电子档案管理
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电子档案管理范文第1篇
在公司的档案管理过程中，很多单位均已实现自动化办公。工作人员间档案信息输入到相应的计算机系统中，进而制作出电子文件，工作人员则可以通过各种程序来对所有的档案信息进行管理。电子档案管理使得档案管理工作人员的工作变得更加轻松，同时信息的查找也会更加快捷，故很有必要在公司中构建相应的信息管理网络。
一、公司档案管理中电子档案管理依然有所欠缺
1.电子档案安全问题电子档案是通过运用计算机信息技术来完成的，其能够收集、传输以及归档各种类型的档案信息。相比于纸质档案，电子档案的信息整理明显更加高效，且信息的查找也会容易很多。然而，在电子档案的实际运用过程中，不可避免会遭遇到安全方面的难题。电子档案在处理信息的过程中，可能会被他人通过各种方式盗取或者篡改档案信息，进而引发安全问题。2.档案管理人员素质仍有待提升在电子档案运用过后，其对公司档案管理人员的要求变得愈加严格，管理人员不仅需要拥有一定的政治思想水平，而且应该掌握好各种计算机知识以及相关技术，这样才能更好的运用好电子档案。然而，当前我国很多公司的档案管理工作人员由于自身的工作强度比较大，使得他们的精力无法集中起来，从而无法认真做好电子档案管理工作，同时，该岗位人员的流动比较频繁，这对于档案管理工作而言是极为不利的。3.电子档案管理不够规范在电子档案管理中，管理人员并不知道怎样保管好各种电子档案的物质载体，比如U盘等，使得这些工具并没有如纸质档案一样做好登记，放置明显比较随意。对于那些重要信息，由于没有落实相应的标准，使得电子档案备份管理工作极为混乱。
二、推进公司管理中的电子档案管理
1.制定电子档案管理制度通过对电子档案的特点分析，可以有针对性的对其进行高效管理。电子档案是通过网络信息来构成的，故不安稳。电子档案易受到诸多因素的威胁，故要想确保电子档案能够安全工作，则很有必要制定相应的档案管理制度，认真管理好电子档案，进而避免信息的遗失。加强对档案管理人员权限的管理，来确保电子档案信息的安全性。除此之外，还要加强对公司内部人员的监管，普及《档案法》等相关的法律法规条例，强化管理意识和安全保密意识，使得一切电子档案管理工作可以有法可依，井井有条的进行。2.促使档案管理人员专业水平持续提升档案管理人员的专业水平与电子档案管理状况是密不可分的。要想确保档案管理人员具有较高的专业水平，则需管控好人员的流动。由于电子档案管理所涉及的内容杂多，且专业性非常强，对于管理人员的经验有着较高的要求，故人员的流动不能过于频繁。再者，管理人员还需主动学习各方面的知识，确保自己能够做好电子档案管理工作。3.构建安全保障体系在电子档案运用中，安全保障体系的制定显得极为重要，其有助于提升电子档案管理的质量。公司电子档案安全保障体系的构建包括硬件设施安全保障、网络安全保障以及应用系统安全保障。在硬件设施安全保障中，公司需要把握好服务器的运行状况，定期更新相应的档案日志，同时还应维护好机房的环境，及时更换那些无法正常运行的设备，定期展开监察。在网络安全保障方面，相关工作人员则需每隔一段时间就核验全部的档案信息文件，并制定相应的浏览权限，以此来避免该系统被病毒所侵入。同时要通过对防火墙技术的利用来合理内网与外网，并在内网与外网的连接方面制定严格的规则。
三、结束语
在公司发展中，档案管理工作是不容轻忽的，要想档案管理具备更高的效率，则公司需要运用电子档案来管理全体档案信息，然而电子档案依然存在着一些不足之处，公司仍需采取一系列措施来加以改进。
参考文献
[1]王玉珍.事业单位传统档案和电子档案管理电子档案管理“双轨制”探究[J].兰台内外，2016，（3）：123-125.
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[4]李凌燕.档案管理信息化的现状、困境及出路[J].办公室业务，2016，（10）：23-25.
