电子政务档案管理

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电子政务档案管理范文第1篇

创新与安全的矛盾

由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。

原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。同时，对历史档案管理现状难于改变的特点，必然使档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，国务院办公厅的档案管理系统就分为1990年前和1990年后，分别用不同的方式管理。在这方面必须坚持实事求是，尊重历史，毕竟档案的历史管理方法无法改变，档案的安全是第一位的。

档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其他应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，重要的是处理好整合应用项目与档案管理特有的、独立性要求的矛盾。例如，档案管理中对文件标题有权改动，这必然使公文、档案一体化管理系统的设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理与其他信息系统整合的可行的解决方案。

标准化、法制化的挑战

在我国，档案管理信息化的标准化程度相对比较低，造成应用范围和信息共享性大大下降。主要原因归纳起来有以下几点：

一是管理体制、管理方式不同，难于实现标准化。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除中央、地方档案馆外，各政府机构亦管理着相当有年头的档案，有的甚至保存着大量建国初期的珍贵档案。由于多头管理，各有归档方法与规范，甚至有管理体系和政策上的不同，造成了管理标准化的困难。

二是在具体管理细节上，各级政府和政府各机构间，缺少必要的协调机制，使本来能够实现标准化的管理变得比较混乱。最明显的例子是为党委、人大、政府、政协共用的、相对统一的档案分类主题词表都很难提出。

三是信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，使标准不断变化，加剧了档案管理信息化的风险，加大了投入和建设难度。例如，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，将已经数字化的档案资料置于重新投入巨资升级或放弃原有数据的两难境地。

四是关于档案的立法相对比较缺乏，甚至对超过五十年历史的档案必须解密或降密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。至于建立电子档案，不但存在巨大的技术和管理方面的问题，而且至今在标准、法律依据等方面都还是空白。

标准化程度低影响了我国档案管理信息化发展进程，造成大量低水平的重复建设；相关法律的滞后则令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

电子政务的更高要求

当前，我国正在加紧实施电子政务建设。值得注意的是，电子政务并不是过去办公自动化（OA）、政府信息化在名称上的改变，它具有特定的含义。政府机构利用计算机开展OA应用早已有之，亦发挥了很大的作用。但电子政务的鲜明时代特征表现在两个方面。

一方面，电子政务是构建在国际互联网平台上，能够直接为社会和公众提供服务、履行政府职能的公共行政管理工具，改变了以往建立在政府专用网络上的OA系统只能为自身业务服务的应用目标，使政府实现了直接通过计算机网络为社会、公众服务的更高层应用目标。同时，电子政务本身还成为政府政务优化、业务重组、管理创新和机构改革的技术保障和驱动力。

另一方面，基于互联网、功效等同于手迹和印鉴的电子签名得到广泛应用，使电子政务具有了在互联网上的“虚拟社会”中最基本的电子信任体系，使网上进行的社会活动有了可信的安全保障。正因为如此，国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革的标志，使推进电子政务成为政府管理领域里不可避免的一场深刻的革命。

推进电子政务必将迈向电子政府。从这个意义出发，今后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念，研究新问题，做出新部署。

在政府档案管理信息化建设上确实需要创新。

从跨国企业人力资源管理上看，人才档案的管理与应用已经实现了信息网络化。美国“9・11”事件发生后，不少大公司的资料、档案信息系统虽然遭到彻底摧毁，但仅仅几天后，这些公司在其数据备份系统和灾难恢复系统的支持下，业务全面恢复。说明当前档案资料管理系统已经发展到了高度可靠、可用的水平。如果还是按原来的办法各自为战地建设，不从中总结经验，接受教训，就不可能加速这项建设的进度，就会事倍功半，还会给国家造成巨额浪费。

