电子档案归档管理办法

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电子档案归档管理办法范文第1篇

关键词：会计档案 管理办法 变革内容

中图分类号：F233；G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0079-01

为规范会计档案管理工作，统一会计档案管理制度，财政部和国家档案局于1984年6月1日联合了《会计档案管理办法》（财预字【1984】85号）；1998年财政部下发《关于印发的通知》（财会字【1998】32号）；于1999年1月1日起施行该办法。这对各行政事业单位及其他经济组织会计档案管理规范化，更好地为社会经济地发展有依有据，起到了积极的作用。2015年12月11日，财政部和国家档案局联合印发了新的《会计档案管理办法》，并从2016年1月1日起施行。

一、新《会计档案管理办法》实施的意义

就高校而言，旧的《会计档案管理办法》已无法适应新形式的需要，主要表现在：1.各高校的会计信息已大量使用会计电算化管理，没有明确而又统一、规范的电子会计档案管理办法，使电子会计档案管理多样化。2.各高校由于题科研经费的不断增加，会计核算量也随之大增。近些年会计档案的数量逐年递增，凭证柜、档案盒等会计档案的管理成本也随之不断增加。3.国家有关部门根据经济迅猛发展的新形式的需要，对会计法规、法律不断进行充实、更新、调整；原《会计档案管理办法》已不完全适应会计法规、法律的调整变化。

所以更新旧的会计档案的管理办法，适应改革的需要，出台新的会计档案管理办法更是当务之急。新的《会计档案管理办法》的实施，肯定了电子会计档案的法律效力。实现电子化管理；倡导绿色、低碳的电子介质存储会计档案，旨在推动互联网新的经济快速发展的形势下，以适应改革发展的需要，优化会计档案管理工作，使会计档案管理工作更上一层楼。

二、新的《会计档案管理办法》创新及变革部分内容

1.新的《会计档案管理办法》，细化了会计档案组织领导的相关规定，完善了会计档案的概念和范围，增加了电子会计档案的相关规定。第八条对电子档案管理有了新规定，是重大变革，未来电子会计凭证的归档，实现电子化管理。第十二条增加了对接收电子会计档案的规定，要求单位档案管理机构接收电子会计档案时必须对其的准确性、安全性、完整性等进行检测，符合要求才能接收。将电子会计档案纳入了会计档案管理的范围，填补了以往会计档案管理无电子档案的空白，增加电子档案这部分内容，有利于推动互连网经济的蓬勃发展。

2.新的《会计档案管理办法》，允许符合条件的会计档案不再打印，没有一味地要求所有的会计档案都必须打印成册。这样做既节约了会计凭证的整理成本和管理成本，又符合国家绿色环保低碳生活的倡导。

3.新的《会计档案管理办法》，确立了会计档案的法律地位，其中第三条增加了 “包括通过计算机等电子设备形成传输和存储的电子会计档案”的规定，有利于推动电子会计信息数据的挖掘和发展，为政府决策和管理提供便捷有用的会计信息。

4.新的《会计档案管理办法》调整了会计档案的归档时间及会计档案的保管期限。第十四条将会计档案的保管期限调整为10年、30年两类，第十六条对会计档案销毁进行了修改“形成会计档案鉴定意见书”。完善了会计档案的销毁程序，增加了鉴定销毁环节。即根据实际鉴定结果销毁或继续保存。到了保管期限的会计凭证，经过鉴定没有利用价值便可销毁；有利用价值继续保留。十七条“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行”。十八条增加“由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销”。销毁程序严格由相关部门互相监督，疏而不漏。

5.新的《会计档案管理办法》进一步落实了基层单位管理会计档案的具体职责。在第五条里增加了规定：“单位的档案机构或者档案工作人员所属机构负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案”；第六条删除了原来的《会计档案管理办法》里，会计凭证中的汇总凭证与其他会计凭证、会计账簿中的辅助账簿、财务报告中的“包括会计报表附表、附注及文中说明、其他财务报告。增加了半年度财务会计报告，纳税申报表与会计档案鉴定意见书，这是对会计档案范围的界定。

6.新的《会计档案管理办法》第二十三条增加了需要移交给建设项目接受单位的凭证有关的规定，更加切合实际，易于操作；二十四条对会计档案的交接上也增加了“特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交” 充实了会计档案交接内容。

7.新的《会计档案管理办法》第二十七条，二十九条等对会计档案有其他要求，明确了对违反本办法规定的单位和个人由“县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门”进行处罚。明确了不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的管理也应参照本办法。新的《会计档案管理办法》适用范围很广。

