商务信函

前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇商务信函范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。

商务信函范文第1篇

口语化

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

语气语调

由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

真诚

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

直接

跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

简洁

就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

精确

当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

针对性

请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。

语言朴实

前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

回复迅速及时

给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

标题

商务信函范文第2篇

【关键词】 商务信函 词汇 句法 文体特征

在国际贸易竞争日益激烈的今天，为了通过发送商务信函达到有效交流，传达友好情感，增加商务合作机会的目的，商务信函的语言应该简洁、明了、礼貌、准确。商务信函是商务沟通和交流不可或缺的工具，同时也是传达商务信息的重要载体。本文通过对英语商务信函的文体特征分别从词汇和句法两个方面进行了探讨。

1. 词汇特征

1.1用词规范正式

由于国际商务信函是一种正式的公函语体，因此，大多使用正式书面词汇代替普通词汇，并力求用词简洁朴素、准确具体，能充分体现国际商务公函的规范正式、公事公办的特点。如用inform代替tell，用sufficient代替enough，用purchase代替buy，用therefore代替so,用dispatch代替send等。例如：We are pleased to inform you that your order No 123 has been dispatched in accordance with your instruction. 我方很高兴通知贵方，第123号订单货物已遵照你方指示发出。

1.2用词准确严谨

由于商务信函的本质功能就是传递信息，而且传递的信息又关系到公司业务发展、品牌形象、客户开发、国际声誉等，因此，表达不能模棱两可，更不能出现错误，否则就会让对方误解，给日后的交流制造障碍，甚至造成经济损失和名誉影响。如果信函涉及货物的价格、重量等，有关数字的内容必须准确严谨，毫不含糊，如要写“68美元”，一般信中只写“$68”，而在商务英语信中要写成“$68.00”。再如，介词短语by Monday 和before Monday在商务英语信函中是要严格区分的，前者包括Monday，而后者不包括Monday这一天。

1.3多使用肯定性词语

肯定性的词语强调积极的方面，给人愉快的感觉。在商务信函写作中，pleasure, pleased, glad, appreciate等有积极的感情意义的词语应不断使用。例如：We are looking forward to the pleasure of hearing from you soon. Your immediate attention would be appreciated.

1.4正确使用情态动词

英语中情态动词的使用可以使句子的语气更加缓和、委婉。试比较以下两个句子： a. We appreciate it if you advance shipment. b. We should appreciate it if you could advance shipment.

在语气上b句比a句委婉得多，使人感觉更有礼貌。

2. 句法特征

2.1句式正规完整

英语商务信函作为一种正式体的书面英语，层次复杂的从句和长句的使用通常高于非正式英语。复合句适合表达层次复杂的逻辑关系，传递较多的信息，这种效果短句是无法达到的。例如： Goods of a dangerous or damaging nature must not be tendered for shipment unless written notice of their nature and the name and address of the Sender have been previously given to the carrier, Master or Agent of vessel and the nature is distinc tly marked on the outside of the package or packages as required by statute. 上面的段落只有一个句子。在这个正规完整的长句中，有and 连接两个分句，前一个分句中有一个unless引导的条件状语从句。句子虽长，可层次分明，并列的和互为条件的关系叙述得非常清楚。

2.2使用条件句

在向对方提出请求、要求和建议时，用条件句更能表达礼貌、委婉的语气。例如：We would appreciate it very much if you would send us the latest samples with their best price. If your quality is good and the price is suitable for our market, we would consider 。signing a long-term contract with you.

2.3使用被动语态句

使用被动语态能避免指责动作的执行者，从而比主动语态显得更礼貌。试比较以下两个句子：

a. You made a very careless mistake during the course of shipment.

b. A very careless mistake was ma-

[优论论文]de during the course of shipment.

b句比a句语气更委婉，更易被人接受，显得更有礼貌。

2.4尽量运用有积极含义的肯定句

在商务交往中，阅读者更愿看到一封具有积极、肯定的商务信函。这种肯定的陈述会使人向好的方面联想；反之，消极、否定的陈述使人朝坏的方面联想。试比较以下两个句子：

a. We won’t fulfill your order until we receive payment.

b. We will forward your order to you as soon as payment is received.

