公司档案如何管理

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公司档案如何管理范文第1篇

[关键词] 档案 流程 信息化

随着油田开发建设，基建工程项目建设的作用越来越大，如何加强基建工程档案资料管理是油田档案管理系统的一项重要的工作。为此，在做好工程建设的同时，必须做好工程档案的形成、积累、收集、整理与归档等工作。

一、工程建设档案管理面临的问题

石油开发中心成立时间晚，又经历了跨跃式发展，产量逐年攀升，队伍不断壮大，随着管理逐渐从粗放型向精细化转变，领导对档案管理工作重视也逐渐加大，于2008年根据实际需要投入大量资金成立了档案室，可以说档案管理工作是从零起步、从头开始，成立之初面临很多困难和问题：

1.重工程建设，轻档案管理，档案管理意识淡薄

石油开发中心成立以来一直保持着高速发展，为使工程项目尽快发挥效益，往往更注重工程的有形建设，忽视档案资料的作用，档案管理意识相对淡薄，没有把工程档案管理纳入日常工程建设管理中，特别是在施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况下，只重视建设项目的进度、质量和资金的控制，而忽视了工程档案资料的收集、整编等工作。

2.档案归档不及时，质量存在缺陷

中心建设参建单位多，且工期长、人员变动大，因此各单位对建设过程中形成的资料也未及时收集和妥善保管，档案管理与工程建设不能同步进行，历史欠账很多，很多工程根本没有档案。这些现象导致工程档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据及凭证作用，给日后的维护和利用带来困难等问题。

3.档案管理制度不健全

由于档案室属于起立时间较晚的部门，各项档案管理规章制度几乎为零，归档标准、归档范围不明确，缺乏完善的流程及实用的约束机制，造成执行不到位，档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。

4.重纸质文件归档，轻电子归档

一直以来，有个误区档案就是收集工程建设过程的纸制资料进行归档，没有必要要求电子文档归档，档案管理的现代化水平不高，纸质档案与电子文件档案未同步管理。

5.利用档案意识差，档案利用率低

往往归档的档案只是放在那里，遇到问题也没有单位或部门想到利用档案。工程档案信息未实现共享，未能发挥应有作用。

二、工程建设档案管理措施

1.加强制度建设，规范档案管理

没有规矩，不成方圆。石油开发中心档案室成立伊始，就把制度建设放在重中之重。根据国家及行业的有关法律、法规同，结合中心工程建设情况实际，从头开始，完善制度，建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核，以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程都进行明确规定，实现档案管理规范统一、有章可循。

2.实施同步跟踪管理，做好过程控制

项目管理部门往往不懂档案管理，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，才知道项目档案还有整理要求，需要专业的项目档案验收，这时往往积累了很多工作需要处理，要做很多无用功。因此，为实现工程档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性，需做好工程档案提前介入、过程控制、同步跟踪、事后把关，使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。

3.纸制与电子档案同步管理，改变存储和利用方式

开发一套既能迅速地完成目录输入、修改、打印，又能准确、快速地进行数据审核、转储、查询、统计等操作的档案管理软件。要加强电子档案的管理,实现纸质档案与电子档案的同步管理，开发重要档案全息数据库，实现重要档案的全息机检，真正实现档案资源共享,为工程建设管理服务。石油开发中心目前所有工程档案已实现PDF与纸制文件同步归档，没有对应电子文件的工程档案一律不予接收。而电子档案在档案利用过程也逐渐发挥了应有作用，节约人力，方便快捷。今后档案管理也会更加重视电子档案的作用，加强数字化、网络化技术手段，实现档案资源的存储数字化，彻底改变存储和利用方式，让档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

4.开发利用档案信息，充分发挥档案作用

做好档案资料的收集、归档工作最终目的是为了更好地开发利用档案信息，而通过利用档案体现档案的作用反过来也会促进档案管理工作。工程参建单位技术、施工人员对工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。对于档案管理人员来说，如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。每当工程技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证了工程档案的完整性，真正让档案从工程建设中来，再服务于工程建设中去，促使档案管理更上新台阶。

