英语信函
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英语信函范文第1篇
一、引言
如今,由于经济全球化的影响已深入各国,国际贸易对一国经济的发展越发起着至关重要的作用。在国际贸易往来中,贸易双方主要联系方式为外贸函电,通俗来讲即为商务英语信函。虽然由于电脑和网络的快速发展使E-mail交流不断增多,但这一趋势亦不能撼动商务英语信函在双方联系过程中的重要地位,因为商务信函可以作为法律依据而存在,同时可以把问题阐释的更为透彻详细,从而促进合作,可以说每一笔交易的促成都需要商务信函的辅助。因此,对于每个需要进行对外商务往来的公司来说,商务信函的作用便不可小视,因为好的商务信函可以增加公司的经济效益。因此,目前社会对商务信函的关注愈加明显。本文将初步从语言学的角度探索商务信函的总体特征,并分析具体商务英语信函中语言(包括词汇、语法、语气)的使用,同时与中文信函进行对比,从而提出翻译商务信函的原则及注意事项。
二、从语言学的角度看商务信函的总体特征
1.商务信函的语场
语场即话题,即言语交际的范围。对我们日常生活来说,交谈的语场可能涉及科技、宗教、法律等各个方面,具体到商务信函方面即为商务活动的整个流程,包括询盘、发盘、下单、付款方式、装运、保险、代办、申诉、仲裁等等环节。
2.商务信函的语旨
语旨即为言语交际中所涉及到的人及其关系以及交际意图。可进一步分为个人语旨与交际语旨。个人语旨牵扯交际的参与者及其社会关系,决定着交际的正式程度、熟悉程度及专业程度。功能语旨是用来描述在某一情境下使用的是何种语言的一种范畴。
商务信函的语旨即为交易双方,也称交易伙伴。要注意他们的关系不像亲朋好友而是生意之交。故写商务信函时多用语严肃、礼貌正式。
3.商务信函的语式
语式是指语言是如何在互动交流中发挥作用的,即语言的传递媒介,如书面或口头。商务信函为书面文体,语法结构完整,且措辞与句式皆十分准确。
三、商务信函语言特征及翻译注意事项
1.商务信函词汇特征
虽然随着网络的普及,商务信函有口语化和非正式化的趋势,但目前无论汉语还是英语在用词方面依然是庄重规范。在商务信函中,选词用语有如下特征:
(1)选词礼貌客气,多用书面语、谦辞、敬语。充分体现商务信函规范正式、公事公办的特点。例:Please kindly let us know whether you would like additional brochures or any of the materials that were handed out at the convention.
(2)商务信函中多用here、there和where加上after、by、under、to、with、from、in等复合副词及古体词。这些古体词虽在日常阅读及生活中很少使用,但因具有浓厚的法律语体和正式语体色彩,常在外贸信函中出现,从而显示其严肃性和法律意味。
(3)用词准确专业。英语词汇中同义词较多,在书写商务信函时要注意根据语境要求语义差别达到选词精确、用词得当。
例1:We shall cover TPND on your order.(TPND为Theft, Pilferage and Non-Delivery的缩写)。
例2:The credit shall be payable against presentation of draft drawn on the opening bank and the shipping documents specified in Article 13 hereof.中credit、draft、opening bank、shipping documents都是商贸术语,在汉语中要根据语境译为“信用证”、“汇票”、“开户行”和“装运单据”。如下表:
2.商务信函句式特征
(1)句式完整,多用复杂句。需要注意的是,英语句法为“葡萄型”,而汉语多为“竹竿型”,意思是英语修饰语多,多在主句之上附加从句,而汉语语句短小,用逗号相连,表意简洁。在翻译过程中,要注意两种语言的不同特点,分析英语句子结构,进行拆译,并调整语序使之符合汉语逻辑。
例:With the increase of the prices which becomes conspicuous this year, the next consignment will be much dearer, so we recommend you to take prompt advantage of this offer.随着今年价格明显上涨,下一批货品价格会更高,因此本公司建议贵方尽早利用这次报价。
(2)多用肯定句,少用否定句。肯定句使信函感觉更委婉,而否定句难免给人以生硬之感。在商务贸易中使收函方见信后心情愉悦可以很大程度上促进交易的进行。
例:
句1:We can’t fill your order because you failed to send your check.
