电子档案管理方法
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电子档案管理方法范文第1篇
电子档案可以在数字化设备和环境中生成，以数字代码的形式存储于磁带、光盘等载体中，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件，因此电子档案克服了传统档案管理工作中效率低以及不可避免的人为失误等缺点，具有传统纸质档案所无法比拟的优势。然而，电子档案作为一项正在发展中的工作，仍然存在着许多的不足和缺点。文章通过研究分析现行电力系统中电子档案的管理方法，总结出现的不足和弊端，最终给出提升电力系统电子档案管理水平的思路。
一、当前电力系统电子档案管理工作的现状及存在问题
结合电力系统的行业特征与笔者的在档案管理工作中的从业经历，笔者认为，当前电力系统中电子档案管理工作主要存在以下问题：
（一）责任分工不明确，档案归档不完整。
档案工作是电力企业管理工作的基础，影响着企业的整体经营发展，然而现如今仍然有许多电力企业不重视电子档案管理工作，缺乏完善的电子档案管理责任分工，例如在日常电子档案管理工作中，归档责任部门与档案管理部门责任分工不明确，归档责任部门对电子档案的归档缺乏主动性和能动性，而档案管理人员不明确自己的职责范围，对所产生的电子档案了解不全面，往往造成归档不及时，归档不完整，归档遗漏等问题。近些年，电力企业存在着的产权过户，项目招标，资产重组等企业转型发展中面临的问题，由此产生了许多形式各异的新型档案资料，而一些档案管理人员并不具备这方面的相应知识，导致各类档案资料遗漏，缺失，为企业的经营管理带来了困难。
（二）电子档案管理人员业务能力不足。
管理工作效果的好坏最终是由组织和人来决定的，管理人员的业务能力和综合素质可以影响电子档案工作的实施效果。目前电力系统的档案管理工作普遍存在着档案管理人员配备不足，人才匮乏，身兼数职的现象，这种现象在电力系统的各分、子公司中较为普遍。其次，档案管理人员本身对于现代信息技术认识的缺乏也制约了其对于电子档案工作的把控能力。除此之外，电力系统电子档案管理的培训及业务指导落后，大多数电力企业缺乏有效的电子档案管理培训体系，将业务培训与业务能力的因果关系分离开，导致企业内电子档案管理者的业务能力滞后。
（三）电力系统电子档案管理工作投入不够。
伴随着电力企业发展脚步的加快，用于电子档案管理工作的硬件设施已不能满足工作要求，是从设备，房间，环境等方面都需要进一步升级。从电力企业中电子档案管理工作的现状来看，普遍存在着全方位的投入不足，软硬件条件严重滞后的问题。有的企业没有设置单独的档案室，有的企业虽然有单独的档案资料室，但却缺乏安全防护的措施，存在着巨大的安全隐患；企业管理工作中缺乏对于电子档案管理工作的足够重视，导致电子档案管理工作不能做到实处。
（四）缺乏统一的电子档案建档规范和标准。
电力系统内各企业之间的电子档案建档工作往往采用不同的规范和标准，同一个工程项目在不同的企业建档过程可能采用不同的编号信息，这就造成了电力企业之间在电子档案资料共享方面存在着障碍，更不能体现出电子档案信息的高效性和检索的便捷性。许多电力企业忽视了档案管理的基础性工作，没有建立统一的电子档案建档规范和标准，这为档案资料的后续管理工作造成了困难。
二、电力系统电子档案管理工作的改进措施及发展方向
针对当前电力系统电子档案存在的主要问题，笔者认为，电力系统中电子档案工作的改进和发展应从以下几方面着手：
（一）建立完善的电子档案管理工作责任制。