三、新的《会计档案管理办法》不完善之点滴

1.新的《会计档案管理办法》档案的保管期限全部延后，其将会计凭证、会计账簿及会计档案销毁清册等均延期保管15年。在高校，超期保管的会计档案，占据储存空间太大，浪费经济资源比较严重。各高校财务处的会计凭证年年递增，学校的档案室储存空间很有限，只有部分的空间是储存会计档案的，其他档案柜无法容放会计凭证。高校各单位按人员配置办公室，根本没有多余的储存空间，存放档案。只好放在财务处的办公室或档案室一部分；放不下的档案另找存放地点。为了档案规范化管理，年年买凭证柜、档案盒等既增加了档案管理的成本，因存放地点的分散，查找档案也不太方便。所以笔者认为，只要不牵扯到未结债权债务的凭证，还是按保管期为十五年，就可销毁。一来可以节约档案管理成本，二来也可腾出一些存储空间，放置新凭证，加速周转，便于查找，提高工作效率。

电子档案归档管理办法范文第2篇

【关键词】 电子文件管理;利用;保存;电子档案管理人员的培养

一、电子文件的特性

电子文件是人们在社会活动中形成,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则。电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中,它对计算机有很强的依赖性。在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行快速、便捷的自由组合分类。

二、电子文件的管理

首先,重视电子文件的归档工作。强化人们对电子文件归档管理的意识,各级领导应把电子文件的归档提上议事日程,重视、强化电子文件的归档管理,要形成以组织机构为保障、办公室综合档案室为轴心、各部门为节点的档案管理网络体系,真正做到职责明确、上下联动、保障有力。电子文件与纸质文件一样,同样涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题,与纸质文件具有同等作用。不仅要加强对这方面专业知识的学习,应积极与相关技术人员和形成电子文件的部门加强联系,提前介入,并按照归档的要求,开展业务指导和协调,协助制定有关制度,保证电子文件的归档质量。完善电子文件归档制度、做好电子文件的归档工作,电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,还要布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

其次,加强收集整理工作。电子文件的收集是做好电子档案管理工作的基础,电子文件的特性决定了其收集、整理的范围、方法和要求不同于纸质档案。当正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求或从保留文件重要修改过程的信息来考虑时,则应对起辅助作用或正式作用的草稿文件进行收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件应该制定严格的措施,必要时应在收集整理过程中制作成纸质拷贝件或制成缩微品,避免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。我公司从制度着手,制定了《电子文件归档与暂行规定》,从资料收集开始就落实到责任人,确保了电子文档的真实性、完整性、系统性。

三、电子文件的利用

在档案网络化条件下,查询档案信息、利用档案内容的手段发生了根本变化。档案工作人员要运用信息技术手段和新的管理办法来实现有效的服务,按照档案管理现代化的要求,实现文书档案、会计档案、照片档案、声像档案的电子检索,降低人为因素在文件归档工作中的影响,发挥计算机的管理优势,提高工作效率。加强档案信息化建设,为方便快捷服务创造条件。按照国家档案局制定的《电子文件归档与电子档案管理办法》统一管理,建立电子档案管理制度,实现电子档案标准化,以便使各类文件管理系统都能和档案管理系统通过接口紧密连接起来,以便将来电子目录进入档案部门后实现数据共享,逐步实现档案信息网络化,达到资源共享。档案信息化是国家信息化建设的重要内容,档案信息化可为各行业、单位提供日常工作所需的共享数据,逐步形成决策咨询系统,对实现管理的科学化、规范化、高效化将起到重要的推动作用。

四、电子文件的保存问题

电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。由于电子文件形成的时间短,缺乏实际保存的验证,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。建议磁盘每2年、光盘每5年复制一次并按原来编号保存。

五、电子档案管理人员的培养

首先,重视吸纳专业型的人才充实到档案管理队伍中来。其次,加大现有培训力度,采取走出去和引进来的双向方式,开展电子计算机知识、数字信息技术的强化培训,尽快解决电子档案管理人才紧缺的现状。最后,适时组织人员到兄弟单位参观学习,取长补短,切实提高档案人员的业务水平。