句2:We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check.
句2比句1语气更委婉,更符合商务信函的标准。因而在商务信函写作中要多使用肯定句。
(3)多用套语,固定表达。在商务信函的写作中,有写套语可以应用到不同信函之中,这一方面显示出信函的正式性,另一方面也不失礼貌。
例:We are pleased to inform you……
Regarding your letter of +date……
Referring to your letter of ……
As stated below.
3.商务信函语气特征
商务信函的语气要客气、礼貌、委婉,从而树立来函方的企业形象,员工素质,以达到促进贸易的效果。在书写商务信函时应尽量使用情态动词、被动语态和虚拟语气。
例:Would you please kindly advise us when our order will be shipped?
译:能否告知我方订货的发货时间?
相对于英语来说,汉语的客气礼貌语更多的表现在措辞上,如用“贵、尊、高、雅、惠、大”等词称呼对方公司,用“敝、贱、鄙、小”称呼自己的公司,还有“谨告、敬请、欣闻”等,在此多赘述。
四、商务信函翻译原则
商务信函翻译不同于散文翻译,其最大的区别即为不可借题发挥,应讲求精确。切不可望文生义,应对词的含义高度敏感,同时需要掌握一定的商务贸易知识。在翻译过程中应注意商务信函的7C原则,即courtesy礼貌、consideration体谅、conciseness简洁、concreteness明确、completeness完整、clarity清楚、correctness正确。
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同时要谨记,英语是结构性语言,而汉语是功能性语言,所以对信函中常出现的长句要尤其注意。通过以上对商务信函总体及语言的分析,得出翻译商务信函时必要遵循的四项原则。
1.使用书面语言,语言简洁规范,采用公文文体。因为商务信函是交易双方的联系渠道与成交依据,语言应当相对正式,不可过于日常。
同时要注意翻译时格式的变化,目前国际普遍采用的齐头式商务信函居多。
例:
注意在此案例中,译者并没有采用商务英语信函的常用齐头格式,而是采用了普通中文信函的格式,符合既目标语的阅信,又遵循了格式原则。
2.使用地道的商业用语,体现信函的商业风格。这就要求译者对专业术语有一定掌握,并了解商业的习惯表达。
例:Upon receipt of the seller’s delivery advice, the buyers shall, 15-20 days prior to the delivery date, open a transferable, irrevocable letter of credit in favor of the seller for an amount equivalent to the total amount of the shipment.
译:受到卖方的交货通知,买方应在交货期15～20天前,开具一个以卖方作为收益人的可转让的不可撤销的信用证,金额与原发票总额等值。
3.精确翻译事实细节,避免漏译。商务信函的目的在于建立商务关系或达成一定的需求,故在翻译过程中要对日期、数量、金额给予足够的重视,万不可错译或漏译。
例:before April 4th,应译成“在4月4日之前(含4月4日)”
4.语气诚恳礼貌。商务信函的翻译同写作相同,要考虑收函人的阅信心情,故在翻译时务必要留心原文的语气,对原文进行再现,万不可任凭自己的意思改造原文。
例:We should be obliged if you would give us a quotation per metric ton CFR Lagos, Nigeria.
译:如能报给我方每公吨尼日利亚拉格斯成本加运费价,当十分感谢。
五、结语
本文首先从语言学的角度出发,初步分析了商务信函的特点及其翻译,特别强调了中、英信函中不对等的语言现象,并提出了一些翻译的建议及注意事项。但是商务信函的写作与翻译不是一朝一夕便可熟练掌握的,需要阅读大量的商务信函以了解其不同格式,及不同情况下的变体。商务翻译难度则更高,不仅要求译者有良好的双语转换能力,同时还要熟练掌握贸易知识,要求译者不仅要注重语言因素,还要注重非语言因素,从而使信函的写作与翻译更加得体。
参考文献:
[1]彭萍.实用商务文体翻译.北京:中央编译出版社,2008.
