档案整理案例

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档案整理案例范文第1篇

    [问题]对赖某的行为应如何认定?并请说明理由。

    分析:赖某的行为构成犯罪,应当以故意伤害罪论处。理由是:

    (1)赖某打击便衣警察的行为属于假想防卫,应当负刑事责任。

    (2)赖某对便衣警察的伤害行为是故意的。在本案中,赖某对便衣警察是否为侵害人的同伙在认识上有过失,但对便衣警察的伤害行为却是故意的,而不是过失。

    (3)赖某没有认识到便衣警察的身份,主观上没有妨害警察执行公务的故意,不能以妨害公务罪定罪处罚。

    案例2、一天晚上,田华从同学家归来,路过一条偏僻的胡同时,从胡同口处跳出一个持刀青年黄某。黄某把刀逼向田华并让他交出钱和手表。田华扭头就跑,结果跑进了死胡同,而黄某持刀紧随其后,慌乱害怕中,田华拿起墙角的一根木棒。向黄某挥去,黄某应声倒下。田华立即向派出所投案,后经查验,黄某已死亡。

    [问题]田华的行为是正当防卫还是防卫过当?为什么?

    分析:田华的行为是正当防卫。根据刑法第20条第3款规定:对正在进行的行凶、杀人、抢劫、、绑架以及其他严重危及人身安全的暴力犯罪,采取防卫行为、造成不法侵害人死亡的,不属于防卫过当,不负刑事责任。本案中,田华对正在进行持刀抢劫的黄某采取防卫行为,将之打死,属于正当防卫。

    案例3、王某,女。24岁。张某、女,44岁。被害人王兆宽,平素对其妻张某、女儿王某经常打骂虐待。一天深夜,王兆宽对女儿王某2次。王某被后服药自杀,经抢救未死。其妻张某也曾被王兆宽打后自杀未遂。某年2月27日深夜,王兆宽钻入王某被窝,意欲,王某不从。王兆宽惟恐其妻发觉,便回自己被窝。早晨4时许,王兆宽又钻入女儿王某被窝,王某奋力反抗。王兆宽说:“今天不把你祸害了,我都是你养的。”王某大声呼救。张某被惊醒后,气愤地打了王兆宽嘴巴。接着张某按住王兆宽,女儿王某取两段麻绳将王兆宽的手、脚捆住,并让其母取来绳子,用绳子将王兆宽勒死。6时许,母女二人投案自首。

    [问题]对王某、张某应如何定罪处罚?说明理由。

    分析:

    (1)对王某、张某应以故意杀人罪定罪。理由是:王兆宽在对其女儿实施时,王某、张某将王兆宽予以捆绑,属于对正在进行的不法侵害行为实施的正当防卫。但是,在将王兆宽已被制服失去侵害能力的情况下,王兆宽所实施的不法侵害也随之结束,王某、张某又对其实施的打击行为,已失去了正当防卫的前提条件,属于事后防卫,应当依法负刑事责任。

    (2)王某、张某的行为属于激愤杀人,情节较轻,应当从宽处罚。同时,二人有自首情节,应当适用犯罪较轻犯罪后自首的,可以免除处罚的规定量刑。

    案例4、孙明亮,男,19岁。某晚孙明亮和蒋小平去看电影。见郭鹏祥及郭小平、马忠全三人纠缠少女陈某、张某。孙明亮和蒋小平上前制止,与郭鹏祥等人发生争执。蒋小平打了郭鹏祥一拳,郭鹏祥等三人逃跑。孙明亮和蒋小平遂将陈某、张某护送回家。此时郭鹏祥、郭小平、马忠全召集其友胡某等四人,结伙寻找孙明亮、蒋小平,企图报复。发现孙明亮、蒋小平,郭鹏祥猛击蒋小平数拳。蒋小平和孙明亮退到垃圾堆上。郭鹏祥继续扑打,孙明亮掏出随身携带弹簧刀照郭鹏祥左胸刺了一刀,郭鹏祥当即倒地;孙明亮又持刀空中乱划了几下,便与蒋小平乘机脱身。郭鹏祥失血过多,送往医院途中死亡。

    [问题]孙明亮的行为是否属于正当防卫?应否负刑事责任?

