财务档案管理制度
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财务档案管理制度范文第1篇
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）02-00-01
一、前言
当前，我国的医疗卫生行业竞争日益激烈，加之医疗体系的改革与优化，使得医院需要进一步提高自身管理工作、财务工作的有效性，增强自身参与市场竞争的核心竞争力，拓展自身生存与发展空间，这样才能为我国医疗卫生事业的完善与进步起到推动作用。而医院管理与财务工作的主要参考依据又来自医院档案，再进一步来讲，医院财务档案管理又是整个医院档案管理工作中的重中之重，也就是说医院的财务档案对其自身的管理、运营来说至关重要，其财务档案的完整性、准确性、真实性，对医院的未来发展决策起着举重轻重的作用。
二、加快电子档案信息化建设
随着先进的计算机网络技术的飞速发展，医院的财务档案管理的电子化、信息化和现代化是大势所趋。在这种形势下，医院在财务档案的管理工作中必须充分运用现代化的高科技术成果以及先进的管理手段，最大限度地提升财务档案管理工作的效率。
电子财务档案是一种具备较强的保存价值的、可以由计算机系统来进行处理并存储的材料。在产生电子财务档案之后，必须对其加以整理。传统的档案整理工作仅仅是整理纸质的卷宗，而电子财务档案的整理对象是以各种类型介质存在的文件。因此，要高效率地整理电子财务档案，就必须对于所接收到的电子文件进行科学合理地分类，并且合理有序地设计目录，同时形成适当的备份文件，从而为将来的电子财务档案检索工作打下坚实的基础。在进行电子财务档案的整理的过程中，也必须遵守档案管理工作的相关规定，同时根据电子财务档案自身的特征以及医院的具体状况来建立一套合理的电子财务档案管理体系，确保可以从制度方面来更加科学有效地规范电子财务档案的管理工作。与此同时，电子财务档案管理制度一定要真正地反映到电子财务档案的制作、归档、使用和鉴定等一系列的过程中。在制定相应制度的同时，也必须明确不同的工作环节的责任人，采取责任人制度。对于不同的工作环节的流程，必须结合医院的具体财务流程来制定，确保有较强的针对性。
三、健全档案库房建设
医院必须投入一定的资金，改善其财务档案保管保护的硬性条件。根据医院档案管理的有关规定，可以建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，安装铁质的档案柜，库房面积每千卷为二十到二十五平方米，在库房内必须安装空调、去湿、灭火等一系列的设施，对于库房设施，必须确保实现“十防”，也就是说，防潮、防虫、防鼠、防震、防有害气体、防光、防盗、防尘、防火、防高温。与此同时，必须实现“三室分开”，也就是说，将库房、阅档室、办公室三室分开。另外，档案室必须适当地安装计算机、复印机、照相机、扫描仪、刻录机等一系列的硬件设施，以便保证档案保管保护设备达到特定的要求，切实确保档案管理工作的科学有序地进行。
四、提升医院财务档案管理人员的业务素质
医院必须高度重视财务档案管理人员的综合素质的提升，从而为医院财务档案管理工作奠定坚实的人力资源基础。可以借助于职业培训，来实现医院财务档案管理工作的水平。另外，应该引进一批具备较强的专业技术水平的财务档案管理专业人才，形成一个具备较强的综合业务素质的财务档案管理工作者队伍。与此同时，也必须采取聘任合同制，以便确保能够选拔出优质的财务档案管理工作人员来参与到相关的工作中来，切实提升医院财务档案管理工作的效率。另外，医院财务档案管理层人员也必须加强对于财务档案管理的宣传教育工作，切实最大限度地提升职工对财务档案管理工作的重视程度。
五、建立健全医院财务档案的管理制度体系
良好的财务档案管理制度体系对于医院财务档案的开发和利用发挥着不可替代的作用。具体来说，制定出的规章制度必须真正具备较强的科学性与合理性，一定要符合医院财务档案管理工作的具体情况，以便符合医院对档案管理工作的要求。与此同时，医院财务档案管理制度一定要做到简明、实用。对于具体的财务档案的管理制度，必须细化，保证其具有较强的可操作性，从而切实保证医院财务档案的管理制度的规范和指导作用能够得到最大限度地体现。此外，医院财务档案管理制度也必须具备双向约束的作用，既能够约束管理层人员的各种各样的行为，又能够约束职工的各种各样的工作行为，避免医院财务档案管理风险的出现。为了确保医院财务档案管理制度的真正落实，也必须做到奖惩分明，一旦发现违反制度的行为，必须予以严惩，从而切实维护好制度的权威。具体来说，必须严格将各项制度落实到实处，做到从收集、整理、立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁、档案奖惩处罚等等一系列的过程都必须做到有制度的约束，保证档案资料的收集、整理、归档、档案安全存放、科学利用、严守机密等都具有制度的保障，从而确保档案管理工作更加规范化、制度化和标准化。
