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从民政部门档案信息化建设工作的现状看,目前主要存在以下几个方面的问题:
一是对民政档案信息化工作重要性认识不到位。当前,一些民政部门工作人员,甚至部分档案工作人员也对抓民政档案信息化重视不够,简单地认为民政工作信息化建设只要完成民政工作任务就可以了,对档案主管部门的工作部署和检查存在应付心理;而民政部门档案工作人员往往又身兼数职,承担着繁重的民政工作任务,不能专心做好档案工作,致使民政档案管理工作是“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”,造成有的基层民政档案管理工作做完了,却没有将文件材料及时归档,乱丢乱放,出现人走档丢的现象。
二是档案工作人员信息化管理水平不高。从目前基层民政档案专业人员队伍的整体状况看,普遍存在专业理论水平、信息化管理素质偏低等问题,与现时民政工作档案信息化的发展要求存在较大差距。许多民政工作档案管理人员的管理水平停留在传统工作经验上,信息化管理经验不足,思想观念和管理水平跟不上时展,缺乏创新和活力。
三是电子文件管理不健全。虽然当前的电子文件应用与管理越来越普遍,各级工作人员应用计算机开展工作越来越广泛,但是,由于当前计算机技术开发、推广与使用上的制约,以及民政工作法律政策规定的要求,民政部门对民政工作文件的管理和利用仍然采用"双轨制",即文件电子版与纸质文件实物载体同时并存,特别是针对电子文件修改、销毁的随意性的不确定性认知,人们还是对纸质文本的信任度较强,因此,电子文件的整理、归档并没有被广泛地重视起来,而且,有的部门的专门档案室、档案柜并未很好地建立起来或很好地使用,每个民政工作人员所使用的计算机里面都有电子文件,没有按规定收集整理立卷归档,销毁随意性大,电子档案管理很混乱。
四是民政档案信息化基础设施不足。由于对民政档案工作信息化经费投入的不足、民政档案信息化管理软硬件设施还相对缺乏,使得民政档案信息化管理相对滞后,不能适应民政工作信息化建设的需要,不能及时、迅速、准确、全面地为民政工作科学化、规范化推进提高提供有价值的信息资源。而且,目前部分民政文件资料仍然是人工归档、管理,计算机在档案管理上的使用、保护水平较低,使民政工作档案信息不能共享,查阅不方便。往往是要“沉入”档案室的卷宗中,逐卷、逐页寻找,不能适应民政档案信息化发展的要求。
针对民政部门档案信息化管理工作中存在的上述问题,结合档案信息化工作实际,要实现民政档案规范化管理,应从以下几个方面采取对策:
首先,要加强民政档案信息化基础建设。一方面各级民政部门应充分认识到做好民政档案信息化工作的重要意义,适应民政工作信息化建设和档案事业发展的要求,把档案信息化纳入民政信息化建设的总体发展格局中,以促进民政档案事业持续快速健康发展,为民政事业发展服务。另一方面,要提高档案人员的业务素质。把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入民政档案工作人员知识更新和继续教育工作计划;采取请进来与走出去相结合、专家授课与个人自学相结合等培训方式,加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训,普及信息技术知识,提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能,不断拓宽民政档案管理人员的知识面,准确掌握《档案法》、民政部关于文书档案工作的有关规定和要求,促进基层民政档案信息化管理水平的不断提高。并且,民政档案工作人员要坚持在工作中学习和掌握民政工作信息化的有关知识,努力自主提高自身的业务素质,适应当前和今后一个时期的工作需要。
