财务档案管理总结
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财务档案管理总结范文第1篇
［关键词］学校 财务档案 优化管理 服务能力
［中图分类号］F276［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2011）07－0063－01
随着教育市场的经济化发展和竞争结构的调整，学校靠多种渠道筹措来的有限资金显得尤为珍贵。如何使用好来之不易的资金优化学校财务管理，发挥校园资金的最大作用，成为学校财务管理工作面临的重要课题。
一、学校财务档案管理内容探讨
学校财务档案应该包括：1.报送的年度财务报告包括资产负债表、收支情况表、专用基金变动情况表、有关附表及财务情况说明书。2.对历年形成的债务的档案登记管理，内容要全面真实反映债务的形成原因、本金、利率、偿还过程。3.财务情况说明档案，主要包括学校收入及其支出、结余及其分配、资产负债变动、专用基金变动的情况，对有着重大财务影响的问题应该在档案中进行具体说明。4.年度内的各项报销凭证 (有日期、内容、单价、数量、金额、大小写、印章、收款人等)。凭证应有事由、经手人（制表人）、验收人（复核人）、证明人、审批人签字。5.学校的年度财务预算报表、支出总额统计报表、收入总额统计报表、专用基金变动等整理性文件。对学习财务档案的内容管理应该明确分为微机存档和书面材料存档两方面。微机存档要保证内容的完整性，书面存档要保证分类明确，保存安全。对各项存档内容必须作出明确规定，年度内不容许有任何的内容缺失，如果出现空缺必须作出明确的书面说明，形成材料以便查证。
二、优化管理与增强服务能力的对策
（一）强化学校财务档案管理的服务意识
学校的财务档案管理其本质就是为了财务信息资源的处理服务。信息资源是新形势下学校建设发展的重要影响因素，要使财务档案管理在组织管理上进一步得到主管领导或部门的认可和重视，档案管理部门首先要摆脱传统思维的束缚，确立服务意识，将校财务档案的管理目标定位于“服务”的高度，才能保证档案管理能够为学校的财务建设作出贡献。首先学校必须转变管理方式，将传统的资料档案与财务档案合二为一的情况转变为专门的财务档案室管理，为财务档案提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。建立有一定规模的计算机存储及查询系统，保证档案内容形成网络化管理，而且要随时考虑到学校的财务档案管理情况安排档案馆库房建设。
（二）强化财务档案管理的及时性
对财务档案的及时性控制首先要完善“归档制度”，要求各部门应在规定的时间内，根据档案的内容将形成的有价值的材料及时送到档案室。还有“档案利用制度”“档案鉴定销毁制度”等等。为科学有效地管理档案，及时、准确地为档案利用者提供服务，财务档案室应编制各门类的检索工具。如：年度财务总结目录索引、案卷文件名称索引等。这样能够保证财务档案管理能够较快地提供案宗调出服务，保证档案使用的及时快捷。当然，为了实现这种快速调动必须首先要在存档前严格区分财务档案收集范围，根据财务收支项目、科目及财务档案利用目标等对归档资料内容价值进行技术鉴定，并加以有针对性地收集和整理。另外，除了要保证档案内容的输出快捷之外，还必须要保证存入的快捷，要明确规定存档的时间，最好要与财务账目形成的同时进行存档（保证书面存档与电子存档），而且要按照时间顺序进行合理排序，保证存档的有序性。同时，档案管理不能单纯地进行材料整理，还要进行现代化的公开联络，保证财务档案的绩效化，有方向性地开发财务档案专题，并增加检索、编制功能，以更好地方便学校单位参考和决策使用。