5.推行信息化集成系统，提升安全级别

档案馆的安全管理工作无外乎外部安全管理和内部安全管理两个方面。外部安全管理主要包括：门、窗、空气质量的安全管理工作，内部安全管理包括：工作环境（人身健康），库房空气质量（防尘、防虫）、温湿度变化（防潮、防高温）、安全防护（防盗、防鼠）、消防安全（防火）、用电安全防护等。石油开发中心档案馆注重硬件建设，建成一个具有库房温湿度数据监测、自动采集，新风、回风杀菌、过滤与控制系统，安全电视监控系统，出入口控制即门禁控制系统、用电安全监控系统，火灾报警与消防联动控制系统等多功能的信息化集成管理系统，实现了安全、高效、可靠、经济、节能、环保，很好的解决了恒温恒湿、安全防护、消防灭火、用电安全等管理过程中诸多无法解决的老大难问题，提高了管理效率，提升了库藏档案材料安全级别，降低了设备维修成本，为管理人员提供了安全、舒适、健康的工作环境。标志着档案馆管理模式向现代化、标准化、规范化、信息化、节能低碳集成管理模式发展。

6.加强队伍建设，提高业务素质

要做到专职和专业。专职，是指档案管理人员要单独定岗定编定职能，上级部门要从资金、材料、硬件投入等方面给予保证，确保整个工作有较好的延续性；专业，就是要明确档案管理员既要管、更要理，档案管理是一种综合性很强的学科，涉及到法律、物理、化学等多门学科，决不是某些人认为的那种“只要是把接收到的东西全都看住了就行”，要体现出档案管理的专业性。为此，要派具有较强专业知识的人员负责此项工作，做到高起点、严要求，以利于工程档案管理的规范化和标准化。

同时要加强业务培训，首先是档案业务、工程专业基础知识的培训，使档案管理人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识，又懂得工程施工流程，从而更有利于归档工作的开展。其次对工程技术、参建单位人员进行档案知识培训，提高其业务素质和专业技能，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，督促相关人员严格按标准执行。

档案管理工作一项庞大的系统工程，除以上措施外，最重要一点还是增强各参建单位档案意识，要加大宣传力度，加强对参建单位及人员进行档案法律法规的宣传教育，争取各方面的配合与支持，提高他们做好工程建设档案管理的自觉性和责任感。只有档案管理的所有参与部门都提高重视程度，才能真正做好档案管理工作。

公司档案如何管理范文第2篇

一、强化对文秘工作的认识

文秘工作是以企业领导工作有效运转和为领导者决策服务的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有本文由收集整理以下几方面：

一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询项目的设计或客户前来咨询规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅工作。

二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。

三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点。

二、强化档案管理职能作用的发挥

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。

首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对企业安全生产、经营管理都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。

其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。

三、认真履行文档职责，优质服务企业文明建设

公司档案如何管理范文第3篇

四川剑南春集团公司的档案工作，这几年也声名鹊起，在档案界，特别是企业档案界，知名度较高。作为一个名牌企业，企业如何对其档案工作进行位置安排、功能布局？念好“档案经”对企业带来了什么？近日，本刊记者到剑南春集团公司，对负责档案工作的企业原党委书记、现工会主席何天正进行专门采访。

挖掘档案资源营造企业文化

四川绵竹产酒的历史悠久，从现有的文献记载和考古发掘来看，其酿酒史可以追溯到4000多年前，剑南春的历史也有2000多年。

对于这样一个有着悠久历史和丰富文化内涵的企业，其历史和文化资源的积累、开发与利用具有得天独厚的条件和优势。作为一个在国内外都很知名的企业，当然不会错过这个机会。剑南春公司是如何挖掘档案文献资源，为企业文化建设服务的？何天正先生娓娓地向记者道来。

四川绵竹酿酒史最早见诸唐代文献。唐代李肇著《国史补》，对唐代正史以外的历史进行补记。书中，特别提到当时一些著名的好酒，“剑南之烧春”赫然名列其中。公元779年，唐德宗面谕群臣，要他们把剑南烧春是否上贡的问题，当做一桩国家大事来讨论。从盛唐至民国，在2000多年的时间里，绵竹的酿酒历史绵延不绝，佳话不断。

1958年，剑南春酒厂（当时称做四川绵竹县地方国营酒厂）的师傅，在传统酿酒工艺的基础上进行改进、创新，酿造出一种“芳、冽、甘、醇”的酒品，色、香、味俱佳，经四川大学庞教授考证，订名为“剑南春”，“剑南春”正式呱呱坠地。由于剑南春出色的品质，剑南春一步步地，从川西一隅，风行于海内外，为识者和饮者称道。

近年来的考古发掘再次佐证了绵竹悠久的酿酒历史。2003～2004年，有关专家对四川剑南春酒坊遗址“天益老号”进行考古勘探、发掘，清理出一大批白酒酿造工艺遗迹，该老窖窖池群落规模大，设施完备，是我国古代酿酒工艺和城市考古的一次重要发现，因而被评为2004年“全国十大考古发现”之一。其中有一块南北朝时期永明五年（公元488年）的纪念砖，证明天益老号酒坊可以上溯到唐朝以前。

