise personnel file management discusses the existing problems, and puts forward the corresponding measures.

Keywords: personnel file; Problem; measures

中图分类号： G271 文献标识码：A文章编号：

科学技术是第一生产力，是企业长期发展的重要因素，而人才是企业发展的核心力量。人事档案管理作为企业日常管理中的一部分，直接影响着人力资源的可持续发展，研究人事档案工作有着重要的意义。

人事档案是人事工作的重要组成部分，是历史全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息的载体，合理使用人事档案信息，有利于管理者安排各类人才在合适的工作岗位上充分发挥工作积极性、主动性和创造性，是知人用人的重要依据，也是企业改革改制、生产经营、科研开发、人力资源战略开发等方面的重要依据和信息库。

人事档案管理工作是人力资源管理的基础，提高人事档案管理水平是维护企业人力资源管理，促进人力资源可持续发展的重要保障。然而，当前很多企业的人事档案管理出现了诸多问题，阻碍了人力资源健康、持续的发展。现状主要表现在：

1.审核把关不严。社会经济的繁荣使得市场上的人才流动量增大，很多用人单位在招聘员工时并未打算长期聘用，只是为了缓解一时之急。造成了用人单位对于人事档案的审核工作不严，少数企业则直接跳过档案审核，对于档案资料也是抱着可有可无的态度。

2.材料不实或信息不准。人事部门未按规定对材料进行认真鉴别,从而给“造假”行为提供机会，很多求职者为了谋求工作机会，而在自己的档案上填写不真实的信息，这对于企业在今后的人力资源管理上将带来很大的实际问题。

3.管理者素质不高。现行不少企业的档案人员兼职的居多，客观上导致对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应企业人事档案工作的需要。

4.档案收集不当。管理意识的薄弱使得大多数企业招工时对于求职者的档案资料没有认真审阅，大量的档案没有完全收集到企业的人力资源部门进行保管。而在考察职员工作业绩、能力时，管理者也未能完善人才建档工作，使得档案收集不当，“抛档、弃档”问题严重。

5.人事档案管理手段滞后和基础设施差，保管条件落后，管理水平较低。现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用，人事档案管理信息化功能尚未开发。目前，很多部门的人事档案管理还是以传统的手工操作为主，设备简陋，技术落后，耗费大量的时间和精力，还难以完全做到档案完整、精确、美观、实用。

6.人事档案信息资源的开发利用不充分。保存档案的最终目的是为了“用”，而在现实中，由于人事档案强调保密性，档案的利用范围小，利用率低。

目前部分企业单位人事档案的现代化管理水平不高，制约着档案作用的充分发挥，已不适应新形势下企业人事档案管理工作的要求，这就亟需当前企业人事管理部门在档案管理工作上改进和创新。

1.加强领导，健全制度

加强对人事档案管理，要切实从思想意识上提高对人事档案重要性的理解。结合实际情况，在档案管理部门的指导下，制定一套管理办法，如档案的接收、转递、查阅、保管、建立人才库制度。针对档案管理人员的聘用，企业应当通过竞争选拔的方式择优录用，通过竞争环节让管理者上岗就业。

2. 狠抓培训，提高素质

对于档案管理工作者而言，提高自身内在知识水平，积累丰富的管理经验是保证工作顺利开展的前提。这就要求人事档案管理人员积极提升自己的专业知识，实现知识创新，尽可能使档案管理人员专业化。同时，采取“请进来，走出去”的办法加大对管档人员进行政治和业务培训，用新的理论知识武装头脑，开阔眼界，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，并要稳定档案专业队伍，加强人事档案管理人员的思想素质教育，教育他们要坚持原则、严守纪律、严谨认真，要有能吃苦、耐劳，甘于奉献的精神。

3.注重收集，规范管理

在整理人事档案时，要注重收集档案材料，拾遗补缺，发现缺少的材料要及时向交接单位索要或询问本人，如有丢失应主动与单位联系，及时补齐。人事档案内容复杂，案卷内常有材料的收入取出，如工资调整、年度考核、调配录用、职称晋升材料等不得拖延，要及时传递归档，保证归档材料完整齐全，维护人事档案的安全，定期总结经验，研究解决档案接收过程中存在的问题。另外，干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，都必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定。

