档案合规管理
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档案合规管理范文第1篇
2000年12月6日中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，结束了文书档案过去以六个特征为主的传统组卷方法，开始了简便易操作的归档文件整理。我县自2002年开始，大部分机关单位文书档案整理适用归档文件整理方法。归档文件整理就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，并使之有序化的过程。在这里，需要理解“件”的含义。何为“件”？“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与签批单、底稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。“为一件”就是将文件材料的实体装订在一起，编目时也被视为一条条目。
一般情况下，归档文件整理大致有文件材料收集、分年度、分级别、分类别、分保管期限、文件装订、排列、加盖填写归档章、编目、装盒、入库等程序。
收集工作就是按照党和国家的有关规定要求，通过一定的方式和手续，把分散在机关各科室部门、个人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到单位档案室实行集中统一管理。收集工作是档案工作的基础，是档案工作中极为重要的一环，文件材料收集要做到齐全完整。
对于文书档案，要依照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对单位文书档案材料进行收集，要以“我”为主，即本机关单位形成的文件材料是收集归档重点。我们不仅要重视红头文件，还应重视其他非红头形式文件收集，如会议记录、会议纪要、工作总结报告、党团员（干部）名册、介绍信、人员调配、工资表、各种统计报表、合同协议等等。总之，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
分年度就是区分文件材料的所属年度，把不同年度的文件分开。不同年度的文件一般不得放在一起归档。一般根据文件成文最后的落款日期进行划分。有几种特殊情况：跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；跨年度的复文一般应与来文或去文一起归入复文的年度；跨年度的计划规划归入开始年，跨年度的总结归入最后一年。
分级别就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。实际操作中我们可将文件大致分为国家、省、市、县等级别。
分类别就是根据本机关制定的文书档案分类方案，将每份文件进行分类。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。问题分类法，就是按照文件材料所记述和反映的问题进行分类。我县大部分机关单位采用“问题分类法”，都制定了《本机关文书档案分类方案》，依据该方案对文件进行划分类别，在划分类别时一般同时要求提炼出归档文件的主题词，将文件所在类别和主题词用铅笔在文件左上角标出。
机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。划分保管期限时要按照本机关文书档案保管期限规定进行。在这里，我们将国家档案局8号令第七、八条关于文书档案永久、定期的内容摘录如下，供参照划分期限。
永久保管的文书档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制
发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
文件装订就是采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位装订在一起。一般采用棉线使用缝纫机或“三孔一线”方法左侧装订，且将文件左、下侧对齐。装订前应对破损的、字迹易褪变的文件进行修裱、复制，对超大纸张的文件进行折迭，去除文件上易锈蚀的金属物等；装订时，要按一定顺序给文件排序，一般顺序为：正文在前，签批单、底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。
文件排列，就是依据事由原则确定全宗内归档文件先后顺序的过程。机关文书档案的文件排序首先需在同一个保管期限内将同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的时间先后顺序排列。其次将不同事由的文件按照文书档案分类方案中的不同问题、分类集中排列起来。对于某一次会议材料、统计报表、信息简报等成套性的文件应集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限来划定。