（三）优化制度建设
优化档案管理制度有一定的程序性，管理制度包括三方面内容：存档管理制度、保存管理制度、资料输出管理制度。1.对于存档管理制度要明确存档内容和存档时间，对应该重点说明的内容必须进行制度化规定，保证档案情况的有序。2.对于保存管理制度要明确在每年度结尾对档案内容进行整理，每3～5年完成一次全部档案内容整理。定期审议公用经费收支情况记录、年报资料及各种报表装订成册保管完整，各种辅助账册完备，从档案信息出发提出财务管理意见，避免出现经费使用效率高及浪费现象。3.对于资料输出管理制度必须严格实施财务公开制度，成立具有广泛代表性的档案管理小组，对财务公开体系进行网络建设。
财务档案管理总结范文第2篇
关键词：行政事业单位 财务档案 管理
随着我国市场经济的发展，财政改革日益向纵深推进，事业单位的财务管理有着重要的作用，其管理能力和水平要求也不断提高。通常我国把不以生产经营为目的的社会组织称为事业单位，承担社会公共事务和政府职能，行驶国家赋予的权利，有政府投资兴办。但是我国行政事业单位的财务管理理念创新不足和问题，本文将针对这一现象提出创新和完善的相关措施。
一、财务档案管理的重要性
财务档案的记录都是对该单位的全部经济活动的客观写照和生动记录，总结了很多的经验教训，并客观反映了该单位的发展规律和成长历程。财务档案对事业单位的运行有重要的作用，它是确保一个单位正常的工作秩序和生产秩序的重要手段。同时，既是有效开展各项工作活动的基础，又是行政单位事业管理工作的重要组成部分。所以对财务档案的管理对行政事业单位的发展有着不可忽视的影响。财务档案管理各个行政事业单位进行科学经济决策的信息源和制定财务计划的重要数据源，也是维护工作和正常经济秩序的法定证书。
（一）进一步防止乱用、挪用经费现象的发生
因为档案管理的不够科学性和建立档案有没有及时的建立档案，所以财务档案的记录上会存在虚假，并且极有可能在实际的生活中出现把办公室的经费挪为他用。然而财政拨付款对于行政事业单位来说就是为了进一步履行国家的职能。乱用或是挪用经费不仅会使一些人偏离了正确的航线，还会使有限的国家财政资源遭受浪费。
（二）提高财政工作效率
财务档案的管理除了要对实际的收入和支出的情况做到清楚的记录，并且还要对其进行分类归档，这样对以后的财务管理工作或者预算编制制定时作为参考资料。在现代化的建设过程中，尽管我国的财政收入较以前有所提高但还是要投入大量的资金。所以对行政事业单位的财务档案管理为帮助同级的财政部门提供了相关的依据。
二、新形势下行政事业单位财务档案管理存在的问题
（一）对档案重视的不够
财务档案是重要的档案资料，是行政事业单位要开展相关的工作和活动的基础。同时对经济活动进行真实的记录和反应的财务管理，也是为以后出现和解决纠纷所储备的主要凭证，但是财政部门对财务档案管理不够重视，大多数的人认为财务信息是需要封存账薄和票据，并要采取相关的保密措施的机密文件。所以，虽然已有事业单位建立了财务档案，管理档案时仍出现了范围不明确、管理工作粗浅和没有进行很好归类的为题。
（二）档案管理人员素质较低
目前，财务档案管理方面缺乏执行力度，并且还不够健全。《会计档案管理办法》和《档案法》是财务档案管理工作的法律依据和重要参考，虽以颁布实施多年，管理人员仍然对这两部法律法规采取忽视态度。各个单位管理粗放，管理标准层次参差不齐，没有足够的认识对于已公布和实施的档案法和档案管理办法，其法律意识较为薄弱，甚至认为这些档案的法律法规无关紧要，抱着无所谓的态度。管理标准因为单位的不同而不同，管理人员素质较低，大多数的管理人员是兼任的，并没有专业的知识素养对财务进行管理，所以使得财务管理信息出现失真的问题。