4. 创新手段，大力拓展信息服务功能

人事档案日常管理范文第2篇

人事档案管理的有效开展，不仅能够使单位的人力资源管理工作得到完善，而且对于不断优化技术人才结构等都具有重要的推动作用。当前，在档案管理的具体工作过程中，还存在一些较为突出的问题。主要是：个别单位的工作人员没有能够充分认识到人事档案管理的工作职能，对此没有产生足够的重视，对人事档案管理工作的内容过于片面化，误认为人事档案管理就是简单的抄写以及对档案的保管;在人事档案收集制度上没能够做到较为完善的履行，使人事档案的利用价值没有得到充分发挥;在人事档案管理的具体手段上，仍然沿用着以前较为传统的管理模式，不能随着社会发展需要而进行不断创新;在一些单位当中员工对基本的电脑知识以及日常的档案管理软件等专业技能都不具备，在查找档案时还是沿用传统的人工查找的方法，严重影响了人事档案管理的效率和工作水平。

二、和谐管理理论的具体内容

在我们通常熟知的管理学理论当中，其中一项非常重要的内容就是和谐管理理论。从和谐管理理论的基本思想可以看出，主要是将其内部组成的各个部分内容，努力在一定条件下保持在较为和谐的状态，从而最终实现整体性的功能。对于人事档案管理单位来说，随着现代社会激烈竞争压力的增大，通过一定的和谐管理理论手段，并不断的将其消化吸收，在日常管理中将和谐管理理论融会贯通在自己工作当中，使人力资源在管理能力和服务水平上得到较快发展和提升，对于有效解决突出问题、构建和谐劳动关系具有重要的促进作用。具体来讲，和谐管理理论的内容主要体现在两个方面：首先，所谓和谐管理，需要将各个要素进行不断优化升级，才能够促进整体和谐的充分实现。在具体的人事档案管理中不断融入和谐管理的相关理论知识，对其进行前期的理论改善，从而为后期成效输出提供准备。在和谐理论管理中，其所谓的系统输出，简单来讲就是在一定条件下，在还没有对原先的自身精神状态进行改变的前提下，减少其资源的有效输出，从而将最大化服务状态表现出来的过程。其次，在和谐管理理论知识构成中，其具体内容包含的利益价值，实际上是一种精神内在体现和效果的外在表现。人事档案管理单位在其具体的工作职责中，对其单位的组成成员进行管理，在一定条件下不仅要将一部分的物质手段和相关的生存手段提供给员工使用，与此同时还需要其自身的不断努力，从而充分体现其自身价值。员工以这样一种工作精神参与日常工作，不仅能够在工作中得到一种集体的归属感，而且在对其精神境界的提高也起到一定的促进作用。

三、人事档案管理中和谐管理理论的应用

在日常的档案管理工作中，通过对管理学中和谐管理理论的以及其所存在的问题等进行综合分析后可以看出，为了在一定条件下发挥人事档案管理工作的最大效能，我们可以从以下几个方面加以对和谐管理理论的重视和应用。

(1)进一步提高人事档案工作的科学化水平。在日常的管理工作中，提高对人事档案管理机构工作的要求，并不断完善人事管理机构的工作职能。在人事档案管理岗位分工过程中，做到合理和准确，并将和谐管理理论知识运用到人事档案管理的日常工作中来，对人事档案管理机构组织进行有效保障，降低在人事档案管理过程中情感因素在人事档案管理中所占的比重，从而使管理工作能够有序健康的开展。通过这种途径可以有效的将外界准确及有效的信息提供给相关的领导，从而帮助他们较好的开展人事任免工作和奖惩措施。

(2)进一步加大人事档案管理中的信息化进程，在具体的实施过程中要充分运用和谐理论知识，在工作过程中可以构建电子档案的数据库，充分发挥人在主观能动性上的先天优势，在一定条件下降低其在人事档案管理过程中所造成的不良影响。随着现代信息技术的不断发展，在人事档案管理领域出现的一种较为简便的档案管理方式就是电子式档案，但是电子式档案受到计算机硬件的影响较大。因此，在日常工作管理当中，要不断的合理的运用电子计算机技术，从而在具体的工作中能够和现代化办公设备相协调。通过运用这种措施，在人事档案的查阅以及管理上就会更加方便和快捷，从而能够较好的帮助单位领导层对员工做出正确的决策和分析。

