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【关键词】 COSO理论; 教育培训机构; 内部控制体系
在现代科技和信息技术高度发达的新时期,知识更新换代的速度大幅度提高,促使大量的在职教育培训机构应运而生,新的案例式、研讨式、社会实践式、情景体验式教学已成为这些教育培训机构的主要培训模式,教育培训机构对资源的占用和消耗方式发生了深刻变化。传统的以资产保全和防范舞弊为主要目标的内部控制建设,已经不适应教育培训机构的发展要求,急需通过制度创新,建立一个以应对各种挑战,确保实现战略目标,提高运营效率,化解财务及违规风险,使教育培训机构在市场竞争中处于优势地位而发挥有效作用的内部控制体系。
一、内部控制的理论基础及政策指引
现代内部控制理论的研究和实践经历了内部牵制、会计与管理控制、内部控制要素结构、COSO理论和萨班斯法案五个阶段。目前,我国理论和实务界多关注于对COSO理论的研究和实践,尤其是我国政府颁布的内部控制规范,引入了COSO理论的主要成果。
(一)COSO整体框架理论
1992年美国COSO(The Committee of Sponsoring Organizations of The National Commission of Fraudulent Financial Reporting)的《内部控制——整体框架》(Internal Control-Integrated Framework)法案将内部控制定义为:由企业董事会、经理阶层和其他员工实施的,为运营的效率、财务报告的可靠性、相关法令的遵循性等目标的达成而提供合理保证的过程。具体内容包括控制环境(control environmental)、风险管理(risk assessment)、控制活动(control activity)、信息沟通(information and communication)和监督(monitor)五个要素。强调全员参与的思想,重视内部控制的“责任”和“风险”,以及内部控制与管理过程的融合。
(二)我国内部控制规范引入了COSO理论
2008年我国企业内部控制标准委员会制定并印发的《企业内部控制规范》和2010年的《企业内部控制配套指引》提出内部控制是企业董事会、监管层、管理层及员工实施的旨在保证内部控制制度相关信息披露内容的真实、准确、完整以及战略目标的实现,而对公司战略制定和经营活动中存在的风险予以管理的相关制度安排,强调在实现控制目标的过程中,企业建立与实施有效的内部控制,应当包括环境、风险、控制过程、信息与沟通、监督等五要素。2011年,财政部在《行政事业单位内部控制规范》(征求意见稿)中称:本规范所称内部控制,是指单位为实现控制目标,通过制定一系列制度、实施相关措施和程序,对经济活动的风险进行防范和管控的动态过程。目标包括:合理保证单位经济活动合法合规、资产安全完整、财务信息真实准确,提高各项公共服务的效率和效果;要素包括:内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及内部监督。
显然,我国的企业和行政事业单位两个内部控制规范都引入了美国COSO的内部控制整体框架理论。
二、教育培训机构传统的内部控制建设
当前,教育培训机构在内部控制建设方面,主要以防范舞弊和财产保全为目标,以财务收支控制、会计核算控制、资产保全控制为主要内容,多采用制度约束和流程规范、岗位牵制的方法。主要体现在:
(一)财务收支环节制度和流程的建设
大多数教育培训机构通过建立收费管理制度和流程,加强了对学员培训费收入环节的控制,防止收费人员对培训收入的挪用、隐瞒,确保教育培训机构的收入完整,也重视对日常培训活动支出的管理和控制,为了加强经济责任,建立了经费支出的审批制度,根据支出金额的大小,由各级管理层按相应权限审批后才能支付。在管理条件比较好的教育培训机构,甚至实现了培训项目组式管理制度,实现了权责利的统一,节约了培训成本。这些制度和流程,都是针对财务收支环节的内部控制活动。
(二)会计核算和资金资产保全的监督及控制
