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近年来,我们在市档案局及有关部门的指导和支持下,依据档案法规定,结合我局档案工作实际情况,狠抓档案管理,加大硬软件投入,不断提高档案管理水平,积极争创省一级档案达标单位。现将档案工作自查情况总结如下:
一、加强领导,抓好档案创建达标。分局由分管机关的局领导挂帅,办公室主抓,各科室内勤岗联动,突出了档案工作的行政管理职能。自我局档案工作升省一级之后,我们从档案利用的实践中充分认识到档案管理工作的重要地位和作用,为此,分局班子高度重视档案管理工作,把档案管理工作作为提高机关工作效率和工作质量,搞好税收工作的一项重要内容来抓,通过近年来的常抓不懈,全员档案管理意识得以提升,档案管理体制得以健全,档案管理制度日趋严谨,分局的档案管理工作取得了长足的进步。
二、精心组织,科学计划。三月份,在明确了档案管理省一级复查目标后,我们制定了切实可行的方法和步骤。在结合近几年档案管理经验的基础上,做到加强《档案法》的宣传、学习、教育,明确档案工作的目标,督促档案人员,对这年来的档案进行清理和自查,找出薄弱环节,有针对性进行改进。
【关键词】档案管理;问题;对策
学校档案作为学校各项工作的真实历史记录,记载了学校教育教学的主要活动,是学校发展过程的真实记录,体现了学校管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等内容。通过对中专学校档案的分析,对于总结学校发展的成败、得失,为以后学校的发展规划提供科学的依据。因此,加强学校档案管理水平对于加强学校建设、进一步推进教学改革、不断提高教育质量等,均具有十分重要的意义。但是,受自身条件的限制,许多学校,尤其是中专学校档案管理水平比较落后,档案收集偏重于文书档案,门类单一,无法适应学校各项事业科学发展的要求。
一、中专学校档案管理中存在的主要问题
1.管理制度没有得到贯彻落实
从表面看,大多数中专学校制订了一些档案管理工作规范(如档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等)、档案工作人员岗位职责等规章制度,每年也撰写工作计划和工作总结。但是,这些规章制度往往是写在纸上、挂在墙上,没有真正得到贯彻落实。工作计划和工作总结也往往是为应付上级的检查而写,说的多,做的少。
2.缺乏稳定的档案人员队伍
档案工作本身枯燥、乏味,不易出成绩,需要有较强的工作耐心。因此,这一岗位对年轻缺乏吸引力。在中专学校,档案部门属于教学辅助部门,档案管理人员属于教学辅助人员,这一机构往往不受重视,所以,档案管理人员大多由其他部门人员兼职,缺乏专业背景。而且许多人年龄偏大,学历低,知识比较单一。再加上日常工作的忙碌,造成他们没有更多的时间和精力钻研业务,缺乏必备的专业技能。这种状况直接导致了档案管理人员结构老化,甚至档案队伍不稳定的局面。
3.档案基础建设比较落后
不少中专学校档案室的建设投入严重不足,个别学校甚至没有设立专门的档案室,电子档案分别保存在不同的职能部门中,“硬件”投入远远不够,设备陈旧老化,办公条件比较差,导致档案丢失现象严重,无法给教学、科研提供更多的支持。
4.现代信息技术没有得到充分利用
不少中专学校的档案管理仍以手工为主,没有实现档案资料的信息化处理。主要表现为:收集的档案材料仍以纸质为主,电子文件的收集整理步伐缓慢,导致档案的查询非常不便;档案管理人员对信息技术的应用不够主动,对计算机网络技术、信息化管理的方法掌握程度较低,有的甚至不想了解,更不想接触,要想掌握更是无从谈起,这种得过且过,不求进取的想法对提高档案管理水平是非常不利的。
二、提高中专学校档案管理水平的措施
针对中专学校档案管理中存在的上述主要问题,应主要采取以下措施:
1.进一步完善并落实档案管理制度
