行政公文写作格式

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行政公文写作格式范文第1篇

公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境， 为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。

课程目标：

? 了解公文写作的重要性

? 掌握基本的公文写作要点及规范

? 熟练掌握常用企业公文写作方法

课程形式：讲授、讨论、演练等

课程对象：基层员工、中层管理人员

课程时间： 6小时

课程内容：

第一部分：概述

? 公文写作的概念与作用

? 公文写作的种类和特点

? 公文写作的基本原理

? 行政公文与一般事务性公文的理解及误区

第一部分：公文写作过程

? 公文写作的一般步骤

? 公文写作的主题与材料

? 公文写作的结构和语言

? 学习行政公文写作的意义与方法

第三部分：请示、报告以及批复

? 什么情况下用请示？报告？批复？（讲授）

? 如何写请示、报告、批示（练习，改错）

? 请示、报告的分类（讲授）

? 写作规范模式（见三类模式表格）

第四部分：计划和总结

? 了解计划的多种“变体”和时间限定（讲授）

? 熟悉计划和总结的写法（练习，改错）

第五部分：通报、通告及通知

? 辨析这几类常见公文，结合受训单位性质确定讲授重点。（讲授）? 熟悉通知的几种类型和写法（练习，改错）

第六部分：会议纪要

? 学会在会议记录的基础上写作会议纪要。（讲授）

? 了解会议纪要的成文格式。

第七部分：命令、决定、意见、公告、函

? 学会熟悉以上公文写作规范

第八部分：公文处理

? 基本程序：收文和发文

行政公文写作格式范文第2篇

1.(3分)用于引导文件直接叙述根据、事实或主张的词语是 A

A. 领叙词语

B. 承转词语

C. 称谓词语

D. 追叙词语

2.(3分)以下是2001年颁布的《国家行政机关公文处理办法》中对公文印章位置的规定，其中描述有误的是 D

A. 联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开；两个印章均压成文时间

B. 联合行文时，主办机关印章在前，印章之间互不相交或相切

C. 单一机关制发的公文，加盖印章应上不压正文，下压成文时间

D. 联合行文需加盖3个以上印章时，每个印章均压成文时间

3.(3分)《国家机关公文格式》（GB/T9704-1999）将（C ）作为公文的三要素。

A. 大纲、主体、版记

B. 眉首、主体、尾注

C. 眉首、主体、版记

4.(3分)（ A）可用于向国外宣布重要事项或者法定事项。

A. 公告

B. 通知

C. 通告

D. 通报

5.(3分)根据2012年4月16日印发的《党政机关公文处理工作条例》规定，目前通用的公文文种共有（ C）种。

A. 14

B. 16

C. 15

D. 17

6.(3分)以下不属于公文的特点的是 B

A. 公文具有权威

B. 公文作者不都是法定作者

C. 公文具有特定的效用

D. 公文具有规范的体式

7.(3分)试行本属于哪种类型的公文稿本? A

A. 正本

B. 定稿

C. 副本

D. 草稿

8.(3分)公文中，机关标识从上到下排列正确的是 A

A. 主送机关、抄送机关、印发机关

B. 印发机关、主送机关、抄送机关

C. 抄送机关、主送机关、印发机关

D. 主送机关、印发机关、抄送机关

9.(3分)（ A）这一项目对公文送达和办理的时限提出了要求。

A. 紧急程度

B. 秘密等级

C. 保密期限

D. 签发人

10.(3分)上行文、下行文和平行文是按公文的（C ）进行分类的。

A. 行文意义

B. 行文目的

C. 行文关系

D. 行文背景

11.(4分)公文排版后空白处容不下印章位置时，根据《国家机关公文格式》（GB/T9704-1999）规定，正确的做法是 BC

A. 新加一页

B. 调整行距

C. 调整字距

D. 调整字体

12.(4分)公文中的主送机关标识可以使用机关的 ABD

A. 规范化统称

B. 全称

C. 自定义别名

D. 规范化简称

13.(4分)（ABD）是对公文用语的特殊要求。