会计核算尤其是培训成本的核算,是教育培训机构高度重视的关键环节,加强对学员餐饮、住宿以及日常培训活动支出的核算,及时、准确地反映培训活动中各类支出的变动情况,使教育培训机构管理层能够精确掌握培训活动的成本信息,以加强对成本的控制。同时,也为了防止在日常管理和培训项目开发等活动中资金浪费和损失,加强对资金的核算和监督,及时、准确地反映管理和培训项目开发活动中的资金使用情况,确保资金的安全完整,建立了对保障教育培训活动正常开展的教育培训设施、设备以及各类实物资产的保全性制度,如固定资产账务和实物管理相分离制度,定期清查盘点、领用和报废审批等制度,确保实物资产的安全完整。
三、教育培训机构传统的内部控制建设存在的问题
教育培训机构传统的内部控制建设已经越来越不适应竞争和发展的需要,主要体现在目标单一,要素不完善。单一目标的内部控制建设难以推动教育培训机构的长远快速发展,要素不完善的内部控制活动难以产生良好的效果,这是教育培训机构内部控制建设当前存在的主要问题。
(一)内部控制目标单一
教育培训机构传统的内部控制建设主要以财产保全和防范舞弊为目的,集中于财务领域和资产管理方面,针对的是财务人员及财物资金的保管人员,目标过于单一,难以同企业及公益性非营利组织一样,完成战略目标、运营效率目标、财务目标及树立良好的社会公众形象,实现经济及社会效益。
1.缺乏总体战略目标的控制
教育培训机构发展的终极目标是什么,培训的价值体现在哪里,要通过总体战略和一系列的运营目标来实现。大多数教育培训机构虽然从管理的角度制定了战略目标,但缺乏确保战略目标实现的内部控制体系,从而导致教育培训活动不能紧紧围绕战略目标,实现终极使命。体现在部分教育培训机构在教育培训活动中缺乏计划和目标,不能科学规划教学培训项目,在培训对象的选择上仅仅考虑当前的经济利益,缺乏分层次培养各类优秀人才的目标计划,更忽视了打造高素质优秀人才的终极使命,从而不能够合理分配教学培训资源,也不能将核心和优势培训资源集中于高端人才的教育和培训上,难以产出具有品牌影响力的培训成果。
2.缺乏运营效率目标的控制
在许多教育培训机构中,缺乏对教育培训质量和效果的考核和控制,尤其是新的研讨式、案例式、情景体验式、社会实践式教学存在方法不成熟、质量和效果有待提高的问题。也有一些教育培训机构,缺乏对运营成果的控制,在日常培训活动中,对新型的培训模式,如现场体验、社会实践式教学成本的核算和控制,缺乏成熟的方法,使教育培训资源的使用缺乏效率,培训成本的增长相比培训收入较快,运营成果不断降低。
3.缺乏财务信息及合规性目标的控制
部分教育培训机构存在财务信息失真和违反法律法规的情况,如利用教育培训机构的设施和资源,从事旅游、休闲和度假等超出教育培训范围的活动,主要的财务收支业务发生在非教育培训方面。此外,还有一些委托培训的单位,通过教育培训机构为参加培训人员提供额外福利,并从教育培训经费中开支。这些情况的存在,使教育培训机构为委托培训单位提供违规服务,并违规进行财务处理。
(二)内部控制要素存在缺陷
长期以来,教育培训机构在内部控制要素方面也存在着缺陷。主要体现在以下几个方面:
1.忽视内部环境的建设
大多数教育培训机构着眼于培训项目开发、培训活动开展等日常运营方面的工作,缺乏对内部环境的建设,体现在管理层缺乏创造培训价值的意识,也缺乏对培训从业人员职业素质和操守的培养,使教育培训师的素质和道德难以持续提高,难以满足培养优秀行业人才的需求,使部分教育培训机构难以承担社会责任。这是当前缺乏高端的、具有广泛影响力的优质教育培训机构的主要原因。也有许多教育培训机构在教育培训内容的设计和开发上比较片面,注重对学员技能的培训,缺乏对学员行业道德和职业操守的教育培训,难以培养出行业高端的优秀人才。这些问题,都要教育培训机构通过内部环境和文化建设,来提高自身素质和内涵予以解决。
2.缺乏风险控制机制
许多教育培训机构素质参差不齐,在市场竞争中难以生存,主要原因是在制定长远的发展目标、形成具有核心竞争能力的培训内容体系、培养能力素质过硬的培训师队伍、提高教育培训质量和效果、创造教育培训价值、遵循教育培训行业法律法规、形成良好的教育培训品牌影响力方面,缺乏必要的机制。这些是导致教育培训机构难以生存发展的主要风险,应通过风险控制机制予以重点防范。
