档案管理的成效

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档案管理的成效范文第1篇

【关键词】“三化”理念；学生档案；过程管理

高校学生档案是向用人单位全面推荐和介绍毕业生情况。目前学生档案材料包含的内容主要有：毕业生登记表、入团入党材料、体检表、学生成绩表、各种奖励材料、处分材料、综合测评表等。它是以纸张作为档案的载体，具有实体性、原始性和唯一性等特点，是一种宝贵的信息资源，有利于用人单位对学生进行客观、真实而全面的了解。档案是人事档案部门对当事人进行转正、定级、职称评定、计算工龄等问题时的重要依据。每个人在职业生涯中会遇到职称评定、工龄计算、工作更换等情况，由于近几年毕业生工作流动性较大，人事档案部门只能依据档案的记载情况进行相关核算，另外，在办理养老保险、出国深造手续和考研、考公务员时，也要用到档案。

一、高校学生档案管理的创新思路

档案管理看似一个程式化刻板的工作，其管理却应该是一个不断动态更新的过程。本人的创新思路便是将刻板的工作动态化，全过程、分阶段的对档案进行超前的、过程的、追踪的管理。具体分以下三个阶段：

（一）档案超前管理阶段。以“三化”理念为指导，强化学生档案管理基础性工作。面对当前的就业形势，高校的档案管理工作必须具有超前性，考虑到档案材料在大学生就业中所起的特殊作用，改变过去毕业生离校后再集中整理归档的管理方法，从学生进校起就做好建档工作，杜绝因临时突击行为，造成错装、漏装和档案转递不及时、不准确的情况发生。

（二）档案过程管理阶段。强化服务功能，通过设计完善诚信档案、台帐、建立档案借阅登记表、专递交接表等方式，创新学生档案管理模式。

（三）档案追踪管理阶段。发挥档案管理功能，设计2010届、2011届《宿迁学院五系毕业生信息反馈调查问卷》及《宿迁学院五系毕业生就业市场反馈调查问卷》，作调查、统计、分析，构建毕业生信息反馈档案系统。

二、创新举措——以宿迁学院五系学生档案管理为例

（一）提出并运用档案“三化管理”、“超前管理”、“过程管理”、“追踪管理”理念，加强学生档案管理，充分发挥学生档案在就业服务中的作用。学生档案管理的“三化”，即规范化、精细化、动态化。规范化是以统一的办法和标准对学生档案进行管理；精细化是在规范化的前提下精益求精和创新，完善档案管理；动态化是对学生档案进行及时更新，随时能够体现学生现实的表现情况。

（二）制定实施《宿迁学院五系学生档案管理办法》、建立《五系学生档案管理台帐》、建立《学生档案借阅登记表》、建立《五系毕业生档案转递交接表》。具体的做法为：按照宿迁学院学生档案管理的要求，结合五系一直以来学生档案管理的做法，经系部例会讨论，制定《宿迁学院五系学生档案管理办法》。本办法共五章，二十五条，从总则、系部档案管理职责、归档材料、档案管理要求、学生档案查（借）阅五个大的方面作了规定。建立学生档案柜标签，按年级、专业、班级顺序存放学生档案，便于识别及统一管理。从2005级开始建立全系学生档案管理台帐。按照档案袋的目录内容，以班级为单位学号为顺序制作全系每一个班级的档案台帐。台帐最初是在新生入学时同新生档案一起建立。档案袋中含有的所有材料，在台帐中显示备注出来并标注分数。建立学生档案借阅登记表。因用人单位政审、应征入伍等情况需使用时，在“档案借阅登记表”上说明理由，并经借阅单位负责人批准，严格履行登记手续后借出，并按期归还。建立五系毕业生档案转递交接表。使档案保管转递责任到人，确保学生档案的安全。实行对学生档案的动态管理。台帐及档案的更新通常在在每次评奖评优以后、学生受处分后、以及毕业班毕业前几个时段。

