文件档案管理员工作计划

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文件档案管理员工作计划范文第1篇

关键词：档案管理；大集团企业；管理体系

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2014）2-0072-02

F集团有限公司成立于1980年，是与特区同龄的总部经济企业，是某市目前仅有的两家总部经济企业之一。从成立之初的3 000元起家，最初的5人房地产经理部开始，到2010年底，F集团以房地产开发为主，以住宅地产、商用地产、物业管理服务、国际化教育配套、公益性生态环境建设、汽车贸易销售、创意文化传播等多元化全面发展的全价值链，形成房地产开发、金融投资业务、文教旅游业务、城市综合服务业四大业务板块，发展成为一家多元化控股企业集团，拥有资产总额550亿元，净资产250亿，员工总数超过5 000人。

随着资产规模不断发展壮大，市场上多元化的战略机遇层出不穷，F集团下属企业数量日益增多，到2013年止，拥有超过80家控股或全资子公司。但是由于发展迅猛、组织架构过快膨胀，内部来不及配备像样的档案管理工作队伍，仍停留在相对随意性和粗放化管理，导致了尽管集团总体上步入高速发展成熟期，而在档案管理方面则相去甚远。在现代企业管理下集团公司档案管理工作指的是集团公司档案的宏观管理和档案业务的内部微观管理。本文着重于构建集团公司的宏观管理体系。

1 F集团档案管理体系构建的总体目标和管理架构

1.1 F集团档案管理体系的总体目标

根据不同企业所在行业特点及发展程度不同，通过对F集团档案管理现存问题的综合分析，借鉴先进企业档案管理经验，结合F集团未来发展规划，我们提出了档案管理的总体目标：建立F档案信息中心，高效安全利用信息资源，力争一级甲等管理标准。

1.2 F集团档案管理体系的架构及主要内容

根据已经制定的档案管理体系的总体目标，结合F集团档案管理现状和特点，在综合评估适应未来管理需要的各项管理制度的基础上，提出了档案管理体系的架构及其相关内容。

1.2.1 体系组织架构

集团下属各分公司设专门档案管理员，每个管理员负责不同的管理工作。

1.2.2 管理职责定位

集团档案管理员：以编章定规、监督检查、指导服务为主，分类整理以集团名义发文呈文的所有资料及被委托档案。

下属公司档案管理员：分类整理档案，统筹指导分支资料员，参照集团规范编制细则，接受集团档案室监督指导。

分支兼职资料员：收集、简单整理资料，登记台帐，定期移交档案室审核入库。

1.2.3 管理模式与主要业务流程

①管理模式：统一领导、分级管理、统一方式、定期报备。“统一领导”是指集团档案室负责履行集团档案工作的宏观管控职能。“分级管理”是指以公司为单位实行档案集中统一管理；由于公司的所有制、规模、管理形态及经营范围的不同， 可以建立自己的档案管理机构， 也可以委托集团公司档案室集中统一管理。“统一方式”是指“集中统一管理”的形式统一化；即由集团统一制定档案管理制度和相关标准，各子公司根据本单位实际情况，制定档案管理办法或细则；参照集团的档案分类方案示范文本，编制档案分类方案；与集团统一管理方式，如统一呈批文件台帐，或购买同一档案管理系统进行数字化管理等。“定期报备”是指定期将本公司档案管理信息上报集团备案。

②档案宏观管理流程如图1所示。流程描述了文件资料从收集、整理直至审核、入库的归档过程。

③F集团档案管理相关配套管理政策。为保证体系顺利运行，还需要一系列配套的制度支持和完善该体系，包括档案工作责任追究制度、文书档案管理制度、基建管理制度、专业档案管理制度、声像档案管理制度、档案归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案查阅、借用制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作制度、档案库房管理制度等，还要编写业务规范，如文件档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范、档案管理应急预案等。

2 F集团档案管理实施方法和步骤

①摸底调查，目的掌握企业档案的具体情况。包括档案载体的基本构成和通常流向、常规业务档案、行政管理类档案及涉及商业机密的技术档案等门类，以及相关管理人员的流动频率等基本情况。