    分析:孙明亮的行为属于防卫过当,不是正当防卫,应当依法负刑事责任。理由是:

    (1)孙明亮具备正当防卫的条件。郭鹏祥等人拉扯纠缠少女被孙明亮等人制止后,又返回寻衅滋事,继续实施不法侵害,孙明亮等人有权进行正当防卫。

    (2)孙明亮的防卫行为明显超过了必要的限度,造成了重大损害、属于防卫过当。郭鹏样等人虽然实施了不法侵害,但强度较轻,只是用拳头殴打,而孙明亮防卫时则使用弹簧刀照郭鹏祥的胸部刺一刀,将其刺死,其防卫的手段、强度都明显大大超过了不法侵害人所实施的不法侵害的手段、强度,并且造成了不法侵害人死亡的重大损害结果,属于防卫过当。

    (3)本案不适用刑法规定的对于正在行凶、杀人、抢劫、、绑架以及其他严重危及人身安全的暴力犯罪,采取防卫行为。造成不法侵害人伤亡的,不属于防卫过当,不负刑事责任的规定。因为郭鹏样的侵害行为没有达到严重危及人身安全的程度,仍属于比较轻微的不法侵害行为。

    (4)根据我国刑法的规定,防卫过当的,应当负刑事责任,但是应当减轻处罚或者免除处罚。

    案例5、被告人由某,女,29岁,农民。1998年3月15日,村民承某见由某的丈夫外出打工,当晚窜入由家,欲行,由某挣扎中摸到枕下一把剪刀,然后不顾一切往承某身上猛刺。承某胸部、腹部多处被刺当场死亡。

    问:由某的行为是否是防卫过当?

    分析:本案中,被告人由某,当自己的性权利和人身安全受到严重侵害的时候,为了自救将承某当场刺死,其行使的是特别防卫权,属于正当防卫,而不是防卫过当,依法不负任何刑事责任。

    考察法条:《中华人民共和国刑法》第20条规定:为了使国家、公共利益、本人或者他人的人身、财产和其他权利免受正在进行的不法侵害,而采取的制止不法侵害的行为,对不法侵害人造成损害的,属于正当防卫,不负刑事责任。正当防卫明显超过必要限度造成重大损害的,应当负刑事责任,但是应当减轻或者免除处罚。对正在进行行凶、杀人、抢劫、、绑架以及其他严重危及人身安全的暴力犯罪,采取防卫行为,造成不法侵害人伤亡的,不属于防卫过当,不负刑事责任。

    总结:防卫过当与正当防卫是两个既有本质区别又有密切联系的概念。

    第一、防卫过当在客观上有危害性、在主观上有罪过。从总体上说是一种非法侵害行为,这是区别于正当防卫的本质特征也是刑法规定防卫过当负刑事责任的根据。

档案整理案例范文第2篇

一、两者各自存在的优势和不足

（一）电子档案的优势和不足。科学技术的迅猛发展，带动许多行业进入了新时代。在21世纪的现在，人类的社会生活发展离不开科技的发展。档案管理工作也进入了一个新时代。1995年以来，中国网络的发展让电子档案进入到人们的眼界中。许多人见识到了电子档案带来的巨大便利。电子档案存储虽然在电脑上，但拥有很大的存储量，而且不占用实际的空间，也保护环境，在日常的档案管理过程中，将自己的档案传输给他人或接受别人传来的档案，发挥共享他人的资源的优势；电子档案可以长时间的保存信息，可以快速的查阅自己想看的信息，十分的方便也十分的快捷。但是，电子档案也存在许多不足。最大的缺点便是其存储的信息安全性得不到保证，光和暗都是一起出现的，网络的发展创造了许多黑客，这些黑客用高科技可以十分容易的得到需要保密的电子档案；其次，电子档案几乎全部依赖设备来运行，没有独立性；最后，电子档案容易被修改的缺点让其得不到法律的保证，这牵扯到大部分人自身利益问题，没有可靠性。