（三）设计《五系学生诚信档案》，并动态记录，最终归档。诚信档案包含学生亲笔签名的诚信承诺书，个人基本情况（专业班级、政治面貌、贫困生认定信息、助学贷款信息等），诚信记录（四学年的学风考风情况、拖欠费用情况、偿还贷款情况、日常行为情况、其他表现情况及诚信情况总记录）。

（四）设计2010届、2011届《宿迁学院五系毕业生信息反馈调查问卷》及《宿迁学院五系毕业生就业市场反馈调查问卷》，并作调查、统计、分析，给系部学生档案管理、教学及就业指导工作作参考，为进一步完善各项工作提供依据。

三、创新效果—以宿迁学院五系学生档案管理为例

（一）自系部档案考核以来，五系学生档案2008届—2011届毕业生档案考核出错率为0。

（二）五系在2008—200年、2009—2010学年获学生档案管理条块工作先进。

（三）目前，已完整保存五系2005级—2008级四届全体毕业生档案台帐，正更新完善2009级—2012级四届在校学生档案台帐。建立2010届、2011届毕业生信息反馈电子档案系统。

（四）根据本人几年学生档案管理工作实际，2012年5月《浅谈高校学生档案管理创新》。

四、高校学生档案过程管理的推广价值

对学生而言，高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会活动中的真实历史记录，它真实而具体地体现学生在校期间的品德作风、学识水平、综合能力及健康状况等，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。本着真实、诚信为本的建档原则，以方便就业、服务用户为导向，加强高校学生档案管理，零出错率保证了档案的真实准确性，给学生人事档案的完整性和学生的切身利益提供了保障。在现今严峻的就业形势下给学生顺利就业提供一些便利。充分发挥了学生档案在就业服务中的作用。

对就业市场而言，动态化管理保证了学生档案的及时更新，体现学生入学以来的现实表现情况，为用人单位政审、了解情况及毕业生档案的完备转递提供保障。根据《毕业生就业市场反馈调查问卷》反馈，适时的加入单位共需了解的诚信档案等信息，使档案管理与时俱进，符合当今用人单位的需求。

对辅导员而言，《学生档案管理办法》的制定实施，使档案管理规范，有章可循。在基础工作做好后，档案常规管理会轻松、有条理。专门档案室及档案柜的设置，使学生档案存放安全可靠。档案借阅登记制度的建立，使档案管理安全规范、以学生为本。台帐的建立，能够对全系学生的档案信息一目了然，可以准确迅速的查询全系每个专业、每个班级、每位学生的档案信息，无需翻阅档案袋就可以了解每一位学生目前档案袋内容的完备程度。便于统一管理、查找、调阅等，这种优势在毕业班学生政审时体现的尤为明显。即使在学生毕业后，也可以作为档案查询的依据，是一份极有意义的存档。

对学院、系部而言，完备的毕业生档案在就业市场可以提升学院的形象，反应学院扎实的基础性工作。毕业生信息反馈档案系统的构建，及时反馈毕业生信息，根据所反馈的毕业生工作后的知识结构、思想道德、专业技能、心理素质等的具体信息。了解用人单位对人才的标准和需求，及时调整招生计划、专业设置、教学计划、教学内容、教学方法和手段，主动适应人才市场，培养学生基本技能和综合素质。

参考文献：

[1]肖连勤.高校学生档案管理工作创新[J].黑龙江教育，2010（3）.

[2]徐向玲.增强创新意识 做好高校学生档案管理[J].中国成人教育，2007（3）.