参考文献

电子档案归档管理办法范文第3篇

关键词:高等学校档案管理;27号令;专项经费

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)21-0173-02

一、权威办法,责权分明

2008年9月1日,教育部和国家档案局共同制定了《高等学校档案管理办法》,并作为中华人民共和国教育部第27号令正式下达公布(以下简称“27号令”)。“27号令”是在反复酝酿、广泛征求各方面意见基础上形成的高校档案管理办法。与1989年10月10日施行的《普通高等学校档案管理办法》(国家教育委员会第6号令,以下简称“6号令”)相比,“27号令”更加完善全面,并具有很强的时效性。

“27号令”第一章为总则共5条,重点阐释了“27号令”制定出台的目的、范围、要求、权限和职责。具体来讲,制定实施“27号令”的目的是“规范高等学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案”;范围主要包括高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。“27号令”同时要求,“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划”。“27号令”对于权限的规定是“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”。各有关部门的主要职责分为四条:一是贯彻执行国家的有关法律法规和方针政策,批准学校关于档案工作的规章制度;二是促进档案信息化建设,促进档案工作与学校其他工作同步发展;三是建立健全相关档案机构,落实人员编制、档案库房、设备及经费等;四是研究决定高校档案工作中的问题,等等。

由此可见,5条总则,可以说是彻底地解决了教育行政部门和档案业务部门长期以来存在的管理职责不明确的问题,不仅迈出了我国高等院校档案管理体制改革的重要一步,而且翻开了高校档案工作快速发展的崭新一页。

二、重在机构设置,力在待遇保障

“27号令”与“6号令”不同的是,将“6号令”的第二章“领导体制”和第三章“高校档案工作人员”合并,即“27号令”的第二章“机构设置与人员配备”,共分8条,主要强调机构设置的条件职责和编制待遇。在“机构设置的条件职责”中,重点阐释了高校档案机构设置的条件和职责,明确了机构的性质和要求。如第六条档案馆设置的条件要同时符合三点,其一,建校历史必须是在50年以上;其二,学校全日制在校生规模要达到1万人以上;其三,已集中保管的档案和资料应当不少于3万卷(长度300延长米)。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。第七条高校档案机构是“保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施”。第八条将“任务”改换为“职责”,同时增加了这样两条职责:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”和“有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地”。这是“27号令”的与时俱进的重要体现,也是学校档案馆发展的必由之路,更是档案工作逐步得到重视的信号。在“编制待遇”中,主要强调专职档案工作人员的配备和待遇问题,这是对“6号令”的进一步完善,摒弃了“6号令”中的含糊和缺陷。如第十二条明确规定,高校档案专职工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受与学校教学、科研和管理人员得同等待遇。第十三条则规定了在特殊情况下,档案工作人员的应有的待遇和保障,支出,应当对长期接触有毒有害物质的档案工作人员采取有效的防护措施,防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。这是“27号令”充分体现“以人为本”思想的关键之处,也是我国档案事业逐步向国际档案接轨的标志。

三、求全求新,旨在完善

“27号令”将“6号令”中的第五章文件材料的归档、移交和接收工作与第六章档案管理合并为“档案管理”一章,分为13条,而且把“6号令”中第五章第十八条重新整合定义列为第一条,明确要求“高等学校应当建立、健全检查、考核与及评估制度,定期对档案工作进行布置、检查、总结、验收,明确岗位职责,强化责任意识,等等。可以见出“27号令”制定的初衷和力度,这是“6号令”不能相比的。

在第二十五条中明确了“归档范围”,强调“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”。其意义有二:一是拉开了档案信息化建设的序幕;二是本着对历史负责的原则,将“纸质档案材料和电子档案材料”视为同等重要的程度,弥补了“6号令”只重纸质材料,不重电子材料的弊端。其次是将“6号令”中的9类,细化为11类。在把“6号令”中第一类党政管理类分列为党群类和行政类两类,同时增加了学生类。究其意义有二:一是党政分列有利于档案的收集与整理,并能体现两者同等重要的意义;二是将学生类单独列类,延伸了档案归档的深度和广度,不仅可以丰富发展学校档案,而且可以凸显学生档案的历史价值,这是对历史、对人负责的重大改革;第三是第七章附则,第四十一条则规定了本办法适用范围是:各类普通高等学校和成人高等学校,说明具有很强的针对性、科学性和可操作性。

在第十七条中,“27号令”延承“6号令”第二十二条归档材料应当“质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求”的基础上,增加了“电子文件的归档要按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行” ,可见其要求的严厉性、执行的强制性。

第三章中的另一个特色是第二十条“关于档案材料的保管期限“,“27号令”阐释道:“高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定档案材料的保管期限。”这样规定的好处是,排除了异议、统一了标准,使高校的档案保管有了明确的依据。