电子档案管理范文第2篇
关键词：电子档案；档案管理；研究
档案以保存、提供利用为主要责任，面对收集、整理、鉴定、保管、检索和利用等任务。当前数字化高度发展的情况下，各行各业都面临管理上的巨大挑战，档案行业也不例外。随着我国信息化建设的快速发展和推进，新型电子档案产生并逐步完善，有取代传统纸质档案的趋势，无论是个人档案或者集体档案，档案承担着记载信息、传承信息以及提供保存、检索供社会利用的责任，落实好档案管理工作十分重要，而在信息社会中如何把握机遇迎接挑战，是档案管理工作者面对的重要课题。
1 电子档案的定义
电子档案是随着信息化社会的出现和发展应运而生的新生档案类型，关于它的定义尚未形成绝对的统一，本文选取了几个比较有代表性的定义来阐释电子档案的含义：
学者张雪香在论文《高校电子档案管理》一文中指出，要避免简单的将电子档案等同于电子文件，她认为电子档案比较确切的定义，是指“国家机构、社会组织或个人在社会活动中，于数字设备及环境中直接形成以数码形式记录到磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的有档案价值的文件”。即电子档案是借助计算机系统生成、利用和保存的档案文件。
学者孙笑一则通过特征来阐释电子档案的定义，他提到电子档案具有实体的虚拟化，手段的数字化、网络化、多媒体化，时效性强、周期短，具有交互性和个性化，加工标准化、信息海量化和检索的智能化等特征。
孙丽茹则采用了国家档案局在《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）中的定义，即电子档案是指在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
综上，本文认为电子档案对应的是我们通常说的纸质档案，指可以通过计算机磁盘等载体进行存储的电子文件的集合。
2 电子档案管理现状
档案管理电子化进程必然是个长期持续的过程，当不可否认这也是必然趋势，电子档案较之于传统纸质档案优势明显，但在转型过程中也会出现一些必须要面对的问题，本章从电子档案的优势劣势和电子档案管理目前可能存在的问题2方面谈谈我国电子档案管理现状。
2.1 电子档案管理优势
电子档案相比于传统的纸质档案管理优势主要体现在：1）降低人力成本，减轻人力负荷。电子档案的载体是数字载体，信息采集和上传也可以通过计算机软硬件完成；2）更利于保存和检索利用。纸质档案的保存对空间及空间条件要求很高，电子档案更容易保存，利用计算机系统也更容易检索利用；3）管理方式更加灵活。电子档案信息修改更加方便，为有序、数字化现代化管理提供了条件。
与此同时，不可否认电子档案在带来诸多方便，使得档案管理效率提高，但也存在一些不容忽视的短板。比如档案文件的真实性和数据保存的安全性问题。电子档案容易修改增删，真实性的保障有赖互联网技术的提高；电子档案数据安全问题也不容小觑，互联网的数据有可能遭遇病毒、黑客袭击等，电子档案存储在终端也面临这样的隐患。
2.2 电子档案管理存在的问题
电子档案既有优势又有劣势，但档案管理电子化是不可逆转的必然趋势，在这种大形势下，要明确电子档案管理发展方向，有必要先对目前电子档案管理存在的问题作一了解。
2.2.1对档案管理重视程度不够，意识淡薄
档案管理属于我们所说的冷门专业，岗位也属于偏边缘的岗位，目前我国很多有关部门对于档案管理这一工作并不重视，甚至认为可有可无，不需要花费精力在这一项工作上，使得档案管理工作人员也抱着随意的态度对待工作，这是一个不良循环，而电子档案管理需要运用大量先进的科学技术，意识问题和管理理念是根本对问题。
2.2.2综合型专业人才匮乏
档案工作者对档案管理的专业性自不必说，但既懂档案管理知识也懂信息技术，的综合性专业人才匮乏，给电子档案管理工作高效进行带来了挑战。
2.2.3相关法律法规不完善
互联网知识产权问题还处于起步阶段，电子档案管理法律法规尚未形成体系，有关电子档案管理的专门规则条例极少，统一适用性对法律较少。
3 电子档案管理发展方向
当今社会，社会经济发展高速，时展日新月异，知识经济逐渐兴起；大数据时代带来了海量的数据资源，革新了各行各业的常规模式，现代化技术手段强势来袭。利用现代化技术进行档案管理的意义不言而喻，而随着新技术的逐步渗透，人员管理、档案管理侧重点等都必须同步协调发展，本章将从3个方面谈一谈我国电子档案管理的发展方向。
3.1 管理理念和管理意识向着现代化、电子化方向发展
随着技术的不断发展和信息社会的高速运转，电子档案管理也将朝着现代化的方向发展。变革的开始首先是理念的变革，正确认识当前档案管理大环境，电子档案管理的必要性和优劣势，树立良好的管理理念，积极了解形势、环境的变化，促进电子档案管理向着现代化方向发展。
3.2 电子档案管人才向着专业化趋势发展
电子档案管理人员愈加专业化。档案管理工作处于不断的发展中以适应新形势需要，人员专业化很重要。电子档案管理不仅涉及到档案管理的专业化知识，对从业人员计算机知识、互联网技术应用、相关法律条文等方面的能力素质也有很高的要求。电子档案管理起步至今，到逐渐发展，慢慢取代传统纸质档案还有很长的路要走，其中管理人才向着专业化发展是不可忽略的重要方向。
3.3 多机构、跨部门合作，共同创造安全可靠的互联网大环境
良好的互联网大环境对提高电子档案管理安全性很有帮助，这就需要多部门通力合作，构建完善的档案应用机制，构建完善的电子档案管理计算机信息系统，充分考虑到潜在的一些安全性问题，采取相应的措施。如正规杀毒，防范黑客攻击；归档规范化，管理程序化；完善相应的法律法规，借助法律机构职能作用确保电子档案的安全性。
4 总结
综上所述，档案管理工作不是简单的体力劳动，需要专业的理论知识指导和与时俱进的现代化技术手段辅佐，不断发展创新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子档案正是科学技术快速发展的产物，对管理及保护工作提出更高的要求，需要进一步建立健全完善的电子档案管理体系和安全保护机制，做好档案管理工作从传统向电子化进程的转变，做好电子档案的维护工作，加强相关专业从业人员的技能培训，不断提高电子档案管理水平，保障电子档案信息的安全。
参考文献
[1]张雪香.大高校电子档案管理研究[J]. 湖北师范学院学报（哲学社会科学版）2016，36（1）：81-83.
