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1 领导重视,机构健全
档案工作是一项基础性工作,打好档案这个基础,将有助于促进其它各项工作的发展,而其它工作的发展,反过来也推动档案工作的进步,形成一种良性循环,“把档案工作排到重要的议事日程上来”,为此,厂领导对这项工作予以十分的关注和重视。一是把企业档案管理工作列入领导议事日程。二是成立了档案管理工作领导小组,组长由厂长担任,成员有厂办、技术、生产、财务、物资等部门负责人组成,并配备了2名档案人员,5名部门兼职档案人员,明确了分工并能发挥各自的职能作用。三是较好地解决了档案用房和设备的配置。我厂现有100多平方米的档案库房、办公场地和阅览室,做到了办公与库房分开,库房的档案排架按照十大类档案的顺序排放。做到查档整整有条,一目了然。在档案设备方面,有档案铁质柜247套,空调机4台,复印机1台,碎纸机1台,抽湿机3台以及防火、防光、防虫、防盗等防护设施。而且,秘密档案有专人专柜保管,做到了“专人、专柜、专室”三落实。只要是档案管理工作需要,领导都能千方百计地给予解决。
2 完善制度,规范管理
有健全完善的规章制度,规范档案工作者及与档案工作相关人员的行为。如果没有规范的管理规章制度,档案的收集、整理就会出现混乱。为此,按照《档案法》的实施办法,先后制定和印发了各类档案管理规范性文件及各种制度。如《档案管理制度》、《档案立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案库房管理制度》、《档案鉴定销毁制度》等。这些法规制度涉及到档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、统计等各个环节。特别是专业档案管理制度,明确了档案管理范围、管理原则、管理方法,并纳入了各部门的档案管理体系,使各种各类的档案管理工作做到有章可循,有法可依,步入规范化管理的轨道。
我厂现有各类档案5494卷(册)。其中:文书档案1234卷,会计档案2294卷,科研产品档案180卷,基建档案150卷,设备档案187卷,声像档案1449册(盒)。同时,档案工作人员积极参加各类会议、基建工程竣工验收、设备仪器开箱等工作,及时掌握第一手资料,较好地保证了档案资料的收集齐全。档案工作人员还积极走出科室,定期到各部门收集档案资料,保持与各部门的兼职档案人员的密切联系,增进兼职档案人员与档案室工作人员的感情,从而使他们关心、支持档案工作。
3 推广信息化,实施文档一体化管理
文件与档案管理一体化,是科学技术发展到今天档案工作的必然趋势。为跟上时代的步伐,促进档案工作上一新台阶,我厂档案管理工作现有电脑两台,扫描仪一台、刻录机一台等信息化设备,并安装了珠海泰坦“文件档案资料综合管理系统”网络版(由于没有升级更新只有旧数据库)。利用这个软件,目前我厂“文件级档案管理”已录入2万多条,其中包括文书档案、基建档案、科技档案、会计档案、声像档案、已故人员档案等,“文件管理”录入5000多条,收文管理5901条、发文管理1500条,这样就促使了文件管理和档案管理统一成一个有机整体,进行文档一体化管理,不仅能加强档案部门对文件的超前控制,保证日后档案的质量,而且能够实现数据一次录入,多次利用,减少重复劳动,节约人力、物力、财力和时间,提高了档案工作的质量和效率。
4 热情服务,开发利用
1、领导重视,责任明确。