其次,要加强民政档案信息资源和应用系统建设。一是要加强电子文件归档管理。民政部门要根据民政工作档案管理的要求,加强对本部门电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。及时总结、推广经验,引导、规范机关电子文件的归档管理。二是要尽快实现民政档案的信息化与民政工作的信息化同步。民政档案必须适应民政工作信息化要求,把电子文件妥善保管起来。民政工作信息化的迫切要求及快速发展,对民政档案管理提出了更高的要求。随着计算机技术的发展,数据存储技术的成熟、数据安全问题的解决,电子文件将不断增加,纸质载体的文件数量将不断萎缩,电子文档的应用是档案发展的必然。民政工作电子文件不止是日常工作形成的方案、总结之类的文稿,更多的会是越来越多的每个工作日里形成的婚姻登记文书档案、正式的文件,低保救助、五保管理、民间组织等申报审批形成的数据资料,地名管理、勘界协议、退役士兵安置等工作中形成的文件资料及各类电子版的影像档案,都要越来越多地作为电子档案保存、应用,使民政档案现代化与民政工作信息化有机结合,同步发展。
在2010年春节来临之际,社区工作人员分批、分期走访、了解、看望了辖区低保户41户;残疾人56户;80岁老人42人;21户困难户;军烈属14户;慰问困难职工、党员31户;元月初慰问特困户5户,并送上现金1400元;元月底慰问困难户8户,并送上现金1600元;二月底慰问困难户5户,并送上现金1400元。在5月份助残活动月慰问看望了特困残疾人13户。10月份走访、慰问、看望了13户困难残疾低保户。全年走访残疾人率达到100%。购买的慰问品有:白糖、大米、油、还有水果、茶叶等物品。
二、切实为居民办实事
1、从XX年年10月至2010年11月止为辖区16户,19人、困难居民申请到了最低生活保障金 4074元/月,物价上涨补助285元/月,解决了他们的生活困难;上半年为13位享受低保的残疾人申请困难救助金1950元;为5位精神病人办理长期服药卡。
为长期生病的低保户、残疾人10户家庭申请到大病医疗救助款31900元。
2、对在就业年龄段,有就业能力的低保户,鼓励他们自食其力,为政府分忧,积极为低保对象联系单位争取再就业;为实现再就业的低保对象实施低保渐退制度。在三个月的试用期中,本人收入不计入家庭收入,使低保对象免除了后顾之忧。2010年11月止,我社区共有 9个低保对象实现了再就业,减少低保金2585元/月,并为8户申请到再就业补助。
三、扶贫济困工作
社区居委会干部对辖区孤老和特困户居民3户,执行“一帮一”服务、对辖区困难残疾人3人,执行“二帮一”服务;在帮扶中主要是对辖区孤老、残疾和特困居民进行关心、慰问和解决他们生活中的实际困难,使他们在生活中得到实惠,享受到政府的关怀。例如:1、患了癌症的樊国建病人家庭,在XX年年11月时,社区了解到樊国建得了重病癌症、当月家里经济较困难,无生活费时,社区及时的给予申请了临时生活救助金和办理城市最低生活保障,并不定期的走访慰问看望,对其家庭进行二帮一的帮扶。2、长期生病的杨德才家庭,杨德才是一位退休职工并长期生病,妻子谢业琴也长期生病无工作,儿子大学生每月工资只有500元左右,其家庭经济收入正在城市最低保障线上,又不能办理低保金,社区只有采用不同的方式进行帮扶;利用社区爱心屋给予发放爱心优费卡,申请政府可以援助的困难补助金,社区二帮一服务和社区党员二帮一等服务;并为杨德才的儿子找工作。3.社区享受低保老人宋德珍家庭,宋德珍的爱人肖显友长期生病,有一次摔伤无钱住院,社区群众自发的捐款帮助老人住院;并且也是不定的走访慰问看望,对其家庭进行二帮一的帮扶。4.社区低保户只有二十多岁的精神病人陈宸,每年春、冬两季精神病复发,社区采取残疾人帮扶一帮一服务,也不定期的进行走访慰问看望。