[2]周茂玉.浅谈电子档案在档案管理中的作用[J].办公室业务，2015，（247）：103，138.
[3]孙笑一.浅析电子档案的主要特征及管理保护策略.[A]“决策论坛――公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）[C]，2016.
[4]孙丽茹.试析如何做好电子档案管理.[A]“决策论坛――公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）[C]，2016.
电子档案管理范文第3篇
关键词：电子档案；电子文件；现状；问题；对策
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3198(2009)14-0038-02
1 电子档案管理的现状
1.1 对电子档案的认识存在一定局限性
以往把档案贴上封条放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念发生变化，意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。然而，社会中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与上网了。
1.2 档案管理的标准化进展缓慢制约电子文件的整理与归档
档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。例如，国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》为机关档案工作标准化管理指明了方向，然而，这项政策真正落实到各级机关实施过程中，就不容乐观了。许多单位因实施现行分类法有一定难度，前仅仅从微观上考虑本单位的现状，实施奉单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其事的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。
1.3 计算机技术尚未大规模应用于档案管理
由于档案管理部门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，又辅以纸质档案加以保存，形成两种类型文件共存共用的局面。因电子档案的推广仍处于初级阶段，很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案软件，或者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
2 电子档案管理中出现的问题
2.1 电子档案管理过程中出现的漏洞
2.1.1 对电子文件原稿保存的忽视
目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非。失去了归档保存的意义。
2.1.2 信息安全与保密问题
电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。
2.1.3 电子档案的接收格式问题
由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。
2.2 电子档案自身的缺陷
2.2.1 电子档案的原始性、真实性、完整性问题
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别。人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的真实性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
在真实性问题上，电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。
电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。
2.2.2 电子档案存储栽体的特质与缺陷
(1)温度。高温可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1―2倍。
(2)湿度。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。
(3)光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。阳光中的紫外线对电子档案载体的影响很大，紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁，造成信息难以读取。
(4)空气污染。空气中的有害气体(如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气)，在一定环境下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。
(5)灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘还是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。
(6)有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。
(7)磁场和机械震动的影响。磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失，使记录信号丢失，记录信息被破坏，从而影响档案数据的读出效果，缩短电子档案载体寿命。
2.2.3 电子档案的长期可读性问题
当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。随着电子技术日新月异，计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容，难以互换，对
于需要长期归档保存的电子档案来说，若干年以后，很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。这是一个比档案载体寿命更为重要的问题。
3 解决电子档案管理中问题的对策