局党委班子高度重视党风廉政建设责任制的落实,亲自部署,积极履行职责。年初专题召开党风廉政建设工作会议,研究部署年度工作任务。根据领导班子行政分工的调整,及时下文明确领导班子党风廉政建设分工,落实“一岗双责”、“三书两报告”等制度。完成与各科室所队签订党风行风廉政建设责任书,签订率达到100%。并根据各科室的业务、职能,给每个科室下发“党风廉政建设任务书”,分解各单位在党风廉政建设和反腐败中的具体任务。制订《20__年党风廉政建设考核办法》,加大考核力度,落实责任追究。
2、重抓教育,强化制度执行。
广泛开展党的十七大精神学习、勤政廉政教育。在县局政务网党风廉政专栏中添加廉政知识、警示、廉政文化等内容,增加干部职工学习的兴趣和勤政廉政自觉性,组织广大干部职工涌跃参加市工商局开展的廉政警句格言征集活动,营造良好的工商廉政氛围。
落实、公开干部廉洁自律承诺。严格执行严禁干部私驾公车,严禁公款吃请,严禁党员干部参与赌博等禁令、规定。对公车使用、干部作风纪律、廉洁自律、工作效能等方面进行明查暗访和督查,发出四期督查通报。抓好节日期间党风廉政建设。制定完善我局重大事项(重要活动)报告制度、个人重大事项报告制度,规范干部职工行政行为,强化廉政意识。
3、推行效能监察积分卡,建立作风建设长效机制。
为切实改进机关作风,提高工作效能,弘扬新风正气,提升工商形象,我局创新监察方式,推行了行政效能监察积分卡制度,自觉抓好作风建设,落实长效机制。1)以制度为准则,达到重小节、诫小过、强自律目的。针对目前有些干部存在大错不犯,小节、小过不注意的现象,在推行监察积分卡制度中,综合《公务员法》、国家工商总局“六项禁令”、省局二十条规定、浙江省机关效能建设“四条禁令”、浙江省工商系统文明礼仪规范、“一字工作法“、机关效能建设“三个规范化”制度汇编等制度规定中的相关内容,选取小节、小过方面大家需要注意的事项,细化监察内容,整理制定实施细则,严格考核干部职工个人行为。2)以积分卡为载体,引导、提醒干部在小事小节上注重防范。以科室所队为单位,为每位干部职工建立监察积分卡,内容分:工作纪律、工作效能、依法行政、廉洁自律、文明礼仪等五大块,积分卡设定年度基本分为100分,扣分周期为一个年度,主要针对违反禁令和规定的情节轻微的行为实施扣分。县局成立行政效能监察考核领导小组,按照每季不少于一次对局全体干部职工的执纪情况进行明查暗访,检查结果作为监察积分卡扣分的主要依据。监察积分卡工作实行领导责任制,按照“谁主管谁负责”的原则,由各科室所队负责人对本单位干部的行政效能情况负总责,采取连带扣分法。3)以积分管理为手段,建立作风建设长效机制。监察积分卡实施过程要求,科室所队在日常管理中发现干部职工有轻微违纪行为的,单位负责人、兼职监察员应及时谈话帮助改正。如在检查中发现干部职工有扣分情形,按照扣分分值的不同作出不同的处理。通过积分卡分值管理的一种手段和警示作用,使广大干部职工进一步注意自身形象、改进工作作风,落实长效机制。
4、实施监察关口前移,促进依法行政。
我局党风廉政工作通过参与查扣罚没物资处理、工作完成进度督查、工作效率质量抽查、服务态度跟踪等,实施监察关口前移,党风廉政工作与业务工作的融合。上半年会同相关科室,开展了软件使用、信用监管、科室工作计划小结上报、放心店食品安全监管、重点创新工作进展的检查、督查,促进依法行政,廉政勤政,不断提升全局工作效能。
5、及时处理群众来信来访、投诉举报。
牢固树立“无小事”的观念,对每件来信来访和投诉举报都进行认真受理、及时查处,做到了“件件有结果、事事有着落”,把群众反映的问题落到了实处。上半年对我局接到的党风廉政方面的各类举报投诉,及时进行了受理,调查,反馈办理结果。
