档案管理基础知识
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档案管理基础知识范文第1篇
[关键词]病历档案；RFID技术；双轨制
中图分类号：TM412 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）12-0315-01
随着物联网的发展，作为关键技术的RFID技术已经以极快的速度渗透到许多领域如二代身份证、物流管理、高速公路监管等。医疗行业作为保障民生和社会稳定的重要行业，其管理水平的高低直接影响着我国居民的生命安全和幸福指数。目前，国外已经开始将RFID技术应用于病历档案管理领域，并且取得了很好的效果。随着我国医疗卫生事业的不断改革，私立医院的蓬勃兴起，各医院之间的竞争越发激烈。在这严峻的形势下，医院病历档案的管理需要与时俱进，在变革中谋求新的出路。
一、病历档案及其双轨制管理模式
病历档案是医院工作人员对患者进行治疗过程中直接形成的，客观真实地反映每个患者病情变化以及就诊全过程的以备查询的原始记录。
随着信息技术和互联网技术的发展，医院管理工作开始逐渐引入计算机设备，电子病历档案也应运而生。但是由于电子病历档案没有得到我国法律的认可以及安全、技术等其他原因，所以即使现在医院管理工作使用电子病历，但仍然会将电子病历打印成纸质病历档案进行保存。这种管理方法即双轨制管理模式，具体表现为临床医务人员通过电子病历系统录入病历的各项内容，然后打印成纸质病历档案，人工签名后由病案室回收归档保存，同时电子病历通过HIS传输至病案室归档。[1]但是上述双轨制管理模式存在两个弊端：一是没有解决传统纸质档案保管的问题，比如库房压力、档案由于环境或人为原因遭受损坏等。二是医院的电子病历管理系统只存有在医院引入计算机设备以后患者就医形成的病历档案，也就是说医院的计算机系统里不存在某位患者在此医院就诊的全部电子病历档案。
二、RFID技术及其在病历档案管理中的适用性分析
（一）RFID概念及其工作原理
RFID是Radio Frequency Identification的缩写，中文名称是无线射频身份识别。RFID技术是利用无线射频信号空间耦合（交变磁场或者电磁场），实现无接触式的对标签信息进行自动识别和传输的技术。工业界经常将RFID系统分为：RFID标签、阅读器reader、天线三大组件。
RFID技术的工作原理：阅读器发出射频信号，当RFID标签进入阅读器的扫描场以后，会产生感应电流进而获得能量发送出存储在芯片中的电子编码（被动式标签）或者RFID标签主动发送某一频率的信号（主动式标签），阅读器对接收到的信息进行读取和解码，最后送到中央信息系统进行下一步的数据处理。
（二）RFID技术在病历档案管理中的适用性分析
传统纸质病历档案管理存在以下几个问题：（1）病案室所存储的病历档案数量庞大，查找某一病历档案费时费力。（2）档案管理人员在将病历档案归还放置时，很容易因为某些不确定的人为原因导致病历档案错放的情况。遇到这类情况，档案管理人员只能凭借工作经验去判断可能错放的位置。（3）传统纸质病历档案的统计工作通常只能根据档案借阅登记表进行分析。但是由于档案借阅登记表可能存在好几本，所以统计起来很繁琐。这种统计方式不利于开展病历档案利用的统计工作，进而也不利于医学研究的顺利开展。
RFID技术的使用可以有效解决以上所有问题。将病历档案首页的基本信息录入到RFID标签内部，并将RFID标签贴于病历档案的固定位置。当查询某一编号的档案信息时，系统查询到该病历档案的位置，档案管理人员可以通过档案架上的指示灯的提示迅速找到所需档案。归还档案时，置于档案架上的阅读器会对所归还的档案的RFID标签进行扫描，从而确定此档案是否于此处保存。若不是，系统会自动提示，从而避免了档案错放的产生。由于阅读器在读取病历档案标签的同时也会将信息传送到后台应用软件，因此可以通过数据统计分析当前病历档案的利用情况，比如病历档案借出数量，借阅次数最多的病历档案等，帮助档案管理人员及时了解病历档案的使用情况，并为下一步病历档案的调整提供支持。
三、RFID技术应用于病历档案管理的可行性
（一）从成本角度分析
RFID标签相对于普通二维码标签来说，价格稍显昂贵。但是随着科技的发展，RFID标签的价格呈下降趋势。2000年，每个RFID标签价格为1美元。2005年每个RFID标签的价格为12美分左右，超高频率的RFID标签价格为10美分左右。2016年，淘宝网上出售的RFID标签按照销量从高到低排序，排名第一的RFID标签价格为0.8元。若医院想对全部纸质病历档案贴上RFID标签，可以专门联系RFID标签的生产商，进行直接订货。这样大批量的购买，使得RFID标签的价格会更低，这样一来，成本也就更低。
