标准化工作规划

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标准化工作规划范文第1篇

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的文件档案的机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

标准化工作规划范文第2篇

关键词：档案管理；规范化；标准化

一、前言

众所周知，档案管理的现代化是包括管理思想的现代化、业务规范的标准化、管理人员的专业化以及信息服务的高效化等四个方面的内容，其中最为重要的就是要保证各类的实体档案信息得到最为妥善的保管和存储，以求能够发挥其最大的价值和作用。在信息爆炸的当今时代，各类信息的存储显得越来越重要，需要整理的档案数量也极速增长，各类行业、各个单位都将档案的搜集、整理和存储摆在更加重要的关键位置。根据相关的数据显示，就目前情况而言，我国各类档案馆以及市级以上的需要保存的档案已经远远超过3亿卷，并且这个数字还在持续的攀升。此外，随着档案的载体和记录方式的日益丰富，档案的形式和存储的方法也日益多样化，所有这一切需要现代化的档案管理模式来与之匹配，档案管理工作的标准化和规范化就显得尤为迫切。

二、当前档案管理工作存在的问题与不足

近年来，随着我国档案管理事业的不断发展、人们搜集、整理和存储信息和资料的意识明显增强以及现代化的设备和专业化人才的不断投入，我国档案管理的现代化建设确实取得了许多骄人的成绩。然而，细究之下仍然可以发现许多的问题和不足，具体而言，主要包括以下几个方面：

1.档案管理的重要性认识不够。虽然现在的档案管理意识相较于之前已经有了很大程度的增强，但是与西方发达国家相比，我们实际工作中对其重要性的认识仍然不足，许多单位对档案的整理和存储也陷入一种程式化、机械化的模式当中，只片面的注重实体资料的整理，相关的电子信息的存储非常不到位，工作方法也迟迟没有更新。更为重要的是，许多单位的档案室面积狭小无法满足日益高涨的存储需求，相关的基础设施也亟待更新，现代化的设施配备不足，多媒体的技术没有得到最大程度的利用和最大价值的发挥，所有这一切都可以归咎于其对档案管理的现代化重要性认识不足，意识不强。

2.档案管理的专业化人才匮乏。毋庸置疑，人力资源是各类行业、各个单位最为活跃和最能创造价值的资源，档案管理工作自然也不会例外。然而，就目前情况而言，许多单位从事档案管理工作的人员都不是正规的科班出身，没有接受过这方面系统完善的教育，齐专业化素质以及相关的学科理论知识和素养已经越来越无法满足当前档案管理工作的需求。更为重要的是，由于单位对档案管理工作规范化和标准化的认识不足、落实不到位，其档案管理的工作人员并没有得到专业化和系统化的入职培训，定期的学习和职业技能的提升更是无从谈起，这也是导致目前档案管理工作遭遇瓶颈期的重要原因。

三、推动档案管理规范化和标准化的相关对策

档案管理工作因其具有信息量大、操作复杂、耗时长等特点，需要一整套的规范化和标准化的工作流程以及高效边界的管理制度和原则，从小处入手、从细节抓起，全方位多角度地展开工作，保证档案数据资料的价值不会有一丝一毫的受损，及时进行档案卷宗的监督和管理，如此才能将档案管理的标准化和规范化推向新的发展高度。具体而言，可从以下几个方面入手：

1.严格细化公文制发的各项标准。所谓档案，通俗来讲就是各类公文资料的统称。因此，档案管理的标准化和规范化首先需要做到的就是要严格细化公文执法的各项标准，将其纳入统一化、规范化的轨道之中。首先，要保证公文制作和发出的高效率，这也是衡量档案管理质量的重要指标，因此在进行公文的制作之前，要对纸张、尺寸、排版形式、装订方式等进行细化的规定；其次，在不违背国家相关标准和原则的基础上，制定符合本单位发展情况的公文签发制度，保证其从标题到内容再到各项格式的正确无误；最后，文体的选用、书写的规范以及拟制的形式等都要确保无误，这可以交由具体的相关签发人员负责。

2.推动文档一体化建设。在实际的档案管理工作中，若能保证各类文档的一体化那将不仅会提高档案管理的高效和便捷，更为重要的是可以将整个单位的文书整理、文件归档和存储纳入统一化的管理之中，最大程度地减少中间重复环节，改变当前各个部门就档案的管理各自为政的现象，M行各类档案的同步管理，以求能够将错误归档、遗漏归档以及重复归档的可能性降到最低，提升档案管理工作的现代化水平，保证其规范化、标准化、高效化、精确化的实现。