6、认真开展“
招商提升年,项目攻坚年”活动。根据“招商提升年,项目攻坚年”活动要求,成立了领导小组,制定活动实施方案。召开动员会,开展“作风建设改什么”、“我为招商做什么”、“如何服务帮助企业”等大讨论。深入开展“工业服务月"活动,集中时间解决当前我县投资发展环境存在的问题,在规范行政执法行为、提高行政审批(服务)质量、降低准入门槛、灵活核定经营范围等方面狠抓落实。通过问题研究分析会、专题协调会、现场办公会等形式,切实发挥职能作用。深入工业企业、各工业园区和重点项目走访,快速及时地在全局范围内开展“三百”(即“工商百名干部,服务百家企业,培育百件品牌”)活动,出台《关于开展‘两年’活动助动我县经济创业创新的若干意见》。
一、制定三个规范,实现基层窗口“登记制度”精细化
近年来,个体工商户、个人独资企业以及农民专业合作社登记管理权先后下放到工商所,不断提升登记注册效率的同时,也使基层工商所的工作压力进一步加大,出现了部分单位审查材料不严、操作流程不规范等问题,影响了整体登记监管工作质量。针对以上问题,该局结合基层实际,全面整合相关法律法规,制定了《个体工商户登记申请材料及登记文书填写规范》、《个人独资企业登记申请材料及登记文书填写规范》、《农民专业合作社登记申请材料及登记文书填写规范》三个登记注册行为规范。
“三个规范”分别从名称核准登记、设立登记、变更登记、注销登记、换照登记、许可证有效期限到期的登记、《营业执照》丢失补领登记、登记数据录入、登记档案管理9个方面,对个体工商户、个人独资企业、农民专业合作社登记注册的过程进行了具体规定。重点突出了“六个统一”:统一登记材料提交标准,统一登记要求,统一登记管辖,统一文书填写规定,统一数据录入规定,统一档案管理规定。其中,针对农民专业合作社登记材料较多的实际,对因合并新设立、续存以及因分立新设立、续存的登记类型专门进行了细化规定,进一步细化到每张表格、每个栏目应怎样填写、登记注册流程的每一步应如何处理、应注意哪些问题等。“三个规范”的制定与应用,为基层工商所登记注册员提供了实用的“工具书”。
二、搭建三个平台,实现登记岗位“人才培养”精细化
紧紧围绕“学习型工商建设年”主题活动,积极搭建“三个平台”,努力建立专业的登记注册人才队伍,实现了登记岗位“人才培养”的精细化。
(一)搭建网络学习平台。借助红盾信息网,进一步建立了“登记注册之窗”专栏,定期登载、更新登记注册相关法律法规,开展网上登记注册“业务练兵”活动,通过评比知识竞赛标兵的方式提升基层登记人员的业务知识水平。同时,通过红盾信息论坛建立起业务交流互动平台,定期登记注册过程中容易出现的“错误点”,警示基层工商所规范操作行为。针对基层登记注册中遇到的新问题,通过网络互动平台进行及时反映,由市局组织相关科室进行及时研究解决,达到了基层单位之间横向互相促进,市局与基层之间沟通指导的良好目的。
(二)搭建实地指导平台。定期开展基层单位调研活动,由市局组织注册骨干到各工商所进行业务指导,面对面地谈、手把手地教,现场解疑答难、剖析典型案卷,现场抽查已经形成的登记档案。今年9月份,通过开展基层登记注册工作调研活动,市局利用一个月的时间,组织人员深入52个工商所,检查登记注册档案419卷,纠正不规范登记数据76个,纠正数据录入不全面、不准确案件48起。同时,针对《个人独资企业登记申请材料及登记文书填写规范》、《农民专业合作社登记申请材料及登记文书填写规范》推行过程中存在的问题,征求基层人员的意见和建议389条。