3.内部控制活动不完善
教育培训机构只局限于对财务活动、资金和资产管理活动进行以制度约束和流程规范、岗位牵制为主要方法的内部控制,不能解决教育培训机构软硬件建设、教育培训内容体系开发、教育培训项目组织管理等方面工作绩效目标和重大经济业务的内部控制问题。在教育培训设施设备的建设和采购上,存在制度不完善、流程不规范的问题,使部分管理人员有机会利用漏洞谋求不正当利益;教育培训机构在培训内容的开发上,缺乏有力措施确保不偏离既定的内容和方向;在培训组织管理中,出现职责不清、责任不明的情况,一些工作中出现了扯皮、推诿和摩擦的现象,造成学员满意度的降低;在培训后勤服务保障中,出现了资源浪费甚至个别舞弊的情况,使培训服务保障成本上升。
4.缺乏信息反馈和监督机制
目前许多教育培训机构对行业发展的最新情况缺乏有效的信息反馈机制,致使在参与外部市场竞争过程中难以取得优势。在发展过程中,缺乏信息反馈机制,使保障教育培训活动按照既定的使命和战略目标进行的控制措施产生的效果不能得到及时反馈。在教育培训活动中,缺乏信息反馈机制,无法通过学员了解教学质量和效果。在教育培训机构建设和教育培训组织管理、服务保障方面,缺乏信息反馈机制,对各项活动是否规范、有序开展无法及时了解。因此,难以监督内部控制活动是否正常持续进行,对教育培训活动中出现的新情况、新问题难以识别,也就不能及时发现问题,堵塞漏洞,修订和完善内部控制措施。
四、基于COSO理论的教育培训机构内部控制体系创新
教育培训机构内部控制体系创新以目标设定为导向,要素完善为抓手,将战略、运营、财务和合规性目标作为教育培训机构内部控制体系建设的目标,通过完善教育培训机构的控制环境、风险管理、控制活动、信息反馈及监督五要素来实现。
(一)教育培训机构内部控制目标设定的创新
教育培训机构内部控制体系构建的目标设定,以确保实现战略和业务目标、提高运营效率、确保财务信息真实可靠、遵循法律法规及政策为主要内容。
1.设定实现战略的内部控制目标
教育培训机构战略目标的实现,是关系到教育培训创造行业价值,实现使命的首要目标。主要通过三方面目标的设定来实现:(1)建立战略目标管理体系。从科研开发、培训实施、服务保障、人才支持等各个方面,对教育培训机构实现核心培训理念的目标进行详细描述,并分解到管理和实施的各个模块。(2)建立阶段性教育培训规划目标。针对阶段目标,建立分层次、分重点的行业优秀人才培养计划和目标。(3)制定各个教育培训业务方面的工作目标,提高工作的规划性、创造性和主动性,促使日常培训工作紧紧围绕创造培训价值,培养行业优秀人才展开。
2.设定提高运营效率的内部控制目标
教育培训机构不断提高运营效率,以优质的培训内容、精细化的学员服务保障体系、较低的培训成本,吸引更多具有发展潜力的高端人才参加在职培训,对教育培训机构本身的发展也具有推动作用。运营效率目标的设定包含以下方面:(1)设定培训质量考核目标体系,不断加强对研讨式、案例式等教学质量和效果的评估,提高培训效果和质量。(2)设定成本管理目标,制定对培训项目组织管理、服务保障的成本考核目标,尤其是对情景体验式、实践式等新型教学模式的成本考核,降低培训成本。
3.设定确保财务和业务活动遵循法律法规的内部控制目标
良好的财务秩序和遵循法律法规,可以有效地保障财务信息真实可靠,也可以确保培训组织管理、服务保障等业务活动规范、健康开展。主要有以下内容:(1)制定遵循行业法规及政策的目标。遵循教育培训管理部门的行业规范和监管要求,按照管理部门许可的从业范围从事日常业务活动,按照许可的收支项目进行财务收支。(2)建立财务及合规性控制目标。在培训内容体系开发、培训机构建设、培训组织管理和服务保障等活动中,依照法律法规进行财务收支,并规范招投标、重点项目采购及合同签订的程序,完善相关管理制度,确保经济业务和财务信息真实可靠、合规合法。
(二)教育培训机构内部控制体系各要素的构建和完善