3.1 电子档案管理的原则
3.1.1 规范性原则
规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。
3.1.2 可靠性原则
人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存在很多疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。
3.1.3 高效率原则
档案信息的电子化工作量大、耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统。是档案信息电子化工程的助推器。
3.2 解决电子档案管理过程中问题的对策
3.2.1 加强电子文件全过程管理
由于电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
3.2.2 采取切实可行的信息保护措施
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。
3.2.3 重视和加强对档案管理人员的培养
在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
电子档案管理范文第4篇
一、电子档案存储
电子档案的特性，决定了它在保存上不同于纸质档案。保存不善，或造成以磁盘、光盘等为介质的存储载体变形或损坏，致使存储信息丢失或无法读取，或由于违反操作程序造成存储于计算机中的电子文件遭到破坏或删除。因此，电子档案的保存主要是确保长期可读性、载体物理性能上的安全性及信息内容的原始性。
1、电子档案原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形式进行还原显示。可采用3种方法来保存。首先是保存电子档案相关支持的软件，就是在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起；其次是保存原始档案的电子图形；最后是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品。
2、电子档案安全性。这主要是对保存环境温湿度的要求，在温度过高或过低的条件下，磁盘的聚酯底基会膨胀或收缩变形；光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据读写。因此，最适宜电子档案长期保存的温度应控制在17℃-25℃之间，相对湿度控制在35%-40%之间，每天温度的变化不应超过±2℃，湿度的变化不应超过±5%。电子档案最好放在设置自动恒温恒湿的空气调节装置的库房内。此外，电子档案存储载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。
3、电子档案可读性。电子档案必须依靠软硬件配合才能读取利用。如果没有适当的软硬件是无法解读的。为了保证光盘信息的长期可读，需要逐步解决光盘存档的问题，降低光盘存档的风险。建立长期可读的保障机制，每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。
二、电子档案信息资源开发利用
对于档案部门来说，电子档案提供利用主要采取提供拷贝、网络传输和在线查阅等方式，通过联网计算机，利用者可以经获权访问档案管理系统进行相应查询，满足利用者的异地利用需求，从而摆脱了时间和空间的制约，尤其是同一份电子档案可以同时提供给更多的利用者利用，达到了资源共享的目的。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。
1、使用权限的审核。首先，要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使月未经授权的功能，应能拒绝响应并给予告警提示。其次，在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。
电子档案管理范文第5篇
1.1医院为了方便医生查看病例,往往病人的档案一般是单独放在病案室进行管理,还有病人的一些检查资料则直接放在各个科室里,这样医院的档案管理就分为了多个部分,缺乏统一的管理,增加了后期的档案收集和整理工作难度。
1.2现代医院电子档案管理的意识和制度落后由于电子档案是一个较新的档案管理方式,需要管理人员具备使用计算机软件的能力和较强的档案管理意识。但是,医院的档案管理人员在电子档案实施以后,主动学习提高的意识较弱,这就造成了对电子档案的使用不够熟练。当然,这在一定程度上与医院的管理制度也有关,医院的管理制度没有及时地更加电子档案管理制度和操作规范。
1.3电子档案管理不规范,保管措施不完善电子档案虽然方便了医院的管理,提高了医院的运行效率,但是不规范的保管措施可能会产生安全隐患。由于,电子档案的传输往往需要联网,管理人员如果不能及时的查杀电脑病毒,也许会造成电子档案外漏和消失,造成无法挽救的损失。
2优化对策
针对现代医院电子档案管理工作存在的一些不足,提出针对性措施。
2.1转变档案管理观念,更新意识和管理制度档案管理人员是档案管理的直接执行者,其观念的转变有助于提高电子档案管理的效率和成效。为了保证管理人员规范操作档案管理软件,需要更新管理人员的管理意识。同时,还应该建立和更新一系列规章制度,进一步规范管理人员的操作行为。
2.2形成独立的档案管理机构档案管理工作存在的一些问题往往是医院的重视程度不够引起的,档案管理没有独立的机构,职能和权限不够,档案管理功能不很正常的进行。因此,需要建立的一个独立的档案管理机构,增加档案管理人员,医院的所有档案都归独立的档案管理机构管理。在此基础上,建立一个电子档案使用系统,医院的医生都有独立的账号,可以随时登陆进去进行档案查询,这样既方便了医生的档案查询和调取也统一了医院的档案管理职能。
2.3加强工作人员的能力培养和工作技能的提高,提高综合素质档案管理人员的综合素质直接影响着医院的档案管理水平。档案管理工作并不是单纯的资料收集和整理,还包含了统计学和信息技术应用等应用。因此,为了提高医院的档案管理工作,就需要高度重视工作人员的综合素质提高。可以定期安排工作人员进行进修,或者参加技能培训,并加强思想道德建设,使档案管理人员在思想上和能力上都能更进一步。
3结语