由此可见,作为第三章的“档案管理”,“27号令”给我们明确了一个理念,那就是档案管理按照“旨在完善,重在建设”的发展思路,必须做到求全求新。

四、扩大利用范围,增强服务功能

在“档案的利用与公布”上,“27号令”的“公布”与“6号令”的“开放”存在者明显差异,看上去是词汇的更换,实际是服务范围和服务功能的转变。“27号令”在第三十条和第三十二条阐释道:“高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案机构负责人批准。加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力”。“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,高校档案机构应当无偿和优先提供”。

概括起来,意义有四:一是强调了“加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力”,“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”;二是明确提出“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用”;三是要求高校档案机构应充分挖掘档案资源,“采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作”,以丰富大学文化和大学精神文明建设的内涵。“有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地”,更好地为高校教学、科研及师生和社会服务。这些规定,对于拓展高校档案工作服务的崭新领域和强化档案工作的服务功能有着重要的作用和意义。

五、设立专项经费,走档案管理信息化之路

第五章“条件保障”,尽管“27号令”仅有3条,但是标准很高。其特点体现在两个方面:一是引入《档案馆建设标准》(建标103-2008),对不符合档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库,要按照这一标准及时进行改扩建或者新建;二是要求高等学校“将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求”,“设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”一个要求、一个标准,简明扼要地道出了高校档案事业可持续发展的必由之路,即设立专项经费、走档案管理信息化之路。只有这样高校档案事业才能优质、高效地发展,才能真正提高档案工作服务于学校和社会的能力。

综上所述,“27号令”作为最新的高等学校档案管理办法,不仅体现了一定的法律法规效应,而且具有超前的指导性。我们有理由相信,随着档案研发利用力度的日益加强和政策法规的逐步完善,高校档案改革发展定会取得前所未有的重大突破,折射出特殊的价值和意义。

参考文献

[1]教育部国家档案局第27号令.高等学校档案管理办法.2008-08-21.

电子档案归档管理办法范文第4篇

（一）档案收集意识弱

具体体现在以下三个方面。一是许多领导只关心企业的经济效益，很少关心企业档案管理工作，似乎该部门的存在，只是一种摆设，没能充分认识到档案工作对企业发展的作用。二是档案管理人员由于不被重视，工作热情不高，长此以往也逐渐淡化了档案收集意识，只是被动坐收档案。三是基层部门更缺乏主动收集整理归档的意识致使部分资料原件及关键资料散落丢失。

（二）归档文件不齐全

多年来这一问题一直严重制约着企业档案收集管理质量，一些企业只关心红头文件，不太关心其它文件的收集如企业在日常工作中所形成的调查报告、典型材料、统计报表、公证书、合同协议等；注重了行政职能部门的相关材料，而对生产、研发过程中产生的文件资料缺乏跟踪、指导。同时不少企业观念陈旧仅热忠于纸质文件的收集，对一些新型载体的档案，如照片、录音、录像、光盘、磁盘等的收集不够重视、不够熟悉，收集质量也得不到保证[1]。此外，一些重要的会议记录如党委会、办公会记录等以问题不能归档而留存在有关部门。值得注意的是部分科技人员从各自利益出发拒绝移交档案，档案私存问题较为普遍。凡此种种不胜枚举。

（三）档案收集范围窄

企业档案收集部门除了对一定范围内的档案进行收集外，对于以下类型的档案还缺乏有效的收集：一是对突发事件的档案收集，如工伤事故、自然灾害损失、设备故障维修等；二是对会议档案收集，包括各种表彰、重要会议发言、经验总结等。三是对实物档案的收集，如奖牌、锦旗、字画等。四是电子档案信息的采集，这些资料大部分仍留在各相关部门并随时间的推移而丢失。五是新形势下归档范围也相应扩大，收集内容也在不断变化中。

二、档案收集工作的主要难点

（一）档案收集工作艰巨复杂

档案是企业经营活动的真实依据，信息资料不仅繁多，而且档案内容要求真实、及时、完整，使得企业档案收集工作艰巨而复杂。《企业档案实体分类法》中将企业档案分为党群、行政管理、生产管理、基础建设、职工档案、产品及科研类等，直接涉及到企业管理的各个方面，在企业档案资料中，一般科研项目及基建工程项目等专业性较强。因此，要做好档案的收集工作，除了需要一批高素质的档案管理人员之外，还需要企业的各个部门协同进行。