电子政务建设中的档案管理系统必须考虑到它是电子政府的组成部分。因此必须从电子政府的全局出发，构建电子档案管理系统。与我们过去档案管理信息化的需求相比，今后系统建设至少需要考虑增加以下任务并及时部署。一是解决电子证书在电子档案管理中的应用问题。在互联网条件下，电子档案的应用和管理，需要依靠电子证书来确保电子档案的完整性和不可抵赖性。二是建立政府电子档案的数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统，这是完全不同于以往数据安全概念的新事物，绝非什么“双机热备份”之类的数据安全技术可以胜任，它要求的是全方位的创新，首先是档案管理的创新，例如它不可能由各档案管理部门分头各自建设。电子文件和数据是所有信息化建设投资最终获得的惟一的物质回报，是极其宝贵的信息资源。三是标准化、规范化推进，这是难中之难，但没有它就不可能有电子档案，其中的核心问题是如何解决电子数据易用性和数据库复杂性之间的矛盾。四是法律保障，只有在立法条件下，才有可能真正推动电子档案的研究、发展和实施。我们应该以全新的理念、缜密的措施、科学的方法，从建设之初，从档案管理的全局出发，自上而下地，有领导、有步骤地就构建电子档案系统开展脚踏实地的工作。

新形势下的基本策略

必须看到，在今天的形势下开展档案管理信息化建设应该按照国家电子政务建设的总体要求开展工作。档案管理信息化建设的出发点和目标，除了自身建设任务外，还应推动国家电子政务建设。因为，电子政务的实施将带来政府管理创新的巨大机遇，将打破许多原有管理体系和管理模式，甚至出现只有各种电子政务建设共同发展才能真正实现电子政务的情况。所以，新形势下搞好电子政务建设需要采取一系列重要策略。实践经验表明以下策略十分重要。

1． 积极纳入国家信息化领导、协调机制。所有电子政务建设都应当自觉纳入国家信息化领导小组制定的总体方案。政府效能的源泉来自管理，电子政务成败的关键也必然是管理。例如档案管理信息化采用电子证书就应在国家的统一领导、协调下构建和应用。

2． 与时俱进，观念创新。在推进电子政务建设中，采用信息技术引发的工作方式、管理方法的变化将会层出不穷，必须创新才能解决这些问题。例如政府的文档数据备份，可以毫不夸大地说，至今还几乎没有符合严格意义的数据备份系统，数据安全性十分脆弱。要求每个政府机构都建立复杂、昂贵的数据备份系统既不可能，也不合理。采用市场的方法可以解决企业和相当一部分机构的问题。但是党政等重要机构如何解决，值得很好地研究。这就要求我国各有关机构必须结合国情，从实际出发，转变观念，从管理理念、管理制度、机构职能等方面全面创新。

信息化产生的一些问题，可能现行各有关部门都不具备管理和解决它的职能，这就特别需要职能创新。在电子政务建设中，我们的许多机构有可能通过分析、研究，从拓展业务工作范围出发，主动承担起新职能。或者在国家有关主管部门协调下，被赋予新的职能。例如，中央和各地方的档案馆就有可能成为各级政府的文档数据备份中心，在电子政务建设中发挥重大作用。

3． 遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，本单位的管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也有成效，但不具有通用性，使这些珍贵档案在最终归于国家后，无法供他人使用，最终证明这种管理是落后的，必须淘汰的。

采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准的制订需要耗费巨大的人力、物力。例如电子档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。档案管理和利用、档案管理信息化和电子档案的立法工作也应积极创造条件，早日实现。这是档案管理信息化建设健康发展的根本保证。

4． 注重信息安全。政府的档案涉及国家利益，特别是涉及国家秘密的档案关系到国家安全。政府机构的信息安全建设从本质上讲不是个人或部门行为，而是国家行为。要按照国家制定的信息安全框架从总体上开展信息安全建设。在建设中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原则是必须是在国家有关主管部门的指导下，按照国家有关主管部门制定的规章、制度、标准开展工作。