②考察学习，借鉴经验。由集团领导带队，档案相关人员参加，到档案管理水平先进的企业学习。

③召开集团档案知识普及培训，着重增强全公司特别是高管的档案意识。可内训，也可邀请外聘老师。

④成立集团档案工作领导小组，隶属于集团档案室管理，小组配备满足需要的专兼职档案人员，并及时根据人员变动情况进行调整。明确专兼职档案管理人员的职责，细化管理程序，为各公司档案人员提供一个经验交流的平台和机会，每年开展经验总结、学习交流、外出学习等活动，增进档案同行的互相了解、沟通，共同提高管理技能和水平。

⑤编制“档案管理体系人员名单”台账，并根据人员变化情况随时调整，不间断地保持与各单位有关人员的业务联系，随时解决他们遇到的各种难题，使档案在所有的企业中能够有人管，确保日后与集团总体发展同步、不滞后，及时准确记录集团发展的每一个足迹。

⑥定期召开档案工作例会，搭建沟通信息、互相协调的平台，及时发现、提出问题，展开讨论，商定对策。

⑦完善的档案管理制度和业务规范，编写集团档案管理工作指南。结合档案工作实际，根据《广东省企业档案工作规范测评标准》要求，参考档案局的《房屋建筑工程竣工档案验收整理指南》、《市政工程竣工档案验收整理指南》、《机关文书档案归档范围和保管期限表》等业务指南，建立一系列相应的档案管理制度，从制度上明确规定文书、基建、设备、声像等档案的归档范围和要求。同时把集团公司文件的形成、积累、归档纳入工作程序中，纳入工作计划管理中，纳入有关人员的岗位责任制中。完善动态管理，落实奖惩工作，确保集团公司档案材料的完整，更好地为集团各项业务开展服务。

⑧根据新规范标准，选取时间节点，回溯调整历史文档，严格要求新生文档。

⑨进行档案软件需求调查、分析评价确定功能、筛选所需档案软件；选取试点实施档案软件信息化，逐步推广。在系统中，文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程、设备档案通过在线系统、离线客户端进行多个项目、设备的收集、编目等工作，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。集团档案管理人员对归档文件进行明晰化、系统化的梳理，在做好集团文件分类的基础上，实现以某个知识为主题，分析与其他知识在横向上纵向上的关系，将归属于不同分类的档案在逻辑上组织和联系起来，充分实现档案资源的共享。

⑩主动邀请档案局领导视察，为集团档案室申请评级做准备。

3 实施保障措施

①加强教育与宣传力度，做好全面动员工作。推进集团公司档案管理是涉及集团全局的系统工作，是贯穿从管理层、到各职能部门和业务部门、直至相关一、二级子公司的全员性的工作，需要全员参与，所以在集团内部加强全面档案管理的宣传力度，对档案管理的重要性、必要性进行大力宣传，强化全体员工的档案知识教育和培训工作。

②集思广益，广纳良言，保障信息畅通，不断完善档案管理的过程。档案管理是一个持续，不断反馈，不断完善的过程，是一个动态的循环机制，只有开始，没有结束，在实际工作中会随集团业务的变化而接触到不同的行业，因此需要良好的沟通渠道，上下通达，及时调整或编制新的档案管理规定和要求。

③加强档案管理专业人才队伍建设，不断提高档案管理的专业化水平。由于集团业务繁杂，涉及行业广泛，所以不仅要求档案人员是档案管理的专业人才，还应是了解企业多方面知识的通才。只有掌握了相关行业知识，档案人员才可严把质量关。

④严格责任、强化执行，加大考核力度，建立考核问责机制。为确保档案管理各项制度落到实处，将档案管理绩效与岗位职责、责任追究制度相结合，将工作考评与档案管理挂钩，建立一套科学有效的评价和激励机制，以保证在员工内承受度下顺利实现。

⑤强化档案管理与其他业务管理体系的有机协同。档案管理体系并不是孤立的管理体系，很难将它单独模块化，它是一项涉及各项管理活动的系统工程。因此，这项工作虽然由集团档案室负责统筹推进，但是要将其渗透到各个管理层级、各业务管理岗位的具体业务管理者工作中去，融入到集团的整个管理系统中去。作为集团档案管理者，必须扩宽管理视野，及时更新知识结构，扎根集团各行业档案工作中，努力探索完善档案管理体系结构，实现集团档案信息价值的最大化。

参考文献：

[1] 王伟新.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社，2004.