(3)在日常工作中，要不断的加强在人事管理中的程序交接流程的规范，在人事档案管理的交接过程中，具体内容需要更加的严谨，自身也存在着一种巨大的责任感。在人事档案管理的和谐化融合中，需要在交接工作中，严格按照相关程序来进行，从而更好地实现档案的完美交接。

(4)在和谐管理理论的推动下，要不断的加强人事档案管理的日常保存工作。在人事档案管理的保存工作中，需要将其具体的原则内容充分贯彻进来。保存工作中=要根据单位的实际情况来进行分析，从而做到与其相关管理制度和规范制定的合理性和准确性。通过以往的实践我们就能看出，通过科学准确的人事档案管理保存工作，对单位职工以及领导能够起到重要的监督作用，从而引导他们更好地开展人事档案管理日常工作，更好地发挥好人力资源的优势。

四、结束语

人事档案日常管理范文第3篇

一、死亡人员人事档案的归属与流向基本情况

1. 组织部门：一般能按要求管理权限范围内的死亡干部档案，不定期地向同级国家综合档案馆移交，无档案销毁情况。组织部门能基本掌握死亡人员情况，目录齐全，编目编号规范，能提供电脑检索。但大多数没能按《干部档案工作条例》规定及时将死亡人员人事档案移交档案馆。另外，有的组织部门缺档案移交、登记台帐。

2. 劳动人事部门：我们选择了社会保险处、劳动就业处为调查样本，其死亡人员人事档案数量大，存在底子不清、收集不全、未及时归档等情况。无移交综合档案馆、无销毁情况。县级劳动人事部门普遍存在应该接收国有企业、国有改制企业、非国有企业的人事档案资料收集不齐全的问题，相当部分未能及时登记、分类、编目，没有做到有序排放和有效监管，存在“生者与死者档案混装”的情况。同时，多数县级劳动人事部门对死亡人员情况不够了解，对档案的数量、来龙去脉等底子不够清晰。

3. 机关、群团组织：死亡人员人事档案未统一归口管理，没有移交综合档案馆和销毁档案的情况。市级机关中，有的主管部门除本系统副处级以上干部人事档案组织部门统一管理外，系统及直属单位科级干部人事档案自行管理，其他人事档案则由直属单位自行管理，新录用人员人事档案则多由人才交流中心托管。县级机关中，除部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门统一保管外，大部分区、县机关、群团组织人事档案由组织部门和劳动人事部门管理，干部档案在同级组织部门，职工档案在同级劳动人事部门，流向与归属情况各不一样，管理存在漏洞，甚至出现“无头档案”的现象。

4. 国有企事业单位：除了由党委政府任免的干部档案由组织部门保管外，一般职工人事档案或自行保管，或部分由主管部门保管，或由人才交流中心托管，无移交综合档案馆情况，无销毁情况。

5. 国有改制企业：移交情况不一，管理情况各异，没有销毁情况。有的行业主管部门管理改制前相关人事档案，因无人申报而对死亡人员情况不知晓，对死亡人员数量、情况无法统计，登记、管理不到位一直未移交。有的企业保存改制前的人事档案，清理与整理不到位，登记和分类不及时，部分没有保存死亡人员人事档案，改制期间调离、解聘、退休人员其档案随人走。也有的企业改制前的人事档案包括死亡人员人事档案在改制期间已移交劳动人事部门，而改制后没有建立人事档案，或将招聘人员档案打捆保管，没进行装袋、整理，数据不清楚。

6. 非国有企业：部分企业自行保管人事档案，但多数没有保管死亡人员人事档案；部分企业委托专业机构托管人事档案。据查，非国有企业多数人事档案建立欠规范，欠完善，无统一标准，甚至少数没有建立人事档案。无移交综合档案馆情况，无销毁情况。此外，个别县由乡镇劳动保障站负责管理当地非国有企业人员人事档案。