六、提升医院财务档案管理使用的效率
进行医院财务档案的开发和利用的根本目的就是为了提升医院财务档案管理使用的效率，这就要求全面实现医院财务档案管理的信息化，从而确保能够最大限度地利用所必须的档案资源。对于医院之前所产生的纸质档案都实现数字化转换，将其整体录入到数据库之后，就能够最大限度地减轻医院财务档案管理工作人员的工作强度和工作压力，并能够在一定程度上增加财务档案信息的完整性。另外，也能够通过远程公共目录查询、光盘远程检索服务来更加方便、快捷地做好医院财务档案管理工作，并且能够通过电子邮件来实现对于财务档案信息的咨询服务。由此看来，借助于信息化的医院财务档案管理方式，能够将医院财务档案管理从静态管理转变成为动态管理，能够更加科学有效地整合相关的人力和财力资源，从而最大限度地提升医院财务档案管理的质量和效率。
参考文献：
财务档案管理制度范文第2篇
关键词：财务档案管理；财务管理；企事业单位
中图分类号：F253文献标识码： A
一、现阶段财务档案管理工作的基本状况
随着经济社会和信息技术的发展，档案管理工作在我国各个行业也迅速发展起来，各个社会机构也对档案的管理更加重视。诸如档案室或史志室等档案保存和管理部门也逐步被加大投入力度。而在传统保存和管理的基础上，信息技术和网络管理等高科技方式在本工作中的逐渐成熟也为单位档案保存管理和利用效率的提高做出了极大的贡献。但是在实际情况中，财务档案的管理始终是一个受重视不足的工作。除了一些重视文化存留与延续的大型企业会对财务档案管理进行专人专地的管理和研究之外，大部分社会机构对于财务档案的重视和正确认识都是不足的。这就导致本单位的财务管理档案的归档、鉴定和利用不及时，对于本单位的经济活动的记录来说是一种严重的资源浪费。
二、财务档案管理方存在各方面的问题
1、财务档案管理意识淡薄
财务档案工作是保存历史、服务现实，承上启下的一项重要工作，但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下，对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够，存在应付思想。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。
2、财务档案没有专人负责
除一些大型企业设有专门的财务档案管理人员外，大部分企业机构缺乏对财务档案的重视和正确认识，对于财务档案的管理责任不明晰，该归档案部门管理还是财务部门管理不明确，出现了乱堆乱放的现象。归财务部门存放的，年久丢失损坏的较多；归档案部门存放的，分类不明确，没有按会计流程编号，查找费时费力。
3、会计档案内容不全、不规范
应归档的会计档案不但包括各种凭证、账簿、报表，还应包括纳税申报表及税务的其他材料，各种票据的领用使用登记簿，财务人员移交清单及交接登记簿，会计电算化磁盘拷贝及光盘，各种经济合同、资产评估报告，借款合同及抵押合同，验资报告、审计报告及各种内部审计报告等。而大部分单位只将凭证账表等归档，对于一些重要的应永久性保存的合同却不整理，以致多年后查无实据。
4、档案室的设施不完善
有的企业没有设专门的档案室，有的企业将财务档案与其他档案混放同柜，还有一些企业档案室条件差，以致有些档案潮湿、污损，也没有配备一些专用设备，国家规定的《档案法》中的防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。
5、管理制度不健全
多数财务档案管理部门没有系统的规章制度，日常工作无章可循，基本上凭经验办事，可随便借阅，有些档案保管期限不明确。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。
三、提高财务档案管理水平的措施
1、加强财务档案管理组织建设
1.1单位应高度重视财务档案管理工作，并把财务档案管理纳入单位组织架构体系，并配备主要领导主抓并负责财务档案管理的领导工作。
1.2根据单位的实际情况，配备专（兼）职人员负责处理日常的财务档案文件的接收采集、整理分类、建档归档工作，并做好财务档案的日常管理、调阅服务和登记备案工作。
1.3提高档案管理人员的素质，是提高财务档案管理水平和质量的组织保证，财务档案管理队伍人员的素质能力构成要与财务档案管理工作的要求相适应，并保持人员队伍构成的相对稳定。