从档案的角度看，这些文物资料也是实物档案。利用文物、文献、档案等资源，剑南春公司开辟了颇有规模的“酒史展览厅”、“剑南春荣誉展览室”、“剑南春及其系列产品展览室”、“馆藏照片档案展览室”等展览，起到了教育职工、感染来者、宣传企业的良好作用。

在电视、平面媒体、车站等地方，“唐时宫廷酒，盛世剑南春”的广告为世人熟知，“这样的广告词，读起来朗朗上口，记得住，对市场推广、消费者的认知起到了很大作用，是对企业文化进行提炼和升华的结果，是产品宣传和企业文化紧密结合的一个佳作。”何天正告诉记者。

赋予档案部门掌控公司档案事务的权威地位

剑南春集团注重对企业档案文献资源的开发与利用，并取得丰硕的成果，来源于公司对企业档案信息工作的清晰认识和准确定位：“档案是企业宝贵的精神和物质财富，企业档案信息工作不仅是企业科学管理的重要基础，而且是体现企业科学管理水平的重要标志。”

在剑南春公司，档案信息中心代表公司行使档案方面的权力，担负档案信息储存、利用和档案行政管理、监督的双重职能。档案管理部门一方面对公司档案实体进行管理，一方面对整个公司的档案业务进行控制，被真正地赋予权威的地位。何天正非常明确地说：“在剑南春公司，档案信息中心是公司有权威的一个系统，不是一个冷僻的部门。”

除纯粹的档案业务外，剑南春公司还发挥档案工作和档案人员在信息收集、处理方面的比较优势，赋予档案信息中心承担公司的情报职能。档案信息中心工作人员从网络上、报刊上收集、整理与公司生产、经营活动相关的信息，为公司领导提供重要的经济信息、经济情报，便于领导决策和各项管理工作利用参考。

2002年，按照国家一级档案库房建筑标准，公司对原总裁办公大楼进行改建，装饰一新、功能齐全的剑南春档案信息中心大楼被交付使用，剑南春公司的档案工作迈上了一个新的台阶。

档案部门权威地位的树立，档案业务和情报业务的积极开展，使剑南春公司获益良多。近年来，档案信息中心获取有价值的信息近十万条，3000多万字，为公司的科学决策做出了巨大贡献。2003年，按照中央和地方精神，剑南春公司依法规范，成功地从国有企业改制为股权多元化的民营企业，档案信息工作发挥了绝对重要的作用。在近两年的改制工作中，几乎查阅了公司馆藏的全部档案，很多重要档案还是多次查阅。公司董事长乔天明深有感触地说：“如果没有规范标准的企业档案信息工作，我们的改制工作绝对不可能这么快、这么顺利地完成。”

面对公司股权多元化和企业迅速扩张的需要，何天正代表公司对企业档案信息工作提出更高的要求：“进一步抓住收集面，提高分析、整理、提炼信息的素质。同时，强化对公司全部档案工作的控制能力，提高管理水平。”

回馈社会，支持档案事业

剑南春公司的档案工作在为企业的生产和经营活动提供服务的同时，也获得了社会的关注和认同。1996年被评为全国首家“企业档案工作目标管理国家一级”，1999年荣获“全国档案工作优秀集体”，2003年再次获得“全国档案工作优秀集体”。1999年，公司档案信息中心主任赵志英与其他代表还受到同志的接见。

上个世纪90年代以来，一批又一批的档案同行到剑南春公司学习、参观，国家和地方的一些重要的档案工作会议也选择在此召开，海峡两岸档案缩微技术交流考察团、日本企业史料协议会也到剑南春公司进行交流。剑南春公司的档案管理经验被观摩、学习、借鉴，被社会和世界认识。

而剑南春公司支持档案等社会公益事业，则表现和表达了一个民族企业回报社会的高度责任感和负责精神。

1999年，剑南春公司与中国档案报社联合举办“建国五十周年剑南春杯档案工作知识竞赛活动”，涉及全国三十多个省、市、区的档案工作者；2001年，《中国档案》杂志创刊50周年纪念活动，得到剑南春公司的协助与支持；2002年，为纪念《档案法》颁布十五周年，剑南春公司与国家档案局联合举办了“剑南春杯”全国档案法制知识竞赛活动，全国有10万多人参加；中国人民大学档案学院“中国首届档案学博士论坛”也得到剑南春公司的大力协助……

剑南春人把“生产一流产品，为国家做贡献，为企业创效益，为自己创造美好的生活”作为自己的价值观。他们始终认为，剑南春公司作为国内外很有影响的中国民族企业，其发展壮大，得益于整个国家的发展和社会的进步，因此，回报国家、回报社会，是一个有良知的企业应尽的责任。