（二）档案收集工作保障机制不健全

虽然企业内部建立了档案管理的各项规章制度，但档案工作制度依然不够完善，还缺乏对档案工作监督和保障。部分领导存在着“重业绩、轻档案”的错误思想，这对企业档案部门进行立卷归档工作造成了很大的影响。

（三）档案收集工作面临着新挑战

随着计算机网络技术的普及，企业档案在办公自动化的带动下出现了大量以光盘、磁盘为存储介质的文件，使传统的纸质档案逐渐被多载体并存的形式所替代。新形式下，现代化的电子文档及档案收集的网络管理方式对传统档案收集工作带来了新的挑战，鉴定电子档案的真实性、电子档案多种多样的保存格式、软件的升级等问题都对企业档案收集工作带来了很大的困难。

（四）档案工作管理不力

由于档案不对企业产生直接效益，所以一些企业领导不太重视档案工作的建设，档案管理明显滞后。表现在收集阻力大、部门不配合、资料不齐全等。同时许多员工也缺乏档案知识，缺少处理相关业务的能力，不能有效收集保存有用的资料，各种资料随意丢放无人保管，无法保证收集到完整、全面、真实的档案资料，档案管理工作极为被动。

三、加强企业档案收集的措施

（一）加强“两法”学习，开展档案宣传工作

企业档案工作者应加强学习《档案法》和《企业档案管理办法》。在企业领导的支持和带领下，大力开展档案宣传教育工作，如举办《企业档案管理办法》的专家讲座、知识竞赛，经常开展档案立卷归档检查和评比工作等，结合企业的实际情况，将档案工作服务于各个部门、各项工作中，从而有效发挥档案存在的价值，让企业员工了解档案收集与管理工作的重要性必要性，自觉做到遵法守法，努力提高归档意识[2]。

（二）建立档案工作保障机制，确保档案事业健康发展

建立档案工作保障机制，应健全档案工作管理制度，遵循“依法治档”的管理办法，真正落实《企业档案管理办法》中提出的“把档案收集和立卷归档工作纳入企业的各个部门职责范围、把档案工作纳入企业整体的发展规划、企业在检查、总结及验收各项工作中，对档案工作也要进行检查、总结和验收。”同时，为加强企业档案服务，应强化行政制约措施并将档案工作纳入年终考核范围。

（三）提高档案管理人员素质，加强档案工作的监督指导

加强企业档案的监督指导能有效的保证档案收集的完整性和全面性。档案工作人员只有通过熟悉国家和企业关于档案收集工作的办法、原则、政策以及任务，及时更新知识，不断提高自身素质、业务能力及服务水平，才能更好的监督指导企业档案工作。同时还应充分掌握和了解对各个部门、各个阶段档案工作所存中的问题及情况，熟悉各种档案资料的作用及价值并主动下基层耐心细致地帮助各部门档案兼职人员提高业务水平。只有这样，上下联动才能促使档案更好地服务于企业的各项工作中。

（四）加强组织领导，改进薄弱环节

要改变企业普遍存在的档案工作管理不力的局面，企业领导必须高度重视，档案人员也应经常与部门领导沟通、汇报并将企业档案利用所产生的效益及时反馈给相关领导，让他们充分认识到档案工作的重要性和必要性，从而取得领导的支持和帮助。在此基础上应健全高效的档案管理网络组织并正常行使职能，同时一定要将档案管理制度真正落到实处。若企业管理制度形同虚设措施不能到位，档案的管理工作也无法跟上，也就很难收集到掌握在员工个人手中的重要档案资料[3]。尤其在遇到岗位调动、人员分流等情况下，一些重要资料往往被带走或直接丢弃，企业将面临重大的损失。

（五）创新档案工作服务机制，不断适应形势变化需求

企业档案收集工作是否顺利，关键在于档案部门提供档案利用的服务质量以及企业关于档案工作的相关制度保障。优质的档案服务可促使企业内部员工对档案的认知和热爱，从而促进档案收集工作的顺利开展。当前计算机网络技术、管理信息化、办公自动化的迅速发展，使档案收集工作在服务与创新过程中得到了技术保障。为此档案工作人员应加强档案信息现代化建设，努力实现档案收集及提供服务的现代化模式，其中包括建设档案全文数字化和建设档案目录数据库，从而为企业员工查阅档案提供更多的方便。此外，还应利用网络平台积极探索电子文档的收集与归档集中一体化管理，以实现企业档案的创新管理与服务。