A. 严谨周密

B. 简明精炼

C. 幽默夸张

D. 庄重得体

14.(4分)公文的作用有 ABCD

A. 传达贯彻党和国家的方针政策

B. 公布法规和规章

C. 请示和答复问题

D. 指导、布置和商洽工作

15.(4分)公文中，需用阿拉伯数码标识的是 BCD

A. 成文时间

B. 公文份数序号

C. 发文年份

D. 印发时间

16.(4分)以下属于公文中的报送词语的是 BCD

A. 承接

B. 呈请

C. 呈上

D. 呈交

17.(4分)起草公文必须选择正确的文种，其原因是 ABCD

A. 选择正确的文种有助于文件得到及时、妥善的处理

B. 选择正确的文种有利于维护公文的严肃性

C. 选择正确的文种能促进公文写作规范化

D. 选择正确的文种有利于保证公文的有效性

18.(4分)以下属于公文格式特点的是 ACD

A. 相对确定性

B. 不确定性

C. 稳定性

D. 规范性

19.(4分)公文写作经常使用的表达方式有 ASC

A. 说明

B. 记叙

C. 议论

D. 抒情

20.(4分)《国家机关公文格式》（GB/T9704-1999）在公文的（ABCD ）等方面均做了规定。

A. 幅面尺寸

B. 用纸纸型

C. 装订要求

D. 排版规则

21.(3分)公文成文时间以领导签发日期为准。 √

22.(3分)2001年颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定，不带密级的公文不能编制公文份数序号。×

23.(3分)任何机关都能使用命令这一文种撰写公文。×

24.(3分)不同类型的公文稿本，其形式和作用也不相同。 √

25.(3分)“特此批复”一般用于文末，表示正文结束。√

26.(3分)目前，机关单位需要变更或撤销下级机关不适当的决定事项时，应该使用命令。 ×

27.(3分)公文正文中，数字可以回行。 ×

28.(3分)“此件可见报”之类的说明事项，属于公文的附注。 √

行政公文写作格式范文第3篇

本文作者：李辉宋红燕那顺巴图工作单位：中国石油大学

以往公文写作类应用型课程教学中，仅仅重视传授基本原则、技能和规范。例如，公文写作课程多数课时用以讲授一般公文的格式、写作要求等，并未注意从中总结和升华教学理念。这与素质教育中强调掌握学习方法、探索学习策略的宗旨不相符合，也在实践中导致“舍本逐末”的现象，影响了教学效果。课题组主要成员在教学实践中，首先注重调整教学理念，主要包括一下几方面。1.注重引导学生明确课程目标、掌握学习方法。笔者从行政管理专业课程出发，总结出社会科学类本科生的“四位一体”课程学习目标，即在每一门社会科学课程中，应紧紧围绕“搭建学科框架—夯实理论基础—培养思维方式—修炼基本技能”这四项任务，完成上述任务，即为达到本门课程学习目的。在公文写作课程教学中，笔者仍旧坚持贯彻这一宗旨。以培养思维方式为例，笔者总结出在公文写作课程中应着重培养“高度决定视野、角色决定行为、细节决定成败”三项思维。具体而言，公文作为党政机关和企事业单位内外沟通的主要方式，必然具有全局性、政治学和严谨性。这要求公文写作者具有全局意识，站在整个组织的高度思考问题；具有高度的政治觉悟，站在领导角度思考问题；树立一丝不苟的严谨作风，注重细节锤炼，不得有半点疏忽。这些特点都使得公文与一般文学作品写作存在差异，需要在课程教学的全过程贯穿上述思维。2.注重培养学生增强角色意识、学会角色转换。“受领导之命、代机关之言”是公文写作的一项基本原则①，这决定了公文写作者必须时刻明确：公文起草者与公文主体之间的角色差异，即每一份公文不是以公文起草者意志为转移，而是以公文主体（所在机关及领导）意志为转移，切不可在公文中盲目体现个人偏好。3.进一步夯实写作基本功、强调写作规范。写作功底和写作规范是写好公文的根本，但现有教材框架对写作功底的训练较少，对写作规范的强调也基本停留在每一种公文的构成和格式规定上，而未从根本上使学生明确写作规范的重要意义。课题组在教学过程中，始终强调写作功底的训练、始终强调基本规范对公文写作的重要意义，并通过扩展教学内容、创新教学方法等具体实践这一理念。例如，通过“字—词—句—段—篇—章”的训练夯实写作功底；通过反复修改公文草稿、对比优秀公文和错误公文等方式强调写作规范的重要性，这在后续段落中会进一步解释。