1.4单位应适时的组织相关工作人员的财务档案管理方面的后续教育，多途径、多形式的参加各种专业学习与培训活动，以不断的更新和提高工作人员专业素质与能力，适应和跟上时展的步伐。
2、强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力
良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到企业财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用，才能体现出制度规范对财务管理工作及企业经营管理的价值。要想真正将财务档案管理制度落到实处，在工作当中应该注意以下几点：第一，加强财务档案管理制度的执行监督，一方面针对教育培训的实施情况，企业应该要求财务负责人会同相关管理部门对参与培训的相关管理人员进行严格的考核，另一方面，应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。第二，将财务档案管理纳入到绩效考核当中，企业在绩效考核当中，应该将财务档案管理作为绩效考核的重要内容，除了对相关管理人员的工作作出评价和奖惩之外，将考核的结果与管理人员的薪资待遇挂钩。第三，企业负责人应该带头执行财务档案管理制度，树立良好的榜样，用自身的行为去影响其他的人严格遵守财务档案管理规定。
3、实现财务档案管理部门的专业技术水平与能力提升
企事业单位的档案管理人员应当适时开展专业技能与综合素质方面的培训与指导，目的是为了促进财务档案管理工作的效率提升。在进行培训的过程中，应当形成奖励机制，对从事该项工作业务能力突出和综合素质较高的员工进行奖励，激发员工的工作热情。相应的监督管理的开展能够提高其档案管理工作的合理性，尽量减少疏忽，提高财务档案管理水平，提高档案的可利用价值。
4、搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据
档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化，必须向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档资料及时录入电脑。
5、加强财务档案管理信息化建设，提高现代化管理水平
在当今，信息化成为推动社会进步、促进社会生产力高速发展的驱动力之一。以电子计算机技术、网络通讯技术为基础平台的电子商务、电子政务、无纸化办公等信息化管理建设在社会的各个领域迅猛展开，并对人们的工作、学习和生活行为方式日益产生重大的变革与深远的影响，并业已产生出巨大的社会效益和经济效益。
财务档案管理信息化是现代信息管理系统的重要子系统，也是衡量一个单位管理水平的重要标志之一。我们不要把财务档案管理信息化建设简单地看做是经济资源的投入与负担，财务档案也是经济主体的重要资源之一，以史为鉴、把握未来，可以为单位重大的决策提供有价值参考和依据，具有很大的社会价值和经济价值。充分挖掘和合理使用各种档案资源，同样能够产生出可观的效益。
6、财务档案管理由专人负责
对于一些小型企业可由一名财务人员专或兼职财务档案的管理工作，但出纳人员不得兼任此项工作。由财务人员做这项工作，能很好的把握财务档案工作中的细节，能按会计工作流程序时地将会计档案整理成册，不易造成编号混乱，利于查找。如企业档案不是很多，也可由财务人员将财务档案整理归档后，统一交由档案室分别归柜存放。
负责财务档案整理的人员除了熟悉财务的处理流程外，还应学习档案管理知识，参加上一些档案部门组织的业务培训，这样才能不断提高自身水平，将财务档案管理工作做得更好。
7、加强硬件设施建设
不断加大财务档案管理硬件投入，配备了专门的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机、切纸机等专用设备，原则上应有专门的财务档案室，如企业规模小可统一归入一个档案室，档案室应由专人管理，外人不得入内，档案室内应通风好，保持干燥整洁，这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础，为提高财务档案管理水平的提高提供保障。
结束语
财务管理工作中充分加强档案管理工作的力度，不断提升财务档案管理水平是当今社会经济环境中企事业单位得以发展的内在保障。企事业单位的发展离不开相应的经济支持，资金环节的畅通和相关数据会计资料真实、完整对企事业单位的管理有效具有重要意义。因此，规范财务档案管理，能有效提升财务管理水平，实现企事业单位的管理效能，实现经济效益提升。