电子档案归档管理办法范文第5篇

[关键词] 电算化会计档案；双套制；永久共存

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）03- 0013- 03

1 双套制是电算化会计档案的基本管理模式

20世纪90年代以来，伴随医院现代化建设的发展，电子计算机技术在医院财务管理领域广泛渗透，双套制替代传统单一的纸质档案管理，逐步成为医院电算化会计档案的基本管理模式。

所谓双套制，是指“电子和纸质两套文件双双归档，形成两种介质的两套档案，并且所生成的电子文件的专用软件必须一同归档”。

财政部、国家档案局1999年1月1日颁布实施的《会计档案管理办法》，从制度上肯定了电算化会计档案是双重信息载体的特性，明确了电算化会计档案的管理范围不仅包括“计算机打印输出的传统纸质记账凭证、会计账簿、财务报告等专业会计核算材料”，还包括“机内会计数据、软盘等备份的会计数据、系统开发资料和会计软件系统 ”。

在电算化会计环境下，会计档案存贮载体发生了巨大变化。从纸质文件到电子文件的出现，是档案存储方式的变革，也是档案管理范式的转变。电子和纸质两种档案在共处中既相互冲突，又相互融合。这种优势互补，并行发展的模式，要求在推进电子档案管理的同时，也要重视纸质档案的管理和研究，对传统档案管理理念与现代管理技术进行科学整合，寻找出一条既符合时代要求，又符合科技发展特征的医院电算化会计档案管理之路。

2 电算化会计档案的优势和不足

电算化会计档案信息的形成、归档、管理和利用不受时空和载体传递的限制，实现了资源共享。磁性介质的采用，有效避免了手工记录中易出现的重复记录现象，简化了管理环节，丰富了储存空间。

扩展了信息处理功能，实现了无纸化查阅、自动检索、自动管理和自动计算、分析，强化了会计数据的完整性、准确性和及时性；促使会计档案工作规范化，提高了效率；减少错误，提高了会计工作的质量；有利于充分发挥会计的职能，及时反映（据估计约有70%的信息来自会计部门），为医院领导决策当好参谋助手。满足了社会对会计档案信息的系统性、时效性、管理模式、方法和利用等多方面的需求，体现了会计档案发展的方向。

然而，电算化会计档案具有易篡改、易灭失、易伪造等自然缺陷，难以鉴定原件，很难辨别经济业务的原貌，无法保证会计信息的真实性。未经授权的人员出于私利或不正当目的，有可能复制、伪造或销毁一些重要的会计数据而不留任何痕迹。会计信息的完整性、安全性因此受到挑战。电子文件磁性记录介质易破损，也使其记录信息的可靠性难以保障。

3 纸质会计档案的优势和不足

在我国，自东汉蔡伦造纸，东晋桓玄颁以纸代简令以来，纸张一直作为主要的档案信息载体被使用。纸质档案是会计档案信息储存的传统标志。

纸张具有较强的耐久性和稳定性。纸质文件一旦形成，其纸张、字迹材料、字迹三者不但各有特性，且不易分离。

纸质档案具有信息与载体相依附的特点，从当时使用的文件直接转化而来，客观记录了以往的历史情况。原始性是纸质档案的根本优势。

从法律角度讲，纸质档案的字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别，可以在法庭上作为司法鉴定的依据，能从技术及法律的角度严格保证会计凭证的原始性和真实性，具有无可争议的法律效力。

现阶段电子化会计资料打印成纸质文档后，经当时当事会计人员和有关责任人员签名，形成归档保存的电算化会计档案的纸质副本。2009年1月总后卫生部颁布《军队医疗机构电子病历管理办法》，2010年3月卫生部颁布《病历书写基本规范》，均认可打印签名后的纸质病历具有手写病历同等法律效力。由于纸质会计档案和纸质病历都是纸质档案，新版《会计档案管理办法》也从制度上肯定了打印后的纸质会计档案，上述文件都可以作为打印签名后的纸质会计档案具有手写文件同等法律效力的重要政策依据，使电算化会计档案有了法规上的应用依从。

纸质档案存在的主要问题是：信息容量小，信息记录方式单一，档案介质占据空间大，查找检索不便，清点移交归档工作量大，装订成册和流转繁琐不便，管理上存在“潮、蛀、火、盗”等风险。面对社会越来越高的发展要求，在信息存载和信息处理上渐显乏力，日益滞后。