这两句话表示的意思完全一致，但语气稍有差别。a句翻译成中文是：直到收到货款，我们才发货。b句的翻译是：一到货款，我们立即发货。很显然，b句的表达更有礼貌，更积极，也更易使阅读者接受。

结束语：

由此可见，商务信函的语言要简洁、明了、礼貌、准确，就必须准确的运用词汇和句法手段，希望通过本文的分析有助于加深我们对商务信函文体特征的一般认识，从而有效地进行商务活动，在国际贸易中拥有更多的商机。

参考文献：

[1]秦秀白:文体学概论[M].长沙：湖南教育出版社，1988.

[2]何永斌:论商务英语信函的词汇策略[J].湘南学院学报，2005（8）：32～33.

[3]王君:浅析外贸英语商务信函的语言特点[J].教育与职业，2004（31）44～45.

商务信函范文第3篇

关键词：商务信函；语用失误；礼貌原则；合作原则

中图分类号：H315文献标识码：A

一、语用原则

根据英国语言学家托马斯（JENNY THOMAS）的观点，语用失误大致可分为两类：语言本身的失误（PRAGMATIC-LINGUSITIC）和社会语用上的失误（SOCIO-PRAGMATIC）。另外，在具体分析中国学生在英语商务信函的语用常见失误之前，必须了解语用学的两个重要原则：礼貌原则和合作原则。

（一）礼貌原则（Politeness Principle）

英国著名学者利奇(Leach)于1983年在合作原则的基础上,提出了与格赖斯的合作原则相补益的礼貌原则。其中包括六项准则:

1.得体准则(Tact Maxim):减少表达有损于他人的观点

a)尽量少让别人吃亏; b)尽量多使别人得益

2.慷慨准则(Generosity Maxim):减少表达利已的观点

a)尽量少使自己得益; b)尽量多让自己吃亏

3.赞誉准则(Approbation Maxim):减少表达对他人的贬损

a)尽量少贬低别人; b)尽量多赞誉别人

4.谦逊准则(Modesty Maxim):减少对自己的表扬

a)尽量少赞誉自己; b)尽量多贬低自己

5.一致准则(Agreement Maxim):减少自己与别人在观点上的不一致

a)尽量减少双方的分歧; b)尽量增加双方的一致

6.同情准则(Sympathy Maxim):减少自己与他人在感情上的对立

a)尽量减少双方的反感;b)尽量增加双方的同情

以上准则是人们在交际中一般都遵守的礼貌原则。说话人说话时尽量多给别人一点方便,尽量让自己多吃一点亏,从而在交际中使双方感到受尊重,同时反过来获得对方对自己的好感。礼貌原则中这些准则在商务活动的交际中很重要。

（二） 合作原则(Cooperative Principle)

美国语言哲学家格赖斯对人们在交际中如何了解对方话语中的隐含意义提出了大胆设想，如果根据他提出的“合作原则”中的各项准则进行语用推理，人们就可以推出说话中有一超越字面意义的隐含意义。合作原则包括四个范畴，每个范畴又包括一条准则和一些次准则。

1.量的准则(Quantity Maxim)