三、完善财务档案管理的相关措施
（一）树立起财务档案管理意识
上至单位的领导，下至档案管理的工作人员，需要认识到档案管理的必要性，清楚的认识档案管理的重要地位，并能树立起足够的重视，做好行政事业单位财务档案管理的相关工作，并对未来发展的道路上的档案管理有着积极的意义。
（二）提高档案管理工作人员的素质
为了能够提高档案工作人员的自身业务水平，需要对其进行教育，进行后期工作的培训。综合管理性、政治性、服务性三种性质的工作是按大难管理工作的基本性质来说的，积极引进这个方面的专业人才，与时俱进保持先进意识在思想和管理的方面。因为对档案管理骑着直接影响的就是档案管理的工作人员的素质水平。
（三）采用先进的系统对档案进行管理
档案的科学管理随着日益发展的科学的技术，可以对计算机系统进行更新、建设，采用计算机进行管理档案系统，使得档案管理的准确性提高的同时，还具有实效性。这样档案管理人员的工作效率也会提高，进行档案管理时更加顺畅。
不断建设和更新硬件系统，依靠硬件的支持提高财务档案管理工作的正常效率和运转。以此提高财务档案管理工作的效率，增强其有效性和精确性。
四、结束语
总的来说，加强行政事务单位财务和预算管理队伍的建设，充分认识财务档案管理的重要性，认真分析档案管理中存在的问题，并且能够找到其中存在的缺陷和不足，为了能够顺利进行档案管理工作探讨出进一步的解决对策。只有这样才能充分的认识到行政事业单位财务档案管理的重要性，以及为财政事业单位的发展和进步作出了贡献。不断创新财务会计核算基础和财务体制，走可持续发展的道路，使得档案管理工作能够做到顺利进行，并有更远的发展的前景。
参考文献：
[1]刘淑杰.如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考[J].管理观察，2010;18
[2]曹晶.规范财务档案管理提高财务管理水平[J].吉林省经济管理干部学院学报，2010;05
财务档案管理总结范文第3篇
【关键词】高校会计档案管理;问题;对策
会计档案管理工作是高校财务管理工作的重要组成部分，也是最后一环。在工作中往往没有得到高度重视，忽略了其在高校财务管理中的重要作用，有效提高高校会计档案管理工作应该与时俱进，高校会计档案管理人员要积极主动学习，不断更新观念，高校财务部门应该建立行之有效的管理制度。
1高校会计档案定义
高校会计档案作为高校财务管理和财务活动中的产物，体现了高校财务活动情况，也体现了高校在一会计期间的资产、负债、所有者权益的状况，包括某一会计期间的经营成果和现金流量状况，并且反映了高校财务核算的具体内容、核算方法、核算过程和核算结果。和其他的档案对比，高校会计档案的属性比较专业。建立健全会计档案管理制度势在必行，为了更好地理解高校会计档案的概念，我们需要明确下面的内容:①高校会计档案是处理完成的财务业务凭证和财务资料，并且核算行为已经完成，财务资料已经整理完毕。并按一定的逻辑规律整理完毕，具有保存价值。②会计档案主要来源于外部接收获得及内部直接形成;外部接收获得主要从单位外部取得，包括发票、购销合同、收据、银行回单等。内部直接形成是指在会计核算的过程中所产生的会计资料，包括记账凭证、明细账、季度年度财务会计报告等。③电子会计档案也属于会计档案的一种，只不过它的存储形式、传输途径及保存方式与普通档案不同，是以计算机等电子设备为载体的。
2高校会计档案管理工作中的问题分析