(三)搭建集中培训平台。坚持把“三个规范”作为基础教材,先后组织全系统登记注册员进行了16次集中培训,每项培训课程结束后都进行严格的考试,成绩低于90分者视为不合格,调离登记注册岗位。通过培训,使每名登记注册员都能熟练掌握登记业务知识以及相关法律法规,能够熟练进行计算机操作,达到了100%符合岗位技能的目标要求,为顺利开展登记注册工作打下了坚实的基础。
三、健全三项机制,实现基层登记“监督管理”精细化
精确的登记管理流程是保证基层登记注册工作质量的前提。为此,该局立足实际积极建立健全三项工作机制,努力实现基层登记“流程管控”精细化。
(一)建立流程跟踪机制。设计制作了《登记注册流程表》,由责任人员记录登记注册事项的操作流程,从咨询服务到受理申请、从审查核准到归档发照,每个环节均由具体办事人员签字,并填写办结时间,详细反映登记事项的办理进度和具体负责人员,为登记注册问题建立了责任追溯体系。《登记注册流程表》由工商所长负责管理,定期对登记注册业务进行审查,避免登记注册员业务知识不全面、工作责任心不强等导致工作疏漏等问题。同时,督导登记注册员把登记注册的有关信息录入登记管理系统,防范数据录入不及时、不全面、不准确的问题,保证机读数据与书式档案数据相一致。
一、市场巡查原则、方法:
市场巡查实行巡查到位、重点监控、规范管理、快速反应的巡查原则,采用网格式管理方法,即将分局所辖区域根据市场主体户数及地域划分为若干网格,责任到人,确保监管到位。
二、市场巡查主要内容:
1、各类市场主体是否具备合法的经营资格;
2、投资人出资是否到位;
3、是否按规定悬挂携带营业执照,有无伪造、涂改、出租、出借、转让、出卖营业执照等违法行为;
4、各类市场主体使用的字号、印章是否符合规定;
5、是否按核定的经营范围经营;
6、的户外广告、店堂广告、印刷品广告是否符合法律法规规定;
7、有无经营违禁商品、过期腐烂变质商品、封建迷信品等;
8、有无假冒他人注册商标或仿冒知名商品特有的名称、包装、装潢,擅自使用他人的企业名称或姓名等违法行为;
9、有无欺行霸市、哄抬物价、掺杂使假、缺斤少两等违法行为;
10、合同是否履行,有无欺诈行为;
11、是否建立进销货台帐、索证索票等商品准入制度;
12、是否对消费者的合理投诉及时认真处理和按规定赔偿;
13、市场开办者是否履行服务管理职责;
14、是否依法缴纳工商行政管理费;
15、其他应当巡查的内容。
三、市场巡查基本要求:
1、巡查人员不少于二人,着工商制服(不便着装除外)。开展市场巡查时,应主动出示执法证件。
2、巡查人员必须做到巡查内容清楚、巡查程序清楚、巡查文书清楚,工商行政管理法律、法规、规章清楚、责任追究清楚,严格按照市局《实施办法》开展巡查活动。
3、巡查中发现轻微的违规行为,可以实施预警警示。巡查中发现情节较为严重的违法违规经营行为,构成犯罪的应及时移交司法机关处理。
4、不准酒后巡查,不准利用市场巡查谋取私利,市场巡查工作中,不准从事违纪活动。在没有违法线索、涉嫌违法行为或上级没有要求的情况下,巡查人员不得查阅巡查对象的帐簿笔记。
5、巡查人员必须按照市局《实施办法》要求,严格按照对各类市场主体的巡查周期开展巡查活动。对企业的巡查周期最长不超过半年,个体工商户的巡查周期最长不超过一个月,商品交易市场的巡查周期最长不超过10天,商品交易市场可以采取整体巡查和个别抽查相结合的方式。
四、市场巡查工作流程:
1、制订巡查计划:明确巡查内容、明确巡查对象、明确巡查路线。
2、开展巡查工作:着工商制服(不便着装除外),持有效执法证件,携带市场巡查包按计划开展巡查。