电子政务档案管理范文第2篇

电子政务是现代信息技术与政府机构建立信息资源共享的重要平台，既包括信息化资源、信息网络、信息化人才，也包括政府信息化建设中的各类法规标准体系等。在今天，信息资源已经成为现代社会发展的重要战略资源，档案信息资源尤为关键。就当前的档案信息管理而言，主要有档案原件以及基于档案的可利用的信息成果。电子政务环境下档案管理综合运用，主要体现在两个方面：一是从档案管理的内涵及外延上，其包含的信息不断增多，并呈现社会化趋势；二是电子政务对档案管理的综合运用涉及面更广、更深。作为现代档案信息资源开发的有效平台，电子政务环境是利用网络技术来整合各个信息孤岛，以实现对各个孤立的档案资源进行跨库连接、信息共享。对于该平台的运行及发展，需要从保障信息资源畅通互动中，促进各档案管理机构间的互补、吸收。同时，借助于档案信息平台，利用现代信息技术对档案信息进行检索、整理、阅读、输入、输出以及综合加工，从其开发及应用上来满足社会对档案信息的多种应用。如利用4G网络技术来完成随时随地的接入，实现快速检索及应用。传统的纸质档案及以手工为主的档案管理方式，局限于区域性、部门内的使用，且在互联互通管理上需要花费更多的时间和物质成本。电子政务环境下突破了时空局限，并从信息资源、技术资源和人力资源的协同开发上提高了档案信息管理综合效益。

二、电子政务环境下我国档案信息综合运用现状

档案信息是人类智慧的结晶，汇聚着认识世界和改造世界的丰富历史记录。在电子政务环境下，我国档案管理综合运用工作也取得了一定成就。一是对于数字化档案管理框架基本形成，自1999年开展“政府上网工程”以来，经过多年的发展，对于电子政务环境下的信息资源整合已经初具规模，特别是随着政府机关职能转变和深化机构改革中，各级政府在信息化资源综合运用中提高了管理的透明度，提升了办公综合效率。当前，98%的政府机关建成了网络办公平台，并在政务内网与外网的协同发展中，最大化地整合了各类业务资源系统。如在宏观管理上，金税、金卡、金财、金盾、金审、金农等12个业务系统建立了关联，以统一化信息平台规范了我国电子政务各业务系统的有效对接。二是在政府与公众之间的沟通与互动基本实现，以档案管理信息化服务为主体的电子政务环境，将网络信息、政府信息公开等档案资源进行了分层开发，特别是对政府网站，从对公众的开放上，逐步形成了机构政策条文、公告等窗口，这些窗口不仅为公众提供了档案信息咨询机会，也从档案信息服务中加强了政府与公众间的互动。可见，电子政务环境下档案信息综合管理，应该从构建良性的、满足政府与公众双向互动的有效平台，并借助于现代网络技术和信息化平台，最大化地满足公众对档案信息资源的需求。如在个人交税、护照办理、车牌办理等档案信息查询中，提升了档案资源管理的便捷性和效益性。