4 双套制的主要任务是保证电算化会计档案法证作用的实现

新版《会计档案管理办法》指出，“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”。证据即凭证。凭证作用是会计档案的的基本价值和主要作用。

在经济犯罪案件的查处中，常常通过对会计档案资料的审查、核对、比较和分析，来收集涉案证据。

在司法诉讼过程中，从会计档案中收集的能够反映刑事诉讼案件资金及其运动过程，证明与资金有关案件事实的会计报表、会计账簿和会计凭证所记载和反映的事实，是证明犯罪行为的有力证据，在经济犯罪的证明中起着举足轻重的作用。

随着经济的发展，不同类型经济组织之间的经济交往日益频繁，经济环境变得复杂，经济违法犯罪和经济纠纷问题日趋增多。在经济案件和经济纠纷的审理过程中，具有凭证作用的会计档案往往成为法院审理的重点，会计档案的法律凭证作用日益突出。

档案的本质特征是历史的原始记录，注重的是原本、原稿。 在目前的法律条件下，“原件”是证据法的一个非常重要的问题。按照法律规定，只有书面形式的纸质会计档案才有法律效力。

电算化会计档案往往以无纸形式的电子数据作为基础，难以对其原件进行鉴定，它的法律凭证作用难以实现。

由于电算化会计档案的法律凭证作用难以实现，它在法庭上不可避免地要遇到证据上的法律障碍，它的合法性必然受到质疑。为了保证会计档案的法律效力，较为妥善的办法是把电算化会计档案的合法性建立在传统纸质会计档案的基础之上，实行两套档案同时归档保存的双套制。通过双套制，合理利用保存纸质档案以及法律认可 “机打纸质会计档案”的法律效力等同于纸质档案的技术手段和管理方法，满足电算化会计档案原件形式的法律要求，保证电算化会计档案的合法性。

双套制尽管可以保证会计档案法证作用的实现，但它在带来两种文件形态相辅相成的同时，也带来几乎双倍的工作量和相关财力、物力的消耗，并且随着时间的积累，造成医院运营成本的不断升高，形成医院经营管理中的一个大问题。

谈到这个问题，我们可以先拿电算化会计档案双套制和医院电子病历进行一番比较。电子病历也叫电子病历档案，它也和电算化会计档案一样存在“原件难以鉴定”的现实问题。为了保证病历的法律效力，医院目前也对电子病历实行双套制管理，同样也给医院带来运营成本不断提高的问题。由于电子病历在医院使用的范围最广，用量最大，双套制所带来的纸张和计算机耗材成本数量的增大也是电算化会计档案所无法比拟的。据测算，医院实行电子病历双套制管理，给医院所带来的效益增长远远快于成本的上升。总体来看，电算化会计档案双套制的成本消耗比起电子病历要小得多。而且，双套制保障会计档案的法律效力，会给医院带来良好的社会效益，也有助于提高医院的经济效益，其正面效果明显超过了负面效应。

5 会计凭证是医院电算化会计档案双套制永久化的决定因素

会计档案包括会计账簿、会计报表和会计凭证，都是会计档案核算过程中形成的历史记录，分为原始和记账两种凭证。原始凭证是记账凭证的基础，记账凭证是对原始凭证内容的概括和说明。

原始凭证的内容具有不可更改性和真实性。《中华人民共和国会计法》规定：“原始凭证记载的各项内容均不得涂改。记账凭证应根据经过审核的原始凭证及有关资料编制”。

原始凭证不需要借助其他任何材料就能直接说明问题，在法律上具有无可争辩的证明效力，是确凿的“证明证书”。

原始凭证具有特殊的归档保管规则，它要求其原件必须作为记账凭证的“附件”，脱机粘贴在记账凭证的后面并注明张数。打印好的记账凭证及其所附的原始凭证原件，必须按照编号顺序装订成合格的会计档案，并加具封面，由装订人在装订线处盖章后一并归档保存。

这种情况同其他纸质档案是明显然不同的。其他纸质档案在是否需要输入的问题上是不受任何限制的，并且在其内容输入计算机成为电子文档之后，如果电子档案已经采用可靠技术手段解决了电子档案符合法律、法规要求的原件形式问题，达到2005年4月1日颁布的《中华人民共和国电子签名法》第二条有关数据电文书面形式的要求，就可以将其内容直接在机内存档和使用，不再需要打印出纸质副本。这样，纸质档案便会被彻底淘汰。