①高校财务部门往往觉得会计档案管理工作是已经处理完了的会计业务凭证和会计资料，所以，高校对于会计档案的管理没有做到同会计业务一样重视，管理不到位、不严格，没有与会计工作有机的结合起来，导致财务管理成效不够完整。大部分高校财务工作者只注重日常的财务业务的管理，对会计档案的工作流于形式。高校会计档案管理工作者有的没有经过正规的培训，有的并不是科班出身，业务水平很低，导致会计档案管理工作没有得到科学的管理。更有甚者不安排专业的会计档案管理工作人员。②高校财务部门对会计档案资料保存不齐全，不完整。一些高校只注重会计账簿、会计凭证、会计报表等财务资料的归档与整理，而没有对文件性的财务资料、电子存储资料进行归档整理，导致了会计档案管理工作不够系统、不够完整。③高校会计档案管理制度不健全。高校会计档案管理制度的建立健全有利于会计档案工作人员有法可依，有章可循。往往在一些单位并没有健全的会计档案管理制度，会计档案管理人员工作起来没有抓手，没有依据，更不能做到规范、科学的管理。④高校会计档案的纸质资料没能有效的和电子存储会计档案进行同步。一些高校没能把储存的电子资料进行有效的归档管理，导致高校财务信息丢失。目前，高校财务电算化发展很快，有的高校没有与时俱进，财务软件升级缓慢，严重影响了财务电算化档案的有效调阅。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视。
3解决高校会计档案管理工作中存在问题的一些对策
①加强领导，科学管理。学校领导应该把会计档案管理工作提到日常上来，当作日常业务来看，视为会计业务的最后一个流程。针对高校会计档案管理工作组织定期的培训，到兄弟单位进行学习交流，总结经验，提高工作人员的业务水平，加强会计档案的管理。《档案法实施办法》第五条则明确地规定:“各单位要高度重视会计档案管理工作，加强领导，科学管理，要建立健全会计档案管理规章制度，提高会计档案管理人员工作能力，使会计档案管理工作能够做到及时归档、方便查阅、安全存储保管。应该督促相关部门对会计档案管理进行内部控制，定期督察，使高校会计档案管理工作朝着又好又快的方向发展，高校财务管理也更完整有效。②提高高校会计档案管理人员的业务水平和职业道德修养。高校会计档案管理工作的提高最终落实在工作人员，工作人员的能力水平、职业操守决定会计档案工作是否科学有效。高校对会计档案管理给予高度重视，把档案管理提到日常上来，把档案管理与会计业务有机的结合起来，使其成为了一个整体，会计档案管理人员就会主动的，自然而然的把会计档案管理工作当成会计业务工作一样重视。高校会计档案管理工作者有义务有责任不断学习会计档案管理知识，更新观念，提高会计档案管理水平。高校财务部门应该通过自我学习和走出去学习相结合，每周定期组织培训，还可以去兄弟院校去学习，彼此交流经验，提高会计档案管理工作的整体水平。另外，还要加强会计档案管理的后续工作，针对会计档案管理工作中存在的诸多问题做到防患于未然，使得会计档案管理工作从人员素质到制度保障都能得到提高，促使高校会计档案管理工作健康有序的开展，提高整个财务管理的水平。③建立健全有效的高校会计档案管理工作相关制度。高校应该根据自身特点制定相应的会计档案管理制度，做到有效监管，科学管理。财务部门也应该制定会计档案管理规章制度，使会计档案管理人员工作起来有章可循，有法可依，并且建立内控制度，财务部门内部进行监管，层层监督，防患于未然，使会计档案管理工作制度化、规范化，合理化。高校财务部门还应该把会计档案管理工作纳入到日常工作当中来，目标就是规范高校会计档案管理工作，明确高校责任人，并且完善一整套健全的高校会计档案管理规章制度，合理的会计档案管理制度确保高校会计档案资料及时归档、科学保存、管理规范，使高校会计档案管理工作有好的制度作为保障。④高校要根据相应的“会计档案管理办法”，对会计档案做出准确的鉴定，判断会计档案是否已经保管到期，并及时进行销毁，按照科学的流程进行处理。