3、巡查登记:被检查对象的基本资料、检查结果,被检查人意见、检查人意见登载于市场巡查记录,市场巡查记录当场填写。
4、巡查审核:市场科长根据检查结果和检查人员意见进行审核,并于2个工作日内签署意见。
5、资料扫描:将市场巡查记录和市场巡查预警书的资料输入微机,同时将市场巡查记录归入市场巡查档案,将市场巡查预警书归入企业经济户口。
6、总结工作:市场科要以两周为一周期对巡查工作进行分析,确定下一周期巡点,搞好总结分析>文秘站:
五、市场巡查违法的处理:
1、巡查中发现轻微的违法违规行为,可以实施预警警示。
2、巡查中发现情节较为严重的违法违规经营行为,构成立案的应立案查处。
一、在社会事务管理中形成了大量的与公民息息相关的涉民档案
调查发现,行政、事业、企业单位和社会组织在管理社会事务中产生大量的涉民档案,归纳有以下几类:
与公民身份相关的:如保存在妇幼保健中心的出生医学证明、出生证档案;保存在公安派出所的户籍档案;保存在民政部门的婚姻档案;保存在银行的公民信用档案;保存在一些奖励机构的荣誉档案等。
与公民教育相关的:如保存在相关教育机构的公民在幼儿园、小学、中学、大学等受教育期间形成的学籍档案;保存在培训机构的公民受培训的档案,包括农民工技能培训档案;保存在相关社会中介机构的技工等级和职称评定档案等。
与公民劳动就业相关的:如保存在企事业单位的劳动合同档案、企业职工档案;保存在劳动和社区管理机构的失业人员档案、再就业档案、退休人员档案等。
与公民生产资料相关的:如保存在乡镇政府等机构的土地(山林)承(延)包合同档案、土地流转合同档案、失地农民档案、库区移民档案;保存在农机管理机构的农业机械(补贴)档案;保存在工商管理部门的企业登记档案、个体工商户档案等。
与公民生活资料相关的:如保存在房产、国土管理部门的房地产权属档案、农村宅基地档案;保存在银行、公积金管理中心的房贷档案,保存在车辆管理机构的车辆登记档案;保存在物业管理机构的物业管理档案;保存在家电生产企业和居民的家电保险档案;保存在公证机构的公证档案等。
与公民社会保障相关的:如保存在劳动社会保障部门的社会保险档案、医保档案;保存在民政部门的城乡低保档案、伤残军人和优抚人员档案、农村养老保险档案、五保户供养档案;保存在卫生部门的新型农村合作医疗保险档案;保存在商业保险机构的养老、医疗等人寿保险档案;保存在房管部门的廉租住房档案、保障性住房档案等。
与公民生育医疗相关的:如保存在计生部门的计划生育档案、独生子女档案;保存在医院的病历档案;保存在卫生或社会中介机构的医疗事故鉴定档案;保存在体检等机构的居民健康档案等。
与公民特殊群体相关的:如农村和流动党员档案、干部档案、科技人才档案、义务兵退伍人员档案、社会救助档案、残疾人员档案、老年人档案、拆迁档案;劳教人员档案、诉讼档案等。
在调查过程中,许多事例让笔者真切地感受到:涉民档案因人而生,与百姓生老病死、生产生活息息相关,是维护民权、服务民生、改善民计的凭据和帮手,在为民解忧、破解难题,化解矛盾、调解纠纷,服务经济社会发展,构建和谐社会中具有独特的作用。
二、涉民档案建设中存在的问题
调查发现,近年来,池州市档案部门围绕市政府实施的22项民生工程,加强了低保档案、新型农村社会合作医疗档案、廉租房档案等建设,取得了一定成效,受到人民群众的广泛好评。但涉民档案及管理工作还存在很多问题,离人民群众对查阅档案需求相比还有不少差距。主要问题有:
在档案工作理念上:存在重物轻人,重事轻人,重典型人物轻普通人物等问题。涉民档案建设未成为档案工作主目标,为民提供档案服务大多还处在被动状况。
