采购合同管理规范

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采购合同管理规范范文第1篇

关键词：采购合同；财务管理；规范；效益

中图分类号：F426.8 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）030-0000-02

采购管理，作为烟草日常管理工作中的一项重要内容，因为涉及资金支出，长期以来一直是一个敏感的领域，受到各方的高度关注。为了防止各类采购问题的发生，各级烟草公司对采购部门也提出了很多要求来规范采购管理行为。然而有些工程项目受环境、时间的影响非常大，如果因为采购的规范性问题影响了审批，延误了项目执行的良机，对整个项目将带来毁灭性的影响。所以如何在采购管理中寻找切入点，既能满足规范管理的要求，又能提高办事的效率，可以说是一个两难的命题。

合同，作为采购管理的重要载体，对处理规范和效益的矛盾有着非同一般的意义。采购的关系以合同的形式做出约定，采购的内容和双方的权利义务在合同中有明确的界定，采购的行为有了法律上的认定和保护，采购的风险就可以降到最低，审批程序上也不会出现较大的波折。本文正是从加强合同管理角度出发，从合同起草，审核，资金支付的手续等方面入手，加大财务人员介入程度和范围，发挥财务监督职能，降低企业资金风险，更好的实现企业管理规范与经济效益的统一。

一、采购合同管理中可能存在的问题

（一）财务人员接触合同不全面，有可能面临较高资金风险

在当前的采购管理模式下，年度采购项目经采购管理委员会审批通过后，由实施部门根据项目的要求和内容寻找相应供应商。整个采购过程中，部分企业的业务部门与财务人员缺少沟通，财务人员只是根据经办人员的提报进行相应的付款，与合同没有全面的接触或者接触有限。有可能出现合同签订后，项目未达到实际理想效果，但款项必须要按照合同条款进行支付或者支付的对象与合同签订方不一致的情况，使企业面临非常高的资金风险。

（二）资金筹划不及时，有可能影响项目工期和质量

对于某些特殊的合同项目，特别是工程项目，一般涉及的工期较长，金额较大。因有些单位合同管理意识淡薄，合同签订后没有及时交给财务部门监督执行，所以财务部门没有掌握项目的具体情况，有可能出现资金筹划不及时，款项支付拖延的情况，严重的可能影响项目的工期和质量。

（三）合同意愿不能真实表达，有可能影响企业相关方的判断

目前大多数的采购项目，很多合同文本为固定模式，缺少对细节的补充和描述。采购单位因为人员配备较少，业务能力欠缺，合同起草阶段没有进行深入的研究等影响，不能对合同条款实施有效的把握，缺少有针对性的修改意见，所以合同不能完整的表达采购方的意愿。对于根据经济业务内容，记录企业经营管理活动的财务人员来说，不能真实准确的反映企业的经营状况和实际处境，存在提供低质量财务信息的风险。对于需要通过查看企业财务报表进行决策的投资者和管理者来说，无疑会影响正确的判断。

由此可以看出，合同作为企业采购活动的载体应当与财务管理密切结合。经济合同的签订和执行，最终结果都要涉及财务部门，落实到资金的支付。所以，将财务管理纳入合同管理，加大财务人员的介入程度和范围，在一定程度上既能规范企业的成本支出，又能保证企业资金的合理使用，降低企业合同风险。

二、如何在采购合同管理中加强财务管理

（一）参与合同内容的审核，减少财务风险

合同内容是对双方权利义务的约束，一般涉及款项的支付，货物的交接等重要内容。在目前的合同管理中应加大财务人员对合同起草阶段的介入程度，增加对合同的了解，加强对对方资信的评估，加大合同的审核力度，凭借财务人员的专业知识减少可能存在的财务风险。在合同内容的起草中，财务人员需要关注的重点内容有：合同的标的是否符合企业的经济利益；双方是否有履行合同的能力；合同所涉及的经济数据是否计算准确等。

在合同起草完毕后，还需要增加财务人员对全部合同条款的复审，初步评估合同是否涵盖企业要处理的经济事项，是否能达到预期的目标等。

（二）参与合同履行过程中的管理，提前做好资金规划

履行与外单位的采购合同一般涉及到资金的支付和流动，对于一个重大的合同事项更有可能涉及大额资金的使用。按照烟草有关资金管理的相关规定，从资金的申请、使用、审批等方面均有严格的手m和流程。所以为了不影响合同的履行，财务部门需要对合同中有关资金的支付条件、支付时间等了然于心，才能有的放矢，提前打算，做好规划，筹措资金，为合同的履行做好准备。

（三）强化内部监督的同时，对重大资金项目可以引入外部中介机构

某些合同项目因为涉及专业内容，资金额度较高，仅靠企业内部的管理人员无法理解、审核合同的条款。支付合同款时也无法对项目是否达到合同的要求进行评估，所以会影响资金支付的效率，项目的进展。如果因为对项目不了解贸然支付资金，则有可能给企业带来资金风险。对于这些较大型、特殊的项目可以考虑申请相关外部中介机构的介入，明确机构的责任。从合同的签订，到项目的执行全过程跟进，落实好每一环节的监督管控，特别是涉及资金支付的环节，要与财务人员明确支付条件，明确第三方与财务人员的交接记录，做好沟通，尽可能减少资金支付风险，保护企业资金安全。