三、电子政务环境下档案信息综合运用中的问题及改进方向

电子政务环境为实现档案信息数字化资源整合创造了基础条件，但在档案信息整合与电子政务信息资源互联互通上，还存在一些问题。一方面从信息资源的内容上来看具有重合性，特别是传统政府机构在中对各类文件的存储与记录，既有法律法规等政策性文件，还有涉及各项具体业务的统计类信息，这些信息在数字化过程中又产生了更多信息衍生资料，在鉴定其政务信息价值上增加了难度；另一方面在信息互通中面临共同的数字化难题，随着政府信息化建设及各类档案馆信息化建设的加快，其信息资源都面临着数字化的共同难题，如数据库技术、数字化扫描技术、数据压缩技术，以及纸质文件与声像图文文件的归档问题等等，这些系统化资源在重组及编制上因数据源的差异性，还存在较多的标准化难题；再者，对于政务信息与档案信息在信息化分层管理上，依据全宗理论，对于隶属不同信息部门的档案信息资源需要结合时间、价值、内容等不同标准进行归类，从而实现信息资源共享的智能化管理。另外，电子政务环境下数字化档案信息网络建设中，由于经费等因素的影响，整个建设进度较为缓慢，对于已经建成的档案类网站，其互通能力受到影响，特别是一体化建设规划缺乏明确性，多数档案信息网络采用相关站点的简单链接，以致于分散性、孤立性较强。对于档案信息数字化规范及转换标准的制定相对混乱，其因素源自社会各档案信息所有者，未能从建设伊始就加强数据结构的统一化管理，以致于档案信息结构模式较多，格式不统一，如异构数据库现象严重、对于各档案信息网络体系建设缺乏有效的规范，也加剧了档案信息资源重组整合的难度。随着网络化、开放性互联环境的形成，对于电子政务环境下的档案信息资源管理中的安全问题尤为突出。开放的网络环境使得档案信息收到更多的网络安全威胁，如病毒、黑客入侵、各类间谍行为等，对于档案信息资源的破坏及窃取行为的打击是确保档案资源安全稳定的关键。从我国档案信息管理综合运用实践来看，需要从三个方面加以应对。一是做好数字化档案信息资源的有效整合，特别是从法律、制度、规范等方面进行整合，优化电子政务环境下档案资源管理需求配置不均衡问题。如对于数字化档案信息特点及作用的明确，从数字化档案信息管理中构建统一的信息资源交换平台，切实从分散异构的档案信息资源库中进行技术优化，实现有效组合和衔接，增强档案信息资源的可控性、动态性和可持续性；针对档案信息资源与社会其他信息的集成问题，要从信息资源配置体系上，积极协调各档案信息管理部门间的融合，利用统一用户界面及检索方法，实现各类用户随时随地获取有效信息，发挥数字档案信息的服务效益。二是注重对档案信息部门与图书、情报信息的融合，对于数字档案信息资源在统一建设中，不仅要从自身进行整合，还要兼顾电子政务环境下，图书、情报信息的资源整合，以构建政府行政与档案信息一站式服务格局。同时，针对信息资源整合中，政府档案信息与档案馆、各级档案管理机构、档案信息服务机构以及图书、情报机构间数字化信息的非统一现状，要强化各部门间的互通与交流，着力从信息收集、整理、分工、协同、统一中，强化信息交换，构建畅通的信息资源共享机制，以便于各类档案信息数据库的有效融合与集成。三是要强化对数字档案网站与政府网站的衔接与整合，随着各级档案机构自身网站建设的推广，在对外进行档案信息服务的同时，应该多与政府网站建立信息共享，特别是在提供政府信息服务及网络办公方面，要从现阶段政府网站与数字档案网站的有效对接中，提升民众对档案信息资源的便捷、快速、有效检索的水平。

四、以某高校为例来探讨档案信息管理的综合运用对策

在进行档案信息资源开发及综合运用上，高校凭借其自身信息技术优势及电子政务信息化发展契机，通过多方调研和利弊分析，逐步形成了多层次、多任务、高效率的档案信息管理模式。其主要举措表现在五个方面。

（一）注重专业队伍建设，深化校企合作

2008年江苏盐城师范学院档案馆通过参观考察等活动，立足自身档案信息化管理实际，从构建高效数字化档案资源建设中，积极组建专业队伍，并成立了由馆长为首的数字档案管理开发与建设小组。一方面组织人员参加专业培训，强化对信息化档案业务知识及技能的学习，提升团队的业务水平；另一方面注重与软件公司及政府档案管理部门建立协作，通过技术服务来优化工作重心，促进整个档案数字化建设工作的有序进行。

（二）积极组建软硬件平台，创造档案信息化管理综合运用环境

档案信息资源综合管理工作离不开先进的软硬件平台环境的支撑，在硬件平台建设上，该院档案馆全面分析当前档案管理业务需求，配置了2台HP服务器，1台Juniper防火墙，3台Cisco路由器，高性能计算机8台，多功能一体机3台，A3、A4扫描仪各2台，复印机2台，为全校档案信息化建设提供了硬件保障。在软件建设上，结合当前高校档案管理实际，从软件的先进性、灵活性、可移植性等方面开发了新系统，使其体系结构更加开放，系统维护更加安全、可靠，特别是在功能模块设置上，以现代数字化信息管理综合运用为指导，涵盖档案的采集、处理、归档、存储、利用和管理，并支持文件批量处理，PDF格式转换与利用，以多字段为检索条件的模块化结构设计，既兼顾了传统用户的使用习惯，又可以满足未来用户的自定义需求。

