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家庭档案是指家庭及家庭成员在家庭生活和社会实践活动中形成的具有现实利用价值和历史查考价值的归属个人所有的各种文字、图表、音像及其它各种形式的历史记录。
二、家庭档案的类型
家庭档案的内容极广,不同角度可以对家庭档案有不同的分类。通过学习借鉴,更加之亲身实践,笔者将家庭档案资料分为六大类,即:家庭成员档案、家庭资产档案、照片音像档案、电子档案、实物及图书资料。前两类主要指纸质资料。
(一)家庭成员档案
家庭成员档案是家庭建档中最主要的一部分,它几乎涵盖了家庭成员生活的每一个方面。例如,家庭成员的出生证明、入学成绩单、毕业纪念册、求职材料、录用合同、工作总结、退休证明、文娱活动奖状等等,根据资料所涉内容不同,家庭成员档案的收集范围可分为以下七个方面:
1.综合材料
指家庭及其成员的综合材料。如简历、自传、日记、回忆录、遗书;户口簿、身份证、结婚证;家谱族书、家书以及家庭重大事件记载等。
2.工作方面
指家庭成员在择业谋生方面形成的材料。如求职材料、录用合同、工作证、工作计划与总结、工作日志、发表文章、著作及手稿、职务聘任、职称评聘材料及证书、工作获奖证书等。
3.教育方面
指家庭成员在求学、培训、进修时形成的材料。如学习成绩报告单、准考证、录取通知书、毕业证书、学位证书、资格证书、学习奖励证书、发表的文章、论文、著作及手稿、读书笔记、学结等。
4.健康方面
指家庭成员有关健康保健方面的材料。如出生证明、社保卡、医保卡、病历、检查报告、医院处方、计划生育材料、儿童免疫手册等。
5.重大活动方面
指家庭在重大活动中形成的有关材料。如生丧、婚嫁、寿诞、乔迁、祭祖、聚会娱乐等活动形成的请柬、筹备记录、宴客名单、追悼词等。
6.交友联谊方面
指家庭各成员在对外交往中形成的材料。如亲朋好友、同事同学的通讯录,毕业纪念册以及来往信件、贺卡;参加文体活动的材料、证书等。
7.旅游方面
指家庭成员外出旅游形成的有关材料。如港澳通行证、护照、旅游日程表、景点简介及门票、导游图、交通票据等。
(二)家庭资产档案
指有关家庭资产的票据、合同契约、说明书等。其收集范围大致分两类:
1.财产票证方面
指家庭财产的凭证票据和有价证券。如各类存款单据、人身财产保险单据、信用卡及股票、债券等有价证券、合同契约、纳税票证,遗嘱、家庭财产继承、赠予、分割等有关材料,家庭理财记录,房地产买卖与租赁合同等。
2.家庭设备方面
指家庭拥有的交通工具和家电设备等方面的材料。如车辆及电脑、空调、彩电、微波炉等家用电器的购置发票及产品说明书、保修单等。
(三)照片音像档案
指家庭成员各个方面各个时期冲洗的照片、录制的录音及录像等。如从出生起各个时期拍摄冲洗出的照片、录音录影的音像,家庭举办的婚丧、寿诞、乔迁、祭祖、旅游观光、聚会娱乐等活动中形成的照片(含底片)、录音、录像等。
(四)电子档案
指家庭生活中以数码形式记录于磁盘(U盘)、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。如照片的电子版,录音、录像的数码原件。这一部分恰恰是现代家庭生活中尤为重要、必不可少的内容。
(五)实物
指邮票、钱币、古玩等业余爱好收藏品,或家庭成员在各项活动中荣获的各种奖杯、锦旗、镜匾、大型证书(小型证书可存放于家庭成员档案中)、纪念品等。
(六)图书资料
指家庭中保存的各类图书。
三、家庭档案的整理
(一)家庭成员档案的整理
家庭成员档案的整理实际上就是对收集来的家庭资料进行系统整理,以方便保管和利用。