高校应该高度重视会计档案的鉴定工作，根据“会计档案管理办法”对本单位的会计档案给予正确的定位，确保各种会计档案的保管期限，对于保管到期的及时销毁，高校会计档案工作者要对有价值的会计档案保管妥当，对按规定可以销毁的会计档案进行及时有效的销毁，并在销毁及保管清册的备注栏内标注。在会计电算化高速发展的今天，高校会计档案管理工作也应该与时俱进，会计档案管理工作者通过不断学习，更新观念，提高业务水平和职业道德修养，高校要建立健全会计档案管理制度和内控制度，使会计档案管理工作有法可依，有章可循，监管到位，最终确保高校会计档案管理工作合理规范、科学有效。
［参考文献］
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财务档案管理总结范文第4篇
一、职业技术学院加强财务档案管理的作用
职业院校的财务档案管理包括了院校财务开支的全部活动资料，是整个财务工作的具体反映和写照。因此，高校的财务档案保存可以作为日后研究院校财务状况的重要凭证，对日后工作人员找寻资料也提供了方便的途径，大大促进了高校的经济管理。对于有些财务管理中的问题分析，院校财务档案中的资料可以作为重要的参考，为事件处理提供可靠地数据资料，节省工作时间，提高效率。还有一些财务分析的工作，需要使用之前的财务档案，此时数据保存完善的档案就会发挥重要作用。
对于职业技术学院的财务开支，难以避免会有些问题的出现，挪用公款、支出不合理都是很可能出现的，为了避免这种情况的发生，加强职业技术学院的财务管理也是一种有效的途径。对财务开支情况进行记录，能有效的减少不正常财务开支情况的发生，从而加强职业院校的经济管理。
通过分析职业高校的财务档案还可以为工作人员工作质量的评定提供参考，在分析过程中，院校财务支出的具体情况都会体现出来，对于各项支出和领导者的决策是否合理，都能够很明显的体现出来。而且，职业技术学院通过建立完善的财务档案管理体系，对于管理过程中的不足和缺陷都能及时发现，并且得到解决，促进财务管理的科学化、完善化。
在职业技术学院教学过程中，一些与经济管理相关的专业，都需要大量的实践和案例，与理论教学相结合，促进教学工作的提高。而本职业院校的财务档案刚好可以作为教学的参考和依据，将实际引用到教学过程中，既为教学提供了大量的真实案例，又促进学生的能力提高，一举两得。
二、目前职业院校财务档案管理中存在的问题
（一）对财务档案管理重要性意识不够
通过之前简述，可知对职业技术学校来说，财务档案管理有着重要的地位和作用。但是在大多数职业院校中，对财务档案管理的重视性都不高，一般只重视财务工作的开展，对于具体的证明、数据并不重视，只要求有简单的证明就可以了，并没有将档案管理工作落实到位。在之后的数据、资料整理过程中，大都只使用了财务工作中的简单数据，并没有将整个过程的数据收集完整，导致即使档案管理工作开展落实后，整个资料档案都并不完整，达不到预期的效果。
对档案管理工作的重视不够，从根本上来说，是由于领导者的重视不够，在职业技术学院中，主要原因就是由于学校管理者对于档案管理工作的重视不够。由于管理者不重视该工作的开展落实，所以具体的工作人员更难以将管理工作很好的落实到位。在初期的财务开支证明时就缺乏统一的规范要求，在之后收集资料时，数据也就难以完善。
（二）财务档案管理工作不够规范