（四）做好合同的登备案，保存完整的经济业务信息

一份合同是对双方某种经济行为的约定和约束，如果合同签订后外部客观条件发生了变化，合同也需要进行相应的修改。对于涉及金额较大，项目执行期较长的采购合同，可以建立合同专属的项目台帐，根据项目资料及付款申请及时更新项目台帐，直至该项目顺利验收，最后一笔款项支付完成。财务人员的跟踪记录，是对财务核算的有益补充，许多细节的信息可以直接从台账上获取，特别是对于合同金额较大的项目，从台帐记录可以一目了然项目达到的阶段和相应的付款进度，省却了翻阅大量实物档案的辛苦。同时，项目台账的建立将整个经济业务信息保存连贯完整，形成一个全过程的闭环，对了解项目情况，评估项目效果将会直观有效。

（五）增强财务人员的主动参与意识和业务能力的培养

在目前合同管理模式下，财务人员介入合同管理的范围狭窄而且滞后。造成这种局面的原因主要有两方面。一方面是合同归口管理部门的原因，没有认识到财务管理在企业合同管理中的重要意义，担心财务人员的介入会影响业务的开展。另一方面则是财务人员自身主动参与意识不强，业务知识掌握不够，不能深入了解企业合同事务。所以从完善合同管理，加强财务监督的角度，需要提高财务人员的主动参与意识和业务能力的培养，特别是关于法律和风险能力的培养。当财务人员掌握足够丰富的业务知识，可以给合同管理部门提出建设性的合同意见时，合同管理部门才能重视财务人员的作用，才能真正促进企业合同管理的规范有效。

三、结束语

在采购合同管理中加强财务管理，出发点是为了规范烟草企业的采购管理，从管理中找到经济效益增长点，促进管理规范与效益增长的齐头并进。所以根据目前合同管理的现状，要加强合同管理，控制合同风险，最重要的切入点就是在合同起草和履行阶段，财务的及时介入，加深了解，全程跟进，建立一个对合同事项全过程的项目台账。

采购管理作为企业管理中的一项重要内容，合同管理作为采购管理的重要载体，任何时候都缺不了财务管理的影子，合同管理最终都要落实到资金支付环节。财务管理和合同管理的最终目的都是为了保护企业的合法利益不受侵害，降低企业经营过程中的风险系数，提高企业经营管理的综合效率。所以，要改变目前的合同管理现状，最主要的就是先解决目前财务人员对合同介入程度较低的问题。财务人员在介入前，也需要提高自身对合同的法律风险意识的培养，结合自身的专业知识增强对合同条款的理解、把控能力，为更好的融入合同管理打下基础。

参考文献：

[1]翟苡辰.财务管理要注意对经济合同的签订与执行的监督.经济研究导刊，2010，15：110+126.

