档案管理重要性和意义

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档案管理重要性和意义范文第1篇

[关键词]实物档案；保护技术；探索和实践

前言

档案是记录人类发展、社会发展的一个重要手段。因此，档案的管理也一直是档案工作部门的工作重点。而实物档案由于具有生动的直观性和形意联想性等特征，使得我们可以从实物档案的本身了解到时代的变迁以及单位走过的历程及取得的成果等，因此，实物档案一直是档案体系中重要的组成部分，并且其所表现的意义是其他形式的档案所无法取代的。所以，对于实物档案防止自然老化和人为损坏等问题，是档案管理工作者所面临的重要问题。

1.对于实物档案的含义分析

所谓的实物档案不仅仅是一件物品而已，而是有着广义与狭义的分别的。而所谓的实物档案的广义就主要是指荣誉类的实际物品，比如比如名人字画、产品、印章等；而所谓的实物档案的狭义是指荣誉性的实际物品，比如奖杯、奖状、牌匾等。而对于我国的档案管理方面来说，所谓的实物档案一般都是以狭义所指来代表实物档案的主要意义。对于档案来说，其最主要的价值就是档案自身所包含和展示的文字、图像等信息内容。但是由于实物档案的载体和材料与其他档案相比，具有更为复杂和多样性等特点，就使得其在档案管理工作中较其他档案的管理有着更多的困难和问题。同时也要求从事实物档案管理的工作人员必须熟练掌握各种载体材料全方位的技术保护知识。除此之外，从档案的管理和操作规程以及技术手段的角度出发，实物档案是随着我国改革开放以来而出现的新兴事物，所以，实物档案的管理工作可以说是档案管理中的全新管理模式。

2.实物档案的特点分析

2.1实物档案的种类多样性

有上面的叙述可知，实物档案一般是指具有荣誉性的物品，而荣誉性物品的种类一般都是奖杯、奖牌、牌匾、锦旗、花瓶、徽章、印章或者是各类荣誉证书等。而由于这些物品代表的意义不同，所以这些物品的制作工艺也有很多种类，比如水晶工艺、玻璃雕刻、名人字画、领导题词等。也由于这一原因，使得实物档案具有种类多样性这一主要特点。

2.2实物档案载体的广泛性

根据上一点所描述的我们可以知道，实物档案自身种类是具有多样性的。正是由于其自身种类的多样性，也就导致了实物档案的载体十分的广泛，比如纸质、布料、木头、骨制品、铝制品、铜制品、钢制品、塑料制品、玻璃水晶制品、陶瓷等。这些物质虽然都代表了实物档案，但是由于其本身的物质有很多不同，所以也导致了实物档案具有载体广泛性这一显著特点。

2.3实物档案的形状复杂性

由于实物档案可能是证书、奖杯、印章等物品，所以就直接导致了实物档案具有不同的形状。不仅如此，实物档案也会因为其自身的意义不同，而表现出实物档案本身尺寸大小不一、长短不同、高低不同，甚至还会由于自身原因而使得实物档案具有正方形、三角形、长方体、圆柱体等。

2.4实物档案的存放分散性

实物档案与普通档案不同，普通的纸质或者电子档案可以被存放在特定的档案室或者是电脑文件中，而实物档案一般都是以分散保存作为其主要的保管方式。而这样做的主要原因主要由三个，第一是由于部分实物档案的体积过大，不能被很好的保存在卷盒或者档案箱之内，所以档案的管理人员只能将这类实物档案存放在陈列室、会议室、会客室等地方；第二是由于实物档案是具有一定的荣誉性的，也可以说这些物品是代表了这个单位所取得的荣誉和进步，而对于这类的实物档案，一般都会将其放在比较显眼的地方，使其起到对单位的宣传的效果，比如安放在大门口、传达室、办公大楼的墙壁上等位置；第三是由于部分实物档案是一些领导的书画作品或者是名人书画作品，而这类物品除了能代表单位的荣誉之外，还能给人以美的享受，陶冶人的情操，而对于这类物品主要是被保存在陈列室、接待室、会议室等位置作为装饰。