文件档案管理员工作计划范文第2篇

关键词：高职院校；仪器设备；档案管理；问题与措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-00-01

凡作为学校固定资产的仪器、设备、在购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备当案。国家教委在《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》明文规定“设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。高职院校设备档案管理和开发利用是高职教育事业发展的重要组成部分，为学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。高职院校在设备档案管理工作过程中存在许多问题，本文结合高职院校的实际情况，探讨了加强设备档案管理工作的措施和对策。

一、高职院校设备档案管理存在的问题

1.设备档案管理人员业务素质不高

设备档案管理工作人员业务素质，是档案管理“科学化、标准化、规范化、法制化”的保证。目前高职院校设备档案管理人员一般都是兼职档案管理员。管理人员档案专业知识欠缺，设备档案管理意识和责任心不强，没有科学的设备档案管理工作经验，缺乏现代科学管理手段。档案管理人员素质制约了档案管理的现代化、信息化进程，给设备档案管理工作实现“科学化、标准化、规范化、法制化”增添了很多难度。

2.设备档案管理工作不规范

目前高职院校一般都是处以下成立的设备科，设备档案管理工作还没有完全规范，设备档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道.管理制度不健全，由于缺乏及时归档意识，导致档案长期不整理、不装订，管理水平低。在设备档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题，不及时归档，很多资料不完整或遗失。设备和档案不相符合，甚至有的设备根本就没有归档，每个部门到底有多少设备也没有准确的数字。专职设备档案管理人员和兼职案管理人员移交手续不清，有账无实物，有实物无账的现象经常发生。设备档案管理人员工作考核办法不合理，奖惩不力等等现象。

3.设备档案管理得不到应有的重视

单位领导不重视设备档案管理的重要性。轻视设备档案的开发和利用价值。不了解和掌握本学校设备档案能为利用者积极服务，为设备管理部门作参考。单位领导对设备档案管理工作认识不够，认为设备档案管理工作很简单，就是保管设备资料，负责给使用设备的人员提供档案材料，主要抓教育教学和学生管理，忽视设备档案管理工作。领导思想认识上不重视，导致了设备档案管理工作的难度加大。

二、加强高职院校设备档案管理的对策

1.提高设备档案管理人员的素质

要提高设备档案管理人员的工作责任心。加强设备档案人员的培训工作，不光要提高设备档案室人员的思想素质，还要提高设备档案人员的技术素质，培训要有针对性。专业档案人员指导、监督、检查、协作设备档案人员做好设备文件的材料形成、积累和整理归档工作，检查档案是否完整、准确和系统。提高设备档案管理人员收集、整理、分类、编号、组卷、的工作能力。以适应高职院校现代化教学的需要。档案工作者素养的提升是档案信息化的重要基础性工作。作为一个合格的设备档案管理工作人员，不仅在政治思想上要过硬，同时应具备熟练的业务素质很应用新技术的技能。要分层次、分阶段、有计划、有步骤地对设备档案管理工作人员进行业务培训。提高设备档案人员的现代化意识和信息化管理技能，切实加强对设备档案管理工作人员现代化管理技术的学习和研究，以适应高职院校现代化教育和教学的需要。

2.进一步加强高职院校设备档案的规范管理机制

做好高职院校设备档案管理工作，在工作方式上必须遵循科学规范的原则，理顺关系、健全制度，完善机制，规范管理。工作体制上必须遵循集中统一、设备档案管理人员做好档案的鉴别整理，部门形成档案归学统一管理。分清设备档案管理人员和分管领导的职责。制定和健全有关的管理制度，工作任务细化，责任到人，工作中实行量化管理，充分调动设备档案管理人员的工作积极性、创造性和能动性，自觉去履行岗位责任职责。认真做好设备档案文件材料的清点、组卷工作以及对设备的使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件，按规定整理并及时向学校综合档案室归档。要努力实现设备档案由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的现代化管理手段，把设备档案工作列入本校发展计划，配备必要的库房、设备以及人员，每年从设备费中拨给一定发数额，作设备档案经费。