传统的公文写作教学一般以教材为基准，以国家规定的十三种公文②为基本内容，以“规章制度类”、“公布知照类”、“请示商洽类”等六大模块③为教学主线，以传授每一种公文的构成要件、写作格式和注意事项为教学任务。此做法的弊端在于：一是实用性不强。国家规定的常用公文中部分公文是学生毕业后实际工作中很难遇到的生僻公文，例如“命令”、“决议”等公文，在一般基层和中层单位并不常用。二是教学枯燥。以六大模块为教学主线，以每一种公文的构成要件、写作格式和注意事项为教学任务，使得整学习课程设置单一、枯燥。学生普遍认为，公文写作课程就是记要件、记格式的课程。为此，课题组主要成员突破教学和国家规定公文的限制，对教学内容进行扩展。1.将教学内容从国家规定公文扩展至常用公文甚至一般应用文。国家规定公文包括命令、决议、请示、批复等；常用公文则可更多地包括简报、简讯，计划、总结，讲话稿、致辞等；一般应用文还可涉及到简历、学术论文撰写、组织文化设计中的文字工作等等。这些文体在学生日常生活和日后的实际工作中十分常见，也使学生对公文写作产生“看得见、摸得着”的感觉，提高所学内容的实用性和可操作性，打消学生的公文写作“无用论”想法。2.以“字—词—句—段—篇—章”为教学主线，训练学生揣词造句、组织段落、谋篇布局、表情达意的基本功。将上述常用公文和常用应用文分为“不出错的”和“见水平的”两大类文体。“不出错的”一类，如通知、通报等，注重强调写作规范；“见水平的”如计划、总结，讲话稿、致辞，学术论文等，注重写作功底的修炼。按照“字—词—句—段—篇—章”的顺序，以广告语、组织文化设计等精炼句子为载体，训练学生揣词造句能力；以简报、简讯等短小段落为载体，训练学生组织段落、明晰层次的能力；以学术论文、讲话稿、计划、述职报告等较大篇幅为载体，训练学生谋篇布局的能力；教学全过程均重视表情达意基本功的训练。3.适当增加图像、PPT、音乐、视频等多种媒体手段的运用。传统公文仅以文字作为表情达意的载体，现代公文写作则更多需要图像处理、PPT制作、音乐甚至视频功能的组合。课题组尝试通过PPT和视频制作训练学生多种媒体的运用能力，增强了学生的学习兴趣和参与能力。