（二）从管理效率角度分析
RFID技术应用到病历档案管理当中可以明显提高医院工作效率，比如：美国食品药品监督管理局利用RFID标签快速调出患者信息，估计降低50%的医疗事故。新加坡国立癌症中心化疗科自2011年使用有源高频RIFD标签及读写器以来，医院比以前多治疗20%病人，等待时间减少8%，56%的病人等待时间少于30分钟。[2]
（三）从其他领域的应用效果分析
RFID技术在图书管理领域取得突破性进展。目前我国很多图书馆都已经开始引入此技术，比如：深圳图书馆、中国国家图书馆、陕西省图书馆等。这种高科技手段解决了图书馆资源的合理分配、提高了图书馆的业务效率、同时满足了读者的服务需求。众所周知的是图书和档案作为当今时代的重要的信息资源在一定程度上有很大的相似性，RFID技术在图书管理领域的成功应用可以为此技术在档案管理领域的应用带来很多启示和铺垫。同时RFID技术在医院的某些业务工作领域已经得到利用，比如新生儿管理领域、精神病患者管理领域、某些设备的清领域等。
结语
医院每年都要投入大量的人力、物力、财力来管理数量浩大的纸质病历档案，所以将传统纸质病历档案数字化必将成为日后病历档案管理的趋势。纸质病历档案数字化可以采用多种技术，本文只是论述的其中一种：RFID技术。虽然电子病历的法律效力在我国还未得到认可，但是我们不能坐等到法律承认的那天。从现在开始，我们就应该大胆尝试开展电子病历档案的研究工作，特别是注重电子病历管理系统的开发，以迎接电子病历档案的时代的到来。结合以上的分析，本人相信RFID技术在医院病历档案管理方面有很大的应用前景。
参考文献
[1] 农永英.双轨制管理模式在医院病历档案管理中的应用分析[J].人才资源开发，2016（12）：176-177.
[2] 赵嘉，郭岩，杜雪杰，金丽珠.RFID技术国内外医疗卫生领域应用现状及问题分析[J].中国卫生信息管理杂志，2015（6）：638-643.
档案管理基础知识范文第2篇
在办公室工作中，档案管理作为其重要构成部分之一，能够有效确保相关工作的可持续发展带。随着当下社会经济发展速度的不断加快，在市场经济体系下，办公室档案管理工作只有做到不断创新和改革，紧跟时代的脚步，从而才能让其作用得到充分发挥，让办公人员查询和检索信息能够更加方便、快捷，让办公室整体工作效率得到有效提升。而想要实现档案管理工作的改革和创新，让办公室管理建设得到加强，就必须对档案管理工作中所存在的问题进行深入分析，从而才能找到有效解决措施，让办公室档案管理工作的作用得以充分发挥。
1 当下我国办公室档案管理的现状分析
1.1 办公室档案管理工作的重视度不足
就目前而言，我国很多的现代企业都没有重视起自身企业的办公室档案管理工作，只是片面的将其当成与合同文件管理相似的管理工作，使得企办公室档案管理只是工作人员的附属工作[1]。其中除了管理合同文件和人事档案等之外，却没有有效的管理和重视起其余相关资料信息。此外，由于很多企业的档案管理制度还不是很完善，致使很多客户信息和业务资料大都是交由普通工作人员管理，而一旦出现人员流动现象的时候，就会极易流失一些重要资料信息，从而让企业生产业务遭受到严重损失。
1.2 办公室档案管理人员专业素质不高
当下我国虽然已经有一部分的企业开始重视起档案管理工作，但是却依旧没能让办公室档案管理工作发挥出应有价值，而造成这种现象的主要原因就是因为相关档案管理人员的专业素质和业务水平不高[2]。这在档案不合理的分类结构和档案管理素质存在严重缺失上有着显著体现。一方面，档案如果发生不合理的分类结构，就会直接造成无法有效的利用到档案信息，促使资料信息获取时间被严重浪费，从而让档案管理的在现代企业中的真正价值很难得以体现。另一方面，很多办公室档案管理人员都缺乏相应的档案管理基础理论知识，因此也就致使相关管理人员没能正确的认识到档案管理工作的重要性，从而也就其工作态度存在严重问题，对档案管理动作造成了直接影响。
1.3 办公室档案管理缺少安全保障
由于当下很到现代企业都没有有效的重视起办公室档案管理工作，这也就造成办公室档案管理中各个数据信息的安全性无法得到有效保障。一方面，由于相关档案管理人员没能重视起办公室档案管理工作的重要性，致使在存储档案的过程中，很有可能造成信息丢失和档案损坏现象的发生。而另一方面，企业没有重视档案管理工作，对档案的保密性工作就更加存在严重忽视，此外又因为相关档案管理工作人员素质较低，这就非常容易造成档案中信息流失现象的发生，从而也就造成企业经济遭受到严重损失[3]。另外，很多企业由于缺乏相应的网络安全意识，这就造成计算机档案管理中，存在非常严重的安全隐患问题。
1.4 办公室档案管理缺乏相应的信息化办公手段