3.增强设备档案管理的重要性

文件档案管理员工作计划范文第3篇

第二条 管理部门

工程资料档案由技术质量部负责管理。各部门与工程项目有关的资料要在工程竣工验收后，经整理统一移交。

第三条 归档范围：

（一）经营档案：由经营预算部按建设项目分单位工程立卷归档。

1、工程预算、重点工程合同预算；

2、询价、报价、投标、补充单价申请与批复，工程分析材料等；

3、工程的协议书、合同、合同附件，资格预审材料，可行性研究报告，谈判记录、协议、议定书

 

（二）工程技术档案：由工程技术部在工程竣工后，按建设项目分单项工程立卷归档。

1、施工依据性材料：

（1）开工报告、批准文件；

（2）协议书、合同书、施工执照。

2、施工指导性文件：

（1）施工组织设计、施工方案、技术交底；

（2）施工技术措施、施工计划。

3、 施工过程中形成的文件材料：

（1）洽商记录：建设、施工、设计单位三方会谈纪要、图纸会审纪要，修改设计通知单、技术核定单、工程变更洽商单；                   

（2）各种材料、构件、配件、设备等出厂合格证书 ，以及开箱记录；

（3）隐蔽工程检查验收记录，预检复核记录；

（4）各种管道的安装，试压、泄漏、探伤等记录；

（5）仪器、仪表、设备的安装、检验、调试记录，验收标准及操作规范等；

（6）施工日志：冬、雨季施工记录；

（7）分项、分部、单位工程质量评定；

（8）工程质量事故处理记录及对影响工程质量或使用的遗留问题处理意见；

（9）施工总结、技术总结。

 

4、竣工文件材料：

（1）竣工测量、竣工图、工程预决算、工程经济技术分析；

（2）竣工工程一览表（竣工工程项目、单位工程名称、位置、结构型式、造价、工期、工效等）；

（3）竣工验收证明书、报告及会议文件；

（4）工程质量评审材料。

5、优质工程必须具有检查评定材料、上级审批文件及检查评定结果。

 

（四）产品档案：由材料部、经营预算部 ，按产品型号立卷归档。

1、技术协议书、委托书以及有关的合同文件；

2、 产品合格证，使用说明书；

3、 产品加工、审核、质量检查、标准化审查、技术标准、验收等文件；

 

 第四条 归档要求

1、归档的资料档案，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及内容进行归档。

2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。

3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。

4、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

5、全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目

 

第五条 本制度由技术质量部负责解释。

八、项目经理部劳动保障管理

项目劳动管理工作例会制度

一、本例会每月定期召开一次，遇有特殊情况可随时召开。

二、参加人员为：项目经理部领导小组全体成员、其它相关人员。

三、会议由公司项目经理主持。

四、会议内容：

1、审议各参建单位劳动力管理员提交的本月劳动管理、矛盾隐患排查相关工作开展情况；

2、总结、分析项目合同履约、结算支付、工资发放、员工变动、资料归档等各项工作开展情况；

3、讨论本月发生的变更、洽商、合同外增减量并进行及时确认；

4、核对工程款、劳务费支付情况是否符合合同约定；

5、针对劳动管理工作存在的问题制定整改方案；对纠纷、隐患制定化解方案；

文件档案管理员工作计划范文第4篇

行政人事年度工作计划表

一、信息网络管理

1、建立直接领导关系

市场部是负责公司信息网络建设与维护、信息收集处理工作的职能部门，接受营销副总经理的领导。市场部信息管理员与各区域市场开发助理之间是一种直接领导关系，即在信息网络建设、维护、信息处理、考核方面对市场开发助理直接进行指导和指挥，并承担信息网络工作的领导责任。

2、构架新型组织机构

3、增加人员配置：

(1)信息管理员：市场部设专职信息管理员3名，分管不同区域，不再兼任其它工作。

(2)市场开发助理：浙江省六个办事处共设市场开发助理两名，其它各办事处所辖区域均设市场开发助理一名。

4、强化人员素质培训

春节前完成对各区域的市场部信息管理员和市场开发助理的招聘和培训，使xx年新的管理制度实施过程中市场部在人员素质方面有充分的保障。认真选择和慎重录用市场开发助理，切勿滥竽充数。