传统教学大部分以课堂讲授为主要教学方法，对于公文写作类应用型课程，仅以讲授公文构件、格式和写作要求，显然不能满足教学需要。课堂训练和课后作业又面临着学生无兴趣、无积极性、被动完成的尴尬。为此，课题组本着平等、互动、参与的原则，尝试以新的教学方法增强学生的学习兴趣，提升教学效果。1.增加课堂参与，尝试即兴互动。课堂互动参与是提升学生学习兴趣和积极性的重要手段。为了提高学生课堂参与积极性又不增加学生课后负担，课题组采取课题即兴互动方式，设置了广告语、团队文化设计、论文标题设计、通知撰写等训练环节，以分组讨论、即兴发言和课后完善相结合的方式，增强了学生参与互动的积极性。例如，广告语设计环节某小组即兴以红旗轿车、三星手机、MP3等产品为目标品牌，设计出“红旗轿车，龙的本色”等广告语。在团队文化设计环节，某小组以“公文天下，文以载道”为团队口号，既彰显了团队特点，又切合公文写作课程主题。学生参与积极性较高，也产生了很多精彩的创意，为揣词造句、锤炼语言提供了很好的训练。2.转换教学空间，推行实验教学。笔者所在学院具有MBA、工程硕士等教学资质，并能提供实验、拓展训练等专业场所。课题组借助这些有利条件，适时为学生安排了2课时的实验课程。主要针对简介、通知等简单文体写作，实现讲解、资料搜集和撰写的同步完成，并通过这一方式实现教学空间转换，提高学生的学习兴趣。学生们表示文科生也能上实验课，这增强了他们的学习兴趣，也增强了公文写作学习的可操作性。3.组织实习实训，增加实践教学。为了使学生对公文写作实际工作有更切身的体会，课题组在公文写作48课时内安排了4个学时的实践课程，通过教师引导、学生自选题目的方式，选择实践调研项目，针对学校所在区政府机关、街道和社区居委会等部门，进行实地调研。在有条件的情况下，也依托课题组教师在区政府部门的横向合作课题，为学生提供实习实训机会。例如，《Q市K区科技三项经费立项评审与绩效评价实施办法研究》这一课题，针对Q市K区科技三项费用使用情况进行为期3个月的调研，最终形成的文本包括《Q市K区科技三项经费立项评审与绩效评价实施办法调研报告》、《Q市K区科技三项经费立项评审与绩效评价实施办法》两部分。通过实习实训，学生更直观地体会了机关公文写作的一般程序、基本原则及规范，基本掌握了调研报告和实施办法的写作要领。4.组建学习小组，强化团队学习。团队学习是高校本科生培养团队精神和合作意识的重要手段之一。课题组在学期初对所学班级学生进行自主分组，组建学习团队，并为团队提供必要的学习经费。教学内容中的视频宣传片制作、项目调研、团队文化建设等环节均以团队形式实现。对表现优秀的团队给予奖励并颁发证书。如，视频短片制作中，团队分别完成了《公共管理系风采》、《黄岛印象》、《美丽的唐岛湾》等视频短片制作。其中，团队在短片主题确定、视频拍摄、解说词与宣传语、后期剪辑与制作等既集中讨论、又各有分工。《黄岛印象》视频短片在搜狐视频中展示，得到学院教师和同学们的高度肯定，也为学生参与社会实践、培养提出问题、分析问题和解决问题能力提供了较好的尝试。5.辅以佳作赏析，强化模仿学习。在每一次布置训练任务之前，课题组并未让学生盲目准备，而是首先提供佳作赏析，让学生首先了解优秀作品的核心特征，有遵循和模仿的依据。例如，在报告撰写训练环节，课题组多方搜集资料提供了《X乡镇党委书记事迹报告》等例文，从注重政治觉悟、学会谋篇布局、明晰写作层次、推敲锤炼语言等方面作以讲解；在视频短片制作环节，任课教师提供了Q市电视台视频宣传短片，以及上届学生的优秀作品，为学生提供了视频制作的蓝本，收到了很好的效果。

以往的社会科学类本科生课程考试多采取平时成绩占20%，期末试卷成绩占80%的做法。平时成绩多以控制为导向，以课堂考勤和回答问题为主要依据。期末试卷多以选择、填空、名词解释、简答、论述、案例分析等题型为主。针对公文写作课程对实践操作的较高要求，课题组尝试以平时成绩25%，团队作业25%，期末试卷50%的方式考察学生的学习情况。在平时成绩中，以课堂即兴互动为主要考核依据；团队作业以视频短片制作、调研报告等全过程的参与情况和作品情况为主要考核依据；期末试卷则做了较大的题型修改，增加了《申论》、实用公文撰写等题型，以此考察学生现场制作公文的基本功，并为公务员考试提供练兵机会。考试方式调整的意义在于实现由控制到引导的转变，即考试不是为了控制学生，而是为了引导学生注意本课程的学习要点；实现由考试到学习的转变，即考试不仅是为了成绩，更是一次难得的练兵机会。