3.杜绝重复立卷和无序归档现象。众所周知，在档案管理工作中重复立卷和无序归档的现象历来层出不穷，这也往往被视为是推动档案管理标准化和规范化向着纵深方向发展的重要掣肘，因此，为了确保档案管理的精确性和安全性，必须全方位多角度的采取措施杜绝这种现象，近年来也不断有研究者提出“以我为主、立卷归档”的标准化操作流程，笔者认为在市级的档案管理工作中可以将其视为一种整理和存储的指导原则，这就需要我们做好以下几个方面的工作：

首先，在对各个部门的各项工作进行档案的搜集和整理时，一定要能够确保所归档的文件资料能够体现出本阶段本单位各项工作的完成情况和实施细节，如此来保证相关文书资料的时效性，也可方便日后备查。其次，档案整理过程中，要注意分门别类，区分不同内容、不同工作、不同形式、不同结果的文件资料，突出重点和核心，降低相关资料的重复操作和整理，保证各项工作的高效性、便利性和有效性。最后，在确立档案整理的重点的同时，还要注意区分主次，在保证档案存储完整性的同时，也要有所侧重，既要防止档案管理中内容和形式的遗漏和缺失，也要突出立卷归档工作的核心，形成一套系统完整的全面性、重点幸兼而有之的现代化的档案管理系统。

四、结语

在实际的档案管理工作中，标准化和规范化历来是我们不变的追求，在具体的操作过程中从公文制发到文档的一体化再到立卷归档的指导原则和具体的操作方法，这其中无一不需要我们对文件资料进行质量的审核以及形式的审查，既要保证档案的完整和全面，也要明确重点核心，唯有如此，才能真正实现档案管理工作的现代化、标准化和规范化。

参考文献：

[1]李琳.现代信息化视阈中的档案管理研究[J].中国社区医生，2015.

标准化工作规划范文第3篇

关键词:档案工作;规范化;标准化

档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施:

一、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。

在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%，温度应该控制在14～24℃。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

标准化工作规划范文第4篇

【关键词】文件生命周期 文档一体化 公文制发 以我为主

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所。其中暂时保存阶段文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值然后再销毁，有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存。因此，需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据，在理论上是成立的。在实践中是否切实可行是否确有必要呢？回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端，造成大量失控的、具有重要价值的账外文件。档案部门由此馆藏质量降低，进而导致不能很好的发挥参考服务作用，导致档案部门信息服务功能降低，也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系文件，也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为，这并不排斥文件中心在我国建立推广，只要注意文件中心的适用范围后详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 转贴于 　二、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

三、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

标准化工作规划范文第5篇

关键词：新形势；档案管理；规范化；标准化

要推进档案管理工作的规范化与标准化，还需要明确其基础性前提，即公文的制发。档案是由公文转化而来的存在，要保证档案的质量，首先需要保证公文自身的质量，这就取决于公文制发的质量，这也是实现档案工作规范化与标准化的前提。所以，在公文制发过程中，需要将规范化与标准化两方面要求纳入考虑范围，切实提升档案的质量，为档案工作的规范化与标准化奠定良好的基础。

1 档案工作规范化、标准化的实现策略

1.1 提升档案时效性与加强电子档案库的建设

档案的时效性既指档案信息的新旧程度，也包括档案信息的最新动态与最新进展等。提升档案的时效性，能够保证档案内容的有效性，提高档案的利用效率，也可保证档案的利用价值。因此，档案管理者应该树立档案时效观念，通过科学的信息化与网络化手段获取最新信息，为做好档案部门的服务工作赢得主动。比如，一份具有较强时效性的科研档案，能够有效缩短科研项目的相关研究周期，为科研单位节省不少物力、人力以及财力，从而为科研单位获取可观效益。档案时效性的提升也是推动档案工作规范化与标准化的有效策略。另外，档案部门需要加强电子档案库的建设、开发与使用，利用科学的数据技术对移交的电子档案载体与技术环境进行检测，在保证合格率的前提下再进行移交；同时，需要检测档案数据存储介质的可用性，确认电子档案载体是否存在损坏或者其他存储不良问题；此外，实现数据的科学鉴定，核对档案数字和签名的真实性，对数据进行有效的整合转换等。因此，应该加强电子档案库的建设。

1.2 档案管理人员素质的提升

新形势下，要推进档案管理工作标准化与规范化，必然要提高档案管理者的职业素养与专业化水平。如今档案管理模式随着时代的变化日渐完善，档案管理中引入了各种现代化技术，而要对这些技术加以深入掌握与应用，管理者必须具有良好的信息技术操作技能，特别是计算机技术、互联网技术等操作管理软件的相关技能。当下档案管理者对这些现代化技术的运用尚未足够熟练，这就限制了档案管理工作水平的提高。因此，要做到以下几点：第一，加强档案管理者专业化知识与现代化技术技能的培训，提高管理者对各种管理技术的操作水平，促使其熟练运用各种现代化管理手段，了解信息化技术的各种知识。第二，在后续档案管理工作中引进的人才，要求其具备较佳的专业素养，并且具备一定的现代化档案管理技能，从而利于提高档案管理工作的效率与水平。第三，应该加强教育领域对档案管理人才的培养，注重丰富人才的理论知识，并且培养其档案管理实际操作技能。