教育培训机构内部控制缺陷的完善,以控制环境、风险管理、控制活动、信息反馈与监督五个要素为主要内容,对促进内部控制体系有效运行、确保内部控制目标实现的五个方面进行优化。
1.控制环境的构建和完善
控制环境的构建和完善,主要由以下几方面完成:(1)抓培训理念的建设,树立教育培训创造价值的观念,树立打造行业优秀人才的意识。通过不断对内部教育培训师的职业道德、操守进行培养,使教育培训师拥有行业最优秀的技能、最先进的理念,并通过教育培训活动将这些技能和理念传输给学员,实现教育培训机构成为推动行业发展“加油站”的功能。(2)重视对管理员工职业能力素质和道德操守的培训、考核及奖惩,提高员工胜任能力和道德及诚信意识,在培训对象的选择上坚持标准,在培训组织管理、服务保障活动中坚持制度和规定。(3)通过优化培训内容结构,做到技能培训和职业操守、道德的培训并重,以先进的培训文化,在改善和重塑职业行为及行业风气中发挥重要作用。
2.建立风险管理机制
教育培训机构在建立风险管理机制方面,主要通过以下几个方面来实现:(1)提高风险意识,尤其是对支撑长远发展的核心理念和文化缺乏的风险要高度重视。(2)加强风险管理,建立培训项目风险管理机制。在对各类风险进行研究和分析的基础上,列出所有影响教育培训机构核心竞争能力的形成、教育培训质量和运营成果的提高、财务信息真实可靠及遵循法律法规的潜在风险,对这些风险进行动态监测。(3)建立教育培训机构风险追溯机制。将上述风险,从产生的后果、条件、特征及征兆倒推到产生的根源,采取补救措施消除隐患和堵塞漏洞,将产生风险的根源和诱因消除在萌芽状态。
3.健全控制活动和措施
通过对教育培训机构软硬件建设,教育培训内容体系开发,教育培训项目组织管理等活动中采购及合同、项目预算及财务、工程建设、后勤服务等具体业务进行详细描述和分析,列举存在的漏洞和关键控制点,制定系统、详尽的控制方法和流程。主要有:(1)教育培训设施设备建设和采购的内部控制活动。通过制度和程序控制措施,规范建设项目的申报、决策、实施等环节,尤其是重大采购项目,需要建立以制度规范、程序控制、岗位分离为主要措施的内部控制规范,确保在重大项目的招投标、重大合同的签订中有严格的制度、程序,并由不同的岗位实施。(2)教育培训内容开发上的内部控制活动。通过目标责任控制、检查分析控制等措施,加强培训内容体系开发活动的目标责任考核和检查分析,确保教育培训内容体系的开发紧紧围绕实现教育培训机构核心培训理念的目标进行,对偏离目标的活动及时进行纠正。(3)培训组织管理中的内部控制活动。通过组织控制、授权审批等控制活动,使教育培训机构内部职能完善,在培训组织管理的日常事项中,责任清楚、权利明确,在非日常事项中也有合理的授权机制。
4.构建信息反馈和监督机制
建立信息管理机制,对外部行业发展的最新动态和内部运行的最新情况进行密切关注,并通过信息管理职能部门及时收集和反馈给教育培训机构的管理层。主要有以下几方面:(1)外部信息反馈机制。收集、整理行业最新成果,反馈给教育培训研究部门,作为教育培训内容改革和更新的素材,及时将最新成果运用到教育培训内容中。(2)内部运行信息的反馈机制。通过建立战略目标信息管理系统、运营信息管理系统、财务信息系统、违反法律法规及政策信息管理系统,将教育培训活动是否按照既定的使命和战略目标进行,教育培训的质量和效果是否提高,教育培训组织管理、服务保障是否高效、规范、有序开展等信息反馈给管理层。(3)内部控制活动的监督机制。通过对内外部信息的准确掌握,及时有效地监督内部控制活动是否正常持续进行,对教育培训活动中出现的新情况、新问题及时识别,发现问题,堵塞漏洞,不断修订和完善内部控制措施。
五、结束语
通过对教育培训机构内部控制体系建设创新的研究,使各类在职教育培训机构从文化和制度安排上,摆脱传统内部控制意识的影响,不断与COSO所倡导的全员参与、过程融合的理念相趋近,推动教育培训机构更好发展,更快地与国际接轨。
【参考文献】
[1] COSO.Internal Control-Integrated Framework[S].1992.