a)所说的话应包含交谈目的所需要的信息；

b)所说的话不应包含超出需要的信息

2.质的准则(Quality Maxim):努力使你说的话是真实的

a)不要说自己认为不真实的话；

b)不要说自己缺乏足够证据的话

3.关系准则(Relevant Maxim):说话要贴切

4.方式准则(Manner Maxim):要清楚、明白

a)避免晦涩的词语；

b)避免歧义；

c)说话要简要；

d)说话要有条理

国际商务交往中,人们通过遵守合作原则的各项准则来实现相互合作的言语交际。然而,不同的人在遵循这些准则时,会自觉或不自觉地侧重某一方面,而忽略其他的方面。

二、中国学生在商务信函中的语用失误现象

商务信函作为特殊用途英语有它特定的表达方式,如果对该语言的特殊文化内涵把握不准,在使用过程中很容易出现失误。商务英语中的语用失误表现在以下几个方面：

（一）称谓语使用不当

文化对语言的影响无所不在。在英汉语中，即使是很普通的人称指示代词，使用规则也不尽相同，据统计，汉语使用第一人称和第二人称代词比英语多，而英语第三人称的使用频率比汉语要高。这反映出英汉民族微妙的心理文化差异。中国人的交际和关注对象更多集中在“我”和“你”之间，谈论第三者则相对少一些。这反映了一种文化规约下的语言行为特征。英语人称使用的语用原则是：在表达正面、积极的态度、看法或愿望时，一般使用第一人称。但在涉及要求、允诺时，为了表明自己重视对方，从对方的观点或利益出发，一般使用第二人称YOU。试比较：

1a.We will agree to give you 5% discount if you increase your order to 15，000 pieces.

如果你们能将订货量增加到15000件，我们同意给你们5％的折扣。

1b.You will get 5% discount if you increase your order to 15000 pieces.

如果你们能将订货量增加到15000件，可以得到5％的折扣。

例句1a主语为第一人称，突出和强调写信人的立场和态度，表达不够委婉。相比之下，例句1b采用第二人称，突显对方的地位和利益，给人以体谅和尊重的感受。西方一些教科书甚至认为好的作者一定要采用“你式写法”。另一方面，使用第二人称也要看具体的语境，如果不看具体的场合或对象，滥用第二人称，同样会产生负面效果。

比如：2a.You will be pleased to learn that your application for credit has been approved.

你会很乐于知道你方的信用贷款的申请业已批准。

2b.I'm pleased to tell you that your application for credit has been approved.

我很高兴通知你，你方信用贷款的申请已经批准。

例句2a对于以英语为母语者来说，会觉得写信人口气傲慢，有居高临下、妄自尊大之嫌，容易使对方产生“你真走运，是我们的公司核准了你的申请”的消极心理。例句2b使用第一人称，则能传递另一种积极的涵义：“我们很高兴你成为我们的客户。”使对方觉得写信方待人礼貌客气，感情诚挚淳朴。

（二）时态失误

英汉语言的差别还表现在语态上,汉语中倾向于主动语态而英语中尤其是商务英语中为了礼貌起见多使用被动语态,特别是在表达涉及负面的消息、存在的问题或关涉到对方的责任、过失时,为了避免语言过于直接,多使用被动语态。在使用商务英语时,如果没有意识到英语被动语态在特定语境中的语用意义,而用潜在的汉语文化思维和表达习惯来表达,则很容易违背礼貌原则,造成语用失误。请看下面的例子:

3a.You promised to deliver the goods within a week, and you have put us to considerable inconvenience through the long delay.

3b.You made a very careless mistake during the course of shipment.

以上两句都使用了主动语态,直接表达对贸易伙伴的责备和不满,语气显得不够委婉,也违背了礼貌原则。但如果改成被动语态,却能够避免指责对方,显得更有礼貌。试比较:

4a.The goods were promised to be delivered within a week, and we have been put to considerable inconvenience through the long delay.

4b.A very careless mistake was made during the course of shipment.

修改后的句子明显比原来的客气多了,也将焦点集中在要解决的问题上,而不是集中在对方的过错上,很好地体现了礼貌的原则。

（三）语气词上的失误

商务交际中,语气的使用也是很重要的。语气恰当,能使交际顺利进行下去;不恰当的语气,尤其是具有强迫命令式的语气会引起对方的反感甚至愤怒,不利于沟通。请看下例：

5a.We must refuse your offer.

5b.We regret that we are unable to accept your offer.

对比上面的句子不难发现: 5a中的“must refuse”带有胁迫的语调,改用5b中的表达方式明显客气得多。在语气方面其他的词语如“want you to”、“disgust”等带有傲慢、讨厌语气,也要避免使用.