参考文献
财务档案管理制度范文第3篇
首先，要建立一套安全有效的会计档案管理制度与财务管理适应，如操作管理制度、数据管理制度、机房管理制度等，这些管理制度同样也是构成单位内部控制体系的重要组成部分。网络安全是会计档案的生命线，可以通过权限管理、加强密码设置、安装正版防毒工具等有效措施，使系统内部的数据得到安全保护。其次，对会计档案资料实行电子文件与纸质文件共同管理的制度，将两者同步归档，既对纸质文件照常整理归档，又对电子文件中的相应的会计信息数据录入存档，起到资源共享，共同互补的作用。最后，建立严格的会计档案使用权限管理制度，既要防止内部人员对外泄密，也要防止外部人员向内窃取。
（二）从基础做起，加强日常会计档案管理工作。
会计档案因存储量大，可以通过计算机硬盘或刻录光盘等将会计数据储存。但电子的会计档案资料易复制、易更改。而纸质的会计档案数据，字迹容易鉴定，有直观可视性，这就决定了信息化会计档案管理的要求远比纸质会计档案要提升许多。同时，会计档案有别于其他文书类档案，具有法律凭证的性质，是单位整个经济活动的全部真实记录。因此，会计档案的完整性尤为重要。首先，对电子设备和防病毒软件时时进行更新与维护。随着信息网络技术的不断更新与进步，计算机网络病毒的攻击力也越来越强，使得会计信息的重要数据容易被破坏。其次，定期对会计电子档案进行备份。建议对数据进行双重备份，并存放在不同的地点，以防止意外灾害给整个财务信息化系统造成无法挽回的后果。最后，注意电子档案的存放方式。由于会计电子档案对周围环境要求苛刻，采用磁性介质保存的会计档案要防水、防火、防尘、防磁，这就体现了电子档案管理的脆弱性。如果存放不当，就有可能造成会计档案信息的销磁或者数据的丢失，所以应远离磁场，严密保管。
（三）注重综合型人才的培养。
财务档案管理制度范文第4篇
高校会计档案是在高校从事教学、科研、行政管理和培训等其他会计核算活动中形成的、记录和反映高校经济业务事项的原始发票、合同等具有保存价值的各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。根据新的《会计档案管理办法》，会计档案主要包括纸制档案和电子档案两种形式。
1 新旧《会计档案管理》办法的对比分析
1.1 总体情况对比
新《会计档案管理》办法共31条，在原来的基础上增加了十条，主要做了以下几方面的修订：首先，新办法进一步完善了会计档案的定义和范围，明确了电子档案也是会计档案的一部分；其次，增加并明确了对电子档案的管理要求；此外，新办法还完善了会计档案的销毁程序、明确了会计档案出境的管理要求、调整了会计档案的定期保管期限，延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。
1.2 管理要求对比
新办法从会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面增加了对电子档案的管理规定。明确了电子档案在满足一定条件时，单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，进一步肯定了电子档案的有效性和可替代性；电子会计档案移交时，应与其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定，对于特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交；电子会计档案销毁时，由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
1.3 管理期限对比
为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，新办法明确了会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。新办法明确了对于需要定期保管的企业和其他组织的会计档案中，原始凭证、记账凭证等保管期限为30年，银行对账单等保管期限为10年。
2 当前高等学校会计档案管理存在的问题
2.1 会计档案管理制度不健全
高校缺乏学校内部的具体的会计档案管理制度，目前高校财务管理基本已实现会计电算化管理，但是却没有相应的电子会计档案管理办法，没有根据自己的实际情况将会计电算化产生的程序文件和数据库等电子资料纳入学校会计档案管理办法中，还只是停留在按照旧办法仅对会计的纸制版材料进行收集、整理、归档和保管等。
2.2 高校会计档案管理人员的知识与经验
