文书档案管理办法
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文书档案管理办法范文第1篇
在医院的运营过程中，文书档案主要是由各项行政工作的公文、文件等组成的，其记载着医院发展过程中经历过的重大事件或者重要活动等。在医院文书档案管理过程中，档案管理人员需要对文书档案进行文件的收集、整理、分类、归档等工作，它是整个医院档案管理体系的重要分支，见证了医院的发展。在医院未来进行医院院志、医院发展编年史等文件的编撰过程中具有重要作用，是其编撰工作的依据，同时，医院文书档也是医院取得进一步发展的重要支持依据。随着社会经济的不断发展，医院的管理理念也在不断的进行改进和创新，在医院的建设和发展过程中，文书档案的作用越来越重要。但是，就现阶段医院文书档案的管理工作来开，其中还存在很多问题有待解决，严重阻碍了医院的健康可持续发展。
一、医院文书方案管理存在的问题
随着市场经济的不断发展，医院也逐步加入市场化的经营模式，这就使得医院更重视医院的?I务经济效益，而容易忽视文书档案的管理工作。由于医院管理层对于文书档案管理工作的重要性认识不够，就导致大多数工作人员都认为档案管理工作不重要，文书档案管理工作因而也不被重视，文书档案管理体系疏于健全，档案管理制度不够科学合理，以致文书档案管理工作者在工作时缺乏规章制度的约束，仅仅跟随自身意愿来进行文书档案的管理工作。这就会导致文书档案管理工作人员在收集、整理档案的时候不认真，缺乏责任心，档案的管理水平较低，无法保证档案的安全性和完整性[1]。
此外，随着社会价值观的改变，档案管理工作由于工作单调、枯燥而无法得到人们的认可。很多医院没有专门的档案管理人员，或者认为档案管理工作较为简单，档案管理人员较少，导致档案管理工作不能正常的完成。而且，档案管理人员的专业素质也比较低，职业技能不足，很多不能够胜任档案管理的工作，以致于医院文书档案管理水平较低[2]。
部分医院也存在将文书档案的管理工作进行外包处理，将文书档案交由专门的档案管理人员进行整理、分类和归档，然后在交由医院进行管理，这种方法虽然在一定程度上减少了医院文书档案管理员的工作强度，而且有专业档案管理人员整理出来的档案文件质量比较高，工作效率也很高，但是，由于进行外包档案整理工作的人员不是医院内部人员，而在文书档案中可能会存在一些机密文件，这就很难保证档案的安全性。且医院的档案具有一定的特殊性，档案管理人员不具备相关的医学知识，有的档案文件分类或归类可能存在错误。
二、加强医院文书档案管理的对策
（一）提高医院管理人员对于档案管理工作的重视程度
为了使医院文书档案的收集和管理工作能够更加顺利地开展，必须转变医院管理人员的管理理念，摒弃传统的管理观念，让医院领导层明确认识到医院文书档案的重要性[3]。医院管理人员要认识到医院日常运营管理中文书档案的重要性，还应该清楚地了解文书档案对于医院未来发展的积极作用，加大在文书档案管理方面的人力、物力的投入，建立健全的档案管理制度，实现文书档案的规范化管理，提高文书档案的管理水平。
（二）建立科学的文书档案管理制度
在医院文书档案的管理工作中，必须要建立起科学合理的文书档案管理制度，明确医院文书档案管理人员的工作职能，只有这样才能够保障医院的文书档案管理工作能够正常开展，做到有章可循[3]。此外，还应该结合《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等法律法规，结合医院文书档案工作的实际情况，制定档案管理人员的岗位职责，制定相关文书档案的保密制度，建立健全的档案保管制度、查阅制度以及档案鉴定制度等，并且要求文书档案管理人员在进行日常的管理工作的时候严格按照相关的管理制度来进行，同时，文书档案管理制度对管理人员的管理行为具有一定的约束和规范作用，使医院的文书档案管理工作能够井然有序的开展。
（三）加强文书档案管理的信息化建设
由于医院的文书档案在长期的收集和管理过程中累计数量较大，导致纸质文书档案需要占据非常大的空间来进行储存，而且查找、借阅等操作都极不方便，而且纸质文书档案都具有唯一性，在存储的过程中容易受到损毁。因此，医院可以建立完善的文书档案管理系统，实现信息化的文书档案管理。将纸质文件通过数字化扫描转变成数据信息，存储在医院文书档案数据库中，既方便档案文件的查阅，还可以将原始纸质档案进行封存保管，既能够节省档案的储存空间，保护原始档案文件，还可以让使用者在进行查阅的时候更加的方便快捷，提高档案的利用率，提高文书档案管理人员的工作效率。
（四）加强医院文书档案管理队伍的建设
随着信息化时代的到来，医院文书档案管理也需要逐渐实现信息化，这就对医院文书档案管理工作者提出了更高的要求，为了能够让医院的文书档案管理人员满足其工作岗位的需求，必须对其进行相关档案管理专业知识和专业技能的培训，提高其综合能力和职业道德修养[4]。同时，为了适应档案管理的信息化，还要对文书档案管理人员进行计算机技术的培训，使他们能够熟练的操作和应用医院文书档案管理系统，建立起一支专业素养较高的医院文书档案管理队伍，提高医院文书档案的管理水平。
文书档案管理办法范文第2篇