3.实物档案的物理维护手段分析

3.1实物档案的防护手段

对于实物档案来说，玻璃制品、陶瓷制品是十分普遍的，虽然这类物品十分美观，但是却是十分容易破碎的，虽然保管人员将其摆放在会议室等地方，但是也很难保证意外的发生使其损坏。因此，为了防止这一情况的发生，相关档案管理人员应该将其尽可能的安放在角落，使其具有较高的稳定性，并且在这类物品的地段加装底座、沙子等物品，使其的稳定性有所提高。

3.2实物档案的封膜手段

在实物档案中，印章类的物品也是比较常见的，并且在印章上，经常会有各种文字或者图案，这些文字或者图案都是印章档案的重要意义，如果这类物品不能被妥善保护，就很容易被划伤，从而使印章档案收到损坏。对于这类情况的防护[1]，相关工作人员一般都会在其表面加上一层透明的保护膜来对印章类档案进行保护。

3.3实物档案的修复手段

在实物档案中，一些物品会根据其本身的意义而被摆放在室外，而这些档案会与室外的有害气体所接触，并且还会遭受风吹雨打、光照和意外摩擦等情况，并且这些因素对于实物档案的损害是很大的，因此，相关档案管理人员应当最这类档案采取更为有效的修复手段，比如用脱漆剂将原有的文字进行脱落处理，然后对档案表面的斑点污渍进行处理，并将档案上原有的文字进行重新的喷填，将档案进行修复和保护，从而使其使用寿命有所增强。而对于这类档案的保护，就需要相关档案管理人员对其进行更为细致、频繁的维护。

结语

实物档案不仅是历史发展的重要表现形式，也是一个单位的成果展现，因此，对于实物档案的管理和维护就需要相关工作人员付出更多的时间去进行，并且，相关档案管理人员还需要不断学习新的技术，从而使实物档案的管理手段可以更为先进。

档案管理重要性和意义范文第2篇

关键词：档案管理；科学化；制度化；规范化

档案管理工作是经济建设稳定进行的基础，特别是在新时期的社会发展中，我国的档案管理内容逐渐的增多，类别也在逐渐的细化，需要企业部门加强档案管理方法，以适应不断变化的市场经济形势，更好的为企业内部人员的查询工作服务，并积极的利用信息化技术和数字化技术，提高技术应用，在完善管理制度的同时，促进了档案管理工作的规范化落实。

1 档案管理工作在深化改革中出现的问题

1.1 不重视档案管理部门

档案管理工作是针对人力资源和经济项目等进行档案资料的管理，在传统的工作形式中，并没有详细的分析档案管理工作对于企业的发展影响，就是在企事业单位中也存在严重的忽视的现象。没有在重大的会议中进行全面化和真实性档案信息的利用，造成了企业在经济决策中存在偏差的现象，影响了企业的长久建设。由于档案管理工作的不重视是长期存在的，即使是在整个社会的呼吁和科学化管理的促进中，也没有重视度的显著提高，在管理层和基层工作人员中常出现工作闲散，不注重档案管理分类、真实性管理和保密建设等。在个人信息和企业经济重要信息的管理中，造成了风险隐患，因此，加强档案管理工作十分必要，也是现代化经济建设的必要。

1.2 档案交接制度不严谨

档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强档案交接制度的严谨性管理，在交接时，交接双方都应认真对待档案交接工作，一丝不苟地完成交接任务。

1.3 许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务

档案管理人员对档案的重要性宣传不够，许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。在今后的工作中，档案工作人员需要及时明确的告知档案持有人有关档案的相关事项，明确档案持有人的责任和不重视档案可能造成的不良后果，告知前来调取和填写档案的人员应该如何填写，并告诉他们应认真诚实的填写相关档案，如果不认真对待就会造成严重的后果，想要弥补就会变得很麻烦。