进一步完善进一步完善档案管理制度,是实现档案工作规范有序的基本保证。为此,要在《中华人民共和国档案法实施办法》的指导下,制定并完善本单位的《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度规章,做到归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标。从而使中专学校档案工作走上科学化、制度化发展轨道。
2.建立一支稳定的档案管理人员队伍
中专学校要重视档案工作的重要性,要把档案管理人员与教学、科研、图书管理人员同等对待。要注重对档案管理人员的培训,要依照学以致用的原则,尤其是要结合他们的年龄、文化程度、业务熟悉程度来进行培训,使他们掌握有关档案的新知识、新技术、新技能,了解档案界的研究动态、档案工作发展趋势及现代科学技术在档案工作中的运用等内容。鉴于许多中专学校经费不足的现状,要充分利用计算机网络技术和多媒体技术等现代化教育手段,使他们获得多样化的信息来源。这样,既可以不断提高档案管理人员的业务素质,又可以节约经费,同时又解决了工学矛盾。
3.加强对档案基础设施的投入
中专学校要加大对档案基础设施的投入,建立起专门的档案室,定期更新、添置必要的档案设备,尤其是要不断更新管理软件,以便于开展工作。这一工作如果能得到长期坚持的话,每年的投入并不算大。所以,学校要每年拿出一定数量的经费,投入到“硬件”建设中去,维护档案的完整与安全。从而使档案工作能真正为学校的教学、科研等工作服务。
4.加强现代信息技术在档案管理中的运用
关键词:自来水公司;档案管理;问题;措施
1 对于自来水公司档案管理的现状的分析
自来水总公司主要经营供水业务,承担着为城市居民供给自来水的重要任务,为城市经济的发展提供着重要的供水保障。由于业务量巨大,要求自来水公司能对自己的业务有效地进行管理,因此自来水公司的档案资料管理工作必须做到周全,以方便管理人员随时核查所记录的公司业务。公司档案立卷的主要内容一般包括:第一,上级机关颁发的相应的法规命令、指示决定、决议通知、任免计划、统计年报表、预决算方案以及其它规章制度等;第二,公司给上级部门的请示报告、工作计划和对下级部门的批复;第三,公司同相应单位的业务来往信件、协议合同等;第四,公司党政会议的实时记录、纪要、决定以及相应的规章制度;第五,公司制定的计划方案、统计报表、预决算记录以及工作总结;第六,公司各种专业会议的记录、文件、会议总结纪要以及相应的与会材料;第七,其它具有信息价值的公司材料。当前随着自来水总公司文书档案管理信息化建设的加快,公司档案信息逐步实现数字化和网络化,引入了计算机检索,工作效率大幅度提升。
2 当前自来水总公司档案管理存在的主要问题
2.1 档案资料信息缺乏全面性
档案资料必须做到严谨、规范和准确,然而许多基层部门并不重视档案资料的搜集和整理,提供的档案资料以图方便为原则,业务记录填写准确度低,原始文书档案的数据有很多缺失,档案资料信息很不全面。
2.2 档案管理信息化水平亟待进一步发展,缺少统一管理
自来水公司业务范围大,完整的档案信息能记录下公司负责的地下管网信息、设备信息、用户信息,为公司业务的顺利展开提供准确的信息参考,所以档案管理必须提高效率和服务水平。然而公司的档案管理信息化水平相对较低,很多档案管理仍然依靠传统的纸质档案和手工管理,档案收集整理、档案保管编研以及档案的统计利用过程出现步骤繁琐、人工失误率高等效率低下等问题,而且许多宝贵的公司工程设计图纸等由于保管条件有限而逐步老化遗失。这些问题都必须通过提高档案管理信息化水平来解决。另外,许多自来水公司之间的档案缺乏统一管理,很多档案资料只集中于行政部门,工程文件主要在施工部门,这些部门之间档案信息的共享处于闭塞状态,公司需要对档案信息进行统一集中管理,形成生产、运行、收费以及用户服务一体的专业系统。
3 如何进一步提高自来水公司档案管理水平
3.1 加强对自来水公司档案管理工作的重视程度