5、加大人员考核力度

在人员配置、资源保证、业绩考核等方面对信息网络建立和维护作出实施细则规定，从制度上对此项工作作出保证。建立市场信息管理员定期巡回分管区域指导信息管理工作的考核制度，并根据各区域实际情况和存在的问题，有针对性地加以分析和研究，以督促其在短期内按规定建立和健全信息管理的工作。

6、动态管理市场网络

市场开发助理与信息管理员根据信息员提供的信息数量(以个为单位)、项目规模、信息达成率、发展下级信息员数量四项指标对信息网络成员进行定期的动态评估。在分析信息员/单位的分类的基础上，信息管理员和市场开发助理应结合信息员的背景资料进行细致地分析，确定其通过帮助后业绩增长的可能性。进一步加强信息的管理，在信息的完整性、及时性、有效性和保密性等方面做好比上一年更好。

7、加强市场调研，以各区域信息成员/单位提供的信息量和公司在各区域的业务进展情况，将以专人对各区域钢结构业务的发展现状和潜在的发展趋势，进行充分的市场调研。通过调研获取第一手资料，为公司在各区域的机构设置各趋合理和公司在开拓新的市场方面作好参谋。

二、品牌推广

1、为进一步打响“杭萧钢构”品牌，扩大杭萧钢构的市场占有率，xx年乘公司上市的东风，初步考虑四川省省会成都、陕西省省会西安、新疆维吾尔自治区首府乌鲁木齐、辽宁省会沈阳、吉林省的长春、广东省会广州、广西壮族自治区首府南宁以及上海市举办品牌推广会和研讨会，以宣传和扩大杭萧钢构的品牌，扩大信息网络，创造更大市场空间，从而为实现合同翻番奠定坚实的市场基础。

2、在重点或大型的工程项目竣工之际，邀请有关部门在现场举办新闻会，用竣工实例展示和宣传杭萧钢构品牌，展示杭萧钢构在行业中技术、业绩占据一流水平的事实，树立建筑钢结构行业中上市公司的典范作用和领导地位，使宣传工作达到事半功倍的效果。

3、进一步做好广告、资料等方面的宣传工作。在各个施工现场制作和安装大型宣传条幅或广告牌，现场展示企业实力;及时制作企业新的业绩和宣传资料，补充到投标文件中的业绩介绍中和发放到商各人员手中，尽可能地提升品牌推广的深度和力度。

4、加强和外界接触人员的专业知识培训和素质教育工作，树立良好的企业员工形象和先进的企业文化内涵，给每一位与杭萧钢构人员接触的人都能够留下美好而深刻的印象，从而对杭萧钢构及钢结构有更清晰和深层次的认识。

三、客户接待

1、督促全体人员始终以热诚为原则，有礼有节地做好各方面客人的接待工作，确保接待效果一年好于一年。

2、在确保客户接待效果的提前下，将尽可能地节省接待费用，以降低公司的整体经营成本，提高公司利润水平。

3、继续做好来访客户的接待档案管理工作，将潜在顾客和合同顾客的档案分类保存，准确掌握项目进程，努力配合商务部门和办事处促成项目业务。

4、调整部门人员岗位，招聘高素质的人员充实接待力量。随着业务量的不断扩大，来访客户也日渐增多，市场部负责接待的人员明显不足。为了适应公司业务发展的需要，更好地做好接待工作，落实好人员招聘工作也是一件十分重要的事情。

行政人事年度工作计划表

一、人事管理方面

根据部门人员的实际需要，有针对性、合理地招聘一批员工，以配备各岗位。

规范了各部门的人员档案并建立电子档案，严格审查全体员工档案，对资料不齐全的一律补齐。

配合采购和财务部门，严格把好促销员的进、出关。

有步骤的完善培训机制，不断的外派员工学习并要求知名公司来培训员工，同时加强内部的培训管理工作。

二、行政工作方面

⒈办理好各门店的证照并如期进行年审工作。

⒉和相关职能机关如工商、税务、药监、社保、银行等做好沟通工作，以使公司对外工作更为?畅。

⒊联系报刊、电视台等媒体做好对外的宣传工作。

⒋对内做好办公用品的采购，严格审查各部门的办公用品的使用状况，并做好物品领用登记，以节约降低成本为第一原则，合理地采购办公用品。

三、公司管理运作方面

⒈顺应市场的发展，依照公司要求，制定相应的管理制度。完善公司现有制度，使各项工作有法可依，有章可寻。在日常工作中，及时和公司各个部门、门店密切沟通、联系，适时对各部门的工作提出些指导性的意见。