行政公文写作格式范文第4篇

各部门：

为保持公文处理的统一、规范，结合公司的工作实际，将公文格式的有关事项通知如下，请参照执行。

一、发文的审批流程

公司发文采用邮件形式进行流程审批。公司对内发文，由业务或责任部门拟定发文初稿后，提交管理部进行文字、格式审核，报公司总经理审批、签发;公司对外发文，由业务或责任部门拟定发文初稿，部门负责人核稿后，报公司总经理审批、签发。

二、常用公文种类

1.通知：一般性规章，采取一般行政措施，转发上级单位公文，传达要求下级办理和需要周知或执行的事项，用“通知”。

2.通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况以及阶段性工作情况的周知，用“通报”。

3.报告：下级单位向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级单位的询问，用“报告”。

4.请示：下级单位向其直接上级单位请求对某项工作、问题作出指示，对某事宜予以审核批准，用“请示”。

5.会议纪要：记载和传达会议、议定事项，用“会议纪要”。

三、常用公文格式要求

1.不论对内或对外，公司正式公文统一使用印有“厦门*******有限公司”字样的的套红文头(见附件)。

2.公文编号

发文字号包括年号、公司代字、顺序号。年份、发文序号用阿拉伯数字表示;年份用全称，用“〔〕”括入。以公司名义发文的，使用公司文号;公司会议纪要使用公司纪要号;以部门名义发文的，使用部门文号。具体如下：

(1)公司文号为：厦***×〔20××〕×号，如：厦***〔2018〕1号。

(2)公司纪要字号为：厦***纪要〔20××〕×号。

(3)部门文件字号为：×〔20××〕×号，如：总办〔20××〕1号。

请各部门认真学习，并根据本通知的要求，规范公文写作、编号等。

附件：公司套红文头模板

厦门*******有限公司

二0一七年十二月三十日

附件：

行政公文写作格式范文第5篇

课程设置应优先考虑社会的需求。社会需求已日益成为课程设置的客观依据。而社会需要的是能够切实解决实际问题的人，因此我们培养的学生必须要能够解决实际问题，具备有解决实际问题的能力。而我作为一个语文老师，我认为开设现代公文写作这门课程，对提高学生解决问题的能力，让学生拥有更强的分析问题、判断问题、解决问题的能力有非常大的作用。

一、现代公文写作是一门工具性的学科，开设这门课程大有必要

作为一个语文教育工作者，我认为，现代公文写作这门课程的设置非常有必要。我国著名教育家叶圣陶先生曾说过：大学毕业生不一定要能写小说诗歌，但一定要能写工作、生活中的实用文章。比如当一个中专学生毕业后，会不会写基本的请假条，借条、欠条，这些都是在实际生活当中我们会遇到的事情，在遇到这些问题后，我们能否妥善的解决好呢？我想很多学生都会嗤之以鼻，这些日常的事务文书谁不会呢，但若要问到这些日常的事务文书的格式，又有几个能够准确回答，并正确无误的写作呢。比如问到要写一张欠条或借条需要考虑些什么样的因素呢，我想很多中专学生在毕业之后都无法考虑周全，我们作为老师在课堂上不单要给学生讲述各个公文文种需要掌握的基本知识点，还要给学生讲述各个公文文种应该具备的格式以及各个公文文种在现实生活中应该注意的地方，容易出错的地方。比如在讲条据的时候，我讲到一个案例：李某借周某50000元，向周某出具借条一份。一年后李某归还5000元，遂要求周某把原借条撕毁，其重新为周某出具借条一份：“李某借周某现金50000元，现还欠款5000元”。在这份借条中，李某这份借条中有明显的歧义，这将造成重大的经济纠纷，引起一场不必要的官司。通过这个案例学生就学会了在现代公文写作中必须要斟字酌句，否则将会带来不必要的麻烦。