（三）档案信息数据库建设与实施

依据全宗管理理念，对于档案信息资源的数字化建设流程进行全面优化，特别是针对全宗馆藏档案信息进行清理与统计，借鉴各兄弟院校的档案管理成效和对策，结合自身实际来进行灵活运用。如针对历届新生录取名录进行逐年扫描与统计，对历届毕业生的学习成绩、登记表进行扫描与统计，对相关文件的索引目录进行扫描与统计，完成数据的衔接与管理。在信息检索上，借助于档案信息数据库技术，可以实现模糊查询。如输入学生信息上的某一关键词，将会显示与之相关的录取名册、毕业登记表及成绩等信息。对院校相关的各类重要文件、项目文档等资料进行扫描并统一管理，便于各部门管理人员进行快捷检索与应用。需要强调的是，在新数据库建设上，针对旧数据库中的信息与馆藏纸质文件的对照与核实，依据《高等院校档案实体分类法》要求，分别对相关数据库资料进行数据迁移和转换，特别是对于原馆藏资料中未录入的纸质案卷，重新进行整理与核实，以实现馆藏信息资源的全面数字化。

（四）实现档案信息管理应用与学校OA系统的在线对接

档案管理系统软件平台建设，在与院校OA系统的拓展与对接上，更好地实现了档案信息资源的共享与开发。利用网络技术来实现与OA接口的开发，并通过构建中间库来满足校园内外其他系统对档案信息资源的检索与访问。特别是中间库技术的应用，便于档案管理员从定期采集的档案信息临时库中进行筛选，直接存储到档案管理信息库中。新软件系统平台在提升档案资源利用效率上，更好地将各类信息资源进行了全面整合，突破了传统采编人员低效、重复的工作强度限制，利用计算机辅助技术可以实现对档案信息的选题、材料加工、利用，为整个编研工作节省了时间，降低了劳动量，提升了工作效率。

（五）构筑安全、可靠的网络数据库平台

电子政务档案管理范文第3篇

[关键词]电子政务；档案管理；安全保障

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.132

[中图分类号]G271；D63 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）18-0-01

1 电子政务系统中档案管理的问题

1.1 文件归档存在的问题

电子文件归档中存在的问题可以分技术障碍、管理缺陷两方面。

（1）技术层的障碍。主要体现在3个方面：①业务系统的主要功能就是处理业务，应当具备低冗余、高效率的特点，而档案管理则因其要保证在较长年限内的安全性，则需要高度的冗余；②电子政务系统可扩展性被限制，档案管理功能嵌入面临着很大的挑战；③在对数据的管理权限上，业务部门比档案部门更加完整，但是，当清除积存数据导致链接变动时，档案部门可能不能及时找到所需的档案，从而影响了管理和维护的进度。

（2）管理上的缺陷。①管理权限得不到保障。电子档案是存储在业务部门中的，所以业务部门的管理权限应比档案部门的更大；②责任主体不明确。电子档案的管理权限实际上是由档案、业务部门共同分享的，一旦发生丢失或篡改的问题，很难确认责任归属。

1.2 安全保障不足

现阶段电子档案的安全面临着很多的问题，从影响因素上看可以分为以下3方面。

（1）技术原因。系统的技术水平直接关系着电子档案的安全性，一旦存在黑客攻击、病毒、软件与硬件存在漏洞、系统与设备发生故障等情况，均会造成电子档案的丢失或者损坏。

（2）社会或者自然因素。比如：档案保管场地自身的条件、火灾、地震等因素均会产生很大的影响。

（3）管理上的问题。比如：权限不明、操作不规范、工作人员失误等。

1.3 整合共享方式不统一

电子档案整合共享概念的内涵非常模糊，从广义与狭义，宏观、中观与微观层面看均具有不同的内涵，这也就造成了电子档案整合共享不能避免的复杂性。此外，整合共享具有很多的模式，就档案实体而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中经常遇到途径单一或多样、横向或纵向的体制、一致或异构的系统等矛盾，所以根据实际情况来看，整合共享的途径、方式会有各种各样的模式，不能统一。