针对现阶段家庭档案还以手工查找为主,笔者以从简易行的角度出发,认为卷内可不设页数及卷内目录。但是案卷目录要尽可能详细,将卷内所含内容逐条描述清楚,同时案卷目录与档案盒上粘贴的标题保持一致,卷内的排序也按照档案盒上粘贴的目录进行排序,这样查找利用时只需要按照案卷目录就能快速找到所需内容。
家庭成员档案的整理可以根据内容立卷,一些内容较多的类可以产生若干卷。排列盒号时可以根据家庭档案内容的多少选择一级目录大流水或者二级目录小流水。
当家庭成员资料内容较多时可以选择二级目录小流水。如:
当家庭成员资料内容较少时可以选择一级目录大流水。如:
家庭成员的一些资料可能会随着时间流逝越来越丰富,这时如果可以放在已有的档案盒内,就直接进行添加,同时注明时间,并在目录上备注好时间;如果不能在已有盒内添加,就需要在备注中注明,增加新的盒号,同时添加相应的目录。
(二)家庭资产档案的整理
家庭档案中的票据、说明书等的整理没有必要强求专业化。但一定要保证全面细致,分类明确,查找便捷。建议使用防水的塑料袋分类整理,同时在包装袋上标明内容。
(三)照片音像档案的整理
在现在的家庭生活中,家庭成员的各种音像制品越来越多,使用也比较频繁,因此可以与其他档案资料分开整理。
家庭档案中的照片也可以按照工作照、朋友照、家庭生活照等进行分类,每一类中又可以按照时间顺序进行排列,特别是要写好照片说明。不要小看说明,随着时间的流失,特别是隔上一二代就无从查考了,即使是本人的照片,时间一长也容易忘记摄影时间。可能有一些老照片有底片,有底片的一定要注明底片号,所有的底片编一个大流水号。底片与照片相对应,方便查找。照片档案也可不设卷内目录,但每一卷的照片案卷题名必须写清楚,并有相应的说明。
(四)电子档案的整理
现在的家庭生活中,电子档案可谓包涵了我们生活的方方面面。工作生活中一些文本的电子稿件,照片、录像的电子版,各种电子邮件,甚至电子账单、网络图书等等。
电子档案的整理首要的就是对其进行分类。根据不同的类别,可以分为文档类、图表类、图片类、音像类等。每一部分再以层层文件夹进行更细致的分类,同时将文件夹的名称以时间地点进行细致命名,方面查找。这些电子材料可以保存在电脑上,如有条件可以制成光盘,都要做到分类明确,说明清晰,并制作独立的目录说明,标明时间、地点、人物,并且尽量和冲印好的照片、刻录好的音像品目录保持一致。同时要注意防磁。
(五)图书资料的整理
图书资料的整理可以有多种依据,可以根据家庭中图书尺寸、类型等多种方法进行科学整理,选择自己最合适及最方便的类型将他们分门别类地放置到书柜或书架上。同时,如果家庭存书较多可以制作图书编目备查,方便家庭成员的使用。
四、家庭档案的作用
家是摇篮,家是归宿。当新生活开始的时候,当生活之路向未来延伸的时候,真实反映家庭生活的历史纪录――家庭档案也相伴而生。家庭档案与我们每个人息息相关,它并不是机械的整理与堆积,而是科学的生活管理、高效率的生活方式,同时也是我们生活的见证。当您择业求职时,学历证书和职称证书就是您学识水平的有力佐证;当您购买的物品需要退回或更换的时候,购货发票会坚决地捍卫您的消费权益;当家用电器出了毛病,只要有了设备使用说明书、电路图,问题便迎刃而解。这,正是档案“一纸千金”的价值所在。
退休的老人整理一份家庭档案,既是对自己前半生的回顾,也能为儿女留下一份宝贵的财富;刚刚工作的年轻人注意积累自己的家庭档案,可以使今后的工作生活更加便捷有条理;从小为子女准备一份详细的成长记录作为家庭档案保存恰恰是送给孩子最好的成长礼物……
关键词:家庭档案;建立;作用
新买的手机因第三方软件下载过多,用了两周就出现程序错乱,整整一天在家里翻箱倒柜,就是找不到保修卡,结果冤枉地花了200元的维修费用。从那以后,渐渐养成了收拾整理这些生活小细碎的良好习惯。其实发票、保修单、证件、光盘等小物件,在家庭收纳管理中也是一门大学问。如何将这些承载着个人成长经历、家庭发展历程的“点点滴滴”进行收集,把在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的材料妥善地整理和保存,有条不紊地管理家庭,提高家庭生活质量?建立家庭档案无疑是最有效的途径和方法。