7. 高校：由学生部自行保管学生档案，管理较规范，底子清楚。无移交情况，无销毁情况，极少数死亡学生档案被死亡学生家属提走。

8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事业单位委托、企业委托、个人委托托管的人事档案，数量大，没有移交、销毁情况。因为很难掌握死亡人员信息，委托管理往往仅限于简单存放、保管，所以对于死亡人员人事档案的情况底子不清，无法准确统计，不少生者、死者人事档案未分开。

9. 社区、居委会：从选取的调查样本来看，很少建立和保存死亡人员人事档案，少数存有或建立了人事档案，但都不存在移交综合档案馆情况，无销毁情况。当辖区内有人员死亡情况时，一般是报送当地派出所，由派出所负责户籍薄（卡）上核销，并登记管理。个别社区试点保存县劳动人事部门移交过来的企业退休职工人事档案，但是否死亡情况不清楚。个别县由乡镇管理村委会、社区的人事档案，但这些人事档案普遍存在资料少、内容缺、不齐全、不规范的问题。

二、存在的主要问题及原因分析

1. 重视不够与认识不足，档案管理要素欠缺保障。调查显示基层单位普遍重视不够，认识不足，更多地是强调人少、钱少、事多等客观因素，投入人事档案工作的力度不够，而死亡人员人事档案工作更是被边缘化。拿被调查单位的档案员来说，档案员更换频繁，不懂业务的有之；档案员兼职过多，疲于应付的有之；档案员履责不力，责任心不强，认为“人死账亡”无关紧要的也有之。有的死亡人员人事档案被拆卸档案外壳，单独存放在类似杂屋的房间，没有任何保管保护措施；有的死亡人员人事档案被“束之高阁”置之不理，部分已有发黄、褪色、发霉、丢失等现象。

2. 政策体制与利益等因素，致使档案管理主体分散、各自为政、归属流向不一。一是体制改革、企业改制人为地形成了“人档分离”，此类人事档案的归属与流向已失范，容易出现“无头档案”乃至丢失现象。二是多头保管加之联系机制未建立，造成信息沟通不畅，死亡情况无人申报无人查实，死亡登记不及时，管理跟进不到位。尤其劳动人事部门“生者与死者档案混装”普遍存在。三是虽然改制有政策，但也存在因利益难以贯彻落实的情况。如有的企事业单位改制期间，存在改制单位缺乏移交托管经费没有按政策移交托管，后多由主管部门代管系统内改制单位职工人事档案。

3. 日常指导与监管缺位，档案业务水平参差不齐。部分组织、人事部门更多重视对在职、在世的人事档案建立、整理、审核等，而忽视了对死亡人员人事档案的指导、监督和检查。而档案行政部门由于上级没有政策和要求，平时很少介入其中。死亡人员人事档案工作的业务水平令人堪忧。一是档案资料收集不齐全。主要原因是档案资料移交和接收不及时。一般来说，如果对死亡人员人事档案不催不要，档案或材料就会长期滞留在单位或个人手里，不能及时归档，容易散失；二是日常管理不善。具体表现为档案装订、分类、编目、利用等不够规范，分开存放、流转登记、统计检查等工作不落实，管理粗放随意；三是整理质量不高。尤其是企业死亡人员档案整理标准不统一，内容不完整，建档欠规范；四是档案信息化程度低。由于缺乏相关意识，或是受客观因素制约，相关单位只把人事档案的目录、个人信息录入电脑，而检索、查阅仍采用手工操作。个别单位虽建立了人事档案信息库，但存在信息更新不及时的问题。

4. 现有制度少且约束有限，无章可循、无规可依的问题突出。在调查的9种类型单位中，仅组织部门有《干部档案工作条例》等依据。然而组织部门普遍没有按要求及时移交综合档案馆。据组织部门反映，难以落实的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁杂。有综合档案馆的同志认为组织部门档案难存放，或是不想管了才会考虑移交，并且移交的随意性大，手续难到位。现实中，各级、各行业经过调研形成人事档案管理制度的很少。调查对象中仅一家自行制订了制度，其中涉及死亡人员人事档案工作的只有“死亡人员档案，每年进行一次清理，重新编号，另行归档”一句。由于大多无章可循、无规可依，死亡人员人事档案管理往往流于形式，既无工作内容、目标任务，也无原则手续、操作流程，更无职责权限，责任追究，久而久之便形成了被动应付的局面，多满足于“用时记得起，闲时搁一边”的现状，这不仅使得工作无所适从，也使得档案面临安全隐患。