1.3 档案交接工作的优化

对档案交接工作进行优化，能够进一步推进档案管理工作规范化与标准化。因此，在这个过程中，管理者需要明确档案交接的范围，要排除不能进行交接的档案，保证档案交接工作符合国家有关规定。而且档案移交进馆要满足以下标准：第一，档案要以全宗为单位进行编目整理。第二，档案要具有完整性与齐全性，根据档案管理规范与标准要求对其进行分类整理，要准确地划分档案的保管期限，书写要具有规范性，装订要整齐且美观，案卷的质量必须达到规定要求与标准。第三，要确定档案具有长期保存与利用的价值，否则不能移交进馆。第四，档案交接的文据与案卷目录要做到一式三份：档案馆签收其中一份，并将其退回移交单位保留备用。第五，案卷目录应该具备两种版本，即纸质版本与电子版本，确保档案的原始性与真实性。

2 推进档案工作规范化、标准化的思考

2.1 规范档案资料

（1）档案资料保存的规范。档案资料的科学规范是档案管理工作的基本内容之一。在对档案资料进行科学规范的过程中，要保证文件的原始性以及真实性，这也是档案管理规范化与标准化的灵魂。在管理电子档案过程中，常常会发生电子文件资料丢失或者信息被更改的问题，这就要求档案管理者加强电子文件的维护工作。对于档案资料与档案信息的完好保存，还需要发挥纸质档案和电子档案之间的互补作用。在电子文件得到广泛应用的今天，我们同样需要注重对纸质档案的完好保存，也为以后遇到电子文件资料丢失或者信息被更改的情况时能提供纸质档案的原始文件，以确保档案内容的真实性。另外，对档案资料进行科学的规范，还要求实现档案信息的数字化管理，从而打破时间与空间的束缚，从而不断地扩展档案工作的服务范围，实现服务效率的有效提升。（2）加强档案资料的收集工作。档案管理者应该加强对档案的收集工作，比如重大工作、活动或者建设项目的相关档案、非物质文化遗产档案等。个人与单位应该支持与协助所在地的档案馆对档案的征集工作，包括一些散存的珍贵档案资料、对社会发展具有长远利用价值的重要档案等。档案馆的领导者也可以鼓励个人或者一些F体捐赠档案或者寄存档案，以丰富档案馆的档案资源，并且加大档案资源科学合理配置、妥善保护与高效利用的

力度。

2.2 科学分类归档

在档案管理工作中，档案的科学分类与整理工作很重要。对于一些内容齐全和基础良好的案宗，要做好科学的分类与整理工作。根据案宗的目录直接做好分类标引工作。若一些档案的形式比较特殊，则可以使用计算机程序，将案宗的名字、时间与地址等信息录入进去，可以快速地获取案宗的分类号，从而有效地提高档案的著录速度，也便于档案利用人员对所需案宗的查阅。另外，在档案的归档方面，需要建立完善的文件材料归档制度，不允许任何个人或者单位将档案据为己有，也不允许拒绝档案的归档。档案利用人员要及时地将档案完整地交还档案管理所在机构，不可以擅自推延移交档案的时间或者截留档案。

2.3 规范档案调取与回收

规范档案调取与回收工作是推进档案管理工作标准化与规范化的重要手段。档案管理者应该及时清查和退还调取的档案，根据国内法律法规和档案管理制度的要求来规范档案的调取与回收。若个人在工作需要的情况下提出退还档案或者继续使用调取档案的相关意见，可以上报有关部门以获得批准。在退还档案的过程中，需要有被调取档案保管者、该单位领导或上级主管单位的领导在场，并且签字确认。若是需要继续对档案进行利用，该档案的调取手续应该符合有关规定。若是不符合有关规定，则需要及时进行完善，以确保档案调取管理工作的规范化与标准化。

3 结语

总而言之，新形势下要推进档案管理工作的标准化及规范化，需要明确其基础性前提，并且做好其中的重要工作。同时，加大档案工作现代化管理力度，提升档案的时效性，做好电子档案建设工作，提升档案管理人员的专业水平与职业素质，优化档案的交接工作，对档案资料管理进行规范，做好科学分类归档与调取回收工作，最终适应新形势下对档案管理工作提出的新要求，实现档案管理的规范化与标准化，充分地发挥档案资料的应有效用。

参考文献