1、配合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的全面实施，举办机关和企事业档案业务规范化培训班1期。培训内容为《归档文件整理规则》、《企业档案管理规定》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》及国家、省档案局近年来颁发的有关档案业务建设规范。培训对象为机关、团体和企业、事业单位的专兼职档案人员。时间安排在4月份。
2、举办会计档案管理培训班1期。培训内容为《会计档案管理办法》及相关专业知识。培训对象为机关、团体和企业、事业单位的会计档案管理人员。时间安排在5月份。
3、认真贯彻实施省档案局、省人事厅《省档案人员持证上岗管理办法》，全面推行档案人员持证上岗制度。举办档案人员职业资格证书培训班1期。培训采用省档案人员培训材，主要内容为档案基础理论和专业知识。培训对象为全市尚未取得档案职业资格证书的专兼职档案人员。时间安排在6月份。
4、举办档案行政执法人员培训班1期。培训内容为档案法律法规基础知识，执法工作的程序、规范和具体要求。培训对象为市、县（区）档案局档案行政执法人员。时间安排在6月份。
5、举办档案通讯员培训班1期。培训内容为档案通讯、信息报道写作知识。培训对象为新聘任的全市档案通讯员。时间安排在3月份。
6、举办电子文件归档与管理，档案数字化业务培训班。培训内容为电子文件归档与管理，档案数字化基础业务知识及操作技能。培训对象为全市档案管理人员。时间安排在4月份。
7、与市建设局、规划局联合举办重点工程档案管理培训班1期。培训内容为重点建设工程项目档案管理知识。培训对象为全市重点建设项目主管和承建单位专兼职档案人员。时间安排在8月份。
8、举办“市档案管理系统”业务培训班1—2期。培训内容为档案管理系统软件的操作技能和《省电子文件归档与管理办法》。培训对象为全市有权使用“档案管理系统”单位具体操作管理人员和档案人员。时间安排在4月底。
二、培训要求
1、教育培训是提高档案工作者业务素质和创新能力的有效途径，希望各单位领导高度重视，积极为档案人员参加教育培训创造条件，认真组织本地区、本系统的专兼职档案人员参加培训。
2、举办培训部门要端正指导思想，严格遵守报批程序，精心组织，统筹规划，坚持按需施教的原则，采取切实有效措施组织好教育培训工作，确保培训质量。
文书档案管理办法范文第3篇
关键词：文书档案；科学化管理；措施
中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号：
1 文书档案科学管理具有以下几个特点：
1.1全体人员参加。
文书档案全面质量管理要求与档案形成过程有关的工作人员，包括领导、拟稿人、校对人员、印刷人员、档案人员等密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作。树立"档案质量，人人有责"的观念。
1.2全过程控制。
从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、立卷归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。
1.3运用科学的手段。
采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。
2对文书档案进行科学化管理的一些措施
2.1 文书档案为科学决策提供依据。科学管理的核心是决策，迅速、合理而科学的决策离不开事实前提和决策环境，它包括旧案所提供的经验参考、人文背景和各种必要的真实数据，文书档案方式就是取得这种支持的最佳途径。于是，文书档案被纳入信息一体化管理的模式，在颇具理性色彩的科学决策和信息观念的引导下，无论是国家宏观管理与决策，还是企业管理与决策部门，文书档案方式都逐渐被视为获取可靠信息的重要手段。传统文书档案管理方式下档案信息的零散、迟缓和重载体正逐渐变得系统可靠、及时快捷和重信息内容。这都缘于文书档案全面质量的提高。
2.2 控制是指文书档案方式在现代管理控制中的预先控制和事后控制功能。控制在现代化科学管理中被视为保证各项活动达到预期效果的职能。控制的过程是否有效依赖于能否找到问题的症结。在出现偏差"不合格"以后，通过分析偏差"不合格"的原因，追溯责任，谓之事后控制或间接控制。直接或预先控制则强调控制事物的过程而不是结果，强调提高被控制对象的自我约束能力。对一个企业而言，重视全过程控制，有利于全方位、全过程地预防和控制经营过程，从而通过提高文书档案管理水平来提高企业的管理质量。需强调的是，文书档案的积累要立足于研究规律、预测未知和科学的决策规划。如果过于强调惩罚性控制，必然影响文书档案形成的客观真实性，失去文书档案在科学管理控制中的意义。
2.3激励是文书档案工作中的组织管理与开发的重要手段。新时期的文书档案工作，正在实现由封闭向开放的现代化转型。新时期的文书档案理念，也由实体保管向以信息组织和利用转型。随着人事管理的改革，人们已着意探讨如何把人事管理转变为人力资源的组织管理与开发。