相关工作人员缺乏专业的知识技能是造成档案管理工作不规范的主要原因之一。对于财务档案管理工作，没有统一的要求，不同的工作人员有不同的处理方法，造成档案管理工作的秩序混乱，影响档案管理工作的质量。其次，职业技术学院中没有设置专门的档案管理机构，很少有专门负责财务档案管理的工作人员，大都是由其他职能的工作人员，更容易造成管理工作中的不完善问题。而有些职业院校中，虽然有专门的管理机构，但是由于各部分之间的权责划分不明确，并且缺乏专业的知识技能培训，难以对管理工作统一约束。除此之外，资源配置情况也是影响职业技术学院财务管理工作的重要原因，没有具体的档案存放地点，信息数据没有具体的收集、保存途径，即使工作人员有较好的职业素养，也难以将工作规范完善。
（三）缺乏统一的要求和标准
我国高校的财务管理工作发展较晚，目前还没有统一的规范标准，所以职业技术学院在财务档案管理工作中更是难以达到预期要求，将财务档案管理的有益作用完全发挥出来。有部分职业技术院校虽然对财务档案管理制定有一定的要求，但是都只在小范围或者自己学校里实行，并没有扩展到整个行业，没有形成有规范的行业标准。
三、规范职业技术学院财务档案管理
（一）加强职业技术学院财务档案管理的意识
出于财务档案管理的重要性，和目前职业技术学院财务档案管理的意识不强，要重点落实增强职业技术学院对此管理的意识。职业院校要在充分意识到财务档案管理的重要性的前提下，改变之前对财务支出证明和资料收集的不重视情况，致力于完善院校财务档案管理体系。先从领导者抓起，引导院系领导者认识财务档案管理对学校财务支出和日后工作的重要性，建立注重学校财务档案管理的意识。在学校领导者的带领下，增强管理工作人员的重视，从而保证学校财务档案管理工作的重视程度提高和工作的落实，促进职业技术学院的财务开支科学化，促进职业技术学院的经济管理水平提高。
（二）提高管理人员的专业素养
专业的管理人员不仅能提高财务档案管理的效率，而且还能保证工作开展的有序和质量，因此，提高职业技术学院的管理人员具有重要意义。财务档案管理不是单纯的一项管理工作，对于工作者还有一定的专业要求，才能保证工作的高效率和高质量。对于从事财务档案管理的人员应定期的进行技能培训，保证管理人员的专业能力，同时将要求和标准及时传授给工作人员及时落实到工作中。对于提出要求的落实情况对管理人员进行考核，保证财务档案管理的工作人员的专业素养达到标准，保证财务档案管理能随着发展不断进步。
（三）健全院校档案管理制度
每个职业技术学院，要设立专门的财务档案管理机制，促进财务档案管理体系的完善。对于财务档案管理的支出证明，规定要有详细的数据说明，既是为了之后档案收集的便利，也是为了保证职业技术学院的财务支出合理，避免财务问题的出现。在之后的数据收集阶段，要将各种资料收集完善，保证数据的真实性。职业学院在建立管理机制的前提下，对于各部门的分工，也要划分明确，将各个阶段的具体工作划分到部门或者人员，保证每项工作都有专业的负责人。除此之外，对于财务档案管理过程中需要的资源也要配置到位，档案存放需要的空间、信息处理需要的计算机等其他资源，都要满足工作人员的需要。将各部分都要落实完善，保证整个职业技术学院的财务档案管理制度完善，促进财务档案管理工作的正常运行。
（四）提高财务档案管理的信息化
随着科学技术的发展，目前我国的网络信息化技术逐渐完善，人们的工作和生活都离不开网络信息，对于职业技术学院的财务档案管理工作，也要与时俱进，将计算机网络技术运用到档案管理工作中来。相比传统的财务档案管理的各种纸质资料，使用网络技术之后，各种财务档案管理工作将更加简便快捷。特别是在进行数据整理保存的阶段，信息化的手段将大大提高工作效率。因此，在新时期，职业技术学院财务档案管理的信息化是发展的必然趋势。
财务档案管理总结范文第5篇
学校的财务档案能够在一定程度上记录和反应学校的经济业务，也是整个学校档案的一个重要的组成部分。如果中职学校的财务档案在管理的过程中不能做到科学合理，学校财务档案管理的质量就会直线下降，中职院校教育的发展也会在很大程度受到阻碍。