归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、件号、类别、保管期限、盒号等。式样如下：
盖归档章和填写内容时需用耐久性材料，如红色印泥、碳素墨水等。
全宗号是档案馆给立档单位所编制的代号。没有向县档案馆进行过移交的单位没有全宗号，暂时可不填写，待档案馆给定全宗号后再填写。
类别是按单位制定的文书档案分类方案中的大类，可简写为“一、二、三”等。
年度是归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字填写，如“2005”，不能简化为“05”。
期限是按照已确定的归档文件保管期限，分别填写“永、30年、10年”。
件号是文件的排列顺序号，同一保管期限、同一年度内从“1”开始编号，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。
盒号是文件所存放的档案盒位置号。同一保管期限从“1”开始编号，可一年一年续编；也可以同一保管期限、同一年度内从“1”开始，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。
装盒将归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒。基本要求是将同一年度、同一保管期限的归档文件，根据档案数量多少装不同规格型号的档案盒。不同年度、不同保管期限的归档文件不应混装入同一盒内。同一类别的档案可根据数量多少可装一盒或多盒，保证档案材料与盒的厚度适宜即可。
盒脊及封面和备考表需填写完整仔细。盒脊及封面要与归档章填写项目一致，并注意规范整洁，美观大方。封面主要填写的项目是全宗名称即立档单位的全称；盒脊背填写项目主要包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等，其中，起止件号填写盒内第一份归档文件的件号和最后一份归档文件的件号，中间用“—”连接。结合实际操作，建议盒脊背与封面内容均沿盒线居中的位置用印章加盖。备考表主要是对盒内归档文件作必要的注释说明，主要包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，其中，盒内文件情况说明重点填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
编目即编制归档文件目录，需按照排定好的顺序以“件”为单位逐一编目。在目录中一件即为一条条目。结合县档案馆使用的八九数码档案管理软件信息系统，为便于移交档案目录转入软件数据库，归档文件目录使用Excel格式，内容设置样式如下：
全宗名称为立档单位全称。
年度为归档文件形成年度，用4位阿拉伯数字。
保管期限为永久、30年、10年。
盒号、件号与归档章上的填写保持一致。
文号为文件的发文字号。
题名为文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加方括号“[]”。
责任者为发文机关或署名者。联合发文是多个责任者的，可填主办单位。
成文时间为文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20050102”。
页数为该份归档文件的总页数，文件中只要有图文的页面均为一页。
备注填写归档文件需要补充和说明的情况。
档案合规管理范文第2篇
Abstract:This article main elaboration records management work's standardization and the standardized question, raise the records management foundation work level by the time.
关键词：档案管理 规范化 标准化
Key words:Records management standardization standardization
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的一个非常重要的中间环节，在搞好硬件建设的同时，也要做好文书处理工作。虽然文书处理工作与档案工作担负着不同的任务，都具有独立性，但由于两者之间的紧密联系，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。
一、推进档案工作规范化、标准化的基础性前提是公文制发