（二）纸质档案的优势和不足。自古开始，中国人就习惯将国家大事和重要的人物记录下来，供后世流传。也有许多家族拥有属于自己家族的族谱，这些都是最传统的纸质档案。随着时间的推移保留下来许多珍贵的史实资源供后人发掘。进入21世纪，纸质档案收到了极大地冲击，电子档案的优势将大家的目光转移。还有人预言纸质档案将退出人类历史的舞台，之后将是电子档案的世界。这些虽然只是一面之词，但是却也看出纸质档案重要性的下降。纸质档案优势大家显而易见，和电子档案相比，直观性和简明性十分突出，另外在书写方面的简单性、阅读方面的便利性，还有对事情记录方面的稳定性等等，这些都是电子档案无法超越的优势；印章和签字，这是纸质档案独立于电子档案的优势，没有当事人签名的电子档案不具备法律效率，这是为何还有大部分人倡导纸质档案的原因之一。但是，纸质档案的缺点也是显而易见的，与电子档案想法，纸质档案在空间占用、环境保护、传递查阅方面的劣势是不能避免的。

二、两者之间的整合利用和共同发展

（一）必要性。发展是相互的，电子档案的产生发展带动了纸质档案的进一步发展。电子档案的产生突破了纸质档案的局限，创立了一体化管理档案的形式。科学化的管理档案可以减少人力物力的不必要浪费，简化了纸质档案管理；信息化的管理实现了电子档案和纸质档案之间的转化，可以更有效的保存纸质档案，另一方面是电子档案发挥更多的优势。在进行档案管理的工作时，将电子档案和纸质档案整合利用，建立双向联系，当你需要在众多且复杂的纸质档案中找寻自己需要的信心，只要在和纸质档案建立联系的电子档案库中输入关键字，便可快速找到自己需要的纸质档案。这种双向联系运用在许多工作中，例如图书馆，效率的提高是电子档案和纸质档案共同发展的最大优势。

（二）共同发展的途径。1.趋利避害的发展。电子档案和纸质档案的优势和缺点都已经明确，所以在进行档案管理的工作过程中，要形成扬长避短的心理，优势必须做到整合利用，缺点也要尽力的去除，成为档案管理的助力而不是绊脚石。对于纸质档案，保持其在日常工作中印章和签字生效具有的证据凭证保证；对于电子档案，也要继续保持其超越纸质档案方面的效率化、科学化、信息化方面的优势，将两者优势进行结合，是实现档案管理工作更上一层楼的重要保证。电子档案的缺点往往由纸质档案的优势来补充；纸质档案的缺点也会有电子档案的优势来填补。这点便可以说明，两者的共同发展一定是前进大于倒退的。人们往往只愿意盯着一件事物去寻找他的优点，或者非得揪住一件错误不再放手，其实，有时候换个角度去思考问题，往往会有惊喜的发现在等待着大家。电子档案和纸质档案的整合利用与优势发展便是一个典型的例子，其前景是值得期待和发掘的。2.“双套制”的原则。“双套制”，即电子档案和纸质档案同时提交保存归档。电子档案和纸质档案想要共同存在于21世纪的今天，只有接受并实施“双套制”的原则，双方才会更好的帮助档案管理工作的进行。在挑战与机遇并存的当今社会里，技术方面的挑战是人类必须克服的，将纸质档案转化为电子档案的难度系数很高，作为档案人员，必须快速掌握现代技术，做好档案管理工作。具体问题具体分析，“双套制”有自己适用范围，技术人员们必须按照具体情况来选择适合“双套制”的档案，不要造成不必要的浪费。

三、结语

档案整理案例范文第3篇

关键词：专项；档案；优化；整理

专项工作的档案是在社会大发展中衍生出来的新种类档案，因为社会进步快了，每天发生发展的事物也随之增多，这些事情的发生并不是无用之谈，有些政府举行的重要活动，不可能只办一次，每次进行中的记录档案整合，就对下一次的活动有着部分经验的作用，所以专项工作的档案整理工作存在着必要性。

1 专项工作档案整理的必要性

应时代的新发展，社会中的各项工作进展也如日中天，同时开展的一些特殊会议、活动也不断增加，其中一些活动中的记录，召开会议时下发的文件，都是非常重要的社会资源，对于突发的疾病和社会事件进行详细记载，归入档案，如果以后发生同样的情况，调出相关档案进行整合即可，专项档案要做到，分门别类的将专项工作档案做到条理清楚，借调查找方便，档案归类一目了然，方便在资料中吸取经验，在问题之初得出最优的处理办法，为了今后社会的发展进步起到前车之鉴的作用。