⒉逐步完善公司监督机制。有一句话说得好：员工不会做你要求做的事情，只会做你监督要做的事情。基于这个原因，本年度加强了对员工的监督管理力度。

⒊加强团队建设，打造一个业务全面，工作热情高涨的团队。作为一个管理者，对下属充分做到“察人之长、用人之长、聚人之长、展人之长”，充分发挥他们的主观能动性及工作积极性。提高团队的整体素质，树立起开拓创新、务实高效的公司新形象。

⒋充分引导员工勇于承担责任。以前公司各职能部门职责不清，现逐步理清各部门工作职责，并要求各人主动承担责任。

作为行政人事部负责人，我充分认识到自己既是一个管理者，更是一个?行者。要想带好一个团队，除了熟悉业务外，还需要负责具体的工作及业务，以身作则，这样才能保证在人员偏紧的情况下，大家都能够主动承担工作，使公司各项工作正常进行。

新的一年意味着新的起点、新的机遇、新的挑战。随着大参林、北京同仁堂的进驻，对我们来说，既是压力也是动力，我们决心再接再厉，迎接新的挑战。××年行政人事部将从以下几个方面着手工作：

一、完善公司制度，向实现管理规范化进军。

成功的企业源于卓越的管理，卓越的管理源于优异、完善的制度。随着公司的不断发展，搞好公司管理制度无疑是其持续发展的根本。因此，建立健全一套合理而科学的公司管理制度便迫在眉节，为了进一步完善公司制度，实现管理规范化，年工作将以此为中心。

二、加强培训力度，完善培训机制。

企业的竞争，最终归于人才的竞争。目前公司各门店及部门人员的综合素质普遍有待提高，尤其是各店长及部门负责人，他们身肩重责。需根据实际情况制定培训计划，从真正意义上为他们带来帮助。另外完成新员工入店手册。

三、协助部门工作，加强团队建议。

继续配合各门店及部门工作，协助处理各种突发事件。年是百姓拓展并壮大的一年，拥有一支团结、勇于创新的团队是为其发展的保障。所以加强团队建议也是年行政人事部工作的重心。

行政人事年度工作计划表

1、行政人事总务部在20xx年里除做好日常管理工作外，重点做好以下几方面工作：

⑴、加大后勤服务及监督力度，并根据公司实际工作情况，对后勤服务有关规章制度修改并完善，使其更加符合公司工作实际的需要。

⑵、配合公司促建工作，加大行政管理力度，对在工作上涌现出来典型好人好事予以及时公布，通过“以点带面、以薪带誉”，促使工作质量进一步提高。

⑶、加大人力资源管理力度，完善劳动人事档案及合同的管理，严格控制公司劳动用工，做好以事设岗，人尽其才。为人才招募与评定薪资、绩效考核提供合理依据。

⑷、完成日常人力资源招聘与配置。

⑸、严格执行公司各项规章制度。

⑹、规范办公室管理及办公用品的管理、以及环境卫生管理。

⑺、加大内部人力、人才开发力度，弘扬优秀的企业文化。

⑻、做好人员流动率的控制与劳资关系、纠纷的预见与处理等记录。既保障员工合法权益又维护公司的形象和根本利益。

另外加强公司广告宣传，公司网站和项目网站的维护和更新工作，配合、组织开展策划部的各项工作;

行政人事总务工作对一个正在成长和发展的公司而言，是非常严峻而重要的基础工作，也是需要公司上下通力合作的工作。各部门配合共同做好工作的项目较多，因此需要公司领导予以重视和支持。自上而下转变观念与否，各部门提供支持与配合的程度如何，都是行政人事总务部工作成败的关键。所以行政人事总务部在制定年度目标后，在完成过程中恳请公司领导与各部门予以大力协助。