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。主要是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。同时还要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致等。再次是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。最后是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、推进档案工作规范化、标准化的关键环节是实施“以我为主”的立卷归档原则
实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。
三、推进档案工作规范化、标准化的可靠保证是提高档案卷质量
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
四、推进档案现代化管理进程需加快数据准备
1、档案管理要分清轻重，逐步推进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、档案管理要分层次著录
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录。对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、档案管理要分门别类
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4、档案管理中用“关键词”替代“主题词”，提高效率
档案合规管理范文第3篇
一、医院档案规范化管理的重要性
上文中我们提到，在医院的档案资源中，详细记录着医院发展过程中所经历的各种事项。因此，医院的档案可谓是最能真实反映出医院发展现状的资料。自此，医院的经营与管理已然无法与档案资料相分割，而医院对档案资料的借鉴与利用，则决定着医院能否得以健康、有效的发展。可见，规范化的医院档案管理对医院发展的重要性。
二、医院档案管理中存在的问题
（一）档案管理不规范，档案管理较为松散。当前，国家针对各大行业的档案管理工作，虽提出了诸如《档案法》以及《档案管理方法》等一系列管理法案，并在其中对不同行业的档案管理工作分别提出了相应的工作要求与指示。然而就目前我国各大企业以及单位的档案管理现状而言，无论领导或下属员工，鲜少有人认识到档案管理的重要性，因而导致许多有效措施难以得到顺利的实施，自然也就无法体现出实际的管理效果。对此，作为医院方面，其在实际的医院管理过程中，医院应对自身的档案管理工作给予足够的重视，并结合自身的档案管理工作实际情况，制定规范化的管理方式，从而进一步完善医院档案管理的相关制度。
在现行的医院管理制度中，虽在各方面均有相应的管理条例，然而大多都有一定的漏洞有待完善。加之目前国内很少有医院有规范化的管理体系，从而导致许多本应属于档案管理范畴的档案依旧处于游离状态，最终导致档案的完整性不高，自然也就影响了档案资源的利用效率。与此同时，由于医院档案管理工作大多是由行政办公室所兼顾负责，只能对医院日常运营的相关档案进行收集与整理，至于各科室在日常工作中所产生的载体档案，则由各科室次年交综合档案室，从而造成科室截留档案，档案资料不够完整，档案员也无法监控，以至于医院的?n案管理工作始终处于管理松散的状态。
（二）档案工作硬件投入不足，医院档案管理的设施不健全。部分医院由于本身对档案管理工作便不够重视，因而不愿意在医院档案管理方面投入过多的资金，以至于大部分医院的档案管理空间极为狭小，不符合档案长久保管的标准，加之档案管理设备以及管理技术的落后，更是严重影响医院档案管理工作的发展。随着社会的不断发展，我国各行各业虽已逐渐开始注重计算机以及网络技术的运用，但却极少有将计算机及网络技术运用在档案管理工作中，以至于目前国内大多数医院的档案管理工作依然停留在人工操作阶段，如医院的人事档案、财务档案管理。但这种人工操作的方式，随着医院规模的不断扩大，将逐渐无法承载规范化档案管理的负担，自然也就难以达到规划范档案管理的标准。此外，采用传统人工操作的方式，将使档案管理工作人员无法接触到新的技术，其工作效率也就可想而知。
（三）档案管理人员整体素质较低，无法满足现代档案管理要求。由于针对医院的档案管理，大多数医院虽然有专门的档案管理部门，成立了档案管理领导小组，但领导小组成员大多数由各科室负责人兼任，而有部分科室负责人员缺乏档案管理的专业知识，以至于其在实际的档案管理工作中，无论是思想或是业务水平方面均难达到现代社会对医院档案管理工作的要求。
（四）医院档案管理人员缺乏档案管理意识，阻碍医院发展。档案管理工作作为医院管理中的重要环节，针对医院档案的管理，务必要有足够的责任心。然而就目前我国大多数医院的管理现状而言，无论是工作人员或是领导干部，均未对医院的档案管理工作给予足够的重视，以至于医院普遍对档案信息的利用率不高，长此以往，将严重阻碍医院的发展。
三、做好医院档案规范化管理的对策