2 专项档案整理存在的问题

2.1 专项工作由突发事件转为正常工作后的档案整理归档问题

在某一些专项工作整理成为档案之后，随着时间的推移，科技发展，人们进步，已经不是比较特别的案例，或者已经被冲破，成为日常可以解决的范围，比如曾经爆发的禽流感，已经国家编辑传染病的档案进行管理，那么这一类型的档案该如何整理，是否应该从专项档案中转移到医学中的传染病档案中，还没有明确的规定。

2.2 专项档案有名无实

在档案的整理过程中，专项档案的整理还属于不成熟的阶段，它不像其他档案类别已经有了规范化的管理，档案整理人员的不熟练，对专项档案范围的不熟悉，造成了专项档案整理的有名无实，往往只整理记录了，各项会议中的文件，领导的讲话，一些普通的会议计划总结，而忽略了一写与社会相关事件的，影音文件、实况记录、和与事件相关的重要文件，这样专项档案文件的整理，就存在价值来说与普通档案毫无区别。不能给社会的发展带来更多的帮助。

2.3 管理人员工作懈怠

正因为档案管理工作的与众不同，具有一定的特殊性质，环境与工作一直在不变的状态，所以档案管理人员对及其容易懈怠，对档案整理工作的懈怠，会导致档案的不完整，整理时，众多有用的档案资源被弃用，在信息化飞速发展的今天，档案的整理方式也在不断改变，员工一直保持着老旧的整理，不去积极学习新的方式方法，技能跟不上时代的脚步，这会给我国的档案带来档案资源滞后的危机。

3 专项档案管理问题的解决对策

3.1 适当的压力激励

目前，许多人都认为高校档案馆是一个比较清闲的地方，没有什么压力的，甚至有的馆员也有这样的看法，工作机会竞争的激烈和就业的压力对其构不成多大威胁，在档案馆岗位设置上也极其不合理，忙闲不均，致使有些人工作中无事闲聊，不思进取，这样就会极大地挫伤爱岗敬业、踏实肯干馆员的工作积极性。只有压力才会产生动力，适当的压力会产生意想不到的效果，所以，应该让其领悟到工作懈怠就会而临可能被淘汰的后果，让其改善工作不思进取的局而，同时，也要加大对工作中的积极肯干、爱岗敬业的馆员的奖励，营造出一种积极进取的、和谐的工作氛围，使他们能够看到自己工作的价值，产生一种成就感和对树立做好本职工作的信心。

3.2 环境激励

由于档案馆工作的特殊性，有的馆员职业懈怠随之而生。因此有计划地安排档案馆员定期或不定期地进行培训或轮流在不同的岗位或不同地点工作。环境和工作条件的变换，可使档案馆员保持好奇心和新鲜感，并且岗位的变换，有利于让员工全而系统地掌握专业知识和技能，对于档案馆职业和员工是一种双赢的安排。遇阻代庖的现象，这样长久下去对整个档案事业是不利的。

3.3 建立情感激励机制

碛幸恢О岗敬业的档案人员队伍是高校发展的根本保证，学校管理者应该注重情感上的投入，通过尊重、信任、关心档案人员，并与他们进行有效的沟通。彼此之间建立起一种互相信任、关心、互相支持融洽的氛围，以激发档案人员的工作热情，使他们愉快地为实现自己的人生目标，积极主动地工作。

3.4 为专项工作档案单独设置全宗

站在综合档案馆的立场上，也可以认为有不少活动过程是由多个主体单位合作进行的，实际上可以将客体看作是这种活动过程的中心，而不是主体。“如果文件数量庞大、独立性强，就可以专门设立时机构的主体全宗，将该项活动过程中产生的全部档案文件都组织进去，就是说，即使可以把不少活动过程中形成的文件的核心看成是客体，在综合档案馆中也仍然可以按主体全宗的形式去组织它们。”进而，笔者认为不妨直接为专项工作设置客体全宗，如“某县学习实践科学发展观档案”、“某市既往有偿供血人员普查档案”等。