采购合同管理规范范文第2篇

目前，施工企业物资管理体系建设还不够完善，存在很多弊端，致使物资管理效率较低，造成工程成本增加，施工进度没有保障，工程不能按时完工，容易发生工程质量、安全事故等严重后果。笔者认为目前施工企业物资管理存在如下问题：第一，部门之间缺乏协作，企业高管重视不够。对物资有效的管理，并非仅仅依靠物资管理部门就能做好的，需要各部门的协同配合，如工程技术部门、计划成本部门、财务核算部门等。此外，物资管理是企业管理的重要组成部分，企业高管应给予高度重视，因此，强化物资管理的现代化进程，挖掘其自身管理潜在效益是企业结构调整的必然选择。其不足表现为：一是物资计划制定不科学、合理，造成物资积压或不足；物资消耗定额对工程物资消耗总量没有实质的约束；物资部门在采购时无准确的数据可依，无法控制物资用量。二是各物资管理部门之间缺乏协作，沟通不足。有些项目无计划盲目采购，以满足施工为目的，项目结算时才发现物资超耗。三是物资付款不及时。不能及时支付采购物资货款，致使供货商拒绝供货或提供质量较差的物资的现象，给项目的正常施工以及工程质量造成很大的影响。第二，采购价格偏高。原因有：一是采购方式随意。物资采购方式主要有招标采购、询价采购以及零星采购。在采购前，没有对采购方式进行科学合理的论证，因采购方式的不当，使物资的采购成本增加。二是没有深入市场调研，致使采购部门对市场物资的供应管道、市场价格了解不够，轻信供方价格最低承诺。三是采购部门多向与之有关系的供货商采购物资或招标采购中投标单位多通过不正当手段中标，致使采购价格较高、采购质量没有保障。四是采购人员道德素质较低，存在收受贿赂或中饱私囊现象，导致采购价格较高。第三，施工企业重视采购物资价格，致使物资质量得不到保障。主要表现在：一是施工企业只注重标价，只要标价低就与投标单位签订采购合同，而对于物资质量、售后服务、投标单位信誉情况等重视程度不够，这样就造成了供货商为中标，而降低标价，待签订采购合同后便更改采购单价或是为降低自身成本而偷工减料，一方面增加了施工企业采购成本，另一方面造成了物资质量不能满足工程质量要求。二是施工企业采购人员为了享受低价采购物资的优惠，明知物资存在质量问题仍采购，造成采购物资的质量较差。第四，针对供货商的管理施工企业没有建立良好的管理机制，致使以下现象发生：一是供货商准入管理无序和盲目。供货商准入制度是物资采购制度的重要组成部分，目前我国施工企业供货商准入制度不完善，主要体现在供货商准入标准不明确；评价指标不全面。致使部分资质、信誉较差或产品质量不良的供货商获得准入资格。二是选择合作供货商时，缺乏科学的采购管理知识。往往凭传统方法或主观经验，缺乏先进的采购管理知识。三是缺乏对合作供货商的综合评价。目前，大多数施工企业主要是依据供货商的供货质量记录和供货商的质量管理体系状况对供货商进行评审，尽管在某些施工企业中也存在对供货商考察的环节，但却因供货商考察人员使其达不到实质性的效果。四是施工企业与供货商的关系不稳定。目前，尽管工程项目的周期较长，但很少有施工企业与供货商之间建立长期合作关系，他们之间多为临时合作关系或短期合作关系，彼此间均只考虑自身利益最大化，缺乏战略合作意识。选择价廉诚信供货商成为施工企业采购过程中的核心工作，同时也消耗了施工企业大量的时间和精力。第五，标准化现场管理缺失，表现为：一是物资验收不规范，不能及时发现物资质量问题。二是物资保管不善，造成物资积压、丢失、损坏现象发生。三是物资出入库手续不健全，致使施工企业不能有效地记录物资的收、发、存、退等经济业务。四是人员随意出入施工现场，材料不实行监控管理或监控力度不够，致使个别人趁机倒卖物料，给项目造成损失。五是施工人员技术等级偏低用料超耗，造成浪费。施工人员中大部分没有经过专业训练，技术水准较低，致使施工现场出现大量的废材，造成物资浪费现象严重。六是回收、节约意识薄弱。现场剩余物资或废旧物资没有及时回收、处理，有些周转材料也是如此，造成了很大的浪费。企业管理中节约意识薄弱，只重视完工产品的价值，对工程的质量、物资和人力投入的节约重视不足。第六，物资管理体制机制不能满足发展要求。体制机制设计缺乏前瞻性、科学性，没有从物流、供应链的角度去整合优化。物资部门的职责只是满足施工物资需要，没有把单纯的采购保管业务延伸到采购、仓储、配送、加工的全过程，供应工作的附加值没有体现。第七，物资管理方法和手段落后，没有采用和落实现代化管理方法。目前，施工企业多采用传统的粗放式管理，物资管理的各个环节没有形成系统的管理体系，各环节也没有制定科学的评价指标。现场物资库存不合理，一些项目物资库存不足，严重影响施工进度；一些项目库存物资积压严重，造成物资浪费现象严重。更有甚者，施工现场物资随意堆放或随意丢弃，废旧物资随处可见。这种粗放式管理已经严重影响了施工企业的效益。施工企业应摒弃传统的粗放式管理方式，将现代物资管理理念融入到物资管理中，采取现代物资管理方法，如ABC分类法、经济批量法、限额发料等，切实将物资管理规范化、制度化，以提高企业效益。

2施工企业物资管理的应对策略

针对以上施工企业中物资管理存在的问题，如何采取行之有效的应对策略对于施工企业降低工程成本、增加经济效益至关重要。第一，建立“计划—组织—控制—领导”框架的施工企业物资管理体系。依据物资使用计划、物资分类、物资采购方式、供货商管理、物资采购合同管理和物料管理流程，建立项目筹划实施—物资计划—物资采购—物资供货商管理—合同管理—物资进场—项目竣工的施工企业物资管理体系。在对整个管理体系进行详细规划的基础上，设计出适合施工企业实际的物资管理流程图，使物资管理流程更加直观、清晰，进一步规范施工企业物资管理体系，有效地降低施工企业物资成本，提高物资管理效率，第二，制定科学、合理的物资分类方法和物资采购方式。根据施工企业所需材料和在施工项目中所起作用，利用ABC方法等分类方法对施工所需物资进行分类，进一步对各类物资采购的招投标程序和规范流程进行细化。第三，制定科学的供货商选择评价方法。依据供应链管理中的有关理论观点，制定科学的供货商选择的评价方法和供货商数量确定方法，比如采购活动中引入TOPSIS评价方法，从而发现最优供货商，优化供货商选择机制。第四，加强物资采购合同管理，细化物资合同管理流程。科学有效的合同是保障施工企业合法利益的基础，根据《合同法》，分析施工企业物资采购的实际情况，从合同订立、合同变更或合同解除、合同履约、合同归档和监督检查等方面入手，制定切实可行的物资采购合同管理流程。第五，制定适合施工企业的物资管理手册。从施工企业实际的角度，结合项目实际情况，归纳整理，提炼出操作性强的施工企业物资管理手册，为企业物资管理标准化提供参考。