文件是传递信息的重要渠道。党和政府上下左右机关之同，其决策、方针、设想和意图等政务信息，常常是通过文件的传递而取得的。例如，各级党政领导同志的工作活动情况，各地的突发事件，社会动态，经济技术情况等信息的收集、传递和处理，工作情况的汇报，上级决策、指示的下达，下级贯彻落实上级指示的经验总结和存在问题的报告等，都离不开文件这一工具。上级领导机关通过批阅下级机关送来的报告、请示、汇报、调查报告以及简报、总结等，就及时掌握了下级机关的信息动态。这就为上级机关指导工作、解决问题以及进行各项决策提供了客观依据。又如，下级机关通过阅读上级机关的指示、决定、通报、通知等文件，就能及时掌握从上级机关传递过来的信息动态。根据这些信息动态，下级机关就可以及时开展工作和完成规定的任务。至于平级和不相隶属机关之间相互使用的“函件”等文件，更多是用于直接沟通信息及联系各种事务的。通过文书的这种信息传递作用，使得各级机关组成了一个四通八达的信息网络，机关工作靠文件传递的信息得到处理和解决；上下左右之间的关系，靠文件传递的住处得到调整。从而保证了各级各类机关组织的工作正常地、有秩序地运转。而各个文件的特点、结构、写法、注意事项都在现代公文写作这门课程中加以讲述。在这门课程的学习中，学生可以得知我们的国家是怎样进行至上而下的管理的，学生可以得知上级机关如何了解下级机关的信息动态、而下级机关又是如何掌握上级机关的文件指示的。通过这门课程的学习学生可以知道平级和不相隶属的机关之间要商洽工作、询问答复问题该怎么办，什么情况之下应该使用什么样的公文文种，这大大提高了学生解决实际问题的能力。

特别是对于国家工作人员来说，熟练掌握并能很好运用应用文是必须具备的一种工作能力，是对公务员最起码的要求。特别最近几年，国家公务员考试、各类的竞争上岗、应聘考试，应用文写作所占分值越来越高，例如：广东省98年省直部分机关竞争上岗考试中单选、多选、判断三个类型的客观题占60分，主观题也就是应用文写作题占40分。

总之，现代公文写作这门课程是工具性很强的课程，开设这门课程，学好这门课程，对提高学生解决问题的能力有相当大的帮助。

二、从培养学生的逻辑思维能力来看，有必要开设现代公文写作这门课程

思维是人类大脑的特有功能，是人脑对客观事物的本质属性和事物之间内在联系的规律性所作出的概括和间接的反映。公文写作是作者思维的一个体现过程，而逻辑思维是公文写作中，作者运用的主要思维方式。所谓逻辑思维是人在认识过程中借助于概念、判断、推理反映现实的过程，它以科学的抽象概念揭示事物的本质，表述认识现实的结果。

公文中，总体设计都是由一些单元块组成的，像事项、理由、依据、要求、情况、原因、目标、措施、步骤、决定、号召、概述、成绩、问题、经验、打算等等。而这些单元块都离不开逻辑构思问题，比如其中的“情况、特点、问题”回答的是“是什么，’“成绩、收获、做法”回答的是“怎么样，’“原因、经验、教训”回答的是“为什么”’‘措施、希望、要求、号召”等回答的是“怎么办”。

逻辑思维是通过层层的推理、归纳、演绎得出科学的结论，得出解决问题的方法。许多工作通知、意见等行政公文的制作，就是领导和写作者根据现实出现的共同性的问题，及时予以归纳作出的指导性的意见。比如省政府办公厅从某县的情况报告中了解到某县严重的伤寒疫情，又从其他几个县的情况报告中发现，今年春季又出现了痢疾、腹泻、病毒性肝炎等多种疾病。通过比较分析，综合概括，发现这几个县有一个共同的地域特点——都是同一条江流域的城市，省政府马上调动卫生防疫部门对降水的水质进行检验，发现导致诸多疾病流行共同原因是“水污染”。零散的问题一下子集中了，复杂的问题一下子变得简单了，于是从中提炼出“紧急动员全社会力量，突出治理水污染”的紧急通知主旨。