[2]李明清.商务翻译标准多元论.长沙:湖南人民出版社,2009.
英语信函范文第2篇
[关键词]商业信件语言描述语境因素
随着中国的改革开放及中国加入世界贸易组织的成功，国际贸易受到人们越来越多的重视。在国际贸易中，信息的交流是必需的，而信件是信息交流通常采纳的一种形式。即使在人们成功地使用电报、电传之后，信件仍用于确认是否收到了电报、电传。现在，传真、E-mail比信件、电报、电传受到更多人的欢迎，而传真、E-mail通常采纳信件的形式，因此，传真、E-mail也可看成是商业信件的一种变体。从这一意义上来说，信件仍然是现代交际的主要方式。英语，作为一种全世界通用的工作语言，自然也就成为商业信件的主要语言。所以，本文讨论的将是英语商业信件。
为便于分析，也为了增加分析的真实性，我们选了美国一家公司的经理发给河北某企业集团的五封信。本文拟从两个角度对所选信件进行文体分析：语言描述和语境因素分析。在语言描述当中，我们采用文体标记系统给语言特征进行分类。在文体学中一般把语言特征分为四个层面：音系、字位、词汇、句法，商业信件是一种书面语言，音系文体标记不具有文体意义。我们只分析字位、词汇、句法三个方面。对一语篇的彻底理解也取决于它所存在的语境。语境可分为两类：语言语境（linguisticcontext或co-text）和情景语境（extralinguisticcontext或contextofsituation）。在讨论商业信件时，我们将从情景语境的组成部分，即语言使用者的特点，语言使用的目的，主题，交流媒介，角色关系五个方面对商业信件的语境因素进行分析。
一、语言描述
字位文体标记：英语商业信件采用的是书面语言，目的是为了让收信人获取某种信息，或采取某种行动，无意于达到音系的效果。因此，音系文体特征在这里并不显著。我们将从字位文体标记开始，着重讨论以下几个方面。标点:逗号和句号是人们最常用的两种标点，它们的用法因而常被忽略。但在英语商业信件中，它们的用法很值得讨论，因为多数语体常使用各种各样的标点以达到自己独特的文体风格，而商业信件经常采用逗号和句号。逗号，在商业信件中，主要用于把状语从句与主句分开，或者把表示过渡性的短语与句子其他部分分开。大写：是英语商业信件的又一重要文体特征。与其他语体中的大写不同，商业信件中的大写字母主要用于专门术语或固定词组的缩略。随着经济步伐的加快，为了节约时间和金钱，更多的表示缩略语的大写字母将出现在商业信件中。段落：在文学作品中，意义相关的句子常组成一个段落。而在商业信件中，段落是作为一种使信息更易读懂的方法而存在的。因此，商业信件的段落很短，以留出更多的空白来吸引读者。
词汇文体标记：商业信件受其特定的目的、主题和读者的影响，词汇的选择有下面几个典型的文体标记。简单、专门、具体的词汇：鉴于商业信件的目的、主题和读者的影响，许多商人提出了商业信件的写作标准，即七个C：完整（completeness），简洁（conciseness），体谅（consideration），具体（concreteness），清楚（clearness），礼貌（courtesy），正确（correctness）。在七个C当中，简洁、具体、清楚、正确要求词汇表达准确无误，这对商业信件的独特风格的形成有重要影响。借词：商业信件从普通词汇中借用大量词汇，再赋予新的特殊的含义，这种特殊词汇已经成为商业信件的典型特点。动态动词：动态动词与状态动词不同，它能够赋予句子生命，使读者注意该动词表达的动作，从而说服读者采取某种行动。因此，商业信件尽可能地大量使用动态动词以达到其目的。数词：为便于读懂，商人遵循“新闻工作者的十原则”，即10以及10以下的数字用英语单词拼写，10以上的数字用阿拉伯数字写出。用这种方式来写数字，便于校对是否符合要求。这一原则的例外是日期的写法，日期通常采用基数词（1，2，3等），而不用序数词（1st，2nd,3rd，等）。另一特点是数字的大量使用，这与商业信件的主题有关，因为商业信件经常谈到价格、规格、货物的数量、日期。缩略词和简写：在商业信件中，普遍使用缩略语来代替商业术语。特有词汇：商业信件有其独特的使用频率极高的词汇，这已成为这一语体的典型特征。