虽然当下很多企业管理制度都开始对传统的纸张办公方法进行了转变，信息化办公手段逐渐的得到了广泛运用，但是企业在办公室档案管理工作上，却依旧还处在以往陈旧的纸张办公形式上，这就造成很多企业档案都没有实现信息化，对企业中各个部门的运用和查询造成了非常大的困扰，严重阻碍了企业的发展，同时也在很大程度上促使企业的工作效率被降低了很多。
2 提升办公室档案管理工作效率相应对策
2.1 加强对办公室档案管理的重视程度
如果想要让办公室档案管理的作用得到充分发挥，就需要对办公室档案管理机制进行及时建立和完善。不过在对办公室档案管理机制建立和完善之前，最为重要的还是应该让企业内部人员对办公室档案管理工作的认识程度得到提升[4]。首先，要让办公室档案管理人员对档案管理的认识程度得到加强，定期组织培训，向相关档案管理人员传输相应的档案管理知识的同时，重点讲解档案管理的重要性。其次，要将奖惩制度及时的建立起来，通过这种制度来约束相关大管理人员，使其能够积极的投入到工作中，认真的认识到档案管理的重要性。只有这样才能够让企业从上至下逐渐形成一个统一的档案管理认识，从而促使办公室档案管理工作能够更加的完善。
2.2 对档案管理人员的专业性进行提升
首先，企业应该重视起对相关档案管理人员的培训工作，定期的举行相关的档案管理基础知识的培训工作，针对不同程度的人员要有针对性的实施培训，对在职的老员工，应该以转化其传统档案管理基础知识为主，来对其进行相应的培训，如：教导这些管理人员如何使用电脑来进行信息化管理等[5]。其次，针对一些较年轻的或刚刚入职的档案管理人员，则应该以档案管理基础理论知识为主，重点传授他们专业性的知识，可以实施老带新的政策，以师傅带徒弟的形式，实施一对一的培训，促使他们能够在最短的时间内掌握相应的管理知识。只有这样才能让企业中所有的档案管理人员都能够提升自身的专业水平，始终迎合当下市场经济化需求，为企业发展带来有效推动作用。
2.3 增强办公室档案管理的安全性
办公室档案管理对现代企业来说有着非常重要的作用，而只有保证了办公室档案管理的安全性，才能让其价值得到真正体现。首先将相应的保密制度建立起来，以此来对相关的档案管理人员进行约束，一经发现泄密者，要严格查办，促使办公室档案管理能够得到有效管理，保障档案信息的安全性[6]。其次，企业应该积极额普及计算机知识和网络安全知识，让每一个工作人员都能够认识到网络安全隐患带来的后果，增强IT部门对档案管理的网络安全工作的安全管理力度。
2.4 运用集成化信息管理体系
企业在实施档案管理工作的过程中，应该让实物档案资料管理和计算机档案管理相结合的管理模式得以形成。在对企业档案进行计算机化管理的过程中，积极的运用集成化信息管理方法，通过计算机严格、详细的分类号档案信息，并结合企业中每个部门的实际情况和信息性质来让档案分类更加科学化、规范化。
档案管理基础知识范文第3篇
【关键词】档案 管理 人员 素质
一、建筑设计单位档案管理的特点
档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。也可简单表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。档案种类繁多，如文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。而对于一些专业性、业务性较强的还可建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。
建筑设计单位是典型的智力、知识密集型单位，其档案管理具有较强的专业性和业务性，除日常的文书档案、人事档案外，图纸档案、合同档案也是其档案管理的重要内容。而且，不同的档案类型一般分属不同的部门管理，如文书档案一般由办公室管理，负责各类行政文书、行业文件、内部普发文件等的收集和归档；人事档案则归人事处或人力资源部管理，包括人事信息、劳动合同等；生产合同档案一般由生产经营处负责，是记录建筑设计单位项目承揽数量、合同额、设计面积等的重要信息来源，是确保生产经营活动有序运行的保障；图纸档案则由技术处下属的图档室管理，是直接体现建筑设计单位技术水平和业绩的重要资料。
二、档案管理人员的素质要求
对于建筑设计单位的档案管理人员来说，做好档案管理工作，不仅要将档案归类整理好，不出差错，更重要的是必须与时俱进，不断地更新档案管理观念，以提高档案管理工作的质量与水平。档案管理人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总称。档案管理水平与质量的高低，根本上取决于档案管理人员素质的高低。《中华人民共和国档案法》明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。