高校会计档案管理人员缺乏专业的档案管理知识与经验，对会计档案人员及设施投入不足。目前，大部分高校的会计档案管理人员大都是会计人员兼任，会计档案只停留在对纸制档案的保管，不具备电子会计档案管理的专用?O备。那些兼任的会计人员更多的只懂会计的专业知识，而缺乏档案管理知识。同时会计档案管理人员更换和流动过于频繁，再加上大都没有经过专业的档案管理知识培训，对会计档案管理要求缺乏系统的认知，再加上会计档案的数量逐渐增多，高校会计档案的质量无法保证。高校容易忽视对专门的会计档案的管理，没有专门的经费投入，导致会计档案管理的水平很低。
2.3 高校缺乏对会计档案的电子化管理
大部分高校都已实现会计电算化，有相应的财务核算软件进行会计核算和结算。这些会计软件可以实现对会计账簿和报表的电子化保存，高校会定期将会计账簿和报表打印输出并装订成册，实现电子档案的纸制化保存，但是对于账目的原始发票等支持材料并没有扫描形成电子化管理，电子档案与纸制档案不同步，装订成册的会计档案没有实现电子化管理。各高校使用的财务软件全套文档资料及财务原始数据和备份数据也没有连同会计档案同时归档管理并分别存放于三个以上地点。高校针对电子档案的管理意识和制度都还不够，没有专门的电子档案电子化管理制度及设施等。
3 规范并优化高校会计档案的建议和对策
3.1 提高并加强会计档案管理工作的认识
高等学校的会计档案管理属于档案管理的一部分，应受到相关部门的高度认识，加强投入。它是国家各类检查以及科研结题审计的重要支撑材料，是学校制定方针政策的重要信息资源。因此高校应加强对会计档案管理的重要性认识并增加对会计档案的投入，妥善安全保管、科学有序存放，保证会计档案的完整性，方便及时查阅和利用。
3.2 建立并健全高校会计档案的管理制度
各高校应根据新的《会计档案管理》办法的要求，结合自身实际情况，出台或修订具体的会计档案管理制度文件以供参考和查阅。同时制定会计档案工作目标，将会计档案管理工作纳入学校内部治理范围，促进会计档案管理规范化，做到有法可依，有章可循。具体制度可包括：（1）完善会计档案检查监督制度。由高校财务部门和档案管理部门的主要负责人联合，开展会计档案检查，并将检查结果记录在案留存，不断地促进高校会计档案管理工作水平的提高。（2）建立和完善会计档案保管制度。在会计档案保管上，对电子会计档案及其数据元，特殊格式的电子会计档案应与其读取平台一并保存，应实行双重备份，异地保管的制度。（3）建立会计档案管理内部牵制制度。应建立以内部管理、会计控制和审计监督为核心的内控体系。以经济责任制度、不相容职务和岗位为风险点，具有相互牵制和监督作用的会计档案的内部牵制机制。
3.3 加强高校会计档案管理人员的队伍建设
高等学校的会计档案管理人员大都是专业的会计人员，缺乏档案管理的经验和认识，缺乏全面综合会计档案管理知识。因此，高校应配备专业的会计档案管理人员，对会计档案管理人员进行系统的培训，保证会计档案管理人员既懂得会计电算化的相关知识，又懂得档案管理的专业知识，进而提高本单位的会计档案管理水平。
3.4 加大会计档案管理工作的投入
高校应提高对会计档案管理工作的高度认识，加大对会计档案工作的投入，改善会计档案管理工作环境，既要适应安全保管会计档案的需要，又要提高会计档案管理水平和效率。保证足够的会计档案存放空间，同时配备专用的计算机、扫描仪等现代化管理设备，方便查阅。
3.5 提高会计档案管理的信息化程度
高等学校应该根据网络通信技术的发展，采用先进技术加强对会计档案的管理，充分利用现代技术，实现高校会计档案的数字化、信息化与数字影像技术，不断实现高校会计档案管理工作的技术创新。
财务档案管理制度范文第5篇
但是，近几年来，会计档案非法隐匿、销毁的案件时有发生，许多重大经济犯罪案件也都涉及会计档案，在规范证券市场的过程中也发现不少关于会计档案管理不善的问题，使原本就不完善的会计档案管理体系的许多问题不断浮出水面。如何改善会计档案的管理，加强会计档案信息资源的开发和利用，为提高企业管理水平和经济价值服务，是本文关注的焦点。
一、会计档案保管工作的现状
目前，大部分企业过于注重经济效益，忽视了会计档案的保管工作。尽管会计档案的作用无庸质疑，然而在会计档案保管的实际工作中，经常会出现一些问题，主要反映在以下一些方面：
1．会计档案保管制度不健全
《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”但据笔者调查所知，多数公司除了建立健全财会等岗位人员的会计制度外，很少或根本没有建立会计档案的立卷、归档、保管查阅和销毁等管理制度。