自来水公司管理层要高度重视档案管理工作。档案管理要实现责任制,管理有明确的步骤、有清晰的任务划分、有合理的责任分配。档案管理的软硬件投入也需要得到保障,软件的保障主要是档案管理的电子档案管理系统的建设要得到保障,硬件的保障主要是公司档案管理设备要及时更新换代,配备扫描仪、计算机、防磁柜等先进的管理设备。档案管理的安全工作也要做好,做好防火、防水和防潮的工作。档案载体要及时更新换代,引入先进的档案载体,如档案盒、光盘档案、优质纸等。
3.2 提高档案管理信息化水平
信息化时代要求公司的档案管理工作要提高信息化水平。自来水公司档案管理系统要引入先进的信息化管理系统,设计思路先进、管理功能齐全、管理性能稳定、管理界面友好、管理操作方便,实现档案资料的数字化和网络化,从而提高档案管理的信息化水平和工作效率。如自来水总公司可为每一台供水机电设备设立相应的电子档案,其运行中的各个参数都能通过电子档案实时查询核对,公司对该设备的运行情况就有全面的了解。
3.3 提高档案管理的使用效率
随着城市供水规模的不断扩大,自来水公司的档案管理所记录的信息可以为城市供水规模扩大再生产提供信息参考,例如某些供水工程积累下了相对全面的施工设计档案资料,这些可靠的技术参数档案能为再次供水工程的施工设计提供准确参考,从而节约设计工期,提高工效,从而提高了档案管理的使用效率。
3.4 加强自来水公司的档案安全管理
由于自来水公司开始加快了文书档案管理的信息化建设,在这个过程中需要我们注意提高档案网络管理的安全性。在信息化管理过程中,涉及的公司设备参数、方案信息、预决算、流程图、用户信息等数据都必须按照内部文件信息进行权限归档,公司涉及的业务相关信息部的在移交清理后不能泄露给第三方,引进先关计算机安全技术保障档案信息系统的安全性,提高档案管理的安全性。
4 结语
随着时代的不断发展,档案管理工作也应当跟上时展要求,进一步提高自来水公司档案管理水平,高度重视自来水公司的档案管理工作,使自来水公司档案管理信息化水平再上一个新的台阶,提高档案管理的使用效率,加强自来水公司的档案安全管理。在国家的高度重视,在行业人士的不断努力下,自来水公司档案管理工作必定会与时俱进、不断创新,卓有成效,更好地服务于经济建设和历史文化研究,这也是信息时代自来水公司档案人所努力的方向。
参考文献
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学校档案工作是学校重要的基本工作之一。通过自己多年档案管理工作实践,不断探索,分析并总结经验教训,加强业务学习,使自己对学校档案管理工作有了较深刻的认识,在工作中发现一些问题,在此谈谈自己的粗浅认识。
一、学校档案管理工作的重要性和必要性
1.学校档案是学校发展历程的原始记录
学校档案是学校教育、教学活动的原始记录,它真实和客观地反映学校各项工作的发展历程,同时,又是学校广大教职员工在教育、教学实践中的智慧结晶。它包括学校的文件资料管理、教育教学成果、教研实践活动、学生技能实操考核、学生学籍管理、招生入学工作、毕业就业工作、财务账目管理、总务固定资产和教学设备账目管理、后勤服务管理、年度考核管理、技能培训、职业鉴定、特种作业培训等方面的内容。
随着计算机信息技术的迅速发展和广泛应用,学校办公自动化得到普及。在各项工作中,形成大量文字材料、声像资料、电子信息、电子文件等。这些档案资料需要经过档案人员进行收集、整理、鉴定、编目与检索、保管、统计、编研并利用于各环节工作。去粗取精,去伪存真,确保被归档的档案完整与安全,使全部案卷科学规范,能够准确客观真实地反映学校发展的历程,为以后的档案管理工作奠定坚实基础。
2.学校档案管理工作的性质及特点
学校档案工作是专门管理学校各部门档案资料的一项专业的业务管理工作,也是国家教育科学文化事业的重要组成部分。就其作用和性质来说,是有一项有管理性、服务性和政治性的工作。从其工作的特点说,档案工作与其文献及图书管理工作有相同或相似的特点,都具有对信息的存贮、加工、输入和输出的传输过程和控制系统。但档案工作又有本身的特点:第一,档案资源形成与积累的缓慢性;第二,档案管理过程的阶段性;第三,档案来源形成部门的依赖性;第四,档案机密性对社会的相对封闭性。