文件档案管理员工作计划范文第5篇

关键词：多校区高校；二级管理体制；档案管理

20世纪90年代高校改革拉开序幕，我国许多高校打破了高度集中的办学体制，出现了办学形式、办学层次、自身功能及内部管理模式的多元化。在这种趋势下，高校二级学院体制应运而生。它的出现，使得高校档案管理面临诸多挑战，如何发挥档案管理为教学、科研服务的巨大作用成为档案管理者面临的新困难。

一、高校二级学院档案管理的重要性

1.二级学院档案管理工作承载了学校的历史与未来

二级学院是学校一个相对独立的教学单位，各项工作在学校统一部署下有自己的运行方式，形成的管理文件体现了教学管理水平和教学质量等等。学院的行政管理工作档案如文件、工作计划、工作总结、会议纪要等都是真实记录二级学院的重要资料，反映了二级学院发展过程和取得的成就。根据学校档案管理工作要求，对二级学院的重要资料一部分要交学校档案室归档保存，一部分留在学院保存。对于这一部分资料二级学院必须进行有效的整理，形成二级学院的档案资料。二级学院档案是二级学院发展的历史记录，是二级学院成就的见证。二级学院档案与校级档案共同构成学校档案的完整体系。

2.二级学院档案管理工作提升了教学质量及教学水平

人才培养是高等学校三大功能之一，教学工作是各级各类高校的中心任务。二级学院是学校教学工作的具体组织者和实施者。院级教学档案是在教师的教学活动、教学管理、科学研究、学生学习过程中形成的，包含有保存价值的文字、图表、声像、光盘等学院教学材料，是学院办学指导思想、专业培养目标、专业设置和教学内容、方法、效果的真实记录。教学档案是学院在多年的教学实践活动中逐渐积累形成的一系列原始资料，是学院教学活动和教学管理工作的缩影，是教学质量、教学管理水平的历史记载，也是衡量学院教学质量、学术水平、管理水平的重要依据和凭证。这些档案材料也从定性和定量两个方面反映了二级学院的教学质量和教学管理水平。同时，高校教学活动的延续性和周期性，使得教学档案具有通用性的特点。二级学院教学档案材料对学院总结教学规律、开展教学研究、制定计划、进行教学评估、教学检查等都具有十分重要的参考价值。

3.二级学院档案管理为教学评估提供了新借鉴

在新专业评估体系中，二级学院的教学档案，它的原始性、真实性、准确性和完整性直接为评估专家提供第一手资料。在省教育厅制定的新专业评估体系中，多个指标体系都涉及教学档案关系。教育部制定的《普通高等学校本科教学工作评估指标体系》的各级指标与教学档案也紧密相关。由此看出，二级学院教学档案在本科教学评估工作中发挥着重要的作用。在对高校进行新专业评估和教学水平评估时，需要对学校的教学条件、教学状态、教学效果等进行跟踪调查和分析，而这些调查和分析主要来源于学校和各二级学院大量教学档案资料的查阅。因此，重视二级学院教学档案建设，可以为教学评估提供比较完整、系统和真实的信息和凭证，是搞好本科教学评估的重要基础。

二、当前二级学院档案管理存在的问题

1.多校区管理体制不统一

一方面，目前高校档案工作还处于高度集中的管理体制，高校对二级学院档案工作过于集中管理。另一方面，二级学院自身管理制度不健全，档案员对于档案管理在头脑中没有一个明确的概念。多校区管理体制各异，增强了各校区管理人员的沟通交流的难度。同时，在档案管理人员配置、资金配置上都存在着一定的浪费现象。

2.二级学院的档案资料丢失严重

一方面，教学档案难以收集。目前二级学院教师一部分由母校教师兼职授课，另一部分向社会招聘。教师对二级学院档案工作的重要性缺乏认识，材料的归档等必须由管理人员再三督促，教师为应付差事，往往临时突击、草率整理，没有统一的标准，有的归档材料无落款、无日期、无单位盖章，有的没有说服力，造成档案材料不齐全、不完整、质量不高。另一方面，学校重要的文书档案收集不全。二级学院作为高校办学的一种新尝试，产生了许多宝贵性经验性的档案，但由于机制问题，加上人员编制紧张以及不少领导档案意识薄弱，只重视上级的红头文件，轻视本校自身形成的文件，使大量反映学校进程轨迹的文件都落在各职能部门的负责人或具体操作人的手上，没有及时归档，造成档案严重丢失。有些二级学院虽然建立了档案室或资料室，配有专职或兼职档案员，但档案管理职责不明确。有些兼职档案员总是强调客观原因，以在本部门承担许多其它工作，难以抽出时间为由，未及时将档案材料收集。有些二级学院没有配备专职档案员，管理人员忙于日常事务，容易错过收集时间，导致档案的收集不全。