3结语

采购合同管理规范范文第3篇

关键词：施工企业；物资管理；控制

中图分类号：TU71文献标识码： A 文章编号：

施工企业物资管理水平直接影响到工程质量，提高工程质量，物资管理是不可或缺的重要环节。

GB/T50430规范即《工程建设施工企业质量管理规范》，是建设部为了加强工程建设施工企业的质量管理工作，规范施工企业施工过程管理而制定的标准，其目旨在通过推动全面实施GB/T50430规范，进一步强化和落实质量责任，提高企业自律和质量管理水平，促进施工企业质量管理的科学化、规范化和法制化，为社会提供优质建筑。50430规范对物资的询价、洽谈、采购与验收、耗用评价等各个环节，也明确提出了要求，对规范施工企业物资管理起到重要的指导作用，是全面提升施工企业物资管理水平的重要依据。在50430规范下完善物资管理，更好地适应规范的要求，对施工企业提出了新的要求。

一、以管理制度为基础，实现总体宏观控制

管理制度是物资管理行使监督、检查、协调及服务职能的依据和前提，它规定了物资管理的职责、方法及内容，以解决物资管理过程中“有章可循”的问题。目前施工企业一定程度上还存在物资管理制度不完善，相关制度执行力度偏低的问题。

50430规范明确要求施工企业应建立一套有效的管理制度，用于规范企业物资管理活动。按照这个要求，施工企业应建立物资分级管理制度，形成完善的物资管理体系，明确各级物资管理部门的职权，管理范围、层次和有关部门人员的职责，规范物资采购计划的制定，供应方选择评价，合同签订，采购产品验收现场管理和使用，不合格采购产品控制等活动，实现对物资管理总体宏观控制。

二、以物资计划为基础，进行目标指标控制

物资管理应以总计划为控制目标，以单元计划为控制指标。按照50430规范要求，施工企业应根据工程需要确定和配备项目所需的物资，按照管理制度的规定审批各类物资计划。

1、物资计划依据要准确。物资计划的依据是工程合同、设计文件、施工组织设计。编制人员应结合现场调查结果，按工程项目核算单元提报物资需用计划，并汇总集成物资总计划。

2、物资计划内容要具体。应明确种类、规格、型号、数量、交付期、质量要求、和环境、安全健康等要求。物资需用计划可分期分批提报，当物资需用计划发生变化时，应书面重新呈报计划，说明变更理由。各类计划要分类编号存放归档，妥善保管，以便查询。

3、物资计划审批要严格。编制物资计划时，要加强与相关部门联系，建立数据库，应严格履行审批手续，未经审批不得采购。

三、以动态管理为基础，实现对供应方有效管理

对供应方评价与选择是物资采购质量控制的关键环节。按照50430规范的要求，施工企业应对供应方的经营资格和信誉、质量、供货能力、价格、售后服务进行评价，建立合格供应方名录。

对供货厂家应重点评价企业资质证明、产品生产许可、产品鉴定证明、质量管理体系、生产能力等。对经销商的评价还要包括经营许可、产品质量证明、与该经销商的合作等。

由于物资需求的品种、规模、时间等不同，因此对供应方应实行分级控制和动态管理。对供应方供货质量水平及其稳定性、服务的及时性和满意度、履约情况、质量管理体系的变化情况、社会信誉的保持等进行定期审查与考核，寻求采购过程的改进机会，淘汰不符合要求的供应商，并保存相应的记录。

四、以合同管理为基础，有效规避法律风险

物资管理是围绕计划﹑采购、运输、存储、验收、使用各个环节的控制，这些环节都是通过合同连接的，没有有序的合同管理，就没有规范的物资管理。因此，对采购合同的拟定、审核、批准、签订及履约管理应明确职责和程序，严格执行，并保存相应的记录。

1、合同内容应当完备。合同内容应明确产品名称、商标、型号、生产厂家、订购数量、合同金额、供货时间及每次供应数量；质量要求的技术标准、质量负责的条件和期限；交货地点、方式；运输方式及费用；合理损耗及计算方法；包装标准、包装物的供应与回收；验收标准、方法及提出异议的期限；备品、配件工具数量及供应办法；结算方式及期限; 违约责任，现场服务，保修等内容。

2、合同评审应严格。合同评审要按照归口把关、分工负责的原则，各职能部门对合同技术性的合理性、经济的适用性和商务的适宜性负责，法律事务部对内容的合法性负责。

五、以流程管理为基础，加强过程控制

1、规范物资采购过程

目前，物资采购方面仍存流程不统一，权限不明确的问题。下属单位无序的自行采购，导致物资信息失真、总量统计不准确，既占用资金，也容易造成库存积压，批量采购难以实行，物资质量和价格难以控制。因此，物资采购过程中，应根据物资的重要性、需求量等信息建立物资分级管理目录，明确划分采购权限，制定相应的办法，建立合理的询价机制。对一些技术含量高，金额大的物资实行集中采购。

2、规范验收过程

对进场物资，应按照规定的职责权限和方式进行验收, 检验其规格、型号、数量和质量是否与采购合同要求，是否符合职业健康、安全与环保的有关要求。验证其合格证、质量证明文件是否齐全、有效，包装、标识、外观质量是否完好，需抽样检验的按相关要求的比例进行抽查。同时，验证人员应根据要求填写验证记录或报验记录，未经验收的物资不得投入使用。