1.4 信息化建设发展缓慢

在计算机信息化时代，我国的各项经济都有了较大的提高，通过信息化技术的应用，将复杂的工作内容在电脑程序中实现了简单化的处理，改变了人力劳动的局面，这不仅提高了工作的效率，还保证了档案管理资料的准确性。在信息化的推广中，由于资金和人才的缺失出现了推广速度较慢的现象，特别是在二三线城市或中小型企业中，还没有形成网络化和信息化档案管理的使用，及时进行了计算机软件的连接，但是在档案管理的应用中并没有最大化的发挥出效果，没有建立信息公共平台，在企业的各部门沟通中依然没有现代化的转变。

2 档案管理工作的方法和注意事项

2.1 提高档案管理工作意识

在新时期的人才培养中，需要对新一代的人在进行科学管理的培训，其中就要深化基础工作的重要意义，明确档案管理在企业中的重要意义，在提高重视度的同时也提倡人才在工作中的档案使用，学会利用真实的数据与资料进行工作计划。对于档案内部的管理人员，要进行既具备档案管理能力，又具备信息化应用的复合型人才。企业内部在注重档案管理工作重视的同时，不仅仅要在相关制度中明确、在管理监督工作中加强，还要在应用设施上进行资金成本的投入，如建立安全性较好的档案库、除湿机和计算机设备等，无论是在纸质类文件还是在信息化建设中，都能够保证工作的顺利设施。

2.2 深化档案信息交接过程

在档案管理工作中，要根据档案管理工作规范进行信息交接过程的控制，针对交接手续进行严格的执行，不姑息档案资料内容不符的人员，在交接中要注重数据信息的完整性，真实性。在涉及到财务档案管理内容中要进行账务是否相符的比对，按照档案信息的分类进行正确的归档处理，并在计算机信息化的应用中进行档案传递人员的记录、档案信息和属性记录等，一是便于人员的借阅，二是一旦发生问题可以进行责任人的确定。另外，在档案资料的借阅中，要根据借阅者的寻求进行耐心服务，寻求借阅人员的使用目的，这不仅有利于重点信息的把握，还有利于未来的服务型档案管理工作的转变。

2.3 健全档案管理制度

健全档案管理制度时应按照规范的操作流程，杜绝档案在操作过程中可能出现的风险。首先应加强档案管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中出现不该出现的漏洞。其次，应尽量统一各单位档案存储的格式、统一成相同的处理软件。这样能够防止文档在格式转换中由于软件兼容性问题被损坏或丢失。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。

2.4 建章立制，有章可循，规范操作

建立相关制度规范档案管理工作迫在眉睫，加强制度的建设和章程的规范需要提出标准化的档案管理工作流程，这个流程应符合实际工作的需要。统一了规范和章程后，需要档案管理工作部门和工作人员的认真遵守，规范其操作流程，认真细致的工作。做到有章可循。在调取、更新和存储档案时更应该加强规范性，避免错误的发生。

结束语

档案工作的重要性和根本性要求人们必须加强对其管理，更新档案管理的理念，实现其科学化、制度化、规范化。每一位档案管理工作者应自觉肩负起自身的责任。档案管理工作人员应加强自身的文化水平，能熟练的掌握电子信息技术，将电子信息技术有效的应用到自身的工作之中，提高工作效率，完善档案管理的安全性和熟练性。

参考文献

档案管理重要性和意义范文第3篇

关键词：城市 档案 管理 价值

城市建设档案是城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录，是一个城市发展变化的记录者和见证者，对于加强和改善城市功能，提高城市建设水平，促进社会发展具有重要意义。只有加强城市建设档案馆的建设，才能全面收集和整理各类城市建设档案，并妥善保存，充分发挥城建档案的历史价值。