三、对死亡人员人事档案管理的建议

1. 高度重视提升认识。各级各类单位要以对党和人民负责、对历史负责的高度来重视死亡人员人事档案工作。一是要保证有专人负责。死亡人员人事档案工作是单位人事工作、档案工作的一项重要内容，具有很强的政治性、原则性、业务性，应明确专人负责，纳入单位工作总体规划。二是要切实将档案工作与其他日常工作同部署、同推进、同检查、同考核。在现行体制下，死亡人员人事档案工作多由政工、人事部门承担，其工作职责、任务要求等必须明确，并且有领导负责督促检查。三是要宣传学习相关法规和业务知识，提升人员的档案意识和整体认识水平，营造一个良好的、给力的人事档案工作氛围。同时鼓励、支持专业人员参与学习培训，通过“走出去、请进来”以及学习先进、学用结合等方式，了解相关工作的规律，掌握专业知识与技能，不断增强业务素质和专业水平。

2. 实施归口统一管理。将死亡人员人事档案全部归口至国家综合档案馆保管，成立“死亡人员人事档案管理中心”，对各类死亡人员的档案进行资源整合，集中管理，建立死亡人员人事档案数据库。单位档案室、专业档案馆、专业机构等管理的死亡人员人事档案可依法移交至综合档案馆“死亡人员人事档案管理中心”，实施归口统一管理，有利于防止政出多门、人为过失，有利于档案工作“三个体系”建设。此外，劳动人事部门管理的人事档案较多，死亡人员人事档案也会越来越多，档案管理责任重大，有必要成立行业直属并接受档案行政部门指导的专业档案馆，实行专人专管，专门管理。

3. 建立健全管理机制。国家档案行政部门要通过修改《档案法》，补充死亡人员人事档案工作内容和规定，明确档案行政部门的职责。省级档案行政部门应在广泛开展死亡人员人事档案工作调研的基础上联合相关部门出台实用性和操作性强的管理制度、办法，严格控制死亡人员人事档案的归属与流向，使其有规可依、有章可循。出台的制度应结合实际，突出整体联动和协作互动机制，针对档案鉴别接收（移交）、收集整理、保管保护、查阅利用、安全保密、流转销毁、信息化等程序和内容有具体而明确的规定，强化业务培训指导、信息沟通、监督管理及责任追究体系建设。对接收（移交）的时间、内容、要求、手续、费用等进行整体考虑。

人事档案日常管理范文第4篇

随着社会主义市场经济的不断发展，其对于客户管理所本身的档案管理以及体制管理也提出了全新的要求。就现有的客运管理所的实际档案管理而言，他们往往受到传统体制管理的束缚以及自身管理观念的制约，从而使得他们在实际管理中没有办法真正实现人事档案管理的有效性，使得人事档案管理在实际应用中没有办法真正满足新时期客运管理所的日常管理、运营以及决策，从而制约了其自身的管理有效性。由此，本文结合新时期客运管理所档案管理的需求以及实际社会发展状况，提出了合理档案管理体制与模式构建，更好地服务于现有企业自身的管理与发展。

一、客运管理所人事档案管理工作问题

目前，我国客运管理所人事档案管理工作问题频现，这些问题直接制约了客运管理所自身的发展，对其未来经营、管理以及销售等都带来了极大的制约和生存发展。具体而言包括：

1.合作不积极，协同不配合

其主要体现在现有的客运管理所在实际档案管理过程中缺乏良好的协调，各个管理所内部的部门都建立了相应的独立的人事档案管理部门，并且彼此之间缺乏足够的沟通与交流，导致现有的客运管理所整体的档案管理效率下降，并且因为各个部门之间都拥有属于自身的档案管理人员，直接带来的是实际的人力资源管理的脱节与冲突。