档案管理的成效范文第2篇

关键词:成人高校 档案管理 机制创新

中图分类号：K206文献标识码： A

引言

随着我国社会经济的快速发展,档案管理工作也取得了很大的进步。新形势下档案管理工作开始由纸质档案管理向网络化管理方向发展,传统环境下积累的档案管理知识与经验,已不能适应新形势的要求。因此,新形势下要做好档案管理工作,实现档案工作的持续发展,必须解放思想,树立新的观念,推动档案管理工作的创新服务。创新是人类走向进步的有效方式,是档案事业发展的必然要求。新形势下档案机构必须研究档案管理工作面临的新问题,拓展服务领域,创新性的开展档案管理与服务工作。当前如何实现档案管理工作的创新服务已成为档案工作者面临的重要问题。

一、成人高校档案管理创新的重要性

1、档案管理创新是对旧有的陋习的摒弃

成人高校档案形成于成人高校各个时期、各个方面,是反映学校历史面貌和发展变化的真实记录。实践证明,成人高校档案对于推动教育改革、提高教育教学质量、科学管理学校、开展教学研究、提高工作效率、维护学校权益、展示学校辉煌业绩等具有重要作用。档案工作是办好高校的一项基础性工作,是高校管理不可缺少的环节,也是衡量一所高校管理水平高低的重要标志。档案工作者的任务就是科学地管理档案,有的放矢地开发档案信息资源,以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而,目前传统的档案管理模式在成人高校仍占主导地位,成人高校的档案利用率仍很低,多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段,掩埋在历史的灰尘之下。实现档案管理创新就是要克服旧有的陋习，真正做到物尽其用，资源的全方位综合利用，最大限度地发挥其价值。

2、档案管理创新是改革的进行曲

成人高校档案作为一种客观实体,它的作用发挥并不是主动的,而是潜在的,需要通过人的劳动,通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此,成人高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托,实现档案管理服务模式的改革创新,从社会需要、学校需要的角度出发,以学校内外的利用者为服务对象,以库藏档案信息为服务内容,以多种服务方式为手段,为档案的开发利用创造一个广阔的空间,实现高校档案信息资源的共享。档案管理创新是档案管理改革的途径、动力，更是改革的进行曲。

3、档案管理创新是成人高校科学发展的基石

档案作为历史的记录、知识的载体之一,汇集着大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的开发利用价值。加强档案信息资源的开发利用,对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮,在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果,并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来,才能体现它们应有的价值。档案管理创新是高校改革的重要组成部分，是高校科学发展的基础。

二、成人高校档案管理观念创新

在新的历史时期,高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分,务必迅速、有效地提供档案材料,为学校的教学、科研和党政管理等项工作服务,充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此,高校档案管理服务模式的创新已是势在必行。成人高校档案管理观念实现三个转变：

1、档案数量要求向质量要求转变

服务内容创新,从档案数量要求向质量要求转变。档案管理服务模式创新的内容是多方面的,高校档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉,而是要充分挖掘自身潜能,通过不断完善、丰富、创新工作内容,推动服务工作向高水平、高层次发展。近年来,随着我国高等教育事业的蓬勃发展,高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变,已成为一种必然的趋势。高校档案工作者要实现服务模式的创新,很重要的一点就是要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针,加大档案编研的工作力度。

2、由被动服务向主动服务转变;

新时期高校档案部门应立足馆藏、面向未来,大胆改革现有的高校档案管理模式,在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气,建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制,改变“重保管、轻利用”的做法,将重点放在档案资源的开发利用上,努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。档案管理者要强化参与意识,在校领导的重视和支持下,紧紧围绕学校的中心工作,积极参与学校的重大活动,及时了解、掌握学校发展动态,经常深入教学、科研第一线,熟悉教研业务工作的流程和具体内容,了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求,有针对性地开展信息服务工作。

3、由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变

服务手段的创新是档案服务工作创新的载体,随着计算机和多媒体网络技术的加速融合发展,数字化档案馆的建设是21世纪档案业务建设的必然发展趋势。因此,必须加快档案信息化建设步伐,把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去,改变传统的手工操作管理模式,实现现代化管理。

三、成人高校档案管理机制创新

新时期对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想，破除因循守旧的观念；要与时俱进，树立大服务理念；要摆正位置，在发展文化事业的大环境中发展自己。档案工作机制创新首先要处理好三层关系：

1、创新与现状的关系

创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，必须在原有基础之上进行。改革开放以来，高校档案工作得到了较快发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，这些对今后的档案工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基。因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。