四、慈善捐款
1.2010年5月12日四川省汶川地区强大的地震,社区在党委、居委会的统一部署下,5月13日至5月19日分别在社区会议钟表厂家属区、白鹤村中建厂家属区组织了“抗震救灾”为四川汶川灾区捐助活动,社区党员干部群众为四川汶川灾区捐助共计捐款27753元。社区群众捐款18248元、社区单位捐款3575元、社区党员交纳特殊党费5940元。如数上交街道,整个活动得到群众支持和称赞。
2、2010年10月11日至10月30日,社区在发出“慈善捐赠、温暖灾区”活动倡议通知后,得到了辖区居民的大力支持。大家在家庭条件并不宽裕的条件下纷纷为灾区人民伸出援助之手,捐款、捐物。此次捐款共计1418元,8成新冬装363件,为地震灾区人民再次奉献了真诚的爱心。
五、社区廉租房保障工作
1.社区均对困难户无住房家庭进行了摸底、统计,并对符合申请廉租住房的家庭申请到了廉租房补助,建立廉租住房台帐,长期了解他们的生活状况;
2.去年12月底均按照上级要求开展低收入家庭住房困难情况摸底调查工作,对辖区68户住房困难家庭的情况进行了统计并上报。
五、民政活动工作
1、为加强社区残疾人服务,我们利用残疾人协会展开活动,帮助他们解决生活需求,提高他们“人残志不残”的坚强意志,鼓励他们参加社区各项活动。如今年的6月23日社区青年志愿者助残服务队,社区党员结对帮扶残疾人、困难居民家庭服务队,在石新路鑫泰铭居前开展了丰富多彩的志愿者活动,为残疾人困难居民家庭提供法律咨询、免费理发、免费配镜、免费发放计生药具等服务。
2、对特困户和急需帮助的居民通过社区“爱心屋”免费赠送日常生活用品和无偿租借家用工具;
3、为了方便社区居民,居委会与格林医院联系,3月16日在居委会1楼免费为居民做体检。体检内容有:称体重、量血压、做b超等,为居民群众身体健康创造了条件。
六、老年工作
1.社区年初均对60岁以上的老年人和“空巢”老人进行摸底、统计,建立台帐;
2、全年为60岁以上老年人办理老年优待证 47 人;
3、2010年4月、社区为老年人服务,开展了“敬老爱老”发低价油活动,此次共发领油票1000张。
4、为了丰富老年人的生活,居委会请辖区的老年人到巴国城开展了活动。活动内容有:开座谈会、击鼓传花等。
七、双佣工作
1、社区2010年11月止有军、烈属共计13人,现役军人共计12人,春节慰问军属计13人,送上油一桶;慰问烈属曾治庸现金及物质共500元;8月份慰问烈属曾治庸,并送上现金100元。
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2.为了庆祝“八一”建军节,社区组织民乐队在福源来广场开展了“庆八一”音乐晚会,受到了广大居民及退伍军人们的欢迎。
3、为了关心辖区企业军转干人员的生活,及时了解和掌握他们的思想动态,8月27日下午,街道领导与社区一起召开了军转干座谈会。会上街道领导非常关心军转干人员的生活,使他们深受感动,纷纷表示不会采取非正常及非法的途径反映问题。
八、殡葬管理工作
1、社区均建立了殡葬管理台帐、死亡人员台帐,2010年社区全年共死亡7人,并全部火化;
2、今年3月份社区居委会组织社区居民小组长、社区成员代表等骨干培训时,社区均对《重庆市殡葬管理条例》等方面的文件进行了培训工作;
3、3月至4月10日,社区在辖区各楼栋张贴《重庆市殡葬管理条例》文件共30份,横幅共2幅。
九、按时完成民政月报表、随时掌握低保户、残疾人、困难居民的动态情况。
十、在做好本职工作的前提下,积极参加街道的其它工作。