1.4 电子档案移交不规范

在档案双轨制的背景下，电子档案的移交面临着一定的问题。

（1）档案的有机联系缺失。当前的电子档案移交中，大多移交的是单份的电子数据，未形成可以反应整体的档案，从而使移交档案缺乏关联。

（2）档案的元数据不完整。双轨制的实施使人们存在备份的依赖心理，导致移交工作的不规范，进而造成元数据的丢失。

（3）移交工作的效率被限制。由于纸质、电子档案的移交上存在时间差的问题，造成了工作量、成本的大幅增加。

1.5 前端控制和全程监管的矛盾

前端控制和全程监管在现实中存在着一定的矛盾。前端控制、全程监管都是基于档案部门的位置，要求自形成初始，对电子文件进行全程的管理。但是，两者存在一定的矛盾，若实行了全程管理，档案部门则为主要的管理者，对前后环节进行同等的规划和管理，就不再需要前后端的理论；但是如果重视前端控制，那么档案部门就成为了后面环节的管理者，就不能很难实现对前面环节的管理。

2 提高电子档案管理水平的对策

2.1 规范档案移交

随着对档案管理需求的不断提高，在线归档已越来越重要，且应当作为归档的主要方式；而离线归档能够解决特殊格式或者一些的档案材料，所以也是不可缺少的，可作为辅助手段。因此，对于电子政务系统中的档案应采用“在线为主，离线为辅”的归档方式。

在归档规范方面应做到如下四点：①双轨制管理是现阶段的主要管理模式，所以应当将明确并区分电子、纸质两种档案移交的基本方法；②整理分析电子档案在线移交中的问题，一定要遵循档案的原始形式，预防复制形式下的双套归档，并慢慢转向单套归档；③明确档案移交各个阶段中档案馆、档案室的各自责任，以保证档案的完整、安全；④制定档案移交的标准规范，并完善移交的技术，促进单轨化的转型。

2.2 安全保障措施

电子档案的安全会受到很多因素的影响，所以，要进行全方位的考虑：①技术上，强调自主研发管理系统的重要性，制定相应的加密、杀毒、备份、隔离等措施；②管理上，提高工作人员的安全意识，建立健全的监督管理体系，提高管理人员的专业水平等；③法律法规上，对档案管理的法规、标准进行完善，确定档案的凭证性，从而使档案的安全管理工作规范化。

2.3 整合共享策略

档案管理工作应从档案本身拓展到现行文件的生成背景、环境及整个过程，因此在信息整合中应做到如下两点：①明确整合共享的内涵，在实践中基于信息、实体的整合共享联系密切，应当把两种相结合，形成信息、实体一体化的共享方式；②分散式和集中式电子档案的整合共享策略的实施效果是不同的，建议从共享效率、整合深度上分析各自的优缺点和应用的条件。

电子政务档案管理范文第4篇

1、电子政务的服务功能

电子政务服务的核心功能包含以下内容：

（1）公共服务功能。公共服务功能就是检测政务管理水平高与低的重要指标。档案管理建设是否合理，是否符合公众的需要等，都受到政府公共服务功能的影响。所以，增强档案管理的公共服务功能，能够使政府与民众联系更加密切，真正做到档案管理取之于民、用之于民。

（2）内部服务功能。内部服务功能主要指政务内部的一种服务。围绕档案管理信息化建设环境下的网络技术，实现通讯、人力资源、安全保密等功能。要想增强内部服务功能，可以通过增强公共服务功能而形成一种外部拉力。要想提供更好地服务功能，必须要有良好的内部服务作为支撑。这种来自外部的需求，会对内部的合理化、规范化提出进一步的要求。

（3）部门管理功能。档案管理不能脱离现实的行政管理要求。结合政务日常管理，可以在原有的考核体系中适当增加基于部门管理的职能要求，这样便可以更好地发挥档案管理平台作用。

2、电子政务服务于档案管理的作用和意义

（1）增强电子政务服务功能，是提高档案管理能力的重要体现。档案管理工作必须始终服务于我国政府职能的转变，必须始终服务于社会公众，必须始终服务于促进科学执政、民主执政、依法执政和提高党的执政能力。不断加强电子政务的服务功能，是主动顺应我国政府改革发展趋势的行动举措，更是充分保障公民知情权、参与权和监督权的必要环节，对于加强构建社会主义和谐社会的能力，将起到极其重要的促进作用。