2.4加强文书档案的法制建设，构建现代企业制度下的文书档案管理运作的法律框架，规范企业文书档案工作。在档案工作已有的基础上，科学管理，依法治档，不断完善文书档案的各项制度。文书档案行政管理部门要了解企业文书档案工作特点，研究企业文书档案工作遇到的新问题，有针对性地制定出台切实可行的企业文书档案管理办法，建立和完善企业内部执法监督保障体系，把文书档案法制建设纳入企业依法治厂工作程序中，完善企业内部各项监督机制，使文书档案管理工作更加适应新时期的要求，更好地推进企业全面质量管理工作的深入开展。
2.5依靠计算机来进行管理。随着科学技术的快速发展，计算机的推广，文档的管理工作越来越离不开对计算机的运用。文书档案的操作过程均依靠计算机来进行实现使得文书档案的管理模式从过去的手工操作逐步地向计算机操作过渡，这也导致了文书档案的储存方式从过去的纸质形式转化为如今的电子资源形式了。基于计算机的文书档案管理所存在的优势，文书档案的管理工作在使用计算机操作后能随即实现按件整理归档，这在很大的程度上减轻了文档管理工作人员的劳动量，从而也使文书档案管理的效率得到很大的提高。
2.6使用计算机操作来进行对文书档案的管理在对已整理归档后的文书重新修改时也带来了很大的方便之处。在过去人工操作管理文档的时候，若要对整理归档后的文件进行修改就必须要对这些文档进行拆卷重做，使的管理工作者的工作变得繁琐有加。但是，在使用计算机操作管理后，文书的修改便显得容易轻松得多了。修改文件时，管理者只需通过键盘操作，轻轻一按就可了事，整个流程进行得快捷多了。而且，在计算机的使用上，由于文书档案的资料已转变为电子版的文献信息，这在网络技术的帮助下，利用计算机的检索功能来对文书档案的资料进行检索修改，这无疑是大大提高了文件的查准率，可以说，这样的优势是传统的文书档案管理方式所远远无法媲美的。
2.7处理好电子文件的接收与归档问题。档案是否真实有效是需要通过文件最初的收集、整理、鉴定来进行检验的，这在传统的文书档案管理模式上是很容易实现的，毕竟人工操作的纸质档案管理有迹可循。但在使用计算机进行文书档案管理后，转化为电子文献信息的档案文件由于其收集、整理、鉴定的过程包含了相互交叉的流程,它在形成最终的文献信息后可以在再次编辑修改后与它的原文件有所不同，再加上它转化成为电子档案时是没有文件到档的明显界定，而是由完全的网络上传与复制来进行完成的，因此，电子版的文书档案资料是很难以保证它的真实有效和它的原始性的。所以，在处理电子文件的接受与归档这一类问题时需要加强对档案原始性的确认。这就要求档案管理者在在接收电子文件时通过对其数据信息来进行有效的核对与审验，只有信息有所不符合就必须发回归档人，除此之外，管理工作人员还应该最大限度地保证数据信息的来源是以系统的自动提取为主的。因此，管理人员在对电子文件进行归档管理的时候就需要确保其文献资料都附属于每一份电子文献的静动态数据信息。
2.8对电子档案的文件进行储存和备份。电子档案是新时代科技的产物，它的生存与可读性都是依赖于计算机的硬件与软件产品，而为了对电子文件进行安全有效的管理，对电子档案的文件进行储存于备份就显得很有必要性了。这其中，电子档案的储存格式，储存设备以及储存方式都很关键。在对电子文献进行归档整理的时候一般是运用主流储存格式的，而对于其它非通用性的文件则应该提供格式的转化功能来进行管理；而对于电子档案的储存设备则要求其友有着充分的成熟性与发展性，能够脱机保管不公开的机密电子档案；再者，电子档案的储存方式应选择多样化。
3文书档案管理工作者应拥有的条件
3.1有高尚的职业道德修养。
一般地，文书档案的管理工作都是比较乏味和枯燥的，而也正因如此，文档管理工作者就更需要拥有能耐住寂寞和清苦的高尚职业道德修养，这样才能最大程度上避免由于工作的沉闷而使得工作人员在核对信息的时候出现错误的情况，从而保障文书档案的准确性。
3.2熟悉档案管理相关的专业知识。
要担负文书档案的管理工作是需要拥有一定的专业知识和过硬的文书档案管理技能的，这是对文档管理工作者的要求，也是一个合格的文档管理人员所拥有的一些基本特性。而在另一方面，管理工作者还需要把自身所掌握的一些科学管理理论灵活运用到文书档案的管理工作中，通过先进的管理方法来深化文书档案的管理工作，从而实现真正的现代化文档管理。
3.3坚持不懈地做好档案管理的基础工作。
文书档案的管理工作做得好与不好对其文献资料的日后运用影响很大，都说万丈高楼平地起，要做好文档的管理工作就要从其最基本的要素开始。这就要求管理工作人员从基本做起，全心全意对待文档管理工作的每一个细节坚持不懈地做好文书档案管理的基础工作。总之，随着时代的发展与进步，采用科学的管理模式和先进的计算机技术成为了文书档案管理工作的所追随的一种潮流，如何掌握现代化的管理技术成为了每一个社会单位适应时代潮流的课题。推动文书档案管理的现代化改革，提高文档管理的效率性与准确性成为了时展的一种必然趋势。
结束语
文书档案实行全面科学化管理，有利于实现文书档案管理的规范化、标准化。并加强档案管理质量，使企业切实发挥文书档案的作用，提升档案管理和利用水平，充分发挥档案的功能，真正实现其应有的价值。
参考文献
文书档案管理办法范文第4篇
20__年档案管理工作总结