一、上半年主要开展的内控工作
以《内部控制管理手册》为参照,积极动员全面组织。半年来,积极组织机关各部门以及各基层配送中心充分利用软视频方式,共同参与公司组织开展《手册》相关内容的业务培训学习4次,按照公司培训周的安排在分公司周四组织内控相关业务培训8次,网上系统培训1次。通过不断地培训学习帮助大家完成了从最初的认识到深层次的了解过程。
按照公司要求全面开展内部控制体系跟单核查工作2次。各个部门以及配送中心结合自己的生产经营情况全面开展跟单核查,并将核查结果签字及时反馈,汇总后统一上报给公司内控处。在跟单核查过程中,内控各部门人员都能够结合实际,仔细查找相关业务流程实施和风险控制在操作中存在的问题。
二、下一步内控工作
1、继续认真开展业务流程梳理
针对公司内部控制工作相关要求,继续认真开展分公司业务流程梳理工作。由于分公司经营范围广部分业务层面依然存在着风险,将继续加强与有关部门沟通采取有效措施进行规避。
2、进一步开展内控理论及业务流程操作的培训学习工作。
内控涉及分公司生产经营方方面面,关键在于执行,要确保内部控制在分公司更有效执行,还应继续加强培训,通过培训不但使全体人员在思想上认识到内部控制和风险管理工作的重要性;还要让“搞好内控与风险防范是每一位员工的责任”的理念深入人心并融入到企业文化中去,做到人人讲内控,人人懂内控,人人执行内控,以保证内控工作在全分公司有效执行。
3、结合《手册》完成部分规章制度的修订工作。
本文以天津天保基建股份有限公司(以下简称“公司”)内部控制建设作为案例,研究如何切实做好内控建设工作,有效防范风险。
一、开展内控建设的意义
企业内控体系建设是一项持续性的长效工作。在此过程中,企业内控需求与外部监管形成的合力能够促进工作更快更好的发展。开展内控建设的意义有以下几方面:
第一,优化管控流程,提升公司内部管理能力。此次内控建设公司从梳理内部管理流程着手,过程中通过完善现有管理制度对关键业务加以监管,同时进一步明确了部门职责,尤其是进一步细分了接口部门的职责,通过上述工作的开展,优化了管控流程,提升了公司内部管理能力。
第二,健全内控体系,提升公司治理水平。公司通过积极开展内控建设工作,已经建立起一套比较完整且运行有效的内部控制体系,从公司治理层面到各业务流程层面均建立了系统的内部控制制度及必要的内部监督机制,为公司经营管理的合法、合规、资产安全、财务报告及信息的真实完整、经营效率和效果的提高提供了合理保障,提升了公司的治理水平。
第三,更好地满足外部监管的要求。建立健全内控体系,是公司合规经营的保障,也是为满足外部监管要求所必须的。公司作为国有控股的上市公司面临多重监督,出资人和不同的资本市场均有严格的监管规定。
第四,更好地理解公司面对的风险,适应环境的变化。环境的变化使公司自身不进则退,有效的内控使公司能更好地理解自身面对的风险,尽可能的防范风险。同时有效的内控还能保证业务规范有序地进行,有效的内控还能激发管理人员和员工的创新性,促进企业适应环境变化。
二、开展内控建设的思路
本着全体成员才是内控建设的主角。公司采取董事会、监事会和管理层带队,以发动全员开展内控建设为主,以专家指导为辅的内控工作方法。同时内控体系建设坚持围绕主线、加强认识、立足实际、注重效果、积极推进的建设思路。
第一,加强认识。公司正处于发展的关键时期,对公司内部管理、风险防范有较高的要求,内控建设对提升管理水平,防范风险有重要作用,是实现可持续发展的重要保证,要有常抓不懈的思想准备,加强认识,统一思想,把公司内控建设抓好、抓实。
第二,立足实际。要从公司的实际情况出发,把实现公司战略目标、提高公司运营效率和效益作为长远目标,有针对性地探索建立符合公司发展特点的内控管理体系。针对当前工作重点及经营管理中的薄弱环节有的放矢地建立内控体系。
第三,明确方法。内控建设初期公司就明确了内控建设工作方法,即从梳理内部管理流程着手,明确流程中的各业务关键控制点,通过新增、完善管理制度对业务关键控制点加以监管,同时进一步明确部门分工,细化接口部门的职责,编制各部门主要业务流程图。
第四,注重效果。内控体系的建设要着重在完善制度体系、强化制度衔接和监督控制等方面做工作,使现有制度体系得到优化、提高、改善,为具体操作执行提供科学严谨的保障,切实提高公司各层面的执行力,同时要注重效率与规范的统一,创新与控制风险的结合,提升公司整体管理水平。