由上可知，一方面，两种会计凭证之间互为条件的特殊关系，要求它们必须不可分离地一块归档保存；另一方面按照原始凭证特殊的保管规则，它必须以 “粘贴于机打记账凭证之后”的方式脱机存在，从而导致原始凭证即纸质档案既没有必要，也绝无可能被电子档案所取代。由于原始凭证即纸质档案得以永久保存，以同时保存两套档案为特征的双套制因而也会永久存在。在这里，档案界关于一般电子档案双套制都有 “过渡”性质的共识，即双套制仅仅存在于“电子档案自身的缺陷被彻底解决之前”的观点被颠覆了！

两种档案永久共存既是电算化会计档案双套制的重要特点，也是电算化会计档案同其他电子档案的重要区别。

6 讨 论

电算化会计档案代表了会计档案现代化的发展方向。但是，它的合法性因其原始性难以鉴定而受到质疑。实行双套制，将纸质档案和电子档案同时归档保存，正是为了满足它的合法性要求。从这个意义上看，双套制是电算化会计档案长期发展过程中必须经历的过渡阶段。在尚未找到解决电子档案自身缺陷的解决办法之前，双套制始终是一种“较为稳妥的变通办法”。

由于原始性决定档案的凭证作用，具有原始性的纸质档案可以在当前经济犯罪案件和经济纠纷处于上升势头的复杂形势下，保证档案法证作用的实现，维护权益人和医疗机构的合法权益。发展尚不成熟的电算化会计档案，显然不符合形势发展的要求。这一点正是实行电算化会计档案双套制的关键理由。

电算化会计档案是决定双套制过渡期长短的主要矛盾。由于电算化会计档案存在着自然缺陷，从根本上制约了双套制的总体发展过程。就是说，如果电算化会计档案自身的缺陷得到了解决，其合法性也会随之解决，双套制也就失去了存在的必要性；否则，电算化会计档案的合法性必须继续建立在纸质档案的基础之上，双套制仍有其存在的合理性和必要性。

在电算化会计档案条件下，永久保留的两种档案虽然各具优势，相互冲突。但他们之间的矛盾不是采取不可调和的“一方克服另一方”，或“同归于尽”的激烈解决形式，而是创造出一种“相互融合，永久共存，优势互补，并行发展”的和谐新形式。这种形式是由会计凭证之间所存在的特殊关系和原始凭证的特殊归档保存规则所决定的。可以说，会计凭证对电算化会计档案双套制的整体发展过程产生了深远的影响，不仅对双套制本身，对和双套制有关的档案意识、管理理念、管理模式和管理方法等都产生了根本的影响。

双套制的核心要处理好电子和纸质两种会计档案的接轨问题，让两种载体相互配套，并轨运行，实现其理想动作境界，避免出现两者机械相加的现象，使内部管理达到真正相融。为此，必须做好两者衔接工作，处理好技术的融合发展、档案管理改革、人才培养方向、思想观念更新等诸多矛盾，“在技术手段保证，安全性尚不完备的条件下，通过把电子化内容打印出纸张并手工签字的做法，能够很好地解决现阶段电子档案与纸质档案有接轨问题”。

针对电算化会计档案需要永久性实行双套制的特点，提出如下对策和建议：

一要高度重视医院会计档案工作人员的选用与培养。把掌握现代化计算机技术、传统纸质档案管理技术和潜在创新意识及能力的复合型人才作为今后人才培养的主要方向。既要依靠档案立卷工作的骨干，也要补充具备计算机、财会、档案管理等学历背景的专业技术人才。加强会计档案人员的继续教育，提高他们掌握和运用现代信息技术和传统纸质档案管理技术的意识和技能，逐步满足双套制模式下现代医院档案工作的发展需要。

二要努力提高档案人员的职业道德水准，建立科学的绩效考核制度，强化各项规章制度，严格防止恶意修改软件程序、篡改数据、非法取得口令等不良行为的发生。

三要强化电算化会计系统网络环境的管理维护工作，保障电算化网络环境的安全运行，保证电子载体物理上安全，电子档案内容逻辑上准确，使两种档案发挥同等社会效益。

四要做好电算化会计档案的收集、管理、保存、整理和利用工作，建立严格的借用制度、定期备份制度和分权限调用制度等，保证会计档案的安全，减少人为修正的可能。

五要建立和加强电子文件管理制度，逐步实现电算化会计档案管理的标准化和制度化，推进档案工作现代化的步伐。

主要参考文献

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