三、中英文化差异

中英文化的差异也是商务信函产生失误的一个原因。从语言文化属性看，中国文化属于人文文化，西方文化属于科学文化。中国文化重综合、轻分析，重意会、轻言传。科学文化重物质、轻人伦、重分析、轻综合，重概念、忌笼统，价值取向以功利为本位。人文文化和科学文化在思维方式上的主要差别表现在以下几方面：首先，中国人重直觉与具象，西方人重理性与逻辑，在语言上表现为汉语词汇的形象性和英语词汇的功能性。第二，中国人重整体，西方人重个体，这表现在汉语词汇意义一般比较笼统，英语词义一般比较具体。汉语表意比较模糊，英语表意比较准确。第三，汉语重意念，英语重形式，这主要表现在汉语句子衔接靠语义逻辑，而英语则重视句子形式上的衔接。英汉心理文化的差异对语言的影响无所不在，给跨文化交际造成了不少障碍。

四、结语

商务英语信函写作是一种跨文化交际形式。它不是汉语商务文化语境下的思维表达方式在英语语言符号上简单转换。中国学生在学习过程中不仅要掌握复杂语言的表达形式，更要了解中英文化差异，尤其是相关语用理论，真正做到用理论来指导自己的写作。只有这样商务英语写作与沟通能力才能准确得体，表情达意。

参考文献

［1］何自然. 语用学与英语学习［M］. 上海: 上海外语教育出版社, 1997.

［2］陈宏薇. 汉英翻译基础［M］. 上海: 上海外语教育出版社, 1999.

商务信函范文第4篇

关键词:最佳关联;模糊语;商务信函

中图分类号:H03 文献标识码:A文章编号:1005-5312(2010)17-0128-01

作为人类的一种交际工具,语言的使用从侧面直接反映人类社会的不同社会价值和社会观念。模糊是语言的重要特征,在任何的话语中是一种普遍的现象。目前国内外对语言模糊现象的研究主要集中于对模糊语义的研究上。但是模糊语言的研究很少来自于真实的语料。所以本文就立足于商务信函的实际语言材料,结合最佳原则分析模糊语的使用。

一、最佳关联

交际是一个认知过程 ,交际双方之所以能配合默契 ,主要由于有一个最佳的认知模式――关联性。(何自然, 1995)关联理论是一种有关人际交往与话语理解的认知理论。关联理论认为,语言交际是一个以关联为基础的明示-推理过程。(Sperber D. Wilson D.,2001)任何示意交际行为都显示该行为具有最佳关联。语用学关联理论为模糊语言现象提供了一种令人信服的解释和描述。关联理论认为模糊语出现在随意言谈中, 是自然语言的一部分。模糊语没有明确的界限也没有优劣之分。关联理论的最佳关联原则对分析话语具有自身的优势。人的认知以最大关联为准则,而语言交际则以最佳关联为取向。在实际交往过程中,我们期待能产生一种最佳关联。在交际过程中人们通常把焦点放在跟自己有最大关联性的、更值得花费功夫去处理的信息上面,这就说明了关联性是理解话语的理据所在。根据关联原则,听话者总是以最小的认知努力来获得最大的语境效果,并以此推导出说话者的真正交际意图。一般来说,最佳关联考虑到说话人和听话人两方的利益的关联程度。商务信函更是能体现最佳关联的功能。商务信函涉及到一些重要的信息时应该简明扼要,避免歧义,能够使对方付出最小的努力,以达到最佳关联,以使对方能够充分了解交际目的,顺利完成商务往来。

二、商务信函中模糊语的使用

作为涉外商务活动的正式交流工具,商务信函起到了重要的作用。商务英文信函要求做到三原则:精确、简洁、清楚明白,这是信函写作的基本要求。但是,实际的贸易交来过程中,但是在实际的交流过程中,贸易双方并不能总是把信息具体和精确到一定的程度上。有时在没有确切的事实或为了外交的策略,有意使用“模糊”一点的语言来达到其目的,并能促使外贸业务的顺利进行。在商务信函中,写信方使用模糊语言的原因就是为了达到一种最佳关联的效果。商务信函是贸易中的凭证,关系到双方的切身利益,因此必须提供尽可能具体准确的信息。当不需要获得或者是不需要具体信息时,或是对方乐于接受时,写信方这时使用模糊语言也是出于礼貌、委婉的考虑,对双方都有利,这样可以使自己的话语更具有灵活性、策略性。例如, goods will be shipped to you within one month on receipt of your order. (黄文伟&刘美华,2008)从这句话中便可看出,当涉及到具体时间时,信函中并没有加以限制,一定要求是某一个时间,但是这并不影响实际的交往。