一、城市建设档案作用、意义

（一）加强城市建设档案管理，是贯彻国家法律法规的要求。

《中华人民共和国档案法》第一章明确规定，“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”，“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。”城市建设档案作为档案的一部分，也必须纳入国家法定档案管理范畴。城市建设档案管理不是可有可无的工作，而是必须加强，必须做好的法定工作；城市建设档案管理不仅仅是档案管理部门和藏馆的工作，也是社会各界、各部门都必须参与的工作。

（二）加强城市建设档案管理， 是记录城市变迁，传承文化精神的基础。城市建设档案记录了城市发展的轨迹，是城市风土人情、风俗习惯、城市面貌、人文社会环境、真实反映了当时社会生产力的发展情况，以及社会人民的经济生活情况，对于研究人类社会发展规律，发掘城市历史资源，传承和发展城市历史积淀的精神，塑造城市品牌具有重要意义。特别是一些重大事件、重要人物的记录，代表了这个城市发展的重要阶段，是城市发展的重要转折点，要更加注重其档案资料的收集和保管。

（三）加强城市建设档案管理，是提高城建水平，促进城市发展的必要条件。

档案中记载了各种城市建设活动的情况、成果、经验和教训。无论是城市规划的更改变迁，还是现代科学技术档案，都是城市过去发展经验的总结，既能为城市改造升级提供客观依据，也能为历史研究提供直接借鉴。城市建设档案保存着诸多的凭证、单据、图纸、合同等，这些资料记录了有关事件过程，反映了各方在城市建设中的权利和义务关系，也是判别法律纠纷、保护当事人合法权益，调整社会关系，促进社会和谐稳定的重要依据。

二、城市建设档案的现状及存在的问题

（一）对城市建设档案管理的认识不足

思想认识是影响城市建设档案管理工作的重要因素。很多人，特别是很多领导干部重点抓经济建设和社会管理，认为抓好未来的城市规划，抓好现实的社会管理是促进城市发展的根本，而没有意识到城市建设档案的重要性，导致很多档案资料丢失，或者数据不完整、不完善，城市建设档案管理基础工作不扎实。

（二）城市建设档案收集、保管、展览等管理水平有待提高。

《中华人民共和国档案法》明确规定，一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。可见，做好城市建设档案管理工作需要社会各界的共同努力。但目前绝大多数地方只是城市建设档案馆在履行收集资料，建设场馆，管理档案等工作，导致档案管理的力量单薄，管理不成体系。

（三）城市建设档案管理的信息化亟待加强。

目前很多城市建设档案管理机构仍然停留于传统的档案收集、保存、管理方式，既不经济也不环保。绝大部分采用书柜、档案盒等存储介质，很多重要的体积较大的重要档案资料由于受到空间、成本的制约而无法保存；档案记录方法仍然是手工记录为主，查询仍延续纸质目录查询方式，没有开发或配备较为先进的录入与查询软件，导致档案保管和查询效率较低，不利于档案资料的全面、有效保管。

三、加强城市建设档案管理的方法与措施

（一）提高城市建设档案管理的思想意识。

要加强《中华人民共和国档案法》等法律法规的宣贯，让档案管理的法律强制性要求贯穿到社会大众的思想意识中，切实维护档案法的尊严和权威性。

要强化档案重要性与必要性宣传，广泛利用报纸、杂志、电视、网络等媒体渠道，为城市建设档案管理工作造势，营造良好的舆论氛围，要加强档案管理知识的培训与教育，让档案管理专业人员与相关社会机构，准确掌握档案建立、资料收集、保管立档、查询借阅等专业技能。

（二）强化城市建设档案的硬件建设。

一是政府相关部门要将城市建设档案藏馆建设纳入财政预算，加大资金投入，为城市建设档案管理提供必要的场所和空间；二是在土地、水电等方面为档案藏馆建设提供必要的协调与支持，为档案藏馆建设创造良好的社会条件；三是要认真按照公安消防等要求，配备必要的防盗、防火、防水、防潮等等设施设备，确保档案管理的安全性。