（一）强化档案管理，构建完善管理制度。档案于任何行业而言，都是不可多得的宝贵财富。对此，作为医院方面，应务必对医院的档案管理工作给予足够的重视。当然，这次过程中，医院还需认识到档案本身需具备高度的真实性与原始性，因而针对医院的档案管理则必须追求规范化的管理。而要实现规范化的医院档案管理，首先需注重硬件设施的建设，以改善医院档案管理工作的工作环境。其次则是基于档案管理工作的特殊性，需注重档案保存的环境，因而医院应严格按照档案管理的相关要求，如纸质载体档案，必须存放于档案盒和密集柜中，与此同时，进一步确保医院档案存放的安全性，作为医院方面，有必要引进现代化的办公设备，以进一步确保医院档案的安全与完整。
（二）加大硬件投入，完善档案管理设施。随着社会形势的越趋复杂，针对医院的档案管理工作，防盗、防火、防潮俨然已成为对医院档案管理工作的基本要求。对此，医院方面务必要结合自身的实际情况，通过配备相应的管理设备来为医院档案的规范化管理提供硬件方面的支撑。若经济条件较为宽松，还应尽量实现自动化办公，从而确保医院档案管理工作的规范性。
（三）加强培训，提高档案管理人员整体素质。要想切实提升医院档案管理工作水平，首先应从提升医院档案管理人员的综合素质方面做起。与此同时，针对医院档案管理的岗位职业与能力方面，医院亦要完善医院内部档案管理人员队伍的建设。若出现人员变动等情况，应在保证档案管理人员整体管理水平不降低的前提下进行。此外，针对档案管理人员的技能提升，医院方面有必要加强对档案管理人员的培训与指导工作，从而提升档案管理人员的综合素养。
（四）强化领导重视程度，加大档案管理投资力度。为保证医院档案管理工作的规范性，首先，作为医院领导，应该充分认识档案管理工作的重要性，重视档案管理工作。只有正确认识到档案管理工作的重要性，才能积极推动档案管理工作的顺利开展。其次，为给医院的档案管理工作创造更加有利的工作条件。医院方面还应加大对档案管理工作的投资力度，以提升档案管理工作的实效性，继而提升管理者的管理水平。
档案合规管理范文第4篇
关于农村社会养老保险档案管理出现的规范性问题及如何加强
随着现在社会保障制度的完善和经济的发展，人们越来越富裕，越来越多的人开始选择参加养老保险。但是关于农村养老金保险的管理工作上，就出现了很多的问题。首先就是关于农村和城镇的起点不同问题，因为城市的发展更加的迅速，相对于农村来说，国家也会给予更多资金上的支撑，所以在养老保险档案管理工作上，就已经有了相对完整的养老保险档案管理制度。而农1险制度本身就要落后于城镇的养老保险制度，相对的档案管理也就并不是十分的完善。这就使农村社会养老保险档案的管理缺乏应有的的规范性，这是农民群众不能很好的享受应有的利益，影响了社会保障制度的发展。
面对农村养老保险制度缺乏规范性的问题，我们可以用一下几种方法进行加强：1.建设相对完整的农村社会养老保险档案管理制度。我们现在还没有一个相对完整的农村社会养老保险档案管理的制度，所以在档案管理上存在很多的漏洞。如果想要尽快的加强农村社会养老保险档案的管理，一个相对完善的农村社会养老保险档案管理制度是十分重要的。2.政府加大对农村社会养老保险档案管理的资金投入，城镇的社会养老保险档案管理，相对于农村存在着很大的差距，政府的支持是很重要的因素。所以想要提高农村社会养老保险档案的管理，政府可以加大对农村社会养老保险档案管理的资金投入，来给予支持。3.提高农村社会养老保险档案管理人员的素质。不论在什么方面管理人员的素质，都是管理工作上的重要因素。所以加强农村社会养老保险档案管理人员的素质，是可以更好的对农村社会养老保险档案进行管理。
关于农村社会养老保险档案管理出现的法律问题及加强方法
到现在为止，我国关于农村社会养老保险档案管理的法律基本没有，所以在农村社会养老保险档案管理上没有相对的法律规范。由于没有完整的法律体系的压制，人们在对待农村社会养老保险档案管理工作就会出现懈怠，导致了农村社会养老保险档案管理的工作十分的不稳定。还有就是农民们大多文化程度并不高，没有很好的法律意识，也就导致了不能很好的维护自身的利益，给很多不法行为创造了空间，以至于农村社会养老保险制度发展的滞后。
所以为了可以使农村社会养老保险制度的发展和管理工作可以更好的进行，我们要有一个相对的法律制度。这个法律制度的建立，必须要从实际出发，针对农村最基础的情况进行分析，制定出相对合理的法律，来规范农村社会养老保险管理工作。还要加大对农村的相关法律宣传，来提高农民的法律意识，让他们可以用法律的武器来维护自身的利益。
关于农村社会养老保险档案管理的档案保存的问题
目前来说，农村养老保险档案都是用纸质手写进行保存的。随着经济的发展，农村流动的人口越来越多，就涉及到了档案的调入和调出的问题。在这种档案经常的流动的情况下，这些档案就会出现一定的破损和丢失。还有就是环境的因素，在农村生活的环境相对较差，国家建立的相对的机构的建设也没有很全面，不论是办公地点还是办公设备，都存在着明显的不足。还有就是对于档案的存放地点，它的环境要相对来说更加差。就是因为在这样艰苦的条件下，导致了农村社会养老保险档案的残缺和丢失，这对于农村社会养老保险档案的管理工作也是一个相当大的问题。