3.二级学院档案管理人员素质不高

由于二级学院机制问题，人员编制紧张，就产生了用人上的随意性，进而影响了其管理水平和效率的提高。二级学院的档案管理人员大多为兼职档案员，而兼职档案员往往身兼数职，难以全心投入档案管理工作。有的部门兼职档案员更是形同虚设，没能真正履行其职责。而二级学院兼职档案员变动频繁，新手不断，每个新到岗的兼职档案员对工作的熟悉毕竟要有一段时间。二级学院的兼职档案员很少有机会接受档案专业培训，专业技术人员只占极小比例，复合型的档案管理人才极其缺乏。这客观上对独立学院档案归档工作造成很大影响，影响了归档进程及归档质量，制约了独立学院档案管理和建设工作的顺利开展。

三、二级学院档案管理的应对之策

1.采用科学的管理模式，提高档案管理水平

打破目前高度集中的管理体制，管理机构要由学校档案馆和二级学院档案室组成，可以根据学校和学院的条件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校档案馆为主体的集中管理与提供服务的模式。高校档案馆配置较高的网络服务器，建立专门的档案信息网站，通过网络供校内外利用。每年资料上传时间由学校档案馆定，或由学校档案馆与二级学院商量决定。二级学院的档案员将可以上传的档案资料上传到学校档案馆的服务器上，二级学院要保证文件的准确性，并要尊重文件作者隐私权和知识产权。上传完毕后，由学校档案馆负责维护、管理。分散式管理模式是充分利用现有的网络资源，通过校内发达的网络，把形成的档案信息，如博硕士论文集、教学方法与经验等，通过网络向其它高校和社会各方面公布，以积极的姿态为利用者服务。二级学院每学年固定时间将收集完毕的电子版教学文件，经审查，上传至服务器上，并分门别类，定期更新维护。

2.强调规范管理，完善立卷归档制度

多校区档案管理体制成立后，由于校区间的距离长短不一，给档案管理部门之间的联系和档案的收集管理工作增加了难度。再者，在机构和人事管理制度改革中，各部门应实行定编定岗，每一岗位都要有明确的岗位职责，在各部门兼职档案员的工作职责中也要有做好部门档案工作这一条。而校综合档案室的编制也较以前有所精简，如果立卷归档工作完全由专职档案人员承担，这将很难应付。因此，要坚持全面实行部门立卷制度，在分校区可根据实际情况设立分档案室，这样不仅有利于档案的收集与整理，还可以暂时解决校综合档案室由于库房紧张一时无法承受大量档案进馆的矛盾。档案在分校区档案分室保存一定时间后，再交综合档案室移交。同时校综合档案室的专职档案员要定期往返于各校区之间，充当“联络员”，传达上级文件精神，指导兼职档案员进行部门立卷工作，并时刻了解各校区的档案管理中存在的各类问题，及时给予解决。这样，可充分加强与兼职档案员间的联系，使多校区高校档案的管理更加趋于规范化、科学化。

3.积极开展宣传教育，增强教职工档案意识

二级学院的领导要改变观念，重视和加强档案管理工作。利用学院宣传刊物或期刊等宣传档案管理的价值和巨大作用。尤其是要通过教学评估中鲜活的事例，使教职工认识到档案管理具有潜在和现实的巨大作用。在此基础上培养一支结构合理、质量优良的专兼职档案管理队伍，要尽量通过各种途径激发档案管理者的积极性，例如通过形式多样的检查、评比、考核，在评优、职务晋升等方面给予倾斜，激发二级学院专职、兼职档案管理员工作的积极性和上进心，促进学院的档案工作。

参考文献：

［1］ 夏中.多校区高校档案工作面临的问题及对策［J］.镇江高专学报，2005，（10）.

［2］ 毛丽君.二级管理体制下的高校档案工作［J］.浙江档案，2007，（4）.