（三）增强城市建设档案的制度化管理和信息化水平

首先，要依据《中华人民共和国档案法》等国家法律法规，建设适合本地区、本部门的规章制度，并报政府相关部门批准，为档案管理工作提供必要的制度依据和支持；其次，要加强制度的宣贯，让相关工作人员明白制度建立的目的和意义，了解管理制度内容，掌握制度操作细则；最后，要加强制度执行情况的监督检查，确保有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，形成城市建设档案管理的制度化、规范化。

（四）提高城市建设档案的干部职工队伍素质

一是签订保密协议，提高档案管理人员的保密意识，堵住思想漏洞，筑牢道德底线，确保相关档案资料的安全性；二是要具有创新意识，善于在平凡的工作中，创新档案管理的方式与方法，提高档案资料收集、录入、保管、查阅的效率；三是要加强职业培训，明确岗位职责，掌握现代化办公软件，提高工作人员的专业素养。

综上所述，城市建设档案管理工作是一项法定的，需要全员参与的系统性工程，使命光荣，责任重大。只有了解法律规范，明晰档案的归档范围，掌握建档、管档的方法，通过现代化的信息化手段，不断提高档案管理人员的职业素养，才能真正提高城市建设档案的管理水平。

参考文献

【1】李勇；韩道会；徐言祥；论新形势下加强城建档案的收集与利用[A]；齐鲁档案论坛――山东省档案学会2009年学术年会会刊[C]；2009年

【2】陆慧；城建档案馆信息资源数字化建设探析[A]；江苏省档案现代化管理与档案信息化建设学术研讨会交流材料[C]；2002年

档案管理重要性和意义范文第4篇

【关键字】档案工作；管理理论；数据库；计算机

信息管理技术是一种新型的科技技术，并在短期时间内得到了极为广泛的传播，这种性质反映在档案管理工作中，就表现在传统管理技术与现代管理手段的冲突，纸质为主要形式的档案载体与计算机的电子信息之间的矛盾。现代档案管理既保留着原有的档案管理模式，又在不断创新发展现代化的管理模式，这就导致档案管理理论在一定程度上不适应现有的发展趋势，为档案的数据库建立与信息建设带来很大影响。

一、档案管理理论对档案数据库建设的重要性

档案管理是一项极其繁琐复杂的工作，在面对复杂的档案信息管理时，计算机可以充分展现出它自身所具有的优越性。根据这一特点，电子数据库的重要性获得了广泛的关注，数据库的建设随着互联网技术广泛运用得到了空前的利用空间。计算机技术引入文献管理之后，由于先进的手段及快捷的检索，使数据库的制作渐渐完善起来。档案数据库建设是以档案的自身管理为依据，包含了数据库建设和应用发展的需求，将包含档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模式进行组织的数据集合。档案数据库是多种档案信息系统正常运转的重要组件，是档案信息化重要的基础工作之一，档案管理理论对档案数据库建设起着重要作用。

二、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

档案管理的基本目的是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化，档案数据库的建设也同样是为了更好的达到这个目标，因此，档案的分类理论领导着档案数据库的建设方向，是档案数据库建立的基础理论依据。一般档案管理理论中的分类理论可以分为逻辑主义和历史主义两种形式。逻辑主义即指对档案的分类要按照档案的内容相似度进行归类划分，体现出档案的逻辑性。历史主义则是指在档案归类时，要将档案成立的时间顺序进行区分归类，以便同一时期的档案可以更好的还原历史现状。这两种理论形式为档案数据库的建立提供了整体框架依据，指明了建设方向。

一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

三、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。其次，全宗原则及其理论是以历史主义的理论方式进行指导档案分类的，这就在某种程度上保护了档案归类时的完整性和原始记录性。在建立档案数据库时，这种理论指导方式可以大大提高数据库的整体性和成套性，对于还原档案的本质有着重大的意义。依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。