对验收不合格的物资，可以拒收、加工使其合格后直接使用、经发包方及设计方同意改变用途使用，降级使用，限制适用范围，并记录处理结果。

3、规范现场管理

现场管理包括对物资的贮存与保管、标识、搬运及防护、领用和发放，良好的现场管理对于保证工程进度和提高工程质量有着重要的作用。

对物资贮存与保管，应提供适当的贮存环境和防护设施，进行合理摆放、隔离、检查、维护保养，防止产品损坏、变质、丢失、损耗和误用。并且通过适当的标识，防止相似而不同的材料相互混淆错用。

针对特殊物资的搬运，应明确搬运和防护的具体作业规定，包括作业人员、搬运设备、搬运方法、标识、步骤等，防止损坏、变质、变形。

物资的领用发放应严格收发、领退制度，形成完备的材料发放记录。

（1）遵循“先进先出，推陈储新”的出库原则。

（2）领用物资要有严格的手续和制度，确保发料通知、提料单、拨料单等凭证填写准确无误，印鉴齐全，无涂改现象。

（3）出库物资和单据、证据要向收料人当面点交清楚，办清手续，由收料人签字。

（4）遵守发料工作程序，提料发料准确及时，剩余的物资及时办理退料或结账下期继续使用，所有物资都要定期清查盘点，做到帐实相符。

（5）对影响工程质量、安全特性的建筑材料，应通过连续的唯一性标识记录实现可追溯性。

4、规范对发包方提供材料的管理

对发包方提供的材料应按照规定程序和标准进行合格性验收，验收的内容与自行采购物资的验收相同。验收和使用过程中发现问题时，应及时与发包方沟通，同时采取标识、隔离等措施，根据与发包方协商的结果进行处理，并建立专门的管理台账和验收记录。

采购合同管理规范范文第4篇

西方有句谚语，财富的一半是合同，合同在经济活动中扮演着重要角色。大数据时代下的经济活动具有种类繁多、数据量大等特点，这需要企业的管理者具备更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力，合同管理贯穿经济活动的整个流程，合同管理能力的高低则是管理者流程优化能力的重要体现。合同管理具有两个方面的作用。一是作为商务活动的集合，包括前期考察、调研、谈判、拟定文本、签订等环节；二是对经济活动的监督与控制，是企业风险控制的重要环节，包括对合同履行风险的控制，以及合同各环节的参与者的监督。利用标准化的管理方法进行企业合同管理，可以更为有效地避免签订对企业不利的合同、提高合同管理工作效率。

二、当前合同管理存在的主要问题

1．企业管理者对合同管理的重视程度不够。多数企业管理者重生产、重订单、轻管理，尤其对合同管理不够重视，有的企业没有相关的合同管理制度，有的企业没有专门负责合同管理的部门或管理人员，有的虽有相关合同管理制度及合同管理部门，但管理混乱或无序。企业管理者对合同管理工作的无视或不够重视，造成合同管理工作主题缺失或管理无序。

2．合同审核不严，缺乏风险控制机制。由于很多企业没有专门负责合同审核的法律事务部门或企业法律顾问，有些企业设立了法务部门，但企业法务部门的法律顾问和各有关人员在合同管理中的具体责任和权限的规定不够明确，不能充分或有效地发挥其作用。如在合同谈判和签订时把关不严、合同条款表达含糊、法律或合规性审核不够严格、合同履行监督不到位等问题，将会给企业经营带来潜在风险。

3．合同的管理和履行效率低下。企业缺乏高效、科学的合同管理制度及审核程序，合同的洽谈、起草、审核、签约、履行等环节无法紧密衔接，造成合同管理无序混乱，合同履行效率降低；合同履行过程中缺乏准确高效监督及反馈程序，对企业的生产经营活动产生消极影响。

4．缺乏标准化管理体系。没有制定涵盖合同起草、谈判、审核、签订、履行、监督的合同管理制度和统一的合同编码体系，使合同管理缺乏制度依据；没有按照一定的程序对履行合同条款的能力进行评审，对于企业常用业务合同进行文本格式化和通用条款优化等标准化工作没有开展。

三、合同管理标准化的必要性

合同管理也是一门科学，要尊重其内在的发展规律，在大数据时代下，合同管理亟待建立科学的标准体系，使企业合同管理标准实用可行。

1．推行合同管理标准化是经济和时展的客观要求。各种经济合同客观地反映着生产和流通的现实经济情况，它作为联系原材料采购、生产加工、流通消费各环节的纽带与桥梁，在保障生产生活、经济发展顺利进行，提升企业经营管理水平，促进经济发展方面，发挥了非常重要的作用。随着经济管理体制改革的进行，混合所有制和大数据引领经济发展新时代的到来，企业改革和发展活力不断增强，各经济体之间的联系愈加活跃，经济合同的数量也随之增加，构成了大数据时代经济活动的重要组成元素，社会经济和时代的发展，就客观地向我们提出了合同管理标准化的问题。