1 家庭档案的建立
1.1 家庭档案概述
家庭档案是家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像及其他各种形式的历史记录。家庭档案可以是记载孩子诞生及发育成长的宝宝康乐档案;可以是收录学习成绩单、毕业证等的学生时代档案;可以是收录恋爱书信及照片、结婚证书等的恋爱婚姻档案;可以是反映各种工作业绩的工作成果档案;也可以是当家理财档案、医疗保健档案、家庭历史档案和综合类档案,总之可以根据家庭实际情况和个人喜好将有收藏价值的材料进行分类收集和整理,建立起具个性化的家庭小档案。
1.2 家庭档案的分类收集
家庭档案的建立首先应从分类收集入手,可根据家庭生活实际情况将生活中各种有价值的材料,进行个性化的收集和分类:
财产类:家庭收入支出账目、银行存单、有价证件、保险合同、凭据、契约、贵重物品清单、发票、各种家用电器的保修卡和说明书等。
证件类:房产证、出生证、独生子女证、学生证、毕业证、工作证、结婚证、身份证、户口本、出国护照、职务任命通知、专业技术职务资格证、聘书等。
照片音像类:家庭成员各个时期的照片、结婚、寿庆、旅游观光、集会娱乐等形成的录像带、光盘、U盘等资料。
家庭健康档案:家庭成员的病历、诊断书、化验单、体检表、血型报告、住院记录、医院处方、饮食禁忌等。
交友联谊档案;亲朋好友、同事的通讯录、E-mail、各学段老师同学名录、各种子往来邮件、贺卡等。
个人履历档案:家庭成员的日记、简历、自传、稿件、公开发表的文章等材料
还可以按家庭档案所反映的家庭成员进行分类,有多少成员就可以设多少类。
1.3 家庭档案的排列和保管
收集到的材料处于无序状态,可以按形成时间和材料重要程度进行顺序排列,材料排列好之后,还应该编制档案目录并填写家庭档案和脊背标签。家庭档案目录的项目内容包括件号、题名、日期、页数、盒号、备注等,家庭档案目录按大类档案材料排列顺序逐件编制,单独存放, 有条件的家庭可以将档案目录输入电脑,实现档案目录的电子信息化,以便查阅。家庭档案应该用专门的家庭档案柜或家具进行存放。保密、隐私和贵重的家庭档案可单独存放。保管中应注意防盗、防火、防潮、防虫、防光、防尘。如果家庭认为不具备保管条件,还可以考虑将其珍贵的家庭档案送到所在市、区、县档案管理部门进行寄管。
2 建立家庭档案的作用
作为家庭各项活动的客观真实纪录,家庭档案承载着一个家庭的历史,折射出社会的发展和历史的变迁,不仅仅是家庭生活的得力助手,而且是家庭和社会的宝贵财富,是现代家庭走向文明的标志,是构建和谐社会的基石。
2.1 家庭档案的建立有利于维护家庭的合法权益
随着时代的进步和社会的发展,人们的法律意识和证据意识在不断地觉醒和加强,家庭档案的建立能适应这种社会发展的需要。各家庭成员在家庭和社会各方面的活动中,会形成如房屋产权证、保险合同、独生子女证、各种家用电器维修卡等诸多具有法律效益的证据材料,可以证明家庭及成员可以享受的权利,可以为解决各种家庭经济纠纷、维护家庭成员自身合法权益提供有效证据。我单位一职工退休时因找不到独生子女证,而无法领取5%的独生子女奖励金,在计生部门用了近两年的时间几经周折,才补办了证书,维护了自身经济利益。如果能将这些权益性的证据材料妥善保管于家庭档案中,会减少不必要的损失,免除不必要的周折。家庭当中的这些小本子、小卡片与我们的生活可是息息相关,也许在关键时候能帮助我们解决很多大问题,省去不少烦心事儿。
2.2 家庭档案的建立有利于提高家庭管理水平