公司档案如何管理范文第4篇

延长油矿是中国四个具有独立勘探开采石油天然气资质的单位之一，具有悠久的历史。中国陆上第一口油井于1905年在延长县七里村完钻，距今已有106年。档案部门主要负责油田各类档案资料的接收、征集、整理、立卷、归档工作。由于油田历史悠久，所以各类档案资料较为繁多，档案工作量较大。

档案部门从1985年成立至今，共形成和保管文书类、科技类、会计类、基建类、设备类、专门类等档案3万余卷。自2000年起用西安创怡科技有限责任公司与档案事业部联合研发的《世纪科怡》档案管理软件。

自2001年以来局域网的建成和OA系统的开发使用，逐步形成积累了一批电子文件。对于电子文件如何收集归档？归档后如何管理？如何保证电子档案的原始性、真实性、完整性？如何开发利用？如何在纸质实体文件和电子文件并列运行的过渡时期内进行综合管理？等等都迫切需要我们提出科学、合理的意见和办法。

二、档案管理软件实施情况

目前档案管理软件能实现电子文档一体化管理，由7个功能模块构成，即文件接收、归档管理、档案管理、档案利用、检索终端、利用终端、系统维护等。

1、文件接收

（1）电子文件接收――提供对本单位办公自动化系统中产生的归档电子文件的接收；

（2）非电子文件接收――提供其他单位来文的纸质文件及本单位产生的纸质文件的接收；

（3）老档案的接收――提供档案室以前年度产生的未进入计算机管理系统的老档案的录入及接收功能。

2、文件归档组卷（件）

归档方案设置：

（1）归档方案表――根据本档案馆藏档案的结构建立无卷归档的方案；

（2）合并同类――提供系统自动组合卷（件）功能；

（3）自动归档――根据分类方案自动提供对归档文件归档时，赋文件档号、转库功能；

（4）临时归档――提供对归档文件的随时接收、随时归档、赋文件档号、转库功能。

3、档案管理

（1）档案检索

综合检索――提供档案库全部著录项目的逻辑组合检索；分类检索――提供实体分类中各分类字段的分类查录、自动排序检索功能；清晰检索――提供档案库著录项目中各字段则清晰检索。简易检索――按检索者日常习惯简单点击就能进行查找检索。

（2）档案鉴定

保管期限表――根据国家规定的档案保管期限表设定每卷（件）档案的保管期限。

（3）档案退库：在已归档库内对不符合要求的档案，作退库处理，或转档案处理库重新处理，符合要求后再入库。

（4）档案接收进库

归档档案接收―接收每年度的新档案并转入进库；各档案的接收一接收以前年度老档案并转入总进库；备份档案的接收―接收从备份库转入进库的档案。

（5）档案的统计

保管期限统计――统计不同保管期限档案的数量；文件类型的统计――分别统计不同分类档案的数量；组织机构档案统计――分别统计各处室每年形成档案的数量；归档年份统计――分别统计不同年度的档案数量。

（6）档案编目

按保管期限编目；按信息类型编目；按各种专题编目。

4、档案利用

（1）档案登记

（2）档案借阅管理

（3）借阅档案管理

（4）档案利用统计

5、系统维护

（1）系统设置表管理――系统全部数据库的用户管理模式；

（2）系统用户管理――系统用户的建立、修改、删除及用户权限的设定；

（3）系统数据备份――提供系统全部数据库的数据备份及恢复。

三、探索与思考

1、首先一定要真正做到无纸化办公、网络上办公，让自动化各流转系统真正运转，这样才能实现电子文件的真实性。我们要以建立数字化油田为契机，从设备、人员培训到工作制度、思想意识等各个方面向这个目标不断努力和靠拢，这样就一定能实现档案工作一体化管理。

公司档案如何管理范文第5篇

【关键词】数字化；档案；规范管理措施

一、前言

提到数字化档案管理，大家应该不难猜到，这一工作一定离不开计算机系统，而数字化档案管理出现的问题又大都表现为计算机方面的问题。就目前来看，我国数字化档案管理中存在的问题大致有以下几种：计算机系统的故障、防火墙设计不严密、系统更换导致重要档案丢失等等，在此，本文针对这些问题提出以下几点对应的解决措施：加强对计算机系统的维修与保护、提高防火墙的安全水平、更换系统时对档案进行备份。