句法/语法文体标记：从句法角度分析，商业信件的文体特征主要有以下几个方面。陈述句和祈使句比例较高：商业信件的主要目的是通知、劝说和否定，通知与否定的目的决定了事实性的叙述——陈述句。这是由于商业信件的劝说目的所决定的，因为祈使句可表达命令、请求、建议，它的使用可影响读者的行动。祈使句可用于第一人称、第三人称，也可用于省略主语的第二人称。商业信件多使用省略主语“you”的祈使句。简单句占据多数：由于商业信件的写作要求清楚、准确，所以信件中的句子通常很完整、简单。在私人信件中，简洁会被认为粗鲁无礼，但在商业信件中，简洁才像商人。但是，一系列较短的简单句在结构上平行，没有一个观点能引人注目。使用相对较短的句子：根据Dr.RudolphFlesch的TheArtofplainTalk，长度为17个词的句子具有较强的可读性。为使商业信件易懂，作者应在频繁使用短句的同时，注意变换句子的长度。这一现象表明商业信件的句子比其它语体的句子较短，而且句长也变化多端。句子结构的复杂程度能反映该语体的正式程度。短句的频繁使用说明该语体不太正式。
二、语境因素分析
语言使用者的特点：语言使用者的特点可以从他的年龄、性别、社会区域、种族、所受的教育反映出来。所有这些因素都会对语言的文体风格产生直接的影响。年龄对商业信件的影响并不明显。性别主要反映在称呼上，社会区域或种族背景对语言风格也有一定的影响。
语言使用的目的：根据WilliamJacksonLord，Jr.JessamonDawe的观点，商业信件的目的主要有三个：通知，劝说与否定。通知是为了让读者了解某事。为达到这一目的，作者使用了陈述句。劝说的目的是为了说服读者采取某种行动，因此作者会用大量的包含动态动词的祈使句。否定的目的是转达否定的信息，这种信息常会使读者失望，甚至会惹恼他。
主题：不同的主题需要不同的词汇。商业信件的话题是谈判双方为成交而就商品进行的讨论。这种话题可以是询盘、报盘、还盘、支付、装运，甚至索赔。正如前面所分析的，这种话题需要商业信件采用具体的词汇，动态动词，数词与商业术语等，简短的句子与段落。但是，同样的主题，由于其目的不同，语言也会有差异。因此，商业信件是因主题及目的而产生的变体。这两个因素与其他方面结合起来才能决定词汇，句法以及其他的文体特征。
英语信函范文第3篇
关键词：礼貌原则，商务英语信函
一、商务英语信函的写作原则
写作商务信函并不需要华丽优美的词句，只需用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，并让对方得以清楚了解即可。
一般地，写作商务信函除了要坚持体谅原则(consideration)、完整原则(completeness)、清楚原则(clarity)、简洁原则(conciseness)、具体原则(concreteness)以及正确原则(correctness)外，极为重要的当属要坚持礼貌原则(courtesy)。
礼貌原则并不仅仅是指有礼而已，并不是简单用一些礼貌用语就可以，而是在写作商务英语信函时应当从“以您为重”(You-attitude)的角度考虑问题，做到用语得当，形式得体，善意体谅。
二、礼貌原则在商务英语信函中的具体应用
1、运用礼貌语言
在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语、亲昵语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。
试比较：
a) Your order NO. 85 for l00, 000 yards of CottonPrints Art. NO. 1002 is rejected.
b) We regret to inform you that we have been unable toaccept your order NO. 85 for 100, 000 yards of Cotton Prints Art. NO. 1002.