商务过程中难免会出现一些矛盾,这时不易采用过分直接的话语指责对方,他们往往会使用间接地言语,提出自己的看法,使对方能够接受,以达到交际的目的。何自然认为模糊语是指可以是说话人恪守礼貌原则,在清楚表明自己的观点和立场却不将其意见强加于人,避免过于武断,产生不好的效果。(刘晓娟,王红梅,2007)所以经常会看到商务信函采用第一人称来陈述,表明自己的立场,这在一定程度上避免了言语的尖锐,能让对方通过推理准确的把握住其意图。这也符合委婉礼貌的原则,对贸易双方都是有益的。例如,I thought that we should obey with the contract before we signed. 使用“we should obey with the contract” 表明了双方都应该尊重合约,比较礼貌。表面上看是在陈述事实,也给人一种模糊的感觉。从这可以看出商务信函中模糊语的使用,就是为了达到自己的商业目的,而模糊语的使用更能达到最佳关联,达到交际目的。

三、小结

总之,在商务信函中使用模糊语应该有具体语境,该明白精确的就要明白精确,不太清楚具体的地方可以笼统含糊一些。遵循最佳关联原则,写信人应该尽可能增加模糊语的互明度。但同时也必须使语言与对方达到一种最佳关联。如果写信人选择的模糊语言不能使对方明白他的意图,这样做会造成语言的含糊或导致歧义,影响交际效果,可能还会产生双方的误解。因此在商贸英文信函中必须明确模糊语的使用,使贸易双方之间产生交际的最佳目的。

参考文献:

[1]何自然.Grice 语用学说与关联理论[J].外语教学与研究,1995 (4).

商务信函范文第5篇

[关键词]商务信函 礼貌原则 语用学

[中图分类号]H315 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）24-0054-02

在目前世界发展的大势下，商务信函变得越来越重要，甚至将会影响到既定的案例或项目是否能够取得成功。如何使一封商业信函得体且有效也成为研究的热门，对此英语语用学中的礼貌理论可以为解决这个问题提供理论基础。

一、商业信函的分类

现代商业活动中，商务信函是公司在日常商业通信中最常用的工具。

斯图尔特，齐默和克拉克（Stewart，Zimmer and Clark.1984）将商务信函按两个标准分类：信函的内容和信函中所给信息的性质。根据第一个标准，最常使用以下商务信函：请求信函，回复请求信函，索赔评价信函，信用和收款信函，销售信函，雇佣类信函和社会商务信函。就第二个标准而言，即，“给出的信息的性质”，根据信函对读者产生的影响，可将商务信件可以细分为四类：好消息，中性消息，坏消息以及说服性信函。好消息和中性消息的信函一起被视为日常信件。日常信件的使用频率远比坏消息信函或说服性信函高得多。因此，本文也将主要集中研究礼貌理论在这类信函中的应用。

二、礼貌原则的内容

格莱斯建议说话应该是有目的的和理性的行为，这是通过合作原则实现的。他认为，发言者应注意以下几个方面：“量的准则”“质的准则”“关系准则”以及“方式准则”，交流应避免表达的模糊，应当简短和有序。一般来说，对话者遵守这些原则以便双方能够顺利沟通，但有的时候不得不打破这些原则。经过一段时间的发展，为了更有礼貌地交际，达到更高的交际目的，从而实现语言的社会功能这一进步的想法催生了礼貌原则的提出。

从社会心理学的角度，利其（Leech.1983）提出了礼貌原则，其中包括六条准则，他的具体描述为：（1）策略准则（Tact Maxim，也叫“得体准则”）：缩小对方的损失，扩大对方的好处；（2）慷慨准则（Generosity Maxim，也叫“宽宏准则”）：缩小自己的益处，扩大自己的损失；（3）称赞准则（Approbation Maxim，也叫“赞扬/赞誉准则”）：缩小对对方的诋毁，扩大对对方的赞扬；（4）谦虚准则（Modesty Maxim，也叫“谦逊准则”）：缩小对自己的赞扬，扩大对自己的诋毁；（5）赞同准则（Agreement Maxim，也叫“一致准则”）：缩小与对方的分歧，扩大与对方的一致；（6）同情准则（Sympathy Maxim）：缩小对对方的厌烦，扩大对对方的同情和好感。