（一）良好的政治素质。
档案管理人员应该具备各类专业工作人员必须具备的基本政治素质，坚持社会主义道路，遵纪守法。由于档案管理工作的特殊性，要求档案管理人员应具备更强的政治素质。无论何时何地，都应坚持正确的政治方向，立场坚定，严守机密。
（二）精湛的业务素质。
业务素质是指档案管理人员应具备专业的技能和素质。具体体现在以下几个方面：
（1）掌握档案管理专业知识。从档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、统计到提供利用、进行编研等各项业务环节都有一整套的理论和工作方法，档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证档案工作质量，提高工作效率。
（2）熟悉档案管理相关的法律法规。档案管理人员要熟悉党和国家有关档案管理的各项法律法规和方针政策，熟悉针对本行业制定的各种规章制度和业务规定，按照这些规章制度和业务规定进行档案管理。
（3）全面、扎实的实践能力。档案管理人员必须将档案的专业知识、法律法规和各项规章制度的要求都灵活地应用于日常的档案管理工作实际中，从而高效率地完成好本职工作。
（4）档案管理人员还需要及时掌握和熟练应用现代化的办公手段。建筑设计行业是信息化和办公自动化较早的行业，目前，在全国很多地方开始推行“白图替代蓝图”“电子归档”等，随着档案管理的现代化，要求档案工作者还必须具有熟练的计算机操作能力，掌握档案现代化设备的使用。
（三）爱岗敬业，遵守职业道德。
档案管理人员应具有良好的职业道德，无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守。遵守职业道德主要表现为：一要热爱档案事业；二要有珍档敬业、无私奉献的精神；三要有甘于寂寞、甘于清贫的品质。
（四）与时俱进，勇于创新。
随着社会生产力和经济的整体发展，尤其是科学技术的进步和提高，档案管理人员在思想和业务上必须顺应社会的发展趋势，与时俱进。同时档案管理人员要更新观念，打破常规，勇于探索新的档案管理手段和方法，不断提高工作质量和档案管理水平。
此外，档案管理人员还应具备高度的责任心，具备较强的表达和沟通能力，具备高度的安全意识，具备一定的专业管理知识。
三、提高档案管理人员综合素质的途径
（1）端正工作态度。通过强化档案管理人员的工作态度来端正职业道德素质，首先要让工作人员认识到做好档案工作是管理工作的重要内容，其次鼓励工作人员具有奉献精神，能够在平凡岗位上做出卓越成绩；最后增强责任心，培养档案管理人员认真负责的态度。
（2）加强岗位培训。岗位培训通过对进行业务知识集中学习来提高档案管理人员素质，不仅能补充工作人员的业务知识还要对各种档案及其基础理论、工作任务、要求、程序、方法进行系统的学习。同时在岗位培训过程中需要在时间和内容上进行科学的设置，将培训内容通过理论联系实际、突出重点达到学以致用的目的，最后采用实际操作与理论考核并行的考核方式，对培训效果进行检验。
（3）鼓励开展业务自学。作为已在职的工作人员，培训学习毕竟只能作为学习的辅助手段，还需工作人员针对工作中的不足之处进行自学，以提高工作能力，在单位中可以鼓励档案管理人员对计算机技术、外语能力以及档案管理方面的课程学习，通过不影响工作的情况下，鼓励档案管理人员考取技能等级，进行鼓励之余，将知识转化为能力，运用到实际的档案管理之中。首先，档案管理人员应积极参加培训，不断地增强档案管理基础知识，熟练掌握档案的管理理论和方法，其次，档案人员需具备丰富的文字知识、写作知识等与档案相关的基础知识，以备开展档案记编工作。
四、小结
档案管理人员素质直接关系到档案管理工作质量的好坏，而随着信息技术的日新月异和国际经济一体化进程的加速，将档案工作要求提升到更高的程度，因此需要档案管理人员不断加强自身，提高素质，强化自身业务能力，保证档案工作质量。
档案管理基础知识范文第4篇
一、政治思想素质要过硬
档案管理工作是一项政治性及保密性很强的工作，档案管理人员必须认真学习党的十和十八届三中、是中华全会精神，深刻领会科学发展观重要思想，政治方向必须坚定，政治思想素质必须过硬。自觉用立场、观点和方法观察分析问题，解决档案管理工作中的实际问题;自觉学习党的路线方针和政策，学习档案管理工作理论;必须树立正确的世界观、人生观和价值观，不断提高政治觉悟和党性修养。只有这样，才能明辨是非、实事求是、坚持真理，不断改正档案管理工作中存在的不足，才能通过卓有成效的工作，实现档案管理工作者的人生价值。
二、专业知识要丰富