通过比较，会发现后一句比前一句得当，因为后一句比较含蓄，前一句则比较直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。
另外，我们还可以使用虚拟语气来使要表达的令人不快的意思显得间接委婉。
试比较：
a) If another instance of this discrepancy between thesample and the goods received occurs, it will be very embarrassing.
b) If another instance of this discrepancy between thesample and the goods received should occur, it would be very embarrassing.
相比之下，第二个句子更婉转，因此，它就符合礼貌原则。
2、突出对方本位(You-attitude)
在商务英语信函中，无论是给谁写信，都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处。站在对方的立场上，采用以对方为重的态度（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中，人称尽量不使用“I”或“we”开头而应采用第二人称“you”或其物主代词“your”，以突出“You-attitude”。英译汉时多使用谦辞，称对方为“贵方”，而称自己为“本公司”或“我方”等。
例如：
(1) If you are interested in any of the items, pleasedon't hesitate to tell us.
(2) To meet your requirement, we are willing to makesome concessions to cut 3% of our price if the quantity of your individualpurchase is not less than 50 tons.
从以上例子可以看出，不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动对方的人称就是“you”和“your”。
3、使用委婉的语气
在商务交流中，双方难免会有分歧。为了不因话语太直而冒犯他人，在商务英文信函写作中就得尽量使用温和、委婉的语气，也可以适当使用语义模糊的词汇如“I'm afraid”，“Ithink”，“I believe”或运用虚拟语气、疑问句等形式。
例如：
(1) I'm afraid we can't accept 'Cash AgainstDocument on arrival of goods at destination'.
(2) Could you make payment by irrevocable L/C?
除了以上几种表达方式以外，情态动词、条件句、被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。论文参考网。委婉的语气可以避免让对方产生接受命令或指责的感觉，易被对方接受，对商务沟通会起到良好推动作用。
4、展示人情味
人类总是重感情的，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达慰问或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福。这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式被称作“展示人情味”策略。
例：
We acknowledge receipt of your letter dated the 3rdthis month enclosing the reprography of the insurance policy, we are regret foryour loss.
这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受损失的同情与关心，充分体现了写信人富有人情味的一面。论文参考网。
5、避免不和
避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了照顾对方的面子，不至于会造成对对方的直接否定，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。
例(1)：
We sincerely recommend you to accept our proposal asour stocks are getting lower and lower day and day, and we are afraid we shallbe unable to meet your requirements if you fail to let us have yourconfirmation by return.
在此句中，如果把“recommend”改为“advise”的话，就会不妥。因为“advise”有一种居高临下的涵义，好像要让对方非接受建议不可，其实对方接不接受得由他们自己做主，别人无权干涉。
例(2)：
According to our records, you have not yet settledyour account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20thJanuary this year.
写信人用“Accordingto our records”这个模糊限制语来缓和对方未付款的事实。论文参考网。特别要注意，当双方观点不能统一时，应首先理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对己方的指责不公平时，可以据理力争，说明己方的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
三、结语
在商务交往中，商务信函不仅是用来沟通的媒介，更是建立友谊、吸引客户的手段。商务信函的特点和功能决定了商务信函中必须注重礼貌原则，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。因此，在日常的商务信函交往中，应特别注意礼貌原则的运用，以更好的促进商务合作顺利进行。
参考文献
[1]曹菱：商务英语信函[M]. 北京：外语教学与研究出版社，2000.
[2]方春祥：外贸函电[M]. 北京：中国人民大学出版社，2005.
[3]何维湘：商务英语应用文写作[M]. 广州：中山大学出版社，1997.