20__年，我局档案管理工作紧紧围绕落实“文化兴市”战略，加快推进文化事业和文化产业发展这一目标，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满完成了工作任务。现将具体情况总结如下：一、高度重视，加强领导
今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。20__年，新一届领导班子调整后，及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。
为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，20__年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。
为规范档案管理，提高档案管理质量，20__年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
四、采取有力措施，做好归档和利用工作
20__年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，20__年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；20__年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。
五、积极参加档案培训，完成上级交办的任务
为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。20__年上半年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。
六、 工作中的不足和今后打算
1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。
文书档案管理办法范文第5篇
挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满完成了工作任务。现将具体情况总结如下：
一、高度重视，加强领导
今年以来，我院高度重视档案管理工作，将医院档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。调整了档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全院的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以支部书记挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各科室协助抓的四级档案管理网络。为进一步加强对医院档案工作管理，医院舍得在档案设施上投入，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、档案阅读室、档案办公室；拨出经费，添置档案柜余节，为档案室配置了计算机等专用设备，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，一年来，先后完善了《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各各科室对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度。一是要树立档案工作的动态观。医院档案工作的发展是动态的，在档案管理中档案人员要改变“管理就是保管”、“坐等上门”、“闭室自守”的传统观念，围绕医院各项工作需要，积极主动提供利用档案。二是要树立档案工作的时效观。医院参与医疗市场竞争，档案人员要树立效率观念，在档案提供利用工作中，及时、准确地为利用者提供档案，为医院竞争出力。三是树立档案的价值观，医院档案人员要充分认识档案的价值和作用，特别是要认识到医学科技档案就是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院乃至社会创造效益，更主要的是服务于患者，提高广大人民的健康水平，努力开发档案信息资源，为医院创经济效益服务。
三、增强法制意识，完善制度建设
医院作为和人民群众的切身利益息息相关的特殊行业，依法行医、依法管理已经成为该行业的行为准则。无论从医学方面的学术研究、科技交流，还是到医院的行政管理、法律纠纷，无不依赖于医院的档案管理工作，所以，必须高度重视医院档案的依法管理工作。医院档案部门在促进档案业务建设过程中，应抓住国家加强法制建设这个契机，在档案工作中认真抓好《档案法》及实施办法以及相配套的有关档案工作的行政法规、条例的实施。要适应卫生体制改革的发展，医院档案部门在认真执行国家档案局、卫生部《医药卫生档案管理暂行办法》、《医学科学技术档案管理办法》的前提下，联系卫生改革实际制订本单位的规章制度体系，将档案工作诸环节通过科学的规章规范，使医院各类档案管理工作有法可依，有章可循。
三、采取有力措施，做好归档和利用工作