电子档案作为新时代的产物，它的应运而生也为档案管理工作带来了一系列新问题，因此，在电子档案管理工作中要建立明确的管理工作责任制。首先，电子档案的建立，归档及修改拷贝都应由专人负责，并且进行操作权限的限制，这样既可以保证责任落实到个人，又可以保证信息的安全性。其次，电子档案的管理工作要依据管理人员的级别和职务，明确个人管理任务分工，避免出现越权操作，工作无人负责的乱象。要严格控制档案文件在流转过程中的责任划分，档案部门在接受，归档过程中制定文件真实性，完整性的工作责任制，在电子档案信息的共享方面，要制定流转电子档案信息的完整性和保密性的工作责任。进一步明确电力系统各部门之间的工作责任界面，各司其职，完善电子档案工作责任制度。
（二）增强电力系统电子档案管理人员的业务能力。
电子档案管理工作涉及多方面的信息化技术，传统档案管理人员的业务能力已经远远不能满足当前工作需求。首先，应该建立完善的档案管理培训制度，强化管理人员应用信息化设备的能力。当前社会信息化技术水平不断提高，需要我们结合利用不断创新的电子技术，结合电力企业的经营发展理念，强化企业档案管理队伍的力量，电力企业可以通过培养档案管理的综合人才，使企业逐渐适应网络社会的发展，以此提升企业档案管理工作的效率。其次，要提高电子档案管理人员的安全意识及职业道德，档案工作作为企业的工作基础，涉及企业信息安全问题，因此，要加强电子档案管理人员的职业素养，防范利用档案信息进行交易等现象，确保电子档案信息的安全性。电力系统内部要强化电子档案管理人员的知识体系，寻找更多的途径和层次培养专业化、知识化的档案管理人才。
（三）加大电力系统电子档案管理的工作投入。
电子档案管理工作与传统的档案管理工作相比较虽然节省了大量的空间，但也需要企业投入大量的人力物力资源，传统的档案管理工作中的软硬件均需要升级才可以满足电子档案管理工作的要求，例如：打印机，高速扫描仪，光盘刻录机的更新升级。其次，电力企业领导层要加强对电子档案管理工作的重视程度，激发各部门档案工作的工作热情，管理层要提高电力企业档案管理的工作要求，确保电子档案资金的投入和有效落实。除此之外，安全问题已经成为电力系统电子档案管理工作的关注重点，一旦黑客及病毒入侵，档案管理系统随时面临崩溃的危险，因此，应该在如何保证数据库安全方面加大投入，使电子档案数据系统固若金汤。要加强网络信息化部门与档案管理部门的交流合作，通过利用网络部门的信息化技术，加快档案部门的数据库建设，以此进一步提升档案部门的服务水平。
（四）规范建档标准，加强电子档案的共享和利用。
电力系统内部各部门要制定统一的电子档案归档标准，建立严格的编码格式，便于各部门之间档案文件的检索和传输，同时也可以切实提高档案信息的实效性。其次，在电子档案建档标准统一的基础上，电力系统可以建立统一的电子数字化档案馆，其可以整合系统内部的档案信息和数据资源，加强各企业之间的数据共享和交流，利用电子档案共享的资源平台，电力系统各企业之间可以加强信息交换，以此增强档案工作方法的研究意识，为电力企业的经营发展贡献及时、准确、全面的第一手资料。电力系统内部要实行档案工作统一控制，以此确保从电子档案的建立到分享等环节在同一的制度和条件下运行。电力系统内部各企业之间要建立统一的档案管理权限制度，实行由上而下垂直的使用权限制度，这样有利于各部分之间的资源共享和管理人员的业务交流。
三、结束语
总之，电子档案管理工作是一门具有长远发展前景的学问，做好电子档案管理工作也是一个循序渐进以及不断探究的过程。作为电子档案管理工作人员，要不断提升自身素质和水平，不断发现工作中所存在的问题，探索解决问题的对策和方案。同时作为电力企业，要不断完善电子档案管理制度，切实有效加强管理投入，高度重视档案管理工作，促进电力系统中电子档案管理工作效率的提升。
【参考文献】
[1]王艳芳,安丽娟.高校电子档案开发利用存在的问题与对策[J].城市建设理论研究(电子版),2014(8).