（2）增强电子政务服务功能，是提高档案管理绩效的原则要求。档案管理强调“以服务为主线”，与电子政务“立党为公、执政为民”的宗旨完全吻合。档案管理绩效评估的侧重点与意义，已经不再局限于档案建设水平，更多的是在评估各级政府档案建设所体现出的应用效果。

（3）增强电子政务服务功能，是促进实现档案改革的重要力量。公众通过档案信息化管理，可切实体验到创建现代服务型政府的理念和实践，可以分享政府改革的实际成效。如果档案管理所呈现的服务是政府传统的服务内容和服务方式，不能给公众获取政务服务带来方便，也就失去了“特色”，公众就会不认可，不满意，这样的档案管理就必然会失去存在的价值。

二、未来电子政务服务于档案管理的发展趋势

1、以人为本，由偏重档案个体服务向注重公共服务转变。档案管理以服务公众为中心，是建设服务型政府的内在要求，也是电子政务发展的必然要求。如果公众通过档案管理系统能够方便享受到政务信息的服务，能够快捷方便地办理各种服务，自然也会关心档案建设和发展，也会积极主动地配合提高政府档案管理的服务能力，从而推动服务型政府的形成。

2、以内容为本，加强服务管理。与传统实体档案相比，档案管理信息化建设取代了窗口式和部门式的政务信息服务方式。目前，我国的档案管理处于单向的信息管理交互过渡的阶段，政府网站的服务多体现为法律法规、政府文件，提供办事指南、表格下载。随着档案管理的发展，社会公众对于档案管理的服务功能期望值在不断地提高，不仅要求在线服务的数量，而且要求在线办事服务的质量也能相应地提高。社会公众希望在任何时间、任何地点，都能以多种渠道获取自己的档案信息服务。

电子政务档案管理范文第5篇

【关键词】档案工作 电子政务 建设 影响 对策

现代信息技术的迅速发展与广泛应用，为我们构建电子政府、推进电子政务发展提供了难得的机遇，同时也对新时期的档案工作提供了更大的发展空间。但机遇往往与挑战并存，我国我国电子政务建设目前正面临着一些亟待解决且需认真思考的问题，档案工作也正经受着现代信息技术带来的冲击。新时期的电子政务如何发展，档案工作如何适应新的变化是值得探讨和研究的问题。

一、关于完善电子政务系统的思路与建议

电子政务的实质是借助成熟的电子计算机和信息技术为主要手段，建成一个覆盖党政机构各部门和相关企业的应用系统，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，提高办公效率和管理水平。能否完善电子政务系统建设框架，在很大程度上取决于能否全员参与、全程管理、全方位确立新的工作思路，并使之付诸实践。档案界出于自身的职业敏感，最先意识到这一问题的严重性与解决问题的迫切性，也必将责无旁贷地成为电子时代管理机构核心信息资源的主力军和排头兵。建议档案界应针对各级政府电子政务系统的建设疏漏迅速发出尽快开展“补漏工程”的呼吁，积极介入到电子政务系统的开发与建设之中。既然漏洞涉及诸多方面，“补漏工程”也必须迅速从各方面全方位推进。

一是对信息化、电子政务的主管部门，强调电子文件是电子的主要工具和真实记录，是政府机构最重要的信息资源，是机构可持续发展的信息支持和信息保障。

二是对电子政务标准制定机构，强调文件、档案管理标准的制定与贯彻已引起全球的普遍重视。国家档案局也应参与其间，为电子政务系统建设嵌入档案管理功能。

三是对系统设计和软件开发部门，强调作为机构的核心信息资源，文件、档案管理具有特殊性与特殊要求。 随着现代化进程的不断加速，这种要求也在不断变化，必须根据网络应用引起的机构组织方式和管理模式的变革。

四是对文件、档案管理部门，强调面对新的工作环境、面对IT技术的飞速发展和普及应用，必须促使机构承担起保管电子文件的职责、制定制度、划分权责、规范方法；档案人员必须从幕后走向前台、从“后端”走向“前端”、从纸质环境走向电子环境、从信息管理走向知识管理……为此，必须更新知识，加强研究，探讨“前端控制”、 元数据管理等，通过理论和实践的互动寻找应对举措。