第五,积极推进。按照内部控制的规范要求,扎实做好内控体系建设工作,按照公司建设实施方案的要求和时间进度,结合实际情况制定切实可行的实施方案,成立内控工作组,明确具体的工作机构和工作人员,落实工作任务和责任人,确保内控体系建设的进度和质量。
三、公司内控建设的特点
公司于2011年3月开展内控建设工作。内控建设主要特点如下:
第一,领导带队,贯彻落实。公司董事会、监事会、管理层均对内控建设工作高度重视。公司自开展内控建设工作的伊始,便组建了领导班子带队,重点员工作为成员的内控规范实施工作小组。领导班子带队,增强了内控实施的执行力,也达到了内控建设要求贯彻落实的良好效果。
第二,制定计划,认真执行。公司于2011年3月底制定完成《内部控制规范实施工作方案》,方案确定了内控实施过程中的工作小组成员、实施试点、实施工作计划等重要内容,同时按房地产开发重要环节梳理了主要业务流程,明确了内控文件体系。后期内控规范实施工作小组按照公司制定的内控实施方案,认真执行,不断推动内控工作的开展。
第三,发动群众,全员参与。内控工作小组在工作开展过程中多次组织专题会,对内控实施具体问题进行讨论,根据内控指引总结形成《指引对应的重大风险点表》,下发各部门作为内控建设的参考。
第四,加强学习,注重培训。为了提高内控规范实施的工作效率,公司经过多方寻找、考察和筛选,聘请了具有丰富的内控实践经验、教学经验和房地产行业经验的讲师对全体员工进行了《房地产企业内部控制专题培训》,公司全体高管、部门经理、高级专业经理、下属公司总经理、下属公司副总经理、各部门员工均参加了培训。同时针对内控工作开展情况组织了多次内控专项培训。
第五,群力群策,注重总结。内控建设过程中,公司非常注意调动每一位员工的积极性,细心听取各部门的意见和建议。
四、公司内控建设经验总结
公司在一年多的内控建设过程中,遇到了很多实际问题,也总结了不少实践经验,具体如下:
第一,建立畅通的沟通机制。为了便于内控工作的顺利开展,内控工作小组经常组织会议研究探讨内控建设工作中存在的问题,同时在公司各部门及试点公司均设立了内控对接人,内控工作小组与公司各部门内控对接人每周召开内控建设工作进度会议,汇报内控工作进展情况、解决内控工作中遇到的问题、进行内控工作经验交流,确保按计划、有效率开展内控工作,为内控工作的开展提供全过程的保障。
第二,组织专业培训,增强全员内控意识。内控建设初期,为了增强全员内控意识,公司聘请了具有丰富的内控实践经验、教学经验和房地产行业经验的讲师对全体员工进行了《房地产企业内部控制专题培训》,公司全体高管、部门经理、高级专业经理、下属公司总经理、下属公司副总经理、各部门员工均参加了培训。培训不仅增强了全员内控意识,还为与会人员创造了一个交流如何更好地开展内控工作的平台。
摘 要 当前,我国电力企业体制不断加大改革力度,促进了企业间的竞争。电力企业的利润空间越来越小,管理难度也不断加大。就我国电力企业当前的内部控制而言,还存在着很多缺点和不足,形成了管理上的漏洞。随着信息技术的发展,管理信息系统在电力企业的广泛应用已成为必然的趋势。因此,完善内部控制体系,利用现代化的管理信息系统对我国当前电力企业的内部控制管理具有十分重要的意义。本文主要阐述了我国电力企业内部控制存在的缺陷和弊端以及管理信息系统在电力企业中的应用。
关键词 内部管理信息系统 内部控制 电力企业
一、电力企业内部管理信息系统的使用效益
1.有效规范内部控制管理
完善的内控管理信息系统可以为电力企业的日常管理和生产进行实时监控提供了平台。企业领导及授权的相关人员可以通过系统查询随时掌握企业所属各单位内部控制的工作进度、出现的问题以及整改情况。内控管理信息系统建立的奖惩机制,定期对其运行情况进行检查与考核,评价企业内部控制制度的执行情况,从而达到内部控制的目的。
2.促进电力企业信息化管理水平的快速发展
一个完善的内部控制管理信息系统,可以有效促进电力企业信息化管理的发展以及管理制度的进一步完善和系统化。将网络管理、数据管理、计算机运行情况等等各项考核工作都提升到管理制度的高度。内控管理信息系统可以帮助并引导电力企业管理层执行各项规章制度,规避了传统内控对管理者疏于管理的弊端。同时更加有利于更新管理层的管理理念,提高管理人员的综合素质。