2．合同管理的现状是推行合同管理标准化的潜在动力。由于非标准化合同管理带来诸多问题，给经济合同的审核、履行、监督等环节带来很大困难与不便。要做到提升经济合同的履约率，减少合同纠纷，减少合同管理方面所投入的人力、物力，必须实施合同管理的标准化，大力推行合同管理制度化、编码体系的标准化、内容条款规范化，以及合同文本格式统一化。

3．合同管理标准化是降低合同管理沟通成本和提升工作效率的重要手段。通过合同管理的标准化，可把合同管理的各项业务活动内容、业务间的衔接关系、各自承担的责任、工作程序等用标准的形式加以明确，这样可以使合同管理工作规范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。

四、合同管理标准体系的模式

企业合同管理纷繁复杂，在大体上可将标准体系划分为管理和操作两个层面：

1．管理层次包括《合同分类编码体系》、《合同审核管理标准》、《销售（采购）合同管理标准》、《特殊合同类管理标准》等标准，这些管理标准分别对合同分类编码及各类型的合同在拟定、审核、签订及履行全过程中的管理部门及其职责、管理方式及程序等做出明确规定。

2．操作层次包括《合同格式文本标准》、《合同要约推荐标准》等标准，格式文本是企业结合自身业务特点，一般在积累总结经济活动实践经验的基础上逐步形成完善的，完备成熟的格式文本不仅可保护自身合法权益，还能大大提高工作效率。

五、合同管理标准化的具体措施

1．合同管理制度的动态化。制度是基础，没有制度，任何管理工作都是无本之木、无源之水，合同管理工作亦是如此。任何企业都要建立健全适合于自身的的合同管理制度。首先要看有没有合同管理制度，其次要看合同管理流程有没有严格按照合同管理制度执行，最后要看现有的制度是否适应目前的企业合同管理，若不适应，则要对制度进行修改，将合同管理制度纳入动态化管理，合同管理制度要随着合同管理工作的发展、管理范围和形势的变化而改进，不能一劳永逸，更不能让制度成为制约合同管理工作的瓶颈。

2．合同编码体系的清晰化。一个企业的合同的编码体系一般包括合同承办部门的代码、合同签订日期、合同序号、合同分类等，在合同编码体系中，合同承办部门代码和合同分类较为重要，一个能够清晰地表达了合同承办的主体，一个能够清晰地反映合同的类型，合同承办部门代码一般以部门英文缩写或部门在企业的习惯性代号作为编码，合同分类一般按照合同的经济性质分为销售合同、采购合同、技术合同、担保合同等，合同分类看似简单，但直接关系到合同处理的方法，如果处理不好，会为以后的合同管理流程带来很多不便。

3．合同审核流程的层次化。企业的合同管理要有一个明确的合同审核流程，审核流程要分类制定，各审核人员要责权清晰，层次分明，将一般合同、重大合同、特殊合同审核和签订的权限具体化，由于合同履行和监管也大多是由合同审核的参与人负责，通过完善合同审核流程，将合同审核流程层次化，进而明确各层次在合同管理中的权限与职责。

4．合同档案管理的日常化。合同管理中的档案管理工作极为重要，它是一个与合同管理相关数据的归集、整理的过程，在大数据时代，合同数据更加复杂，应当更加重视合同档案管理工作。合同承办人或者合同管理人员要按照合同管理的相关规定主动收集合同相关数据，包括合同签订前的项目审批文件、考察、咨询、谈判会议记录、法律及合规性审核等材料，合同履行过程中的标的物签收、核验、合同变更等材料，合同履行后的经济效果评价、合同总结等材料，形成完备的合同管理档案。合同档案要纳入常态化管理，做到合同管理数据随产生、随收集，做到洽商记录不过夜、合同备案和审核意见表填制不过夜。

5．合同管理相关岗位的互控化。合同管理相关岗位的工作是一个互相衔接、联动的体系，每个岗位虽然分工不同，但对其他岗位都有纠错、互控的责任和义务，这样才能相互促进，提升合同管理的水平。

6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法为前提，尤其是格式化合同涵盖了法律规定的主要条款，在客观上起到了法制宣传的作用，提高合同参与者的法律意识和履行合同的自觉性，加强合同文本格式化的普及，也可大大减少经济合同纠纷。

7．合同管理的信息化。在大数据时代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促进合同管理标准化的重要保障，要应用现代化信息手段加强合同管理工作，开发适用企业自身的合同管理软件系统，加强合同处理流程的信息化，不断提升合同管理的信息化水平。

六、结束语

采购合同管理规范范文第5篇

1评估采购绩效结果分析

采购绩效管理体系架构中综合评价表是衡量食品药品检验机构仪器设备采购绩效指标综合评价表，其采用平衡记分卡方法，从4个维度进行分析，组织由财务、采购、仪器使用以及审计部门，专家、供应商及采购主管等人员参加的定期采购绩效评估活动，选择并评估采购与供应关系管理中KPI在食品药品检验机构仪器设备的采购管理中的实操情况，详实记录并写出总体评价与改进建议[10]。食品药品检验机构仪器设备采购绩效指标综合评价表中涵盖下列诸方面内容：采购计划完成率、成套采购完成率、采购质量合格率、采购价格差异率、采购数量相符率、采购数量入库率、降低采购成本率、预算费用控制率、故障停概率、维修返修率、及时供应率、采购方式合规率、采购合同与招投标文件符合率、实际供货与合同内容不符率、实际付款金额与合同签订符合性、新供应商开发数、用户抱怨投诉率、性能验证不合格率、“4Q”认证不正常率、单一来源采购成本合理性、固定资产与采购帐目符合率、信息化管理效果、档案内容详实率、组织结构合理性、售后服务到位率、人员培训完成率、合同与资金使用审计、采购客户满意率以及廉政建设满意率等评估或考核指标[11]。