2、创新与学习、借鉴的关系

借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习和借鉴相关专业、其他行业知识、经验。要坚持“推陈出新”原则，运用批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。

3、创新与实践的关系

创新是事业发展的动力，但理论创新、方法创新都要经过实践来检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。

四、成人高校档案管理手段创新

创新服务手段是档案工作创新的主要内容：

1、建立档案网站，开展网上利用服务

档案馆（室）内部建立局域网，档案部门通过在此基础上建立档案网，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好更便捷的服务。

2、电子文件的自动上传收集

与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，改变了档案传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作容器，在第一时间将其收集，并在档案馆（室）的服务器上归档。

3、开展在线服务

传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布等，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重时效性，希望通过信息系统和网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

4、开展现行文件阅览服务

随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门文件的人员逐年增多。公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需求，希望能够更加便捷地了解有关政策信息。为适应新形势发展要求，档案部门要进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护群众根本利益。

结论

加强创新与服务是档案工作的永恒主题，最大限度地发挥档案的价值，是档案工作的性质使然，更是档案工作者的职责所在，只有不断地探索创新与服务这个主题，才能永葆档案工作的生机与活力。

参考文献:

档案管理的成效范文第3篇

关键词:高校;基建档案；档案管理;实践探索

基建档案工作是学校建设管理中的一项重要内容，使其充分发挥应有的作用，认真做好基建档案工作，是基建档案工作人员义不容辞的职责。随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用信息技术,网络技术进行现代化管理，已经从传统的档案管理逐渐过渡到信息管理，这从根本上使档案管理工作跨上了一个新台阶，确实有效地减少了工作中的重复劳动，节省了大量时间和人力、物力，大大提高了工作效率。

档案管理部门应积极与基建部门联系，对基建部门档案工作人员提出详细周全的归档范围，特别是针对立项材料，报批材料,工程图纸，设计变更等一些重要的文件要尽可能地全面，以便于档案部门的对兼职档案员进行检查。

建设工程档案的特点：

首先是真实性，工程档案的产生与工程的施工是同步进行的，是按照图纸及洽商一步步施工的，因此工程档案应与工程实体完全一一对应，是工程的原始记录，从工程图纸及相关资料能够完全还原出当时的施工状况及隐蔽了得相关项目。

其次工程档案具有成套性的特点，基建档案从工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用是一个完整的过程，在这个过程中，形成了大量的、有机存在相互联系的文字资料、图纸、声像资料，这些资料集合起来才能反映出工程的全貌，因此工程档案具有成套性的特征，在档案的收集过程中，一定要收集完整，全面的反映出工程的状况。

基建档案具有技术含量高、难度大的特性，有些大的工程，结构复杂，施工难度大，环节众多，各个专业交叉作业等原因造成了基建档案的复杂性。

基建档案收集具有周期长、参与单位众多的特点,一个完整的工程项目本身就是一个系统工程，要经过多个阶段的实施；另外，涉及多个部门的管辖,上级主管部门,市建委,规划局,要以及监理单位、施工单位及各个分包单位，及相关的沟通协作。

基于这些特点，因此对基建档案的管理要做到：在城建档案管理部门、基建项目主管部门指导下,基建单位实行事前介入、事中控制、事后验收检查的全过程掌控的管理模式。

首先要事前有指导，在建设工程档案立卷之前，要对建设工程部门的兼职档案员进行辅导和培训，学习相关的法律法规，对基本建设归档的范围，以及本年有哪些建设工程项目材料需要归档了如指掌。对参与建设的各方以及所产生的档案,兼职档案员应该作到心中有数；