英语信函范文第4篇
在当今日益频繁的国际交流，尤其是贸易活动中，书信交流非常重要。尽管现代化的通信技术非常发达，有电报(telegram)、电传(telex)、传真(facsimile)和电子邮件(e-mail)，但是商务书信仍为现代商务交流中经常使用的一种重要手段。一次贸易从建立商务关系到交易成功，这期间的磋商工作大多是通过英文商务书信进行的。尤为重要的是，商务书信具有法律责任。同时，商务书信也是商务英语教学的一个重要内容。但是现在许多英语商务书信存在着许多问题，措辞方面尤为突出。主要表现为:11信件冗长累赘而不着要点;21表达模棱两可;31信函中充满陈词滥调、晦涩的行话和难懂的专业术语:41措辞粗鲁无理、空洞无物;51拼写及语法错误。“Using the right word at the right time”(Fowler)，这句话对于商务书信选词仍有指导意义。商务信函讲究实效，能准确无误、及时地传达信息，这就要求在草拟时做到用词简单易懂，平实简洁，使阅信人一目了然。应用文体有其特点和要求，而措辞更有自己的原则。为求达到有效交际的效果，本人想就以下四个方面谈一谈商务书信措辞原则。一、简洁原则简洁并非仅仅就是简单。写信时要做到简明扼要，短小精悍，切中要点。John Woods在《商务信函》一书中提出“7C”(clear，complete，concise，concrete，constructive，conversational，correct)方法，对我们很有借鉴之处。我门应注意以下几方面:1.用简单词，避免使用累赘词。如下面例子:a number of
some/manyin order to
totake into consideration
considerduring t he course of
duringprior to
before左边用词明显没有右边用词简洁。此外在英语词汇搭配上也有一些累赘现象。如“free gift”，gift不言而喻就是免费的，是馈赠的。再如“foreign import”，import本身就是从国外进口。再如下面左边的就要用右边的替代:small in size
smallabsolutely perfect
perfectpast history
historytuition fees
tuition2.使用小词。要熟悉和善于使用小词，用简单的言辞来交流思想，使人感到亲切。试比较下面两个句子:11 We will order all t he materials on t his list you furnished.21 We will order all t he materials on t his list you sent.现代商务英语的词语日趋简练，平易和直率。长词，大词(pompous words)日渐不受欢迎。如Perspiration远不如用sweat简洁。3.使用具体的词语。商业书信要力求具体，言之有物。要求对方做出明确回答，或是答复对方的要求，都要写得具体，避免笼统。多用能够得到的数字、比例和事实，而不是散文式的词语来替代。英语中有些词，如highly，soon，fair，good等都比较抽象，应少用。如下面左边词应用右边的换掉:most
80percent;often
37 time out of;fruit
banana4.避免使用过时的、陈腐的用语。商业书信中遗留着较多的陈腐用语，如，As per your request，Enclosed please find。Pursuant to our conversation，在措辞上应尽量用现代的、日常常用的语言来代替。如“This will acknowledge your recent letter”就不如“Thank you foryour recent letter”，让人看了舒服。5.慎用专业术语。术语又称行话(jargon)，是一种隐语，私下的只有一部分人懂的语言，如OAG，VIP等等。现代商务书信中也有许多涉及进出口、金融和经济管理等方面的专业术语。如L/C(Letter of credit);B/L(Bill of Lading);M/T(Metric ton);S.S.(steam ship)等。在现代商业书信中，应使用大众的，大部分人都懂的语言。这是草拟书信应当遵循的一个重要原则。但也并不是说不用术语，合理的使用会使行文更加简洁明了。如果双方都熟悉术语，用了效果会好些，如果对方不了解术语，还是尽量少用，以免产生误解。二、生动原则书信的文字生动，能够吸引对方的注意(attention)、兴趣(interest)和欲望(desire)，从而达到发信人预期的目的。1.信要写得生动活泼，就要求撰稿人多在文字修养上下工夫。试比较下列词组:t hin