2仪器设备运行管理督查

采购绩效管理体系构件中运行检查表是食品药品检验机构仪器设备运行管理监督检查表。依据校准和检测实验室能力认可准则(CNAS-CL01：2006)中5.5.1～5.6.3条款和世界卫生组织药品质量控制实验室管理规范(WHOGPCL)中12.1～13.2条款的设备和量值溯源有关技术要求，应建立仪器设备运行管理监督检查工作方案，形成长效检查制度。该方案经过在部分药检机构近3年的推广使用实践证明，方案设计先进、科学、实用及有效，但在检查中也发现了一些问题和不足，现场提出改进建议，完善了管理程序，弥补管理中的疏漏，为通过国际认证和CNAS认可起到了积极的作用，目前经过定期的检查，仪器设备的管理水平得到较大程度的改善和提高。食品药品检验机构仪器设备运行管理监督检查表中所列检查内容主要包括：①内务，仪器设备的清洁和摆放的合理性；②标识，仪器设备是否有资产标识、状态标识，标识内容是否填写完整和规范、粘贴位置是否符合要求、状态标识是否在有效期内等；③档案，仪器设备档案目录登记是否规范，卷内目录与盒内资料是否相符，仪器设备购置资料是否齐全，仪器设备安装验收资料是否齐全，仪器设备使用运行资料是否齐全，档案资料是否按规定时间归档，有档案借阅记录、使用记录、维修记录、专业保养记录、日常保养记录、性能验证资料及计量结果确认等资料；④计量，是否按年度计量计划按时实施仪器设备外检和自检，是否有仪器自检规程和有统一格式的自检记录，自检工作使用的计量标准器是否溯源，仪器设备的期间核查是否按年度计划实施，是否填写全院统一格式的核查记录，是否有期间核查SOP，期间核查所用标准物质是否为有证标准物质，无证标准物质的量值能否溯源，使用的标准物质是否在效期内，使用的标准器是否经过法定资质机构检定和(或)校准，是否在有效期内；⑤记录，是否按要求摆放两本一夹，使用记录是否按要求填写，是否有维修维护记录、计量记录等。检查监督的宗旨是检查中发现问题，如发现经计量后的仪器软件未依据校准结果及时修正，温、湿度超限对检测结果影响大的放置仪器房间无温、湿度监测记录，使用过期版本期间核查记录，使用年限长，使用频繁且出具重要的检测报告的仪器期间核查间隔时间过长，带来不准确检测数据的高风险等问题，现场提出改进建议，弥补了管理中的疏漏，完善了程序，提高了管理水平[12]。

3供应商选择与评估

采购绩效管理体系架构中供应商评估表是食品药品检验机构仪器设备采购绩效KPI单项指标供应商选择与评估工作量化表。依据国际、国内相关要求，选择符合合适的价格(RP)、合适的质量(RQ)、合适的数量(RQ)、合适的地点(RP)及合适的时间(RT)“5R”的供应商使用。有效测量供应商绩效至少包括：供应商的能力和绩效测量、明确的标准或指标(如测量供应商质量是否达到ISO9000、ISO14000等标准要求)、建立较全面的质量管理体系、通过长时间的考核和量化指标来展示其未来发展优势以及考核的结果与过去的绩效进行比对等内容。同时，制定供应商选择与评估工作方案也应依据供应商绩效测量的7CS标准，即资格、能力、承诺、控制、现金、成本及一致性等。依据相关评估要求与标准，针对工作实际制订供应商量化评估表[13]。供应商评估表(初审)中包括评审的内容、标准，应得分、得分等项目。评审内容涉及下述内容。(1)企业综合实力。包括注册资金、开户行提供的资信证明、同类设备或服务相关业绩、投诉、诉讼及法律纠纷情况等。(2)经营管理方面。包括公司经营管理理念、发展规划及改进计划、用户定单管理及信息安全性、技术服务保证体系及管理措施等。(3)品质管理方面。具备公司质量保证体系，组织机构管理明确、建立质量控制管理保障体系、严格把关供应产品质量，应有品质验证实施方式及系统，做到品质控制及追溯，竭力确保用户零投诉等。(4)技术服务能力及管理。包括应建立销售管理系统、仓储管理及安全管理，建立售后服务管理体系等。(5)业绩管理。包括制度状况、组织程序和经营状况，创新及用户满意度等。供应商跟踪评价表(复审)中涉及供货和安装周期、设备或服务运营状况、备件充足率及响应、提供的服务质量、投诉和诉讼情况等内容。依据仪器设备硬件保障质量和水平在食品药品检验机构检验中的重要性，针对食品药品检验机构仪器设备采购和管理现状，建议应加强新供应商的筛选，包括与国际厂商、一级供应商直接交流合作，减少中间环节，必将获得更好质量的产品和节约大量的资金。