[2]文杰.论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].青春岁月,2014(10)．
电子档案管理方法范文第2篇
【论文摘 要】目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
转贴于
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[J]．档案学通讯．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[J]．浙江档案．2004（1）：36～37
[3]邹生．开放网络环境下的信息安全问题[J]．信息安全与通信保密．2004（4）：28～29
电子档案管理方法范文第3篇
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
电子档案管理方法范文第4篇
关键词：环境档案管理 电子化 信息化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2013）09-0013-01
环境档案管理是一项涉及多学科多领域的工作，它需要一定的技术基础。环境档案管理的对象就是在环保过程中所产生的真实材料，这些专业活动包括环境管理、环境监测、环境污染和防治、环境监理、环境科技环境法制及环境研究。
一、目前环境档案管理的现状及存在的问题
1.传统的环境档案管理方法
档案管理工作的综合性较强，档案管理员的工作量一般都比较大，需要有很好的耐心和细心的工作态度。传统的档案管理工作主要就是档案的收集和分类工作，管理员首先需要把环保科技档案可以分为以下八类：环境管理、环境监测、环境污染和防治、环境监理、环境科学研究、环境工程与基本建设、仪器设备与环境标准、计量；然后按系统的方法将档案迅速地整理好，并以适当的方法保存，防治纸质档案发生霉变、长虫、发霉、遗失等问题
2.电子文档管理方式不受重视
使用电子文档来保存信息不仅可以节省大量的纸质资源，还能提高信息的安全性与完整性；但是这种方式需要更多的技术投入，必须以一定的计算机设备为基础，对档案管理人员的管理要求、技术要求也更高，工作量也增大。在实现环境档案管理电子化信息化的过程中还存在以下问题：首先，硬件设备和软件设备不能达到要求，缺少资金投入和技术支持；其次，档案管理人员的技术水平落后，尤其是缺少专业的计算机操作技能。因此，要实现环境档案管理的电子化和信息化不仅需要政府的资金和技术投入，也需要加大对管理人员的培训。
3.当前我国环境档案管理存在的问题
一方面，我国环境档案管理体系没有保障机制，表现为既没有专门的环境档案管理准则、标准，即使在与档案管理相关的法律中也很少有涉及环境档案管理的条例，也没有环境档案和信息披露的制度和规范，对信息披露的范围、内容、形式都没有统一的规定。另一方面，从技术层面来看我国还没有建立完整的环境档案管理技术体系，没有统一的技术标准。
二、环境档案管理电子化信息化的特点和方式
1.环境档案管理电子化信息化的特点
环境档案管理电子化信息化就是以电子文档来储存所要管理的信息，电子文件是以光盘、磁盘等为载体，与纸质文档相比，它有以下特点：电子文档离不开现代办公设备的支持，最主要的设备即计算机；通过这些现代化的设备可以实现文档信息快速、便捷的共享，不会有任何时间和地域的限制；通过这些设备也可以快速地对信息进行修改或补充；电子文件的保存环境没有纸质文档的保存环境要求高，只要这些设备不发生损坏即可。
2.电子文件归档的方式
要把电子文件归档，目前一般使用的方法是将文件保存在磁盘上，也可以通过互联网移交档案。以保存在磁盘上的方式来归档看起来文档的保存期可以无限长，但实际上磁盘很容易受到损坏，对电子文档产生很大的安全威胁，而一旦电子文档受到破坏，要恢复起来难度很大，甚至不可能。所以，采用这种方式首先就要保障电子文档的安全性，保证文档内的信息不回丢失，可以通过采取文件备份的方法解决该问题，但这又会使存储磁盘的数量增多，管理人员的工作量也会增大。所以最佳的归档方式之一是通过网络版办公自动化管理系统归档，这种方式是让办公室与信息部门合作，由办公室统筹管理工作，而信息部门依靠其技术设备及人才条件负责电子文件归档并负责保证其安全。当然最好的方式还是把两种方式同时使用，做好网络存贮的同时把文件存入光盘。
三、实现环境档案管理电子化和信息化的必要性
档案管理方式的电子化与信息化已经成为信息时代的大势所趋，环境档案管理也不例外。
1.环境档案管理电子化和信息化可改善档案管理工作
电子化和信息化可以打破档案利用的种种局限，特别是时间限制和地域限制，使档案管理可以与全国甚至全世界接轨，档案管理部门能获得更多的支持，使档案管理部门由封闭走向开放。档案管理职能不仅局限于档案的收集、整理与保管，信息化和电子化使得其职能扩展到信息采集、管理和服务，最终实现信息资源的合理配置、科学管理。
2.环境档案管理电子化和信息化是形势发展的需求
21世纪是信息化高速发展的时代，人类的每项工作都离不开高科技的支持，环境档案管理也不例外。环境档案管理要管理的档案文件通常有上百万件，这些文件都是一个地区或国家珍贵的信息资源库，档案管理的意义就在于要让这些资源得到各级领导和普通群众的充分利用，充分实现资源共享，为国民经济发展及环境保护服务。近年来，环境档案管理电子化信息化的趋势越来越明显，档案载体已经大部分被光盘、磁盘取代，随之也产生了一系列档案管理的问题，例如电子档案的收集、保管、保护和利用问题，要解决这些问题就要加快档案管理电子化信息化的建设。
3.环境档案管理电子化和信息化是社会的强烈需求
在竞争越来越激烈的当今社会，人们的世界观念越来越强，对工作效率的要求越来越高，领导在做决策时也要做到迅速、准确，职能部门的工作对数据也要求及时、准确，社会大众对档案信息的需求量也在增加，尤其是随着环保意识的加强，人们对环境档案信息的需求明显增大。面对这些群体，档案管理部门只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能满足达到要求，这就迫使档案管理部门改变传统的管理方式，利用现代化的技术提供多功能而快捷的服务。
四、结语
传统的环境档案的纸质管理方法已经不再适合现当代对于档案管理的要求，电子化信息化的今天，环境档案管理由纸质管理方法转变为电子信息化管理是必然趋势，只有顺应时代潮流利用现代化的技术提供更舒适的服务，才能让环境档案的管理和使用更加安全更有效率。
参考文献
[1]赵洁，档案管理信息电子化问题研究，神州，2013（01）.