事中控制就是要在施工过程中,对所产生的档案材料的及时收集,作好预立卷工作,使归档工作与工程施工同步进行。施工过程产生、形成的工程档案材料是建设工程档案的重要组成部分，这些材料直接记述和反映工程建设的内在结构和质量,在施工的过程中,总是会有一些进一步完善的地方,总会有设计变更,或着是施工洽商,那么对设计变更和施工洽商的收集就是非常重要的,否则无法保证该阶段工程档案与所记录的对象保持一致,要做到这一点，在具体管理工作中应坚持三同步。 首先，从工程可性行研究开始就要全程参与，工程建设一开始就与收集档案工作同步进行。其次,要坚持项目归档材料的收集、积累与结算施工进度款同步。工程竣工验收要与竣工资料验收同步。坚持施工现场预立卷，

事后验收检查

事后检查验收是对整个工程完工时进行的一次全面的检查，城建档案馆,建设单位,施工单位,设计单位的归档范围各不相同,以建设单位对归档的要求最高,内容最多。档案验收应重点检查:工程前期各种批复文件、上级主管部门对项目立项的批复，规划部门的的批复文件，消防部门、防疫部门、环卫部门的审批意见，土地征用，拆迁补偿协议，校园土地规划红线等前期工作的重要文件；基建单位与各方签署协议，合同，招投标文件；及设计变更洽商、监理验收文件、施工技术文件、各种隐蔽工程记录、和各项专业验收文件、质量检验评定、事故处理记录、竣工图编制，竣工验收备案表，及最后委托保修协议。另外，对照片和图纸电子版的收集也是非常重要的，尽可能的做到纸制档案与电子版档案同步归档。检查档案内容是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。档案工作人员应极力维护和确保建设工程档案完整、准确、系统和安全，认真地进行检查。

基建工程档案管理的有效措施，首先要在思想上重视档案管理工作, 更新观念，在施工过程中,不仅要保证施工质量,也要对工程档案足够重视,工程档案管理的好坏,直接反映出工程管理者的水平;另一方面要制定符合高校特点的基建档案管理制度和保障措施，保障管理制度的落实，使归档工作有章可循,充分发挥档案其应有的作用；

档案管理的成效范文第4篇

一、中小企业建设工程档案管理问题分析

（一）档案管理人员专业素养偏低

由于中小企业受经济基础的制约，在人员配备方面也力求精简。一个职员兼多种职务的情况在中小企业中是常有的。据调查，许多中小企业的档案管理工作都是由办公室某一人员兼管，很少有设立专职档案管理员。这种兼职档案管理员，要么缺乏档案管理专业素养，要么由于一身多职，顾此失彼，难以做好档案管理工作。中小企业对档案管理人员的业务培训也不够重视，影响了档案管理人员专业素养的提高和视野的开阔。一些档案管理人员自觉学习意识不强，对企业工作流程和技术知识不熟悉，也无法适应新形势下中小企业档案工作的需要。

（二）档案材料因竣工拖后而无法按时报送

近年来，随着建筑市场的不断规范化，国务院、建设部分别颁发《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，旨在增强建设单位和施工单位对工程竣工档案管理的重要性，但是由于建筑企业的水平参差不齐，部分单位的管理人员档案管理意识比较淡薄，致使工程竣工时不能整理出完整的竣工档案，造成了工程竣工档案不能及时的向城建档案馆报送，如一些建设单位注重工程进度、重资金管理，忽视编制工程竣工档案管理体系，在工程验收完成时，工程竣工档案都无法正常完成，造成建设工程档案移交滞后。

（三）竣工后由于人为原因档案移交不及时

由于施工到了后期，大多的技术人员都撤离到了别的地方，加上很多施工单位没有按照竣工档案管理的要求在施工中整理必要的资料，造成工程竣工后不能按时完成工程竣工档案，造成工程竣工档案移交不及时；有些建设单位、施工单位及建材供应单位之间存在工程款拖欠的情况，致使工期延长，造成档案归档停滞，材料残缺不全，严重影响了工程竣工档案的编制；有些施工单位在施工期间进行部门重组，档案管理人员更换，致使材料分散、缺失，在工程验收后无法收齐，这些原因都会造成了施工档案移交不及时。