家庭档案作为一种历史记录和一种伴生物,是家庭成员在工作和生活中自然形成而留存下宝贵资料,建立了家庭档案,将会使日常家庭生活变得井井有条,不再为寻找凭证和物品而翻箱倒柜、浪费时间。本人忘性极大又不善于整理,什么购物小票、保修卡甚至医疗保险卡等经常弄丢,以前每一次到医院做常规检查、看病都找不到原来的病历本,新买一本吧倒也简单,但医生看不到以前的记录,以至于不能全面地了解以前的检查结果和病况,结果往往是重复的化验和检查,既浪费时间又浪费金钱。建立家庭档案,能够使每一类东西每一类材料都有固定的存放点,用过后物归原处,省去了很多麻烦,能极大地提升家庭管理水平和生活效率,提高生活水平和生活质量。建立家庭档案是人们实现家庭科学管理的需要,在很大程度上能实现家庭管理的科学性和规范性。
2.3 家庭档案的建立有利于提高全民档案意识
省委宣传部和省档案局(馆)联合举办“档案见证改革开放--江苏最美家庭档案”征集评选活动,我县宣传部和档案局积极发动征集活动,从众多申报的家庭档案中选出能够反映江苏改革开放40年奋斗历程、家庭变迁和生活变化的10家庭档案报送省档案局参选,最终有两户家庭档案获得“江苏最美家庭档案”,其中之一就是王仕花家庭档案,同时灌云县档案局获得组织奖。
初次对王继才家庭档案留下深刻印象的是2017年9月14日,当时灌云县档案局党支部组织前往开山岛开展主题当日活动。当时王继才夫妇领着我们沿着他们的巡逻路线一起体验守岛生活,聆听了王继才同志亲自讲述守岛的故事,参观了岛容岛貌,特别是他们保管的上岛以来守岛设施和生活用品、各类荣誉等,作为档案人的我们,顿感一部完美家庭档案呈现在我们面前,留下了深刻的印象。此次征集活动,让我们一下子想到的就是王继才家庭档案,极具时代性、代表性、典型性,完全符合活动要求,于是我们决定将其作为重点对象进行征集。在宣传部和临港产业区管委会的大力配合下,我们灌云“江苏最美家庭档案”征集小组一行于7月3日顶着烈日登上了让我们充满敬意的那块土地--开山岛。
没等靠近岸边,我们远远望到王继才夫妇在岸边迎接我们,刚一上岸,看到门口小桌上,摆放着两盆洗好的他们岛上自种的油桃,王继才夫妇热情地请我们品尝油桃,虽是酷暑,油桃也不大,却让我们燥热的心情沉静下来,得以细细打量这岛上的一草一木。
我们和随行的县摄影家协会的资深摄影家万*收拾起激动的心情,抓紧采集起参选最美家庭档案的资料来,王继才的所有奖牌、证书、和各界领导的合影、一面面旧国旗、查岗用的小马灯、用来收听新闻的旧收音机...这些都是珍贵的家庭档案,我们把所见所闻,能拍的都拍下来,希望通过家庭档案这面窗口,让人们了解和学习王继才的先进事迹。
采集结束,已经近午时,我们登上返航的渔船,王继才夫妇在码头依依不舍和我们挥手道别,直到我们已经远去。
现在,不少家庭都为孩子留下了许多精彩照片,这些其实就是孩子“成长档案袋”里所需的事件片断。一个好的“成长档案袋”,应该体现出展示欣赏功能和教育引导功能,从身体、营养、运动、心理、学习、交往、情感、家长教育心得多个方面关注孩子的成长,进行事件记录及合理评价。
创建和优化“成长档案袋”的管理,需要注意以下几个方面:
有序化
所有进入档案袋中的材料内容应分块管理,不能杂乱无章。这里的“块”主要是指按孩子发展情况分几个方面整理所得的材料,从管理学的角度来说叫做统筹归类。如果把整个“家庭成长档案袋”看成是一个“大袋”,那么各“块”就是一个个“小袋”,起到分门别类的收集和展示作用。比如我们可以按营养保健、身体发育、运动水平、习惯养成、情感意志、学习成长等几个条块创建孩子的“成长档案袋”,还可以在每一块中加入家长的相关评价,即教育心得;此外,我们还可以选择用相册管理的形式体现直观生动的特色,在相片旁边进行简要的文字说明,介绍拍摄的背景、主题内容等相关信息。
有代表性