2.中职院校财务档案管理的发展变迁
笔者从事中职院校财务档案管理工作将近20余年，也目睹了中职院校财务档案管理工作的剧烈变迁。受到多种多样的影响，中职院校在财务管理的过程中，依然在很长的一段时间里依靠的是手工管理的方式，无论是收集、整理、装订，还是归档、账簿、报表的处理环节中，还是完全借助财务管理人员手工进行操作，很多院校甚至还是采用纸质版的报表，而没有采用电子版的报表。这些问题在当下的某些中职院校财务档案管理过程中，依然非常普遍。
众所周知的是，如果采用纯手工的方式，在其后的查阅、鉴定以及销毁过程中会变得极不方便，不仅耗时耗力，而且在安全性和规范性上，也会受到很大的影响。很多中职院校的管理者也意识到这种传统的财务档案管理方式和当今的信息化发展不太适应，与学校的整体管理与发展模式也并不吻合，为了适应时展，开始将计算机网络技术引入了中职院校的管理过程中，特别是在近些年来，中职院校的财务档案管理过程都发生了非常显著的变化，无纸化办公的态势显得愈加明显，办公自动化、档案处理自动化和信息处理自动化的技术被引入进来，使档案管理的科学化和信息化程度大大加深。可以说，中职院校的财务档案管理在近些年来，获得了急速的发展和变迁，这些都是时代赋予中职院校财务档案管理的新的意义。
3.中职院校财务档案的重要性
3.1为中职院校制定发展决策提供可靠的信息
中职院校的会计档案是学校对自身的经营活动进行全面、系统的核算与监督的产物，是一种经营过程中的必须的材料。中职院校可以根据各个单位所生成的会计档案按照一定的要求进行总结，对学校各个阶段的经营状况有一个直观的反映，对于学校在此后的发展有着非常重要的推动性作用.
3.2为中职院校的财务管理工作提供一定的依据
在中职院校的发展过程中，财务工作必须是重中之重，只有有效的处理好了财务工作，学校才可能稳定的发展下去，而财务档案正是保障财务工作有序开展的一个重要的环节，财务人员可以根据近些年来学校在运行过程中各项资金的具体使用状况，制定详细的规划，并查出出现问题的原因，从而为单位的财务工作提供有效的依据。
3.3为保护学校的财产，监督相关的财务制度提供直接依据
财务档案不仅仅只是会计凭证，还应该是登记账簿的一个有效的依据，更是相关经济责任的有效证明，它很好的重现了历史经济事件，譬如说相关的经办人员和财会人员的签字和印章等等，这些都是中职院校经济关系的有力依据和证明，为了处理日后可能出现的经济纠纷起到很强的监督与指正作用。
3.中职院校财务档案管理的问题所在
3.1学校管理者不重视财务档案管理，管理意识比较淡薄
众所周知的是，财务档案的管理工作对于中职院校来讲，是一项保存发展史实、服务当下的重要工作，但是有的学校领导甚至是财务管理人员对财务档案的管理工作根本没有正确而有科学的认识，在内心深处存在应付差事的思想。特别是在面对一些原始凭证的整理工作的时候，很多领导认为这样的活动耗时耗力，也起不到什么积极作用，不愿意投入太多的精力和经费用于档案的管理活动，也不愿意将整理凭证列入到学校管理的议事日程之中，这就使财务档案管理工作一直停步不前。
3.2财务管理人员的操作技能有待提高
从当下的实际情况来看，很多中职院校根本没有专职的档案管理人员，绝大多数都是财务人员来兼职进行管理，这些人未曾针对档案管理活动接受过专门的培训，对业务情况不熟悉，再加上财务工作工作量特别大，无暇顾及档案管理活动。有的学校虽然有专门的财务档案管理人员，但是在信息化大潮的冲击之下，自身不具备一些档案管理软件的操作技能，甚至连最基本的图文处理工具都不会，没有办法胜任复杂的财务管理工作。[1]