3.5 确档案收集的范围和重占，每种形式的档案分别整理归档

一是必须以本级文件为主，同时兼顾上下级文件；二要特别注重原始调查表、登记表、统计表的收集归档，其中文书档案的整理，原则上可一律按《归档文件整理规则》执行。

3.6 文件的分类

在整理专项工作档案时，需注意以下三点：第一，原则上按文件的形成时间划分年度。但也有一些例外，比如实习实践科学发展观活动档案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分类；第二，专项工作一般不要按组织机构进行分类，一是因为专项工作机构不固定，即使分工明确，后来人利用档案时也会因不清楚其职责分工而带来诸多不便；二是因为在专项工作中有的机构因分工不同，干了很多工作却很少形成档案。所以应尽量按问题进行分类，甚至可以直接按活动自身的阶段来划分整理档案。

结束语

专项档案的产生是顺应时展，具有一定的必然性，它可以结合社会的需求，帮助社会更好的发展，从多方面整理出的档案，为今后的相关活动开展提供了经验。同时也因为专项档案的系统性管理为档案管理的整体带来更加系统性的升级，在社会发展中，专项档案的整理与群众息息相关，做好专项档案的整理，提高档案整理人员的素质与工作劲头，认真的对待每一件专项档案，保证档案的完整性和准确性，才能让社会发展更加和谐，更加有条理，为国家的发展尽一份力。

参考文献

[1]杨婵.高校专项档案管理模式探索[J].办公室业务，2014（03）.

档案整理案例范文第4篇

一、农业行政执法档案的特点与作用

农业执法档案是指在农业行政执法过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像以及相对人违法事实等各种形式载体的文件材料。

它的特点是：

1.专业性强。农业行政执法档案是农业行政执法活动的产物，是一定专业执法活动的真实记录。不同的专业法都有不同的专业执法活动的范围、相对人，这些都有它的法律法规和特点。这就决定了它在档案的内容、形成过程及适用的法律法规上各不相同，并明显反映出一定的专业特点。例如植物检疫、动物检疫、农机监理、农资管理等，它们活动的范围空间、对象目标等都有明显不同，表现出较强的专业性。

2.成套性。一个独立的专业执法活动，如在农药市场执法检查中，查到假冒伪劣农药一案，从立案到作出处罚决定形成一套完整的档案，主要包括立案、调查取证、检测化验、送达处理意见书、听证、作出处罚决定书、行政复议等全过程，直到结案所形成的全部档案是一个整体，不可分割，也不可能与其他专业案件的档案混淆。另一方面，执法档案必须成套提供利用的，拆开会影响其使用价值。

3.现实性。主要表现在农业行政执法档案与现实的商品生产经营关系密切，不仅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中还有现实的作用，一经利用就能收到经济效益和社会效益，故有现实性。

4.存储性。执法档案一般是某一专业执法活动的结果，记载了专业执法活动全过程的真实情况，如案件发生地、相对人，违法事实违反了哪一部法律法规，调查取证是怎样进行的，依据什么来作出处罚决定等等，在档案中都存有大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据，必要时在执法上可以借鉴和利用。

它的作用是：

1.农业执法档案是执法活动的依据和凭证。在农业执法活动中，一切活动都程度不同地具有连续性，前一案例为后一案例提供依据。农业执法档案的依据性同农业执法自身的复杂程度以及记述的各起案例的复杂程度成正比，所记载的内容越复杂，依据性越强。主要表现为：一是管理工作依据。在管理工作中，无论是执法工作评价，还是产生经济、社会效益分析等，都离不开档案；二是执法人员的劳动凭证。在执法人员的考核、选拔中，除人事档案外，还需要有执法档案做依据；三是在追究行政执法错案责任时起凭证作用。

2.农业执法档案是进行交流的工具。在人类社会发展史上各种各样的交流占有重要位置。同样，农业执法工作也需要交流。目前，农业行政执法刚刚起步，执法体系正在深化改革，执法力度不断加大，逐步走向规范化。执法档案正是交流、协作、借鉴的有力工具。