2. 观念不先进，效率不明显

目前客运管理所的档案管理受制于过去计划经济的影响，依然秉持传统的计划管理理念与管理方式，他们没有切实有效的结合自身的实际情况以及社会经济发展，进行相应的管理方式以及体制的转变，由此使得其自身的人事档案管理部门的工作效率较低，没有较好的满足现代企业的实际管理需求。

3.定位不明确，服务不到位

客运管理所其本身没有充分认识到自身的定位，没有意识到自己的社会责任，他们的服务方式以及定位尚停留在传统的计划经济时代，缺乏足够的服务意识，无法结合现有的企业人力资源管理需求，实现有效的“保管员”的角色的意识形成，从而在一定程度上影响了企业人事档案管理的工作质量。

4.结构不合理，素质跟不上

客运管理所档案管理最终是落实在人，因此在管理人才的素质直接决定了管理内容以及管理效率，决定了管理成果。但是，现有的客运管理所，其本身并不重视相关人才的素质建设以及应用，而且管理人才的结构也不合理，无法满足新时期客运管理的档案管理需求。

5.制度不完善，收集不齐全

在制度设计上，目前客运管理所本身的人事档案制度没有与市场接轨，没有有效地结合现有企业自身的实际日常管理需求，使得在实际的人才招聘中无法寻找到合适企业发展的人力资源，并且在实际的归档、存档以及整理过程中的检索与查询的不完整，导致了无法真正物尽其用，不能真正反映出企业现有的实际人力资源状况。并且，在管理中由于硬件设备的滞后，更多的是依赖于人工手动的管理，而没有真正采用现代人力资源管理信息系统，从而制约了实际的人力资源管理效率以及人力资本的收集。

二、建立客运管理所人事档案管理体制与模式路径初探

当前的客运管理所人事档案管理工作的改革必须知识经济时代为背景、积极拓展管理职能、史新人事档案管理的观念，本文着重从客运管理所档案管理工作的自身定位、依法治档和多方协调分别阐述客运管理所档案人事管理的新型的体制与模式问题。

1.准确定位

客运管理所必须要明确自己的档案管理定位，要认清社会发展形势，依据市场化的发展管理需求，满足新时期客运管理所人力资源发展需求，明确自己和企业的职能定位。切实有效的利用人事档案管理，将现有的档案管理服务于自身企业的发展需求，提升员工之间的流动性以及档案查询和记录效率，对其进行分门别类，能够有效地体现与反应现有客运管理所实际的人力资源状态，为企业的发展提供良好的人力资源储备。

2.多方协调

鉴于现有客户管理所档案管理的分散化，小型化，要对内部的各个档案部门管理进行整合，进行统一化的管理，并且切实有效地协调各个部门之间的沟通以及交流，让他们可以更好地对现有企业彼此之间的人事状况进行交流，并且定期展开人事档案管理的调查。同时，建立企业档案协会。建立企业人事档案协会可以发挥较大的作用：其一能及时传达档案行政管理部门的档案管理工作的精神；其二能加强各企业人事档案管理部门之间的经验交流、及时有效地企业档案工作中的新问题、难问题；其三能汇集档案管理方而专家加强指导，提高企业人事档案管理部门人员的理论素养和管理水平，从而推动企业档案管理工作的开展。

3.依法治档

进入新世纪以来，我国的企业都在不断地转型，从过去的计划经济逐步转变而市场经济，由此对于企业的档案管理也提出了新的要求。客运管理所档案管理必须要结合市场经济发展需求，依据现有的企业发展需求，逐步实现依法治档，建立一套良好的管理制度，做到有法可依、有法可查、有法可督，实现现有的客运管理所档案查询、管理、采集的流程化。