3.有效提高工作效率
实际工作中的数据材料都是一些报表和凭证单据等等,这就需要耗费大量的人力,有时还会出现重复性的操作或者导致数据的失真。一旦发生错误就会造成管理层面的混乱现象。建立内控管理信息系统,大大满足了电力企业当前信息管理工作方面的需要,大大提高了工作效率。
4.充分满足电力企业的监管要求
内部控制管理信息系统的建立完善了当代电力企业的现代化企业制度,通过系统化的信息技术管理,更有效的规避传统内控风险,加强了基础管理工作,满足电力企业的监管要求。促进企业各项工作规范有序的进行,理保证财务报告和相关信息的真实完整。
5.内部控制点与管理信息系统互通
内部控制管理信息系统的建立,实现了电子化代替手工化。内部控制点与管理信息系统的互通,实现了对实际操作中的业务数据以及业务流程进行实时监控,有利于及时发现并解决问题,减少了事后修改历史数据的问题。质量监督人员可以实时查看内部控制点的情况,并对其考核,实时掌握内控质量。内部控制管理系统的有效运行,充分满足电力企业内控管理工作的需要,实现了内控工作的信息化、现代化,提高了内控的工作质量和工作效率。
6.管理人员可以随时对内控自检自查
内部控制信息系统的建立和完善,电力企业管理人员能够根据权限随时查阅内控的执行情况,相关的业务数据和内控的详细执行过程在内控管理信息系统中都可以清晰的反映出来。管理人员在系统中就可以做出相关的审核。随时查看内控结果,汇总出现的各类问题,改变了原有的工作模式,使结果一目了然。在自检自查的同时,能够把电力企业的内控制度日常化、规范化、系统化。内控管理信息系统对角色和权限的合理设置,促进了内控在权责分离方面的合理性和有效性。
二、内部控制管理信息系统在电力企业中应用的瓶颈
1.基层操作人员方面
在内控管理信息系统建立的初期阶段,员工对其的认识是模糊不清的,不明白为什么要改变原有的管理方式应用这个系统。员工在心理上的接受程度直接影响着内部控制管理信息系统的有效运行。由于管理流程的精细化,很多原本简单的系统运行起来变得繁琐。并且,系统之间的连续性和传递性给员工的工作都带来了很大的挑战。另外,对员工的信息化技术培训力度不够,新的系统运行之后,员工需要的信息化知识增多,一时难以接受和运行。这些都需要一个慢慢适应的过程。
2.管理人员方面
在实施内控管理信息系统的过程中,管理者缺乏信息化的管理理念,对其重视程度不够,没有从观念上认知和接受这一新的管理系统。造成了只是一个信息化系统代替了原有的手工操作,没有充分发挥内控管理信息系统在电力企业中的管理功能。
三、如何规避运行瓶颈
1.加强电力企业员工的培训力度
在对内控管理信息系统的管理过程中,加强对员工的培训教育。通过培训,使员工接受这种新的管理理念、管理方法,统一员工对内部控制管理信息系统的认知。明确在系统运行过程中自己的职责和作用,从而规避系统运行的瓶颈。
2.充分发挥宣传的作用
电力企业可以在自己的门户网站上对内部控制管理信息系统进行详细的说明,对其应用理念和管理观念、流程等方面做系统的阐述。并提供相应的系统操作资料和视频,以方便员工对这一新系统的学习和了解。
3.对员工进行系统化的培训
对员工进行系统化的培训,是内部控制管理信息系统运行的先决条件。通过对员工的培训,使员工充分认识到新系统运行的各个流程,重复训练,逐步到熟练操作。
4.促使电力企业管理者转变思想观念
对电力企业管理者进行思想观念教育,使管理者彻底从心理上接受这一新系统。加强企业的内控管理,明确自身的岗位职责,建立完善的内控管理流程,以保证各系统提供完整、及时、准确的数据,保证内控管理信息系统运行在真实的数据环境当中。
总之,内部控制管理信息系统的应用是当代电力企业发展的必然趋势,是提高电力企业内部监管、内控工作效率和执行效力的强有力手段。内部控制管理信息系统作为一个发展的理念和开放的体系,融合了各种先进管理思想、方法和技术,当代电力企业应持续改进,进一步整合电力企业内控管理工作。
参考文献:
[1]丁世龙.对建立和完善电力企业内部控制制度的探讨.电力技术经济.2009(6).