二、建筑工程档案管理存在问题的解决办法

（一）加强人力物力和财力投入

加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。

（二）加强业务培训，提高专业素养

档案业务培训是档案工作的一项重要基础工作。要加强档案业务培训，首先，必须根据中小企业档案管理人员的特点和要求，举办形式多样的培训班，有针对性地解决中小企业档案管理急需解决的问题；其次，培训的内容要跟上社会发展的步伐，及时将档案管理的新技术，新方法、新理念传授给受训者，增强档案人员与时代步伐相一致的时代意识，帮助他们更新知识，掌握新技术，以满足新形势下企业档案管理的需要；第三，要重视档案培训师资队伍建设。培训教师要具备过硬的专业理论知识和技能，熟练掌握档案管理工作的政策、法规、标准，了解现代社会有关档案管理的新知识和新信息，围绕档案工作的重点、难点和热点问题，有的放矢地开展培训，从根本上提升中小企业档案管理人员的业务素养。

（三）革新管理意识

革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强建筑档案管理重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。

档案管理的成效范文第5篇

关键词：高校；成人教育；学生档案管理

中图分类号：G720　文献标志码：A　文章编号：1009-4156(2012)04-044-02

高等教育“精英化”向“大众化”趋势发展体现了我国国民教育水平在逐步提高，高校成人教育作为高等教育中的重要部分，是与自学考试、网络教育、广播电视大学等办学类型并驾齐驱的继续教育途径，我国大部分高校都设置了函授、业余或脱产形式的成人教育的本、专科，为在职人员的继续教育提供了更多的选择和可能，也积极有效地推进了我国高等教育大众化的进程。

一、高等学校成人教育学生档案的特点

成人教育学生档案管理作为学生事务管理的重要组成部分，反映着学生在接受教育期间各个方面的表现，包括课程学习、成绩考核、行为表现、奖惩和发展等内容。近年来，随着教育事业的不断发展，高校成人教育呈现出办学形式多样化的趋势，这种多样性趋势以及成人教育学习方式的特殊性，决定了高校成人教育管理的多样性和复杂性。

首先，由于成人教育的生源涉及面广泛以及成人教育办学形式、办学点的多样化，导致成人教育学生档案材料复杂多样，给学生档案的管理带来加大难度。其次，高校成人教育学生档案管理较为分散，有的存放在成人教育学院、继续教育学院或成教处，有的存放在各教学单位或办学站点，缺乏统一的归档管理。最后，由于学生档案的积累具有可变动性的特点，包括学习地点、学籍等方面的变动也会给学生档案的管理带来影响。学籍档案是学生在校期间的历史见证，是学籍管理的重要依据，具有重要的参考保存价值，是学生学习情况所形成的学业成绩、操行评语、学历、学位证明书等全面发展情况的客观具体的历史真实记录，是原始性和凭证性的重要依据。目前，学生档案在专升本、攻读研究生、出国深造等方面都具有较高的查阅率和利用率，而且近年来，用人单位对学历的审验愈来愈严格，所以学生档案也成为用人单位鉴定各类证书真伪的依据之一。

二、高校成人教育学生档案管理存在的问题

(一)对档案管理缺乏重视，制度不健全

由于历史原因，一些高校对于成人教育定位的继续教育和高层次岗位培训认识不够，对成教学生档案工作缺乏足够的重视，这在很大程度上制约了档案工作者收集、整理和利用成人教育学生档案的积极性和主动性。同时，缺乏规范化的管理制度，也导致了不少疏漏。虽然2008年由教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》，对高校档案进行了详细的分类，也对档案的归档、整理和利用指明了方向，但其中并没有对档案管理过程中的具体处理流程、格式规范进行详细的描述，因此，一些高校的成教学生档案管理工作有较大的随意性。比如，个别主管领导没有把学生档案管理工作列入办学议事日程，没有统一的档案格式，管理人员也认为档案不会长期存放在学校而是随着学生毕业就转走，因而不需要认真整理，还有的学生自己在填写档案时不认真，不仔细，不关心档案去向等个人档案意识淡薄现象时有发生。