他认为，这些准则并非都同样重要，即不同的文化中强调不同的准则。例如，根据儒家哲学，在中国的社会中，礼貌的概念主要与谦虚相关，换句话说，谦虚（准则）是中国礼貌的基础也是最重要的元素。利其的礼貌原则是系统化且有影响力的。

三、礼貌原则在商务信函中的应用

礼貌原则中的不同策略在商务交际中起着不同的作用。不同的应用方式可以帮助人们更好地达到商务交际的目的，完成其任务。本章将通过商业交流中的具体例子来分析原则的每个策略准则及其应用，信函实例取自商务信函《2500成功沟通范例》（2003）。

（一）策略准则的应用

人们使用这一原则以使他们的意见能够更容易地被接受，同时不损害任何一方的利益。在现实生活中，策略原则是礼貌的根本，我们请求别人做某事，邀请他人，或者表达一些不同的想法，这些都需要我们更礼貌或战略性地使用语言。示例如下：

Dear Mrs. Brown，

Thank you for shopping at our new store.You are a loyal and valued customer. We appreciate your business and know that you want to keep a further connection with us. On July，2015，you purchased ?408.59 of merchandise from our store.Your payment of ?200 is now overdue.

In the credit agreement you signed，you agreed to pay off your bill in two payments.The first payment of ?200 was due August 15.2015.Please kindly send this amount to us now.

Failure to pay on time may influence your usual merchandise at our store.Thank you for your prompt attention.

You may contact me at 400-760-1212 if you have any questions or concerns.Your continued support is important to us.

Sincerely yours，

Scarlett Lewis

Credit manager

这封信函的目的是通知收信人付款已逾期，但目的是使对方支付双方在协议中规定的却目前没被支付的分期金额。为了达到这个意图，作者的信函就采取了策略原则，即“缩小对方的损失，扩大对方的好处”。

在本封信函的开篇，写信人感谢收件人之前在他们店内的消费，表明他们珍视双方之间的贸易关系，介绍了当前情况，也清楚地表明贷款已到期，与此同时解释完成支付的最终受益人是收款人自己，并在最后一段表达了希望双方保持良好的贸易关系的愿望。

这封信反映了写信人的严肃性和逻辑性，文字很好地反映其所思所想，整封信的表达平滑且自然。

（二）慷慨准则的应用

…… ……

We will appreciate your help in replying enclosed questionnaire，also attached is a 15%-off coupon to use on your next order to thanks for your time.By answering it you will let us know how we can serve you better.

I will call you on Tuesday to ask your advices concerning the questionnaire.

Thanks for all your help！

P.s.The coupon is good now！

这封信是一个非常成功的营销手段且可看做是运用了慷慨准则。写信人在信中写道：“这样做，你会让我们知道我们如何能最好地为你服务”，从“你”这个视角表明这种行动对客户和收信人的好处。在告诉客户回答问卷旨在为客户提供更好的服务的同时还附赠一张折扣券，并提醒其折扣优惠券现在正在使用！这些表达都反映了“最大限度地减少对自身的利益，最大化自我成本”的慷慨准则，而合理地利用慷慨准则无疑将有助于商务交际过程中达到写信人的交际目的。

（三）称赞准则的应用

Thank you for your great suggestion on how to manage the seats distribution.Your idea means we could accept 200 more people than last year.Without a doubt， it is the best idea that I have seen for a long time.

Besides， as a reward for your suggestion.We would like to give you a preferential movie card to see the films 30% off for half a year.