要适应新时期档案管理工作的要求，档案管理人员必须彻底改变以往知识面窄、理解深度不够的弊端;必须具有一定的历史知识、古汉语知识以及与档案管理有关的专业知识;熟悉和掌握档案管理学、档案保护技术学、科技档案管理学等方面的知识，同时，必须大量吸收和掌握其他学科的知识;进一步优化知识结构，提高档案管理理论素养，形成精、细、广、深的知识结构，努力使自己成为一名专业知识与理论素养相互融合、相贯通的“复合”型人才。要重点熟悉和掌握档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等环节，熟练每个环节工作流程，培养自己的档案管理信息编研、开发利用能力，努力使自己成为一名档案管理、信息开发工作的多面手。
三、计算机网络知识要熟练
数字化管理已成为当今档案管理工作的发展目标。要提高档案管理制度化、规范化和科学化管理水平，档案管理人员必须熟练掌握计算机网络知识，充分利用计算机手段，开展电子文件和电子档案管理，奠定档案管理信息化基础。随着科学技术的不断发展，档案信息收集、整理、编目检索、存储保管、统计、利用等工作，逐步向自动化发展，这对档案管理工作者提出了新的、更高的要求。目前，许多单位正在强力推进档案管理信息化建设，这就要求档案管理人员必须熟练掌握计算机网络技术，熟练利用扫描仪、摄像机等设备，对纸质文件进行数字化处理、加工、压缩成JPG、TIF、PDF等格式，进行信息化管理。档案管理人员只有具备计算机基础知识和操作方法，才能适应档案管理信息化建设的需要。
四、保密意识要绷紧
档案管理基础知识范文第5篇
【关键词】电子档案管理；特殊性；知识技能
随着办公自动化的进一步扩展,特别是信息产业和网络化技术的广泛应用,许多电子文件归档后形成了电子档案。电子档案虽然与纸质档案都遵循着收集、整理、鉴定、保存与利用等档案管理的基本原则,但电子档案与纸质档案仍有很大的不同——因为纸质档案的信息内容一旦与载体结构形式构成相互关系后就永远无法分离,人们不依靠任何技术就能识别档案的内容。而电子档案则须使用技术和设备把信息内容记录于存储载体上后,就离不开这种技术和设备,并要利用这种技术和设备进行逆处理才能识别它的内容,这就造成了电子档案管理的特殊性。
研究电子档案管理的特殊性,探讨建设一支与之相适应的具备一定知识技能的电子档案管理队伍,是实现档案管理现代化必须解决的课题。
1．电子档案管理的特殊性
电子档案管理与纸质档案管理不同的主要原因,是电子档案管理要依赖电子计算机的软硬件技术平台。因而电子档案管理的特殊性表现为以下几个方面。
1.1电子档案管理的信息内容数码化
电子文件、电子档案是将文字图形、影音影像等信息,转换为数码或符号来存储和传输的。人们对电子文件、电子档案所记录的信息必须通过相应的软硬件技术还原后才能阅读。
1.2电子档案管理必须实行文档处理一体化
从管理的角度看,电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。纸质档案在归档前的文件阶段,档案人员无须参与管理,但电子文件在形成阶段,档案人员就要参与设计指导,使产生的电子文件能按归档要求归档管理;同时还要了解电子文件产生的背景、设计思想、数据格式及计算机软硬件技术等,因此,在电子文件时代,电子文件的形成者,电子档案的管理者,必须通力协作,实行文档一体化管理,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。
1.3电子档案保存保管技术复杂化
纸质档案只要符合保管保护条件,就能达到长期保存目的,而电子档案长期保存就要面临许多的技术上的问题,例如电子档案可存取性、可用性、可理解性因素,电子软件所依赖的计算机软硬件发展水平,电子信息存储载体的耐久性等等因素,都会影响电子档案的有效保管,必须要有一整套的技术措施来给予支持。
1.4电子档案开发利用形式多样化
对于纸质档案的开发利用,我国已有一整套的方针政策和方法,但电子档案的开发利却面临着许多新问题,如电子档案的利用是通过通信传输,还是提供存储载体的拷贝件,抑或是直接利用计算机系统提供利用;还是电子档案的利用场所、保密问题、开放时间、应用范围等等,这些都要根据电子档案的特性来制定相应的政策方法,并提供足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。
2.电子档案技术管理
2.1电子文件分类