(二)机构设置不全，管理人员缺乏专业素质

高校成教学生档案管理队伍普遍比较薄弱。大多高校的教学院系并没有设置专门的档案管理岗位，负责档案管理工作的人员，往往要兼顾行政、教务、考务等繁杂的工作，而且大多未受过专门的档案管理培训，缺乏档案业务知识和利用信息化技术建设档案的技能，无法很好地掌握对档案工作的分类、归档、整理等工作，给档案管理带来困难。而兼职人员的日常事务性工作量大，也无法投入较多时间和精力来完成档案管理工作，降低了档案的质量，如文件材料缺失、不全等。此外，一些主管部门的监督力度也有待加强，不少成教学生的档案放置在不同的档案管理处或教学站点，有的学生对于档案的态度比较随意，不认真填写个人基本情况或者弄虚作假，档案材料“想交就交，不想交就不交”，少数主管部门尚未对学生档案材料进行督促检查及审核就直接归档。

(三)管理模式陈旧，效率低下

高校成教学生的档案普遍和其他资料随意放在几个柜子里，容易丢失、磨损。还有某些档案材料缺乏说服力，比如内容不齐全，需加盖公章的材料没有盖章，不按档案管理中规定要求去做等。随着信息化的步伐加快，提高办事效率，各行各业都开始运用网络，但是部分高校成人教育的学生档案管理方式仍停留在单纯的纸质层面，缺乏电子化、信息化，不仅查阅和利用的效率有待提高，而且对信息资源也缺乏有效的发掘利用，难以形成服务功能的多元化以及档案管理者和信息需求者之间的良好互动。

三、改进高校成人教育学生档案管理工作的几点思考

(一)积极宣传，提高师生的档案管理意识

由于成人教育的学生主要来源于在职工作人员，具有分布广、信息传达周期长的特殊性，而且学生档案材料的管理也需要校内外各个管理部门和人员的协作配合，所以，我们一方面可以利用手机、网络等信息工具，多渠道多角度地加强宣传力度，使大家对学生档案工作有足够的重视程度，另一方面也可以定期对涉及档案管理工作的人员进行业务培训，从上而下增强档案管理意识。

有了充分的重视，才能更好地促进学生档案管理的业务建设和队伍建设，才能保证各个工作环节对档案材料的形成过程严格把关，才能维护档案材料的真实性、可靠性、完整性和全面性，使档案材料的收集、归档工作能顺利进行。

(二)使用现代化管理手段，完善档案管理模式

现代化的管理手段指的是在设备基础、应用软件、管理资源等方面合理地搭建档案管理平台，以实现档案信息资源与信息技术的整合与利用为目的，从传统单一的档案管理模式向现代科技的管理模式转变，主要是通过先进的信息技术，利用丰富多彩的图像、多媒体及网络等方式对档案管理工作进行完善。随着科学发展观的提出，“以人为本，实现可持续发展”成为信息化、现代化的基本要求，要实现现代化的档案管理，就应该强调“服务于人”，以服务为宗旨、以利用为目的。目前的管理视角开始逐步从知识管理向信息管理化模式转变，档案管理工作也有了新的方向，承载信息开始由静态向动态转变。为了避免单一性的档案管理模式，高校应该加强创新，通过档案管理信息化的过程，调动管理人员参与工作的热情，激发他们的积极性和主动性，并利用信息化的管理工具，为学生、为社会提供灵活多样且兼具针对性的档案服务。现代化的管理手段能够快速有效地完成成人教育档案的统计、查阅、检索以及远距离传递档案信息等工作，有助于提高全体成人教育教职工在档案管理的质量和效率，使其迈入一个新的阶段。这样，一方面可以促进管理工作更好地适应当前经济发展多元化以及新技术改革创新的潮流；另一方面也有效地提升了管理服务的素质乃至管理人员的素质，达到既服务于人又服务于己的良好效果。

(三)加强管理队伍建设，改进服务方式和管理工作