3.农业执法档案是积累经验、提高执法水平的手段。一是执法活动的真实记录，它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平，记述了查办案件的全过程和最终结果；二是作为办案思路、办案方法、办案结果的载体，具有积累办案经验和提高执法水平的作用，使得农业行政执法档案成为办案经验和提高执法水平的工具和手段，对于一个执法单位来讲，如果有质量较高、数量较多的执法档案库藏就标志着它有比较雄厚的办案技术储备和基础。

二、农业行政执法档案业务的主要工作内容

农业行政执法档案工作是执法管理的重要组成部分，也是执法活动的重要环节，各级农业执法机构应把执法档案工作与整个执法工作紧密结合起来。其工作的主要内容：

(一)收集。就是把分散形成的、但有保存和利用价值的执法档案接收过来，集中保存在执法档案室，以利于有关人员使用。

(二)整理。就是把分散收集来的执法档案，按规定程序，将其分别类、系统排列和科学编目，便于安全保管，更重要的是满足对执法档案利用的方便和需要。

(三)鉴定。就是鉴别执法档案的价值，需对档案不断进行去粗取精的鉴别工作，挑选那些需要定期或永久保存的档案，以及销毁那些无需保存的部分。

(四)保管。就是采取一定的措施，保护好执法档案的完整与安全，保守机密，防止并克服各种自然的、社会的不利因素对执法档案的损坏作用，不断延长执法档案的保管寿命。

(五)编目与检查。农业执法档案数量庞大，成分复杂，要根据归档时的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管的。农业执法档案分类应从实际出发，当前可分为种植业、畜牧业、农机执法档案和农民减负档案等，在种植业中又分为植检、农药、肥料、种子管理等。同时，需要通过各种途径和形式提示档案的内容和成分，提供查找档案的检查和手段，方便于有关人员的查找和利用。

(六)利用。就是创造各种条件为满足对执法档案利用的各方面要求，积极做好应有的准备，包括编制各种查考工具，汇编各种参考资料，以及时、有效的方式，介绍和提供执法档案为各项执法工作需要服务，这也是保存执法档案的目的。

三、做好农业行政执法档案管理的几点意见

农业行政执法档案是执法工作的主要内容之一。农业行政执法档案管理要以《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和国家有关农业档案工作的有关法律、法规为依据，切实做好农业行政执法档案的管理工作。

(一)加强领导，建立组织

搞好农业行政执法档案的管理，领导是关键。因而，要建立档案管理工作领导小组、档案鉴别小组和管理网络等组织，应把档案列入执法工作的议事日程，使档案工作有领导、有组织、有管理地开展，使之逐步规范化、标准化，走上依法建档的轨道。

(二)制订制度，明确职责

制订档案管理各项规则制度，是搞好档案管理工作的关键，是规范管理者行为的主要手段。因而，要按照《档案法》的规定，制订《档案管理制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管保密制度》等，进一步明确档案管理人员的职责。

(三)加强培训，掌握技能

首先，要选用政治素质较好、熟悉档案管理工作、懂农业法律法规、热心于农业行政执法工作和责任心较强的执法人员，担任农业行政执法档案的管理员。其次，加强学习培训，既要管理人员掌握农业法律法规和档案知识，又要学会建立档案的实际操作技能，还要掌握计算机的应用技术，不断提高管理者的业务水平。

档案整理案例范文第5篇

企业中文书档案主要的来源有两个方面，一是来自企业内部的各个业务系统，其文件主要是来自OA系统；二是企业在职能活动过程中，除业务系统以外形成的需归档的纸质或电子文件，俗称帐外文件。

企业中文书档案的归档范围有：反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；公司工作活动中形成的，对维护公司权益等方面具有凭证价值的文件材料；公司需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；其他对公司工作具有查考价值的文件材料。

一、文书档案整理的基本单位

文书档案整理的基本原则应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。在《企业档案工作规范》(DA／T42―2009)中以“件”为整理单位指导企业进行文件级整理，即一文一件整理方式。

一文一件整理一般以每份文件为一件。但在企业OA收发文中的文件，如正文与附件、转发文与被转发文、请示与批复、报告与指示等，各文件相对独立，容易造成归档不全和利用查找不到等情况，对于这类文件的处理方式应该视为一件来处理，实体也应装订在一起，便于查找利用。