二、目前我国数字化档案管理中存在的问题

（一）计算机系统的故障。计算机系统的故障是档案管理中出现最多的问题，而计算机系统的故障一般可以分为两种，一种是硬件系统出现故障，另一种是软件系统出现故障。硬件系统出现故障的原因又分为以下几种：系统硬盘不够大不能容纳大量的档案数据、系统的处理器不能满足超大数据量的运算、系统频繁运转时容易崩溃造成死机。软件系统出现故障的原因一般是计算机系统安装的档案处理相关软件存在设计的缺陷造成的，这种档案处理软件的算法可能存在不合理性，或是运算繁琐会导致系统过热而死机；另一种情况是相关软件与系统的匹配不协调，这也会导致计算机系统出现故障，从而导致档案的丢失。

（二）防火墙设计不严密。我们都知道，每台电脑都应该有防火墙这种装置，它是用来防止有黑客暗中入侵电脑或者防止电脑中病毒的，对于我们平常人来说，基本上不怎么可能会被黑客袭击，而且中病毒造成的损失一般也不是很大，但是对企业和国家来说就不一样了，一旦企业或者国家的网络被黑客袭击，导致计算机系统瘫痪或者造成重要信息泄露，那么这一损失是不可估量的，轻则导致企业蒙受巨大损失，重则导致企业破产，对国家来说就更家严重了，重要信息的泄露会对国家安全及未来的发展构成巨大威胁。

（三）系统更换导致重要档案丢失。近年来，随着科技的不断发展进步，计算机系统也在不断地提高中，因此，各个单位为了跟上时代的步伐，同时也为了加快办公的效率，都对计算机系统进行了更新换代，在更新过程中，有一些档案管理员可能会因为一时的疏漏而忘记将一些档案做好备份，从而导致一些重要的档案在升级系统的过程中不幸丢失。另一种情况是管理人员在升级系统时仅仅在电脑上做出了备份，而没有将其复制到硬盘中进行保存，在新系统重装时，电脑出现格式化的情况，这才导致档案的丢失。除此之外，在计算机系统升级时，有可能会存在升级失败的情况，即新的系统无法安装完成，而旧的系统已经卸载，这使计算机有可能会死机，从而有可能导致档案的丢失。

三、数字化档案规范管理措施

（一）加强对计算机系统的维护。要想解决计算机系统的故障，就必须加强对计算机系统的维护，针对计算机系统的两种原因，本文分别进行解决。对于硬件系统的故障，我们不难看出这一问题是比较容易解决的，因为只要更换了足够良好的硬件就可以了，比如更换更大的系统硬盘，更换更加快速的处理器，这样就可以使得计算机的硬件系统能够满足档案管理的需求。而软件系统的问题也是不太难解决的，需要提高成本，购置更加合理适用的档案管理软件，另一方面，需要软件设计公司不断创新，不断提高软件的运行效率及运行的流畅度，同时还要提高软件与计算机系统的匹配程度，这样才能使软件系统运行更流畅，更方便地处理档案。

（二）提高防火墙的安全水平。防火墙关系到计算机系统的安全，进而关系到公司机密的安全，出现问题的几率虽然小，但是问题的严重性却是十分的大，其危害上文已经提到过，这里也不再多说，下面就解释一下应该如何面对这样的问题。要想提高防火墙的安全水平，系统公司和一些电脑管理软件公司必须担起责任，因为用户的电脑上的防火墙或者是其他杀毒软件都来源于这里，用户信任他们的产品，购买并使用，而因为这一防火墙的不安全而造成了损失，这一责任无论如何无法逃脱，而且不仅仅要负责，在负责的同时还要全力改进软件的功能，修复漏洞，这样才能使公司信誉不到。

（三）更换系统时对档案进行备份。在更换系统时进行备份，这应该是一个人们都知道的常识，因为谁希望自己的文件资料都丢失呢？这是一个比较容易解决的问题，但是却是一个无法肯定其不会发生的问题，因为这与管理人员息息相关，谁能保证管理人员一定不会出现差错呢？所以要想避免这一问题，可以在电脑中设置程序：当要进行系统更新时，让电脑自动将所有文件档案备份下来；备份原来的电脑程序，在系统更新失败时，自动恢复原系统。这样就可以避免因系统的更新问题而导致重要档案的丢失。

四、结语

虽然解决了以上这些问题，但是这不代表就没有其他问题了，还需要加强的是档案管理员的安全意识，使得档案管理员能够在问题发生前做出规避风险的措施，从而降低档案遗失或被盗所带来的损失；另一方面，要加强国民的守法意识，并且要设立法律法规对盗窃档案的人员给予严惩，决不能不闻不问，纵容这些不法分子的恶行，否则，很有可能对国家安全构成威胁。

参考文献