档案管理工作中的全部电子文件，按照业务类别划分，可分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类等，这是按业务范围进行的分类；目前比较普遍而公认的分类方法是按照电子文件的来源划分，这种来源是形成电子文件的软、硬件设备。据此电子文件可分成文本类、图形类、数据类、程序类、图像类、声音类、多媒体类等。如通过文字处理软件形成的文件为文本类文件，通过AUTOCAD等软件形成文件为图形类文件，通过编程软件形成的文件为程序类文件，通过照相机等设备形成的文件为图像类文件，而通过音频设备形成的文件为声音类文件、通过多媒体软件制作的文件为多媒体类文件。这一分类方法基本涵盖了档案管理中所有电子文件，是科学而实用的电子文件分类方法。
2.2电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密
但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索。基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反映速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度和准确率。查找网上文件，更不可以盲目检索.而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号，才能以最快的速度命中目标，否则如同大海捞针。另一方面，电子文件也需要保密或限制利用。对于这一部分文件一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善.进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。所以，对于档案管理工作的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。
2.3电子文件的鉴定也存在着区别真伪问题
档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则.电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。
2.4电子文件的归档方式
目前普遍是光盘归档和电子文件在线归档两种方式，即通常所说的物理归档和逻辑归档。光盘归档要归A、B套，A套作为母盘保管，B套提供利用。光盘按照电子档案的编号规则进行编号和管理。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好电子文件接收准备工作，然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件并将文件管理权向档案部门移交。电子文件的在线归档也应打印出文件目录以备交接查存.重要文件应刻录光盘备存。
3.电子档案管理队伍的建设
电子档案管理的特殊性,要求电子档案管理人员既要具备档案管理基础知识,又要掌握自然科学知识和电子计算机应用技术,才能对电子文件及电子文件归档后形成的电子档案进行有效管理。这些知识和技能主要表现在以下两个方面:
3.1电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识
对档案学概念、档案管理学、文书学和档案保护技术学等知识予以深入了解和掌握,能熟练运用档案管理的理论知识来指导档案管理实践，不仅要知其然，还要知其所以然，面对不断出现的新问题，研究探讨新的管理方法，才能对电子档案按档案管理的原则和要求不断深化，实施常态化管理。
3.2电子档案管理人员还必须加强自然科学基础知识的学习,掌握电子计算机应用技术
对自然科学基础学科、微电子技术知识、电子计算机技术、计算机软件技术、现代通信和计算机网络技术及其在档案部门应用知识必须要有一定的了解和掌握，而对计算机操作、保养、维护的实际操作技能应达到国家规定的中级水平,只有这样才能对电子文件、电子文件归档和归档后形成的电子档案进行有效管理,达到长期保存和开发利用电子档案的目的。
建设一支高素质的电子档案管理队伍,一方面应引起各行业单位的高度重视,把培养电子文件、电子档案管理人员当作大事来抓,通过继续教育、学历提升等途径，尽快培养高素质的电子文件、电子档案管理人员;另一方面档案部门可以引进具有计算机技术的人员，改变档案部门人员知识结构单一带来的不足。
知识经济时代下,高新技术迅猛发展,既给企事业单位档案管理工作提出了挑战,又为开展电子档案管理提供了有力的技术支持。相信只要敢于迎接挑战,以科学的态度来研究电子档案管理的特殊性、规律性问题,并加强电子档案管理人员新知识、新技能的培训,迅速建设一支高素质的电子档案管理队伍,我们就能够管理好电子档案,保证在电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存。 [科]