…… ……

表达赞赏是经常在日常交际中使用的策略。这封信函的目的是表明作者接受收信者的意见。“毫无疑问，这是我很长时间以来见到的最好的想法”作者高度赞赏它。当一个人提出一个想法，他自然需要取他人的意见。去信赞美收件人可以让他/她感到兴奋。表达称赞并不仅仅体现用词的礼貌，而且还可以使收信人和听者获得心理上的满足感，从而更好地在接下来表达你的想法。

（四）谦虚准则的应用

…… ……

May I use your name as a reference for a job I hope to get？ I am applying for financial advisor at Garfunkel Industry. Our experience together at SI will be helpful to give me the confidence to apply for this job.

…… ……

Being not only your colleague and your friend for many years.I naturally thought of you as my reference.

…… ……

Thank you either way for being a friend and the son of a large department store owner who hired a poor fisherman years back！

Sincerely yours，

Gwyneth

这封信写信人的目的是请求收信人为她进行推荐。一般来说，这种请求他人帮助自己推荐会比较尴尬。但这封信使用礼貌原则顺利完成了任务。信函开端，作者用词礼貌并提出请求，叙述自己的情况，在结尾处表示感谢。全信反映了写信人的谦虚态度，比如最后一段他自谦自己是“一个可怜的渔夫”对比收件人的身份是“一个大型百货商店所有人的儿子”将自己的身份放低并态度温和，可以给别人更好的印象，并保持彼此之间的良好关系。谦虚准则被解释作“缩小对自己的赞扬，扩大对自己的诋毁”，但这个准则其实某种程度上恰恰反映了人本身的自信。

（五）赞同准则的应用

Dear Robert，

Thank you for your interest in becoming part of Wayne’s research and development department as an instructor.And， of course I agree that everyone needs a change sometimes. While， although you have good sales and marketing experience， this position requires in-depth knowledge of the specific technology.

…… ……

Again， I really appreciate your interest and hard work all the time in the company， and wish you good luck in all your future.

…… ……

这是一封公司老板给员工的信，信里实际上拒绝了收信人的换职要求。拒绝员工申请新的职位，其实并不容易，因为老板和下属有地位上的差距。在@封信函中，体现了老板使用赞同原则的优越性和灵活性，礼貌地拒绝了收信人申请调换到培训开发部的申请。在信的最前面，作者就感谢和赞赏了员工申请换职的这一举动：“感谢您有兴趣成为韦恩研发部的指导老师”，然后礼貌地引出其不适合这个岗位的原因，这样的处理使得被拒绝时申请者能够更容易接受。在最后，作者仍不忘感谢他的付出并鼓励他继续努力工作。整封信函都能体现上级的尊重、理解和对下属的欣赏，并且给下属留有“面子”，这样使得收信人更好地理解上级的决定，并没有更多感到遗憾的理由。

（六）同情准则的应用

Dear Miss Portman，

We are deeply sorry to hear from your letter that your company is now in an adverse financial situation due to business depression and now badly in need.Regarding our long standing relationship of mutual benefit， we would like to send you a check for the full sum as requested.

…… ……

Wish you very good luck.

在这封信的开头，写信人就向收信人表示同情。“我们深感不安的是，从你的信中了解到，你的公司现在由于商业压力和急需贷款而处于不利的财务状况。”告诉他对收信人的财务困难了解并感到遗憾，在提供了帮助之后并在结尾以“希望你好运”表达了写信人的祝愿，这样运用同情准则的写作手法会使收件人感到非常温暖和安慰。

四、结论

商业信函中的“礼貌”可以促进人们或者说双方的和谐关系，对促进人们的交流起着至关重要的作用。对英语学习者来说，英文的商务信函是一种跨文化交际。而礼貌原则可以帮助我们更好地进行这种交际，那么如何在信函中应用礼貌原则是值得考虑的问题。本文以这六封商务信函为例，分析了礼貌原则在这六封信函中的应用。如何将礼貌原则理论应用到实际交际中，如何将书面表达的差异转化为合理的语言行为，也为跨文化交际的对比研究奠定了基础。希望本文能够为商务信函的写作提供一些灵感，从而使得商务信函在商务交际中发挥更加高效和谐的作用。

【参考文献】

[1]史瑞芬，徐兆菊.涉外商函的写作[J].应用写作，1993

（12）.

[2]伍兹.商务信函：2500成功沟通范例[M].王楚明（译）.上海：上海人民出版社，2003.