在涉民档案资源建设上:存在涉民档案形成的主体多而复杂,档案管理水平参差不齐。大量的涉民档案分散保存在形成单位,档案整理不规范,保管条件差,档案信息难以共享。档案馆难以为公民提供“一站式”查档服务。
在涉民档案服务利用上:由于涉民档案多是形成单位为查考工作而保存的,未明确对公民提供利用服务要求,因而很少对外提供查阅服务。公民在遇到急、难问题时,通过查档来解决的意识淡薄,即使想到查档,也不知去何单位找何人查档。
在涉民档案监督指导上:由于涉民档案多为专门档案,门类众多,档案部门未能及时出台相关行政规章和业务规范,对档案行政部门而言,监管涉民档案工作常常无章可循;对立档单位来说,存在建档责任主体不明,职责不清,工作随意性大等问题。
三、加强涉民档案建设中应处理好五个关系
深入贯彻落实科学发展观,必须进一步转变档案工作中“重物轻人,重事轻人,重典型人物轻普通人物”等不符合不适应科学发展的观念和认识,坚持以人为本,坚持人民群众的需要是档案工作的本源,更加关注人民群众,更加贴近人民群众,建立覆盖人民群众的档案资源体系、建立方便人民群众的档案利用体系,促进档案事业全面协调可持续发展,统筹兼顾,正确处理好涉民档案建设中的五个关系:
重点与一般:涉民档案门类众多,涉及面广,必须突出重点、抓主抓重,以点带面,推动一般。重点抓好与民生工作相关联的涉民档案,如社会保险档案、医保档案;重点抓好与保障和维护公民权益相关联的涉民档案,如劳动合同档案、土地(山林)承包合同档案;重点抓好与社会弱势群体相关联的涉民档案,如城乡低保档案、廉租房档案;重点抓好与社会热点焦点相关联的涉民档案,如拆迁档案、再就业档案。涉民档案大多形成保存在乡镇、社区和县(区)相关企事业单位,加强涉民档案工作,重点应在基层。要眼光向下,重心下沉,重点抓好基层档案工作,重点抓好基层综合档案室建设。
集中与分散:涉民档案大多属公共档案资源,将涉民档案资源整合,提前移交进馆,集中保存在县(区)、市级综合档案馆,实现档案资源利用的最大化、最优化是最理想的,但现实却不能做到。涉民档案建档的动因是形成单位为了查考工作,离开档案的支持,工作将无法开展。如社会保险档案,直接是劳动保障部门工作的凭证和支撑,它不能也无法向国家档案馆移交。涉民档案多为专门档案,其特点是专业性、动态性、现行性。如低保档案,每年随低保人员重新确定而有新的形成,将其移交进馆会造成信息过时失真或失去查档价值。即使能将涉民档案整合移交进馆,现实中的档案馆库容量也不允许,况且新的涉民档案时刻不断在形成。因而,必须处理好集中与分散的关系,以便利人民群众为原则,科学确定不同涉民档案的归属和流向。将查考时间长、价值高的部分涉民档案移交到国家档案馆保管,将动态性、现行性的涉民档案留在形成单位档案室保存。只有将各级国家档案馆的集中保管与数以万计的档案室分散保存紧密结合起来,才有可能建立起覆盖人民群众的档案资源体系。
指导与监督:涉民档案形成和保管单位既有国家行政事业单位,也有非公企业和社会组织,按档案所有权属性来说,有公共档案,也有非公档案。档案行政部门一般可通过引导和规范的形式指导立档单位做好涉民档案工作。但对关系到公民人身权和财产权或涉及社会公共利益的涉民档案,不论是公共档案还是非公档案,档案行政部门都应加强监督,重点监管。这是由档案行政部门维护公民合法权益的职责所系。如商业保险机构丢失保险档案就有可能损害投保公民的合法权益;医院的病历档案收集不完整,遇上鉴定医疗事故可能造成不公而损害患者的合法权益。因此,档案行政部门应制定相关行政规章,明确重点监管的涉民档案范围。