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第一条为保障公民、法人和其他组织依法获取政府信息,提高机关工作效能,根据《中华人民共和国政府信息公开条例》要求,按照*区政府信息公开工作布置,结合*区民政局工作实际,制定本制度。
第二条本制度所称政府信息公开,是指局属各科室、下属单位在履行职责过程中制作或者获取的,以一定形式记录、保存的信息。
第三条政府信息公开工作按照“公开是原则,不公开是例外”的要求,遵循“及时、准确、合法、保密、公平、便民”的原则。
第四条*区民政局成立政府信息公开工作领导小组,负责组织、指导、监督、协调政府信息公开各项工作,研究解决工作中的重要问题。领导小组办公室设在局机关办公室,负责局机关政府信息公开的日常工作。
办公室的具体职责是:具体承办民政局机关的政府信息公开事宜;维护和更新民政局机关公开的政府信息;组织编制民政局政府信息公开指南、政府信息公开目录和政府信息公开工作年度报告;对拟公开的政府信息进行保密审查;建立健全政府信息协调机制,负责涉及其他行政机关的政府信息公开内容的沟通、确认工作;负责民政局机关规定的与政府信息公开有关的其他职责。办公室指定专人负责承办局机关政府信息公开工作。
局属各科室、下属单位依据本制度,负责本科室职责内政府信息公开工作。机关各科室(下属单位)指定专人作为政府信息公开工作联络员,负责本科室政府信息公开工作。
第二章政府信息公开范围
第五条民政局机关对符合下列基本要求之一的政府信息应当主动公开:
(一)涉及公民、法人或者其他组织切身利益的政府信息。
(二)需要社会公众广泛知晓或者参与的政府信息。
(三)反映本行政机关机构设置、职能、办事程序等情况的政府信息。
(四)其他依照法律、法规和国家有关规定应当主动公开的政府信息。
第六条下列政府信息应当主动向管理和服务对象以及社会公众公开:
(一)局机关机构设置、职责范围、联系方式及局领导分工等情况;与群众办事密切相关的组织机构名录及基本联系方式(地址、电话、传真、电子邮箱等),民政监督机构、纪检监察机构设立的举报电话、投诉箱等投诉举报渠道。
(二)民政工作的相关法律、法规、规章和省、市、区有关规范性文件;民政事业发展规划、专项规划、区域民政规划;各类非密级民政政策文件及实施情况;民政局年度工作计划及执行情况;民政事业发展的统计信息。
(三)民政事业财政预算、决算报告;民政行政事业性收费的项目、依据、标准;政府集中采购的民政项目目录、标准及实施情况;重大民政建设项目的批准和实施情况;捐赠款物和救灾物资安排;民政行政事业性收费及殡仪服务价格等。
(四)民政服务行政许可与监督。民政服务行政许可事项、依据、条件、数量、程序、期限以及申请行政许可需要提交的全部材料目录及办理情况。
(五)涉及民政工作的突发事件应急预案、预警信息及应对情况。
(六)公务员招考、录用以及公开选任干部的条件、程序、结果等情况;民政部门各类奖项的设立、评审标准、评审程序、初审结果及评定结果;各类考试、办证事项、流程、时限、结果等。
(七)各民政行政职能办事人员姓名、联系电话等;各类民政行政处罚、行政复议公告、结果等。
(八)法律、法规、规章规定需要公开的其他政府信息。
第七条除本制度第五条、第六条规定的行政机关主动公开的政府信息外,公民、法人或者其他组织可根据自身生产、生活、科研等特殊需要,向民政局申请获取相关政府信息。
第八条下列信息未经批准,任何科室和个人不得扩大知晓范围,更不得向社会公众公开:
(一)确定为国家秘密和涉及国家安全的信息。
(二)涉及商业秘密的信息。
(三)涉及个人隐私的信息。
(四)公开后可能引起公众恐慌的信息。
(五)机关内部讨论研究或者进行审议的信息。
(六)其它法律、法规规定不得公开的信息。
第三章公开方式和程序