二、文书档案整理的基本步骤

1.装订

文书档案在打印好之后要按件装订。装订顺序为：正本、附件和审批单；正文在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后；复函在前，来函在后。

凡是原来文件上有金属物、塑料等包装都必须去掉，并用不锈钢订书钉在文件左侧空白处装订；无法用订书钉装订的厚文件应采用线绳三孔左侧装订；企业有装订机的可以用热熔装订机装订；已经成册的装订好的出版物等可以保持原装订。

2.分类

对于一文一件归档文件的分类方法与传统档案整理的分类方法一致，包括年度分类法、机构(问题)分类法、保管期限分类法等。如果企业目前没有自己的分类和保管期限划分制度，可参照《企业档案工作规范》(DA／T42-2009)中的“企业文件归档基本范围与保管期限参考表”。例如可采用如下分类：年度一保管期限一机构(问题)来进行分类整理。

3.编号

《企业档案工作规范》中企业档案归档文件的编号项目包括：全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、室编件号、馆编件号。文件按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。如文书档案的档的最低一级类目内的排列顺序号。一般建议按四位编码格式编写，如：000l。

馆编件号：指地方档案馆接收档案后，由于鉴定、整理中对部分档案进行抽出、补人等局部调整后，导致室编件号出现断号、跳号等现象时，按照新的排列顺序重新编制的件号。编号的方法与室编件号一样。

编码工作还有一个事情要做，那就是打印页码。编制页码可用号码机或手工填写，页码编写在页面的右下角，背面的左下角、一份文件一个流水号。文件中有图文的页面为一页，空白页不打页码。

4.编目

归档文件应根据企业分类方案和件号编制归档文件目录。编目以“件”为单位进行，在目录中一条条目体现为一件归档文件。归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项。可按盒打印出来并将该目录放置在盒内，另打印一份装订成册留作手工检索使用。

5.装盆排架

归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒内，与打印出来的归档文件目录中相应条目排列顺序相一致，方便检索到该文件条目后能对应地找到实体文件。装盒时，归档文件应按企业具体的分类方案将不同年度、保管期限、类别的归档文件装入不同的档案盒。不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒，不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒，不同机构(问题)形成的归档文件不应放人同一档案盒。

档案装盒过程中要填写档案盒封面、脊背和备考表等。现在企业档案室用的盒子一般都采用地方档案局监制的专门装档案文件的盒子，档案盒封面和盒脊都印刷到了盒子上，可直接填写。如果没有可制作打印出来粘贴到盒子上。

填写脊背时要根据档案盒在档案柜存放的具体形式进行填写。脊背上的项目一般包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、室编起止件号、馆编起止件号、盒号等。盒号的编写一般也按照年度、保管期限、机构(问题)、流水号等进行盒号的编制。注意此处年度填写也应该填写四位阿拉伯数字；保管期限应该填写!汉字全称，如：永久、长期、短期；室编起止件号填写盒内排列最前和排列最后的归档案文件的件号，两号之间用横线连接，如“15―60”。

填写备考表时，备考表的内容应该包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期等。备考表的外形尺寸为标准A4纸，应按照盒内归档文件的实际情况真写备考表。

归档文件全部装盒之后，应该按照顺序排列到档案密集架上。面对档案柜，先从左方排起，遵循从左到右，从上到下的排列顺序。档案盒排架的顺序可以按照档案分类标准来，如可以按照年度、保管期限、机构问题或分类、盒号流水的顺序排架；也可以将同一年度的档案按类目与盒号流水排，即先排A类永久、长期、短期，再排B类永久、长期、短期，依此类推。

三、文书类电子文件的整理

随着企业信息化进程的加快，企业公文流转也都在OA系统中完成，企业越来越多的电子文件需要归档。归档工作是电子公文运行管理的最后一个重要环节，是电子公文与档案衔接的关键。电子文件归档的质量是衡量企业电子公文运行管理好坏与成败的关键。电子档案的管理应搭乘企业信息化的快车建立一套电子档案管理系统，运行更加高效、科学的管理手段来管理企业的电子文件；以更加高效、便捷的方式提供给广大职工进行利用。企业文书档案电子文件的整理规则应参照《企业档案工作规范》，参照纸质文件的整理规则进行整理。