3.3管理过程不规范
由于财务档案管理的特殊性和管理者的忽视，很多中职院校在管理的过程也存在很多不规范的现象，绝大多数中职院校没有根据自身的实际情况建立起相应的管理制度，在具体的管理过程中，也存在很多不到位的情况。譬如说在管理的过程中，没有检索工具和纸质档案，很多情况下，电子档案和磁质档案以及纸质的档案没有做到同步；在档案鉴定完成之后，需要销毁的档案因为各种各样的原因均不能按时销毁，这些都是由于管理过程不规范而出现的问题，也是缺乏有执行力的管理制度所形成的问题，亟需整治。
4.中职院校财务档案管理的创新优化方式
近年来，随着经济的迅速发展，人们对于财务档案的管理又提出了一系列的新要求，譬如说要比以往更高效、更快捷的为中职院校的发展提供信息服务，要求能够利用信息化技术，实现财务档案的快捷管理，中职院校的财务档案管理工作离这些要求还有很远的差距，需要认清现状，通过一系列措施来改善管理。
4.2创新管理手段，提高管理水平，服务中职院校发展
必须要认识到的一点是，在财务档案管理过程中进行信息化处理是当今社会发展不可逆转的趋势，也同样是当下财务档案管理的基础和必由之路。所以，在创新和优化财务档案的管理过程中，首先要加强基础设施建设，从而确保档案的安全和完整，譬如说防盗门、空调、温度计、灭火器等等；除此之外，还应该及时的配备计算机、打印机、复印机和扫描仪等现代化信息管理不可或缺的办公设备，并对财务档案的基础信息实行存储管理。这样不仅仅能够强化管理过程，还能够方便以后的使用和查阅，从而利用大量的会计档案为之后的财务审查奠定基础；其次，必须要建立起中职院校的财务档案管理制度，要通过科学的考察，制定一系列的与中职院校发展相关的财务档案管理方式，而且尽可能的避免形式化。针对在以往的工作过程中所遇到的问题，都应该进行有效的规避，譬如说要建立起搜索工具，还要完善纸质档案，及时的做好电子档案和纸质档案的同步；需要销毁的档案必须要在规定的时限内按时完成，这些问题都需要落实成制度，认真的贯彻执行。最后，在信息化时代，中职院校的财务档案管理活动还必须要积极的引进信息化技术，建立自己的管理信息化网络，从而更加方便快捷的开展档案的管理活动。[2]
4.3加强培训，提高档案管理人员的管理素质
在档案管理过程中，对千人千面的档案实行专人负责是一个快捷、有效的管理方法，但是当下中职院校的财务档案管理过程缺乏应有的人才也是一个不争的事实。鉴于此，要想创新管理过程，必须要对现有的档案管理人员进行科学合理的培训，从而提高他们的管理能力。作为财务档案管理的首要责任人员，管理人员对财务会计档案的规范化管理程度，对其后的使用过程也有着非常重要的影响作用。所以，现阶段必须要提高档案管理人员的管理素质，一是要强化他们的责任心，使他们在思想上认识到财务档案管理的重要性，其次就是要完善他们的工作技能，提高他们的管理水平，特别是在当下的信息化管理过程中，必须要能够熟练的运用和操作一系列的软件和应用，只有在这样的基础条件支撑下，才有可能完成财务档案的创新应用管理。
4.4发挥财务档案的应用潜力，从而更好地为中职院校发展服务
在发挥财务档案的应用潜力的过程中，需要做好以下五个方面：其一是要编制科学合理的档案检索，包括目录等工具检索；其二是能够利用计算机网络技术进行检索，提高管理效率；其三是要建立起统计台帐，譬如说查阅登记簿、档案汇总登记簿、档案移交清册等等；气死食药将一些基础建设的档案进行分类存放，并和一系列原始凭证一同归档；最后还需要利用财务档案中的各项数据，进行科学理性的分析，对学校的具体发展状况以及围观的财务运行的不足和问题，都能够提出一系列的见解，从而更好的为中职院校的发展做好信息服务。[3]