电子档案管理方法范文第5篇
档案管理，即企业相关部门对档案信息与档案实体进行收集、整理、保管、坚定、统计并为企业正常运营提供利用服务的各项工作的总称。档案管理伴随着企业创建、发展的全过程，是企业兴衰的见证者，对企业的发展起着重要的借鉴作用。因此，加强档案管理工作是烟草企业长远发展的必然选择。进入21世纪以来，我国加强了对烟草档案管理工作的建设力度，确定了协调关系、加强宣传、整合资源、积极参与的发展模式，坚持国家利益与消费者利益至上的双重任务，为创建和谐烟草企业不断努力。目前，我国烟草按企业档案管理水平有了显著的提升，逐渐规范化，在企业文化建设中也发挥了巨大的作用。但是，客观来讲，我国烟草档案管理工作依然存在严重的问题，尤其是在管理方法与管理理念方面亟待完善。
2 烟草企业档案管理中存在的问题及相应措施
2.1 档案管理机构
据调查研究显示，目前我国烟草企业的档案管理机构还不够健全，严重的影响了档案管理水平的提升。首先，我国大多数烟草企业缺乏档案管理意识，不重视档案管理工作，在档案管理方面十分随意。其次，很多烟草企业缺乏专门的机构对企业档案进行管理，因此管理制度也不够健全，严重的影响了档案管理水平。此外，烟草企业档案管理人员调动较大，使得档案管理工作时常中断，严重的会造成?n案信息丢失，数据收录错误等问题。因此，我国烟草企业应该积极树立正确的档案管理意识，建立健全档案管理机构和相应的制度，确保管理人员到位。而且，烟草企业还应该定期对档案管理人员进行培训与考核，提高其工作技能，从而提高档案管理的质量，促进烟草企业的健康快速发展。
2.2 档案管理设备
众所周知，档案管理工作十分复杂，收集处理的信息量庞大，因此，先进的设备仪器是提高档案管理质量的关键。但是，目前我国烟草企业的档案管理设备普遍陈旧、落后，没有充分利用网络信息技术。比如，相关工作人员反应，由于目前档案管理大多局限于手工作业，因此档案信息不能实现资源共享，这为档案的整理工作也带来了不必要的麻烦。而且手工工作模式使得档案管理工作缺乏综合处理能力，影响了档案的参考价值。因此，我国烟草企业应该加大对档案管理工作的支持力度，积极引进先进的管理设备，利用网络信息技术建立企业的电子档案联网，实现档案资源的共享，充分发挥其价值。比如，建立电子档案室，培养高素质的网络信息技术人才，创建企业的档案管理系统，促进档案管理模式向现代化发展。
2.3 档案管理理念
目前我国企业档案管理理念依然传统落后，在档案管理过程中仅仅是走个形式，没有真正的认识到档案管理的价值。档案管理不仅仅是记录企业成长发展历程的资料，更是企业文化建设的瑰宝。因此，我国企业应该认识到档案管理的重要作用，不断创新服务理念，从档案中提炼出企业文化建设的核心元素，从而进一步凝聚全体员工的力量，共同促进企业的发展。而且，在烟草企业档案管理过程中，要遵守“建立、管理、功用”的管理步骤，将重点置于“功用”，尽量发挥档案管理的作用。比如，提供重要数据、维护企业权益、提炼文化信仰、推动民主建设等等。
2.4 档案管理方法
档案管理方法的科学与否直接决定着档案管理的质量。目前，我国烟草企业档案管理的方法存在很多问题，不仅形式单一，而且不够科学，严重的影响了工作效率与质量。比如，我国烟草企业在档案管理中借阅丢失、材料损坏的现象十分普遍，严重的影响了档案的完整性。因此，我国在烟草企业应该不断的完善档案管理方法，提高管理质量。首先，丰富档案的种类，利用电子信息档案储量大、保存便捷的特点对档案进行备份，防止损坏、丢失。其次，采用科学的分类归纳法，根据时间段和档案类型进行整理，并录入档子档案中，方便工作人员上网查阅。此外，完善纸质档案借阅制度，对不可备份档案进行专门的保护，进一步保证档案资料的安全。与此同时，不断完善档案管理的考核制度，并且定期对档案管理设备仪器进行保养维修，从而保证档案管理工作的正常进行。