档案合规管理范文第5篇
关键词：档案管理;数据处理;规范化
为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。本文主要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。
一、档案管理的基础工作中的具体问题分析
就当前我国档案管理现状而言，我国档案馆以内容庞杂、数量繁多的卷宗为主，这样查阅资料极为困难：耗费时间长、时间跨度较大。由于长期处于封闭式档案管理状态，所以一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，另外各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：
第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。
第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。
第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。
第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。
第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。
第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。根据上述问题分析我国的综合性档案馆可发现，我国尚不具备建设计算机档案管理的条件，我们应逐渐加快档案基础工作的科学管理水平，逐一解决上述问题。
二、采用规范化和标准化的档案工作方法、程序，提升档案管理的基础水平
根据多年工作检验和科学的观念中可知，必须从工作程序和方法的规范化、标准化来逐步提高我国的档案管理水平，我们今后也应严格遵循科学方法和规范的程序执行档案的整理的收集、整理和鉴定、著录以及保管等环节档案管理工作。
1.实行案卷的全面普查，精益求精。
进行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精华，这是档案管理规范化和标准化首要步骤。通常由于综合性档案馆长期未进行档案全面清查、移交单位对保管期限划分不准，因此常会有无查考价值和重份文件存在。我们要将这些无用文件剔出才能避免计算机管理低效率和重复现象的出现，提高档案管理的有效性、提升档案管理工作质量和效率。
2.案卷的重新组合、及其规范化。
对于内容过于混杂和组卷过重的案卷，重新进行档案整理、组卷。尽可量的坚持将那些存在相互联系的文件组合起来，这是案卷重新组卷应坚持的原则。并且对于那些无案卷目录、页码、标题不清或无标题的案卷进行重新整理、填写，使卷宗更加规范。优化馆藏、实现对档案的科学化保管、进一步提升档案计算机管理利用效率。
3.将著录工作与本馆实际相结合。
为了实现现代化的档案管理，案卷著录比不可少，同时著录工作也是计算机管理中的一项重要基础工作，它将会直接影响到计算机信息和数据输入的准确性，它是档案管理重要的前期工作。我国1986年所颁布的《档案著录规则》就是使著录工作规范的根本依据。在条件各不相同的档案馆自身条件的限制下、且技术要求不断提高的情况下，档案馆应按照相关《规则》来规范自身档案管理，并将其与自身实际情况和计算机技术管理要求相结合，制定出适宜本馆的著录细则。
4.保障档案检索查全率、统一分类号。
建立计算机档案检索的主要目的就是为了人们的档案检索需求，这也是实行计算机档案管理的优势。为了确保完整性的档案检索，我们应当根据我国的档案分类法制定出适宜的档案检索实施细则。加强档案分类过程中的校审力度，及时校验纠正档案分类人员错误。统一档案人员工作标准和认识，实现档案的规范化、标准化管理。
三、加快现代化档案管理建设进程，做好数据准备
计算机的数据准备工作是档案基础工作中一项重要工程，而建馆历史悠久综合性档案馆，其馆藏较为丰富，案卷著录工作量较大、工作极为复杂。因此必要要建立一套完整、科学且规范的工作方法及程序，避免因数据准备不足而造成的现代化档案管理工作进程缓慢、计算机数据无法录入的现象。抓好档案管理著录“多”、“快”、“好”工作要点。
1.明确工作重心。
为了充分发挥档案对社会作用，使其为社会所用，这就是实施档案管理的目的之一，而利用计算机进行管理档案则可以有效提高档案利用率。在综合性档案馆中推进计算机管理则应按照卷宗内容价值大小、重要程度、开放程度和利用率的高低，对于那些社会利用率较高、核心档案实施优先整理。从而促进现代化档案管理工作的社会利用率和计算机化进程。
2.实施分级次著录整理。