第九条政府信息公开应根据所需公开信息的内容和特点,采用下列一种或几种方式予以公开:
(一)利用区政府政务信息公开网站公开。
(二)利用电视、报纸等新闻媒体公开。建立新闻制度,及时与广播、电视、报刊等媒体通报相关情况,向社会公开政府信息。
(三)局机关设立公告栏(电子屏幕)公开政府信息。
(四)采取现场咨询与质询方式,答复服务对象的有关要求。
(五)利用其他便于公众获取信息的方式公开政府信息。
第十条属于主动公开范围的政府信息,应当自该政府信息形成之日起20个工作日内予以公开。法律、法规对政府信息公开的期限另有规定的,从其规定。
主动公开的政府信息其内容发生变化的,政务信息科室应当在10个工作日内更新。
第十一条依申请公开的信息可以当场答复的当场答复,不能当场答复的在收到申请之日起15个工作日内予以答复。如需延长答复期限的,应经分管局领导同意后,并告知申请人。延长答复的期限最长不得超过15个工作日。
依申请公开的信息,按情况对属于公开范围的,应当自该信息形成或者变更之日起15个工作日内予以公开,并告知申请人获取该信息的方式和途径。不属于公开范围的,应当告知申请人并说明理由;不属于民政局公开或信息不存在的,应当告知申请人,对能够确定信息公开部门的,告知申请人该部门的名称、联系方式。
第十二条信息公开的时间要与公开的内容相适应,制度性、政策性的内容可长期公开,经常性工作定期公开,阶段性工作逐段公开,动态性内容及时公开,临时性工作随时公开。对于民政系统组织的各类考试等具体项目要在结果出来5个工作日内进行公示。
第十三条建立健全政府信息保密审查机制,明确审查的程序和责任。局属各科室、下属单位根据本制度,确定本科室政府信息公开的内容,报经分管局领导批准后公布。公文类政府信息公开事项,按照公文流转程序进行审核、。其他类别政府信息公开事项,由职能科室负责起草并提出信息公开意见,办公室进行保密审核、局分管领导审签。
第十四条经审查确定为应公开的民政局政府信息,由办公室以电子文档的形式,分别提交区政府信息公开办公室。同时,将应公开的政府信息在民政局门户网站、信息公告栏(电子信息屏)等载体向公众公开。并视情况通过新闻会、公告以及报刊、广播、电视等途径向公众。
第四章监督和保障
第十五条局机关实行政府信息公开责任制。各科室(下属单位)主要负责人是本科室政府信息公开工作的第一责任人,负责本科室职责范围内的信息公开工作。局机关全体工作人员是本岗位信息公开工作的具体责任人。
第十六条局机关办公室和监察室负责对局属各科室、下属单位政府信息公开工作的实施情况进行监督检查。
第十七条局机关办公室负责收集、汇总各科室(下属单位)政府信息公开工作年度总结报告。并在每年3月31日前公布民政局政府信息公开工作年度报告。
政府信息公开工作年度报告应当包括:本科室主动公开政府信息的情况;依申请公开政府信息和不予公开政府信息的情况;政府信息公开的收费及减免情况;因政府信息公开申请行政复议、提起行政诉讼的情况;政府信息公开工作存在的主要问题及改进情况;其他需要报告的事项。
第十八条政府信息公开工作列入局机关科室和工作人员年度考核内容。机关各科室(下属单位)开展政府信息公开工作中,违反有关法律、法规或本制度规定的,由监察室责令其限期改正,逾期不改正的予以通报批评。
第十九条对违反本规定而贻误工作,特别是对外未经核实和批准的所谓突发公共民政事件信息,或者在突发公共民政事件发生后,擅自对外相关信息的直接责任者,予以批评教育,情节严重的,予以行政处分。
第二十条政府信息公开工作应当自觉接受社会各界以及广大公众的监督,对信息公开工作中存在的问题积极整改。公民、法人和其他组织认为民政局机关政府信息公开行为侵犯其合法权益的,有权申请行政复议和提起行政诉讼。