全宗原则是指导档案数据库建立的基本原则和方法，但在社会的发展进程中，全宗原则并不能使档案数据库毫无障碍的顺利建设实施，也有很多问题是全宗原则的理论指导无法解决的。因此，新形势下发展的全宗原则对档案数据库的建立还有着其他的影响。如档案之间存在的差异性使得档案数据库建立时面临更加复杂的局面，同一全宗的档案存在着不同的类别，如果采取建立相对独立的档案数据库而非全部由同一个数据库进行管理，就可以很好的解决这种复杂的局面。另外，随着社会需求的多样化，全宗原则的概念已经逐渐拓展，并非只是单单指传统的狭义全宗原则，如果某项专业在建立档案数据库时打乱传统的全宗整体性，经过一定规律的组合后得出一个新的全宗单位，在这个新的全宗单位的基础上建立起来的档案数据库更能很好的为专业服务，那么这些自由组合的全宗理论也是可以成为档案数据库建立的理论基础的。

四、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

逻辑分类方法在实体分类中的应用效果并不良好，而在档案的内容分类上却发挥着很大的作用。逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。

五、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

随着社会科技的进步，电子文件逐渐成为当前人们应用最为广泛的档案保存方式。电子文件的信息记录具有更强的多样性和全面性，保持电子文件的真实完整是未来档案数据库工作中的重要内容。而要想使档案数据库在电子文件管理环境中发挥良好的作用，则需要电子文件管理理论提供支持。为确保档案数据库中电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。

档案管理重要性和意义范文第5篇

一、殡葬档案管理信息化的时代意义

近年来，殡葬改革发展巨大推动了我国的物质文明建设和精神文明建设，殡葬档案是指殡葬服务单位在提供殡葬服务过程中形成的具有保存价值的各种载体和形式的历史记录，同时也是反映殡葬改革发展的材料。殡葬工作是民政工作的重要组成部分，与每个人息息相关，业务多元而且繁杂。随着殡葬改革工作的推进，殡葬档案的基础性作用得到体现，实施殡葬发展战略迫在眉睫。因此，做好新时期的殡葬档案管理工作，对殡葬服务、改革乃至殡葬事业的发展具有不可替代的作用。传统意义上的殡葬档案管理的模式是封闭式的，管理方法也比较呆板，随着办公自动化和信息系统的推广，殡葬行业加强档案管理应用新信息技术是必然趋势。殡葬档案的信息化的管理比传统的纸质档案人工录入更加便捷，提高了档案管理人员的工作效率；殡葬档案可以不受时间和空间约束，实现档案信息的共享；殡葬档案的信息化管理更为规范，可以对文件进行分类管理，存于硬盘或光盘中便于及时对信息的更新。作为特殊行业，殡葬行业档案管理的重要性毋庸置疑，新时期如何提高殡葬档案的管理水平，强化殡葬档案的信息资源，使殡葬档案管理更加直观、更加形象的反映出殡葬事业的发展面貌具有重要的时代意义。

二、新信息时代下殡葬档案管理的现状问题

随着殡葬档案的时代需求量增加，新信息技术下，在传统殡葬档案的管理模式基础上实行现代信息化的档案管理，在此过程中仍存在着不少问题：

（一）殡葬档案管理人员的意识度不高

某些殡葬单位的管理者没有把档案管理工作纳入殡葬发展的长效机制当中，而单位的工作人员也没有把殡葬档案上升到民生档案的高度来认识和管理。对殡葬档案定义狭窄，没有充分认识到档案管理工作的时代意义，忽视了对殡葬文化、殡葬改革和殡葬服务方面的档案资料的采集，一昧地局限于文字材料与建筑图纸的收集，工作人员对殡葬工作信息资源的灵敏度不高，视野不开阔，把殡葬档案管理仅当做是殡葬工作的附属，没有积极主动采集殡葬档案的工作心态，所以容易导致大量殡葬档案流失。档案工作是服务工作的基础,是提高服务质量的保障,是信息化管理的必备。因此，殡葬档案管理者以及工作人员的思想意识要上升到一定层面，重视对殡葬档案的思考与管理。