由于没有建立这些制度，就会造成会计档案管理的不规范、责任的不明确。有的公司虽设有档案室，由公司指定专门人员管理档案，但公司的财务部门却自己保管会计档案，并不向档案室移交。有的公司并未设档案室，所以由财务部门自己保管会计档案，但是，在公司会计机构内部没有指定专人保管会计档案。这种情况下，实际上是财务部根据分工的不同，由谁经手的会计档案便由谁保管，比如报表就由做报表那个会计保管，制凭证的那个会计就保管凭证等等。导致会计档案被零散地保管在会计人员个人手中。
2．会计档案随意丢失、损毁的现象时有发生
这种现象主要发生于单位的合并、再合并。合并后原单位的会计人员由于工作内容可能发生变更，无力谈档案保管，而新单位也因为重视不够，责任心不强，极易忽视对会计档案的保管工作，容易给别有用心的人故意损毁会计档案的机会。
3．档案销毁工作不及时，出现“储藏式”保管
将所有会计档案全部一并保管，但常年无人问津，不能按规定销毁，使许多失去价值信息的会计档案占用大量资源，造成资源浪费。其形成原因一般是当事的会计人员唯恐落下“不规”之嫌疑而不愿意提出销毁建议，其他人员则有事不关已的思想，因此形成无人牵头销毁会计档案的现状。
二、会计档案管理现状的成因分析
会计档案管理记录和总结了公司的财务运作情况和各项经济业务往来，利于公司对财政进行预算，促进公司长期平稳发展。针对上文提到的会计档案管理现状，笔者总结了出现这些问题的原因。
1．对会计档案的现实作用缺乏客观认识
其一，会计档案涵盖的是过去一定时期的经济信息，由于会计核算的继承性和连续性，它对当前的会计核算有不可替代的作用，对未来的财务预测和会计管理有着信息支持的作用，此外作为档案的根本功能——凭证功能，也为企业在经济纠纷或反倾销应诉中挽回或降低损失发挥着举足轻重的作用。而大多数企业并未意识到这点，认为会计档案只是过期的“船票”，除了外部审计和行政检查以外，无法为企业带来任何经济效益，这种短期、片面的认识造成了会计档案管理的混乱。
其二，缺乏面对现实、敢于创新的观念。会计档案管理工作本身就比较单调琐碎，而且有的企业并没有专职的会计档案管理人员，更谈不上对会计档案信息的加工和增值信息的生产，会计档案利用工作举步维艰已是客观现实，我们却没有勇气面对，不能从主观上查找自身存在的问题，以提高工作能力来应对这一挑战。
2．措施单一
如何做好档案利用工作，有的企业建立了有关会计档案的收集、整理、鉴定、保管等一系列工作规范，上述这些措施虽有一定成效，却不能从根本上解决问题，其原因是这些措施都是只在围绕会计档案本身做文章。然而，会计档案参与管理和支持决策的作用发挥并不明显，会计档案利用工作仍然具有巨大的挖掘潜力。这些作用的实现有赖于会计信息系统的完善、计算机信息处理技术的提高、管理层观念的转变以及会计人员自身素质的提高。
三、加强会计档案保管工作的优化对策
会计档案为企业加强内部微观管理、提高经济效益和社会效益提供准确的原始数据。因此，必须加强会计档案的保管工作。
1．优化对会计档案资料的收集与整理
由于会计程序执行过程中的误差或会计档案管理制度的不健全，有些会计档案资料并未按正常程序归档，而是散见于某些部门或个人手中。因此，对会计档案资料的归类整理与保管，有利于企业相关信息的长期利用。
会计档案的整理是会计档案管理有序化工作的开端，按会计档案立卷模式的不同可以从以下三种思路对会计档案进行整理：（1）年度-形式-保管期限：即首先按年度将会计档案分类，然后以凭证、账簿、报表、重要的经济合同、会议记录、外部会计资料等类别划分，最后按规定的保管期限再分别整理。这种思路适用于只有一个会计类型的单位，其优点是简便易行，便于查找利用；（2）年度-保管期限-组织机构-形式：这种思路适用于拥有多个分支核算单位的组织，它能清楚地反映会计档案形成的部门，体现了会计档案的完整性；（3）年度-会计类型-形式：如果某企业组织采取多角化经营，存在不同的会计核算类型，选用这种思路比较恰当，它能反映不同性质会计活动的内在联系，体现了会计档案的系统性。
2．建立健全会计档案规章制度，开展会计档案鉴定和销毁工作
首先，只有建立并逐步健全会计档案的立卷、归档、保管、鉴定和销毁等管理制度，才能规范会计档案工作，明确目标职责，使会计档案的管理有章可循。会计部门应严格按照规定，编制会计档案保管清册，并移交本单位档案机构统一保管。未设立档案机构的，在会计机构内部指定专人保管。
其次，逐步开展鉴定和销毁工作。对已经到保管期限的会计凭证、账簿等进行鉴定，在鉴定中除按照本单位制定的规章制度外，还应遵循会计档案的鉴定原则。对已经到期应该销毁的会计档案，不能过于谨慎，当毁则毁。
最后，可以根据企业自身的具体情况，完善会计档案的保管设施，给会计档案创造好的保管条件。