在学校档案管理的实践中,档案形式的不同记录载体,形成不同类型的档案,在管理方面有其各自不同的具体方法。但其基本要求存在一定的共性,概括地说,主要是资料完整与安全、方法科学与规范以及管理的经济性与现代化等方面的要求。
3.学校档案是学校的教育、教学工作总结
学校档案客观地记录着学校各项实践活动的发展历程,真实地反映各发展历史时期的教研成果和经验教训;又是今后学校制定各项工作发展计划不可缺少的借鉴、查询理论依据和工作总结。对档案进行综合性地分析研究,去粗取精,能够全面掌握学校在不同时期的组织沿革变化、机构演变过程和教育建设成果第一手宝贵资料,为学校整体教育工作的改进和发展,起到巨大的推动作用。
二、学校档案管理工作存在的问题
目前,部分学校对档案管理工作不够重视,档案管理资源不足和管理手段落后,主要表现在以下几方面:
1.档案管理意识淡薄,管理工作落后,利用率低
学校由于多方面的原因,对档案管理意识淡薄,没有深刻认识到这项工作在学校整体工作中的重要性和必要性。有些学校领导压缩档案基础建设经费,导致档案硬件设施不足,管理落后,工作封闭,利用率低;有些管理人员法规意识淡薄,对《档案法》学习认识不深刻,不按照国家有关制度管理档案;有些学校频繁更换管理人员,非专业人员兼职管理,这些现象都是档案管理得不到重视的具体表现。
2.档案管理人员业务素质不高,档案管理工作难度大
基层学校一般不设专职岗位管理档案,有些学校让教师兼职管理或临时抽调闲置人员管理档案,这些人本身学历不高或者没经过系统的专业培训,在缺乏必要的专业知识和管理方法情况下,很难保证工作质量。另外,在档案形成前,各部门环节工作上,专业知识薄弱,经常出现丢失、缺页、损坏不全的文件材料,难以符合完整与安全的归档要求。诸多因素,严重制约档案工作的发展。
3.档案基础设施落后,档案完整性不够
档案基础设施是档案工作规范化科学管理的重要物质基础。要保证档案管理的质量,必须具备标准的基础设施、设备。但当前基层学校:(1)档案室基础建设设施不达标,防虫蛀、防潮湿、防霉烂、防偷盗、防火灾等条件不够,容易造成损坏或丢失。(2)管理设施落后,规范不统一,不符合当前多样性档案的科学管理要求。(3)缺乏科学的认识,对档案信息资源的开发和有效利用做得不到位。
档案资料收集不完整:(1)各部门只注意本职工作中形成的专业档案资料,对整个学校教育、教学、实践活动中,形成的档案资料,收集、整理工作不能认真对待。(2)档案在归档过程中出现任意归档、错归乱放、资料缺页、丢失不全的现象,使得档案管理工作的发展受到阻碍。
三、提高学校档案管理工作水平的建议
当前,改进档案管理工作,要在变革中求发展,不断提高工作效率,实现规范化科学管理是档案工作的根本目标。在此谈谈个人对档案管理工作的改进建议:
1.学校领导重视,制定完善的档案管理工作体系
学校各级领导都要以积极主动的态度重视档案工作,组建以校领导挂帅,各科室负责人参与的档案领导小组,指导和监督本单位的档案工作。制定科学的档案管理制度,加强档案工作体系建设,高度重视档案管理工作,建立档案工作业绩考核机制和监督检查工作机制,加大政策支持力度,推动学校工作的全面开展。
2.加强档案管理基础设施建设,搞好管理人员队伍建设
档案基础设施建设是增强档案工作科学化和规范化管理的重要条件,也是推动档案工作现代化信息管理技术应用的有效手段。要建立综合档案室,购置添加管理设备,做好档案室各项防盗、防火、防霉、防虫措施,从根本上确保档案的安整和安全。
加强管理人员队伍建设,抽调政治觉悟高,业务能力强,具有吃苦耐劳精神的同志,充实到档案管理队伍中,要积极开展档案业务培训,系统地学习计算机信息管理技术和档案专业知识。督促档案管理人员掌握并应用先进的技术设备和科学管理手段,开展我们的工作。