bonyworry
fretinvestigate
snoop右边的词组较为生动、形象。英语中的表意动词可增添信文的生气。如:Planning is significant part of t he managerial process.Planning contributes significantly to t he managerial process.同时，主动和被动语态的巧用也会使信函有生气。如:The final decision must be made by me.I must make t he final decision.2.现代商务英语的趋势是日渐口语化，生动活泼，而非生意腔和官员腔。非正式的、交谈式的和生动活泼的语言更让人容易理解。信函中的责任和限制有时是无法避免的，但随意的文风会产生更有效的沟通效果。试比较下面两组句子:Upon receipt of your check，furt her attention will be givento your request.When we receive your check，we’ll begin work on your re2quest.很明显下面的句子要比上面的更让人容易接受。口语化也不是说要俚语化，而是使用简单(simple)、自然(natural)，和直截了当(straightforward)的词语来表达。多选用口语化和非正式(informal)的语言。文绉绉的，咬文嚼字的正式语言(formal language)，就会使信文缺少生气。3.写作上应采用正面的，积极的词语，避免使用消极的词语。因为消极的词语会使人有怒气或者是无知，要劝说对方，使用积极的语言更有效。
三、周到原则写商务书信时，要考虑对方，体谅对方，注意对方的要求、愿望和感情，措辞应做到以下几点:1.信文多用礼节性词汇。要注意礼貌，不要盛气凌人，更不要以命令的口气待人。如可多用以下词组:please/thankyou/may I/if you can等等。2.要做到有礼有节，又要不卑不亢。3.用词上尽量避免使用容易造成种族、残疾(handicap)、年龄、性别、宗教及偏见等使人产生不愉觉的词语。如下面左边词应用右边的来代替:actress
actorwaitress
waitermay girl
may secretaryboy
mancleaning woman
domestic housekeeperadolescents
young peoplelame
disabled再如，在造句时，要避免使用一些有歧视的词语。例如:The manager will call a meeting wit h his staff.此句明显表明这位是“男性”，为避免这种感觉，应对此做出修改:The manage will call a staff meeting.四、正确原则准确无误是书信写作中的最重要的原则。正确不仅要求用词、造句、语法、拼写、和标点符号规范而合乎习惯，更要求书信措辞的正确，恰如其分。1.要注意常出错的词语的用法。在商业书信中，有些词语与其他词语由于发音或拼写上类似，容易混淆，导致错误。如hopefully是抱有希望，并不是“希望”和“盼望”的意思。Hopefully t he situation will improve.其中的hopefully被当成hope来用，就是误用。2.有些词是非正式和不常用的，如irregardless，而常用regardless。在这种情况下。应选用常用的，以免费解。
参考文献:
[1]John Woods.商务信函(中译本)[M].上海:上海人民出版社，2002.
英语信函范文第5篇
随着目前全球经济一体化进程的加快，各国之间的商务往来也日益频繁，而且借助现代互联网技术的支持和发展，商务英语信函就成为了国际贸易中客户之间进行沟通和交流的最重要的一种方式，随着市场竞争的日益激烈，人们现在往往更注重时间、速度和效率的观念，这就必然会给商务信函带来风格和语言上的变化，简洁明了、风格明快，用最简洁的语言描述出最重要的信息内容，让阅读者一目了然，做到心中有数，就成为了眼下人们对商务信函的最基本的要求，所以加强对商务信函，尤其是商务英语信函特征和翻译上的水平，就显得尤为必要了。