三、结束语

人事档案日常管理范文第5篇

一、当前医院人事档案信息化管理存在的主要问题

（一）重视程度不够。医院领导层对人事档案管理工作不重视，认为人事档案管理在医疗核心工作中起到间接辅助作用，不能直接为医院创造经济财富和社会效益；还有的领导甚至认为人事档案管理工作仅仅是人事部门的事情，因而没有加以重视，也没有在人力、物力、财力等方面对人事档案管理加大投入，致使人事档案管理长期处于维持现状和被动应付的状况，医院人事档案信息化建设也就无从谈起。（二）基础设施建设落后。目前许多医院的人事档案基础设施建设落后，还停留在纸质档案阶段，人事档案信息化程度不高，未能将现代化信息技术手段全面引入医院人事档案管理工作。（三）管理不规范。传统的医院人事档案管理方法局限于保管保存功能，利用率不高，实际工作中方法单一致使效率低下，现代化管理手段没有充分应用到人事档案管理工作中，明显滞后于医院各项工作的快速发展。随着人事制度改革的不断深入，档案材料的收集、保管、利用以及档案业务的范围也发生了变化，部分旧的管理制度不适应社会发展的需求，亟待进一步修订完善。（四）管理队伍不专业。档案管理人员需要具备过硬的政治素质和业务素质，还要具有爱岗敬业的职业素养。在人事档案管理信息化过程中，档案管理人员不仅要精通档案管理专业知识，还要能熟练掌握计算机和网络应用技能。当前，很多医院人事档案管理人员不能完全达到以上工作要求，需要进一步的学习和培训。

二、做好医院人事档案信息化管理的对策

（一）重视医院人事档案信息化管理工作。医院领导及组织人事部门要把人事档案管理工作放在事关医院人才队伍建设全局的高度来对待，加强人事档案管理基础设施建设，切实将其纳入重要议事日程。应着重加强人事档案管理工作人员的思想教育，完善医院的人事档案工作考核制度，体现多劳多得、优劳优酬，充分调动管档人员的工作积极性，提高工作效率。（二）提高医院人事档案信息化建设投入。医院提供一定的资金支持，更新硬件设备，如计算机、扫描仪、照相机等；提供技术支持，通过公开招标采构引入专业档案管理软件，来提高医院人事档案管理的信息化程度。同时加强医院人事档案管理安全措施，在软件应用的基础上加设防盗系统。（三）做好医院人事档案系统维护。主要包括以下方面：1.规范的录入规则和内容。在原始数据录入时应该建立统一规范的录入规则，所采集数据应针对实际工作需求，以免造成浪费，做到有用必录入，无关少录入，让人事档案管理系统便捷高效，清晰易懂。2.定期的日常维护。建立人事档案系统不是一件一劳永逸的事情，需要定期进行对于系统数据进行管理维护与更新。只有经常对系统进行维护才能确保医院人力资源系统的长期长效运用。3.档案的保存与管理。医院人事档案信息化管理是将数据保存在服务器中，同时将数据备份放置硬盘中，以防服务器出现问题。在人事档案的管理过程中不仅要依靠信息化系统，还要对于原始纸质档案进行妥善保存。做到实时系统、硬盘备份与原始材料三方的妥善保存与管理，防止各种意外情况的发生。4.落实安全保护措施。在服务器与客户端之间设置“防火墙”，定期修改服务器密码，针对相应管理人员的上岗、离岗情况签订保密协议，明确管理人员和工作人员申请、变更、注销权限等。严格执行保密规定，加强人事档案信息安全管理。在日常管理工作中，将人事档案信息安全纳入医院安全保护管理的范围。（四）加强信息化管理制度建设。应建立健全人事档案信息化管理制度，特别是要建立健全医院人事档案材料收集、整理、归档、保存等相关制度和人事档案计算机使用管理制度，严格落实，加强监管，明确各个岗位的工作范围及职责，规范档案管理人员行为。（五）建设一支高素质的档案管理队伍。要不断加强档案人员的政治素质、业务素质、工作作风等方面建设，通过业务学习、教育培训、外出进修等方式实现管档人员的基本理论、业务技能、工作水平的提升，努力建设一支政治强、业务精、作风好的高素质医院人事档案管理队伍。鼓励档案管理人员在工作中总结创新工作方法和途径，促进人事档案工作的不断发展。

三、结语

医院人事档案管理为医院人才培养、制定人力资源发展规划等工作提供了有力的信息支撑，是医院人力资源管理不可或缺的重要组成部分。新形势下进行人事档案管理改革势在必行，只有加快人事档案管理信息化建设，才能更好地提高医院档案管理工作的效率，才能推进人事档案管理的科学化和规范化进程。

作者: 单位:临沂市精神卫生中心

【参考文献】