对于企业来说,管理制度是该企业内部运转的行为准则以及参考依据,是企业能否完善自身管理制度和管理工作的重要保证。先进合理完善的管理制度,对工作流程以及行为规范的详细说明,是企业的各项工作能够良好衔接与整个生产过程效率的保证。可见,国有企业的管理制度及其执行力对其发展是具有重要意义的,在传统的管理制度已经不能适应当前经济发展形势的情况下,企业需要对其管理制度进行改革,并不断提升执行力,才能保持企业的竞争地位,保障企业生产工作的顺利开展。
二、现阶段国有企业管理制度与执行力存在的主要问题
(一)企业管理模式陈旧,配置失衡
受到传统计划经济思想的制约,在企业中,还存在着一些政企不分的状况,并且管理人员沾染很多机关习气,从而使得实际的管理工作缺乏与实际的联系,管理还沿袭以往的模式和手段,尤其是形式主义和表面文章的情况严重,这样的管理工作,是无法真正落到实处的。就是因为在我国很多企业中还存在着这样的问题,其管理工作才无法发挥效果,久而久之,管理的各项规章制度就会变成一纸空文,毫无意义,除此之外,管理工作中存在的这些问题,还非常容易引起企业内部配置失衡,从而导致企业的管理体制出现问题。
(二)企业执行力度不够,责任不明
在我国一部分企业中,一些管理人员还存在着以往的机关习气,企业缺乏必要的管理制度,从而导致上、下级工作分工不明,工作无规矩可循,无章法可依,工作人员对于领导的依赖性太大,做事完全依靠领导的指示,缺乏实际工作经验,这样非常容易导致领导独断专行,工作存在片面性,缺乏科学性。下级各部门以及工作人员的作用,并不能得到完全发挥,职位形同虚设,上级对下级的干预太多,这样混乱的管理,会导致问题多,责任难落实,上级对下级不满,下级也会存在怨气。这样的毫无规章制度、责任不明的管理环境,不但会造成工作效率低下,员工工作积极性差,还会导致人力与物力的大量流失。
(三)内控制度管理效率低
部分企业缺少科学的管理制度,依赖经验办事,内控制度不够全面或者过于复杂,在一定程度上影响了企业员工工作效率,造成这种现象的原因是内控制度的起草者的管理知识不足。建立完善的内控制度是运行有效的内控机制的前提,企业在建立和实施内控过程中须贯彻全面性、重要性、制衡性、适应性和成本效益原则,依据企业自身的发展需要,针对存在的缺陷进行改进,建立健全有效的内控系统。
三、提升国有企业内控制度执行力的措施
(一)加快建设现代化企业制度
加快产权改革。产权问题是国企内控执行力的关键因素,尽管国企产权改革己经取得一定的成果,但还需要做出更多根本性的改变。可以借鉴成功的管理机制和方法,进行公司制和股份制改革。明确责权利体系。杜绝企业领导职务重叠,明确区分经理层、董事会和监事会的职责,并有针对性的设计各机构绩效考核指标,使权利机构、决策机构、经营机构、监督机构相互分离,相互制衡,促使各机构发挥应尽的作用。
(二)增强国有企业内部内控培训力度
培训是组织传递观念、传递知识、传递技能的重要方式,精髓在于组织文化的渗透。内控执行力的提升归根到底还是内控文化的形成,培训可以提供良好的软环境来提升内控的执行力。培训能够提升员工关于内控方面的知识和技能,也增加了员工的执行信心。而管理者要以身作则,先树立良好的榜样作用。同时要积极地与下级沟通,做到逐级渗透,在一个轻松良好的氛围下提升内控执行力。这样内部每个层级、每个部门执行起来才会顺畅,也不会产生应付及压抑的心理。
(三)建立科学合理、可执行性高的内控体系
内控执行力如何,始于内控体系的设计,如果一个企业从设计内控制度开始就没做到细致严谨,那么执行起来问题重重也不足为奇。大多数国有企业缺乏内控方面的人才,导致内控设计不尽合理。但是,由于内控在复杂的市场经济中变得越来越重要,国有企业对内控人才的聘请也显得尤为重要。聘请时,也要考虑一定的成本效益理论,尽量将资金利用到最能解决问题的地方,避免出现高薪聘请伪专家的现象发生。
(四)各部分各环节配备专业内控协管人员
在各部门配备内控协管员,并加大对包括协管员在内的员工培训力度,从提高员工素质和技能来提高内控管理的专业化程度,并将内控切实嵌入到各项经营管理工作中。内控协管员的主要职责包括配合内控管理部门完成对本部门相关业务事项内控流程的编写、监督本部门各业务事项是否符合内控规定、定期汇报本部门内控管理进展情况以及配合内控处进行内控专项检查和落实本部门内控管理问题整改情况等。各部门内控协管员应熟悉相应部门的各项业务流程并熟练掌握各项专业技能,由其直接参与到事前、事中、事后的内控管理工作中,使企业对各环节风险节点的把握更加准确,内控管理责任更加明晰,企业制定的内控管理制度及规定更具有可操作性和高效性。