一、商务英语信函的定义
商务英语指的就是在对外贸易中所用的专业英语，它与日常大家所熟知的或者是使用的英语不同，它有自己鲜明的特点和独特的风格。在商务英语中，主要应该包含以下内容：信函往来、商务信息、商品信息、商务谈判以及贸易合同等。而信函往来，作为贯穿整个贸易活动的载体，它不仅可以让双方了解到最新的贸易信息，而且对促成贸易的达成更是起到了直接的作用，作为世界通用语言之一的英语，早已被许多国家认可和接受，并成为了国际商贸活动中最重要的一门语言，而且现在商务英语信本文由收集整理函已经成为了国际间相互贸易与谈判、交易的最重要的工具，但同时，限于各国文化背景、地域差异以及交流习惯与方式等方面的不同，难免会造成双方在交易的过程中会产生分歧，影响正常的国际贸易，从而导致贸易的失败，因此，建立规范的商务英语信函就成为了一项紧迫的工作。
二、商务英语的基本特征
随着目前各国在国际贸易往来上力度的不断加大，商务英语信函日益扮演着重要的角色，从双方开始进行贸易洽谈开始，到达成协议，再到签订合同，所有的环节都离不开商务英语信函。与普通信函不同的是，商务英语信函主要用于在贸易的商务活动中，在书写要求上强调简洁性，内容要明确，以达到高效率的信息交流，为实现贸易的成功打下基础。总体来说，商务英语信函的基本特征包括以下几点：
（一）商务英语信函问题务必准确规范。商务英语信函往往牵扯到诸如海关、银行、物流以及法律等等许多方面，涉及到很多部门，很多专业知识，所以这就要求我们在商务英语信函的书写上，就需要我们用专业的格式，规范书写。在信函的具体内容上，要注意礼貌用语的使用，用规范的语言准确叙述内容，不可以在用语上含糊不清，颠三倒四等。同时要注意围绕以对方的贸易需要来展开描述，关注对方的观点和意见，让对方能够切实感受到你的诚意，给彼此留下好印象，为双方的贸易活动打下良好的基础。
（二）商务英语信函要注意语言的简洁、清晰。我们在具体的内容表达上，力求以最简洁、最完整的语言来描述清楚贸易的具体内容，在用词上务必做到准确，格式上要完整。在内容的具体描述上，如涉及到专业部门，就要注意多用专业术语，体现简洁性，开门见山，直奔主题，避免落于俗套，寒暄客套等。商务英语信函在语言的使用上，要体现出用词规范、内容有序、简洁明了等特点。
（三）注意礼貌原则。商人之间的交往，不管是在现实中门对门，还是通过书信、邮件等方式，首先都应该做到的是礼貌、客气。对于英语信函来讲，就要让对方在阅读的过程中能够真切的感受你的诚意，就会心情舒畅，自然而然的产生了对你的好感，这将对贸易的达成起到很大的促进作用。
三、商务英语信函的翻译的方法
通过以上的论述，我们能够感受到商务英语信函在国际贸易
往来活动中的重要作用，但同时鉴于商务英语信函的特点以及英汉两种语言的差异性，这就要求我们在进行商务英语信函的翻译时，要遵循准确规范、功能对等等方面的原则，要理解各种术语、套语及习惯表达的含义和固定译法，尽量保留原文的正式用语，使我们的译文在语言准确度和规范化等方面与原文保持一致。
（一）词义选择。在翻译商务英语信函时，我们首先要把握好词义的选择，商务英语信函的翻译，不像文学作品的翻译，不需要华丽的语言进行装饰，而是最简洁明了，以准确为目标，在翻译时要先看该词语所属的句法范畴，再结合具体的语境准确选择词义。
（二）增减法。这里的增减法也就是我们在翻译学中所说的增译和减译，因为毕竟英汉两种语言在省略习惯和结构形式上有差异，所以这就要求我们在翻译时应注意适当的增加或删减相应的语句和内容，以便能够更好的忠于原文所想要表达的意思，比如：we take this opportunity inform you that we are now in apposition to make prompt shipment of merchandise.译文：兹奉告，该商品可即期装运。我们在此例句当中，运用了增减法，就使得译文非常的简洁明了。
（三）还原成原文后意译。为了在交流的时候，体现出简捷和快速的特点，绝大多数的商务英语信函都会出现大量的缩略术语，所以作为我们的经贸工作者，就一定要必须了解这些缩略术语的构成方式，将其还原成原文后再进行翻译，就可以使我们的翻译规范化、标准化。
（四）省略法。在商务英语的翻译中，词的重负不可避免，这就要求我们在翻译的时候，根据英、汉两种语言的文字特点进行艺术化的加工和处理，尽量通过我们的翻译将原本枯燥、呆板的文字变得有趣、生动起来，并使之符合本国语言的习惯。