3.强化档案意识,充分扩展档案资源
举办讲座,加大档案管理工作宣传力度,开展形式多样、丰富多彩的宣传教育活动。印发宣传材料,制作宣传专栏,举办知识竞赛,使全体师生重视和支持学校的档案工作;在各科室、教研组选派责任心强的同志兼职档案协管员,鼓励他们主动参与积极配合学校档案收集、整理工作。要扩展档案资源开发建设,不断强化档案意识。档案的积累过程比较缓慢,在学校档案工作中,收集、整理有日后查考价值的文件资料,是一项重要的工作,要尽可能地扩大收集范围,从深度和广度上,挖掘有价值的档案资源,不断丰富学校档案。
4.完善档案管理,提高档案利用效率
关键词:政协机关;档案管理工作;特征与要点
中图分类号:F27
文献标识码:A
doi:10.19311/ki.1672-3198.2016.29.043
1 政协机关档案管理工作的意义与内容
1.1 政协机关档案管理工作的意义
政协机关的档案是政协部门在日常的工作中直接形成的且具有较高保存价值的一种记录,这种记录包含了书面、音像、实物等多种形式,其不仅是政协机关工作的一种体现和载体,更是未来工作的依据所,是政协机关内重要的组成部分,对提高政协机关工作的质量和效率有着重要的意义。同时,在政协机关的档案中,还包含了政协部门在反映人民政协问题、参政议政和民主监督等方面的重要贡献,因此,无论是从发展的角度、社会的角度还是从历史的角度来看,政协机关档案管理工作都有着非常重要的意义。
1.2 政协机关档案管理工作的内容
根据载体的不同,政协机关的档案可以分为技术档案、会计档案、文书档案、电子档案、专业档案、声像档案等多种内容。
(1)文书档案。文书档案是政协机关档案中最多的种类,文书档案是由各种文件材料所形成的,分为了书面材料和电子材料,主要包括日常的会议内容、会议材料、会议记录、各个机构工作的文档、证明等;机关制定的工作条例、工作制度等;提案的内容及答复情况、砸专题的调研、汇报、工作总结;机关的人事资料;汇报资料;文件资料等等多种内容。
(2)声像档案。主要包括历任及现任领导在任职时的照片、会议录音、录像;上级领导视察的录像、讲话录音;专题调研时的录像;重大事件的照片、录像等等以及其他具有保存价值的声像档案。
(3)基建档案。各种工程准备的阶段文件、监督文件、施工文件、兖州文件等。
(4)实物档案。各种礼品、荣誉品等实物。
(5)电子档案。文字档案所生成的数字化全文,档案管理软件;照片档案等等电子文件。
2 当前政协机关档案管理工作的特点
2.1 档案数据更多更广
随着科技时代的来临,信息的传递方式发生了根本的变化,同时,随着政协机关工作职能的增加,使得政协机关的档案数据数量越来越多,并且内容越来越广。
在数量上,随着大数据时代的来临,政协机关档案的数量快速增长,结合全国范围的数据来看,2015年,根据不完全统计,全国政协机关内的档案数量已经超过了5亿卷,预测显示,到2020年,全国政协机关内的档案数量将会超过7亿,如此庞大的数量就直接的增添了政协机关档案管理工作的难度。
在内容上,上文中提到,政协机关的档案主要包括了文书档案、声像档案、基建档案、实物档案和电子档案等,在传统,文书档案是最多的档案种类,但是随着时代的发展,电子档案的数量不断增多,电子档案凭借其特殊的功能,就使得政协机关的档案内容不更加丰富,并且呈现出载体各异、特征多样、结构差异较大的档案类别,这些档案共同的组成了政协机关内庞大的档案群体。
2.2 档案的保管技术更加严格
在政协机关的档案管理中,安全是一项非常重要的内容,因为这关系到了国家和人民群众的切身利益,在当前社会局势变化飞快的背景下,政协机关的档案保管技术更加严格。
在从保管条件上看,传统纸质档案较多的政协档案的管理工作较为简单,档案室内做到“八防”就可以保证档案的安全,但是在信息时代下,信息技术带来巨大资源的同时,也为政协机关的档案管理工作带来了诸多的影响。例如,很多档案保存的载体都有着特殊的保存方式限制,这就需要严格的保管技术来分门别类的保管不同的档案,如:光盘档案要防止磨损、音像档案要防止磁场等等。