这主要是指进入袋中的材料内容要积极向上,重点体现孩子健康、活泼、快乐的精神风貌。当然,孩子的不足也可以经过一定的技术处理,把它作为“失败乃成功之母”的教育警示片断放入袋中,以便将来孩子可以感受到自己是如何从失败中走出来的,体会成长和进步的喜悦,从中受到激励启发。
按孩子的年龄段对各块内容进行分级管理
“块”的确定,主要依据孩子成长发展的各项指标进行记录。具体到了各“块”中,我们还需要对众多的事件片断进行进一步分级管理。一般可按照孩子的年龄段来整合,这样既可以看到各个时期孩子成长的表现情况,反映出该阶段孩子的心智水平,又可以进行前后分析和联系,从而领略和展示孩子成长进步的风采。
注意材料的连贯性和衔接性
(一)体检对象:本次免费健康体检的对象是除7周岁以下儿童和在校中、小学生以外的参加农村医疗保险的参保群众。
(二)体检项目:
1、内科:血压测量、心肺听诊;
2、外科:脊柱、四肢、甲状腺、淋巴结检查;
3、五官科:眼、耳、口、鼻;
4、辅助检查:肝功能(谷丙转氨酶、乙肝表面抗原)、血生化(肌酐、尿酸、总胆固醇、甘油三脂、血糖)、B超(肝、胆、脾、胰、肾)、子宫、附件(女性)、心电图。
(三)实施方法
1、市合管办提供符合要求的参检人员名单清册交镇卫生科。
2、镇领导小组负责组织协调,并根据市合管办提供的名单编制体检时间计划的安排。
3、各行政村、居委根据镇领导小组安排的时间制订本单位的体检计划,按本单位计划分批负责通知,组织体检对象到本单位体检场所有序体检。各村(居)委必须安排体检场所,并组织好体检场所的体检秩序,保证体检工作的有序进行,每天安排250人。
4、各行政村必须安排三间独立、整洁、卫生并有正常电源的体检室(心电图、B超、妇产科)和1-2间候诊室。
5、卫生院准备体检医疗设备,选择业务水平高、责任性强、能吃苦耐劳的医务人员负责体检工作。
6、请各企事业单位大力支持本单位参加农村医疗保险的职工回户口所在村的体检工作,参检时间半天不作旷工处理。
(四)实施时间:根据市政府要求,结合本镇实际,全镇体检工作必须全部结束,参检率务需保证100%。
二、完善健康档案
以行政村为单位,以这次参保群众免费健康体检为契机,完善个人健康档案和家庭健康档案,健康档案以户为单位建立。
三、工作要求
(一)提高认识,加强领导。对参保群众实行免费健康体检和完善社区居民健康档案工作,是市委市政府十件实事之一,是实施“农民健康工程”,巩固农村医疗保险制度,实现市委“人人都有一个好身体”、“建设幸福”这一重要目标的重大举措,是党和政府立党为公,执政为民理念的具体体现,涉及面广,人数量大,时间较紧,任务很重。因此,要求各村(居)委、医院要从贯彻落实“三个代表”重要思想的政治高度来认识这项工作的重要性,均要成立相应的领导小组,各村(居)委要建立由村(居)委主任、分管卫生工作的同志、妇女主任、社区卫生服务站医生等人员组成的领导小组,做到村(居)委主任亲自抓,分管卫生工作的同志具体抓,其他人员共同抓,确保体检人员的有序和安全。卫生院要建立院长总负责的领导小组,选派医务人员负责体检业务工作,各部门要通力合作,务求把这项工作的各项任务落到实处。
(二)广泛宣传。要充分宣传开展这次免费健康体检是政府实施的一项亲民、爱民的民心工程,是建设幸福和谐社会的具体体现,提高参保群众对免费健康体检政策的知晓率和参与率,促进免费健康体检工作的顺利开展。
(三)明确责任,落实措施。各村(居)委、医院,要树立以民为本的思想,顾全大局,以对市委、市政府、镇党委政府高度负责的态度,强化责任,一级对一级负责,精心组织,过细工作,专心服务,通力合作,确保政令畅通。医疗单位要克服困难,深入基层,方便参保群众健康体检,确保健康体检质量,提供优质服务,让参保群众满意,防止“代检、漏检、错检”等违规现象发生。