（二）殡葬档案资源管理基础相对薄弱

殡葬档案的管理基本上是按照民政档案管理系统软件的要求进行。民政档案可通过“民政档案管理系统”对文书档案、会计档案、基建档案、照片档案、实物档案等进行信息化录入。殡葬档案的管理行业的特殊性，使得管理者对殡葬档案的重视度不够，加上缺乏专业的信息系统化管理软件，截至当前，大部分殡葬档案管理还停留在以纸质载体为主和以手工劳动为主的管理层面上。没有对殡葬档案重要性实效地宣传，没有以服务为导向多方面收集、研究和使用殡葬档案，不能重新给予殡葬档案的职能进行定位。由此可见，殡葬档案信息资源管理基础比较薄弱，迫切需要加大殡葬档案信息管理系统的基础设施资金投入。

（三）殡葬档案管理信息共享不充分

传统意义上的档案管理是一种条块分割的方式，采取的是封闭式管理方法，一家单位与其他单位之间的档案管理比较独立，上级单位和下级单位之间，同等级的单位之间民政档案方面的业务往来一般都不多。由于殡葬档案这个行业的一些的特殊性和复杂性，那么传统档案的标准化分散管理与多头管理，势必会给殡葬档案管理带来一定的难度。在档案管理的具体过程中，各单位之间缺少必要的协调机制，殡葬档案管理信息的横向、纵向联系不够，殡葬档案不能完全实现信息资源共享。

三、新信息技术下殡葬档案的完善建议

（一）完善殡葬档案管理信息化的平台

殡葬科技工作可持续发展中，殡葬标准化信息管理有着举足轻重的作用。在殡葬档案管理信息化平台中，要按照标准化管理模式实行科学管理，并确立一致的数据标准。实行统一的数据管理和应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径；还可以通过链接的方式联网殡葬行业各领域使信息资源，实现资源相互共享。殡葬档案信息化平台应采取相应的措施设置，建立数据密级和数据库备份等安全屏障。树立强烈的责任意识，严格执行审批制度；对殡葬档案管理人员要责任清晰分工明确，并提高管理者履行安全责任的实际能力，完善殡葬档案管理信息化的平台。

（二）注重殡葬纸质档案管理的信息化进程

将传统的纸质化档案管理纳入信息化管理战略，从实际出发，充分运用先进信息技术的同时，要侧重殡葬档案管理的结构的合理化，做到规范管理，查询便捷，加强殡葬档案信息化管理与传统的纸质档案管理相结合，实现纸质档案的及时共享性，运用殡葬档案的信息化管理迅速准确处理统计汇总报表，比人工统计提高工效，并可由打印机可及时打印成各类报表，传统的纸质档案为信息化档案提供了数据备份和纸质凭证依据，满足了工作的需要。在传统殡葬档案管理中融入信息技术实现高效的档案管理模式，让档案管理跟随信息化建设全面同步发展。

（三）加大殡葬档案信息保密工作的重视

殡葬档案的自身知识产权技术与一些自主发明专利，是殡葬行业的宝贵财富，同时也属于民政部门及国家的利益，因此，殡葬档案信息化的核心要素就是安全管理。随着殡葬工作的不断发展，殡葬档案信息保密工作更加需要得到重视，需要开设专门的组织机构进行统一规范和标准化管理。信息化时代最主要的是电子信息安全。由于电子档案的读取与相关数据、背景信息等紧密相连，首先要保证电子档案实体的各项防护措施符合相关保管要求，将电子档案的信息背景和元数据等相关要件一起保存；同时加强对系统外部非法用户和不安全数据侵犯的防护，维持安全稳定的网络基础环境，以确保电子档案的长期有效性和完整性。

四、结束语