同时,还需要保证信息的安全。防止档案的丢失或隐私泄露,例如,档案保存在电脑中,由于电脑系统的崩溃、电脑硬盘损坏等都有可能导致档案信息的丢失;不法分子利用黑客技术盗取档案,企图损害国家和人民的利益等,这些也都迫切的要求档案的保管技术要更加的严格。
2.3 对档案管理的人员要求更加专业
结合政协机关档案管理工作的意义和特征,现代政协机关的档案管理工作对档案管理人员的要求更加专业,这里不仅仅需要政协机关的档案管理人员具有坚定的政治素质和良好的工作作风,还需要具备一定的统计能力、整理能力、组织能力、写作能力、协调能力等。要精通档案管理的各项工作重点及要点,掌握档案管理的相关工作能力。同时,结合现代化的特点,档案管理工作人员还需要具有必要的计算机操作能力、大数据查阅及整理能力等等。
3 政协机关档案管理工作的要点
3.1 科学整合档案数据资源
上文中提到,在现代的背景下,政协机关的档案具有数量多、内容广的特征,因此,需要结合这一特点,科学的整合档案数据资源。
3.1.1 政协机关的档案部门要创新资源的采集方式
目前已经处在了大数据的时代,无论是现实社会中还是网络上的档案资源都非常的丰富,但是其中形色各异,因此,政协机关在进行档案管理的工作中,首先要创新资源的采集方式,剔除垃圾信息,改变传统被动收集档案资源的方式,对具有保存价值的资源要“主动出击”,制定档案管理的计划,结合具体的计划分步骤的对档案进行管理,进而增强政协机关档案管理工作的有序性。
3.1.2 科学的整合档案资源
具体来看,政协机关档案的内容更多,这就需要政协机关的档案管理部门可以结合具体的情况来进行资源的整合。我认为:首先,可以通过正常的渠道来对档案进行定期的整理;其次,可以与政协机关内的所有部门取得联系,发挥所有人的作用,在部门日常的会议中注意档案的收集,最终统一建档管理;最后,政协机关的档案管理人员日常要注意与各个职能部门及时沟通,及时的了解档案信息,最大程度上的保证档案管理工作的完整性。
3.2 创新档案的保管技术
档案的安全性是档案管理工作的要点,结合政协机关当前管理工作的特征,笔者认为,在政协机关的档案管理工作中,要创新当前的档案管理技术。
首先是物理技术。物理技术是档案安全的基础性保证。政协机关的档案管理人员要定期学习档案保管的注意事项,将档案远离易燃、易爆的地点。同时,需要建立起科学的档案管理处,管理处内设有监控、灭火装置、自动报警装置、温湿度自动控制装置等,最大程度上的保证政协机关档案的安全。
其次,技术防御。政协机关在进行档案管理的过程中,要做好档案信息安全的防护工作,从源头上把关,检查每个储存程序、计算机设备的安全性,聘请专业人员制作防火墙,设定安全等级,加快数字化档案的工作,确保档案的安全。
3.3 提高管理人员素质
第一,培养政治素养。让政协机关档案的管理人员能够充分的意识到政协机关档案管理工作的重要性,培养其坚定的政治信仰和良好的职业素养。
第二,培训管理技术。定期对政协机关的档案管理人员进行培训,培训的内容主要包括:管理方法、管理技术等,强化政协机关档案管理人员的管理能力。
第三,训练现代化操作能力。针对实际的情况,对政协机关档案管理的人员进行现代化操作能力的训练,例如计算机操作能力、信息收集能力、数据库整理能力、云技术能力等。
4 总结
综上所述,笔者首先对政协机关档案管理工作的意义和档案内容进行了归纳,其次总结了当前政协机关档案管理工作的特点,最后结合特点分析了政协机关档案管理工作的要点,总而言之,政协机关的档案管理工作不仅关系到了政协机关的有序运行,更关系到了国家和人民的切身利益,所以要仔细的把握其重点和要点,确保政协机关的档案管理工作更加规范、有序。
参考文献
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