上述研究虽已取得一系列丰硕的成果，但仅仅是开始，而且远未得到国家和政府机构应有的重视！

二、电子政务时代全面发展档案事业的对策

第一、对立档单位的电子文件的形成、运转和信息进行监督管理。社会信息环境发生巨大变化，档案和档案管理活动也发生变化，电子文件日益增多，文件管理与业务活动的联系更加密切，其真实性保障更加复杂，电子文件管理需要同时满足行政管理、生产管理、业务管理等管理活动过程控制和永久保管真实记忆的双重要求。电子文件的易更改、易复制、易删除性和其对软硬件的依赖性，要求我们必须对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期实行全程管理。

第二、对电子档案的形成实现“超前”控制。为了确保具有保存价值的电子文件真实可靠且适合保存，有关保存和归档的要求应该在电子文件生命周期的开始阶段，即设计阶段作出，随后一切相应的措施也应在电子文件形成和使用阶段采取。这种前端控制是确定电子文件真实可靠、完整安全、长期可读、优化管理功能的前提和保证。⑦为此，档案部门要积极介入本地各部门电子文件的形成过程，加强对电子文件的形成、流转、处置、积累、著录、归档等环节的监督、指导，确保档案信息的完整性、真实性，发挥数字档案馆作为电子政务数据资源库的作用。

第三、促进档案信息化建设，应对信息时代的挑战。档案信息化建设的核心在于全面应用现代信息技术对档案信息资源进行处理加工、科学管理，实现档案信息资源的社会共享。同时加强与信息规划部门的沟通、协调与配合，搞好档案信息化建设。

第四、档案的命运在很大程度上取决于档案工作者的水平与责任心。因此，档案工作者必须尊重档案科学中的理论和原则，并根据档案工作对象的发展变化不断丰富和发展档案学理论和原则，用于指导档案工作实践。面对电子政务建设的推进，档案工作人员应加强对电子技术、网络技术的学习，加强档案信息化建设，并注意对电子档案实行超前控制。

第五、增强服务意识，提高服务质量。为各部门工作服务是档案工作服务大局的一个重要方向。档案工作应突破狭窄的文献工作范畴，树立全新的信息意识，从满足现代信息需求的发展角度思考问题，处理问题。首先，档案部门可通过政府网为本地党政机关提供现行、半现行、非现行档案文件及其他有关信息的查询、阅览服务，同时也为政府文件的提供了一个统一平台。其次，档案部门可加大专题公布档案信息的力度，向社会公布可提供服务的专题目录，有针对性地传递档案信息，有计划、有目标地捕捉社会需要的热点，增强服务工作的敏锐性、主动性。

总之，电子政务的建设和发展，给档案工作带来诸多的问题和影响，尽管如此，实施档案电子化管理还是有许多优势，传统的档案管理工作积淀了丰富的史料，提供了许多值得借鉴的经验，比较系统和完善的档案管理体系，为实现档案电子化管理提供了重要的基础条件。电子政务时代档案工作的建设和发展，则需要我们档案管理部门以及档案工作者要与时俱进，大胆地进行观念创新、理论创新、体制创新和技术创新，积极探索电子政务时代全面履行档案工作两种职能的新思路、新方法，以国家“十五”期间电子政务发展为契机，开拓进取，使档案的收集、整理、存储和利用等工作适应电子政务发展的要求，进一步增强服务意识，更新服务观念，增加服务方式，提高档案服务的及时性、针对性和实效性，把档案工作提高到一个新的水平，全面推进档案事业的发展。

参考文献：

[1]王长胜主编：《中国电子政务发展报告》，社会科学文献出版社2003年12月第一版，第106页

[2]姚国章主编：《电子政务案例》，北京大学出版社2003年5月第1版，第62页

[3]深圳文档资料服务中心，http：//

[4]王金英《档案工作与电子政务建设》，《档案学通讯》，2003年第6期

[5]陈勇 余家会 《试论电子政务的兴起与发展对档案工作的影响》，《办公室业务》，2003年第6期