4采购合同签订与实施情况评估

采购绩效管理体系架构中合同评审表是食品药品检验机构仪器设备采购绩效KPI单项指标采购合同管理评估指标表。为了提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购单位的合法权益，促进廉政建设，采购主管或合同审核人应依据相关政策法规、合同缔约和相关技术标准要求，认真审查招标采购合同。合同评审表的制定依据是中华人民共和国政府采购法和中华人民共和国招标投标法，考核指标和评估内容包括下述内容。(1)招标阶段。①供应商、生产厂商或招标公司是否有在仪器设备招标采购中为了追求利润，采取制造主体合法、真实的假相，在投标时虚假应标的行为；②供应商、生产厂商或招标公司招标的仪器设备是否有满足不了客户技术指标要求，有圈标串标行为；③供应商、生产厂商或招标公司是否有擅自删除和更改某些性能指标、降低技术参数以次充好；④减少仪器配置和附件数量；⑤减少质量保证时间或降低售后服务质量等行为。(2)签订阶段。①专业人员审核技术规格偏离表，是否出现与招标文件要求不符合的条款、性能指标、技术参数、配件备件和售后服务等是否与投标文件一致；②合同是否按程序签订等。(3)执行阶段。①验收中生产厂商或供应商是否按合同条款仪器品名、规格型号、技术参数、性能指标、备件和配件等条款提供全新的仪器设备或配件；②生产厂商或供应商是否按合同时间和地点条款要求送达；③安装过程是否按合同条款和安装技术程序操作；④生产厂商是否按合同条款进行运行测试，运行结果是否达标；⑤生产厂商是否按合同条款要求测试项目完成性能验证；⑥结果是否符合相关要求等。(4)售后服务。①生产厂商或经销商是否按合同签订时间按时培训；②生产厂商或经销商是否按合同签订地点包括境外和人员数量进行培训；③生产厂商或经销商把产品或服务销售给消费者之后，按合同条款为消费者提供的一系列服务，包括在质量保证期内的免费维护和保养等；④生产厂商或经销商是否按合同要求对仪器进行包装和运输等。(5)维护维修。①在质量保证期后签订的维护维修合同的执行率；②审核维护维修项目；③记录统计仪器的返修率等。(6)付款阶段。①生产厂商或经销商是否按合同条款金额准时交付履约保证金；②使用单位财务是否按合同金额准时付款及返履约保证金；③使用单位财务账目与实物是否相符合等。考评人员写出总体评价并提出改进建议。

5仪器设备验证效果评价

采购绩效管理体系架构中“4Q”结果表是食品药品检验机构仪器设备采购绩效KPI单项指标“4Q”效果考核表。根据国际通行规定，要对仪器设备进行“4Q”认证。“4Q”结果表中主要指标和考核内容包括下述内容。(1)采购前期。在采购目标产品时尤其单一来源采购，应对图纸设计、仪器设备功能进行核实、确认以满足客户的技术需求。(2)合同阶段。①核查“4Q”相关技术指标和要求是否在合同中体现；②验收和安装阶段，安装场地、温湿度要求、排风、排水及电源等是否符合试验要求，安装过程是否按合同条款和安装技术程序操作；③生产厂商是否按合同条款或确认的操作规范进行运行测试，运行记录结果是否达标并满足相关药典的实验要求；④生产厂商是否按合同条款要求测试项目完成性能验证，结果是否符合相关要求等。(3)运行阶段。①运行全过程是否满足图纸设计标准和要求，出现状况进行维修后应满足要求；②移机再次安装时应完全按照首次安装程序和要求进行；③设备运行全过程中应严格按照仪器操作SOP进行；④须周期进行性能测试。仪器设备移机再次安装或主要部件维修后至少要完成主要项目的测试，性能测试结果应满足相关要求等，考评人员写出总体评价并提出改进建议[14]。

6仪器设备采购绩效管理体系结果评价

食品药品检验机构仪器设备采购绩效评估体系的构件，不仅能够优化核心业务流程，提高工作效率和质量，还能够促进创新，使管理思想、管理方式及管理实践达到新的高度，全面提升仪器设备采购水平，推动采购管理工作尽早达到国际化水准。构建仪器设备采购绩效评估方式和先进的评估方法，要将单项评估和整体评估结合起来，把日常监测和定期评估结合起来；将采购前、采购中及采购后评估结合起来；采购部门、使用部门和有关专家的评估结合起来；将定性和定量的评估结合起来；评估指标及评估主体明确，评估方法科学实用，评估人员全面有代表性，评估程序严谨公正，评估结果有效。同时，仪器设备采购绩效评估体系经过实践对其完整性、可行性及创造的效益进行评估，针对仪器设备采购绩效评估体系，包括绩效指标体系、绩效评估过程、绩效评估结果应用以及制定战略参考价值等进行全过程、全视角审视。

7结语