总而言之，公文写作是一个非常复杂的思维过程，是一种创造性的复合性脑力劳动，既有分析、综合，又有归纳、概括，但总体上是一个由大到小，由简到繁，由形式到内容的思考过程。一般是由粗到细，由抽象到具体，由标题到观点，由观点到材料这样一个逐步完善的过程。在学写公文的这一过程中，学生的逻辑思维能力不断的得到提升，解决问题的能力也不断的得到提高。

三、学习现代公文写作这门课程，学生的书面表达能力得到的提高

公文的语言要求简洁，用尽可能少的语言表达更完整的意思。在上课的过程中我曾经给学生讲到这样一个例子：1950年颁布的《婚姻法》中有这么一条规定“夫对于其妻所抚养与前夫所生的子女或妻对于其父所抚养与前妻所生的子女不得虐待或歧视”。而在1980年所颁布的《婚姻法》就把这条文字修改为“继父母与继子女之间不得虐待或歧视”用16个字代替了原条文中40个字，修改后的条文用“继父母和继子女”7个字就概括了原条文中33个字的内容，并且增加了“之间”两个字，就使原条文中只是单向性规定“继父母对子女不得虐待或歧视”改成了“继父母与继子女双向都不得虐待或歧视”。既丰富了原条文的内容，又体现了用尽可能少的文字表达尽可能丰富的内容。

在公文写作课上通过这样不断的讲解，不断的举例，不断的分析，不断的练习，不断的修改，学生的概括能力会有所提高。

再有公文的语言要求措辞得体，要求根据具体情况选用恰当的语体、语气。如上行文中，由于受众是上级，用词应谦恭诚挚，不卑不亢。下行文的受众是下级，因此用语要平和严谨；平行文的受众是不相隶属的机关单位，用语则应谦敬温和，多用谦词、尊称。而通告、公告、公报一类公布性的公文，需要通过报刊、广播、电视等传媒进行，语言则应深入浅出，流畅庄重。礼貌原则”与“合作原则”是语用学的两个最基本的原则，是我们交流思想，传递信息时需要遵守的基本原则，公文写作中的我们应该把语用礼貌原则与语用合作原则相结合。而这两个原则的结合的外在体现就是公文的语言是否得体。在教学中曾经接触到这么一个例子：

××日报社关于青年记者业务进修的函

××大学教务处：

现有一事，烦请你校给予解决。你校是知名高校，尤其是新闻专业，更是享誉全国。因此，我社曾于去年准备派记者到你校学习，但由于力量不足，未能实现。现根据国家有关部门关于尽快提高新闻工作者的素质的有关精神和上级要求，我社为了提高青年记者的业务能力，我们克服暂时困难，决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年，时间从2006年2月1日开始，到2007年1月31日结束。有关进修费用按上级有关文件规定缴纳。如你校能同意，不仅是对新闻事业的大力支持，也是对我社工作的鼎力相助。对此，我们将不胜感激。希尽快函告我们。

× ×日报社人事处（章）

二五年十月二十日

这份商洽函的内容虽然明白，但在语言运用上存在很大问题，违背了礼貌原则和合作原则，影响了商洽函的效用。上述的商洽函中“现有一事，烦请你校给予解决”，“决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年”，“希尽快函告我们”中的“解决”、“决定”、“尽快”等词语都有强行之意，命令对方，而无商量征询的口气，也没有尊重对方的诚意。

通过对这样的公文的语言进行分析，渐渐地学生就会明白面对什么样的受体该说什么样的话，该怎样说，学生们的书面表达能力和口头表达能力也就慢慢的得到了提升。

四、公文的学习和写作，也教会学生如何与人相处